SENARAI BIDANG TUGAS – PROJEK SULAM

Jawatan Bidang Tugas

➢ Merancang rangka kerja projek termasuk mengenal pasti semua sumber yang diperlukan.
➢ Mengurus dan mengawasi pelaksanaan semua aktiviti projek supaya mengikut skop, jadual dan
kos yang dirancang dan memastikan serahan projek menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Ketua Projek
➢ Menyediakan dan melaporkan status kemajuan projek secara berkala dan memberi laporan
secara ad-hoc bagi sebarang masalah yang timbul;
➢ Melibatkan diri secara aktif dalam semua aktiviti projek.

➢ Merancang agenda mesyuarat.

➢ Mencatat minit mesyuarat.
Setiausaha
➢ Menyiapkan laporan / menyediakan minit mesyuarat
➢ Memastikan semua aktiviti yang dirancang berjalan dan dilaksnakan mengikut perancangan.

➢ Mengumpul senarai barangan/bahan daripada setiap biro

➢ Membuat pengiraan jumlah perbelanjaan dan jumlah baki yang tinggal
Bendahari ➢ Mengagihkan wang kepada pihak yang berkenaan mengikut perbelanjaan
➢ Menyediakan dan membentangkan penyata kewangan dalam mesyuarat
➢ Menghantar laporan penyata kewangan kepada setiausaha

➢ Menyediakan bahan promosi (poster/flyers/design baju) sekurang-kurangnya 2 design bagi

setiap bahan promosi.

➢ Merangka strategi penerangan mengenai program dan aktiviti

➢ Menyebar luaskan maklumat program dan aktiviti yang dijalankan oleh biro-biro jawatankuasa
Biro Promosi &
Publisiti
mengikut jadual dan tarikh yang telah ditetapkan.

➢ Mempromosikan sesuatu program dan aktiviti yang memerlukan kehadiran peserta

➢ Membantu membuat hebahan aktivti dan program

➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat

➢ Mendapatkan penajaan untuk lain lain keperluan bagi menampung sebahagian perbelanjaan
Biro Penajaan & pelaksanaan program
Sumbangan
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat.
 ➢ Menyediakan senarai jemputan bagi program yang akan dijalankan.
➢ Mengenalpasti tetamu-tetamu yang akan dijemput.
➢ Mengedar surat jemputan termasuk maklum balas tetamu yang akan dijemput.
Biro Jemputan
➢ Menyediakan segala keperluan/peralatan untuk tetamu.
➢ Bekerjasama dengan biro protokol.
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat.

➢ Menyediakan tentative program

➢ Menyediakan surat jemputan kepada penceramah
Biro Protokol
➢ Menyediakan surat jemputan kepada tetamu (community) – digital
➢ Penyediaan teks ucapan ketika program dijalankan (soalan untuk moderator)

➢ Memastikan semua peserta memenuhi masa yang telah ditetapkan di dalam jadual
Biro Aktiviti & ➢ Memastikan aktiviti sepanjang program berjalan lancer
Program
➢ Menyusun jadual aturcara program mengikut kesesuaian
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat.

➢ Mencari sekurang-kurangnya 3 sebut harga dari katering untuk penyediaan makanan (Makan
pagi & tengahari)
Biro Jamuan & ➢ Menyediakan makanan dan minuman yang mencukupi bagi yang terlibat pada hari kejadian.
Makanan
➢ Menyediakan jadual dan menu makanan
➢ Menyediakan anggaran perbelanjaan makanan yang mencukupi
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat.

➢ Menyediakan semua jenis peralatan yang digunakan ketika hari kejadian.

➢ Mengemas dan menyimpan semula peralatan yang telah digunakan
➢ Menguruskan semua urusan berkaitan pelaksanaan program.
Biro Peralatan, Logistik & ➢ Menyediakan jadual pengangkutan dan mencari sebut harga bagi logistik yang akan digunakan.
Keselamatan
➢ Memastikan tahap keselamatan yang terlibat dalam keadaan baik
➢ Memastikan kelengkapan disediakan mengikut kesesuaian aktiviti.
➢ Memastikan kebersihan tempat sebelum dan selepas digunakan.
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti selepas program tamat.
➢ Menyediakan link webinar bagi program yang akan dijalankan.
➢ Mengawasi setiap komen ketika live dijalankan.
➢ Memastikan line internet dalam keadaan baik.

Biro Multimedia ➢ Menyediakan dan memastikan laptop dalam keadaan baik – sekurang kurangnya 3 buah laptop
(3 orang jaga link) webinar
➢ Merakam gambar & video sepanjang program dijalankan (2 orang)
➢ Menyediakan satu laporan aktiviti (bergambar) selepas program tamat