CODIGO:PRGM20-PRC01-lN01

PROCES0 GESTloN DE LA IVIEJORA

EVta€ALCALDIA a,., PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA

lNFORMACION DOCUMENTADA
VERSION: 02

FECHA:
;. .:+ 18/09/2023
I*ndUNICIPAL DETA lNSTRUCTIV0 SOLICITUD GEST16N DE
LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 1 de 12

Contenido
1. OBJETIVO
2. RESPONSABLE
3. ALCANCE
4. GLOSARIO DE TERMINOS
5. SIGLAS
6. INSTRUCCIONES
7. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
8. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
9. 'NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE
10. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE
11. CONTROL DE CAMBIOS
 CODIGO:PRGM20-PRCO1-lN01 I
PROCESO GESTION DE LA MEJORA
PROCEDIIvllENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMACION DOculvIENTADA
.,,.:,`,NICIPAL DEA FECHA:18/09/2023

lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE

AL
LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 2 de 12

1. OBJETIVO
Establecer las instrucciones para el registro de la informaci6n cuando se hace necesaria una
solicitud de copia, de creaci6n, modificaci6n o eliminaci6n de documentos, a trav6s de la
herramienta dispuesta por la alcaldia municipal, garantizando el adecuado control de la
documentaci6n institucional.

2. RESPONSABLE
Secretaria de Planeaci6n (Seguimiento y verificaci6n de cumplimiento de instrucciones del
presente documento).

Secretarias o Direcciones (Solicitantes de tramite)

3. ALCANCE
lnicia con la solicitud de las diferentes Secretarias y Direcciones para la creaci6n, actualizaci6n
y/o anulaci6n de documentos vigentes en el Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n, las
cuales seran recepcionadas y tramitadas por la Secretaria de Planeaci6n a traves de la
herramienta en linea dispuesta para ello. Finaliza con la entrega del tramite de la solicitud.

4. GLOSARIO DE TERIVIINOS

Documento Controlado: Son los documentos del Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n
(SIPG) fisicos o magneticos que estan bajo custodia de la Secretaria de Planeaci6n, quienes
son los dnicos autorizados para realizar modificaciones al documento. En caso de generar una
copia controlada para otra oficina, el solicitante debefa firmar el listado de control de copias y
este sera el responsable de la custodia del documento. Este tipo de copias no se pueden
fotocopiar.

Documento No Controlado: La copia o impresi6n del documento diferente a la copia en

custodia de la Secretaria de Planeaci6n, sera considerada como documento no controlado.
Copia sobre la cual no se ejerce control posterior para uso del cliente fuera de las instalaciones
u otras partes interesadas.

En linea: Que su disposici6n y uso se lleva a cabo a trav6s de la web.

Fuente de Datos: Documento o registro del cual se obtienen los datos que soporta el calculo
del indicador. Debe quedar claramente identificada la fuente para asegurar que se dispone de
los datos.

Manual: Hace referencia a los documentos fisicos.

Meta: Es un estandar de desempefio que se pretende lograr en un periodo determinado, para

alcanzar un objetivo, a traves del desarrollo de unas actividades.
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PROCESO GESTION DE LA MEJORA
PROCEDIIVIIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

qq
iS
'
-ii*`=',
lNFORMACION DOCUIVIENTADA

lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE

FECHA:
1 8/09/2023

ALCALDIA MUNICIPAL DECOTA

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Objetivo: Aquello que se pretende lograr a trav6s de las diferentes acciones.

Registro: Cada uno de los datos que se ingresan a la plataforma correspondientes a la fuente
respectiva.

Responsable: Corresponde al nombre del cargo de la persona encargada de custodiar la

fuente de la informaci6n o el Iider del proceso.

Solicitud: Requerimiento de tramite documental realizado por alguna de las Secretarias o

Direcciones.

Virtual: Se refiere a procesos sistematizado publicados a traves de sistemas de informaci6n

virtuales.

5. SIGLAS

IN: lnstructivo

lsG: lntegraci6n de Sistemas de Gesti6n

lso: International Organization for Standardization - Organjzaci6n lnternacional de

normalizaci6n

MEcl: Modelo Estandar de Control lnterno

MSIG: Manual Sistema lntegrado de Gesti6n

PR: Proceso

PRC: Procedimiento

SD: Soporte Documental

SGD: Solicitud de Gesti6n Documentada

SG: Sistema de Gesti6n

SEG: Seguimiento y Evaluaci6n a la Gesti6n.

SIPG: Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n.

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PROCES0 GESTION DE LA MEJORA
PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA VERSION: 02

iiALCALDIAC +,,
lNFORMACION DOCUMENTADA
-.+..;I FECHA:
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UNICIPAL DETA
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6. ]NSTRUCCIONES

- REeisTRos
¥ F`EIACIONADO-yTj:fAs.(S6PoRTEDoeuMENTALt
NO lNsiRUcdJ6N (DESCRIPC16N) `~ RES'PONSABLE§

Acceder a la herramienta en linea mediante el link

httDs;//docs.aooale.comfforms/d/e/1FAIDQLSckvLARJ5nQZ2scJpici59
OSRHIHxsv84zG7Kmt2DBCXYw6aQ/viewform

Secretarios (as) y/odirectores(a§)y/odelegados

1.
®>.:* `;. . -.... .- ` +.,.-`t€,Ifr N/A

ALCALDIA DE COTA - SOLICITUD

MC)DIFICACION DOCuMENTAL EN LA
TRD
El ry~ > in an .cO*be . .n<\rm. - ^xp -m31run oions!. fuco. erfteroo 1

dr

Diligenciar la direccl6n de correo electr6nico del solicitante.Dlreccl6nclecoTreoelectr6nico.

Secretarios(as) y/odirectores(as)y/odelegados
2. N/A

Tu I((rr.c =J\ 1e ctx7cD €le:tionico

Seleccionar el c6digo documental que le corresponde.

El,|= k,

\ =® C-}. r`: * .^=. -

2co.Scerc`®iih c>c(..rtl r a. Gaoe.i\ci

3Cro`SccT.toti8 de lalices„uciura y obt"5 P\]blicBs

Secretarios(as) y/odirectores(as)y/odelegados N/A
3.

5cO-See/c`ana Aoropecu.fi& Wealo ^mba.me y Dcoarcuea Ecoriom)co

7lx>.Secietoi{o ¢. Cifilii!r. I ,Ii^!.nli!dos

Secretar.ios(as) y/odirectores(as)y/odelegados
4. N/A
Seleccionar el tipo de solicitud segtin el caso: Creac/.6n, Mod/.ficac/.6n,
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q-ia
a,", PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA
lNFORMACION DOCuMENTADA
VERSION: 02

FECHA:
`...5,
< 1 8/09/2023
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ALCALDIA MUNICIPAL DECOTA
LA INFORIVIAC16N DOCUMENTADA Pagina 5 de 12

++ REGtsTROSRELACIONADOs,-(SOPORTE`DOCUMENTAL)

:`No
INSTRucci6N (DEseRi`pci6N) yJ RESPONSABLES
Q~`*,:rasz§ansgz:::

Eliminacion o Solicitud de copia.TlcodeSo{x:itud'

t'xpe

C(.catch

wedifeacich

Ewhlrwcidn

Cap,8

Digitar el c6digo del documento vigente.C6dlgodeldocurnento

Ortylte tl c6aap pare los casos en au. le colicftud con/e5ponda a uno modl/Lcadon a ellm.nic.on

Tu respues(a No. de consecutivo

Secretari os(as) y/odirectores(as)y/adelegados

5.
ttt N/A

Codificaci6n General: PRDE -PRCO1 -IN01-FO01

1 !ipo Documental

lnstructivo

Procedimiento
Proceso

COIJ. ' ',V

DOcuwENTO OOcui.E.mo
MN Mud
PR ProcEso
pRc Prdinfro
lN lrdeGvo
rl, Fo',,'ato

ttgr
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN01
PROCESO GESTION DE LA MEJORA
PROCEDIMIENTO GESTI0N DE LA VERSION: 02

isi lNFORMACION DOCUMENTADA

..#
'..# FECHA:
Jee 1 8/09/2023
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ALCALDIA MUNICIPAL DECOTA
LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 6 de 12

REG[STROSRELACIONADOI:- -A:.s(SppORTEDOQUMENTAL)

NO I NSTRuCC,6N(DESCR,PC,6N|:yx.::,~,~m RESPONSABLis

eoE>. pROcE80 PF`Ocfioo ®EOON MAP^ DE PROCB®o®

•. '.-..--..

GEsnoN oE L^ com uNICAcloN

OESTfoN pA RA EL D EaA Ft Roiio TEF`F` n.OR L^ i

..

oESTfoN DE LA INFRAE8"ucTURA v oaF`As puaiJCA8

CESTICIN DE 8^LllD

•.`.

Ea

cE8TlciN pA RA EI. a Es^ RROua A M a I EN TA L

`.

aEs/TioN pAF`A LA M o\/IUDAo EoucAc io^I v seaii8loAo VIAL

ra aEEmd^I pA R^ loo DEREcros r`JMANog

aEanc)^i o E TA LE^iTo I+/M A N a

aEOTioN J u i` I D icA

t7

•.I OlsoTION DOCUM ENTAL

oE8TloN DE TEcr`oLoolA E INFORM A c,(or`I

GEBTloN DE L^ M EloRA c.Ei M ooa*> tNTEOR^ Do oE pi^NEAcl6N y cEori6^I

Registrar el nombr e completo del documento a intervenir. Para los

casos en que el ti po de solicitud corresponda a la creaci6n de un
nuevo documento, rNombredeldcei.mento.egistre en este campo el nombre propuesto.

Secretarios(as) y/o
6. N/A
Pare el case ao cfeac]oi Ce documemou, coctlDa a) ))omo(e propue3la directores(as) y/o delegados

I u respuef,`a

Seleccjonar el tipo del documento a intervenir. (Manua/ de Ca//dad,

Proceso. Procedimiento, lnstructivo, Formato, Otro). Secretarios(as) y/odirectores(as)y/odelegados
7. N/A
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=_,;. :ir PROCEDIMIENTO GESTION DE LA

lNFORMAcloN DOCUMENTADA
VERSION: 02

i\ALCALDIAC
FECHA:18/09/2023

lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE

UNICIPAL DETA
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REGISTRbs ,tRELACIONADOs.(SOPORTEDcreuMENi-AL)

N? lNstRuCC16N (DESCRIPC16N) \ RESPONSABLES

Tfro de documento i

• i,igeMariual de Calidad

Prceeso
11

Procedimiento

lnstructlvo

FO'm@lo

0',a

Registrar el nombre del proceso al cual pertenece el documento a

intervenir, atendiendo al mapa de procesos institucional vigente.Nornbreclelp/ocesoasoclado

Secreta rios(as) y/o

8. a.: ., .`.. `.. . . . `.1-` -~ `, .. -.=*` `'`` ,c\." -`. I. -,`.`1. ` `.. ` `1` `. ..\--..38oC\edoauncFoceso N/A
directores(as) y/o delegados
T,,,pal)I,=.,'n

Registrar el nombre del procedimiento al cual pertenece el documento

a intervenir, atendiendo al mapa de procesos jnstitucional vigente.Nombredelprocedimlentoasociado

Secretarios(as) y/o
9. Oilipewhar ella ca€(,Ia ea ca!o a. ace €1 €ocumento oD(.lo oe e pieoen`e aolicnac ce enc\Rnl/t N/A
!soa3do a un p(occo]nd.n:c directores(as) y/o delegados
` , 1, \^

Registrar en detalle las razones y la necesidad a nivel funcional.

t6cnico y normativo que sustenta la solicitud y que a su vez permitan
soportar la viabilidad de la misma. (Anexar dooumertfos de saporfe)JustifieocLonc)eLarrecesidad..

Secretarios(as) y/odirectores(as)y/odelegados
1o. N/A A

Tu 'c5 Pl{St®

Registrar en detalle los cambios propuestos entre el documento

11.
vigente v el documento oroDuesto. (Ap//'ca dri/.camente oars so/i'c/'fudes Secretarios(as) y/a N/A

Jar
 aEqng PROCESO GESTION DE LA MEJORA CODIGO:PRGM20-PRC01-lN01

E,*, PROCEDIMIENTO GESTION DE LA

lNFORMACION DOCUIVIENTADA
VERSION: 02

-jr.=i'IE=-. FECHA:
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I_++ _ALCALDIAMUNICIPAL DECOTA
INSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE
LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 8 de 12

+ REGISTRbsFtE.LAci\OfrooS?^V.^XvSyny:/~^•`isopoRT`E: ¥^,0^OCuMENIAL)

NO I NSTRUCC16N (DESCRI PC16N ) RESPONSABLES

de modificaci6n)Cembiorealizndo directores(as) y/o delegados

Aol[C. Pa/a 1®9 6.>!Sit`Xles a. mcoi/rcacior\

Tu r€5pu<5faDeiarestecamDo en blanco en caso de no aDlicar.

Registrar el nombre, c6digo y versl6n de documentos que se afectan

por la solicitud de manera directa o indirecta. (Procesos,
procedimientos, instructivos y formatos vigentes».becumentcooleclados

Secretarios (as) y/o

12. N/A
Ap (c. p€ra [a! !ol{'tudea ®n dcJtd® i€ a/tale aradn afro I po ae oo<unenta (Rapst/£r rome/., ed®)oo y
1€r6'Oul
directores(as) y/a delegados

I ` `J\,.A

Registrar el nombre completo de la persona que se encuentra

delegada por la Secretaria a Direcci6n para adelantar los tramites
operativos de la solicitud.Nombrecomplelode qinen realiza la solieitud .

Secretarios(as) y/odirectores(as)y/odelegados
13. N/A

Tu ie5p\;€sla

Registrar el ndmero celular de la persona autorizada para el tfamite.NurneroclBlul8.dequlonrea[iz8Easolle)`iicl`

Secretarios(as) y/adirectores(as)y/odelegados
14. N/A
Tu resp Je5`®

Realizar el cargue de los documentos minimos requeridos para dar

Secretarios(as) y/o No de registro
15.
tramite a la verificaci6n, revisi6n v aprobaci6n de la solicitiid. directores(as) y/o delegados virtual.
 CODIGO;PRGM20-PRC01-lN01
PROCESO GESTION DE LA MEJORA

EE#'-nonleLTALCALDIAC
-,.,
`.*:fr
PROCEDIIvllENTO GESTloN DE LA
lNFORMACION DOCUIVIENTADA
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FECHA:
18/09/2023
ldi c-UNICIPAL DETA lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE
LA [NFORMAC16N DOCUIVIENTADA Pigina 9 de 12

F3EGISTROSRELAcloNADO1S\-(SOPORTE\DOCuMENIAL)

No lNSTRuCC16N (DESCRIPC16N) RESPONSABLES ,

Cargue do Sopertes .
Real]ce e) cera`ie de )os respectivce tormalce y/a dcrcLimentce reeuer[dos Beta Oar tT6mite a la presente
solicrtua 1 ) Formato ae soneitud en pd( nrmeto par e] Tesponsab!e de! pioceso 2) Documen`o en
torreoor con eyuste propuesta y con soportes si ap)Ica

JL Af`adirarchlvoDentrodelosdocumentos minimos a adjuntar requeridos, se

encuentra el formato de solicitud de gesti6n documentada

debidamente firmado por el responsable del proceso objeto de la
solicitud. junto con el documento en borrador con el ajuste propuesto.
ademas de los soportes que apliquen a la misma.

En la Secretaria de Planeaci6n, se recepciona la informaci6n

registrada a traves de la herramienta en linea junto con los soportes
de la solicitud con fecha y hora de la realizaci6n del cargue a traves de
una matriz de seguimiento, que ademas de visua]izar la informaci6n.
permitira acceder directamente tambien a los soportes que fueron
cargados.
Secretario(a) de Planeaci6n
16. N/A
y/o delegados
• , ) , .. - `^ , ,

- Ineiann E6"6uf).td!-a.rfu i.d.be.Een6Fc Xorm} EL.riai±±+ca.d.a4.I.

• ,t,r` ,-. -- ti- I. *,`.. ,I-4.ii+-`|o-i,.--
+ \LL.t't\L-|`t-,-- +,, + in4| t"|\++.i..\tl-
i Ti.A3z?#eA n}GtfrAc~th. th* Lbfrl=a &hi nREL7£ a:i:2)aa!::!L==)I>bcBp..
-I J5REi2annlon).Gdrs E-Zaf quGe=B mm a±±L¢±&:iuBa*.

La Secretaria de Planeaci6n a trav6s del area de Calidad, asigna un

ni]mero de consecutivo de radicaci6n de la solicitud, el cual sera Secretario(a) de Planeaci6n
17. N/A
comunicado al solicitante para llevar a cabo el seguimiento al avance y/a delegados
del tfamite.

La Secretaria de Planeaci6n a traves del area de Calidad, asigna un

Secretario(a) de Planeaci6ny/odelegados
18. profesional para el estudio de la solicitud -que de ser necesario-, se N/A
genera fan reuniones de trabajo con el solicitante.
Aprobaci6n o devoluci6n de la solicitud. La Secretaria de Planeaci6n a
Secretario(a) de PlaneaCi6ny/adelegados
19. traves del area de Calidad, da fa respuesta formalmente a la "'A fl
aprobaci6n o devoluci6n, segtln el caso.
FIN Rzilll
W
 ck`, Ea,q., PROCESO GESTION DE LA MEJORA COD'GO:PRGM20-PRC01-lN01

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA:
+eL`!, lE8 18/09/2023
- - _- .ALCALDIAMUNICIPAL DECOTA
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LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 10 de 12

7. DOCuMENTOS INTERNOS RELACIONADOS

FECHAAPROBAC16N
c6DIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERslbN

GESTION DE LA MEJORA DEL MODELO 18/ograo23

PRGM20 05
lNTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
GESTION DE LA INFORMACION 1 3/06/2022
PRGM20-PRC01 05
DOCUMENTADA
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACION 23/03/2021
PRGM20-PRC01-lN01-FO01 04
DOCUMENTADA

8. DOCuMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

FECHA DE puBLrcAC16N yVERSION

NOIVIBRE ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSuLTA

Manual Operativo del modelo Departamento

lntegrado de planeaci6n y Diciembre de 2019 Version 3 Administrativo de [a Funcionpublica.gov.co
aesti6n-MIPG Funci6n Pdblica-DAFP
Organizaci6n lnternacional deEstandarizaci6n
lso 9001 :2015 2015 lso
Organizaci6n lntemacional deEstandarizaci6n
ISO 9000:2015 2015 lso
DepartamentoAdmjnistrativode laFunci6nPjlblica-DAFP
MEC': 1000 2014 Funcionpublica.gov.co

9. NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

NORMA Aflo ARTICuLOS PARAGFIAFO

LEY 1753 2015 ARTICULO 133 Par la ciial se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 Todos por un
nuevo pa(s" - lntegraci6n de Sistemas de Ge8ti6n
DECRETO 2015 lncorpora las modificaciones introducida8 al Decreto Unico Reglamentario del
1083 Sector de Funci6n Publica a partir de la fecha de su expedici6n.

DECRETO 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Unico
1499 Reglamentario del Sector Funci6n Ptlbljca, en lo relacionado con el Sistema de
Gesti6n establecido en el artieulo 133 de la Ley 1753 de 2015
 t\E PROCESO GESTION DE LA MEJORA CODIGO:PRGM20-PRCO1.lN01

PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA VER§loN: 02

aiee lNFORIVIACION DOCUMENTADA

-+.-.I, FECHA.
+ lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE
18/09/2023

ALCALDIA MUNICIPAL DECOTA

LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 11 de 12

10. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

NORMA ANO ARTICuLOS PARAGRAFO

Resoluci6n Octubre 29 Por a cual se crea el comit6 municipal de gesti6n y desempefio del
839 de 2018 nun cipio cota, Cundinamarca y se establece el reglamento para su
func onamiento"
Resoluci6n 29de Por a cual se integra el comit6 institucional de gesti6n y desempefio
840 octubre de dela alcaldia municipal de cota y se establece el reglamento para su
2018 func onamiento
Resoluci6n1423 Noviembre27de2019 Par a cual se adopta la version actualizada del manual de procesos y
procedimientos junto con la informaci6n dooumentada del sistema
integrado de planeaci6n y gesti6n-sipg de la alcaldla municipal de
cota.
Decreto 046 Maya 7 de Por a cual se adopta y se reglamenta el Sistema lntegrado de
2018 Planeaci6n y Gesti6n (SIPG) y se dictan otras disposiciones, en la
Alca dia del MuniciDio de Cota -Cundinamarca.
Decreto 068 Julio 11 de Por el cual se conforma el equipo de mejoramiento por proceso del
2018 siste rna integrado de planeaci6n y gesti6n (SIPG) de la alcaldia
nun iciDal de cola v se sef`alan siis funciones''.
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lNO1
PROCESO GESTION DE LA MEJORA

E`ALCALDIAC E,*, PROCEDIIvllENTO GESTION DE LA

lNFORIVIACION DOCUMENTADA
VERSION: 02

FECHA:
:. .:# 18/09/2023
lNSTRUCTIVO SOLICITUD GEST16N DE
UNICIPAL DETA
LA INFORMAC16N DOCUMENTADA Pagina 12 de 12

11. CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE DEL FECHA DESCRIPCION DEL

c6DIGO VERSION
DOCUMENTO APROBAC16N CAMBIO
lNSTRUCTIVO SOLICITUDGEST16NDELA
Modificaci6n del c6digo dellnstructivo,actualizaci6ndelosdocumentosinternosrelacionados
PRGM20-PRC01-
18/09/2023 02
lN01 lNFORMACIONDOCUMENTADA

lNSTRUCTIVO SOLICITUD Se crea el presente instructivo

GESTION DE LA para dar instrucci6n respecto a las
PRGM-PRC01-lN01 24/07/2020 01
lNFORMAC16N SGD (Solicitudes de gesti6n
DOCUMENTADA documentada).

ELABORO REVISO /
/ APROBO
ln#:I:amHenryAri a
NOMBRE lvan Roberto Perez Luey Hernandez de Le6n /
CARGO Contratista_Calldad Contratistallderdecalidad A / I A5deretariodeBlaneaci6/ _ , ,

;;I;:;,ti{ /```` I,/.`..-..-,.,i./;.-.r/`:l

FIRMA
Ld` VO`cL~ I
4,