EQUIPOS DE OFICINA Y ARCHIVO

100 HORAS
CLASE Nª 03
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 CONCEPTO
Consiste en un conjunto ordenado de
documentos que se guardan con un fin
concreto de acuerdo con unas normas y
criterios previamente establecidos.
También denominamos archivo al lugar
físico donde se almacena la documentación.
UTILIDAD PARA LA EMPRESA
Por imperativo legal: el Código de
Comercio obliga a conservar durante diez
años libros y documentación que generan
derechos y obligaciones de la empresa en
relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad
empresarial.
Por interés propio: la información es la
base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la empresa y
está, muchas veces, contenida en los
documentos que se generan con la
actividad del negocio.
CONDICIONES DE UN BUEN ARCHIVO
En primer lugar hemos de tener en cuenta que para
una organización apropiada de los documentos de
una empresa, lo primero es querer organizarlo
verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
Un buen archivo debe cumplir las siguientes
CARACTERÍSTICAS:
 Fácil de usar por cualquiera
 Rápido, que no tardemos más de unos minutos
en encontrar lo que buscamos
 Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear
grandes dificultades
 Seguro, que los documentos no se deterioren
 En resumen, rentable.
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se
observa en la mayoría de las oficinas, aún se
continúa manteniendo en los archivos demasiados
papeles, muchos de muy poca relevancia para la
empresa, como convocatorias, copias de
boletines…
El tiempo que dediquemos a tener un archivo
organizado y útil, no es tiempo desaprovechado.
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Según la frecuencia de consulta:
Aquellos donde los documentos son
consultados frecuentemente o que la
documentación, ya sea por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez
al mes.
Según el tamaño de la empresa:
Centrales: toda la documentación está
bajo la responsabilidad de una sola
dependencia, la cual posee personal CENTRALES
especializado que se encarga de todos
los proyectos archivísticos.
Descentralizados con control central:
cuando existe una unidad de archivo central
que recoge periódicamente todos los
documentos (a través de las llamadas
"transferencias") y se encarga de diseñar e
implementar políticas archivísticas.
SEMI Se conservan los documentos que han sido
ACTIVOS retirados del archivo activo finalizado el año
fiscal. Su finalidad es suministrar información
para comprobar operaciones realizadas.
ACTIVOS
Se conservan los documentos de consulta
poco frecuente, que tienen utilidad temporal
de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
INACTIVO
hasta la destrucción de los mismos una vez
que ya han cumplido su función.
En este archivo, cada dependencia de la
DESCENTRA empresa tiene su propio centro de
LIZADOS documentación, presentándose en
ocasiones carencias en lenguajes y
CON vocabularios comunes, normalización y
CONTROL sobrecostos.
CENTRAL
Según el medio utilizado:

Su almacenamiento es tangible Su almacenamiento es intangible y se

(papel) y se realiza en un espacio FISICO DIGITAL realiza a través de medios
físico destinado para ello. tecnológicos (programas y
digitalización de la información)
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PROCESO FASE ACTIVA LOS DOCUMENTOS SON COMO SERES VIVOS:

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1. Realice el resumen de la clase
2. Investigar ¿Qué es? y realice el dibujo de cada uno:
• - Tarjetas
• - Carpetas colgantes
• - Carpetas Manila
• - Carpetas Lomo Ancho
• - Rótulos
• - Etiquetas
• - Estantes
• - Archivadores
• - Archicomodos
Después de realizar el resumen y el reto, luego envía las
imágenes respectivas al WhatsApp 04247365602
¡¡¡ EXITO!!!