Ziyafetlerde operasyonların Ziyafetler için operasyonlar

kavramsal yapısı • Tedarik işlemleri

• Servis faaliyetleri
• Mutfak faaliyetleri şeklinde üç ana başlıkta sıralanabilir.

Ancak bunların söz gelimi bir otel işletmesinde gerçekleşmesi için

• Ziyafet müdürlüğü
• Satın alma müdürlüğü
• Ön büro ve kat hizmetleri müdürlükleri
• İnsan kaynakları müdürlüğü
• Teknik hizmetler müdürlüğü
• Yiyecek – içecek müdürlüğü gibi çok sayıda departmanın işbirliği içinde
çalışması gerekir.

Ayrıca ziyafetlerdeki operasyonların ziyafetin türüne (gala yemeği, kokteyl, büfe

gibi) farklılık gösterdiği de unutulmamalıdır.
Ziyafetlerde mutfak için Mutfak operasyonları
operasyonlar İşlemler Ayrıntılar Zamanlama
Tedarik (malzeme, işgücü)
Hazırlıklar Ön işlemler (depodan malzeme alma, yıkama, Bir - iki gün önce
doğrama, ön pişirme vb.)
Başlangıçlar
Yemek Bir gün önce veya aynı
Ana yemek
üretimi gün
Tatlı
Servis türü
Madde sayısı (tabak sayısı, tabaktaki malzeme
sayısı)
Yemek Aynı gün ve hatta
Servis sırası
dağıtımı ziyafet saati
Servisi ısısı
Servis hızı
Tabak tasarımı
Verimlilik
Sistematiklik
İlkeler
Dakiklik
Bütünlük Her zaman
İşgücü
Kaynaklar Fiziksel mekanlar/olanaklar
Teknoloji
 Salon ve servis operasyonları Ziyafetlerde salon ve servis için
İşlemler Ayrıntılar Zamanlama operasyonlar

Toplantı Departmanlar arası Bir - iki gün önce

Temizlik
Salon hazırlıkları Masa düzeni
Sahne ve ışıklandırma
Kuver açma
Servis işlemleri Bar hazırlıkları
Posta dağılımı
Karşılama
Ziyafete başlama
Masalara yerleştirme Ziyafet günü
Yiyecek servisi
İçecek servisi
Servis Servis türü ve yöntemi
Servis sırası
Boşların toplanması
Uğurlama
Bitirme
Toparlama
 ……….. Oteli Ziyafet Emri Formlar: Ziyafet Emri
Ziyafetin sahibi/adı … Üniversitesi Mezunlar Yemeği
Ziyafetin tarihi 26.06.2021 Saati 20.00- 24.00
Salon Okyanus Balo Salonu
Ziyafetin Cinsi Gala Yemeği
Garanti edilen kişi sayısı 300
Beklenen kişi sayısı 320
Menü
Yiyecek İçecek
• Meze Tabağı (Mercimek Köftesi, Patlıcan- Biber Kızartması, Çerkez Tavuğu, Dil • Sınırsız yerli içecek
Peyniri, Beyaz Peynir, Kırmızı Biber Dolması, Çeri Domates, Salatalık Salatası) • Yabancı içecekler müşteriden tahsil edilir.
• Yeşil Bahçe Salatası, Limon Sosu ile
• Mantar Soslu Dana Madalyonları, İç pilav, Brokoli ve Kuşkanadı Kabak ile
• Çikolatalı Terin, Meyve Sosları ile

Görevler
Ziyafet bölümü Teknik servis Kat hizmetleri Önbüro
Masa şekli: Yuvarlak (10 kişilik) Ses düzeni: Evet Masa örtüsü: Evet Karşılama: Evet
Sandalyeler: Kolçaksız Projeksiyon: Hayır Masa eteği: Evet Bülten tahtası: Evet
Orkestra: Evet Mikrofon: Evet Çiçek: Evet Bayrak: Hayır
Sanatçı: Evet Perde: Hayır Diğerleri: --- Porter: Evet
Piyano: Hayır Kamera: Evet
Dans pisti: Evet Fotoğrafçı: Evet
Kürsü: Evet Tanıtım materyalleri: Evet
Şamdan: Hayır
Tahta: Hayır
Formlar: Günlük Ziyafet Günlük Ziyafet Formu
Formu Tarih: 20.06.2021
Saat Salon/Yer İşlemler Organizasyon
15.00 Karşılama masasının oluşturulması
Resepsiyon önü
Karşılama başlar
16.00
Havuz kenarı Kokteyl için hazırlıkların yapılması Sağlık Turizmi
17.00 Okyanus Salonu Gala yemeği için salonunun hazırlanması Kongresi

18.00 Havuz kenarı Hoş geldin Kokteyli başlar

20.00 Okyanus Salonu Gala yemeği başlar
 Ziyafet Salonu Görev Çizelgesi Formlar: Ziyafet Salonu Görev
Çizelgesi
Salon: Okyanus Salonu Tarih: 20.06.2021
Saat Görevli İş
17:00 Tüm personel hazır bulunacak Toplantı
17:15 Serkan, Semih Ana yemek tabaklarının hazırlanması
Mehmet, Mustafa, Canan, Ayşe Bıçaklar, çatallar, kaşıkların hazırlanması
Bülent, Zeynep Masa örtüleri ve masa numaralarının hazırlanması
Özlem, Ahmet Ekmek ve tereyağı tabaklarının hazırlanması
Ali, Veli Su bardakları ve içki kadehlerinin hazırlanması
Murat, Özgür Tuzluk ve biberliklerin hazırlanması
Cansu, Cemil Peçetelerin hazırlanması
18:15 Mehmet, Mustafa, Canan, Cansu Masaların giydirilmesi
Ayşe, Serkan, Semih, Cemil Sandalyelerin giydirilmesi
Bülent, Zeynep, Özlem, Ahmet,
Kuver açma
Ali, Veli, Murat, Özgür
19:15 Mola
19.30 Posta dağılımının yapılması
Tüm personel
19:45 Masalara su servisi yapılması
20.00 Davetlilerin masalara yerleştirilmesi
Ziyafetlerde operasyonların yönetilmesi (esneklik)

• Ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın her ziyafet organizasyonunda aksamalar olur.

• Aksamalar nedeniyle ziyafet operasyonu esnek bir yaklaşımla ele alınmalıdır.
• Aslında kontrol ve esneklik arasında bir denge sağlanmalıdır.
• Bu da kaynaklar ve yetenekler olmadan başarılamaz.
• Organizasyonun türüne ve amacına göre iyi bir kaynak – yetenek bileşimi oluşturulmalıdır.

Bileşenler Açıklama
Kaynaklar • Somut ve somut olmayan şeklinde iki grupta düşünülebilir.
• Somut olanlara konum, dekorasyon, ekipman, alan ve bütçe örnek verilebilir.
• Somut olmayanlara işletmenin itibarı, örgütlenme becerisi ve liderlik tarzı örnek verilebilir.
Yetenekler • Yenilik yapma
• Rutinlere uyum gösterme
• Takım çalışması yapma
• Hızlı çalışma
• Değişikliklere uyarlanabilme
• Verimli çalışma
• Paydaşlarla ilişkileri geliştirme
• İletişim kurma
• Öğrenme becerileri
Ziyafetlerde operasyonların yönetilmesi (esneklik)

Esneklik Kişiselleştirilmiş Paketlenmiş

• Konum • Bütçe
Kaynaklar • Dekorasyon • Ekipman
• Bütçe • Alan
Yetenekler • Yenilikçilik • Rutinlere uyum
• Uyarlanabilme • Hızlı çalışma
• İletişim • Takım çalışması yapma
• Öğrenme • Verimli çalışma
Ziyafetlerde operasyonların yönetilmesi (değişiklikler)
• Ziyafet organizasyonlarında her zaman değişiklikler olabilir.
• Değişiklik arıza, eksiklik, erteleme, iptal, yaralanma veya çalınma gibi olumsuz olursa maliyetlerde artış ve hizmet kalitesinde düşeşe
neden olur.
• Ziyafet organizasyonunda olumsuz değişikliklere yol açabilecek riskleri öngörebilmek gerekir.
• Bunun için bir risk analizi yapılmış olmalıdır.
• Bu analiz ‘risk alanları nelerdir’, ‘her bir riskin şiddeti ne olur’ ve ‘risk gerçekleşirse nasıl karşılık verilir’ sorularını yanıtlamalıdır.

Risk alanları Kaynağı

Aktiviteler Çalışanlar ve davetlilerin tehlikeli davranışları, gıda güvenliğinin ihlali, aşırı alkol tüketimi, programda son anda değişiklikler olması
Davetliler Sayının çok büyük olması, demografik faktörlerin etkisi, kalabalıkta rahatsız edici davranışlar sergilenmesi

Zaman Hazırlıklar için zamanın yetersiz olması, etkinliğin beklenenden uzun sürmesi
Çevre Ambiyans (ışıklandırma, ısıtma, havalandırma) sorunları, giriş – çıkışların yetersizliği (sayısının az olması veya yeterince geniş olmaması)
İnsan kaynakları Nicelik ve nitelik olarak yetersizliklere sahip olan bir kadro ile çalışılması

Operasyonlar Lojistik, ekipman, dekorasyon vb. açısından aksamaların yaşanması

Örgütlenme Yetki, karar alma ve güvenlik konularında belirsizliklerin olması

Tedarik Malzeme kalitesinin düşük olması, tedarik süresine uyulmaması, tedarikçilerle ilişkilerde anlaşmazlıklar

Altyapı Elektrik, sahne, park alanı, atık yönetimi konularında aksamaların yaşanması

Acil eylem planı Koordinasyon eksikliği, yetersiz plan gibi nedenlerle acil durumlarda ne yapılacağının bilinmemesi