BAB 5

A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1. Sistem
Sistem adalah kumpulan komponen yang masing-masing komponen
memiliki fungsi dan saling berinteraksi, saling bergantung, serrta
memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu.
Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem
lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing
komponen-komponennya.
Organisasi atau perusahaan merupakan Open System, yang memiliki
karakteristik sebagai berikut.
a. Mengandung Beberapa Input atau Sumber Daya
Adapun yang termasuk input sistem kantor, anatara lain:
1) Sumber daya manusia
2) Uang
3) Bahan
4) Alat/Mesin
5) Metode
6) Lingkungan kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang,
pencahayaan, warna, maupun lingkungan eksternal kantor.
b. Terdapat Proses
Proses dalam organisasi, meliputi :
1) Pembagian kerja dan kerja sama
2) Kebergatungan dan Keterkaitan
3) Saling mempengaruhi dan membutuhkan
Menurut The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :
1) Reading atau menginterpretasi data.
2) Writing, typing, card medium punching ( menginput data ).
3) Recording ( merekam data ).
4) Sorting ( mengklasifikasi data )
5) Transmitting ( mengirimkan data ).
6) Calculating ( mengkalkulasi data secara matematis ).
7) Comparing ( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).
8) Storing/eliminating ( menyimpan data/ membuang data yang tidak
perlu )
c. Menghasilkan Output
Dalam sebuah sistem ada sasaran atau output yang ingin dicapai
bersama. Output sistem kantor adalah informasi.
d. Adanya Kontrol/Pengendalian
 Untuk menegetahui kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik
atau feedback. Informasi balik tentang kinerja sistem atau feedback ini
melaksanakan fungsi manajemen pengawasan/pengendalian.
Sistem dengan input, proses, output, dan pengendalian.

2. Data dan Informasi

Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau
kejadian dalam bentuk angka atau simbok khusus. Dalam pengertian
lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah dengan
urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data
bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam
konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih
berguna bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-
kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga
sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi
suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan
dengan data semula.
Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penggandaan, pedistribusian, dan
penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan tersebut
disajikan dalam Bab 5.
3. Manajemen
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa manajemen merupakan
sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan
efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilakasanakan secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.
G.R. Terry mengemukakan manajemen perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian, dan pengorgaisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Dari uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi
manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas
sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan
yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk
mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan
mendistribusikan informasi yang baik dan siap pakai guna menghasilkan
 perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen yang baik
melalui pembuatan keputusan.
Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem
informasi digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk
mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian keputusan dalam
suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan informasi
untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan
informasi untuk operasi organisasi.
Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor.
Prosedur kerja memudahkan kegiatan yang berulang dan rutin
sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai
hal baru yang menjadi beban tambahan.

B. Prasyarat Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengelolaan sistem informasi manajemen dibutuhkan
komunikasi yang baik sebagai sayarat mutlak untuk melakukan
koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara horizontal.
Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat
individual, dan merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat
diampaikan secara lisan maupun tulisan, misalnya melalui rapat, surat,
buku panduan, dan telepon.
Selain komunikasi sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen
merupakan kumpulan manusia, mesin, prosedur dan database. Oleh
karenanya, sebuah sistem informasi tidak dapat dikatakan sebuah
sistem informasi manajemen jika tidak memiliki/menggunakan database
dalam pengertian database yang menyeluruh.
Selain itu, secara teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi
sebuah sistem informasi manajemen. Namun dalam praktek, sistem
informasi manajemen yang baik tidak akan ada tanpa bantuan
kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan sistem
informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

C. Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diiginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna
lainnya perlu memiliki akses ke informasi sistem informasi manajemen
dan mengetahui bagaiman cara menggunakannya. Informasi
 manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah,
menyelesaikan maslah, dan mengevaluasi kinerja karena informasi
dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen,
termasuk perencanaan, pengendalian ,dan pengambilan keputusan.
Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi
kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemen
menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output
dari berbagai simulasi model matematika.

D. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Setiap orgaisasi atau perusahaan mempunyai sejumlah sistem
informasi yang berbeda-beda dan sistem tersebut memberikan informasi
secara terus menerus kepada pihak pengguna pada semua tingkat.
Setidaknya terdapat tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :
1. Sistem Informasi Berdasarkan Pegawai
Contoh sistem informasi pada sebuah organisasi berbentuk
perseroan terbatas (PT) yang Berkonsentrasi pada struktur
organisasi dengan garis komando dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Data dan informasi mengalir, baik secara lisan maupun tulisan

atau laporan manual dan digital. Data dan informasi tersebut digunakan
sebagai tindakan kontrol dan tindakan. Alas yang lebar menunjukkan
bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai yang beroperasi. Semakin
ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan dimana pekerjaan
manajemen dan administrasi lebih banyak dilakukan.
Tingkatan struktur dan tingkatan wewenang dalam organisasi
formal menekankan adanya koordinasi secara vertikal dan horizontal
untuk mengendalikan operasional kantor. Hal ini cenderung membatasi
arus komunikasi di kalangan pegawai sehingga organisasi informal
berkembang untuk pengkomunikasian informasi di kalangan pegawai.
Seorang pegawai lebih cenderung untuk mencari informasi dari rekan
kerja dari pada mencari informasi dari supervisor. Dengan demikian,
interaksi langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah yang
berhubungan dengan pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara
penyebaran informasi secara cepat dan memberikan umpan balik.
Kelemahan sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi
sehingga kemungkinan besar dapat terjadi penyebaran isu negatif.
Solusi terhadap kelemahan ini adalah meningkatkan metode komunikasi
formal. Jika manajemen memberikan informasi yang memadai kepada
para pegawai pada waktu yang tepat dan dngan saluran komunikasi
yang benar, maka isu negatif tidak mungkin berkembang.
2. Sistem Informasi Berdasarkan Komputer
Sistem informasi berdasarkan komputer mengacu kepada
penggunaan komputer guna pengumpulan dan pengolahan rekaman
serta kegiatan bisnis. Penggunaan sistem ini dapat menghasilkan
keuntungan berupa kecepatan tinggi, keakuratan, serta biaya rendah
dalam pengoperasian prosedur administrasi.
3. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau
komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung
operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu
organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai suatu
situasi dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada
waktu yang tepat sehingga berpengaruh dalam pengambilan keputusan.
Banyak jenis barang yang dipasarkan misalnya, register elektronik yang
dihubungkan dengan server membrikan informasi langsung untuk
rekaman stok manajemen dan rekaman keuangan.

E. Manfaat Informasi
Dengan demikian, informasi bermanfaat untuk :
1. Perencanaan, misalnya untuk menentukan target profit yang ingin
dicapai dan anggaran biaya tahun ini perusahaan membutuhkan
informasi berkaitan rencana dan realisasi profit serta biaya tahun
sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah
efektivitas tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena
berisi data yang disertai dengan pembanding sebagai bahan masukkan
dalam melakukan perkiraan untuk masa yang akan datang.
2. Pengorganisasian, misalnya dalam menjalankan suuatu proyek, job
description setiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat
sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang tepat. Untuk itu,
perusahaan membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi,
pengetahuan, skill, kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam
pekerjaan.
3. Pelaksanaan, misalnya perusahaan melakukan perluasan pasar dengan
mengirimkan produk ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba, ada informasi
terjadi banjir di jalan menuju daerah tersebut, sehingga perusahaan
harus mencari jalan alternatif untuk mencapai tujuan.
4. Pengendalian, misalnya perusahaan ingin meninjau pelaksanaan
pameran apakah sesuai dengan rencana atau tidak, baik waktu maupun
kualitas. Perusahaan harus mengawasi realisasi apakah ada kemajuan
yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan rencana semula.
F. Karakteristik Informasi Siap Pakai
Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai, di antaranya :
1. Relevan
Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan
keperluan pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus
relevan dengan permasalahan yang dihadapi. Contoh, hal-hal yang
harus dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai antara lain latar
belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan atau kursus yang
pernah diikuti. Sedangkan informasi mengenai jumlah saudara tidak
relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai.
2. Akurat
Informasi yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan
secara objektif, tepat, tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran
sebagai hasil analisis statistik.
3. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian
pemasaran harus mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di
gudang, Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan akan segera
mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya sementara
barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain
informasi nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk
transaksi hari ini.
4. Lengkap dan Memadai
Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam
kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang
saham ingin mengetahui secara keseluruhan laporan keuangan. Dengan
demikian, Perusahaan harus menyediakan informasi neraca keuangan,
laporan rugi laba, laporan arus kas, dan sebagainya.
5. Up to Date
Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda
setiap saat. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan
harus diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang
diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir
perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan
manajemen dalam mengambil keputusan.
6. Dapat Diandalkan
 Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari
gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya
Tentunya tidak dapat digunakan.
7. Dapat Dimengerti
Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi
dapat disajikan dalam bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan
mudah dimengerti agar informasi tersebut berguna bagi pembuat
keputusan dan mempermudah serta mempercepat pengambilan
keputusan.
8. Dapat Dibandingkan
Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan
saat ini, keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang,
kemampuan potensial, dan dengan pihak pesaing.

G. Hambatan Informasi bagi Pengambil Keputusan

Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan
yang disebabkan oleh rendahnya kualitas informasi. Informasi yang
tersedia tidak akan mendukung proses pengambilan keputusan apabila
terjadi hal-hal berikut :
1. Infromasi tidak akurat/salah.
2. Informasi tidak diteruskan atau ditutupi.
3. Informasi sulit dikumpulkan.
4. Informasi sulit ddicari.
5. Informasi tidak jelas kebenarannya atau sulit dikonfirmasi.
6. Sistem penyimpanan tidak jelas.
7. Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui.
8. Kurang bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi.
9. Informasi penting atau rahasia bocor kepada pihak lain.
10. Dana terbatas.

H. Input, Proses, Output, dan Pengendalian Informasi

Setiap open system, termasuk didalamnya
organisasi/perusahaan, memiliki input, proses, output, dan
pengendalian. Dalam sistem informasi manajemen, keempat aspek
tersebut dapat dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan,
misalnya sebagai berikut ;
1. Input
a. Keputusan apa yang akan dibuat?
b. Data apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan?
c. Informasi apa yang dibutuhkan untuk mendukung pembuatan
keputusan?
d. Berapa banyak informasi yang dibutuhkan?
e. Dalam bentuk apa informasi tersebut diperoleh?
f. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengolah informasi tersebut?
g. Dari siapa/dari mana informasi tersebut diperoleh?
h. Bagaimana cara mendapatkan informasi tersebut?
2. Proses
a. Bagaimana cara membuat informasi tersebut?
b. Bagaimana cara mengumpulkan informasi tersebut?
c. Bagaimana cara memproses informasi tersebut?
d. Bagaimana cara mereka informasi tersebut?
e. Bagaimana cara mendistribusikan informasi tersebut?
f. Bagaimana cara mengembangkan pendistribusian yang efektif dan
efisien?
g.
3. Output
a. Informasi seperti apa yang dihasilkan?
b. Kapan informasi tersebut dihasilkan?
c. Dalam bentuk apa informasi tersebut dihasilkan?
d. Bagaimana cara mengintegrasikan informasi yang diperoleh dan
bagaimana cara menyimpulkan informasi tersebut untuk mencapai
tujuan?
e. Bagaimana kualitas informasi yang dihasilkan?
f. Puaskah para pengguna informasi dengan informasi yang dihasilkan?
4. Pengendalian
a. Bagaimana kualitas pegambilan keputusan yang dibuat?
b. Sejauh mana informasi yang dihasilkan mendukung kualitas
pengambilan keputusan?
c. Apakah keputusan yang diambil sudah sesuai dengan harapan dan
logis?
d. Bagaimana para pengolah informasi mempertanggungjawabkan tugas
yang diberikan?
e. Apakah ada masalah atau penyimpangan yang timbul selama terjadi
input, proses, atau output?
f. Dari manakah masalah atau penyimpangan tersebut timbul?(dari grup,
personal, departemen, divisi, organisasi secara keseluruhan, atau luar
organisasi)
g. Bagaimana cara melakukan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
h. Kapan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
i. Bagaiman bentuk dan pendistribusian informasi yang dapat menjamin
rahasia atau keamanan informasi?
j. Berapa banyak pengeluaran yang dibutuhkan untuk menghasilkan
informasi?
k. Sejauh mana sistem dan prosedur kantor dapat mendukung kualitas
informasi dan pengambilan keputusan?
l. Bagaimana pengklasifikasian sistem informasi?
m. Apakah perlu melakukan cross check dengan sumber lain? Bagaimana
hal tersebut dilakukan?
n. Bagaimana kemampuan pegawai dalam menganalisis informasi?
Apakah perlu dikembangkan lagi?
o. Apakah sistem informasi manajemen yang ada dapat meningkatkan
kinerja organisasi secara keseluruhan?
p. Apakah perlu sistem informasi manajemen tersebut dikembangkan lagi?
Bagaimana cara mengembangkannya?

I. Pengendalian Sistem Informasi Manajemen

Rancangan sistem organisasi perusahaan menekankan pada
pentingnya informasi, pengolahan sistem informasi, dan
pengkomunikasian informasi yang baik kepada pihak pemakai informasi.
Jika keakuratan dan ketersediaan informasi diragukan manajemen tiak
dapat mengendalikan organisasi secara efektif sehingga akan
mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu,
sistem informasi manajemen perusahaan perlu dikelola secara optimal
karena informasi merupakan dasar pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Di samping itu, pengelolaan sistem informasi manajemen
yang baik mendukung tercapainya manajemen perusahaan yang
berkualitas.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari
pengedalian internal suatu bisnis, meliputi pemanfaatan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan, atau suatu
strategi bisnis.
Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan
dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan
mekanisme pengelolaan sistem informasi, khusunya dalam fungsi-fungsi
perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi.
Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tidak dapat
dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi , bahkan melaksanakan
fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam
proses pengelolaan informasi. Ada beberapa keterampilan untuk
mengelola pengendalian sistem informasi yaitu sebagai berikut :
1. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi.
2. Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi.
3. Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi.
4. Kemampuan-kemampuan kegiatan koordinasi.
Dengan kemampuan-kemampuan itu maka terjamin
kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem informasi.