PENGENDALIAN DOKUMEN

PUSKESMAS
No. Dokumen : 136/SOP/PKM.KRS/II/2022
No. Revisi : 0
SOP Tanggal Terbit : 22 Februari 2023

Halaman : 1/4

UPT Yuyun Suhendradeni,

PUSKESMAS SKM,.M.Si
NIP. 19660528 198803 1 005
KARANGSARI

1. Pengertian
a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang
disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar,
rekaman, spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy
maupun hard copy

b. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
menckup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini

c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja

tersebut di up date/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakainya Dokumen tidak
terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan
tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak diperuntukkan
sebagai acuan kerja
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuaidengan persyaratan sistem manajemen mutu.

3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Karangsari nomor

011/PKM.KRS/II/2022 tentang Kelengkapan dokumen pegawai.

4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah UPT Puskesmas Karangsari.

b. Peraturan Bupati Garut Nomor: 900/Kep.953. Kesra/ 2017 tahun
2017 Tentang Penetapan 37 (Tiga Puluh Tujuh) Unit Pelaksana
Teknis Puskesmas sebagai Unit Kerja yang Menerapkan Pola
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah Penuh
5. Prosedur / A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai
Langkah – Berikut:
langkah 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a. Jenis Dokumen
1) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
2) Daftar tilik disingkat: DT,
No. Dokumen : 136/SOP/PKM.KRS/II/2022 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS Halaman : 2/2

3) Kerangka Acuan disingkat: KAK,

4) Surat Keputusan disingkat: SK,
5) Kebijakan disingkat: Kb,
6) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
7) Manual Mutu disingkat MM.
8) Pedoman Mutu disingkat PM,
9) Audit Internal disingkat AI.

2. Sistem penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan
Pemerintah Kabupaten Garut ( Tata Naskah )
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan
dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
d. Urutan penomoran
3. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai
dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata
Naskah Kabupaten Garut
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program,

4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kapus
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Sekretariat dan Ka TU kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja,
dan Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang
atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap “Terkendali” dengan persetujuan ka TU
B. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
No. Dokumen : 136/SOP/PKM.KRS/II/2022 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS Halaman : 3/2

a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada

Kapus
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan
pada tiap dokumen
C. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi
isidokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita
acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap
“Tak Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka
TU
E. Melakukan peninjauan ulang dokumen

6. Bagan Alir
Menetapkan jenis Membuat dokumen
Dokumen &
dokumen & & rekaman
rekamana
rekaman

Memberikan & Memberikan Mengesahkan isi

penomoran Dokumen identitas dokumen Dokumen &
& rekaman & rekaman rekaman

Menerbitkan & Merevisi dokumen Menerbitkan ulang

memdistribusikan & rekaman dokumen &
dokumen & rekaman rekaman

Peninjauan Ulang Penarikan &

Pengendalian
dokumen pemusnahan
Dokumen
dokumen & rekaman
Eksternal
No. Dokumen : 136/SOP/PKM.KRS/II/2022 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS Halaman : 4/2

7. Hal-hal yang
Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan
perlu
benar, makapengelolaan dan pelaksanaan UKM puskesmas tidak
diperhatikan
maksimal hasil.

8. Unit terkait
Semua Poli/ Unit Puskesmas Karangsari

9. Dokumen terkait - Dokumen Regulasi Puskesmas

- Dokumen Pelaporan
10 Rekaman historis Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
. perubahan perubahan