RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN (RTP)

PTj:Institut Pengajian Siswazah (IPS), UPSI

NCR
HASIL SIASATAN TARIKH
BUTIRAN KETAAKURAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PELAKSANAAN
1. Noted the 8th week teaching report by i. Peringatan tidak dilakukan di PEMBETULAN:
lecturer not being verified by Head of peringkat fakulti. i. Penerangan menerusi taklimat secara berkala ICT / BPAQ Minggu pertama
Programs as per requirement. Even semester ii. Sistem tidak dapat diakses pada berkaitan sistem (contoh: MyGURU) kepada takwim akademik
2 session 2014/2015 8th week report not waktu tertentu pensyarah yang memegang jawatan
verified by HOD. iii. Tiada pemantauan dan pentadbiran. Dicadangkan pada setiap
Sighted: QSS 6024; QSE 6034; QSU 6074; QSU penguatkuasaan untuk memastikan minggu pertama takwim akademik bermula.
6084; SMN 6014; KKC 6023; KAS 6014; KKP HOD membuat pengisian di sistem
6023; KKG 6013; KBP 6014 mengikut tarikh akhir. ii. Menjadikan proses PdP pengajian siswazah
(7.5.1) Mr. Mani iv. Terdapat pensyarah yang tidak tahu (pemantauan minggu ke-8, status pengisian Fakulti Februari 2016
menggunakan sistem untuk oleh pensyarah dan pengesahan oleh Ketua
membuat pengisian pemantauan Jabatan) sebagai salah satu agenda tetap
Noted the 8th week teaching report by lecturer minggu ke-8. dalam Mesyuarat JPSF.
not being verified by Head of Programs as per v. Terdapat pensyarah yang
requirement. beranggapan tiada kepentingan / iii. Menguatkuasakan penutupan akses pada
Sighted: At FMSP for Semester2 2014/2015 keperluan untuk membuat sistem mengikut tarikh yang ditetapkan
(AME6074, AMU6034) pengesahan laporan PdP. untuk memastikan proses pengisian / BPAQ Minggu ke-10
(7.5.1) Mr. Ramesh vi. Pensyarah menerima banyak e-mel / pengesahan secara atas talian dibuat Semester 2 Sesi
memo peringatan menyebabkan sebelum tarikh akhir. Laporan status 2015 / 2016
berlaku kekeliruan terutama kepada pengisian / pengesahan perlu dibentangkan
pensyarah yang mengajar program di fakulti / IPS.
pra siswazah dan siswazah.
iv. Penetapan bagi pengesah laporan
pemantauan minggu ke-8 proses PdP dibuat
secara fleksibel dan tidak hanya ditetapkan IPS, BPAQ, Semester 2 Sesi
pada Ketua Jabatan sahaja. Fakulti boleh Fakulti 2015 / 2016
menetapkan Ketua Jabatan / Penyelaras
Program untuk membuat pengesahan
pemantauan minggu ke-8 proses PdP.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
2. a) Found during the audit the Rancangan i. Tiada pemantauan dibuat oleh Ketua PEMBETULAN:
Instruksional not approved by HOD as per Jabatan di fakulti. i. Fakulti perlu menyediakan senarai semak Fakulti Semester 2 Sesi
requirement and also noted for some, ii. Pensyarah lambat mengambil peranan Ketua Jabatan dalam proses PdP 2015 / 2016
approval given after completion of semester tindakan untuk menyedia dan bagi membantu KJ melakukan pemantauan
not at the beginning. menyerahkan RI kepada pihak secara berkala. Edaran senarai semak perlu
(7.1) Mr. Mani pengurusan fakulti. dibuat sebelum sesuatu semester bermula.

ii. Menjadikan proses PdP pengajian siswazah Fakulti Februari 2016

b) Found several RI kept in teaching files are (pemantauan minggu ke-8, status pengisian
not a complete document (only last syllabus RI oleh pensyarah dan pengesahan oleh
pages available) and for some the RI could Ketua Jabatan) sebagai salah satu agenda
not be found in the teaching file tetap dalam Mesyuarat JPSF. Laporan status
Sighted: KKC 6023; KKA 6023; KPP 6013; PAU pengemaskinian RI oleh pensyarah dan
6014; QSU 6074 pengesahan oleh KJ dilaporkan dalam JPSF.
(8.2.4) Mr. Mani
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
3. During the audit found some teaching files i. Pensyarah tidak memastikan rekod PEMBETULAN:
are not having complete attendance record kehadiran pelajar dilengkapkan i. Fakulti perlu menyediakan senarai semak Fakulti Februari 2016
(14 weeks lecture), also not available in CTLD. mengikut jadual kuliah yang telah peranan Ketua Jabatan dalam proses PdP
Unable to verify fulfilment of 14 weeks of dilaksanakan. bagi membantu KJ melakukan pemantauan
lecture as per RI. Mr. Mani ii. Pensyarah tidak memasukkan rekod secara berkala. Edaran senarai semak perlu
berkaitan ke dalam sistem CTLD dibuat sebelum sesuatu semester bermula.
Many Teaching Files sampled for last semester walaupun penggunaan sistem telah
14-2 found to be incomplete and are not dilaksanakan. ii. Menjadikan proses PdP pengajian siswazah
monitored by the Faculty. Various issues found in iii. Terdapat pensyarah yang telah sebagai salah satu agenda tetap dalam Fakulti Semester 2 Sesi
these files such as: memasukkan rekod ke dalam sistem Mesyuarat JPSF. Laporan status pengisian fail 2015 / 2016
a. Not having updated class attendance sheet tetapi tidak dapat dicapai semula PdP perlu dilaporkan dalam JPSF pada akhir
b. Instructional Plan not inserted or approved semasa proses auditan. minggu ke-8 dan selepas peperiksaan
c. Assignment submission record not filled iv. Terdapat isu tatacara penggunaan dijalankan.
Sighted at FBK (BIL6014 & BMP6034) and at FMSP dan pelaksanaan sistem di kalangan
(AMU6034). pensyarah. iii. Mengkaji dan mengenal pasti semula fungsi IPS/ICT Semester 2 Sesi
(7.5.1) Mr. Ramesh sistem MyGURU untuk mencegah 2015 / 2016
ketidakpatuhan dalam penggunaan dan
pelaksanaan sistem.

iv. Mengadakan kursus tatacara penggunaan IPS/ICT Semester 2 Sesi

MyGURU dan fungsi-fungsi yang terdapat 2015 / 2016
dalam sistem berkenaan agar pensyarah
mahir dalam menggunakan sistem berkenaan
dalam proses PdP.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
4. During the audit it could not be verified the i. Jadual kuliah telah ditetapkan 3 jam PEMBETULAN:
fulfilment of teaching/lecturing hours based kredit walaupun jam kredit ditetapkan
on credit allocated for each module. Only 3 pada 4 jam kredit. i. Jadual kuliah yang disediakan bagi semester IPS, Fakulti Semester 2 Sesi
hours week lecture captured in timetable, the ii. Pensyarah tidak jelas tentang yang akan dibuka diselaraskan daripada 3 jam 2015/2016
balance one hour teaching (FtF) could not be bukti/rekod yang perlu disediakan kuliah kepada 4 jam kuliah bagi memenuhi
verified. bagi baki 1 jam kredit tersebut. jumlah jam pengajaran bagi kursus yang
Sighted: QSS 6024; QSE 6034; QSU 6074; QSU mempunyai 4 jam kredit.
6084; PAU 6014; PEA 6024; KPP 6013; KKC
6023 (7.2.1) Mr. Mani

During the audit, it was noted UPSI practices 3

lecture hours and 1 hour of other blended
learning options such as tutorials, quiz, online
forum and etc to fulfil the required 4 credit hour.
Anyhow widely it is noted that the justification or
computation to defense the 1 hour on the
blended learning is not justified in the Lecture’s
Course file.
Sighted: At FSKIK (MMG 6014 and MTD 6024)
(7.2.1) Mr. Ramesh

BUTIRAN KETAKAKURAN HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TINDAKAN TARIKH
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
5. The evidence for blended learning or other i. Pensyarah tidak jelas tentang perkara-
assignments are been referred to CTLD in perkara yang perlu disimpan di dalam PEMBETULAN:
many Lecture’s Course file but during fail PdP. i. Peringatan secara berkala melalui e-mel / Fakulti Februari 2016
verification of evidence for the previous ii. Pensyarah tidak mengemas kini fail memo dilakukan pada setiap semester.
semesters, the lectures cannot retrieve or PdP kerana tiada pemantauan
view the record. Records shall remain daripada pihak fakulti. ii. Menjadikan proses PdP pengajian siswazah
retrievable during it retention period. sebagai salah satu agenda tetap dalam Fakulti Februari 2016
Sighted: At FMSP (AMU 6034, AMU 6014) Mesyuarat JPSF. Laporan status pengisian fail
and FSKIK (MTP6014 and MMG6014) PdP perlu dilaporkan dalam JPSF pada akhir
(4.2.4) Mr. Ramesh minggu ke-8 dan selepas peperiksaan
dijalankan.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
6. a) At the point of audit few defense proposal i. Tiada pemantauan dilaksanakan di PEMBETULAN:
presentation report not approved by Deputy peringkat jabatan dan fakulti. i. Taklimat secara berkala dilaksanakan kepada Fakulti Serta-merta
Dean of PG studies, even though provision Timbalan Dekan Pengajian Siswazah /
provided in the form. pensyarah berkaitan bagi menerangkan SOP
(7.5.1) Mr. Mani proses pembentangan cadangan
penyelidikan pelajar serta borang dan
b)Noted the Bahagian C of Borang dokumen yang terlibat.
Penyerahan Cadangan Penyelidikan not
acknowledged by the faculty ii. Peringatan pelaksanaan di dalam mesyuarat Fakulti Serta-merta
Sighted: FTPV; FPPM peringkat jabatan/Fakulti.
(7.5.1) Mr. Mani
iii. Taklimat ringkas dibuat sebelum Fakulti Serta-merta
pembentangan cadangan penyelidikan
bermula.

iv. Semakan secara berkala dilakukan terhadap Fakulti Serta-merta

dokumen / borang pembentangan cadangan
penyelidikan oleh pihak pengurusan fakulti
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
7. Noted there is lack of control on the approval i. Tiada panduan atau polisi yang jelas PEMBETULAN:
of external reviewer extension request and disediakan untuk dijadikan rujukan i. IPS perlu menyediakan garis panduan / SOP Unit April 2016
what is the duration of extension allowed. bagi permohonan melanjutkan proses pemeriksaan disertasi/tesis oleh Penyeliaan
Sighted: PhD student, Anis Suhaili tempoh pemeriksaan tesis. pemeriksa yang diluluskan oleh Dekan bagi
(7.5.1) Mr. Mani ii. Kurang penguatkuasaan dibuat menjadi panduan kepada kakitangan IPS /
untuk memastikan pemeriksa fakulti.
menghantar laporan pemeriksaan
mengikut tempoh yang diberikan.

8. Noted PG students who have exceeded the
14 semester study period allowable as
stipulated in the IPS student handbook (for
student registered prior to 2012) still
registered as active student in MySiS system
and any kind of appeal and approval to
continue study could not be verified.
Sighted: P20081000278
(8.3) Mr. Mani
i. Tiada pemantauan dan kawalan PEMBETULAN:
berfokus pihak IPS dan fakulti untuk i. Perkara berkaitan pelajar menghampiri Fakulti Mac 2016
menguatkuasakan peraturan yang semester maksimum dan berada dalam
ditetapkan. semester akhir perlu dijadikan agenda dalam
ii. Tiada rekod yang jelas mengenai Mesyuarat JPSF. JPSF perlu menetapkan
justifikasi lanjutan tempoh pengajian tindakan yang perlu dilakukan bagi setiap kes
dibenarkan walaupun telah pelajar yang dibentangkan dalam mesyuarat
memenuhi tempoh maksimum tersebut.
pengajian.
ii. IPS akan membawa senarai nama pelajar IPS Januari 2016
yang menghampiri semester maksimum dan
berada dalam semester akhir ke Mesyuarat
JPS Khas Peperiksaan untuk dibincangkan
tindakan yang perlu dilakukan bersama-sama
dengan fakulti.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
9. During verifying the LKPS report against the i. Tiada penguatkuasaan bagi PEMBETULAN:
Lecturer - Student meeting log at FBK found keperluan semakan buku log i. Semakan dan pemantauan oleh pihak fakulti Penyelia, Januari 2016
that there are many different methodology pertemuan dengan penyelia. perlu dilaksanakan secara berkala agar rekod Fakulti
been used to record the meeting output. ii. Penyelia tidak jelas cara merekod pertemuan pelajar dan penyelia dikemas kini.
Some lecturer uses the Blue-yellow form sesi pertemuan dengan pelajar
prepared by faculty and some uses their only ii. Peringatan secara berkala dibuat terhadap
log book. No standardization noted. Also penyelia bagi memastikan rekod pertemuan
noted a lecture for Student (Sathiavani A/P dengan pelajar dibuat.
Maniam – M20111001017) had utilizing the
blue-yellow form or any other kind of records iii. Mengkaji dan mengenalpasti semula
on their meetings evidence. keperluan mengenai kaedah pelaksanaan
(8.2.4) Mr. Ramesh merekod sesi pertemuan pelajar bersama
pensyarah sama ada menggunakan sistem
yang telah disediakan ataupun mengguna
pakai kaedah pengisian buku log secara
manual.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
10. At all the 3 faculties, noted many student had i. Tiada pemantauan dibuat di PEMBETULAN:
completed more than 8 semester but yet to peringkat fakulti bagi memastikan i. Status pengajian pelajar dijadikan agenda Fakulti Februari 2016
complete Defense Proposal of their project. pelajar bergraduat mengikut tempoh tetap dalam Mesyuarat JPSF (Contoh status
But found their LKPS continuously been rated pengajian yang ditetapkan. pembentangan cadangan penyelidikan,
SM (Sedang Maju) even with this situation by ii. Tiada perbincangan dibuat di pelajar menghampiri maksimum semester
the superior. peringkat fakulti mengenai status dan berada dalam semester akhir dan lain-
a) The warning letter been issued to the pengajian pelajar. lain)
student by the faculty but the found the iii. Komunikasi di antara penyelia,
follow up communication between the fakulti dan pelajar tidak selari. ii. Penguatkuasaan membuat pembentangan IPS, Fakulti Semester 2 Sesi
“Student-Lecture-Faculty” not effective. cadangan penyelidikan diketatkan dengan 2015/2016
Sighted:FBK (KIN KUN Yin memberi tempoh semester maksimum
M20122001229) kepada pelajar untuk membuat
(8.2.3) Mr. Ramesh pembentangan di peringkat fakulti. [Pindaan
peraturan berkaitan pembentangan
cadangan penyelidikan telah dilakukan dan
diluluskan Mesyuarat Senat Kali Ke-129
Bil.4/2015 bertarikh 14 April 2015 dan
Mesyuarat Khas LPU Kali-Ke-2 Bil.1/2015
bertarikh 26 Mei 2015.]

b) Evaluator’s report for Student Defense ii. Tiada pemantauan dilaksanakan di PEMBETULAN:
Proposal was not properly maintained in peringkat jabatan / fakulti.
their personnel file and in some instant i. Fakulti (staf pentadbiran) membuat Fakulti Februari 2016
was informed still with their respective pemeriksaan secara berkala terhadap fail
supervisor. pembentangan cadangan penyelidikan bagi
Sighted: FMSP (Irene Chan – memastikan semua dokumen berkaitan
M20122001248 for 2nd review) pembentangan cadangan penyelidikan
(4.2.4) Mr. Ramesh lengkap.
 HASIL SIASATAN RANCANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH
BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN
(DILENGKAPKAN OLEH PTj) PENCEGAHAN PELAKSANAAN
11. a) Noted for a student, there is only one i. Tiada pemantauan dibuat oleh PEMBETULAN
evaluator report could be sighted after the Timbalan Dekan Pengajian Siswazah i. Fakulti perlu menyediakan senarai semak Fakulti Serta-merta
defense proposal which is against the mengenai lantikan penilai. proses pembentangan cadangan
requirement of University which requires two ii. Tiada pemantauan mengenai penyelidikan bagi memastikan semua
evaluators to evaluate and give feedback on pengesahan tarikh pembentangan keperluan dipenuhi semasa sesi
the defense proposal submitted. cadangan penyelidikan dilaksanakan pembentangan dijalankan.
(8.2.4) Mr. Mani dan penerimaan laporan daripada
penilai. ii. Pelantikan penilai cadangan penyelidikan Fakulti Serta-merta
b) Also noted for some defense proposal dijadikan agenda tetap dalam Mesyuarat JPSF
evaluator report the acknowledgement of bagi mengelakkan keciciran lantikan penilai
the evaluator and date evalution done not oleh fakulti.
available even though provision is provided.
(8.2.4) Mr. Mani

12. At IPS “Log Aduan & Maklumbalas i.
Pelanggan” has not been updated after June
15 as required by the BKK Customer
Complaint procedure. Even though many
feedback had been recorded and addressed
separately but no monitoring log been
updated for effective monitoring of customer ii.
satisfaction.
(8.2.1) Mr. Ramesh
Pegawai aduan tidak membuat log
aduan / maklum balas pertanyaan
kerana didapati kebanyakan
pertanyaan berulang dan jawapan
telah dipaparkan di dalam laman
sesawang IPS.
Kekangan masa untuk membuat
salinan pertanyaan ke dalam log
terutama pertanyaan yang
mempunyai pelbagai soalan.
PEMBETULAN:
i. Pegawai aduan telah mengemas kini log IPS Serta-merta
aduan / maklum balas pertanyaan bermula
Januari 2016.
ii. Rekod aduan / maklum balas pertanyaan
telah dibuat secara umum dan sebarang
maklum balas yang diberikan kepada setiap
pertanyaan disimpan sebagai bukti tindakan
telah diambil oleh pegawai yang berkenaan.

iii. Pemantauan dibuat setiap hari bagi

mengelakkan rekod aduan yang diterima
tidak terlalu banyak.

iv. Pegawai aduan di jabatan sentiasa membuat

peringatan dan pemantauan terhadap
pegawai yang perlu mengambil tindakan
untuk memberikan maklum balas.
 OFI

BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN TARIKH PELAKSANAAN

1) The allowable appeal period should be mentioned in the 1. Surat perlu dipinda dengan memasukkan maklumat berkaitan tempoh Januari 2016
termination letter issued to a student to allow the next course of rayuan dan tindakan yang boleh diambil oleh pelajar untuk membuat
action from the affected party. rayuan.

2) The lack of faculties monitoring on the supervisor noted. There are 2.
instances the LKPS not verified by supervisor, students who have yet
to submit their defense proposal and do a presentation not
discussed in the faculty PG meeting.
3.
3) Noted the challenge of retrieving the MQA 01 document during the
audit, highly depending on HOD, not kept in the faculty.
Pemantauan terhadap status pengajian pelajar dijadikan agenda Januari 2016
dalam Mesyuarat JPSF dan Mesyuarat JPS Khas Peperiksaan.
Fakulti mengumpulkan semua kertas kelulusan penawaran program
daripada mantan Ketua Jabatan / Timbalan Dekan / Dekan dan Februari 2016
ditempatkan di bilik sumber / ISO / pejabat am fakulti.

4. Borang-borang di fakulti didaftarkan dan dijaga oleh Pegawai Kawalan

4) To standardize some of forms used to capture records in the Dokumen (PKD) fakulti.
faculties, noticed significant duplication of records. Februari 2016
5. Penilaian terhadap pemeriksa luar dilakukan dan dimasukkan dalam
5) The external reviewer performance evaluation exercise shall be SOP.
carried out, they are service provider. Januari 2016
6. Pencapaian GOT bagi pelajar pengajian siswazah perlu dipantau
6) The GOT as a target and monitoring its achievement would be secara berkala dan dibentangkan dalam Mesyuarat JPSF dan
relevant quality objectives for PG performance measurement. Mesyuarat JPS. Januari 2016

7) The teaching file should be made available at the point of audit, 7. Peringatan kepada semua pensyarah pada awal semester berkaitan
retrievability of record in few faculties can be further improved. penyediaan fail PdP (edaran senarai semak) dan pemantauan berkala
oleh pihak fakulti (agenda dalam Mesyuarat JPSF status penyediaan Februari 2016
fail PdP).

Mr. Mani:
Overall there is improvement noted especially in managing the post graduate proposal defense presentation and retrieval of records by faculties. Improvement in filing is
required.
 BUTIRAN KETAKAKURAN TINDAKAN TARIKH PELAKSANAAN

1. On the Admission and Registration process at IPS, the verification of

Entry Requirement need to be strengthen. Few minor issue noted
during the verification process such as:
a. The student file of Rozali bin Yusof does not meet the pre-entry a)
requirement on the minimum cGPA of 2.75 but was recruited based
on his working experience. The employment letter was not available
for verification.
Sistem pengurusan fail pelajar kurang efisyen. Sistem Februari 2016
pengurusan fail pelajar telah distrukturkan semula dengan
penyediaan Garis Panduan Pengurusan Fail Pelajar Program
Pengajian Siswazah.

b. The screening on the new admission for Masters of Chemistry b) Pengesahan daripada pihak berwajib bagi dokumen medium of
(Bubker A. Bader Abdullh) from Libya on the English Proficiency instruction akan dilaksanakan.
requirement was based on the “Used English during his basic degree
as he is not qualified on IELTS. The supporting letter for this
requirement was not verified effectively. The supporting letter was
not endorsed from the respective university and without any letter
head and authorization as stated in the Pre-entry Requirement by
Senat. It was only endorsed by the Embassy.

c. The verification of Gred B for five major subjects carried out by c)
respective facility for some programs not clearly been indicated and
maintained its evidence. The reference to identify the major subject
not been established.
Pindaan akan dilakukan pada sistem penilaian kemasukan bagi Semester 2 Sesi 2015/2016
memastikan fakulti mengisi maklumat dengan lebih jelas
(fakulti perlu memperincikan syarat-syarat yang telah dipenuhi
/ tidak dipenuhi oleh calon pelajar terutama bagi program
yang mempunyai syarat khas kemasukan).

d. The reason a candidate has been rejected for admission not d) Pindaan akan dilakukan pada sistem penilaian kemasukan bagi Semester 2 Sesi 2015/2016
indicated in specific but only stated “Tidak memenuhi syarat khas memastikan fakulti mengisi maklumat dengan lebih jelas
program” in the system. The applicant Jamardiah binti Yusof was (fakulti perlu memperincikan alasan penolakan permohonan
rejected for Sept intake even though had fulfilled on the basic and pelajar ke program pengajian siswazah
special requirement except not attending the interview

2. A total of 4 Quality Objective and 9 Piagam Pelanggan had been 2. Pengiraan data dan peratusan telah disemak dan diambil March 2016
established at IPS. There was an amendment made to IPS Quality Perhatian untuk penyediaan laporan pencapaian bagi
Objectives & Piagam Pelanggan and been approved during May 2015 Mesyuart Kualiti peringkat PTj yang akan datang.
JPS meeting.
a. Last progress monitoring was done in Oct 2015 and shows
satisfactory progress. Anyhow the during verification of raw data
found error in the analysis for the Objective No 1 where a total of
19 out 23 had completed but it was reported 17 out of 19.
 b. The base analysis for Objective 2 found to be not correct.
Percentage of intake increase should be calculated against the
intake registered number but not the intake offered number.
c. For the Piagam Pelanggan monitoring table to indicate the
heading as “Progress Monitoring” and “Achievement Status”. To
measure the achievement status and record it clearly.

3. IPS had established new rules on the limits for Defense Proposal 3. Penguatkuasaan membuat pembentangan cadangan
Submission and already obtain Senate approval. From the IPS penyelidikan diketatkan dengan memberi tempoh semester
monitoring report found many student had been beyond set limit and maksimum kepada pelajar untuk membuat pembentangan di
need IPS to work closely with respective faculty to address this issue peringkat fakulti. [Pindaan peraturan berkaitan
immediately. pembentangan cadangan penyelidikan telah dilakukan dan
diluluskan Mesyuarat Senat Kali Ke-129 Bil.4/2015 bertarikh
14 April 2015 dan Mesyuarat Khas LPU Kali-Ke-2 Bil.1/2015
bertarikh 26 Mei 2015.]

Selain itu, senarai pelajar yang masih tidak membuat

pembentangan cadangan penyelidikan berdasarkan pada
semester maksimum akan dibawa dalam Mesyuarat JPS Khas
Peperiksaan untuk dibincangkan.

4. Customer Service Survey been conducted at IPS Service Counter from 4. Pindaan pada butiran borang telah dilaksanakan. Kiosk bagi
Oct 15 but found the survey form not been filled up in full especially on mengisi maklum balas secara atas talian disediakan.
the Name of the Person at Counter and date of the survey been filled
up.

5. At al the 3 faculties commonly found in all the faculty that, many the 5. Memo peringatan kepada fakulti dikeluarkan bagi
Class Attendance record does not indicate the date and time of lecture memastikan rekod menulis kehadiran ke kuliah ditambah
been carried. It just indicated as Kuliah 1,2,3,4,… It was hard to verify baik.
the implementation and cross check for replacement classes.

6. During Faculty’s Quality meeting, found lack of coverage on the issues 6. Menjadikan proses PdP dan status pengajian pelajar
such as “Verification of Teaching File”, “List of Student overdue for pengajian siswazah sebagai salah satu agenda tetap dalam
Defense Proposal” and “Status of 8th Week Verification by Head of Mesyuarat JPSF.
Program.

Mr. Ramesh:
As overall three were improvement noted in the Strong Room and Examination Question management at IPS. Besides that, IPS Quality Objectives and Piagam Pelanggan
also been revised to be more relevant and measurable. Monitoring and Communication between IPS and Faculty also show improvement compare to previous audit but
need to further enhance in Defense Proposal and LKPS monitoring especially at certain faculties which as repeated issues.