Msaccess

Microsoft Access é un programa xestor
de bases de datos relacionais. Entón,

antes de comezar a traballar có progra-
ma, imos dar unha visión global das ba-
ses de datos. Tentaremos fixa-la aten-
ción nas bases de datos relacionais, de
forma que entendas claramente cómo
debes utilizar Microsoft Access para
xestionar certo tipo de información. A
parte final diste capítulo te ensina a
manexja-las principais ferramentas de
Microsoft Access para poder traballar
con bases de datos relacionais.
base de datos
access
Manual desenvolvido polo

Servicio de Publicacións de
PC Carrier.
Para uso exclusivo como
material de apoio ó
programa lectivo.
©
2000
Convencións tipográficas:
Como norma xeral, na maioría dos manuais da escola, atoparás verbas en
negrita, en cursiva ou ben en versalita. O seu significado é como sigue:
Negritas: Nos manuais de contido informático, sinalan accións, ordes de

execuxión ou comandos de menú (incluido o camiño do menú para
chegar ata o comando, cando así veña incluido). Tamén botóns e casi-
llas de verificación. Ademais, verbas ou conceptos de suma importancia
no contexto.
Cursivas: Nomes de menús cando aparezan sós no texto, ou ben cadros de

configuración, cadros de mensaxe, cadros de resposta, pestanas nun
cadro é similares. Tamén sinalan nomes de teclas ou combina-
ción das mesmas. Ademais, verbas pouco usuais que non teñen,
no contexto, importancia dabondo para seren resaltadas en
negrita.
VERSALITAS: Nomes de arquivos informáticos, verbas que haberán de ser teclea-

das polo usuario, nomes de capítulo ou ben de apartados concretos.
Servicio de Publicacións de Pc Carrier

Todo-los dereitos reservados
1º edición, Febreiro de 2.000
páxina 3 m a n u a l d e m i c r o s o f t a c c e s s
01
05
10
1 creación e estructura de unha BD 7
1 el entorno access 9
2 primer tipo de objetos: tablas 10
15 3 el campo clave 11
4 operar con campos en vista diseño 12
5 crear tablas con el asistente 12
6 tipos de campos 12
7 propiedades de campo 13
20 8 algunas propiedades de tabla 15
9 ejercicios 16
2 traballar con varias táboas 17
25 1 relaciones entre tablas 17

1.1 de uno a muchos 17
1.2 de muchos a muchos 19
1.3 de uno a uno 19
2 trabajo con la ventana relaciones 19
30 3 ejercicios 21
3 traballo coa vista folla de datos 23
1 propiedades de búsqueda de campos 23

35 2 trabajo en hoja de datos 24
3 formato de la Hoja de Datos 25
4 buscar datos 26
5 remplazar datos 27
6 imprimir 27
40 6.1 configuración de impresión 27
6.2 impresión 28
7 índices 28
7.1 creación y edición de índices 29
45 8 filtro y ordenación de campos 29
9 ejercicios 30
manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000
01
4 filtros avanzados e folla secundaria 33
1 filtro u orden avanzado 33

05 2 operadores y expresiones 33
3 criterios avanzados 34
4 hoja secundaria de datos 35
5 consultas 37
10
1 tipos de consulta 37
2 creación de una consulta de selección 38
3 opciones de filtrado de datos 40
3.1 consultas con parámetros. preguntar al usuario 40
15 3.2 campos calculados 41
4 ejercicios 42
6 consultas avanzadas 43
20 1 cálculos sobre registros de una tabla 43

2 consultas de tabla de referencia cruzada 44
3 consultas de actualización 45
4 consultas de eliminación 45
5 consultas con tablas relacionadas 46
25 6 consulta de datos anexados 47
7 ejercicios 47
7 formularios 49
30 1 tipos de formularios 49
1.1 asistente para formularios 49
1.2 autoformulario: columnas 50
1.3 autoformulario: tabular 50
1.4 autoformulario: hoja de datos 50
35 1.5 asistente para gráficos 50
1.6 asistente para tablas dinámicas 50
1.7 paneles de control 50
2 formulario de introducción de datos 51
3 modificación y edición de formularios 52
40 3.1 barra de formato 53
3.2 posición, tamaño y alineación de campos 53
4 fecha y hora 53
5 una imagen como fondo 54
45 6 ejercicios 54

01
8 un formulario sin asistentes 55
1 elige un estilo 56
05 2 introduce los campos 56
3 introduce campos tipo OLE 56
4 propiedades de los campos tipo OLE 57
5 controles dependientes de campos 58
6 cuadros combinados y de lista 58
10 7 propiedades de cuadros combinados 60
8 botón de comando 60
9 moverse por medio de hipervínculos 61
10 añadir controles ficha 62
11 añadir un subformulario 63
15 12 ejercicios 64
9 operacions avanzadas con formularios 65
1 añadir menús y ayudas a un control 65

20 2 propiedades de los controles 65
3 creación de un control calculado 67
4 propiedades de formulario 67
5 etiqueta formato 67
6 etiqueta datos 69
25 7 etiqueta eventos 69
8 etiqueta otras 70
9 menú contextual personalizado 70
10 ejercicios 71
30 10 datos, tablas dinámicas e gráficos 73
1 los formularios en vista formulario 73

2 los filtros en los formularios 74
2.1 utilizar consultas como filtros 74
35 2.2 para cargar una consulta como filtro 74
3 creación de un formulario gráfico 74
4 creación de tablas dinámicas 75
5 barra de herramientas personalizada 77
6 ejercicios 77
40
11 informes 79
1 tipos de informe 79
45 2 crear un informe 80
3 la ventana de diseño 83
01 4 las partes de los informes 83

5 opciones de resumen 84
6 agrupamiento sin asistente 85
7 encabezados y agrupamientos 86
05 8 crear etiquetas postales 87
9 ejercicios 87
12 macros 89
10 1 crear una macro 89

2 acciones condicionales 90
3 que podemos hacer con una macro 90
4 asignar las macros 91
5 macro para ejecutarse en el inicio 92
15 6 ejercicios 93
13 páxinas de acceso a datos 95
1 crear una página sin asistente 95

20 2 añadir datos de una tabla 97
3 registros agrupados por campos 97
4 ejercicios 98
14 persoalizar, importar, vincular,exportar99

25
1 ver 99
2 modificar buscar 100
3 la lengüeta formularios / informes 100
4 opcion generales 101
30 5 teclado 101
6 tablas / consultas 102
7 ejercicios 102
8 importar, vincular y exportardatos 102
9 importar y vincular BDs 103
35 10 exportar datos de Access 2000 103
12 ejercicios 104
15 contraseñas, ferramentas e inicio 105
40 1 contraseña de entrada a una BD 105

2 herramientas 105
3 menú inicio 107
45

1 creación e
estructura
de unha BD
© PC Carrier
V
01 amos a crear una base de datos de ejemplo para seguir las explica
clase 1 ciones de este manual. Imagínate que una empresa vendedora de
coches te encarga la elaboración de una aplicación en la cual los
dependientes puedan gestionar la actividad diaria de la empresa: Listado de
05 pedidos, datos sobre proveedores, CLIENTES, etc.
Cuando ejecutamos Access, nos apa-
rece directamente una ventana con tres
opciones.
· Base de datos en blanco, que
10 es la que vamos a elegir en nuestro
ejercicio de ejemplo.
Access 2000 trae una serie de plan-
tillas para bases de datos. Para
abrirlas, debemos ir al menú archi-
15 vo, hacer clic en nuevo, seleccionar Figura 01 Ventana Inicio
en la pestaña bases de datos y se-
leccionar aquella base de datos
que queramos abrir.
· Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de access. Los
20 asistentes son una serie de pantallas que nos ayudan a elegir determinadas
opciones para la creación de nuevas bases de datos, explicándonoslas
paso a paso. En este caso, nos ofrecen ciertas opciones para la creación
de bases de datos ya prediseñadas en Access 2000, por ejemplo: LIBRO
MAYOR, INTRODUCCIÓN DE PEDIDOS, GASTOS, ADMINISTRACIÓN DE CON-
25 TACTOS, etc.
· Abrir una base de datos o un proyecto ya existente: Selecciona la

01 base de datos que te interese abrir en la lista que se muestra debajo de

esta opción. Access muestra las bases abiertas recientemente. Si no apa-
rece la que quieres abrir, haz clic en más archivos para localizarla. Una
vez seleccionada la base, haz clic en aceptar o pulsa la tecla enter.
05 Si lo que quieres es entrar en la pantalla principal de Access sin abrir ninguna
base de datos, haz clic en cancelar, en esta ventana.
Si usas esta opción, siempre podrás ir a la opción abrir del menú archivo, o
a su icono correspondiente de la barra de herramientas estándar. Te apare-
cerá una pantalla en la que tienes varias opciones:
10 · Historial, para ver los archivos que se han abierto recientemente.
· Mis Documentos, para mostrar los archivos de la carpeta del mismo
nombre.
· Escritorio, para mostrar los archivos de éste.
· Favoritos, para obtener un listado con las bases de datos que el usuario
15 desee incorporar.
Para añadir un elemento a lista de FAVORITOS, busca la carpeta donde esté,
selecciónalo de la lista y haz clic en la opción agregar a favoritos del menú
herramientas, que aparece en la parte superior derecha de la ventana abrir.
Si lo que quieres es crear una base de datos nueva, elige la opción base de
20 datos de Access en blanco. Aparecerá una pantalla en la que darás nom-
bre a nuestra base de datos en nombre de archivo. Ponle ahora un nombre
a nuestra base de datos.
En guardar en, indica la unidad y la carpeta en la que quieres guardar el
archivo. En guardar como tipo deja la opción que aparece por defecto:
25 BASES DE DATOS DE MICROSOFT OFFICE.
Recuerda que los archivos Access tienen como extensión .mdb.
Finalmente, haz clic en crear.
30
35
40
45
Figura 02 Ventana Base de datos

01
1 el entorno access
05 Llamamos entorno al aspecto que ofrecen las pantallas de trabajo de los
programas informáticos. En el caso que nos ocupa, Access presenta barras
de título, menús y estándar en la parte superior de la pantalla. Las barras de
menús y estándar presentan opciones típicas del paquete Office. (archivo,
edición; abrir, copiar, etc).
10 Aparecen además, botones de herramientas exclusivas del programa Access,
como el botón relaciones y el de vínculos con office.
Si ya has creado nuestra gestión de concesionario, te habrás dado cuenta
que, sobre el fondo oscuro de la parte central de la pantalla, aparece una
ventana, cuyo nombre, el que aparece en la barra superior, es el mismo que el
15 de nuestra base de datos.
Esta pantalla tiene dos partes bien definidas.
La parte izquierda de esta pantalla nos muestra dos categorías: objetos y
grupos. La parte derecha, con fondo blanco, nos muestra todos los nombres
de objetos o grupos de un tipo determinado (tablas, formularios, informes,
20 etc.) grabados en la base.
· Si hacemos clic sobre la palabra objetos, podemos plegar y desple-
gar la lista de grupos de objetos. Podemos hacer lo mismo con grupos.
Por ejemplo, si haces clic sobre tablas, aparecerán a la derecha todos los
nombres de tablas incluidos en la base (poco a poco, iremos conociendo
25 los diferentes tipos de objetos que existen.
En todos los tipos de objetos, aparecen siempre opciones de creación de
objetos. Bien en blanco, creándola en vista diseño, o bien utilizando el
asistente. En el tipo tablas nos encontramos una opción singular: crear
una tabla introduciendo datos.
30 · La opción grupos muestra los elementos contenidos en la carpeta favo-
ritos y los que corresponden a otros grupos definidos por el usuario.
Puede ocurrir que tengas muchos elementos en las categorías de la pesta-
ña objetosy que te interese agruparlos, no por su tipo sino de acuerdo
con tus propios criterios.
35 Para ello, crea un nuevo grupo: Sitúa el ratón sobre uno de los tipos de
elementos de objetos, por ejemplo, encima de la palabra TABLAS, pulsa el
botón derecho del ratón y elige la opción nuevo grupo; finalmente ponle
un nombre a ese grupo.
Para agregar objetos al grupo FAVORITOS o a cualquier otro creado por el
40 usuario, nos situamos encima del nombre de ese elemento, pulsamos el botón
derecho del ratón y elegimos la opción agregar a grupo, en la cual, aparece
una lista de los grupos existentes, encabezada por FAVORITOS. Seleccionare-
mos ahí el grupo que queramos.
45 Hasta ahora no hemos creado ningún objeto, por lo tanto, comprueba estas
opciones cuando hayamos creado alguna tabla, formulario, informe, etc.
01
2 primer tipo de objetos: tablas

05 Nuestra primera tarea a la hora de desarrollar nuestra base de ejemplo, es
saber qué tipos de datos nos interesa introducir. Por ejemplo, nos interesa
saber datos sobre los CLIENTES: su nombre, su dirección, su teléfono, etc. De
las VENTAS nos interesan su cuantía, su fecha de concesión, su importe, etc.
De los dependientes nos interesan igualmente sus datos personales y su ges-
10 tión diaria.
Debes diferenciar entre campo y registro, entre tipo de datos y datos en sí.
· Un registro es el conjunto de datos concretos de un elemento (por
ejemplo, un registro de un cliente sería el conjunto de datos que nosotros
recogemos de él: CARLOS, DOMÍNGUEZ, C/LA PAZ”, 15010).
15 · Los campos son los tipos de datos comunes a una serie de registros.
Todo registro consta de un campo DIRECCIÓN, D.N.I, CIUDAD,etc.
En las tablas de datos de Access 2000, podemos afirmar que campo equi-
vale a columna y registro a fila(1) .
Para diseñar una tabla necesitamos crearla, asignarle campos, asignarle un
20 tipo de campo a cada campo, y, finalmente, dar propiedades de campo a
cada uno de ellos.
Nuestra misión en un primer paso, es crear una tabla con campos que nos
den información sobre los coches que vamos a vender (recuerda que nuestro
ejemplo era la creación de una base de datos para un concesionario de auto-
25 móviles) y asignarle características.
Vamos a crear una tabla nueva: Recuerda donde nos quedamos en la des-
cripción del entorno Access y haz doble clic crear una tabla en vista
diseño. Todos los elementos de una base de datos pueden verse de dos
formas:
30 · Vista diseño, la que nos permite hacer cambios en esos elementos
· Vista hoja de datos, que es la forma en que se presentan los datos
concretos de cada registro.
· Vista formulario, que consiste en el muestreo de registros uno a uno.
Puedes cambiar de vista con el primer icono de la barra de herramientas
35 estándar, (el icono cambia de apariencia según la vista en la que estemos.
Aparece, en vista diseño, una tabla, todavía no guardada, en la que encon-
tramos tres columnas: NOMBRE DE CAMPO, TIPO DE DATOs y DESCRIPCIÓN.
Vamos a la tarea: Introduce campos en la primera columna. Por ejemplo,
introduce el campo REFERENCIA en la primera celda, NOMBRE, DESCRIPCIÓN,
40 PRECIO DE COSTO, PRECIO DE VENTA AL PÚBLICO, etc.
Access2000 no aceptará nombres de campo que tengan signos de puntua-
ción.
45
(1) Excepto en las consultas de tablas de referencias cruzadas

01
3 el campo clave
05 El contenido de los campos NOMBRE, DESCRIPCIÓN, o incluso el P.V.P, pue-
den coincidir en varios registros, en nuestro caso en varios coches. Toda
tabla tiene que contener un campo cuya información sea distinta en todos y
cada uno de los registros posibles. Ese campo se llama campo clave. A
nosotros, nos puede valer un campo CÓD DE COCHE, irrepetible para produc-
10 tos distintos.
Para que Access 2000 sepa cuál es el campo clave, pincha en el cuadrito que
está a la derecha de ese campo. De tal forma, este campo quedará seleccio-
nado. Después, vete a la barra de herramientas diseño de tablas (que está
debajo de la barra de menús) y haz clic en un icono que representa una llave.
15 También lo puedes hacer haciendo clic en el botón derecho del ratón y pican-
do clave principal.
20
25
30
35
Figura 03 Tabla en Diseño
40
Si te fijas, ahora el cuadrito que tienes al lado de REFERENCIA. muestra una

llave.
45 Si te hemos confundido, y has designado como clave a un campo equivoca-
do, pincha otra vez el botón clave principal que se te muestra tras hacer clic
01 en el botón derecho del ratón. La llave desaparecerá y podrás seleccionar

otro campo y repetir la operación.
05
4 operar con campos en vista diseño
Si entre dos campos quisieras introducir otro, puedes hacer clic en el botón
derecho del ratón e insertar una fila.
Del mismo modo, puedes eliminar un campo y su fila haciendo clic en el
10 botón derecho y ejecutando eliminar fila.
Si quieres eliminar un campo, dejando una fila en blanco, selecciona su nom-
bre y pulsa el botón supr de tu teclado. Si lo que pretendes es eliminar un
campo para escribir otro por encima, selecciónalo y escribe directamente el
nombre del nuevo campo.
15 Para cambiar de lugar un campo, haz clic sobre él para seleccionarlo. Haz
otro clic y arrastra la fila hasta la nueva ubicación. Sabrás que estás arras-
trando porque debajo del puntero del ratón aparece un pequeño cuadrado.
20
5 crear tablas con el asistente
Si decides crear la tabla mediante asistente, observa que éste te propone dos
listas de campos diferentes según elijamos PERSONAL o NEGOCIOS. Selecciona
los campos de la lista campos de ejemplo y vete metiéndolos en el espacio
25 campos en la nueva tabla.
Utiliza el botón “>” para introducir el campo que tengas seleccionado, “>>”
para introducir todos los campos que te propone el asistente, “<” para quitar
algún campo que hayas metido por error, y “<<” para quitar todos los cam-
pos que hayas metido.
30 Como ves, puedes utilizar el botón cambiar nombre de campo para un
campo que hayas seleccionado.
Si pulsas el botón siguiente, podrás darle un nombre a tu tabla y asignarle un
campo clave a la tabla. Pulsa siguiente y finalizar y tendrás ya creada tu
tabla.
35
6 tipos de campos
Los campos pueden ser de varios tipos. Para establecer a qué tipo de campo
clase 2 40 de campo pertenece cada uno, tenemos que ir a la segunda columna de la
ventana vista diseño de la tabla, cuyo nombre es, precisamente tipo de cam-
po, aunque este puede modificarse en opciones, del menú herramientas.
Todos los campos que introdujiste tienen por defecto el tipo texto. Para
45 cambiarlo, basta con pinchar con el ratón en el tipo y aparecerá una pequeña
flecha negra a la derecha de la celda. Si haces clic sobre ella, se desplegará la
01 lista de tipos de campo a elegir.

· Tipo Texto. Un campo de este tipo puede almacenar texto o combina-
ciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos:
números de teléfono, números de identificación fiscal, etc. En este tipo de
05 campo podemos almacenar cadenas de hasta 255 caracteres, aunque ve-
remos que esa cantidad puede y debe ser limitada por el usuario en la
mayoría de los casos.
· Tipo Memo. Utilizaremos este tipo de campo cuando queremos alma-
cenar un texto potencialmente extenso, como pueden ser las observaciones
10 o descripciones de un producto. Cada campo MEMO puede almacenar
hasta 65000 caracteres. No tiene un tamaño preestablecido, sino que se
ajusta a lo escrito en cada caso.
· Tipo Numérico. Se utiliza para el almacenamiento de datos numéricos
no monetarios. Por ejemplo, puede servir para almacenar el porcentaje
15 de descuento que se aplica a un determinado producto, o la cantidad de
unidades que se piden de un determinado producto.
· Tipo Fecha/Hora. Un campo que contenga fechas debe ser de este
tipo. Esto hará que el trabajo en consultas y formularios resulte más có-
modo y eficaz. Access 2000 puede almacenar fechas hasta el año 9999
20 · Tipo Moneda. Cuando se trabaja con valores monetarios, podemos
elegir este campo.
· Tipo Autonumérico: Este tipo de campo se suele usar para la definición
del campo clave. Con este tipo, cada vez que se cree un registro nuevo,
Access rellenará automáticamente este campo con un valor único.
25 · Tipo SÍ/NO: Este tipo de campo es óptimo cuando lo que se va a
almacenar es información binaria, por ejemplo: pagado/no pagado, va-
rón/hembra, sí/no.
· Tipo Objeto OLE: Este tipo de campo puede almacenar objetos crea-
dos con otros programas, como documentos de Word, hojas de cálculo
30 de Excel, sonidos, gráficos, etc.
· Tipo Hipervínculo: Este tipo de campo puede almacenar una cadena
de texto usada como dirección de hipervínculo. Un hipervínculo puede
hacer referencia a archivos locales, archivos almacenados en servidores
de red, o páginas o documentos accesibles a través de Internet o de una
35 red local. Llamamos hipervínculo a un texto o una imagen que tiene una
propiedad especial: haciendo clic sobre él, nos traslada a otro archivo, un
archivo en blanco o a otro lugar del mismo archivo.
Después de nombrar los campos y establecer sus tipos, nos queda un punto
amplio que tratar en el diseño de tablas: las propiedades de campo.
40
7 propiedades de campo
45 · Tamaño de Campo: Nos permite especificar la longitud máxima de texto
permitido en el campo, o la cantidad de números aceptable. El tamaño pre-
01 determinado para texto es 50 y para números entero largo, aunque pode-

mos modificar estos valores seleccionando el comando opciones del menú
herramientas haciendo clic sobre la etiqueta TABLAS / CONSULTAS y cambian-
do los valores en las casillas situadas bajo tamaño predeterminado de
05 campo. De cualquier forma, para un campo concreto, podemos indicar el
número máximo de caracteres escribiendo en el recuadro de esta propiedad.
· Formato: Nos permite definir la apariencia de los datos de un campo. Por
ejemplo, podemos mostrar los datos de una fecha como 14/2/1999 o como
14 de Febrero de 1999.
10 · Máscara de Entrada: Si haces clic en el botón en el botón situado a la
derecha del área de escritura de esta propiedad(que representa tres puntos),
entrarás en un asistente que te permite hacer patrones para la introducción de
datos. Por ejemplo, imagínate que en nuestro campo REFERENCIA siempre
ponemos tres letras, un guión y tres números. La máscara de entrada nos
15 podría poner el guión automáticamente, otros ejemplos podrían ser la sepa-
ración de la letra del NIF, de los prefijos telefónicos, etc.
Para elaborar tus máscaras de entrada, te será útil conocer una serie de ca-
racteres de definición de las máscaras de entrada:
20 0 Representa un dígito
9 Un dígito o un espacio en blanco
# Un dígito, espacio en blanco o signos más y menos
L Una letra.
A Letra o dígito
25 & Carácter o espacio en blanco
· Título: Sirve para darle al campo un título, es decir, que en la vista hoja de
datos aparezca un nombre de campo distinto al que aparece en la vista dise-
ño.
30 · Valor Predeterminado: Nos permite definir un valor que se inserte
automáticamente en el campo. Si fuese necesario, podríamos escribir un va-
lor diferente. Por ejemplo, si la mayoría de nuestros CLIENTES son de La
Coruña. Podemos hacer que en un campo CIUDAD, aparezca por defecto el
nombre de esta ciudad. Si no añadimos ningún valor predeterminado en un
35 campo de tipo texto, Access deja el campo vacío; si es un campo tipo núme-
ro, el valor predeterminado por defecto es el cero.
· Regla de Validación: Nos permite validar el contenido del texto. Es decir,
que el contenido que se escriba en el campo tenga que cumplir unas condi-
ciones. Por ejemplo, en un campo FECHA DE PEDIDO de una tabla de pedidos,
40 podemos hacer que el ordenador prohíba la inserción de una fecha anterior a
la fecha de inicio de la actividad económica de la empresa. A la derecha del
cuadro de texto, tienes un botón que te lleva a un generador de expresiones.
Puedes utilizarlo para establecer la condición que el contenido del campo
45 debe cumplir para ser aceptado. Debes complementar estas validaciones
con las validaciones entre campos de las propiedades de tabla, de las que
01
05
10
15
Figura 04 Generador de expresiones
hablaremos un poco más adelante.

20 · Texto de validación. Es el mensaje que aparece avisándonos que el con-
tenido del campo no cumple la regla de validación.
· Requerido. Si la respuesta es sí, este campo nunca se podrá dejar en
blanco.
· Indexado. Nos permite elegir si el campo será un índice de la tabla y si
25 permite o no duplicados (estudiaremos los índices un poco más adelante).
· Lugares Decimales. Número de cifras decimales permitidos. Esta propie-
dad pertenece sólo al tipo moneda y al numérico.
· Permitir Longitud Cero. Si la opción es sí, el campo aceptará que lo
dejemos vacío, incluso si la propiedad requerido es afirmativa. Dicha serie
30 vacía aparecerá como dos comillas sin nada en medio. Cuando comencemos
a escribir en el campo, dichas comillas desaparecerán cuando desplacemos
el cursor a otro campo.
· Nuevos Valores. Es una propiedad exclusiva del tipo autonumérico. Cuan-
do seleccionemos este tipo, Access nos irá dando un número correlativo si
35 elegimos la opción incrementalmente. Si lo que elegimos es aleatoriamente,
asignará un número aleatorio a cada registro.
8 algunas propiedades de tabla

40
Además de las propiedades de cada campo, podemos establecer una serie

de características de la tabla en su conjunto. Si pulsamos el botón derecho
del ratón sobre cualquier punto de la vista diseño de la tabla, encontraremos
45 la opción propiedades. Activándola, accedemos a nuevas propiedades.
· Descripción. El texto que escribamos aquí, aparecerá luego en el lista-
01 do de tablas si pulsamos en ella con el botón derecho en ver, detalles.

También podemos ver la descripción si pulsamos el botón derecho enci-
ma de la tabla y activamos la opción propiedades.
· Regla de validación: Es la misma propiedad que la descrita cuando
05 hablábamos de campos. Aquí podemos hacer que el contenido de un
campo sea válido o no con respecto al valor de otro. Por ejemplo, que la
fecha de envío sea siempre mayor a la de pedido. Bastaría con hacer
doble clic sobre el nombre del campo fecha de envío, introducir el signo >
y luego hacer doble clic sobre el campo fecha de pedido. Observa que los
10 nombres de los campos van entre corchetes.
· Texto de validación: Es el mensaje de error que nos va a aparecer
cuando no se cumple la condición de validación de tablas.
15
9 ejercicios
Vas a elaborar cinco tablas: Coches, CLIENTES, VENTAS, Marcas, Comer-

ciales. Para posteriores operaciones, tales como el establecimiento de
las relaciones entre tablas, que veremos más adelante, es recomenda-
20 ble que los campos clave de las tablas sean todas del mismo tipo. Ha-
ced en clase una pequeña puesta en común sobre los campos que po-
drían interesarnos para cada tabla.
25
30
35
40
45

2 traballar con
varias
táboas
© PC Carrier
Y
01 a sabes cómo crear una tabla, pero, ¿Por qué no crear una gigantes
ca tabla que contuviera todos los campos de nuestra base de datos?
La respuesta es sencilla: Porque introduciríamos información de for-
ma desordenada y repetiríamos innecesariamente una gran cantidad de datos.
05 Por ejemplo, si en la tabla en la que insertamos los datos de una venta ( fecha
de pedido, cantidad, precio, etc) pusiéramos también los datos relativos al
cliente (nombre, dirección, C.P), tendríamos que repetir los datos de ese
mismo cliente en todas las operaciones de compra que nos hiciera.Además,
imagina que un cliente cambie su dirección. Tendríamos que cambiar la direc-
10 ción en todos los registros de VENTAS. Para evitar todos estos problemas,
Access nos permite crear relaciones entre tablas distintas. Será, por tanto,
más adecuado crear una tabla para todas las VENTAS y otra para todos los
CLIENTES. La tabla VENTAS contendrá un sólo campo que tenga que ver con
la información de la tabla CLIENTES pero que bastará para unir las dos tablas
15 de forma que tengamos acceso al contenido de ambas en una consulta.
1 relaciones entre tablas

20 Hay tres tipos de relaciones entre tablas: Relación uno a muchos, de muchos
a muchos y de uno a uno.
1.1 de uno a muchos

25 Es el tipo de relación más común. En una relación de este tipo, cada registro
de una tabla puede tener más de un registro en la tabla con la que se relacio-

01 na, pero a su vez, esta segunda tabla sólo podrá tener un sólo registro enlaza-
do en la tabla primera.
Por ejemplo, en nuestra tabla CLIENTES vamos a tener en cada registro los
datos de cada cliente, en la tabla de VENTAS podemos tener varias VENTAS
05 del mismo cliente, por lo tanto, esta será una relación de uno a muchos, ya
que para poder hacer una venta, tiene que existir un solo cliente en el campo
CÓDIGO DE CLIENTE de la tabla de CLIENTES, pero en la tabla VENTAS, le
vamos a vender a ese cliente varios artículos, por lo tanto, habrá varios regis-
tros con la misma información en el campo código de CLIENTE.
10 Vamos a crear la relación entre estas dos tablas. En la tabla VENTAS tenemos
que tener un campo al que podemos llamar igual que el campo clave de la
tabla CLIENTES, por ejemplo: Cód Cliente.
15
20
25
Figura 01 Ventana de Relaciones
30 Ve al menú relaciones y selecciona la opción mostrar tabla. Allí selecciona-

remos las tablas CLIENTES y VENTAS. Luego, cierra la ventana mostrar tabla.
Ahora selecciona con el ratón el campo clave de CLIENTES hacia aquel cam-
po que lleva su mismo nombre en la tabla VENTAS.
Una vez que hayas hecho esto, exige integridad referencial en la casilla de
35 verificación correspondiente. Esto quiere decir que cuando se intente agregar
un registro a VENTAS, se comprobará que el valor que se introduce en CÓD
CLIENTE se corresponda con un cliente existente y registrado en la tabla CLIEN-
TES. También implica que, cuando se intente modificar el CÓDIGO DE CLIENTE
en la tabla CLIENTES, no se pueda hacer si existen facturas emitidas a ese
40 cliente.
Si lo que queremos es que, al cambiar el campo clave en CLIENTES, se cam-
bie automáticamente el CÓDIGO DE CLIENTE de la tabla VENTAS, activaremos
la casilla actualizar en cascada los campos relacionados.
45 La identidad referencial implica también que, cuando se intente eliminar un
cliente, no pueda hacerse si existen facturas emitidas a ese cliente. En caso de
01 que lo que se pretenda sea eliminar también todas las VENTAS que se le hicie-
ron, activaremos la casilla eliminar en cascada los registros relacionados.
Para crear la relación entre las dos tablas, simplemente pulsamos el botón
crear y en la ventana de diseño de relaciones aparecerán las dos tablas uni-
05 das por una línea. En la unión de la línea con la tabla CLIENTES aparecerá un
uno y en la unión con VENTAS un símbolo infinito.
Cuando definimos una relación entre dos tablas y la clave principal en el lado
uno de la relación es un campo autonumérico, el campo relacionado en la
tabla secundaria debe ser del tipo numérico, con el tamaño de campo esta-
10 blecido en entero largo.
1.2 de muchos a muchos

En una relación de este tipo, cada registro de la tabla A puede tener más de
15 un registro enlazado en la tabla B, y cada registro de la tabla B puede tener
más de un registro de la tabla A. En Access 2000 no podemos crear esta
relación directamente. Para poder establecer una relación varios a varios,
tendremos que crear una tabla intermedia. Las dos tablas a relacionar ten-
drían relación uno a varios con respecto a la intermedia. Es aconsejable no
20 exigir integridad referencial para este tipo de relaciones.
1.3 de uno a uno

En este tipo de relación, cada registro de la tabla A sólo puede tener un
25 registro en la tabla B; y cada registro de la tabla B sólo puede tener un regis-
tro enlazado en la tabla A. Se usan tablas relacionadas de este modo cuando
tenemos una gran cantidad de campos para una tabla y preferimos crear otra
para que los campos aparezcan mejor ordenados.
La creación de esta relación es similar a la de uno a varios, pero con una
30 diferencia. La propiedad indexado del campo clave de las dos tablas no
debe permitir duplicados.
2 trabajo con la ventana relaciones

35
Ya hemos visto cómo crear relaciones. En este capítulo tratamos algunas

posibilidades que te pueden ser útiles para tu trabajo con relaciones:
Para Mostrar tablas que están directamente relacionadas con una tabla se-
leccionada. Haz clic sobre la tabla y seguidamente pulse sobre el botón
40 mostrar relaciones directas de la barra de herramientas. O haz clic sobre
el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla a investigar y seleccio-
na el comando mostrar directas. También puedes hacer clic sobre la tabla y
ejecutar el comando mostrar directas del menú relaciones.
45 Para mostrar todas las tablas y relaciones que estén actualmente definidas.
Pulsa sobre el botón mostrar todas las relaciones de la barra de herra-
01 mientas o haz clic con el botón derecho del ratón sobre una zona vacía de la
ventana relaciones y selecciona mostrar todo. También puedes hacerlo eje-
cutando el comando mostrar todo del menú relaciones de la barra de menús.
Para ocultar una tabla que hemos añadido a la ventana relaciones. Haz clic
05
10
15
20
Figura 02 Relación
sobre la tabla que desea ocultar. Seguidamente pulsa la tecla supr, o haz clic
25 con el botón derecho del ratón y selecciona la opción ocultar tabla, o ejecu-
ta el comando ocultar tabla del menú relaciones de la barra de menús. Este
paso no elimina la tabla de la base de dato ni ninguna de las relaciones que
tenga, simplemente oculta la tabla a la vista.
Para quitar todas las tablas de la ventana relaciones, ejecuta el comando
30 borrar diseño del menú edición o haz clic sobre el botón borrar diseño de
la barra de herramientas. Cuando te pidan una confirmación, haz clic sobre
sí. La ventana relaciones quedará vacía. De nuevo, ninguna tabla o relación
habrá sido eliminada, pero se habrá perdido su trabajo para arreglar la ven-
tana relaciones.
35 Para modificar el diseño de cualquier tabla mostrada en la ventana relacio-
nes, haz clic con el botón derecho del ratón sobre esa tabla y selecciona la
opción diseño de tabla. Una vez que termines de modificar el diseño de la
tabla, haz clic sobre el botón cerrar de la ventana de diseño o pulsa la com-
binación Control-W.
40 Para modificar la relación entre dos tablas, haz doble clic sobre la parte del-
gada de la línea de combinación entre tablas y realiza los cambios en el cuadro
de diálogo relaciones. También puedes hacer clic con el botón derecho del
ratón sobre la parte delgada de la línea de combinación y ejecutar el coman-
45 do modificar en el menú contextual.
Para eliminar la relación entre dos tablas, haz clic con el botón derecho del
01 ratón sobre la parte delgada de la línea de combinación que deseas eliminar.

Seguidamente ejecuta el comando eliminar del menú contextual o haz clic
sobre la parte delgada de la línea de combinación y pulsa supr. También
puedes ejecutar el comando eliminar, del menú edición.
05
3 ejercicios
10 Establece las relaciones necesarias para nuestra base de datos y dis-

cute, en clase las relaciones posibles de los ejercicios propuestos en la
parte final de este manual .
15
20
25
30
35
40
45

01
05
10
15
20
25
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40
45

3 traballo coa
vista folla de
datos
© PC Carrier
01
clase 4
1 propiedades de búsqueda de campos
05 Si estamos introduciendo datos en una tabla o en un formulario, podemos
simplificar nuestro trabajo usando campos de búsqueda. Los campos de
búsqueda son campos que buscan valores de otros lugares, dejándonos la
posibilidad de rellenar automáticamente el valor que hemos seleccionado.
Por ejemplo, cuando insertemos un nuevo registro de VENTAS, nos va a re-
10 sultar difícil acordarnos de todos los códigos de cliente que tenemos. Podemos
hacer que aparezca un cuadro desplegable que nos indique, además del có-
digo, los nombres de los CLIENTES correspondientes. De esta forma, podremos
elegir el código preciso.
Para establecer un campo búsqueda podemos utilizar dos métodos: usar el
15 asistente para búsquedas o modificar las propiedades búsqueda de un cam-
po determinado. Vamos a centrarnos en el segundo procedimiento.
Vamos a centrarnos en el campo CIUDAD de nuestra tabla CLIENTES. Sitúate
en él con el cursor.
En la etiqueta BÚSQUEDA, de la ventana de propiedades de campos, nos apa-
20 rece una opción mostrar control. Esta opción nos permite seleccionar el
tipo de control utilizado para mostrar el campo en la vista hoja de datos de
una tabla y en los formularios. Si eliges cuadro de lista o cuadro combina-
do, podrás hacer que, cuando rellenes el campo CIUDAD, te aparezca una
lista de opciones para rellenar cada registro, de manera que tú sólo tendrás
25 que seleccionar alguna de esas opciones automáticamente
· Tipo de origen de la fila: En esta opción, aclaramos de dónde vienen

01 los datos del campo (Tabla/Consulta, Lista de Valores o Lista de Cam-

pos).
· Origen de la Fila: Nos permite seleccionar la fuente de los datos
· Columna dependiente: En esta opción, especificamos qué columna del
05 origen de la fila contiene el valor a almacenar en este campo de búsqueda.
El tipo de dato para el campo debe ser compatible con los valores de la
columna dependiente. Por ejemplo, si la columna dependiente almacena
valores numéricos, el tipo de datos para el campo de búsqueda también
debe ser numérico.
10
15
20
Figura 01 Propiedades de búsqueda
Figura 02 Estándar en hoja de datos

25
· Número de Columnas: Aclaramos cuántas queremos mostrar.

· Encabezados de columna: Podemos hacer que Access nos muestre
los encabezados de columna o no. Por defecto, aparece activado no.
30 · Anchos de Columnas. Especificamos el ancho de cada columna mos-
trada en la lista desplegable. Si el ancho es cero, la columna permanece
oculta. Si tenemos más de una columna, debemos separar sus anchos por
punto y comas
· Ancho de lista: Nos permite especificar la anchura de todo el cuadro
35 combinado.
· Filas en lista: Nos permite especificar cuántas filas podemos a la vez
mostrar en la lista desplegable. Por defecto, la opción es 8.
· Limitar a la lista: Si está activada la opción sí, únicamente te permitirá
introducir valores mostrados en la lista desplegable.
40
2 trabajo en hoja de datos

45 · Ocultar y Mostrar Columnas: En vista hoja de datos de un objeto,
podemos ocultar alguna de las columnas de la hoja de datos, lo cual permite
01 ver los datos que se deseen, es muy útil cuando son muchos los datos que
contiene la tabla de datos.
Para ocultar columnas, los pasos son:
· Seleccionar con el ratón las columnas que desees ocultar
05 · Abrir el menú formato y seleccionar ocultar columnas.
· Si lo que quieres es volver a mostrar las columnas que has ocultado
anteriormente:
· Abre el menú formato y selecciona la opción mostrar columnas.
· En el cuadro de diálogo mostrar columna, se puede activar o desactivar
10 (ocultar o mostrar) cualquiera de los campos de la tabla.
· Inmovilizar y liberar columnas: Cuando tenemos un excesivo número de
campos en una tabla, se plantea el problema de visualizarlos todos. Para ello
debemos trasladarnos por el ancho de la tabla.
Access nos ofrece la posibilidad de anclar o fijar algunos campos para que
15 nos sirvan de referencia.
En nuestra tabla CLIENTES, podemos poner como ejemplo el campo APELLI-
DOS.
Lo que pretendo es que, al moverme a lo ancho de la tabla, hacia la derecha,
siempre aparezca visible el campo apellido.
20 · Sitúate en el campo en la etiqueta del campo APELLIDOS hasta que apa-
rezca una flecha negra hacia abajo.
· Pulsa el botón izquierdo del ratón para seleccionar el campo.
· Despliega el menú formato y la opción inmovilizar columnas. Obser-
vas como APELLIDO se ha situado en la parte izquierda de la tabla.
25 · Si te desplazas por la tabla, podrás comprobar que queda inmovilizado
el campo APELLIDO, mientras el resto de los campos se van desplazando.
· Si quieres deshacer esta opción, debes liberar de nuevo el campo. Acu-
de al menú formato y selecciona liberar todas las columnas.
· Vuelve a desplazarte por la tabla, comprobarás que ahora se desplazan
30 todos los campos de la tabla, incluido el campo NOMBRE.
3 formato de la hoja de datos

35 Si estás en vista hoja de datos de una tabla, consulta o formulario, puedes
modificar su apariencia accediendo al menú formato y eligiendo la opción
hoja de datos. Te aparece una ventana en la que se escoge la apariencia de
las celdas.
· Bajo relieve da una apariencia de profundidad de las celdas.
40 · Con relieve, las celdas parece que sobresalen un poco sobre la super-
ficie del fondo.
· Sin relieve te da la posibilidad de quitar o introducir las líneas de cuadrí-
cula.
45 Un poco más abajo, eliges un tipo de línea determinado, por ejemplo borde
de la hoja de datos, y, a la derecha, seleccionas el tipo de línea que deseas.
01
05
10
15
Figura 03 Formato Hoja de datos

20
Para modificar el ancho y alto de las celdas con exactitud, se acude a forma-
to ancho de columna y alto de fila y especificar el valor que se desee.
25
4 buscar datos
En cualquier objeto en vista hoja de datos (o vista formulario, en los For-
30 mularios), podemos buscar datos a lo largo de filas y columnas.
Sitúate en un campo.
Despliega el menú edición y elige la opción buscar, o bien el botón corres-
pondiente en la barra de herramientas.
35
40
45
Figura 04 Buscar y Reemplazar

01 Sitúate en la celda buscar en la ventana que te aparece. Escribe el dato a

buscar.
Haz clic en buscar primero y observa cómo se resalta el contenido de uno
de los registros, que es el que contiene el valor que tú has elegido.
05 Para continuar la búsqueda, pulsa el botón siguiente, se irán marcando cada
uno de los registros que cumplan el criterio. Al llegar al final de la búsqueda,
nos informará con un mensaje en pantalla..
10
5 remplazar datos
Esta opción te permite localizar un dato y remplazarlo por otro.
· Sitúate en el campo correspondiente, despliega el menú edición y selec-
ciona reemplazar.
15 · Sitúate en el cuadro buscar y teclea el texto a cambiar.
· Sitúate en el cuadro a la derecha de reemplazar por y teclea el texto
nuevo.
· Pulsa reemplazar todos.
20
6 imprimir
Cualquier objeto de Access 2000 se puede imprimir. Sin embargo, debo
recordarte que hay un tipo de objeto especialmente indicado para ser impre-
25 so, se trata de los Informes.
De todas formas, si quieres imprimir algún otro tipo de objeto, sigue estos
pasos.
6.1 configuración de impresión

30
Para establecer las características relativas a la impresión:

· Abre el menú archivo y selecciona la opción configurar página.
· La pestaña márgenes establece los márgenes de la copia impresa, así
como si queremos los encabezados.
35 · La pestaña página establece la orientación de la misma, el tipo de papel
y la impresora
· Presentación preliminar: La presentación preliminar muestra en pantalla
los datos tal y como aparece en la copia impresa.
· Selecciona la tabla a imprimir: Abre el menú archivo y selecciona la
40 opción visión preliminar, o bien el botón de la barra de herramientas en
la forma de hoja.
En la ventana, los datos pueden resultar ilegibles.
Para aumentar el tamaño de la visión, puedes utilizar el puntero del ratón en la
45 zona que quieres aumentar y pulsar con el botón izquierdo del ratón para
disminuir de nuevo su tamaño.
01
6.2 impresión
Abre el menú archivo y selecciona la opción imprimir, o el botón de la barra
05 de herramientas en forma de impresora. Aparecerá la ventana de impresión.
En el cuadro rango de Impresión podemos seleccionar los campos que
vamos a imprimir.
10
15
20
Figura 05 Ventana Imprimir

25
También puedes indicar el número de copias.

Pulsa el botón de imprimir.
30
7 índices
Una base de datos utiliza índices para la clasificación de su contenido. Gra-
cias a los índices podemos ordenar una base de datos de modo que, al añadir,
35 borrar o modificar datos de la base, ésta se reorganiza automáticamente.
Físicamente, los registros se graban por orden de llegada, según se introdu-
cen. Por ello, ordenar físicamente la tabla podría ser resultar muy lento y
poco práctico, ya que el ordenador debería intercambiar los datos de los
registros hasta haberlos ordenado completamente. Esta operación conlleva
40 mucho tiempo y trabajo para la máquina.
Con los índices, podemos tener una tabla ordenada sin necesidad de cambiar
los registros de lugar, ya que cuando se pida un listado de alguna forma,
Access seguirá el orden marcado por el índice y no por el de la tabla.
45 Hay que hacer una matización. Si se crea un índice sobre un campo clave, los
datos de ese campo no se repiten y no hay problema. Pero, si el índice se
01 crea sobre un campo cualquiera que pueda repetirse en algún otro registro de
la tabla, nos encontraremos con el problema de que Access no ordenará
esos datos idénticos, sino que los situará juntos, en registros continuos pero
en el mismo orden en el que ya estaban, sin clasificarlos.
05 Cuando esto ocurre, es necesario elegir un segundo campo por el que se
indexará la tabla.
7.1 creación y edición de índices

10 En caso de que la tabla tenga únicamente un campo según el cual deben
ordenarse sus datos, sólo será necesario utilizar la propiedad Indexado del
campo por el que se desea ordenar.
Por ejemplo, si nuestra tabla CLIENTES se va a ordenar por apellidos, selec-
cionaremos el campo que lleva ese mismo nombre y, en sus propiedades,
15 activaremos indexado con la opción sí (con duplicados), ya que es de espe-
rar que algunos registros puedan repetirse. En este caso, ya no es necesario
nada más, puesto que la tabla se ordenará de forma automática por apelli-
dos.
Sin embargo, si la tabla debe utilizar más de un campo para la ordenación,
20 deberemos recurrir al botón índices de la barra de herramientas, o a la op-
ción índices del menú ver para crear un índice con múltiples campos.
· En la pantalla que nos aparece, teclea el nombre que identificará al índice
en la cuadrícula NOMBRE DEL ÍNDICE.
· En la columna NOMBRE DE CAMPO estableceremos, por orden, los cam-
25 pos por los que se debe ordenar.
· En la columna ORDEN, indicaremos si la clasificación se hará ascendente
(de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A).
30
8 filtro y ordenación de campos
Cuando llevemos un tiempo usando nuestra base de datos, es posible que
clase 5 tengamos en una tabla un número muy grande de registros. Con los filtros,
podemos seleccionar aquellos registros que queremos ver en cada momento
35 concreto.
· Filtro por entrada: Abre la tabla que quieres filtrar, por ejemplo CLIEN-
TES. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte del
campo que quieres utilizar para el filtrado, por ejemplo, APELLIDOS. Intro-
duce un valor en el cuadro filtrar por y pulsa intro. Por ejemplo, si
40 queremos ver sólo los CLIENTES cuyo apellido empiece por M, escribire-
mos la expresión “M*”. Sobre las expresiones de filtrado de datos, vamos
a hablar más adelante.
· Filtro por selección: Abre la tabla que quieres filtrar. Localiza el regis-
45 tro y el campo que contienen un ejemplo del dato que quieres que Access
filtre, por ejemplo, en la tabla. Selecciona la parte del campo que quieres
01 que los registros filtrados contengan. En el mismo ejemplo que pusimos

para el filtro POR ENTRADA:
· S i quieres que aparezcan todos los apellidos MARTÍNEZ de tu campo
apellidos, selecciona el campo entero en cualquier registro en el que
05 aparezca MARTÍNEZ o sitúa el cursor en él
· Si quieres que se filtre una parte del campo, por ejemplo, todos los
apellidos que empiecen por MA, o acaben por EZ, selecciona la parte
que cumple el criterio.
Para ver los registros que cumplan las condiciones del filtro, haz clic sobre
10 el botón filtro por selección de la barra de herramientas, o ejecuta el
comando filtro de selección del submenú filtro del menú registros, o
haz clic con el botón derecho del ratón sobre el campo y ejecuta el co-
mando filtrar por selección. Para mostrar sólo los registros que tienen
los valores de campo que no coinciden, haz clic con el botón derecho del
15 ratón sobre el campo y ejecuta filtro excluyendo la selección.
· Quitar o volver a aplicar un filtro: Haz clic sobre el botón quitar filtro
de la barra de herramientas. Si volvemos a hacer clic sobre este botón,
aplicaremos de nuevo el filtro. Para eliminar definitivamente el filtrado, haz
clic sobre el botón derecho del ratón sobre cualquier dato del campo y
20 ejecuta quitar filtro u orden. Esta opción está también en registros.
· Filtrar por formulario: Este tipo de filtro, nos permite diseñar filtros
complejos dentro de una cuadrícula en la que aparecen todos los campos
de la tabla o formulario a filtrar. Rellenando los huecos en blanco que nos
aparecen debajo de los nombres de los campos, podemos establecer
25 diferentes criterios de búsqueda en un mismo filtro.
· Abre la tabla que quieres filtrar, por ejemplo CLIENTES
· Ejecuta el comando filtro por formulario, situado en la barra de
herramientas, a la derecha del icono filtro por selección
· Escribe, debajo de nuestro campo APELLIDOS la palabra MARTÍNEZ.
30 Debajo de CIUDAD, escribe MADRID. Cuando ejecutemos el filtrado,
Access nos mostrará todos los CLIENTES que se apelliden MARTÍNEZ y
que sean de MADRID.
Si además de este filtro, añadimos otro pulsando la etiqueta or, que apa-
rece debajo de la cuadrícula de filtrado, filtraremos registros que cumplan
35 una u otra condición. Por ejemplo, si pulsamos la etiqueta or y escribimos
el apellido GÓMEZ y la ciudad SEVILLA, el filtro nos dará como resultado
todos los MARTÍNEZ de MADRID y todos los GÓMEZ de SEVILLA.
40
9 ejercicios
Rellena tus tablas con el contenido de las imágenes expuestas a conti-

45 nuación. Ensaya distintos filtros por selección y distintos formatos de la
vista hoja de datos, finalmente, imprime los datos.

01
05
10
15
20
25
30
35
40
45
Figuras 06, 07, 08, 09 y 10 De Arriba a Abajo: Tabla VENTAS, Tabla Cliente, Tabla CocheS, Tabla
Comerciales, y Tabla Marcas

01
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45

4 filtros avan-
zados e folla
secundaria
© PC Carrier
de datos
01
clase 6
1 filtro u orden avanzado
05 Para establecer criterios de filtrado complejos, debemos utilizar la opción
filtro u orden avanzado.
· Abre la tabla, consulta o formulario a filtrar.
· Ejecuta el comando filtro u orden avanzado del submenú filtro, del
menú registros.
10 · Arrastra el nombre de los campos que van a servir como elemento de
filtrado desde el cuadro de lista superior hasta la cuadrícula inferior.
· Selecciona ascendente o descendente en la fila ORDEN.
· Anota el criterio de filtrado que desees en fila CRITERIOS.
· Cuando quieras ejecutar el filtro, haz clic sobre el botón aplicar filtro u
15 ordenar del menú filtro
2 operadores y expresiones
20 =Pérez o “Pérez”. Si ponemos esta expresión en los criterios del campo
apellido, sólo nos mostrará los registros que tengan como apellido Pérez.
>5000 Sólo mostrará los registros que tengan mayor valor que 5000
<5000 Mostrará los registros que no lleguen a 5000
Podemos establecer criterios de este estilo con campos tipo texto, por ejem-
25 plo:
>=“m”. Muestra los registros a partir de la letra M.

01 <>“m”. Distinto de. Nos mostrará todos los registros que no comiencen por
M.
Entre 15 Y 25. Mostrará todos los registros entre estos dos números.
En (L,M,N). Mostrará todos los registros que empiecen por M, L o N.
05 Es Nulo. Mostrará los registros que tengan vacío el campo en donde haya-
mos puesto este criterio.
No es Nulo. Mostrará todos los registros que tengan algún valor en el cam-
po con este criterio y no seleccionará los vacíos.
>A Y <G. Mostraría los registros que tuvieran en el campo filtrado datos que
10 empezaran con B, C, D, E y F.
>[Precio Unidad]. En este ejemplo, tomamos como argumento, no un dato
escrito por nosotros, sino el valor de otro campo. Nos daría todos los regis-
tros cuyo valor en el campo con criterio fuese mayor a otra cantidad situada
en otro campo llamado PRECIO UNIDAd. Observa que para tomar como ar-
15 gumento un campo, tenemos que encerrarlo entre corchetes.
O “M” O “N”. Muestra los registros que empiecen por una de las dos
letras. Si introduces el operador lógico “O”, se mostrarán los registros que
cumplan alguna de las operaciones expresadas.
>500 Y <700. Cuando escribimos el operador “Y”, se muestran los registros
20 que cumplan los dos criterios anotados. En el ejemplo, recibiríamos los regis-
tros que fuesen mayores de quinientos y menores de setecientos.
Recuerda también que puedes usar caracteres comodín para establecer la
sintaxis de un criterio. Me refiero, básicamente al signo “?”, que equivale a un
carácter cualquiera; y “*”, que equivale a un grupo cualquiera de caracteres.
25 # equivale a cualquier dígito numérico.
Entre Fecha () Y Fecha()-30. Fecha de entre los últimos 30 días.
>AgregFecha(“m”,1,Fecha()). Fechas no superiores a un mes “m” desde
la fecha actual.
<AgregFecha(“aaaa”,-1,Fecha()). Fechas anteriores a hace un año.
30 Negado “Pedro”. Nos mostrará todos los registros que no tengan en el
campo del criterio el contenido PEDRO.
3 criterios avanzados
35
En un campo de tipo numérico, no se puede incluir ningún signo de moneda o

el punto indicativo de unidades de millar.
En un campo de fecha / hora, el orden de izquierda a derecha para el día,
mes, año; debe coincidir con la orden definida en la lengüeta Fecha del cua-
40 dro de diálogo propiedades de configuración regional en el Panel de control
de Windows.
En un campo de tipo texto, podemos introducir el texto que estamos buscan-
do tanto en letras mayúsculas como en minúscula. Pon comillas alrededor de
45 los textos que incluyan espacios, signos de puntuación u operadores de Access.
En un campo tipo Memo, probablemente prefiramos utilizar el comodín aste-
01 risco para buscar los textos incrustados en el campo.

En un campo sí / no, introduce 1, verdadero o activado para la opción sí.
Para la opción no, utiliza 0, no, falso o desactivado.
05
4 hoja secundaria de datos

Una hoja secundaria de datos es una nueva característica de Access 2000
que nos permite ver los registros relacionados de una tabla en la vista hoja de
10 datos.
Por ejemplo, cuando la tabla CLIENTES de nuestra base de datos está en la
vista hoja de datos, podemos utilizar las hojas de datos secundarias para ver
los registros de la tabla VENTAS para cada uno de los CLIENTES.
Cuando una tabla mostrada en vista hoja de datos está relacionada con otra
15 tabla, Access incluye automáticamente una columna de botones de expan-
sión justo a la derecha de los selectores de registro. Para abrir la hoja secundaria
de datos del registro actual, todo lo que tenemos que hacer es hacer clic
sobre el botón expandir, el que muestra un signo más, en un registro deter-
minado. Se abrirá una ventana de registros relacionados justo debajo del
20 registro.
25
30
Figura 01 Hoja de datos Secundarios
35
Cuando la tabla abierta en la vista hoja de datos está relacionada con más de
una tabla, se abrirá un cuadro de diálogo insertar una hoja secundaria de
datos, en la que elegiremos la tabla o consulta que contenga los registros
relacionados que deseamos ver.
40 Si la tabla en la que estamos trabajando no tiene ninguna tabla relacionada,
podemos incluir alguna hoja secundaria de datos, pero en este caso debemos
acudir al menú insertar.
Para cerrar una hoja secundaria de datos, debes hacer clic sobre el botón
45 contraer, que señala un signo menos en el registro que contiene la tabla
secundaria.
01 Podemos abrir todas las hojas secundarias de datos para una misma tabla.
· Ejecuta el comando expandir todo, del menú hoja secundaria de da-
tos, del menú formato.
· Cuando están abiertas todas las hojas secundarias de datos para una
05 tabla, podemos cerrarlas todas a la vez seleccionando el submenú hoja
secundaria de datos del menú formato, seguidamente, tienes que ejecu-
tar el comando contraer todo.
· Si quieres quitar los botones expandir de la hoja de datos, ejecuta el
comando quitar del submenú hoja secundaria de datos del menú for-
10 mato.
· Si quieres quitar la hoja secundaria de datos permanentemente, cierra la
ventana de la hoja de datos principal y pulsa sobre el botón sí cuando
Access te pregunte si deseas guardar los cambios realizados a la estructu-
ra de la tabla.
15
20
25
30
35
40
45

5 consultas
© PC Carrier
A
01 hora ya sabemos como almacenar y estructurar la información en
clase 7 tablas. Sabemos que, una vez relacionadas las tablas entre sí, po
demos acceder a datos de varias tablas a la vez. Podemos ver sólo
los campos que queramos, por el orden que queramos. También podemos
05 hacer cálculos sobre nuestros datos, incluso, crear nuevas tablas.
Pero, ¿Cómo hacerlo? Para responder a esta pregunta se desarrolla este
capítulo, que describe un nuevo tipo de objetos: Las Consultas.
Una consulta es la respuesta que nos da Access a una pregunta que le haga-
mos sobre el contenido de una o varias tablas. Imagínate que quiero saber
10 todas las VENTAS que he hecho de un coche determinado en un periodo de
tiempo. Para que Access me dé estos datos, debo elaborar una consulta.
Las ventajas que tenemos con respecto a un filtro de registro son varias:
· Con la consulta, podemos filtrar campos de varias tablas
· Podemos también crear campos calculados.
15 · Tenemos la oportunidad de preguntar al usuario por un criterio o varios
en la misma consulta.
· En las consultas, solo aparecen los campos que nosotros queramos.
· Podemos hacer operaciones de resumen (suma de registros, registros
mínimo y máximo, etc).
20 · Podemos eliminar o actualizar datos.
1 tipos de consulta
25 · Consultas de selección: Es el tipo más común. Nos permite seleccionar
registros, crear nuevos campos calculados y resumir nuestros datos. A dife-

01 rencia de un simple filtro, la consulta de selección nos permite consultar más

de una tabla, crear nuevos campos calculados, resumir y agrupar nuestros
datos y seleccionar qué campos mostrar u ocultar.
· Consultas de tablas de referencias cruzadas: Agrupa datos en catego-
05 rías. La diferencia entre este tipo y el anterior es que en este tipo de consulta,
los encabezados de columna se generan a partir de información contenida en
tablas o consultas.
· De Acción: A diferencia de todas las anteriores, que sólo muestran infor-
mación, las consultas de acción realizan modificaciones sobre la información.
10 Pueden eliminar archivos, introducirlos en tablas nuevas, etc. Se dividen en:
· De eliminación: Eliminan registros de una o más tablas, siempre que
estén unidas mediante relaciones y tengan activada la propiedad Eliminar
en Cascada los campos relacionados (Ver en este mismo manual, el apar-
tado sobre relaciones).
15 · De actualización: Modifican los datos de un campo de acuerdo con
unos criterios determinados.
· Consultas de creación de tablas: Gracias a este tipo de consultas, pode-
mos hacer que una parte o incluso la totalidad de los datos contenidos en una
tabla sirvan para crear una nueva tabla que los contenga.
20 · Consulta de datos anexados: Es igual que la anterior salvo en una dife-
rencia. En consultas de creación de tablas, creamos una nueva tabla. En
consulta de datos anexados, añadimos registros a una tabla ya existente
25
2 creación de una consulta de selección
Crear y gestionar una consulta de selección es tarea sencilla siguiendo estos
pasos que te muestro de seguido:
· Haz clic sobre la flecha desplegable situada junto al botón nuevo objeto
30 de la barra de herramientas (el segundo por la derecha) y ejecuta el co-
mando consulta. También puedes hacer clic sobre el botón consultas de
la ventana de base de datos y luego elegir el botón nuevo.
· Haz doble clic sobre vista diseño en el cuadro de diálogo nueva con-
sulta. Por defecto, estaremos diseñando una ventana de diseño de una
35 consulta de selección. También se muestra la ventana mostrar tabla.
· En mostrar tabla, haz clic sobre el nombre de la tabla cuyos campos
vayan a formar parte de la consulta y pulsa agregar. Repite la operación
para todas las tablas que tengan campos dentro de la consulta.
· Si quieres que la consulta te muestre todos los campos de una tabla, haz
40 clic sobre el asterisco y aparecerá toda la tabla en una sola columna.
· Haz clic en cerrar para continuar con el diseño de la consulta.
Puedes seleccionar varias tablas al mismo tiempo en mostrar tablas: selec-
ciona las tablas manteniendo la tecla control pulsada. Si las tablas están una
45 al lado de la otra, podemos seleccionar manteniendo la tecla shift pulsada.
Como has podido ver, también podemos hacer consultas sobre campos de
01 otras consultas eligiendo la pestaña consultas. Las tablas o consultas selec-

cionadas para la consulta, aparecerán en la parte superior de la ventana de
diseño de la consulta. También aparecerán las líneas de relación que las unen.
Recuerda que las relaciones entre tablas son las que permiten manejar infor-
05 mación de varias tablas a la vez. Conviene que compruebes que las tablas
están bien relacionadas.
Si introduces alguna tabla en el diseño de la consulta pero no utilizas ninguno
de sus campos, lo más probable es que no funcione tu consulta.
Como he dicho, por defecto, estamos creando una consulta de selección. Si
10 queremos crear otro tipo de consulta, hacemos clic sobre la lista desplegable
situada junto al botón tipo de consulta de la barra de herramientas y esco-
gemos el tipo de consulta que queremos. En nuestro caso, dejaremos
seleccionada la opción de consulta de selección.
· Haz doble clic sobre los campos que quieres mostrar en la consulta. Irán
15 apareciendo en la parte inferior de la ventana de diseño de consultas, por
el mismo orden en el que tú los hayas introducido Puedes hacer lo mismo
arrastrando los campos desde el área de tablas hasta la cuadrícula inferior
(llamada QBE). Puede ocurrir que te interese introducir un nuevo campo
entre dos campos ya introducidos. En este caso tendrás obligatoriamente
20 que arrastrar el nombre del campo hasta la columna de la cuadrícula QBE
en que deseemos situarlo. Cuando sueltes el ratón, verás que ha despla-
zado el resto de campos hacia la derecha, y el nombre del campo que has
arrastrado hasta la fila CAMPO queda en dicha columna.
También se puede ejecutar el comando insertar columna del menú edi-
25 ción y a continuación arrastrar el campo hacia su nueva posición
· Para eliminar un campo, puedes hacer clic en el campo que nos interesa
eliminar y ejecutar la opción eliminar columna del menú edición.
· Finalmente, para comprobar el resultado de una consulta, haz clic en el
botón ejecutar, es el signo de exclamación de la barra de herramientas.
30 · Cuando cierres por primera vez una consulta, al igual que las tablas,
Access2000 te pedirá un nombre para ella. Ponle el nombre que quieras
y pulsa aceptar. La consulta quedará guardada.
· Para quitar todos los elementos de la cuadrícula QBE, debes ejecutar el
comando borrar cuadrícula del menú edición. Piénsatelo bien, pues esta
35 operación no se puede deshacer.
· Para ver de qué tabla es cada campo de la cuadrícula QBE o para
ocultar esa información, debes ejecutar el comando nombres de tabla
en el menú ver. También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón
sobre la cuadrícula y ejecutar nombres de tabla.
40 · Para añadir tablas a la ventana de diseño de la consulta, haz clic sobre el
botón mostrar tabla de la barra de herramientas. También puedes hacer
clic con el botón derecho del ratón sobre un lugar vacío del área de las
tablas y seleccionar la opción mostrar tablas.
45 · Para quitar una tabla de la ventana de diseño de la consulta, haz clic
sobre la tabla y a continuación pulsa la tecla supr.
01
3 opciones de filtrado de datos

05 · Orden: En la cuadrícula QBE, puedes ver una fila de celdas dedicadas al
orden en que queremos que aparezcan nuestros registros.
Si elegimos sin orden, los registros aparecerán tal y como aparecen en la
tabla correspondiente. Si optamos por ascendente, aparecerán ordenados
de menor a mayor bien alfabética o numéricamente. La opción descendente
10 nos ordena de mayor a menor.
Debemos tener en cuenta que si introducimos el orden a más de un campo, el
orden dominante será el situado más a la izquierda
· Mostrar: La fila que aparece debajo de orden nos permite seleccionar qué
campos van a estar visibles cuando ejecutemos la consulta. Cuando introdu-
15 cimos un campo en la cuadrícula, Access2000 nos lo muestra seleccionado
por defecto.
20
25
Figura 02 Consulta Entre Y
30
· Criterios: En esta fila, podemos elaborar expresiones para ordenarle a

Access que nos enseñe unos registros y otros no. Hasta ahora, hemos selec-
cionado y ordenado campos. Ahora nos toca seleccionar registros. Recuerda
que puedes incluir más de un criterio de filtrado en un campo, o que podemos
35 introducir en una misma consulta criterios en distintos campos.
Las expresiones válidas para criterios de selección en una consulta son las
mismas que para el filtrado. Te recomiendo, por lo tanto, que repases el
apartado dedicado a los filtros.
3.1 consultas con parámetros. preguntar al usuario

40
Supón que quiero hacer una consulta que me dé distintos registros según
unos datos variables. Por ejemplo, quiero tener la posibilidad de acceder a
45 los registros de CLIENTES por apellidos. Lo que vamos a estudiar ahora, hará
que Access 2000 te pregunte por un apellido determinado cada vez que uses
01 esa consulta, haciendo, por tanto, un filtrado distinto.

La Consulta se elabora de la misma forma que hemos visto en apartados
anteriores. Por ejemplo, pon todos los datos de tu tabla CLIENTES. La dife-
rencia está en que en donde pongas el campo APELLIDOS, tendrás que poner
05 como criterio lo siguiente:
[Introduzca los apellidos].
Si ejecutas la consulta, verás que antes de que aparezca ningún registro, en-
10 contrarás una ventana en la que se lee INTRODUZCA LOS APELLIDOS, es decir, la
leyenda que hemos introducido nosotros entre corchetes. Para ejecutar la
consulta, introduce unos apellidos concretos. Se mostrarán sólo los registros
correspondientes a los registros de tu elección.
15
20
Figura 03 Consultas Parámetros

25
Lo que ha hecho Access es buscar el campo INTRODUZCA SUS APELLIDOS,

como no lo ha encontrado, pregunta al usuario el significado de una expre-
sión que no conoce.
30
3.2 campos calculados

En una consulta, podemos crear campos nuevos, cuyo valor sea el cálculo
entre unos operadores que pueden ser constantes u otros campos.
35 Por ejemplo, imagina que en tu tabla COCHES” tienes un campo que señala el
valor unitario de cada registro. En tu tabla VENTAS tienes un campo UNIDADES
VENDIDAS. En ninguna de las dos tablas aparece el precio real, tenemos que
crear un campo calculado en una consulta
Crea una consulta en la que aparezcan los datos del producto y de la venta.
40 En la ventana de diseño de consulta, escribe un nombre de campo nuevo,
que no coincida con ninguno de los que tienes.
Después de darle nombre, añádele dos puntos y la siguiente expresión.
IMPORTE TOTAL: [PRECIOUNITARIO]*[UNIDADES VENDIDAS]
45 El valor de ese campo es precisamente ese, la multiplicación de los dos cam-
pos. También podemos hacer un campo calculado con una constante.
01
05
10
Figura 04 Campos Calculados
15
Imagínate que quiero añadir el IVA

IVA: [IMPORTE TOTAL]*0.16.
20
4 ejercicios
Elabora las siguientes consultas:

· VENTAS por Coche
25 · VENTAS por período de tiempo.
· VENTAS por cliente y período de tiempo.
· VENTAS por cliente.
· VENTAS por comercial.
· VENTAS por marca.
30 · CLIENTES por coche.
· Comercial por venta
· Cliente por venta.
· CLIENTES por provincia
·VENTAS por tipo de motor
35
40
45

6 consultas
avanzadas
© PC Carrier
01
clase 8
1 cálculos sobre registros de una tabla
05 Ahora vamos a ver cómo crear consultas que realicen cálculos sobre todos o
parte de los registros de una tabla.
Puedes utilizar este tipo de consultas, por ejemplo, para saber cuántos CLIEN-
TES tienes, para obtener el precio medio de los artículos que tienes en almacén,
el valor máximo de los registros que cumplan una condición, etc.
10 Vamos a empezar por algo realmente sencillo: contar la cantidad de CLIEN-
TES que tenemos:
· Crea una nueva consulta utilizando la tabla CLIENTES.
· Añade a la cuadrícula QBE el campo CÓD DE CLIENTE y el campo APE-
LLIDOS
15 · Guarda la consulta con el nombre Nº de CLIENTES.
La forma de indicarle a Access que deseamos crear una consulta de totales
es ejecutar el comando ver totales o hacer clic en el botón totales. Des-
pués de ejecutar este comando, aparece una nueva fila en la cuadrícula QBE,
que recibe el nombre de fila de totales o fila TOTAL.
20 · Selecciona CUENTA en la casilla correspondiente del campo CÓD DE
CLIENTE.
Si ejecutas esta sencilla consulta, aparecerá un número. Ese número debe
corresponder a la cantidad total de clientes registrados.
Si en esta consulta quieres que aparezcan otros campos, puedes hacerlo. La
25 opción agrupar por, te permitirá que la operación, en nuestro ejemplo la
cuenta, se haga por subtotales: Si al lado de CÓD DE CLIENTE, insertas el

01 campo CIUDAD, y le añades en TOTA-

LES la opción agrupar, contará los
clientes de cada ciudad distinta. .
Otras operaciones que podemos ha-
05 cer con varios registros son:
· Promedio: Presenta la media de
los valores de un campo.
· Min: Nos presenta el valor míni-
mo de un campo Figura 01 Consulta Totales
10 · Máx: Nos presenta el valor máxi-
mo que contiene un campo.
· Suma: Muestra la suma de los valores de un campo.
· DesvEst: Calcula la variación estándar de los valores de un campo.
· Var: Muestra la varianza de los valores de un campo.
15 · Primero: Muestra el valor existente del primer registro de un campo
determinado.
· Último: Valor existente en un campo del último registro grabado
· Dónde: Debes usar esta opción de totales en aquellos campos que in-
cluyas en la consulta que tengan un criterio de selección que por los que
20 no quieras agrupar.
· Expresión: Utiliza esta opción si vas a diseñar la operación de resumen
como un campo calculado.
25
2 consultas de tabla de referencia cruzada
Cuando ejecutamos una consulta, o vemos una tabla en vista hoja de datos,
observamos que en la parte superior de la tabla nos aparecen los nombres de
los campos. Pues bien, con las consultas de Tabla de Referencia Cruzada,
30 los encabezados de columna no se generan a partir de los nombres de cam-
pos, sino a partir de información contenida en algún campo.
Supón que queremos ver el nombre de los clientes, el importe de su compra
y el mes en el que ha realizado el pedido. En una consulta de selección senci-
lla, introduciríamos el primer campo mencionado, correspondiente a la tabla
35 CLIENTES, y los otros dos, correspondientes a la tabla VENTAS. Al ejecutar la
consulta, aparecerán tres columnas correspondientes a los tres campos.
Con una consulta de tabla de referencia cruzada, puedo hacer que esos mis-
mos datos se presenten de otra forma. Por ejemplo, que en la fila donde
antes estaban los nombres de los tres campos, aparezca una columna para el
40 campo NOMBRE y luego tantas columnas como meses hay. En las celdas de
cada columna, podremos ver las ventas de cada mes.
· Comienza en la ventana de diseño de la nueva consulta y pon los campos
correspondientes. Puedes incluir criterios de búsqueda si quieres.
45 · Haz clic sobre la flecha desplegable situada junto al botón tipo de con-
sulta, de la barra de herramientas y ejecuta consulta de tabla de
01 referencias cruzadas del menú consulta.

· Selecciona encabezado de fila en la celdilla tabla de referencia para el
campo NOMBRE.
· En el campo MES, elige la opción encabezado de columna. Por supues-
05 to, aquí sólo se permite un campo. Debe tener la expresión agrupar por
en su celdilla total
· Selecciona valor en la celdilla tab ref cruz para el campo IMPORTE.
· Selecciona en la celdilla sin mostrar en la opción tab ref cruz para
aquellos campos a agrupar por campos adicionales sin mostrarlos en los
10 resultados.
· Ejecuta la consulta para ver los resultados.
3 consultas de actualización
15
Nos sirven para modificar los valores de los registros muy rápidamente. Ima-
gínate que queremos subir el precio unitario de todos nuestros coches de
marca Polsvaquen en un seis por ciento.
· Selecciona consulta de actualización.
20 · Añade los campos en la tabla QBE, tanto los que queremos actualizar
como los que nos van a servir de
criterio. En nuestro caso, introdu-
ciremos el campo PRECIO UNITARIO
y el campo MARCA. En MARCA, se-
25 leccionamos como criterio
POLSPAQUEN
· Escribe un nuevo valor para el
campo en la celdilla actualizar para
cada campo a modificar, en nues-
30 tro caso, PRECIO UNITARIO. En
nuestro caso, escribiremos la expre-
Figura 02 Consulta de actualización
sión [precioUnitario]+2000.
35
4 consultas de eliminación
Este tipo de consultas sirve para eliminar registros de una o más tablas, siem-
pre que las tablas estén unidas mediante relaciones, y tengan activada la
propiedad eliminar en cascada los campos relacionados.
40 · Haz clic sobre la opción consulta de eliminación.
· Añade los campos que vayas a utilizar para seleccionar registros especí-
ficos, y establece los criterios para seleccionar los registros que deseas
eliminar. Si estás consultando varias tablas que tienen una relación de uno
45 a uno, haz doble clic sobre el asterisco (*) de cada tabla de la que quieres
eliminar registros.
01 · Observa los resultados de la consulta en vista hoja de datos” para ver

si lo que has seleccionado es lo que de verdad quieres eliminar.
· Regresa al diseño de la consulta y haz clic sobre el comando ejecutar de
la barra de herramientas.
05 · Cuando te pida confirmación acerca del número de registros que serán
eliminados, haz clic sobre sí, si quieres continuar con el procedimiento de
eliminación.
Un ejemplo
10 Si queremos eliminar todas las VENTAS de hace más de dos años de
antigüedad, introduce la tabla VENTAS.
En vez de seleccionar un campo para la cuadrícula QBE, haz doble clic
sobre su asterisco.
En la celda “Eliminar”, debe aparecer la opción “Desde”. Introduce en la
15 QBE, el campo Fecha.
En la celda “Eliminar”, debe aparecer la opción Dónde, pues vamos a
especificar un criterio.
En la celda criterio escribe, por ejemplo, <Ahora()-730.
Le estamos mandando a Access que elimine los registros enteros de la
20 tabla VENTAS, cuya fecha sea 730 días anterior a la fecha actual.
5 consultas con tablas relacionadas

25
Si no hemos establecido eliminaciones en cascada y queremos eliminar regis-

tros de varias tablas, las cuales están involucradas en una relación Uno a
Varios, necesitaremos ejecutar dos consultas de eliminación de la forma si-
guiente:
30 · Haz clic en la flecha desplegable situada junto al botón tipo de consulta
de la barra de herramientas en la ventana de diseño de la consulta y segui-
damente selecciona consulta de eliminación, como ya hicimos en el
apartado anterior.
· Añade las tablas que deseas utilizar en la consulta.
35 · Arrastra el campo o campos que quieres usar como criterios de selec-
ción y define de forma habitual los criterios de la tabla en el lado uno de la
relación.
· Haz doble clic sobre el asterisco de la tabla, o tablas del lado varios de
la relación.
40 · Examina previamente la consulta y ejecútala de manera habitual. De esta
forma, se eliminan los registros en el lado varios de la relación.
· Regresa a la ventana de diseño de la consulta y elimina de la ventana
todas las tablas del lado varios.
45 · Examina previamente la consulta restante en la tabla del lado uno y eje-
cútala de nuevo.
01
6 consulta de datos anexados

05 En este caso no queremos eliminar las VENTAS antiguas, sino enviarlos a una
tabla distinta. Crea una tabla idéntica a VENTAS.
· Ponle de nombre VENTAS ANTIGUAS.
· Crea una consulta en la que abres la tabla VENTAS y la introduces en la
cuadrícula QBE. Para ello, recuerda que debes hacer doble clic sobre su
10 asterisco. En la cuadrícula anexar a, escribe VENTAS ANTIGUAS.
· Introduce el campo fecha y escribe el mismo criterio que habíamos utili-
zado en el ejemplo de consulta de eliminación.
· Cuando ejecutes la consulta, los registros de VENTAS anteriores a dos
años con respecto a la fecha actual, pasarán a la tabla VENTAS ANTIGUAS.
15
7 ejercicios
20 Haz tres consultas de eliminación. En una, eliminarás las VENTAS de más

de tres años de antigüedad. En otra, eliminarás los modelos obsoletos.
Finalmente, en la tercera, eliminarás a los comerciales que ya no traba-
jen con la empresa.
25
Haz una consulta que establezca el precio de una venta más el IVA.
Luego, haz todas las consultas de totalesposibles con ese campo cal-
culado (máximos, mínimos, etc.)
30
35
40
45

01
05
10
15
20
25
30
35
40
45

7 formularios
© PC Carrier
C
01 omo hemos visto, podemos introducir la información de cada regis
clase 9 tro en las tablas. Pero esto no es muy interesante. Las vistas hoja
de datos no son atractivas para el usuario. En ellas no se puede
distribuir a voluntad los campos a lo largo de la pantalla. No se puede tampo-
05 co añadir determinadas opciones de formato.
Además, los registros se nos ofrecen todos juntos. Muchas veces es más
interesante trabajar con un solo registro en pantalla para no ahogarnos en un
mar de datos.
Como habíamos dicho en la introducción de nuestro manual, nuestra misión
10 es la creación de una serie de pantallas en las que los usuarios puedan traba-
jar sin tener conocimientos de Access. Estas pantallas deben proporcionar
elementos visuales que abran, cierren o impriman consultas, tablas o informes
sin tener que ir a las opciones típicas de Access 2000-01-08.
Para ello, tenemos unas poderosas herramientas llamadas formularios.
15
1 tipos de formularios
Los formularios se pueden crear directamente por el usuario, o bien, usar un
20 Asistente para formularios.
1.1 asistente para Formularios

Abre el asistente para formularios. Desde aquí, se pueden seleccionar las
25 tablas, consultas y campos que se incluirán en el formulario. Se pueden crear
subformularios o formularios vinculados, seleccionar un estilo para el formu-

01 lario y especificar un título y un nombre para el mismo
1.2 autoformulario: columnas

05 En este tipo de formularios, los datos aparecen en líneas separadas con una
etiqueta a la izquierda; solamente se muestra un registro en cada pantalla.
El asistente llena la primera columna con tantos campos como quepan en una
pantalla, luego rellena la siguiente columna de la misma manera, y así sucesi-
vamente.
10
1.3 autoformulario: tabular

Muestran los campos en una fila horizontal, con las etiquetas de los campos
en la parte superior del formulario. Cada fila representa un registro nuevo.
15 Este tipo de formularios es útil sólo cuando se desean mostrar únicamente un
reducido número de campos y para ver varios registros a la vez.
1.4 autoformulario: hoja de datos

20 Muestran inicialmente los datos en forma de hoja de datos, de forma similar
a como aparecen cuando se abre una tabla o se ejecuta una consulta, o
cuando se usa el botón modo de ver formulario, en la barra de herramien-
tas, para cambiar el modo de hoja de datos de cualquier formulario. Este tipo
de formulario se usa a menudo como base para subformularios.
25
1.5 asistente para gráficos

Ofrecen una representación gráfica que puede ser de varios tipos. Estos grá-
ficos convierten los números de los datos en útiles gráficos, que permiten
30 comprender mejor el significado de los números.
1.6 asistente para tablas dinámicas

Consiguen resumir grandes cantidades de datos de forma similar a las con-
35 sultas de tablas de referencias cruzadas. Permiten cambiar interactivamente
las etiquetas de las filas, etiquetas de las columnas y cálculos de totales cuan-
do sea necesario.
1.7 paneles de control

40
Los formularios pueden servir para introducir nuevos registros o ver tablas,
consultas o informes.
Pero también podemos crear formularios que, utilizando una serie de ele-
45 mentos visuales, organicen estos formularios. Por ejemplo, podemos crear
una pantalla que el usuario se encuentre inmediatamente al abrir una base de
01 datos. En esta pantalla, tendría una serie de botones que abrirán los otros
formularios.
05
2 formulario de introducción de datos
En la ventana de trabajo de la base de datos, haz clic sobre el objeto formu-
lario. Pulsa la opción crear un formulario utilizando el asistente.
En la primera ventana, elegimos la tabla o consulta de la que vamos a hacer el
10 formulario.
Por ejemplo, elige la tabla CLIENTES e introduce todos los campos de la
tabla, que se muestran en el recuadro central en el recuadro de la parte dere-
cha. Para ello, puedes hacerlo uno por uno (>) o todos a la vez (>>). Si
decides quitar algún campo, utiliza (<) o (<<).
15 Si pulsas siguiente, Access te preguntará qué tipo de distribución prefieres
para tu formulario.
20
25
30
Figura 01 Distribución por asistente
35
En la tercera opción (ventana del asistente), podemos seleccionar un fondo

para el formulario. Access 2000 ha cambiado el nombre de algunos fondos y
40 ha añadido alguno nuevo con respecto a versiones anteriores.
El siguiente paso es darle un nombre al formulario y elegir entre verlo en vista
hoja de datos o modificar el diseño propuesto por el asistente.
Observa que, aparte de las vistas hoja de datos y diseño, tenemos otra
45 vista, más usada cuando trabajamos con formularios. Esta es la vista formu-
lario”.
01
3 modificación y edición de formularios

05 Sitúate en vista diseño del formulario que hayas creado.
Como ves, la ventana se divide en tres partes: Encabezado de Formulario,
Pie de Formulario y Detalle. Si te sitúas con el ratón en el borde superior de
las barras de Pie y Detalle, pinchas y arrastras, podrás hacer el área de En-
cabezado o de detalle tan grandes como quieras.
10 Si haces clic sobre la barra de separación del pie o Encabezado del formula-
rio, quedará seleccionada. Haciendo clic con el botón derecho del ratón,
podrás hacer que esa parte desaparezca, desactivando la opción encabeza-
do y pie de página.
Para hacer más grande el área de formulario, sitúate con el ratón en el borde
15 del fondo del formulario, hasta que el puntero se convierta en dos flechitas
negras unidas por una línea vertical. Sin soltar, pincha y arrastra.
Figura 02 Barra Estándar
20
Para hacer más grande el área del Pie de Formulario, pincha y arrastra el
borde del fondo del formulario hacia abajo.
Como ves, aparecen los nombres de campos y los espacios de relleno co-
25 rrespondientes. Si quieres cambiar las dos partes a la vez, basta con que te
sitúes en el borde del campo. Cuando veas una mano negra extendida, pin-
chas y arrastras hasta donde quieras situar el campo.
Si lo que quieres es mover una de las dos partes, sitúa el puntero encima del
cuadrito que aparece en la esquina superior izquierda del objeto, aparecerá
30 una mano con el dedo índice extendido Pincha y arrastra sin soltar el cursor
hasta donde quieras ubicar el objeto.
Podemos modificar la anchura y el largo de los campos. Haz clic sobre algu-
no de los cuadrados negros que rodean cada recuadro y arrastra el ratón
hasta que el objeto tenga el área que tu quieras.
35 Si quieres eliminar un campo, basta con que lo selecciones y pulses la tecla
Supr. Siempre lo podrás volver a insertar.
Si quieres insertar un campo, pulsa el botón lista de campos” de la barra
estándar. En el cuadro de lista, elige el campo a insertar.
En la barra de herramientas estándar, hay un botón, cuyo comentario es
40 AUTOFORMATO que nos devuelve a la ventana del asistente en la que nos daba
a elegir el formato. Puedes utilizar este comando para cambiar el formato.
En la zona de barras de herramientas, tienes visible la barra de formato. Las
operaciones de formato se pueden hacer en varios campos a la vez. Vete
45 pinchando los campos con la tecla Shift (o mayúsculas). Observa que todos
los campos están seleccionados.
01
3.1 barra de formato

En la barra de formato, a la izquierda de todo, un cuadro de lista que nos
05 recuerda con qué objeto estamos trabajando. El siguiente cuadro de lista,
nos ofrece el tipo de letra que empleamos. La siguiente herramienta, nos
permite modificar el tamaño de letra del objeto. Los tres botones siguientes
nos dejan convertir la letra en negrita, cursiva y subrayado. Alinear a la
izquierda, alinear a la derecha y centrar hacen referencia a la posición de
10 la letra con respecto a los bordes de su recuadro correspondiente. El siguien-
te icono, nos permite modificar el color del fondo del objeto seleccionado.
Color de Fuente nos cambia el color de la letra. A continuación, tenemos
dos botones que controlan el grosor y el color de la línea de delimitación de
cada objeto. El último botón, nos proporciona determinados efectos
15 tridimensionales en el formulario.
3.2 posición, tamaño y alineación de campos

El área de formulario esta dividido por una cuadrícula. Te será muy útil para
20 situar en columnas y filas los campos. Si quieres ocultarla, haz clic con el
botón derecho del ratón en una zona libre de campos. Si seleccionas cuadrí-
cula, te la desactivará. Basta con volver a pulsar en el mismo lugar para que
la cuadrícula se restablezca. El mismo procedimiento seguiremos para mos-
trar u ocultar la regla. Puede serte útil cambiar la densidad de la cuadrícula.
25 · Abre la hoja de propiedades, ejecuta el comando propiedades del menú
ver. Haz clic sobre la lengüeta formato.
· Selecciona el formulario o informe. Para hacerlo, ejecuta el comando
Seleccionar formulario del menú edición. La hoja de propiedades muestra
las propiedades de todo el formulario.
30 · Desplázate hasta las propiedades línea X y Línea Y y establece cada una
de ellas en un valor inferior a 10.
· Si quieres ordenar tu diseño de formulario, podemos modificar el tama-
ño de todos los controles del diseño y alinearlos en la cuadrícula activada.
· Para seleccionar todos los controles, ejecuta el comando seleccionar
35 todo, del menú edición.
· Ejecuta el comando a la cuadrícula, del submenú tamaño del menú
formato para modificar el tamaño de todos los controles.
· Ejecuta el comando a la cuadrícula del submenú alinear del menú
formato para alinear todos los controles a la cuadrícula.
40
4 fecha y hora
45 Puedes hacer que en un formulario o informe aparezcan la fecha y hora ac-
tualizadas
01 Para ello, sólo tienes que ejecutar el

comando fecha y hora del menú in-
sertar. Aparecerá un cuadro de diálogo
en el que se te darán a elegir entre de-
05 terminados formatos de fecha y hora.
Acepta la ventana. Se visualizará un
nuevo cuadro de texto en la parte su-
perior del formulario. Desplázalo hasta Figura 03 Fecha y hora
donde quieras colocar la fecha u hora.
10 Comprueba que tienes visible la fecha
u hora en el modo vista de datos.
5 una imagen como fondo

15
Selecciona el comando seleccionar formulario del menú edición.

Haz clic con el botón derecho del ratón. Cuando te aparezca el menú propie-
dades, actívalo. Aparecerá una ventana cuya barra de título debe poner
FORMULARIO
20 En la lengüeta formato, hay una opción imagen. Sitúa el cursor sobre ella.
Activa los tres puntos que te van a aparecer a la derecha del cuadro de texto.
Aparece una ventana donde puedes abrir la imagen que quieres que sirva
como fondo.
25
6 ejercicios
Crea los cinco formularios correspondientes a las cinco tablas de nues-

30 tra base de datos. Pon especial cuidado en que el aspecto de los formu-
larios sea aceptable. Evita las combinaciones exageradas de colores.
No olvides que el usuario trabajará durante mucho tiempo con la aplica-
ción. La distribución y alineación de los campos ha de ser coherente
para no dar sensación de descuido.
35
40
45

8 un formula-
rio sin
asistentes
© PC Carrier
C
01 omienza en la ventana de la base de datos y haz clic en el botón
clase 10 Formularios. Haz clic sobre el botón Nuevo de la ventana de datos.
Haz clic sobre el botón Tablas o sobre el botón consultas. Elige la
tabla o consulta a la que deseas ligar el formulario. Seguidamente, pulsa so-
05 bre la flecha de botón nuevo objeto de la barra de herramientas. Ahora,
selecciona formulario. Se abrirá el cuadro de diálogo nuevo formulario.
Selecciona un tipo de formulario en la lista desplegable y elige abajo la op-
ción para ligar el formulario a una ventana o consulta.
Haz clic sobre la opción vista diseño en el cuadro de diálogo y seguidamen-
10 te, acepta la ventana.
Tienes la pantalla del nuevo formulario totalmente en blanco para poder per-
sonalizar al máximo tu formulario.
15
20
25
Figura 01 Autoformato

01
1 elige un estilo
05 En la barra de herramientas, o en el menú formato, elige autoformulario
para darle un estilo o fondo al formulario.
10
15
Figura 02 Personalizar Autoformato
20
2 introduce los campos

Seguramente, te habrá aparecido una lista flotante de campos. Si no es así,
ejecuta el comando lista de campos del menú ver o haz clic sobre el botón
25 lista de campos de la barra de herramientas de la ventana de diseño del
formulario o del informe. Vete arrastrando los campos de esa lista hacia el
formulario.
30
3 introduce campos tipo OLE
Si en tu tabla de CLIENTES has introducido un campo FOTOGRAFÍA. Es evi-
dente que, a la hora de insertar el contenido del campo ha de haber una serie
de particularidades. No te preocupes. Es sencillo. Basta con que tengas
35 escaneada la foto del cliente en un archivo disponible.
· Sitúate, en vista de datos, en el registro del cliente cuya foto quieras
insertar en el campo fotografía.
· Selecciona el control donde va a aparecer la foto y ejecuta el comando
objeto del menú insertar de la barra de menús.
40 · Elige la opción crear desde archivo.
· Haz clic sobre examinar para buscar el archivo fotográfico.
Hay dos opciones en esta ventana dignas de mención. Si escogéis vincular,
Access insertará la foto. Al hacer clic sobre ella, nos llevará al programa con
45 el que fue creado, si es que está instalado en nuestro ordenador.
Mostrar como icono no nos mostrará la imagen sino un icono que presenta
01
05
10
Figura 03 Insertar objeto
15
el programa con el que fue creado nuestro gráfico. Haciendo clic sobre él, se
nos muestra la foto en el programa en el que fuera creado.
20
4 propiedades de los campos tipo OLE

Si haces clic en el botón derecho del ratón sobre el control reservado para
las fotografías de nuestros clientes, puedes acceder a sus propiedades.
25 Cuando aparezca la ventana marco de objeto dependiente: ..., pulsa sobre
la opción modo de cambiar el tamaño, del menú formato.
Aquí controlaremos lo que ocurrirá cuando nuestra fotografía sea demasiado
pequeña o grande para el espacio del control.
30
Figura 04 Barra de Herramientas Inf Formulario
Si elegimos recortar, Access cercenará el área de la fotografía que sobrepa-

35 se la extensión del control.
En extender, se modificará el tamaño de la foto para que se ajuste al control.
Esta opción puede modificar las proporciones originales del objeto.
Zoom. modificará el tamaño del objeto en altura y anchura para ajustarse al
marco sin distorsión y muestra todo el objeto sin recortarlo.
40 En las demás propiedades de formato de este control, podemos controlar el
tamaño exacto de éste.
También podemos hacer que el borde del control tenga un efecto tridimensional
(efecto especial), que la línea de borde conforme diferentes dibujos (estilo de
45 los bordes), que esa borde sea de un color determinado (Color de los
bordes),etc.00.0.
01
5 controles dependientes de campos

05 Llamamos controles a los objetos que administran la información de nuestro
formulario o nos permiten hacer acciones o ejecutar macros en ellos
Por defecto, cualquier campo texto o numérico nos aparece en un formulario
con un cuadro de texto, si no hemos especificado otra cosa en la etiqueta
Búsqueda del campo correspondiente. Hay otros tipos de controles que nos
10 pueden ayudar en nuestra labor de introducción de datos, por ejemplo: Gru-
po de opciones, botón de alternar, botón de opción, casilla de verificación,
cuadro combinado, cuadro de lista, botón de comando, etc.
Todos ellos tienen un mismo proceso inicial de elaboración. Primero hace-
mos clic en la barra de herramientas sobre el control elegido y luego vamos al
15 área del formulario, pulsamos el botón izquierdo del ratón sobre el lugar en el
que queremos que aparezca el control. Aunque estás estableciendo el volu-
men que ocupa, puedes luego modificarlo. Te servirá de mucha ayuda que
tenga el botón asistente para controles activado.
Vamos a detenernos en los controles más útiles.
20
6 cuadros combinados y de lista

Los cuadros combinados y los cuadros de lista nos permiten el valor de un
25 campo de una lista.
Los cuadros combinados combinan un cuadro de texto con una lista desple-
gable. La lista permanece oculta en la vista formulario hasta que hacemos clic
sobre el botón desplegable situado junto a ella. Podemos escribir un valor en
el cuadro de texto o escogerlo de la lista.
30 En los cuadros de lista, la lista permanece siempre visible y la poción selec-
cionada aparece resaltada.
· Para crear un cuadro combinado, asegúrate de que el asistente para
controles esté activado.
· Haz clic sobre el cuadro combinado o sobre la lista. A continuación,
35 arrastra un contorno en el lugar en el que aparecerá el control
· Escoge una de las opciones que le plantea el asistente: que el cuadro
busque los valores a elegir en una tabla o consulta, que podamos escribir
una serie de valores que escribamos en el momento de elaboración del
control; o buscar un registro en el formulario según el valor que haya se-
40 leccionado en el cuadro combinado. Si seleccionas esta última opción,
Access muestra los valores de los campos que están en los registros de la
tabla o consulta subyacente del formulario.
· Si has elegido buscarlos valores en una tabla o consulta, selecciona esa
45 tabla o consulta y haz clic en el botón siguiente. A continuación, selec-
ciona los campos que deseas ver en el cuadro combinado o en el cuadro
01
05
10
15
Figura 05 Asistente para cuadros combinados
de lista y haz clic sobre el botón siguiente.

20 Si has elegido escribir los valores, escribe el número de columnas a mos-
trar y pulsa la tecla tab. Escribe los valores para cada fila y columna,
pulsando tab. para avanzar a la siguiente columna o fila. Una vez que
hayas terminado de introducir valores, haz clic sobre siguiente. Cuando
se te indique, selecciona la columna del cuadro combinado o de lista que
25 contiene el valor que deseas que quede almacenado en una tabla. Haz clic
en siguiente.
Si escogiste mostrar valores de los campos del formulario, selecciona
los campos de tu formulario que contienen los valores que deseas ver en
el cuadro combinado o en el cuadro de lista. Haz clic sobre siguiente.
30 Estos campos se convertirán en columnas del cuadro combinado.
· Ajusta cada columna del control según se incrustan en la pantalla. Si
escogiste mostrar valores de campos en un formulario puedes activar
la opción ocultar la columna del campo clave para ocultar el campo
clave principal en el cuadro combinado o de lista. Si quieres ver ese cam-
35 po clave, desactiva la casilla.
· Cuando te pregunte qué deseas hacer cuando se selecciona un valor en
el campo combinado, emplea la opción recordar el valor para usarlo
más tarde cuando vas a utilizar el valor para tomar decisiones en una
macro o comando SQL. El valor es guardado sólo mientras el formulario
40 permanezca abierto en la vista formulario. Lo más usual es la segunda
opción: almacenar el valor en este campo, indicándole el campo de la
tabla que selecciones en la lista desplegable.
· Haz clic en el botón siguiente
45 · Escribe una etiqueta que acompañará el cuadro
· Haz clic en finalizar.
01
7 propiedades de cuadros combinados

05 Para acceder a estas propiedades, selecciona, en vista diseño, el cuadro.
Pulsa el botón derecho del ratón y elige la opción propiedades.
· Lengüeta Datos:
· Origen del control. Especifica qué campo es actualizado cuando se
selecciona un elemento del cuadro. Para que Access simplemente re-
10 cuerde el valor, elimina el nombre del campo de esta casilla.
· Tipo Origen de la Fila. Indica de dónde provienen los datos de una
fila.
· Origen de la fila. Le indica a Access cómo debe tomar los datos de
cada fila. Si has seleccionado tabla / consulta, como el tipo de origen
15 de la fila y no tienes ni idea de cómo introducir instrucciones en lengua-
je de programación no te preocupes. Simplemente, haz clic sobre esta
casilla y a continuación pulsa sobre el botón generar que se visualizará.
Tendrás acceso al generador de macros y expresiones.
· Columna Dependiente. Especifica qué número de columna propor-
20 ciona los datos al origen del control.
· Limitar a la lista. Especifica si el usuario puede introducir valores
que no estén recogidos en la lista desplegable del control.
· Valor predeterminado: Especifica qué contenido va a aparecer en
principio en un registro nuevo.
25 · Lengüeta Formato
· Número de Columnas. Especifica el número de columnas a mostrar
en un cuadro combinado o de lista.
· Encabezados de columna., Especifica si los encabezados de colum-
na aparecen o no en un cuadro.
30 · Ancho de columna. Especifica la anchura de cada columna mostra-
da en el cuadro. Las anchuras de columna están colocadas por orden
de columna, de izquierda a derecha y separadas por un punto y coma.
· Filas en lista. Especifica el número de filas a mostrar en la lista des-
plegable de un cuadro combinado.
35 · Ancho de lista. Especifica la anchura dela lista desplegable de un
cuadro combinado. Auto hace la lista tan ancha como el cuadro com-
binado.
40
8 botón de comando
Los Botones de comando realizan acciones cuando se hace clic sobre ellos
clase 11 en la vista formulario. Por ejemplo, podemos añadir botones para desplazar-
45 nos por los registros, para guardar o imprimir registros, abrir o cerrar
formularios, imprimir informes, ejecutar otros programas, etc.
01
05
10
Figura 06 Asistente Botón de Comando

15
Para crear un botón de comando, haz clic sobre el icono de la barra de

herramientas cuyo comentario es botón de comando. Haz clic sin soltar en
20 el área de formulario, exactamente donde quieras que esté este comando.
Cuando se te pregunte qué deberá hacer el botón, haz clic sobre alguna
categoría de acción. Si se te piden más detalles, completa el cuadro de diálo-
go y haz clic en siguiente.
Si no que el botón ejecute ninguno de los comandos que se te ofrecen, pulsa
25 en la opción otras y podrás asignarle una macro.
Cuando se te pregunte cómo deberá ser el botón, puedes seleccionarla op-
ción texto e introducir el texto que se mostrará en el botón, o la opción
imagen y seleccionar la imagen. Para ver todas las imágenes disponibles,
activa la casilla de verificación mostrar todas las imágenes disponibles.
30 Escribe un botón significativo como nombre del botón de comando.
No abuses, en cualquier caso, de los botones de comando. Si lo que quieres
es abrir algún objeto, bien sea otro formulario, informe, tablas, etc; prueba a
usar un hipervínculo.
35
9 moverse por medio de hipervínculos

Los hipervínculos son un medio muy útil para moverse por los objetos por-
que no suelen dar errores. No son más que cadenas de texto o imágenes que,
40 al hacer doble clic sobre ellas, nos llevan a un archivo, objeto o página WEB
que nosotros determinamos.
Para crear un hipervínculo, haz lo siguiente:
· Haz clic con el ratón sobre el menú insertar, de la barra de menús.
45 · Elige la opción hipervínculo.
· En la ventana emergente, puedes ver, a la izquierda, una columna con
01
05
10
15
Figura 07 Insertar Hipervínculo
20 cuatro opciones. En ellas, determinarás si el vínculo te llevará a una página

WEB o a cualquier otro archivo existente existente, a un objeto de la
misma base de datos, a una página nueva o a tu programa gestor de co-
rreo electrónico (con la dirección de un destinatario de correo seleccionada
por ti).
25 · En el cuadro de texto sugerencia, escribirás el mensaje que quieras que
aparezca cuando pongamos el ratón sobre el futuro hipervínculo.
· En título, escribirás las palabras que quieras que sirvan de vínculo. Si
dejas este cuadro vacío, Access elegirá automáticamente el nombre del
archivo o objeto destino.
30 Si quieres que el vínculo te lleve a otro objeto de tu base de datos:
· Activa la opción correspondiente
· Haz doble clic sobre el tipo de objeto al que te quieras trasladar.
· Cuando se desplieguen los nombres de objetos del mismo tipo, haz do-
ble clic sobre el nombre del objeto elegido.
35
10 añadir controles ficha

40
Si te fijas en el menú propiedades de algún objeto (ya hemos hablado alguna

vez de alguna de ellas), puedes ver que constan de una serie de páginas
superpuestas unas a otras. Podemos colocar una de las hojas por delante
45 haciendo clic sobre la etiqueta que muestra en su parte superior.
Pues bien, podemos diseñar estas hojas con un control ficha para ordenar los
01 campos de nuestro formulario.

· Haz clic sobre nuevo en la ventana formularios.
· Deja la opción vista diseño. Escoge una tabla como origen del nuevo
formulario.
05 · Haz clic sobre el botón del control ficha, situado en el cuadro de herra-
mientas. Arrástralo hasta el área del formulario.
· Cambia el título de la primera página del control ficha haciendo clic con
el botón derecho del ratón sobre la página y eligiendo la opción propie-
dades. Introduzca el nombre de la primera hoja en la propiedad título.
10 · Coloca los campos de la tabla o consulta que te interese poner en la
primera hoja. Recuerda que si no tienes visible la lista de campos, puedes
acudir a lista de campos, de la barra de herramientas o al menú ver,
donde también hay esta opción.
· Haz clic con el botón derecho del ratón sobre PÁGINA 2 del control ficha
15 y ejecuta el comando propiedades. Ponle otro título en la opción título.
· Arrastra los campos que quieras en esta segunda hoja.
11 añadir un subformulario
20
Un subformulario es simplemente un formulario dentro de otro. Generalmen-

te, usamos un subformulario cuando hay una relación de uno a muchos con el
formulario matriz. El formulario de nuestra tabla CLIENTES puede contener en
subformulario de VENTAS.
25 Recuerda que debemos crear y guardar el subformulario o antes de poder
usarlo en el formulario principal.
Podemos usar el asistente para subformularios. Comienza en la vista diseño
para el formulario principal y asegúrate que el botón asistente para contro-
les del cuadro de herramientas esté seleccionado.
30 Haz clic sobre el botón subformulario del cuadro de herramientas y a con-
tinuación haz clic sobre el diseño o arrastra un contorno hasta el punto donde
el subformulario o el subinforme deberá aparecer.
Para crear un subformulario partiendo de consultas existentes, selecciona la
opción tabla o consulta y a continuación haz clic sobre siguiente. En el
35 siguiente cuadro de diálogo selecciona los campos y a continuación haz clic
sobre siguiente.
Para crear el subformulario partiendo de un formulario existente, selecciona
la opción formularios, escoge el formulario apropiado de la lista desplega-
ble y a continuación, haz clic sobre el botón siguiente.
40 Cuando se te pregunte si quieres seleccionar campos de una lista o definir
que campos vincularán a tu formulario principal al subformulario o subinforme,
completa el cuadro de diálogo según las instrucciones mostradas y a conti-
nuación haz clic sobre siguiente.
45 Cuando se te pregunte qué nombre quieres para tu subformulario, escribe un
nombre y haz clic en finalizar.
01 Usa la lengüeta datos de la ventana propiedades para revisar o arreglar el

vínculo entre el formulario principal y el subformulario.
05
12 ejercicios
Inserta cuadros combinados en la tabla VENTAS para el código de cliente,

coche y comercial. En esta misma tabla, sería conveniente también ha-
10 cer un cuadro combinado para el campo Forma de pago, ya que la lista
de opciones es, por lo general, reducida.
En la tabla Coches necesitarás otro cuadro combinado para el código de
Marca.
15
Introduce fotografías desde la “Vista Formulario” de la tabla CLIENTES en

el campo Fotografía. Compara el resultado de la inserción según las tres
opciones que existen.
20
Crea un formulario que tenga cinco controles que abran los cinco formu-
larios de tablas que tenemos.
25
30
35
40
45

9 operacions
avanzadas
con formula-
© PC Carrier
rios
01
clase 12
1 añadir menús y ayudas a un control
05 Si has introducido un botón de comando, o cualquier otro control, puede ser
que quieras añadirle una pequeña ayuda para que el usuario comprenda lo
que puede hacer con ese control determinado.
Para establecer esos textos de ayuda, selecciona el control, en la vista dise-
ño. Abre la hoja de propiedades del control, bien pulsando el botón derecho
10 del ratón o bien, acudiendo al submenú propiedades del menú ver.
Selecciona la etiqueta otras, encontrarás las siguientes propiedades:
· Texto de la barra de estado. Muestra un mensaje en la barra de esta-
do cuando el cursor se coloca sobre el control
· Barra de menús contextuales. Muestra un menú contextual persona-
15 lizado cuando se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el control.
· Texto de ayuda del control. Muestra un mensaje cuando apuntamos al
control con el cursor del ratón. Las notas de ayuda del control son simila-
res a las sugerencias de ayuda en pantalla que encontramos cuando situamos
el puntero del ratón sobre alguno de los iconos.
20
2 propiedades de los controles

Ya hemos hecho mención a alguna de las propiedades que podemos modifi-
25 car en campos, tablas, consultas o formularios. Cuando veamos las macros,
analizaremos también las propiedades de la etiqueta eventos, de las ventanas

01 de propiedades de objetos o controles.

Ahora debemos hacer mención de algunas propiedades de controles que te
pueden ayudar a dominar al máximo tus bases de datos.
· Propiedad Nombre: El nombre del control es como un nombre de
05 campo en una tabla. Todos los controles tienen su nombre. Si no le damos
nosotros uno, Access se lo asigna automáticamente. Si el control es de-
pendiente, es decir, depende del contenido de algún campo, Access le
asigna el nombre de ese campo
· Origen del Control: Indica de dónde obtiene su valor el control. En los
10 controles dependientes es el nombre de campo del que depende. Cuando
se trata de un control calculado, esta propiedad indica la expresión que
define al control. En los controles independientes, los que no dependen de
ningún campo, esta propiedad aparece en blanco.
Es una de las propiedades más importantes, ten en cuenta que si utilizas un
15 formulario para modificar o introducir datos en tablas, la propiedad ori-
gen del control es la que le indica a Access sobre qué campo de una
tabla va a modificarse o a introducirse cualquier dato.
· Visible: Esta opción, tiene dos valores sí / no. Especifica si el control va
a aparecer en la ventana de presentación de formularios y en la hoja de
20 datos no.
· Mostrar cuándo: Permite especificar si el control va a aparecer sólo en
pantalla, sólo al imprimir el formulario o siempre.
· Activado y Bloqueado: Hay ocasiones en las que nos puede interesar
que el cursor no se pueda situar en un control. Por ejemplo para evitar
25 que se pueda modificar dicho dato. Si la propiedad activado está en sí,
indica que sí se puede y si la propiedad activado está en no, indica que no
se puede. Bloqueado indica si se puede o no modificar el valor que se
encuentra en el control. Como es normal, si un control tiene el valor no en
la propiedad activado, no importa el valor de la propiedad bloqueado, ya
30 que no será posible modificarlo.
· Barras de desplazamiento: El único tipo de control que posee esta
propiedad es el cuadro de texto. Indica si el control va a tener o no una
barra de desplazamiento vertical.
· Autoextensible y Autocomprimible: Estas dos propiedades permiten
35 adaptar el tamaño del control al contenido del mismo. Piensa por un mo-
mento que posees un campo de texto de 40 caracteres que, de hecho,
suele contener menos de 30 caracteres y activar la propiedad
autoextensible. De este modo, Access aumentará el tamaño asignado.
La propiedad Aatocomprimible tiene, exactamente, la función contraria.
40 Permite que el control se haga más pequeño cuando su contenido no re-
llene el espacio total asignado al control.
· Izquierda, superior, ancho y alto: Definen la situación y el tamaño
exacto del control. Superior e izquierda permiten indicar la posición de la
45 esquina superior izquierda del control. Anchura y altura, como su nombre
indica, definen el tamaño de dicho control.
01 · Efecto Especial: Posee varias opciones: Grabado, cincelado, con re-

lieve, etc. Es el efecto que va a tener la ventana del formulario.
· Color de fondo, estilo, color y anchura de los bordes: Estas propie-
dades afectan a la apariencia del control. Las propiedades que hacen
05 referencia a los colores, aunque tienen un número, podemos personalizarlas
con la paleta de colores.
· Propiedades de texto: Hacen referencia al color, al nombre de la fuen-
te, al tamaño, al espesor, a la alineación del texto y a la apariencia por
defecto de la letra (negrita, cursiva o subrayada).
10
3 creación de un control calculado

La posibilidad de introducir totales y otros tipos de cálculos en uno de los
15 objetivos de los formularios. Los controles calculados nos proporcionan la
oportunidad de realizar operaciones con los valores existentes en otros con-
troles de formulario o en campos de la tabla o consulta con la cual estamos
trabajando.
Selecciona el control cuadro de texto de la caja de herramientas y haz clic en
20 la posición del formulario en la que desees insertar el nuevo control.
Haz clic dentro del cuadro de texto que ha aparecido.
Tecleas la expresión del control calculado y pulsa enter. Toda expresión que
elabores debe estar precedida por el signo igual.
25
4 propiedades de formulario
Ya estás habituado a trabajar con propiedades de campos, de controles, etc.
Para aumentar tu poder sobre el formulario que estás creando, debes domi-
30 nar algunas propiedades interesantes.
Para seleccionar todo el formulario, tienes que ir a edición y ejecutar la op-
ción seleccionar formulario. Seguidamente, despliega el menú ver. Activa
la opción propiedades.
35
5 etiqueta formato
· Propiedad título: Por defecto, aparece el nombre del formulario que le
hemos dado. Si cambias el nombre y guardas los cambios, podrás hacer que
40 en la barra de título del formulario aparezca lo que hayas escrito.
· Vista predeterminada: En esta opción, puedes decidir cuántos registros
quieres que se vean cada vez que abras el formulario. Si eliges formulario
simple, el formulario sólo mostrará un registro cada vez.
45 · Formularios continuos muestra tantos registros como quepan en la venta-
na del formulario.
01 · Hoja de datos muestra todos los registros como se muestran en la ejecu-

ción de tablas o consultas en vista hoja de datos.
· Vistas permitidas: Puedes hacer que el formulario pueda ser visto en vista
hoja de datos únicamente, en vista formulario únicamente o en ambas a la
05 vez.
· Barras de desplazamiento: Si eliges ninguna, el formulario no mostrará
las barras de desplazamiento en vista formulario. Si eliges sólo vertical o
sólo vertical, se mostrará una sola barra. Si pulsas ambas , se mostrarán las
dos.
10 · Selectores de registro: El selector de registro es una barrita vertical que
aparece en la parte izquierda del formulario, con una flechita en su parte
superior. Pinchando esta barrita, quedan seleccionados todos los objetos del
formulario. Puedes controlar su visión en pantalla eligiendo sí o no.
· Separadores de registros: Son los botones que aparecen en la parte
15 inferior del formulario. Nos permiten movernos por los distintos registros. Si
no quieres que aparezcan en vista formulario, selecciona no. En ese caso,
tendremos que movernos entre los registros y campos con combinaciones de
teclas, flechas o tabuladores.
· Ajuste de tamaño automático: Si eliges sí, cuando se abra el formulario,
20 este adquirirá el tamaño necesario para que quepan todos los campos del
registro en la ventana. Si eliges no, el formulario tendrá la misma área que la
última vez que lo hayamos grabado.
· Centrado automático: Si eliges sí, Access centrará automáticamente la
ventana del formulario en el centro de la pantalla.
25 · Estilo de los bordes: Si eliges ninguno, el formulario no tendrá ningún
borde. Puedes poner un borde fino, o el ajustable, que es el que nos diseña
Access por defecto. La opción diálogo nos crea un borde grueso. Si eliges
esta última opción, el formulario no podrá cambiar de tamaño, minimizarse ni
maximizarse.
30 · Cuadro de control: Nos permite decidir si en la barra de título va a haber
un cuadro de control (las típicas opciones de restaurar, cerrar, maximizar,
etc).
· Botones maximizar y minimizar: Podemos establecer la disponibilidad,
en la parte derecha de la barra de título del formulario de los botones maximizar,
35 minimizar o ambos.
· Botón cerrar: Decidimos si va a aparecer un botón de cerrar en la parte
derrecha de nuestra barra de título.
· Botón ¿qué es esto?: Podemos añadir a nuestro formulario un botón de
explicación en nuestra barra de título. Esta opción no está disponible si tene-
40 mos botones de maximizar y minimizar. Si pulsas este botón, puedes llevar
un signo de interrogación a un control. Podrás ver entonces la ayuda
personalizada que le hayas puesto.
· Ancho: Puedes controlar el ancho por defecto del formulario.
45 · Línea X, Línea Y: Sirven para controlar el número de líneas de división
que tendrá la cuadrícula de división en la vista diseño. Escribe un número del
01 1 al 64. Le estás diciendo el número de líneas de cruce.

· Distribución de la Imagen: Controlamos en qué posición se va a situar
una imagen que haga de fondo a nuestro formulario.
· Menú contextual y barras de herramientas contextuales: Podemos
05 controlar que aparezcan las opciones del botón derecho del ratón o las ba-
rras de herramientas contextuales o no.
6 etiqueta datos
10
· Origen de datos: Aquí aparece especificado el objeto en el que se basa el

formulario. Si haces clic sobre el botón de los tres puntos, podrás elaborar
una consulta sobre la que basar un formulario en vista diseño.
· Filtro: Puedes usar esta propiedad para guardar un filtro que se use luego
15 en vista formulario.
· Ordenar: Podemos especificar una ordenación por defecto de los regis-
tros.
· Permitir filtros, ediciones, eliminar y agregar: Tienen sólo dos opcio-
nes: sí o no. Se trata de especificar si queremos que el formulario ejecute
20 filtros, que se puedan hacer modificaciones de los registros ya introducidos; y
que se puedan eliminar o agregar nuevos registros.
· Entrada de datos: Podemos hacer que al entrar en el formulario, sólo nos
muestre un registro en blanco para introducir datos (sí) o que tenga la capa-
cidad de enseñarnos los ya existentes (no).
25 · Bloqueos de registro: En bases de datos compartidas, por ejemplo, que
estén siendo usadas en una red, esta propiedad controla lo que ocurrirá cuando
dos usuarios intenten modificar un mismo registro.
Podemos establecer que este registro se bloquee y no permita cambios o que
sí lo haga.
30
7 etiqueta eventos
En esta etiqueta, se nos proponen distintas acciones, la mayoría hechas por
clase 13 35 nosotros con con teclado o ratón Podemos especificar que ocurra algo (ge-
nerando alguna macro o expresión) en una determinada situación.
Dentro de éstas situaciones, destaco al cronómetro.
Podemos generar una macro que se ejecute a un cierto tiempo después de
abrir el formulario.
40 Para expresar cuánto tiempo, debes escribir un número del 1 al 2.147.483.647
en la propiedad intervalo de cronómetro.
Recuerda que cada segundo equivale a 1000. Un minuto será por tanto,
equivalente a 60000.
45 Para sacar un buen provecho de estas propiedades, debes conocer las macros
o las expresiones SQL.
01 01
05 05
10 10
Figura 01 Propiedades de Formulario
15
8 etiqueta otras
· Emergente: El formulario, si es emergente, desactivará las ventanas abier-
tas así como las barras de herramientas y los menús correspodientes a estas
ventanas.
20 · Modal: Cuando un formulario es modal, al abrirlo se desactivan todas las
ventanas previamente abiertas.
· Ciclo: Controlamos qué pasa cuando pulsamos el tabulador en el último
campo o control del formulario. Puedes hacer que el cursor se desplace al
primer control del siguiente registros (opción todos los registros), que el
25 cursor se desplace al primer control del mismo registro (registro activo) o al
primer control de la página activa (página activa).
· Barra de Herramientas: Si haces clic con el ratón en el submenú perso-
nalizar, del menú herramientas, podrás crear una barra de menús
personalizada, con los comandos que quieras. En esta propiedad, especifi-
30 camos qué barra personalizada debe surgir cuando abramos el formulario.
· Barra de Menús: También podemos personalizar un menú a nuestra con-
veniencia, basta que pongamos su nombre en esta propiedad para que se
active al entrar en el formulario. Basta con que vayas al menú herramientas,
hagas clic en personalizar y selecciones la etiqueta comandos. Puedes lle-
35 var un botón personalizado.
9 menú contextual personalizado

40 Los menús contextuales son aquellos que nos aparecen cuando hacemos clic
sobre el botón derecho, secundario del ratón. Se llaman contextuales por-
que aparecen unos u otros dependiendo del lugar sobre el que tenemos puesto
el puntero del ratón. Puede ser útil, para el usuario de la aplicación que esta-
45 mos creando, la aparición de menús contextuales diferentes a los ya existentes
en Access. Para crear un menú contextualizado, haz lo siguiente:
01 · En el menú ver, elige barras de herramientas y, a continuación, haz

clic en personalizar.
· En la ficha barras de herramientas, elige nueva.
· En el cuadro nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre
05 que desee y, a continuación, elige aceptar.
· En la ficha barras de herramientas, elige propiedades.
· En la lista tipo de barra de herramientas, selecciona emergente. Es-
tablece la propiedad Permitir personalizar como desees y, a
continuación, elige cerrar.
10 Microsoft Access agrega el menú contextual a la barra de herramientas menús
contextuales, a partir de la cual se personalizan todos los menús contextuales.
15
Figura 02
· En el cuadro barras de herramientas de barras de herramientas, haz

clic en menús contextuales.
20 · En la barra de herramientas menús contextuales, haz clic en la categoría
personalizada.
Ahora, sólo tienes que añadir comandos. Para ello, vete a personalizar de
nuevo y elige la lengüeta comandos. Arrastra los comandos que quieras al
menú contextual
25 Luego, podrás asignar la aparición de estos menús en la lengüeta otras de las
propiedades de los objetos.
10 ejercicios
30
Crea mensajes de ayuda a todos los campos de la tabla COCHES y VEN-

TAS.
Comprueba y repasa por ti mismo las diferentes opciones de las propie-

35 dades dadas en clase.
40
45

01
05
10
15
20
25
30
35
40
45

10 datos, tablas
dinámicas e
gráficos
© PC Carrier
01
clase 14
1 los formularios en vista formulario
05 A continuación, te indicamos algunas combinaciones de teclas para moverte
por los registros de los formularios.
· Control-fin. Con esta combinación, te desplazarás desde el punto de
inserción del cursor hasta el final del campo en el que estás.
· Control-inicio. Provoca un desplazamiento del cursor hasta el principio
10 del campo.
· Control-supr. Si sitúas el cursor en el medio de la palabra y pulsas estas
dos teclas, se eliminarán todos los caracteres a la derecha del cursor hasta
la siguiente palabra.
· Control-enter. Lo contrario a lo anterior. Eliminarías los caracteres de
15 una misma palabra.
· Control-; Insertarás la fecha en la que estés.
· Control-“ Insertas el mismo valor para el mismo campo del registro
anterior.
· Control-AvPág. Te desplazarás al mismo campo seleccionado del si-
20 guiente registro.
· Control-RevPág. Te desplazarás al campo seleccionado del anterior
registro.
· Fin: Te desplazarás al incio del campo en el que estás.
· F5. Desplazarás el cursor hasta los botones de desplazamiento de ex-
25 ploración. Podrás indicar el número de registro al que te quieras desplazar.
· Control - - (Signo menos). Eliminarás el registro en el que estés.
01 Recuerda, sin embargo, que en la opción personalizar, del menú herra-

mientas, existe una lengüeta comandos en la que podemos configurar nuestros
propios comandos.
05
2 los filtros en los formularios

En la vista hoja de datos del formulario, podemos acceder a los filtros, tal
como habíamos hecho con el contenido de las tablas. Basta con que vayas al
10 menú registros y actives las opciones de filtrado. También puedes ejecutarlas
con el botón derecho del ratón o desde la barra de herramientas. Si activas el
botón filtro por formulario, se crea un formulario nuevo, con el mismo for-
mato que el formulario raíz. Escribe en la casilla que corresponda los criterios
que necesites. Recuerda, también que, con el filtro por formulario tienes la
15 opción de añadir más de un criterio de filtrado activando la lengüetas or.
2.1 utilizar consultas como filtros

Los filtros son temporales y no se pueden grabar con el formulario. Esto
20 significa que cada vez que deseemos utilizar un filtro habrá que diseñarlo de
nuevo. Guardar un filtro como consulta nos permite acceder siempre que
queramos a ese mismo filtro. Para guardar un filtro como una consulta, hay
que ejecutar el comando guardar como consulta, que puedes ejecutar en el
segundo icono de la barra de herramientas. Aparece sólo cuando estés en el
25 formulario de filtrado.
2.2 para cargar una consulta como filtro

Haz clic en el icono filtro por formulario. Ejecuta el comando cargar des-
30 de consulta (el primer icono de la barra de herramientas de filtrado). Elige el
nombre de la consulta que desees utilizar y acepta.
A partir de este momento, puedes utilizar la consulta como cualquier otro
filtro. Por tanto, haces clic en el botón aplicar filtro / orden para ver el
resultado en la ventana de presentación de formularios (también puedes ver
35 el resultado en la vista hoja de datos).
Sólo podrás elegir consultas que están basadas en la misma tabla o consulta
que el formulario abierto. Estas consultas, sólo usan campos de dicha tabla o
consulta. No pueden usar totales.
40
3 creación de un formulario gráfico

Podemos crear un formulario de tipo gráfico, el cual nos permite mostrar los
45 datos de gran cantidad de tipos distintos, incluidos gráficos de columnas ci-
líndricas, gráficos 3D.
01 Selecciona la pestaña formulario, pul-

sa el botón nuevo y selecciona la tabla
o consulta sobre la que quieras hacer
el formulario gráfico.
05 Aparece una ventana en la que nos
preguntan los campos que se van a uti-
lizar en el gráfico.
Escoge el tipo de gráfico a representar
que desees.
10 El paso siguiente consiste en indicar
como deseas que realice la represen- Figura 01 Gráfico en Diseño
tación gráfica y dónde se van a mostrar
los datos. Para ello, si pulsas el botón
presentación preliminar del gráfi-
15 co, podrás ver cómo se presenta el gráfico antes de finalizar el asistente.
La siguiente pantalla te permite darle un nombre a un gráfico.
Pulsa el botón finalizar y en unos instantes se mostrará el gráfico resultante.
20
4 creación de tablas dinámicas
Si conoces el programa Excel 2000 poco necesitamos decirte sobre tablas
dinámicas. Tan sólo aclarar que son
tablas con datos (por ejemplo los im-
25 portes de las VENTAS) y con listas
desplegables (nombres de los CLIEN-
TES y de los años en los que se han
efectuado esas VENTAS). Al seleccio-
nar determinados nombres de
30 CLIENTES en determinados años, y dis-
criminar otros, podemos hacer que
aparezcan y desaparezcan los datos de
esos CLIENTES. De esta forma, con
pocas operaciones, podemos respon- Figura 02 Ventana de selección en dinámi-
35 der a un número muy grande de cas
preguntas.
· Comienza en la ventana de traba-
jo de la base de datos. Pulsa nuevo objeto y selecciona formulario.
· Haz doble clic sobre el asistente para tablas dinámicas en el cuadro de
40 diálogo nuevo formulario.
· Lee el primer cuadro de diálogo del asistente y haz clic en siguiente.
· Selecciona la tabla o consulta que contiene los campos que deseas intro-
ducir en tu tabla dinámica, seguidamente, selecciona dichos campos.
45 · Ahora vas a ver el último cuadro de diálogo del Asistente. .
· En el cuadro de diálogo final de Asistente para tablas dinámicas, haz clic
01 sobre el botón Diseño si deseas construir tu tabla dinámica ahora. Arras-

tra los campos deseados hasta las áreas de página, fila, columna y datos.
Las directrices recogidas a continuación podrán ayudarte a decidir qué quie-
res colocar y dónde.
05 05
10 10
15 15
Figura 03 Tabla dinámica
20 20
· Para mostrar elementos de un campo como etiquetas de fila, arrastra el

nombre de campo apropiado a la zona fila. Puedes utilizar más de un
campo para determinar las etiquetas de fila.
25 · Para mostrar elementos del campo como etiquetas de columna, arrastra
el nombre de ese campo a la zona columna. Puede utilizar más de un
campo para la etiqueta columna.
· Para mostrar valores de un campo en el cuerpo de la tabla dinámica,
arrastra el nombre del campo a la zona datos.
30 · Para mostrar los datos que necesites utilizar para filtrar, arrastra el nom-
bre del campo a la zona página.
· Para eliminar un campo de una tabla dinámica, arrástralo fuera de la zona
blanca de la tabla dinámica.
· Para personalizar un campo, haz doble clic sobre él para mostrar el
35 cuadro de diálogo campo de la tabla dinámica. Este cuadro de diálogo
variará dependiendo del campo que esté personalizando. Haz clic en acep-
tar cuando hayas terminado de trabajar con el diseño de la tabla dinámica.
· De vuelta en el último cuadro de diálogo del asistente para tablas dinámi-
cas, haz clic sobre el botón opciones si quieres modificar alguna de las
40 opciones de formato y de datos de la tabla dinámica. Una vez que hayas
terminado de realizar las modificaciones que creas oportunas, haz clic
sobre aceptar para regresar al último cuadro de diálogo del asistente.
· Haz clic sobre finalizar para crear la tabla dinámica.
45 Guarda el formulario cuando se visualice tabla dinámica en pantalla. Para
hacerlo, haz clic sobre el botón guardar de la barra de herramientas.
01
5 barra de herramientas personalizada

05 Puede ser útil para el usuario de nuestra aplicación que, en un momento de-
finido por nosotros, le aparezca automáticamente una barra de herramientas.
No de las que tiene el programa
Access 2000 por defecto, sino una
nueva barra diseñada por nosotros.
10 Para ello, vete al menú herramientas.
Elige personalizary selecciona la eti-
queta barra de herramientas. La
ventana que se te presenta, tiene una
opción nueva a la derecha, en un bo-
15 tón de comando. Púlsala. Access te Figura 04 Personalizar
pedirá un nombre para la nueva barra.
Pónselo.
Automáticamente, verás que tu nueva barra aparece ya en la lista de la iz-
quierda, que consta de todas las barras existentes en el programa.
20 También puedes darte cuenta de que tu barra ha aparecido ya flotando por la
pantalla. Es muy pequeña y está vacía.
Ahora tenemos que rellenarla con comandos.
En la misma ventana personalizar, elige la lengüeta comandos. Aparecen, a
la izquierda, todas las categorías de acciones o comandos que existen en
25 Access. Si pinchas una categoría, aparecen todos los comandos adscritos a
ella. Basta con elegir el comando que queramos y arrastrarlo hasta nuestra
barra de herramientas.
Haremos lo mismo con todas las órdenes que queramos que estén disponi-
bles en nuestra tabla.
30 Podemos especificar cuándo va a aparecer esa barra de herramientas asig-
nándosela a un formulario o informe determinado. Basta con que abras sus
propiedades y, en la lengüeta otras, pongas el cursor sobre la propiedad
barra de herramientas. Aparecerán todas las barras de herramientas
personalizadas que hayas confeccionado. Elige la que quieras.
35
6 ejercicios
40 Haz una consulta que cuente las ventas por cliente, comercial y coche.
Elabora sus respectivas tablas dinámicas y gráficos.

45

01 · Continúa con el diseño de la aplicación creando un formulario que ten-

ga controles que ejecuten consultas. Si tienes problemas con botones
de comando, prueba a hacer vínculos o pasa al capítulo dedicado a las
macros.
05
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15
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25
30
35
40
45

11 informes
© PC Carrier
L
01 os Informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa
clase 15 de la información extraída o calculada a partir de la información conte-
nida en la base de datos. Los informes poseen dos ventajas principa-
les sobre otros métodos de impresión de datos. Pueden comparar, resumir y
05 calcular subtotales a partir de grandes cantidades de datos. Pueden ser crea-
dos para generar facturas, pedidos de compra, etiquetas postales, elementos
de presentación y otros tipos de documentos de salida que podrían ser nece-
sarios para dirigir un negocio de manera eficiente. Están diseñados para agrupar
datos, presentar cada grupo de manera independiente y efectuar cálculos.
10 Los informes funcionan de la siguiente manera:
· Podemos definir un número amplio de criterios de agrupación para inde-
pendizar los diferentes niveles de detalle.
· Podemos definir encabezados y pies independientes para cada grupo.
· Podemos efectuar cálculos complejos, no sólo dentro de un grupo o de
15 un conjunto de filas, sino también a través de los grupos.
· Además de los encabezados y pies de página, podemos definir un enca-
bezado y un pie para todo el informe.
· Al igual que en los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en
cualquier sección de un informe. También podemos incluir subinformes o
20 subformularios dentro de las secciones del informe.
1 tipos de informe
25 Si seleccionas la tabla, consulta o formulario en base al cual quieres elaborar
un informe y pulsas el botón nuevo objeto, aparecerá una ventana con cinco
01 tipos de informe:
· Vista Diseño. Utilizaremos esta opción cuando queramos hacer el in-
forme partiendo de cero, con una página en blanco.
· Asistente para Informes. Realiza un informe a partir de los datos que
05 has seleccionado. Presenta los datos agrupados en uno o varios campos y
los muestra en forma tabular, calculando un total para cada grupo y la
suma de los correspondientes totales de todos los grupos.
· Autoinforme: Columnas. Es un informe de columna o vertical, en el
cual, cada campo aparece en una línea aparte con una etiqueta a su iz-
10 quierda.
· Autoinforme tabular: Es un informe de fila u horizontal en el cual, los
campos se muestran en filas horizontales con las etiquetas de los campos
en la parte superior del informe.
· Asistente para gráficos: Los gráficos convierten los números de los
15 datos en gráficos.
· Asistente para etiquetas: Los informes para etiquetas postales permi-
ten imprimir nombres y direcciones de una tabla en un formato adecuado
para un papel de etiqueta.
20
2 crear un informe
Si seleccionas una tabla, y haces clic sobre la opción informe, del icono
nuevo objeto de la barra de herramientas, y eliges el autoInforme en co-
25 lumnas, o autoinforme en tablas. Poco más tendrás que hacer,
automáticamente, Access 2000 crea el Informe.
Si prefieres crear el informe en vista diseño, podrás personalizar desde el
principio tu trabajo. Esta opción está disponible en la ventana de trabajo de
la base de datos, si haces doble clic en crear un informe en vista diseño.
30
35
40
45
Figura 01 Asistente para Informes

01 En la opción asistente para informes, que está disponible no sólo en el

icono nuevo, de la barra de herramientas, sino también en la ventana de tra-
bajo de la Base de datos; aparecerá una primera ventana en la que debes
incluir en la cuadrícula derecha los campos que te interese incluir en el infor-
05 me. Te da la opción de cambiar la tabla o consulta de origen.
La siguiente ventana te permite modificar el nivel de agrupamiento. Por ejem-
plo, si nos basamos en una consulta de VENTAS POR CLIENTE, lo que nos
interesará es agrupar el contenido por el nombre y apellidos de cada cliente.
10
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Figura 02 Agrupamiento de Informes por Asistente
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45
Figura 03 Ordenar columnas de campos

01 Dentro de las VENTAS de un mismo cliente, nos puede interesar que éstas
aparezcan agrupadas por producto.
En este ejemplo, lo que deberíamos de hacer es poner el campo Nombre en
primer lugar de la lista de campos que nos aparece a la izquierda de la venta-
05 na. Para que, al pulsar >, Access lo establezca como agrupador. El segundo
campo agrupador iría en segunda posición y así sucesivamente.
Si pulsas siguiente, la ventana que aparece nos pregunta por la ordenación.
Lo que se nos pregunta es qué campo ocupará la primera columna de la
izquierda (designada con el número 1).
10 También nos encontramos con unos botones de comando que nos dan a
elegir si la ordenación es ascendente o descendente. Basta con hacer clic en
ellos para cambiar de una a otra modalidad.
La siguiente ventana nos ofrece una serie de opciones sobre la distribución
de los campos en el papel. También vamos a elegir en ella la orientación con
15 respecto al papel.
20
25
Figura 04 Autoformato
30
Al finalizar, nos crea el informe. Si estás en vista previa, basta con hacer clic
sobre el informe para hacer un zoom sobre él. De cualquier forma, en la barra
de la vista previa, puedes ajustar el zoom a tu gusto. En esa barra, nos
35 aparecen una serie de iconos muy útiles. El primero nos lleva a la vista dise-
ño del informe. El segundo da orden de impresión. El tercero hace un zoom
sobre el informe Los dos siguientes nos permiten visualizar dos o más páginas
al mismo tiempo.
Después del cuadro de ajuste del zoom, está el botón que cierra el informe.
40 El siguiente nos permite conectar el informe con los programas Word 2000 y
Excel 2000.
45
Figura 05 Vista Preliminar

01
3 la ventana de diseño
05 Cuando hayas terminado el proceso de creación del informe mediante el
asistente, debes tener especial cuidado en la ordenación de los elementos
que conforman el informe. A fin de cuentas, el informe está orientado a la
impresión. Evita sobre todo el apiñamiento. Los nombres de los campos han
de estar visibles.
10
15
20
Figura 06 Informes en Diseño
25
En la ventana diseño puedes añadir nuevos controles y modificar los existen-

tes. Puedes modificar las propiedades de los controles para establecer su
apariencia. Basta con que hagas doble clic sobre el control a modificar.
Son de poca utilidad los controles desplegables, pues no vamos a poder
30 hacer nada con ellos en papel impreso.
4 las partes de los informes

35 · Encabezado del informe: Puedes considerarlo como el título del informe,
ya que solamente aparece una vez al principio del mismo.
· Encabezado de página: Aparece al principio de cada página. De esta
forma, si deseas incluir algún control que aparezca al principio de cada pági-
na, has de hacerlo en esta sección.
40 · Encabezado de grupo: Cuando se utiliza el asistente para crear un informe,
en uno de los cuadros de diálogo hay que indicar los campos por los que se
desea agrupar el informe. Por cada uno de los campos que hayamos especi-
ficado en ese cuadro, aparecerá una sección de encabezado de grupo, y otra
45 de pie de grupo. En la sección de encabezado hay que incluir aquellos con-
troles que deseemos que aparezcan en cada grupo.
01 · Detalle: Es la sección principal del informe. Si el informe es de columna

simple, aparecen los datos de cada registro. Si el informe es de columna
simple, aparecen los datos de cada registro en una página. Si el informe es de
totales, los registros aparecen en forma tabular, de manera que los datos de
05 cada registro aparecen en una fila.
· Pie de grupo. Esta sección incluye aquellos controles que deseamos que
aparezcan al final de cada grupo. Lo normal es incluir aquí los campos calcu-
lados, con totales, promedios u otros cálculos estadísticos. Al igual que el
encabezado de grupo, el pie recibe el nombre del campo por el que se agru-
10 pa el informe.
· Pie de página. El contenido de esta sección aparece al final de cada una de
las páginas que componen el informe. Lo más normal es incluir aquí el núme-
ro de página.
Pie del Informe: Esta sección incluye los controles que deseamos que pa-
15 rezcan al final del informe. Suele contener algún tipo de control calculado,
que presenta totales u otros cálculos estadísticos de los controles del infor-
me. Esta sección aparece en la última página del informe, pero antes del pie
de página.
20
5 opciones de resumen
Si en la tabla o la consulta en la que basas tu informe hay datos numéricos,
podemos hacer un resumen de cada grupo creado.
25 Haz, un informe basado en la consulta en la que hallábamos el precio total
más IVA de nuestras VENTAS.
En el paso 3 de nuestro asistente, aquél en el que se nos pedía el orden de
aparición de las columnas de cada campo, aparece ahora, un botón de co-
30
35
40
45
Figura 07 Opciones de resumen

01 mando llamado opciones de resumen. Si lo activas, podrás especificar una

serie de operaciones hechas a cada campo: Suma, promedio, mínimo y máxi-
mo. Recuerda que estas operaciones se harán por cada grupo que hayamos
creado en la ventana de agrupación de campos. Por ejemplo, si hemos agru-
05 pado las VENTAS de la consulta por el código de cliente, nos hará tantas
operaciones, para los campos que le hayamos señalado, como CLIENTES
distintos haya.
Ahora imagina que tienes sólo dos clientes, tu cliente 01 ha hecho tres com-
pras. La suma de los contenidos del campo IMPORTE TOTAl suma 1000000.
10 Por otro lado, supón que tu cliente 02 ha hecho dos compras. La suma de
sus dos IMPORTES TOTALES es de 1000000 igualmente.
Si activas, en el menú opciones de resumen la opción calcular el porcenta-
je del total de sumas, verás que en el grupo del cliente 01 aparecerá 50%,
porque sus ventas constituyen ese porcentaje con respecto a los demás gru-
15 pos. Como sólo tenemos dos grupos, al otro, al del cliente 02, corresponderá
el otro 50%
6 agrupamiento sin asistente

20
Si no hemos usado el asistente para confeccionar nuestro informe, podemos

agrupar los campos con el botón ordenar y agrupar de la barra de herra-
mientas.
25
30
35
Figura 08 Agrupar sin Asistente
40 · Utiliza la lista desplegable situada en la sección campo / expresión para

seleccionar el campo por el que agrupar, o escribe tu propia expresión
personalizada.
· Cambia el tipo de orden de ascendente a descendente para arreglar los
45 grupos del más largo al más corto.
· Cambia las propiedades siguientes si lo necesitas:
01 · Encabezado de grupo. Para crear una sección de encabezado para

el grupo, modifica de no a sí.
· Pie de Grupo. Para formarlos grupos, selecciona una opción en la
lista desplegable agrupar en. Las opciones disponibles dependen del
05 tipo de campo por el que estás agrupando.
· Intervalo de grupo. Para modificar el número de caracteres por los
que agrupar, escribe un número en la casilla intervalo de grupo. Por
ejemplo, para agrupar registros por las tres primeras letras del apellido
de un cliente, cambia la propiedad agrupar en a primeros caracteres
10 de prefijo y establece el intervalo del grupo a tres.
· Mantener juntas. Para evitar que un grupo cuya longitud es menor
de una página sea dividido en dos páginas, cambia el valor de esta
propiedad de no a grupo entero (para mantener todo el grupo junto)
o con el primer detalle (para mantener simplemente el encabezado
15 del grupo y el primer registro de detalle juntos.
7 encabezados y agrupamientos
20 Podemos ocultar, eliminar o mover una sección de agrupamiento y podemos
cambiar el campo o la expresión utilizada para agrupar, de la forma siguiente:
Para ocultar una sección encabezado o pie de grupo manteniendo el agrupa-
miento: Haz clic sobre la fila apropiada del cuadro de diálogo ordenar y
agrupar. A continuación cámbia la propiedad encabezado del grupo o pie
25 del grupo según corresponda a no. Los registros continuarán estando agru-
pados y ordenados como antes, pero el encabezado o pie del grupo
seleccionado para esta sección no será impreso.
Para eliminar una sección de agrupamiento, haz clic sobre el selector de fila
apropiado de la ventana ordenar y agrupar. Pulsa la tecla supr y haz clic
30 sobre sí cuando se te pida la confirmación. Los registros ya no estarán agru-
pados ni ordenados por el campo o la expresión, y todos los encabezados y
pies de grupo de esta sección desaparecerán del informe.
Para mover una sección de agrupamiento, haz clic sobre el selector de fila
apropiado en la ventana ordenar y agrupar. Seguidamente, arrastra la fila
35 seleccionada arriba o abajo hasta su nueva posición en la jerarquía de agru-
pamiento. Access recolocará inmediatamente las secciones de encabezado y
pie de grupo en el diseño del informe.
Para cambiar el campo o la expresión utilizada para agrupar. Haz clic sobre
el cuadro campo / expresión apropiado del cuadro de diálogo ordenar y
40 agrupar. A continuación, selecciona otro nombre de campo de la lista des-
plegable de campo / expresión o escribe una expresión diferente. Para cambiar
el campo mostrado en la sección de encabezado de grupo, elimina el campo
antiguo de la sección apropiada en el diseño del informe y seguidamente
45 arrastra uno nuevo desde la lista de campos. O selecciona el control y cam-
bia su propiedad origen del control en la lengüeta datos de sus propiedades.
01
8 crear etiquetas postales

05 Podemos diseñar etiquetas postales para imprimirlas en formato etiqueta
postal.
10
15
20
Figura 09 Asistente para etiquetas
· Comienza desde la ventana de la base de datos o desde la vista hoja de

25 datos de una tabla o consulta como ya hemos explicado anteriormente.
· Haz clic sobre la flecha desplegable situada junto al botón nuevo objeto
de la barra de herramientas y selecciona informe.
· Haz clic sobre el asistente para etiquetas en el cuadro de diálogo nuevo
informe. A continuación, utiliza la lista desplegable situada en la parte
30 inferior del cuadro de diálogo para seleccionar la tabla o consulta en la
que se quiere basar el contenido de las etiquetas.
· Acepta la ventana. En la ventana siguiente, podemos elegir el tipo de
etiquetas que queremos elaborar.
· Selecciona las opciones de tamaño, tipo, grosor y color de fuente.
35
9 ejercicios
40 Elabora los informes de todas las consultas que hayas creado para tu
base de datos.
45 Crea un formulario que abra, en vista preliminar, cada uno de esos infor-
mes.

01 Crea etiquetas para cada cliente.
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45

12 macros
© PC Carrier
C
01 omo hemos visto en los apartados dedicados a formularios, pode
clase 16 mos añadir botones de comando a cualquier formulario o informe.
Cuando los creábamos, le asignábamos una orden, una tarea que,
inmediatamente pulsado el botón, se realizaba automáticamente.
05 Las macros cubren las carencias que tienen los botones de comando. Una
Macro es grupo de acciones que se asignen a un control cualquiera, no nece-
sariamente un botón de comando. También podemos hacer que esas acciones
se realicen bajo determinadas circunstancias, bien sean eventos (al hacer algo
con ratón o teclas) o condiciones.
10 Con las macros podemos hacer que un mismo grupo de acciones se realicen
en distintos controles o que un mismo control tenga varias acciones asigna-
das.
15
1 crear una macro
Las macros son otro tipo de objetos que aparecen en la lista de la parte
izquierda de la ventana de trabajo de Access 2000. Haz clic sobre sobre el
nombre Macros.
20 · Haz clic sobre el botón nuevo. Serás llevado a una hoja de macros.
· Haz clic sobre el botón de la lista desplegable de la columna ACCIÓN.
Verás una lista de acciones entre las que debes escoger.
En la misma macro, puedes seleccionar más acciones. Basta con que te si-
túes en la segunda fila de la primera columna y elijas de nuevo.
25 Normalmente, una acción lleva aparejados ciertos argumentos de acción.
Debes completarlos. Por ejemplo, si la acción que eliges es abrir consulta,

01 debes especificar qué consulta quieres abrir.

Cuando hayas acabado de designar acciones para cada macro, ciérrala y
ponle un nombre. Observa que en la ventana de trabajo de Access, cuando
estás en la opción macros, tienes un icono que representa un signo de admi-
05 ración. Si haces clic sobre él, ejecutarás la macro.
2 acciones condicionales
10 Cuando elaboramos una macro, podemos establecer una condición de cum-
plimiento de una acción.
Estando en la ventana de diseño de macros, lleva el ratón hasta la barra de
herramientas y haz clic sobre el botón cuyo comentario es condiciones. Apa-
recerá a la derecha de la acción otra columna cuyo rótulo es condición. Ahí
15 establecerás la condición que desees.
20
25
30
Figura 01 Diseño de Macros
35
Si necesitas ayuda para escribir correctamente la condición, pulsa el botón

derecho del ratón sobre la columna condición y haz clic sobre la opción
generar. Aparecerá el generador de expresiones.
40
3 que podemos hacer con una macro

Explicamos ahora las acciones de macros que te pueden ser de más utilidad
45 · Abrir consulta. Abre una consulta de selección, de referencias cruza-
das o de acción. Si la utilizamos para ejecutar una consulta de acción, la
01 pantalla mostrará los mensajes de advertencia habituales, a no ser que

precedamos esta acción con una acción establecer advertencias.
· Abrir formulario. Abre el formulario especificado.
· Abrir informe. Imprime el informe especificado o lo abre en la vista
05 diseño. Que lo imprima o lo muestre se decide en el argumento de acción
vista.
· Abrir tabla. Abre la tabla especificada en la vista hoja de datos, vista
diseño o vista preliminar.
· Agregar menú. Agrega un menú a una barra de menús personalizada.
10 · Cerrar. Cierra la ventana especificada.
· Cuadro Msj. Muestra un mensaje en la pantalla
· Desplazar tamaño. Mueve y/o cambia el tamaño de la ventana activa a
la posición y tamaño especificados en centímetros.
· Ejecutar aplicación. Inicia otro programa de Windows. Esta aplicación
15 se ejecuta entonces en primer plano.
· Ejecutar comando. Ejecuta un comando de menú de Access.Se puede
ejecutar casi cualquier acción contenida en los menús y en la barra de
herramientas.
· Ejecutar macro. Ejecuta otra macro diferente.
20 · Imprimir. Imprime la hoja de datos, el formulario, el informe o el módulo
especificado.
· Ir a control. Mueve el cursor (enfoque) al campo o control especifica-
do.
· Maximizar. Expande la ventana activa al tamaño de pantalla completa.
25 · Minimizar. Disminuye el tamaño de laventana activa hasta el de un ico-
no.
· Mostrar todos los registros. Quita un filtro aplicado a una tabla, con-
sulta o formulario, de forma que ningún registro quede oculto.
· Salir. Sale de Access 2000
30 · Seleccionar objeto. Selecciona el objeto especificado. Es decir, esta
acción imita la función de hacer clic sobre un objeto para seleccionarlo.
· Transferir hoja de cálculo / base de datos / texto. Estas tres acciones
importan, exportan o vinculan datos de Texto, Bases de datos o Hojas de
cálculo especificadas.
35
4 asignar las macros

Ya sabemos lo que pueden hacer las macros. Ahora sólo hace falta estable-
40 cer cuándo queremos que se ejecuten.
Podemos asignar la macro a todo un formulario o informe o a un control de
cualquiera de esos objetos.
Para asignar una macro a un formulario, vete al menú edición, seleccionar
45 formulario. Activa las propiedades de formulario. Vete a la etiqueta even-
tos. En ella, especificas cuándo quieres que las acciones de la macro tengan
01 lugar poniendo el cursor en el evento que prefieras (por ejemplo hacer doble
clic).
Debes hacer clic sobre el botón que representa una flecha negra, al lado
derecho del cuadro de texto del evento. Se desplegará una lista con las macros
05 existentes.
Si lo que quieres es generar una nueva macro, haz clic sobre el botón que
tiene dibujados tres puntos. Elige la opción generador de macros. Entrarás
en la ventana de creación de macros ya comentada en el apartado anterior.
No muy diferente es asignar la macro a un control. Basta con seleccionar el
10 control elegido en la vista diseño de un formulario determinado y activar sus
propiedades con el botón derecho del ratón. Elegiremos también la pestaña
Eventos, repitiendo el proceso descrito anteriormente para la asignación de
macros a formularios.
15
20
25
Figura 02 Eventos en Combo
Recuerda que el botón de comando te daba a elegir acciones sin necesidad

30 de establecer una macro.
De cualquier modo, ese botón de comando puede albergar una macro eli-
giendo la opción ejecutar macro, de la categoría otras.
35
5 macro para ejecutarse en el inicio
Podemos hacer que una macro ejecute acciones automáticamente cuando un
usuario abra nuestra base de datos. Todo lo que tenemos que hacer es crear
una macro normal y darle el nombre AUTOEXEC.
40 La macro AUTOEXEC se ejecuta después de que las opciones que hayamos
definido en el cuadro de diálogo inicio se hayan aplicado. Por lo tanto, debe-
mos tenerlas en cuenta a la hora de crear nuestra macro AUTOEXEC. Por
ejemplo, si hemos desactivado la opción Presentar la ventana Base de Datos
45 en el cuadro de diálogo inicio, nuestra macro AUTOEXEC no tendría que
ocultar la base de datos, puesto que ya está oculta.
01 Podemos ignorar las opciones de inicio y la macro AUTOEXEC manteniendo

pulsada la tecla Mayúscula mientras se abre la base de datos.
05
6 ejercicios
Terminar la aplicación: tienes un formulario que controla los formularios

de tablas, otro que ejecuta consultas y otro que muestra informes. Tie-
10 nes que crear otro que controle a estos tres.
A este formulario accederemos directamente al abrir la base de datos.

Para ello, necesitamos una macro AutoExec que lo abra.
15
En el formulario CLIENTES, establece una Macro que abra el formulario

VENTAS. Cuando demos de alta un cliente,es de suponer que es porque
nos ha hecho un pedido.
20
Haz lo mismo en el formulario Marcas con respecto al formulario Co-

ches.
25
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01
05
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13 páxinas de
acceso a
datos
© PC Carrier
E
01 l Access 2000 incorpora un nuevo tipo objeto, que tiene su corres
clase 17 pondiente botón en la ventana de trabajo de Access. Se llama Página
de acceso a datos, su aspecto, una vez acabada su elaboración es pa-
recido al de un formulario. Estos nuevos objetos, no se graban en el archivo de
05 la base de datos. Tienen, a diferencia de los otros objetos, su archivo propio.
Este archivo tiene la extensión HTML. Esto no quiere decir que no tengamos
acceso a estas páginas desde la ventana de trabajo, pues Access crea
automáticamente un acceso en el objeto Páginas a cada página guardada.
Las páginas de acceso a datos tienen el formato preciso para ser integradas
10 en un sitio o página WEB y pueden ser vistas por un explorador de Internet,
como el Netscape o el Internet Explorer.
En Páginas de la ventana de trabajo, tienes un asistente muy parecido al de un
Informe. En su primer paso, indicamos la tabla o consulta de la cual vamos a
formar nuestra Página. También elegimos los campos a incluir. En el segundo
15 paso, puedes seleccionar los registros por un campo determinado. Si haces
esto, la página será de sólo lectura. El que visite la página sólo podrá acceder a
los datos, pero no añadir, eliminar ni modificarlos. El siguiente paso nos permite
ordenar los registros por determinados campos. El último cuadro de diálogo
nos permite establecer el nombre. Si quieres añadir un tema a la página, debes
20 indicárselo activando la casilla ¿Desea aplicar un tema a la página?.
1 crear una página sin asistente

25 Haz clic en la ventana de la base de datos, haz clic sobre el botón páginas.
Haz doble clic sobre crear una página de acceso a datos en la vista dise-

01 ño. La ventana que aparece, incluye tan sólo unos pocos controles predeter-
minados para los títulos y un cuadro vacío llamado SECCIÓN. Después de
añadir datos, encontraremos una sección de desplazamiento, que consta de
una barra de herramientas para desplazarnos por los registros, ordenarlos o
05 filtrarlos.
Trabajar con la barra de herramientas de la página de acceso a datos es
parecido a trabajar en la barra de los formularios. Pero hay diferencias:
· No podemos arrastrar un contorno de selección alrededor de un grupo
de controles para seleccionarlos como un grupo.
10 · No podemos utilizar la tecla mayúscula para seleccionar múltiples con-
troles al mismo tiempo. Debemos hacer los cambios de uno en uno.
· Algunos cambios, como la eliminación de un control no pueden desha-
cerse.
· No podemos modificar el tamaño de un control para ajustar sus conteni-
15 dos a la cuadrícula.
· No podemos alinear a un tiempo los controles, pero hay una barra de
alineación y tamaño que nos ayuda a obtener unos buenos resultados en
cuanto a alineación.
Si no tienes la barra de herramientas, selecciona formato en la barra de
20 menús.
· Activa la opción alineación y ta-
maño. Aparecerá la barra de
alineación. Figura 01 Alineación y Tamaño
· Haz clic sobre el objeto que está
25 alineado o tiene el tamaño que quie-
res otorgarle a otro objeto.
· En la barra de herramientas, haz clic sobre el botón de la opción que
quieras utilizar. Alinear a la izquierda, a la derecha, en la parte superior,
alto del tamaño, ancho del tamaño o alto y ancho del tamaño.
30 · Haz clic sobre el objeto que quieres alinear o cambiar de tamaño para
que coincida con el seleccionado en el paso 3.
· En el área donde esta escrito HAGA CLIC AQUÍ Y ESCRIBA, escribe el título
de la página.
La barra de herramientas de las páginas trae elementos propios interesantes.
35 Por ejemplo, el botón cuyo comentario es MOVER TEXTO. Un texto aparecerá
en la página moviéndose de izquierda a derecha, o viceversa mientras visita-
mos la página.
Después de introducir este control en el lugar que quieras, haz doble clic
sobre él para ver las propiedades. En Data Source, de la etiqueta datos, pon
40 un campo. Si estás haciendo, por ejemplo, la página de CLIENTES, y eliges
APELLIDO, el texto que se moverá será el apellido del cliente en el que estés.
En la etiqueta otras, encontrarás la propiedad behaviour. Hay tres opcio-
nes: Alternate, alide y scroll. Estas opciones hacen referencia al
45 comportamiento del texto. Puedes hacer que el texto entre por un lado y
desaparezca por el otro (scroll), que llegue a un extremo y se vuelva (alternate),
01
05
10
15
Figura 02 Hoja de acceso a datos
20 o que entre en la página y se quede (slide). En otras / dir, puedes establecer

que el texto vaya hacia la izquierda o hacia la derecha.
25
2 añadir datos de una tabla
Ve al botón lista de campos. Aparecerá una ventana con dos etiquetas:
Base de datos, en el que podrás elegir las tablas o consultas a usar y los
campos a incluir de éstas. Si quieres introducir una tabla entera, pincha en el
icono que está a la izquierda de su nombre y arrástrala hasta el área de diseño
30 de la página.
Tienes dos opciones a continuación. Expresar el contenido de los campos
como controles individuales y como una lista de tablas dinámicas.
Recuerda que las tablas dinámicas nos ofrecen los datos y unas lista desple-
gable por cada campo en la que podemos filtrar la visión de los registros
35 seleccionando y discriminando valores de un campo, o varios.
3 registros agrupados por campos

40 Utilizando el asistente para páginas, en el segundo paso, podemos elegir una
agrupación por campos. Por ejemplo, agrupa la página de la tabla VENTAS
POR APELLIDO DEL AGENTE. Lo que ocurrirá es que en la página resultante,
justo debajo del campo Apellido, del primer agente, hay un botón contraer
45 / expandir. Cuado se hace clic sobre este botón, la información del pedido
aparece o desaparece.
01 Si miramos en la parte superior dela ventana de la página, veremos dos ba-

rras de herramientas de exploración. La barra superior es para desplazarse
por los registros de venta del primer agente; la inferior, es para desplazarse
por los distintos agentes por los que hemos agrupado las VENTAS.
05
4 ejercicios
Crea las páginas de acceso a datos de las tablas de VENTAS, Coches y

10 Comerciales. Intenta darles un formato orientado al marketing, a captar
la atención de un posible comprador. Crea vínculos entre ellas y utiliza
marquesinas para atraer a los hipotéticos internautas.
15
20
25
30
35
40
45

14 persoalizar
access.
importar,
© PC Carrier
vincular e
exportar
01
clase 18
1 ver
05 Para trabajar con la mayor comodidad posible, Access nos deja un ancho
margen de elección. Podemos configurar el entorno de trabajo del programa
con gran facilidad. Para ello, basta con acceder al menú herramientas y
elegir el comando opciones.
En su etiqueta ver, podemos establecer, por ejemplo, si queremos ver o no
10 las ventanas de los distintos objetos abiertos en la barra de tareas. También
15
20
25
Figura 01 Opciones en ver

01 controlamos la aparición de la barra de estado.

Otra de las opciones interesantes, de esta pestaña es la que nos permite
establecer la exigencia de un solo clic o dos para abrir un objeto.
En la lengüeta hoja de datos, podemos modificar la apariencia predetermi-
05 nada de la vista hoja de datos cuando abrimos por primera vez una tabla o
consulta. Aquí estableceremos el color predeterminado de la letra, del fondo
y de la cuadrícula. El tipo de fuente (letra) que aparecerá. Su grosor y tama-
ño. También podemos cambiar el ancho de la columna. Se nos ofrecen dos
efectos de celda: Con Relieve y Bajo Relieve.
10 Si activas mostrar animaciones, al añadir nuevas columnas a la tabla en
vista hoja de datos, parecerá que las columnas se deslizan a su lugar de
emplazamiento.
15
2 modificar buscar
Si activas la lengüeta modificar / buscar, podrás elegir la opción búsqueda
rápida. Cuando buscas algún valor en un campo, en esta opción, revisarás el
campo actual y compara todo el campo.
20 Si lo que eliges es búsqueda general, revisarás el campo actual y compara
cualquier parte del campo. La última opción de esta clase es búsqueda en
inicio de campo. Revisa el campo actual y compara los primeros caracteres
del campo.
Las casillas de verificación del apartado confirmar de esta lengüeta, nos
25 permiten elegir si Access mostrará o no un mensaje de confirmación cuando
se modifique un registro, cuando se elimine un objeto o cuando se ejecute
una consulta de acción.
30
3 la lengüeta formularios / informes
Comportamiento de selección. Selecciona parcialmente encuadrada para
que Access seleccione controles que estén incluso parcialmente contenidos
en un marco de selección. Selecciona totalmente encuadrada para que
35 Access seleccione sólo aquellos controles que estén completamente conteni-
dos dentro del marco de selección creado al arrastrar el cursor del ratón.
· Plantilla para formulario. El valor predeterminado es normal, una
plantilla de propósito general incorporada en Access que el programa usa
para crear un formulario en blanco o un autoformulario. Podemos especi-
40 ficar cualquier formulario existente en la base de datos como plantilla para
formularios, si así lo preferimos.
· Plantilla para informe. Igual que ocurre con los formularios, la plantilla
predeterminada para los informes es normal, pero también podemos es-
45 pecificar cualquier informe de la base de datos como plantilla
predeterminada.
01
4 opcion generales
05 · Márgenes de Impresión. Utilizaremos las opciones del apartado márge-
nes de impresión para asignar márgenes predeterminados para formularios e
informes (las modificaciones no afectan a formularios y informes existentes)
· Carpeta de bases de datos predeterminada. Especifica la carpeta que
Access nos propondrá por defecto para el guardado de la base. Normal-
10 mente, nos propone MIS DOCUMENTOS, de la unidad C:.
· Autocorrección de nombres: Esta opción nos permite indicar a Access
que realice un seguimiento de las modificaciones de los nombres de los obje-
tos de la base de datos. Con esta opción seleccionada, Access intentará
corregir conflictos que puedan surgir después de cambiar los nombres.
15
20
25
30
Figura 01 Opcion general
· Opciones Web. Haremos clic sobre este botón para abrir una ventana en la
35 que podemos cambiar la apariencia predeterminada de los hipervínculos. Ele-
giremos, por ejemplo, el color de los hipervínculos, o si estarán o no
subrayados.
40
5 teclado
· Movimiento después de entrar: Determina qué ocurre cuando pulsamos
la tecla enter / entrar / intro en un campo. Nuestras opciones son no mo-
45 ver, siguiente campo o siguiente registro.
· Comportamiento de las teclas de dirección: Elegiremos siguiente cam-
01 po si queremos que el cursor se desplace hasta otro campo cuando pulsamos

las flechas de dirección. Siguiente carácter nos moverá el cursor un carácter
· Comportamiento al entrar en el campo: Determina si al entrar en un
campo, el cursor selecciona todo el campo, va al principio o aparece al final.
05
6 tablas / consultas
· Tamaño predeterminado de campo: Nos permite especificar el tamaño
10 predeterminado que Access nos propondrá para los campos de texto y nu-
méricos. Por defecto, para los campos TEXTO son 50 caracteres. Podríamos
ampliar ese número hasta 255.
15
20
25
Figura 02 Opciones en tabla
30 · Tipo predeterminado de campo: Nos permite elegir un tipo predetermi-

nado de campo cuando establecemos un nuevo campo en una tabla. Por
defecto, la opción es texto.
35
7 ejercicios
Comprueba y repasa por ti mismo los cambios que se experimentan con las
opciones explicadas. Comienza la elaboración del segundo ejercicio pro-
puesto al final de este manual.
40
8 importar, vincular y exportardatos

45 Podemos albergar o trasladar datos a otros programas. No sólo a progra-
mas Microsoft, como Word o Excel, sino a otros programas de base de
01 datos como Paradox o dBaseV. A esas operaciones de traslado, se les llama

exportar e importar.
Paralelamente a esta posibilidad, también podemos desde nuestra base de
datos, abrir archivos, sean bases de datos o no, sin que haya un traslado real
05 de datos. A esta operación se le llama vincular.
Una vez que hayas importado, no necesitarás la presencia en tu ordenador
del archivo origen. Si has vinculado, necesitarás un acceso al archivo, pues
no has trasladado información, solo has establecido una orden de visita.
10
9 importar y vincular BDs

Abre la base de datos a la que queremos importar o vincular la tabla y cam-
biar a la ventana de la base de datos si no estamos en ella.
15 · Para importar: Ejecuta el comando importar, del submenú obtener
datos externos, del menú archivo. También puedes hacer clic con el
botón derecho del ratón sobre la ventana de la base de datos.
· Para vincular, ejecuta el comando vincular tablas del submenú obte-
ner datos externos del menú archivo. Haz doble clic sobre vincular
20 tabla en el cuadro de diálogo nueva tabla.
A continuación, sea para vincular o importar, selecciona el tipo de datos que
quieres importar o vincular en la lista desplegable tipo de archivo. Por ejem-
plo, haz clic sobre el botón de la lista desplegable situado junto a tipo de
archivo. Elige el tipo que proceda, de acuerdo con el origen de los datos a
25 importar o vincular.
Localiza el nombre del archivo que deseas vincular o importar. Haz clic sobre
él en la lista situada junto a buscar en.
· Haz clic sobre el botón vincular o importar según corresponda.
· Haz clic sobre aceptar cuando veas un mensaje que indica que la ope-
30 ración esta completada.
Si el cuadro de diálogo vincular o importar permanece en pantalla, puedes
repetir los pasos anteriores hasta que hayas importado o vinculado todas las
tablas que quieras.
Si quieres importar datos de archivos hechos en programas no compatibles
35 con Access, prueba a trasladarlos a un programa intermedio, y de este a
Access.
10 exportar datos de Access 2000

40
Comienza desde la ventana de la base de datos que contiene un objeto que

quieres exportar. Si quieres exportar ese objeto completo, haz clic sobre el
nombre del objeto en la ventana de la base de datos. Si quieres exportar
45 algunos registros, selecciónalos en vista hoja de datos.
Ejecuta el comando exportar del menú archivo, o haz clic con el botón
01 derecho del ratón sobre una zona vacía de la ventana de la base de datos.
En el cuadro de diálogo exportar a... selecciona el formato al que quieres
exportar los datos en la lista desplegable guardar como tipo..
Haz clic en guardar todo para exportar todos los registros de la tabla o
05 consulta que has seleccionado previamente.
Access trae, en su barra de herramientas principal, un menú que nos permite
exportar cómoda y fácilmente a Excel y Word, programas compañeros de
Access en la Suite Office.
Haz clic en el botón de la barra de herramientas cuyo comentario es VÍNCU-
10 LOS CON OFFICE.
Tienes tres opciones:
· Combinar con MS Word, que crea un documento combinado en Word,
fusionando algún objeto de nuestra base con un documento.
· Analizar con Excel, que abre la hoja de cálculo Excel y introduce los
15 datos de nuestro objeto Access en las celdas de este programa.
· Publicar con Word. Transforma nuestros datos en una tabla del
procesador Word.
20
12 ejercicios
Combina correspondencia entre una carta de felicitación de Navidad a

nuestros CLIENTES y los CLIENTES registrados en nuestra tabla CLIENTES.
25
Notifica a las distintas marcas proveedoras el traslado de nuestro actual

almacén a otro situado en la Calle Maravillas 5, Santiago.
30
35
40
45

15 contraseñas,
ferramentas
e inicio
© PC Carrier
01
1 contraseña de entrada a una BD

05 Si quieres tener la seguridad de que nadie va a abrir tu base de datos sin tu
permiso, puedes establecer para ella una contraseña de seguridad. Para ello,
tienes quedar los pasos siguientes.
· Cierra la base de datos y ábrela en modo exclusivo.
· Haz clic sobre el menú archivo y activa la opción abrir.
10 · Selecciona el nombre de tu base de datos.
· Antes de abrir la base de datos, pulsa la flechita situada a la derecha del
botón abrir. Se desplegará una lista de opciones de apertura. Escoge abrir
en modo exclusivo.
· Cuando hayas abierto tu base de datos, vete herramientas, y activa
15 establecer contraseña para la bd, del submenú seguridad.
· Escribe tu contraseña. Tendrás que escribirla dos veces para confirmar.
· Cierra la bd. Abrela para comprobar que se te pide la contraseña.
Si quieres anular esta contraseña, puedes hacer clic sobre anular contrase-
ña para la bd del submenú seguridad. La contraseña distingue entre
20 mayúsculas y minúsculas.
2 herramientas
25 El menú herramientas ofrece algunas cosas interesantes:
· Ortografía: Si haces clic con el ratón sobre la opción ortografía, del
01 menú herramientas, puedes hacer una revisión ortográfica de un objeto.

Basta con que lo tengas abierto y actives esta opción.
05
10
15
Figura 01 Ortografía
Access empezará a buscar palabras que desconoce. El cuadro de texto

20 de la parte superior, cuyo etiqueta es NO ESTÁ EN EL DICCIONARIO te mos-
trará las palabras que Access no conoce. El siguiente cuadro de texto,
cambiar por, contiene una sugerencia de Access para cambiar la palabra
extraña. A veces, sin embargo, no tendrá ninguna sugerencia. Entonces
tendrás que escribir tú una o no cambiar la palabra. Otras veces, Access
25 puede encontrar más de una sugerencia. Entonces, te las listará en el cua-
dro cuya etiqueta es SUGERENCIAS. Basta con que hagas doble clic en
alguna de ellas para que aparezca en el cuadro cambiar por. Si finalmente
no quieres cambiar la palabra, haz clic sobre ignorar. Si quieres cambiar-
la, haz clic en cambiar. Si la palabra merece ser incluida en el diccionario
30 de Access, haz clic en agregar. En el apartado opciones, de la ortogra-
fía, tenemos una opción interesante. Podemos hacer que Access no revise
las palabras con números. Basta con que pulses el botón opciones, de la
parte inferior de la ventana ortogra-
fía y actives la casilla
35 correspondiente.
· Autocorrección: En el menú herra-
mientas, tienes una opción que te
permite configurar la manera en la que
Access hace correcciones automáticas.
40 En el cuadro que se sitúa justo debajo
de la etiqueta REMPLAZAR puedes es-
cribir una palabra o expresión errónea
que quieras que Access corrija
45 automáticamente.
En el cuadro de debajo de la etiqueta Figura 02 Autocorección
01 POR escribiremos la expresión ya corregida.

Si pulsas agregar, podrás comprobar como la autocorrección que has defi-
nido ha entrado en la lista del cuadro de lista de la parte inferior de la ventana.
También puedes eliminar una autocorrección seleccionándola y activando el
05 botón eliminar.
3 menú inicio
10 En este menú, podemos controlar ciertos aspectos de nuestra base de datos
cuando la abrimos.
15
20
Figura 03 Menú inicio
Podemos darle a la base de datos otro nombre distinto al que le habíamos

25 asignado al crearla:
· Haz clic en la opción inicio del menú de herramientas.
· En el cuadro de texto, título de la aplicación, escribe el título que quie-
ras que aparezca en la barra de título.
También podemos controlar el objeto de nuestra base de datos que quera-
30 mos que se abra desde el inicio. Basta con especificarlo en el cuadro de texto
mostrar formulario / página.
Recuerda que las opciones inicio se ejecutan antes de las macros autoexec.
Tenlo en cuenta a la hora de elaborarlas.
En el cuadro icono de la aplicación podemos determinar el icono que que-
35 ramos que represente nuestra base de datos.
Entre otras especificaciones, podemos controlar que se vaya a visualizar la
ventana de trabajo de la Base de datos y la barra de estado.
40
45

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Microsoft Access é un programa xestor

de bases de datos relacionais. Entón,

Manual desenvolvido polo

Negritas: Nos manuais de contido informático, sinalan accións, ordes de

Cursivas: Nomes de menús cando aparezan sós no texto, ou ben cadros de

VERSALITAS: Nomes de arquivos informáticos, verbas que haberán de ser teclea-

Servicio de Publicacións de Pc Carrier

1 creación e estructura de unha BD 7

2 traballar con varias táboas 17

25 1 relaciones entre tablas 17

3 traballo coa vista folla de datos 23

1 propiedades de búsqueda de campos 23

4 filtros avanzados e folla secundaria 33

1 filtro u orden avanzado 33

20 1 cálculos sobre registros de una tabla 43

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8 un formulario sin asistentes 55

9 operacions avanzadas con formularios 65

1 añadir menús y ayudas a un control 65

30 10 datos, tablas dinámicas e gráficos 73

1 los formularios en vista formulario 73

01 4 las partes de los informes 83

10 1 crear una macro 89

13 páxinas de acceso a datos 95

1 crear una página sin asistente 95

14 persoalizar, importar, vincular,exportar99

15 contraseñas, ferramentas e inicio 105

40 1 contraseña de entrada a una BD 105

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

01 base de datos que te interese abrir en la lista que se muestra debajo de

Figura 02 Ventana Base de datos

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

2 primer tipo de objetos: tablas

(1) Excepto en las consultas de tablas de referencias cruzadas

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

Figura 03 Tabla en Diseño

Si te fijas, ahora el cuadrito que tienes al lado de REFERENCIA. muestra una

01 en el botón derecho del ratón. La llave desaparecerá y podrás seleccionar

01 lista de tipos de campo a elegir.

01 determinado para texto es 50 y para números entero largo, aunque pode-

hablaremos un poco más adelante.

8 algunas propiedades de tabla

Además de las propiedades de cada campo, podemos establecer una serie

01 do de tablas si pulsamos en ella con el botón derecho en ver, detalles.

Vas a elaborar cinco tablas: Coches, CLIENTES, VENTAS, Marcas, Comer-

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

1 relaciones entre tablas

1.1 de uno a muchos

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

Figura 01 Ventana de Relaciones

30 Ve al menú relaciones y selecciona la opción mostrar tabla. Allí selecciona-

1.2 de muchos a muchos

1.3 de uno a uno

2 trabajo con la ventana relaciones

Ya hemos visto cómo crear relaciones. En este capítulo tratamos algunas

01 ratón sobre la parte delgada de la línea de combinación que deseas eliminar.

10 Establece las relaciones necesarias para nuestra base de datos y dis-

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manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

manual editado e producido polo servicio de publicacións de PC Carrier © 2000

01 los datos del campo (Tabla/Consulta, Lista de Valores o Lista de Cam-

Figura 01 Propiedades de búsqueda