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CCPM Auditoria Interna y La Etica Empresarial
CCPM Auditoria Interna y La Etica Empresarial
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Por:
Secretario
C.P. Salvador Cruz Hernández
Integrantes
La ética es la parte de la filosofía que se encarga de estudiar la moral en los actos de las personas,
a fin de calificarlos como buenos o malos. Por ello, a través de la historia, la ética ha establecido
normas enfocadas a regular el comportamiento individual y las relaciones de los seres humanos,
en busca de paz, orden, justicia y progreso.
Sin embargo, en el mundo globalizado de hoy, dichos valores esenciales pueden tener distintas
interpretaciones. El avance en la tecnología de la información favorece a ciertos sectores de la
sociedad, pero deja sin empleo a muchas personas. El progreso industrial aporta notables
beneficios, sin embargo daña significativamente el equilibrio ecológico del planeta. Los ejemplos
de esta naturaleza son numerosos y su análisis moral puede conducir a conclusiones
diametralmente opuestas y todas igualmente válidas.
Por ello, hablar de valores morales en un escenario global cuyo crecimiento es exponencial,
genera polémicas. Tal vez con mayor justificación que en otras épocas, hoy es posible considerar
que en el terreno de la ética quizá no haya verdades absolutas. Y en el sector de los negocios
esta reflexión resulta significativa. Las empresas deben progresar, crecer y desarrollarse para
competir con éxito, satisfacer con excedentes las expectativas de sus mercados y conservar e
incrementar los empleos.
Por otra parte, aunque es evidente que los contrastes sociales provocan reacciones adversas
para el interés común, el exceso en la defensa de los derechos humanos, al margen de la
importancia que también tienen las obligaciones, estimula la delincuencia y la corrupción, daña
estructuras, quebranta el orden, eleva los costos, provoca incertidumbre y dificulta el crecimiento
de las empresas.
De acuerdo con lo anterior, este documento no pretende agregar puntos de vista sobre la
naturaleza moral de los actos humanos en el interior de las empresas. Describe la participación
de Auditoría Interna en el cumplimiento y actualización de los principios básicos que un buen
gobierno corporativo debe implantar para que su personal actúe de manera correcta, es decir,
ejerciendo sus derechos, cumpliendo con sus obligaciones, respetando a la empresa y a todas
las personas vinculadas con ella.
Un componente significativo del control interno para que el personal de la entidad actúe de
manera correcta, es el Código de Ética o Código de Conducta Empresarial. Esta última
denominación busca evitar las polémicas ya señaladas. La ética empresarial enmarcada en el
Código de Conducta es una respuesta a las expectativas sociales sobre el cumplimiento del
marco legal y a las sanas prácticas de negocios en todas las vertientes de los mercados.
Las disposiciones normativas del Código de Conducta deben emitirse por medio de un mandato
del Consejo de Administración, para que su cumplimiento contribuya de manera importante a
lograr la misión, la visión y los valores de la empresa. Por ello, el Código de Conducta es aplicable
a todo el personal que trabaja para la entidad, incluyendo a Auditoría Interna, tanto en sus
relaciones con clientes, autoridades, proveedores y público en general, como en el desempeño
de sus funciones y las comunicaciones laborales que se llevan a cabo dentro de la empresa.
Tomando en cuenta el conocimiento que Auditoría Interna tiene sobre la estructura de la entidad,
las estrategias de sus negocios, el perfil de sus recursos humanos y las características de sus
operaciones, es necesario que se involucre en la preparación del Código de Conducta aportando
sugerencias sobre su contenido, alcances y enfoques y, cuando resulte oportuno, en la
actualización de las partes que lo requieran.
Respecto al contenido del Código de Conducta, es importante que se caracterice por su brevedad
y sencillez, que incluya reglas factibles, congruentes con la misión, visión y valores de la empresa,
así como con las políticas, normas y sistemas; debe generar beneficios y contribuir al crecimiento
y desarrollo tanto de la entidad como de todo su personal. En este sentido, una muestra
enunciativa y no limitativa de los apartados que integran un Código de Conducta Empresarial es
la siguiente:
a. Marco legal.
b. Relaciones laborales.
c. Confidencialidad de la información.
d. Información privilegiada.
e. Conflicto de intereses.
f. Relaciones con clientes y el público en general.
g. Relaciones y comunicaciones con autoridades.
h. Activos fijos y otros recursos de la empresa.
Los componentes más destacados, así como los alcances e implicaciones para cada uno de ellos,
se explican a continuación.
De acuerdo con las responsabilidades, facultades y funciones de cada puesto, todo el personal
de la empresa debe conocer y cumplir las leyes, reglamentos y resoluciones emitidas por las
autoridades federales, estatales y municipales que regulan las operaciones de la empresa.
Es conveniente que los niveles directivos, cuyas funciones y decisiones tienen alto impacto sobre
los recursos de la empresa, firmen una declaración ratificando que conocen y aplican, en el
desempeño de las actividades propias de su puesto, las leyes, reglamentos y resoluciones ya
mencionadas. Dicha ratificación debe actualizarse una vez al año o antes si ocurren cambios en
el marco legal.
El Área Jurídica de la empresa se hace cargo del control de dichas ratificaciones y Auditoría
Interna debe llevar a cabo el seguimiento respectivo, independientemente del examen sobre el
cumplimiento del marco legal que incluye su plan anual de auditoría basado en riesgos.
b. Relaciones laborales
El personal de la empresa debe ser tratado con dignidad, respetando sus derechos humanos y
laborales y salvaguardando su intimidad. Esta disposición es aplicable a todos los empleados de
la empresa, sin importar su nivel jerárquico, su edad, discapacidades, nacionalidad, religión, raza,
sexo y orientación sexual.
La organización no debe tolerar el abuso de poder o autoridad, las represalias, los castigos
hostiles y el acoso sexual en cualquiera de sus formas, ya sea físico, verbal o insinuado.
Puede suceder que algún empleado de la empresa acuda a Auditoria Interna en busca de apoyo
o desahogo frente a situaciones de esta naturaleza. El auditor debe escuchar con prudencia,
dimensionar el caso e informar por escrito al Área Jurídica y a Recursos Humanos,
recomendando las acciones que considere necesarias.
c. Confidencialidad de la información
Todo el personal de la empresa debe abstenerse de revelar o comentar con terceros ajenos a la
entidad, cualquier segmento de la organización y la estructura de sus operaciones. Las
compensaciones como sueldos fijos, variables, aguinaldo, bono ejecutivo y cualquier otra
remuneración contemplada en el contrato individual de trabajo, quedan incluidas en esta
disposición.
Un punto de especial importancia que contempla la ley laboral mexicana es la obligación de todos
los empleados a cumplir con la confidencialidad de la información de la empresa, durante la
vigencia de su contrato individual de trabajo como a la terminación o rescisión de éste. Por ello,
el Código de Conducta debe contemplar un apartado específico al respecto.
d. Información privilegiada
De acuerdo con lo anterior, el Código de Conducta debe prohibir a todo el personal de la empresa
utilizar información privilegiada, tanto de la propia entidad como la relativa a clientes, proveedores
y servidores externos, para su propio beneficio o de sus familiares, o compartirla con terceros
para beneficio de ellos.
A su vez, la segunda línea de defensa, que corresponde a las áreas que ejercen la supervisión
operativa, tales como Contraloría, Recursos Humanos y Seguridad, facilita y corrobora la
implantación de las prácticas de gestión de riesgos y apoya a la primera línea en los cuatro puntos
cardinales de la organización.
e. Conflicto de intereses
Frente a los clientes, la empresa es el ejecutivo o el empleado que establece contacto con ellos,
por lo que basta un paso en falso para dañar la reputación de la compañía y comprometer su
éxito en el mercado. Bajo ninguna circunstancia el personal de la empresa tratará a los clientes
en forma irrespetuosa, descortés o agresiva.
Cuando el personal de la empresa esté obligado a emitir alguna declaración por escrito a las
autoridades competentes, distinta a los reportes cotidianos propios de su puesto, deberá ser
previamente aprobada por el Área Jurídica y, si ésta lo considera necesario, por la Dirección
General.
Aunque una parte de los puntos anteriores depende de la madurez y compromiso institucional del
personal, prevenir las erogaciones indebidas y la emisión de comunicados al margen de los
sistemas de control interno, es parte de la gestión de riesgos a cargo de las dos líneas de defensa
y, desde luego, del examen de transacciones llevado a cabo por Auditoría Interna conforme a su
plan anual.
De acuerdo con la ley laboral vigente en México, el personal debe considerar que el mobiliario,
equipo, programas de cómputo y todos los documentos que recibe para el desempeño de su
puesto son propiedad de la empresa, obligándose a utilizarlos con esmero y cuidado, así como a
devolverlos íntegramente al término de su relación laboral.
El acceso a internet debe identificarse con las funciones y responsabilidades propias de cada
puesto, así como con las operaciones y el giro de la compañía. Los accesos a dicha red, que
Esta línea es un sistema disuasivo cuyos mecanismos permiten al personal de la empresa revelar
conductas que implican violaciones al Código de Conducta y actividades que ocurren al margen
de la estructura del Control Interno. Puede implantarse por la propia empresa o mediante una
firma especializada en esta clase de servicios.
El éxito de este sistema queda sujeto a garantizar el anonimato de quienes decidan utilizar la
línea, la plena certeza de que todas las denuncias serán atendidas y la capacidad de reacción de
la empresa para llevar a cabo oportunamente todas las acciones remediales que resulten
necesarias.
La línea tiene implicaciones jurídicas importantes, pues las grabaciones o los mensajes
electrónicos por escrito fincan precedentes que pueden provocar consecuencias legales a la
empresa si no actúa en tiempo y forma sobre ciertos tipos de denuncias. Por ello es indispensable
que el Área Jurídica examine y autorice todos los procedimientos que integran el sistema de la
línea, a fin de cerciorarse de que los límites de las responsabilidades de la empresa estén
suficientemente identificados.
También es necesario implantar un Comité que examine en reuniones periódicas todas las
denuncias recibidas. Debe estar integrado por Recursos Humanos, el Área Jurídica y Auditoría
Parte importante del Comité de la línea de denuncia es la bitácora sobre todos los casos
examinados, fechas en que fueron recibidos, descripciones ejecutivas sobre ellos, acciones
remediales acordadas y sus fechas, nombres y cargos de los responsables de dichas acciones,
así como las fechas límite o plazos para concluirlas plenamente. Aunque incrementa
sensiblemente sus cargas de trabajo, considerando el seguimiento que involucra y el valor
estratégico de la información, es recomendable que esta bitácora sea operada por Auditoría
Interna.
La línea de denuncia confidencial presenta varias vertientes e implicaciones que serán analizadas
en otras declaraciones de esta comisión de trabajo. Sin embargo, es importante señalar que el
Comité que examina las denuncias tiene vínculos con otro componente del gobierno corporativo:
el Comité de Ética. A continuación los puntos básicos que lo conforman.
El Comité de Ética debe actuar en forma libre e imparcial, sustentando sus decisiones en toda la
evidencia que sea necesaria de acuerdo con la naturaleza de cada caso y las circunstancias en
que haya ocurrido.
Es importante destacar que las atribuciones del Comité de Ética excluyen todos los casos de
violaciones al contrato individual de trabajo en que incurra el personal de la empresa, pues éstas
deben resolverse en el marco de las responsabilidades de los niveles jerárquicos respectivos.
De acuerdo con el alcance de sus atribuciones, el Comité de Ética debe estar integrado por
Dirección General, el Área Jurídica y la de Recursos Humanos, así como por Auditoría Interna.
Es conveniente que la Dirección General tome la responsabilidad de presidir el Comité.
Tomando en cuenta la naturaleza de los asuntos a tratar, el Comité de Ética puede incorporar a
sus reuniones a los ejecutivos de la empresa cuya presencia sea necesaria, aunque estos casos
Aunque las decisiones del Comité de Ética pueden ser inapelables, están subordinadas a los
ordenamientos jurídicos que regulan las relaciones laborales entre la empresa y su personal. Por
ello, el reto más significativo que enfrenta éste Comité es evitar constituirse como un órgano
interno que amedrente al personal y afecte el clima de la organización.
V. Conclusiones
Los valores morales propios del campo de la ética pueden tener distintas interpretaciones en el
sector de los negocios. Competir a la velocidad del progreso industrial es un reto que las
empresas deben asumir para permanecer en el mercado y conservar los empleos. Por ello, sin
pasar por alto valores morales como la justicia y la paz, las entidades económicas invierten
recursos importantes para lograr que todo su personal haga lo correcto en el marco del trabajo
cotidiano.
El Código de Conducta debe incluir reglas factibles, congruentes con la misión, visión y valores
de la empresa, así como con las políticas, normas y sistemas de control interno; debe generar
beneficios y contribuir al crecimiento y desarrollo, tanto de la entidad como de todos sus recursos
humanos.
Asimismo, el Código de Conducta debe implantarse por medio de un mandato del Consejo de
Administración dirigido, en forma constructiva, a todo el personal de la empresa.
Puesto que Auditoría Interna conoce la estructura de la entidad, las estrategias de sus negocios,
el perfil de sus recursos humanos y las características de sus operaciones, debe involucrarse en
Independientemente del Código de Conducta empresarial, Auditoría Interna debe contar con sus
propias normas de conducta profesional que contemplen disposiciones institucionales o
colegiadas, cuyo cumplimiento asegure la calidad de sus servicios y el respeto de todo el personal
de la empresa.