‫راهنمای ارجاع نامه در‬

‫اتوماسیون اداری فراگستر‬

‫(نسخه ‪)6‬‬

‫نگارش ‪ 6.0‬راهنما (پاییز ‪)96‬‬

‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫ارجاع نامه‬
‫ارجاع نامه یعنی به جریان انداختن نامه در داخل سازمان‪ .‬درواقع زمانی که یک نامه در سازمان ثبت‬
‫میشود باید به نحوی در مسیر گردش قرار بگیرد تا افراد مختلف نامه را در کارتابل خود مشاهده نمایند‪.‬‬

‫بهواسطهی ارجاع و در مسیر گردش نامه معموالً افراد مختلف‪ ،‬کارهایی روی نامه انجام میدهند‪ .‬هرکس‬
‫باید کارهایی را که انجام داده است در سیستم ثبت کند تا پیگیری و ردیابی آن امكانپذیر باشد‪ .‬اینگونه‬
‫کارها و ثبت آن در سیستم‪ ،‬اقدام نامیده میشود‪.‬‬

‫برای ارجاع یک نامه عملیات زیر را میبایست طی نمایید‪.‬‬

‫‪ ‬برای ثبت ارجاع روی یک نامه‪ ،‬در فهرست کارتابل‪ ،‬روی موضوع نامهی موردنظر یک بار کلیک‬
‫کنید تا پنجره “نمایشنامه” مشابه شكل زیر باز شود‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫‪ ‬در باالی پنجره‪ ،‬روی گزینهی “ارجاع” کلیک کنید تا پنجرهی “ارجاع” مشابه شكل زیر باز شود‪.‬‬

‫در باال این پنجره‪ ،‬ارجاع گیرندگان را انتخاب کنید‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫کلیک کرده تا فرم زیر جهت‬ ‫‪ ‬جهت افزودن گیرنده از داخل چارت سازمانی روی گزینه‬
‫انتخاب واحد سازمانی باز شود‪.‬‬

‫‪ ‬متن ارجاع همانند شكل زیر در قسمت وسط صفحه‪ ،‬درج میشود‪ .‬متن ارجاع‪ ،‬متنی است که‬
‫ارجاع گیرنده با خواندن آن‪ ،‬متوجه میشود که چهکاری باید روی نامه انجام دهد‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫متن ارجاع را میتوانید با استفاده از یكی از سه روش زیر درج کنید‪:‬‬

‫‪ o‬توجه داشته باشید که میتوانید یک متن ارجاع را برای همه گیرندگان انتخابی درج کنید و یا‬
‫برای هر گیرنده‪ ،‬یک متن ارجاع جداگانه درج کنید‪.‬‬

‫‪ o‬هر کاربر با توجه به محدودهی دسترسیاش در سازمان _که مدیر سیستم برای وی تنظیم‬
‫کرده است_ میتواند نامه را به افراد دیگری در سازمانش ارجاع دهد‪.‬‬

‫صفحه ارجاع داری سه نوع ویرایشگر میباشد‪:‬‬

‫‪ o‬ساده‪ :‬حالت پیشفرض میباشد‪.‬‬

‫‪ o‬متن‪ :‬حالت پیشفرض را همراه با ابزارهایی جهت ویرایش متن در اختیارتان قرار‬
‫میدهد‪.‬‬

‫‪ o‬قلم نوری‪ :‬جهت استفاده از قلم نوری در صفحه ارجاع میتوانید از این حالت استفاده‬
‫نمایید‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫‪ ‬مشابه شكل زیر شما میتوانید ارجاع خود را در سه حالت اصل‪ ،‬رونوشت یا رونوشت پنهان‬
‫ارسال نمایید‪.‬‬

‫‪‬‬
‫‪ ‬مطابق شكل زیر نامه را در سه حالت عادی‪،‬فوری و آنی میتوان ارجاع نمود‪ .‬حالت آنی برای‬
‫گیرنده ارجاع مهلت ‪ 8‬ساعته و فوری مهلت ‪ 48‬ساعته جهت پاسخگویی به نامه درج میکند‪.‬‬

‫‪ ‬اگر نامه شما دارای نوع ارجاع باشد‪ ،‬مطابق شكل زیر از طریق این گزینه میتوانید نوع آن را در‬
‫صفحه ارجاع درج نمایید‪.‬‬

‫را فعال نمایید‬ ‫‪ ‬برای ارسال محرمانه ارجاع به گیرنده کافی است گزینه “محرمانه”‬
‫‪ ‬جهت ارسال پیام کوتاه گزینه “ارسال پیام کوتاه” را فعال کنید‪.‬‬
‫‪ ‬با استفاده از گزینه “مهلت پاسخگویی” همانند شكل زیر میتوانید برای ارجاع مهلت پاسخگویی‬
‫تعیین کنید‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫‪ ‬اگر مایل به ارسال پیوست نامه بهصورت محرمانه هستید گزینه “عدم نمایش پیوست” را فعال‬
‫نمایید‪.‬‬
‫‪ ‬بسیار پیش میآید که افراد و بهویژه مدیران از عبارات پرکاربردی در هنگام ارجاع نامهها استفاده‬
‫میکنند‪( .‬مثلً جهت اطلع‪ ،‬جهت بایگانی‪ ،‬لطفاً بررسی شود و ‪ )...‬شاید اگر هر بار بخواهند این‬
‫متنها را تایپ کنند‪ ،‬برایشان کار دشوار و زمانبری باشد‪ .‬شما میتوانید متنهایی که از آنها در‬
‫در‬ ‫ارجاعات خود از آنها زیاد استفاده میکنید را توسط گزینه “افزودن متنهای پرکاربرد”‬

‫استفاده نمایید‪.‬‬ ‫سیستم اضافه و از گزینه “استفاده متنهای پرکاربرد “‬

‫‪ ‬توجه داشته باشید که میتوانید پس از انتخاب متن پرکاربرد‪ ،‬خودتان نیز متنی را بهدلخواه به آن‬
‫اضافه و یا کم کنید و از این بابت هیچ محدودیتی وجود ندارد‪.‬‬

‫‪ ‬اگر متن فارسی ارجاع خود را اشتباه به انگلیسی تایپ کرده باشید با استفاده از گزینه “اصلح‬
‫میتوانید همان متن انگلیسی را به متن صحیح فارسی تبدیل نمایید‪.‬‬ ‫متن به فارسی”‬
‫‪ ‬با استفاده از دکمه “افزودن ارجاع به سایر افراد” میتوانید پنجره جدید ارجاع در همان صفحه‬
‫اضافه نمایید‪.‬‬
‫‪ ‬جهت افزودن صفحه ارجاع جدیدی همراه با همان رونوشتها و متن ارجاع از گزینه “افزودن‬
‫رونوشت به همراه متن” استفاده نمایید‪.‬‬
‫‪ ‬با استفاده از دکمه “نوسازی” صفحه ارجاع را به حالت پیشفرض برگردانید‪.‬‬
‫‪ ‬اگر نامه شما از نوع نامههای اقدامی باشد با فعالسازی گزینه “خاتمه اقدام” میتوانید نامه اقدامی‬
‫را خاتمه بزنید‪.‬‬
‫‪ ‬پس از درج تمام مشخصات ارجاع‪ ،‬برای ثبت آن باید روی یكی از دکمههای “ارجاع” یا “ارجاع و‬
‫انتقال” کلیک کنید‪ .‬اگر روی دکمهی “ارجاع” کلیک کنید‪ ،‬نامه علوه بر وارد شدن به کارتابل‬
‫ارجاع گیرندگان‪ ،‬در کارتابل هم باقی میماند و همزمان یک نسخه از آنهم در پوشه “ارسالشده”‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫قرار میگیرد ولی اگر روی دکمهی “ارجاع و انتقال” کلیک کنید‪ ،‬نامه هم وارد کارتابل ارجاع‬
‫گیرندگان میشود و هم از کارتابل خارج میشود و فقط یک نسخه از آن در پوشهی “ارسالشده”‬
‫قرار میگیرد‪.‬‬
‫‪ ‬جهت انصراف از ارجاع نامه روی دکمه “لغو” کلیک نمایید‪.‬‬
‫‪ ‬نحوه انتخاب ارجاع گیرندگان‬

‫ارجاع گیرندگان را میتوانید به یكی از سه روش زیر انتخاب کنید‪:‬‬

‫‪ ‬جستجو در بین کارکنان سازمان‬

‫در این روش در مستطیل سفیدرنگ‪ ،‬بخشی از نام یا سمت سازمانی گیرندهی موردنظر را تایپ میکنید‬
‫و سپس با فشردن کلید ‪ space‬از صفحهکلید‪ ،‬مشابه شكل زیر فهرستی از افرادی را مشاهده میکنید‬
‫که در نام یا سمت سازمانی آنها عبارت تایپشدهای وجود دارد‪ .‬روی گیرندهی موردنظر یکبار کلیک‬
‫کنید تا در مستطیل زیرین نام وی قرار بگیرد‪.‬‬

‫‪ ‬فهرست اول (برگزیده)‬

‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫گاهی اوقات ممكن است در سازمان با معدود افرادی‪ ،‬مكاتبات زیادی ردوبدل کنید‪ ،‬در این صورت‬
‫میتوانید برای سهولت در انتخاب ارجاع گیرنده‪ ،‬آن افراد را در داخل فهرست اول (برگزیده) خود قرار‬
‫دهید تا از این به بعد‪ ،‬بدون جستجو آنها را فقط از فهرست انتخاب کنید‪ .‬برای این کار کافی است‬
‫روی فلش کنار مستطیل سفیدرنگ کلیک کنید تا مشابه شكل زیر نام افرادی که در فهرست اول قرار‬
‫دارند را در باالی فهرست بازشده ببینید‪.‬‬

‫‪ ‬نحوه درج گیرنده در فهرست اول (برگزیده)‬

‫برای درج نام یک فرد در فهرست اول خود‪ ،‬میتوانید ابتدا فرد موردنظر را به روشی که توضیح‬
‫داده شد جستجو کنید و پس از پیدا کردن فرد موردنظر بر روی علمت ستاره کلیک میکنید‪.‬‬
‫پسازاین کار با یکبار باز و بسته کردن پنجره “ارجاع”‪ ،‬نام آن فرد در فهرست اول قرار میگیرد‪.‬‬

‫اگر خواستید گیرندهای را از فهرست اول خود حذف کنید باید در بیرون از پنجره “ارجاع” و در قسمت‬
‫ابزارهای شخصی “_ که در راهنمای جداگانه توضیح دادهشده است_ این کار را انجام دهید‪.‬‬

‫‪ ‬برای انتخاب ارجاع گیرنده به این روش نیز میتوانید نوع “اصل” یا “رونوشت” را برای‬
‫آن تعیین کنید‪.‬‬
‫‪ ‬گروهها‬

‫گاهی اوقات ممكن است بخواهید برای افراد زیادی (که به نحوی باهم در یک واحد سازمانی هستند)‬
‫همزمان باهم نامهای را ارسال کنید‪ .‬در این مواقع شاید انتخاب تکتک آنها از طریق “جستجو” و یا از‬
‫طریق “فهرست اول”‪ ،‬کمی زمانبر باشد‪ .‬در این صورت میتوانید یکبار آن افراد را در قالب یک “گروه”‬
‫تعریف کنید و سپس در هنگام ارجاع نامه به آنها‪ ،‬گروه را انتخاب کنید تا سیستم بهصورت خودکار‬
‫پس از ارجاع‪ ،‬نامه را در داخل کارتابل تک به تک افراد آن گروه قرار دهد‪.‬‬

‫نحوه تعریف‪ ،‬ویرایش و یا حذف گروهها در راهنمای جداگانهای توضیح دادهشده است‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫‪ ‬دپارتمان ها‬

‫گاهی اوقات ممكن است نامهای را بخواهید به یک دپارتمان خاص ارسال کنید‪.‬به عنوان مثال شما نمی‬
‫خواهید نامه را به افرادی که یک سمت مشاهبه دارند به صورت تكی ارسال کنید‪ .‬در این قسمت‬
‫میتوانید دپارتمان آن را انتخاب کرده و به تمامی کسانی که عضو آن دپارتمان هستند نامه را ارسال‬
‫نمایید‪.‬‬

‫‪ ‬درگاه دبیرخانه‬

‫پیش نویس پس از ارجاع به کارتابل مدیر و امضا شدن توسط وی‪ ،‬الزم است به منظور ارسال به سایر‬
‫سازمانها به درگاه دبیرخانه ارسال گردد‪ .‬بدین منظور فرد میتواند از لیست گیرندگان درگاه سازمان‬
‫خود را انتخاب کند‪.‬‬

‫پاسخ‬
‫ممكن است نامهای را از فرستندهای دریافت کنید و بخواهید جوابی را به همان فرستندهی ارجاع (ارجاع‬
‫دهنده) ارسال کنید‪ .‬در این صورت میتوانید سطر مربوط به نامهی موردنظر را انتخاب و سپس روی‬
‫دکمهی “پاسخ” در باالی صفحهی “کارتابل” کلیک کنید‪ .‬با این کار همان پنجره “ارجاع” باز میشود‬
‫با این تفاوت که این بار‪ ،‬فرستندهی ارجاع‪ ،‬بهصورت خودکار در قسمت “گیرندگان” انتخابشده است و‬
‫دیگر نیازی به انتخاب و درج آن توسط کاربر نیست‪ .‬فقط کافی است متن ارجاع آن را انتخاب و سپس‬
‫نامه را ارسال کنید‪.‬‬

‫خوب است بدانید که این گزینه‪ ،‬مشابه گزینهی ‪ Reply‬در هنگام ارسال ایمیل است‪.‬‬
‫‪www.faragostar.net‬‬ ‫راهنمای نرمافزار خودکارساز اداری فراگستر‬

‫پاسخ به همه‬
‫چنانچه در پنجره “نمایشنامه” از دکمهی “پاسخ به همه” استفاده کنید‪ ،‬نامه به تمام فرستندگانی که‬
‫از ابتدای گردش نامه‪ ،‬آن را ارجاع دادهاند‪ ،‬فرستاده میشود‪ .‬بهعبارتدیگر تمام فرستندگان یا همان‬
‫ارجاع دهندگان نامهی انتخابی‪ ،‬بهعنوان گیرندگان ارجاع بهطور خودکار در صفحهی “ارجاع” انتخاب‬
‫میشوند‪.‬‬