CONTROL DE COSTOS DE ALMENT Y BEBIDAS trillas @“engo la gran satisfaccién de escribir el prdlogo de esta obra tit: | Corereol. De COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS II, Cuyo autor es mi gran @, el profesor Alfredo Youshimatz Nava, catedratico reconocido diferentes obras con las que ha venido a enriquecer cl acervo ico que acerca de estas Areas tan especializadas debe existir, de incrementarse en nuestro pats. Es importante destacar que tanto en la rama hotelera como en la tera, el control de costes es la base fundamental para el buen efio deeste prioritario y vulnerable sector, principalmente en es- ; momentos en que el trinomio calidad, costos y servicios es la clave ‘el éxito financiero de toda empresa donde se olrece el servicio y se en alimentos y bebidas. “Por lo anterior, y debido al éxito que se obtuvo con el primer vo- Preven edn SH (SB 078:968-20:1502-2) que incluso se adopts como libro de texto a nivel nacional, no Pe. coo ‘que la presente edicion habré de rebasar los logros y expectativas ipeere io ‘Una vez mAs felicito, a nombre de los hoteleros del pats v de min e ocentes, al profesor Alfredo Youshimatz. Nava, por continua rien pilsando el profesionalismo de la industria de la hospitalidad, por ne wlio de la tecnologia aplicada. Licenciapo Micuet. Torxuco Maxouits3 de costos diarios de alimentos y bebidas ‘Tipos de reportes, 11. Reportes de costos diarios, 12, 2. Costos potenciales de alimentos Importancia de los presupuestos, 81. Conceptos importan- tes para desarrollar los costos potenciales, 84, Control de las _ recetas estandar, 95. Determinacién de precios de venta de os platillos, 96. Porcentajes de costos potenciales 97. Rece- tas estindar para bebidas, 100. s produccién Determinacién de guarniciones y porciones, 104, Control de. cares en producci6n, 107. Pruebas de rendimiento de cat- nes, 110, Rendimientos de frutas, verduras, carnes, aves, Pes- cados y mariscos, 121. Unidad 4. Sistemas para la toma de inventarios Planificacién de la toma de inventarios en las areas, 126. ‘Toma de inventarios fisicos en los almacenes de alimentos 'y bebidas, 127. Toma de inventarios fisicos en cocinas, 137. ‘Tomade inventarios fisicos de alimentos en otras areas, 139. ‘Toma de inventarios ffsicos en los bares, 149. Toma de in- ventarios fisicos de bebidas en otras reas, 143. Unidad 5, Reporte de costos mensuales de alimentos y bebiclas Formulas para claborar los reportes de costos mensuales, 125 145146. Andlisis del formato 5.1, 147. Reportes de costos men- suales de bebidas, 151. Jos alimentos y bebidas: 155 Para restaurantes, 155. Configuraciones de equi- pos de cémputo para alimentos y bebidas, 158. Programas y_ Paquetes para hoteles y restauranies, 160, Indice analitico 163Esta obra fue eserita para que los lectores Heven la continuidad y seguimiento de lo que se traté en el tomo Ly, con el fin de seguir el estti- dio del control de costos dealimentos y bebidas, y terminar de este modo con el desarrollo de tan importante programa de estudios, que les servira para realizar una buena operacién del érea de alimentos y bebidas, yaa sea en hoteles, restaurantes, bares, asf como en otros establecimientos. Profesores y estudiantes de la carrera de turismo y hoteleria pueden recurrir a esta obra, debido a que esté disefada como manual y libro de consulta, para una mayor comprensi6n y respaldo, asi como todas las personas que se dedican a esta especialidad, interesadas en la descrip- ‘i6n y analisis del control de costos de alimentos y bebidas. El contenido de este libro es el siguiente: * Reportes de costos diarios departamentales y globales tanto de alimentos como de bebidas: se analizan los formatos de cada uno de ellos, se determinan las causas 0 motivos de posibles diferen- cias, es decir. si bajaron o subieron los costos y cémo evitarlos * Presupuestos y su importancia para determinar los resultados positivos. ‘+ Hoje maestra para determinar ventas, costos y porcentajes ideales. * Diferentes sistemas para toma de inventarios fisicos, que son im- Pportantes para efectos de informacién para el Departamento de contabilidad y para elaborar los reportes de costos mensuales, * Sistemas de controles de produccién en las cocinas para evitar sobrantes y pérdidas. + Rendimientos de cames de diferentes tipos para verificar siescon- veniente comprarias en piezas o porcionadas y si estén adquirién- dose dle acuerdo con las especificaciones estdndares,+ Costos potenciales tanto de aliméntos como de bebidas, para te- ner bases de comparacién en los resultados de castos. + Rendimientos de carnes, aves, pescados, mariscos y abarrotes para cevitar desperdicios y malas compras, « Recetas esténdares, basicas y complementarias como base para determinar el eoncepto anterior. + Reportes de costos mensuales de alimentos y bebidas, que son Jos més exactos y para compararlos con los reportes de costos diarios acummulados. ‘+ Importancia de los sistemas computarizados dentro del area de alimentos y bebidas, para obtener informaciones inmediatas.Reportes de ; coon meri Ro Glebals | + Figura 1.1. Tipot de reportes de costos de alimentos y biasREPORTES DE COSTOS DIARIOS La formula de los reportes diarios de costos es: Costo bruto — eréditos = costo neto Enlos hoteles y restaurantes, esta es la formula més usual para sus rreportes diatios de costor, lo tinico que puede variar es la extensién de los mismos, ya que dependerd de las necesidades particulares de infor- macién que tenga cada empresa El andlisis de las partes de Ia férmula es el siguiente: ))* Costo bruto. Fs el valor de las mercancfas que s¢ utilizan para / labora los alimentos o bebidas. (79) © crédito. Bs el valor de las mercancias que salen de las areas de ~ produccién a precio de costo, que no forman parte de las ventas /) pero afectan al costo bruto. ©. Costo neto. Es el costo real de lo que se ha vendido. Acontinuaci6n pueden verse los diferentes tipos de reportes de cos- tos, para un mejor entendimiento de los mismos. Para realizar este reporte de costos se utiliza el formato 1.1, cuyos conceptos se analizan en el desarrollo del presente capitulo, asi como otros que, aunque no estén dentro del formato sugerido, también es ne- cesario considerarlos. Asimismo, se intercalan otros formatos para com- pletar los reportes de costos que se requieren en general._[Wiabore = ee 1.4. Reporte dario de costosdepartamental de akmentos ecientAndlisis del formato 1.1 ty Nombre del hotel. Se coloca la raz6n social de la empresa y/o su logotipo. Fecha y dia, Aparte de la fecha que debe anotarse, es necesario e importante colocar el dfa de la semana para una mejor informacién de los ejecutivos, ya que cada dfa las operaciones son diferentes. Conceptos. En esta columna estén los tftulos de las informaciones ria de los hoteles colocan los nombres de sus dreas de venta, por eiem- plo: restaurante “La Joya’, cafeterfa “La Mina’, room service, banque. ‘tes, etc. Ademas se utilizaran tantas columnas como dreas de venta se tengan. Para efecto de estudio y practica se estén utilizando los titulos de cocinas I, Ily Il-con el fin de facilitar y agilizar su identificacién, Total de hoy. Se anoia la suma de los movimientos del dia, es de- cir los importes de cada area de venta se suman por concepto, en forma horizontal. Total acumulado. Aqui se colocan los importes acumulados hasta a fecha, es decir, los totales de hoy se sumaran dia a dia por concepto, también en forma horizontal, Cabe senalar que el periodo que se llevar Agabo, sera desde el dfa primero hasta el dia tikimo de cada mes. Of fas Sea te samo de almacén. Son los importes de las mercancias utiliza- Para la elaboracién de los alimentos. Las fuentes de informacion seran las siguientes: 4) El formato Salida de almacén (véase t, 1)en el total dela colum- na Importe, correspondiente a cada cocina 0 area de venta. +») Los libros de costos (véase t. 1) en el saldo del dia de la columna Salidas por éreas, de los tres libros. ] GC ferencias entre cocinas Cuando cn alguna de las areas de venta llega a faltar algdn insumo «de urgencia y el almacén esta cerrado, puede reali; le clas con otra cocina que tenga ¥ pueda elechiatloy mmetiorans ‘tines jeVaI'a cabo SOW cuando esté debidamente atitori. =arrespondTentes, para To Gue se uilizard l for fat 1d con deal ato 1.2, le allmentos y bebidas pod llevar a efecto los cargos y abonos en las cocinas involucradas, sus costos queden correctamente, es decir, queden bal mn el fin de que lancendow,Beste vemitene (4) [Contd | Unidad | Centdad | Unita [porte no | an | aa del formato 1.2 de identificacion: Se anota la fecha en que se esté levando a efecto el movitniento; no ‘cambiar; pues variarfa el costo de las freas. 1 control de los formatos, el CAB tendri el debido cuidado de “erificar la continuidad numérica. |. EJ solicitante anotara el nombre o numero de su area correspon. “diente. ‘Nombre 0 namero del area que remitira las mercanctas. ee tasRequerido: 5. Aqui se coloca la clave determinada para cada uno de los mate- riales. 6. Sistema de manejo 0 conteo del producto que se maneja en el alma- cén y en todas las areas de elaboracién. 7. Aqui se detallan las mercancfas requeridas. 8. El ntimero de unidades solicitadas. Entregado: . Se registra la unidad de la mereancfa que se entreg6 realmente. |. Es igual que el punto anterior, pero respecto e una cantidad. Coste: Se 11. EI CAB anota el precio unitario que tiene registrado en su kardex. 12: Be elresltado de mulipicar in columns 10 poria 11, 13. El total de la columna anterior. Firmas: 14, Firma el responsable del departamento solicitante. 15. El Chef ejecutivo da su visto bueno. 16. Firma del Gerente de alimentos y bebidas para autorizarla transfe- rencia. 17. Firma el encargado del érea remitente. 18. La persona que recibe las mercancias firma, siempre y cuando esté conforme con la mercanefa entregada. El esquema de distribucién del formato (que consta de original y dos copias), es el siguiente (fig. 1.2): lgreasolctante BP. verifeayenviaal CAB Figura 4.2. Disinbucidn del fermato,> movimiento se! rque se ‘no tener botellas abier- oe ) Total de costo bruto. Suma vertical de los tres conceptos anterio- de cada departamento o drea de venta, ineluyendo le columna Total W, Esta suma nos indica el costo de las mereancias utilizadas para Jos alimentos en forma global, es decir; el total de cargos,4 ‘Para una mejor comprensién de lo expuesto, a continuacién se pre- senta un ejemplo de esa parte del formato, incluyendo cantidades. | _ | Salidas de almacén 1900.00 | 9980.00 1838000 & [Ronski ene cas] 7300 | 10000 17500 5 | Beis para alimentos aes bso 997500 | 10080 90 1905500 q Es el valor de las mercanefas, a precio de costo, que salen de produccién, disminuyendo al costo bruto, pero no forman arte de las ventas. 1. Transfrencias entre cocnas. Se noi cl import dela mereancia enviada por la cocina remitente, en la columna que le corresponde, 7 Aipertos a bebidas Ft omceta ses Gallo ies obo una transferencia de una cocina a un bar, en los términos siguientes: En los bares generalmente se obsequian determinadlos tipos de ali- :mentos de costo bajo, que se les denomina “botanas’, esto tiene como objeto, entre otros més, motivar a los clientes a estar a gusto en el bar y que sigen consumiendo. Porlogencral, en los hoteles yen los bares no tienen cocinas, como en cl easo de los independientes, es decir, que estén localizados fuera de los hoteles, ya que en esos negocios, ademas de las botanas, se venden alimentos a la carta para complementar sus ingresos, incluso los plati- los y botanas son el atractivo principal del bar. Por tanto, en los hoteles, para elaborar dichas botanas, las prepa- ran en una de las cocinas, generalmente en la principal. Por lo que, para llevar el movimiento de pasar dichos alimentos al ‘bar o bares, debe hacerse una transferencia de la cocina al bar, por lo que dicha cocina estar4 previamente autorizada. Cocina ventenie Tanslerencis Se relia! abono, es dec, se Aisrainaye su costo rut incementa su cosa Ut ti jae = —I‘notar que las botanas que se dan en todos los bares del ‘planeadas y presupuestadas de acuerdo con a fp Acbldomete eutorizadas por oe sos ‘realizar la transferencia son las siguientes: preparacién previa en algiin 4rea de elabora- , ahorro de equipos, mobiliarios y de personal, entre otros as- oem tra un ejemplo de esta situacién para un ‘entendimiento: fos. Las empresas generalmente otorgan Personal, como parte de sus prestaciones o como logro sindical,Figura 1.3 un alimento dentro de su jornada de trabajo, ya sea desayuno, comida cena, que debera ser suficiente, higiénico y con valores alimenticios para restituir las energias gastadas en sus labores cotidianas. _Los hoteles o restaurantes, cuentan en su mayoria con un érea es- pecial para que sus empleados tomen sus alimentos llamada “Cafeteria de ernpleados’, y que es exclusiva para ellos. Estos alimentos tienen varias caracterfsticas especiales, entre ellas: + De tipo casero (parecidos a lo que toman en sus casas cotidiana- mente). + Econ6micos (con costos bajos). + Variados (evitando que se repitan constantemente), + Agradables y bien presentados, EL tipo de servicio que se usa en esta cafeteria para otorgar los ali- 10s es el de autoservicio, que se emplea en comedores industriales. ( \Y) cbcaa oe dabarrahann tee allsssaace peli Gaipleadss an loa Ko ‘teles. El Chef ejecutivo, junto con el CAB elaboran un ciclo de ments, que simplemente es relacionar una serie de éstos con detalle de los pla- tillos que van a otorgarse, durante un periodo determinado, con el fin de que no se repitan. El ciclo puede abarcar 15, 30 o mds dias, segtin los sistemas o politicas de cada empresa. Sistema para presupuestar la comida para empleados. Cuando ‘yase tiene determinado el ciclo de ments, se efecttian las recetas estén- Gares de cada uno de los platillos de cada mend con el fin de poder de- terminar los ingredientes, las porciones y los costos, basicamente. ( C)\) Cabe setae que al tener el recetario se pueden cambiar o modificar m \" los mentis con el fin de que se cuente con una variedad de platillos sin que _) se salgn de lo presupuestado: esto quiere decir gue en algunos dis lossalir més earos porque se utilizaron alimentos de mayor ‘otros das se utilizan materiales més baratos para que se se pueda estar dentro del tablecido, podra saber el costo total y, si lo divide dos en cuenta, tendré el promedio de costo diario m dos por persona, por ejemplo, si se toma como ¢ el presupuesto de la comida para empleados es de $9.00 y anco que al costear las recetas estindar nos determinan diferentes sostos, es decir, unas de $9.00, otras de $10.00 y otras de $8.00. al su- jar todas nos dard como resultado § 27.00, y que si las dividimos entre #8, Nios dard como resultado $9.00 que sera el costo promedio por dia wor persona. _ Este presupuesto, junto con el ciclo de memtis y sus respectivas re- us estandar, se entregan al Gerente de alimentos y bebidas para su ve- cién, quien a su vez se los pasar al Contralor general y al Gerente evo presupuesto desde el principio de lo que se vio anteriormente. ‘Cuando se acepian dichos presupuestos, ¢s en ese momento cuan- de alimentos y bebidas firma de autorizado tanto las rece- ar como ¢l presupuesto para que comience a utilizarse el ci- ‘de ments. Cémo se otorgan a los empleados estos alimentos, en cuan- or o precio. Los sistemas que se utilizan en las empresas, pue- A yariar de acuerdo con sus politicas, pero a continuacién se sefia- los més usuales con el fin de que se pueda escoger el que mejor ‘alimentos pueden darse alos empleados: 4) Sin costo alguno. b) Alcosto. } A un valor simbélico. ‘costo alguno. Esto significa que los alimentos para los emplea- ‘gratis y la empresa absorbe 100% del gasto. Las ventajas y des- ‘son las siguientes: + Ventajas. E! empleado tendré un ahorro significativo en su eco- homfa, La empresa se evita manejar descuentos a los empleados, manejarlos contablemente, etcétera,‘+ Desventajas. Los empleados no aprecian los alimentos por el he- cho de ser “regalados”; generalmente piensan que al obsequiar- Jos la empresa, la calidad dejaré mucho qué desear, En caso de despido 0 liquidacién del empleado, puede tomarse como una adicién al sueldo, pero con un valor que se quiera. Dota ene cobra al empleado el costo de los alimentos éamente, sin tomar en cuenta ningtin otro gxsto adicional. + Ventajas. El empleado, al tener que pagar por los alimentos, sf podré apreciarlos. Evitara desperdiciarlos, en virtud de qui el em- pleado piensa: “si me cost6, debo aprovecharlo’. En caso de algan problema laboral, tinicamente se tomaré el va- Jor real del alimento, para adicionarlo al sueldo. + Desventajas. Algunos empleados se privaran de no tomar'sus ali- ‘mentos, para evitarse el gasto dando la pauta para que norindan lo necesario por falta de alimentacién o tengan que salirse del hotel para comer cualquier cosa, en detrimento de su salud y pro- ductividad. La empresa tendré que hacer movimnientos contables y adminis- trativos para el manejo y control de estos cobros. oa © Aun valor simbélico. La empresa, para beneficiat a sus emplea- y protegerse a la vez, determina cobrarles una cantidad representa- tiva, ex decir, no se les regala y se les beneficia econémicamente, puesto que se les da un precio sumamente bajo. Las ventajas y desventajas son las siguientes: + Ventajas. Serian iguales al caso anterior y ademés se evita que se priven de tomar sus alimentos, ya que el precio serfa muy eco- némico. + Desventajas. La empresa absorbe la mayor parte del gasto, pues cl valor que se cobrard al empleado es sumamente bajo. Tienen que controlarse estos cobros. Como en el caso del sistema anterior, la empresa estar protezi- da para el caso de algin problema laboral, tomando en cuenta, ademas, que la cantidad por agregarse sera minima. Sistemas para el cobro de la comida para empleados. E! mane- jo de loscobros por comida a empleados debe hacerse en forma aclecua- da y controlada, va sea por descuentos en némina o por pagos direetos por los empleados en la caja general, con el fin de que Contabilidad: bles, afectando la cuenta de otros ingresos, ya en tomar corco venta, eum oS lot teportes de Costas, ya que como 5 ‘la empresa va tiene dentro de su presupuesto de n posibles problemas de que el personal quiera ingresar sin su res. ctivo pase o querer hacer mal uso de ellos. Ademas, el encargado de la ca ‘anotando ef nd. 4) Cuantos empleados acuden cada dia de la semana o quincena (poces al iniciar la quincena y mas al terminar, por tener ono dinero para comer fuera). #) Con base en lo anterior se puede programar la produccién de los alimentos cada dia de la quincena y asf evitar sobrantes y desper- dicios. ‘¢) Determinar dia a dia qué menis y platillos gustan y cudles no con el fin de tener bases para tener el ciclo de meniis al corriente del gusto de los empleados. }) Le sirve al CAB para determinar cufintas personas estén con- sumiendo alimentos por departamento y asf poder obtener su costo. ‘Saber cuintos desayunos, comidas y cenas se sirven diariamente. persona de seguridad, para permitir la entrada, pediré el com- le respectivo, segdn el sistema o politicas de la empresa. ente se utilizan boletos, rickets o tarjetas de entrada por iG quinceria: En lis pres 1/415 ve dan doe epemiplon de Gstos. 1} empleado de seguridad perforaré la tarjeta al entrar el emplea- le acuerdo con el dia de la semana o de la quincena segtin corres- istema para costear la comida para empleados. El Chef de la donde se preparan esos alimentos diariamente, tiene la obliga- le claborar tn formate llamado Relacion de mercancias wilizadas[Nombie de tnempresa yp arn coda |apenfenah tote Este boeto es intanserible, aver de no hacer maluse ded ened [eee se lo ee ‘ont dia mes eiansacal Nome dl empets \aee aque pestenece —___ | {st Desapino[] cami] cer | el din __ mes dames, e200 1 @ if z Figura 1.5. Tireta para toma de alimentos. para comida para empleados, mismo que se le enviaré al CAB para que ) eve a efecto su costeo, tomando como base su kardex o sistema y ast I pueda afectar en el Reporte diario de costos de alimentos, el costo bruto de esa cocina. cen ie eccerapeaseesya Peele eee a aespet leades,, | ta el Beretta mace ce) oo origital, 0 sea. el costo brute y asi poder determinar el costo o vendido,Vo.86. ‘Costeo lies Chel Gontiionde Ay 1.3. Reporte de mercanciasutlizadas para comia a emplesdoe Lai distribucién del formato es la siguiente (fig. 1.6): Figura 1,6. Distibuciin det formato,th) ‘i Sistema para costear por depaitamento la comida para emplea- ou ene con department aco peopl formato y cuenta con el reporte de vigilancia de cusntos empleados ere Mraron y & qué departamento pertenecen, realizar4 el sistema siguiente | ‘Ejemplo con cantidades: Total del RMUPCE $252.00 | Depto. de mantenimiento 5 personas | Depto. de ama de Llaves 7 personas Depto, administrative 6 personas Depto. de y B 10 personas Suma “28 personas $252.00 + 28 = $9.00 que es el costo por persona, Si se mutiplica $9.00 por cinco personas nos da $45.00, que es el Costo por el Departamento de mantenimiento, y ast se sigue con cada uno de ellos para saber su costo, Al sumar todos los departamentos nos I) tendra que dar la cantidad de $252.00 Todo el movimiento anterior, el CAB tendra que llevarlo a efecto en ¢l Reporte diario de costos de alimentos. Véase el ejemplo Il de esa parte del reporte, Depte deimantenimiento, 5 personas | 45.00 4550 Depa deam dela. Fersenas | «3.00 | 63.00 Dato éedninitrcén ¢ prone | 54.0 | 5400 [Best dem, (0 seas goo | |__| 00‘Acontinuacién se explica cual es el sistema para determinar y con- os alimentos que consume este tipo de personal. En la mayoria de los hoteles o empresas, los cocineros determinan ‘cosas sencillas y de bajo costo 0, generalmente no se dijo anteriormente, “pican’” las preparaciones que se hacen para ce en place o guamniciones para los platillos que sera para los clien- ‘esto, ademas, es necesario pues definitivamente tienen que probar ductes caros, como filete de res, camarones, pescado etc., lo tinico que jebe decirles es que pueden hacerlo pero con discrecién, criterioy even- Imente, pues se deberd tener en cuenta los costos a los que debe tra- y ellos son coparticipes en esta responsabilidad. Se recomienda mpediselosolamarie a atencin so hacen, ojnclusiv en algu- ‘establecimientos se hacen acreedores a aletin castigo oreprimenda, puede ocasionar reacciones contrarias en determinados empleados, decir, comer estos productos a escondidas, desperdiciarlos, incluso los a la basurs, lo que ocasionaria graves problemas a los costos y of ende, problemas internos y de rendimiento. Sistema para su costeo. El Chef ejecutivo, junto con el Chef de _firea, les comunicaran a los cocineros acerca de cual es el sistema quehay que seguir para el control de los alimentos que ellos conen, con el fin de evitar malos entendidos entre ellos, o mandarselo porescrito por conducto del mismo Chef ejecutivo 0 por el Gerente de alimentos y be- bidas. El sistema que se recomienda es el siguiente: Cada cocinero debera comunicar al Chef de area lo que haya con- sumido para que éste lo relacione en un formato y al final del dia lo cenvie al CAB y ésie, a su vez, lo pueda costear: En el caso de materiales que estén en su estado natural, rd con base en el kardex sistema, y si son alimentos elaborados se tomar como base su receta esindar. El formato que se utiliza es el mismo que se emplea para costear la comida para los empleados (véase pag. 25.). El total de este reporte seré la fuente de informacién para saber el costo de alimentos para co- cineros, que el CAB anotaré en cada una de las cocinas con que cuenta el hotel, no olvidando sumer éstas en forma horizontal para determi- nar el total de hoy del mismo Reporte diario de costos de alimentos. Ab] 5. Alimentos para promociones. Este tipo de crédito se origina cuan- cl hotel quiere darse a conocer en cuianto a sus servicios para futuras ‘ventas en diferentes tipos de empresas, incustrias, oficinas, sociedades, asocizciones, cimaras, gobierno, inclusive a personas importantes (VIP) y se hace alguna invitacién para que conozcan las Areas de alimentos y bebidas como: restaurantes, cafeterias, bares, centros nocturnos. salo- nes de banquetes, convenciones, etcétera. En algunas fechas, los hoteles tienen que llevar a cabo promocio- nes como en el Dia de las Madtes, San Valentin, bodas, ete., para lo que debe utilizarse el crédito de promociones, que més adelante se explica su uso. Diferentes tipos de promociones y cémo se dan. Cuando algun o algunos dirigentes o representantes de empresas o personas importantes. (VIP) van a llegar al hotel, se prevé que se les enviea su(s) habitacion(es) ‘un presente, antes de que arriben, con el fin de que se lleven una sorpre> sade bienvenida por parte del hotel y darles ung-graja impresion, LARDpara ordenar estas promociones o presentes. El Gerente del hotel sera quien elabore un listado de los ejecutivos autoriza- Tlevar a efecto estas promociones; estos ejecutivos pueden ser: su conocimiento, inclusive al CAB y cajeros departamentales. 98 ejecutivos pueden ordenar estas promociones o presentes, para se suigiere utilizar el formato 1.4, con el fin de agilizar y contro- promociones; ademas es necesario para evitar confusiones o cen las 6rdenes dadas. Asimismo, en a figura 1.7 se indica la dis- del formato mencionado, que consta de original y copia.i ai Sa) Cay (a | (earns Inara em . reir =) aie EAS aaeaeakn ca ©) | (anroses “Tipo de envio: Cantidad, precio unianioe imperte P= EES Personas Nembve/puesio (Siiereonrae erent so a Panag el emia Formate 1.4. Over de envio por wromociones. Descripeién del formato 1.4 1 2 3, 4 Generalmente se coloca aqui el logotipo y la raz6n social del hotel. La fecha de elaboracién del formato por el ejecutivo autorizado. El control del formato es el folio, y Contabilidad es el departamento que lo maneja, El ejecutivo anota su nombre y el puesto que ocupa dentro del hotel.una de las partes importantes del formato, que es ia fecha ooo tals ieee inmate determina el lugar o area donde se manda el re- por ejemplo, nimero de habitacién, Sern mnp yeaa : ++ Adjuntar la tarjeta de presentacién del Gerente general. __ + Enviar la relaci6n de actividades para conocer el hotel, etcétera. Firma del ejecutivo que elabors el formato. Después de verificar que lo ordenado esta dentro de los sistemas y poltticas de la empresa, el Gerente de alimentos y bebidas firma. Los pasos que deben seguirse para realizar el envfo o promocisn, ndo es para pocas personas y en forma eventual es como sigue: 4) Se llena el formato por el ejecutive autorizado. 5b) Se envia al Gerente de alimentos y bebidas para su visto bueno ylocanalice para la preparacién y envio. ©) Lo recibe el Chef de dea o el Jefe de bares, en st caso, para la preparacién del obsequio. 4) El Chef elabora la orden, anotando en la parte posterior del ori- ¢inal y copia, la relacién de los insumos o materiales utilizados. ‘Chel de are era acato semen yard ‘bsequie. Relacona mate utiiado yo remitea! CAB Coretta labor a lay aura iia Figura 4.7, Destribucidn det forenato.¢) En eleaso de bebidas, se hard lo mismo cuandoson preparacio- nes y no botellas cerradas, puesto que ya estin relacionadas en el frente del formato. f) Posteriormente, el Chef o Jefe de bares, enviar’ el obsequio. ya sea a Ia habitacién 0 al lugar ordenado, teniendo cuidado de tomar en cuenta el horario anotado y las érdenes complemen- tarias. @) Eloriginal se enviaré al CAB para su verificacién y costeo, y asi pueda afectar el crédito “Alimentos 0 bebidas por promocién", en los reportes diarios de costos, ya sea de alimentos o bebidas. Pasos que hay que seguir en envios o promociones para mayo- res cantidades y continuados. Como se mencioné anteriormente, esto serefiere a cuando se planean promociones por dias determinados,festi- vvos o de temporadas, por lo que tiene que determinarse un sistema mas 4gil para poder costear, elaborar y servir estas promociones, 4a) El ejecutivo autorizado elabora el formato que ampare el total de envios o la promocién que va a efectuarse (tal ver un coctel de bienvenida) para todas las personas que se esperan. b) Eltipo de obsequio debera ser igual para todos, en el caso de coc- teles, se podra dar la opcion de 2 a 3 por persona como miximo. ©) Previamente se presupuesto el tipo de envio o coctel para la pro | mocion, incluyendo sus costos sezuin recetas estandares, tanto ‘Por persona como total. d) Al final del dia el CAB recibird el formato debidamente auto- rizado, en el que anotaré el costo unitario, mismo que al mul- tiplicarlo por el total de envios, le resultard el intporte, que seré elvalordel crédito promociones, de cualquiera delos dos repor tes de cosios diarios. ©) En el casode cocteles, el sistema que se va a seguir, seri el mis mo que cl anterior, pero cuando se trata de obsequios de botellas cerradas, el control deberd ser més cuidadoso, por lo que en el caso de los nombres de las personas a las que se va a obsequit, serfa pérdida de tiempo relacionar la gran cantidad de clientes agraciados; asf que, para agilizarlo, tinicamente se acompafiara al formato, el room list (lista de habitaciones) de los huéspedes, ), Conclusiones de los créditos vistos hasta el momento. Hasta allpra se han estudiado cinco tipos de créditos: 1, Transferencia entre cocinas. ava) 2. Alimentos a bebidas. |tiltimos tienen una particularidad en cuanto a los demas, ‘ial, y que es necesario hacer notar, por lo que los detalles aclaratorios: 4) Para otorgar cualquier tipo ce alimento y/o bebida, los anteriores tres eréditos han salido de las cocinas 0 de los bares, pero am- parados por un documento o formato de control debidamente autorizado; con esto sobra decir que estan controlindose todas las salidas de alimentos 0 bebidas de las dreas de produccién y, ademas, con esta se obtienen las bases 0 fuentes de informacion, para determinar sus costos. b) Estos créditos no forman parte de la venta (segiin definicién); ‘en consecuencia, no se hicieron cheques de consumo, ni se con- sumieron en los salones-comedores de los clientes. finicamente en lugares fuera de éstos, como cafeterias de empleados, caci- nas, jardines, etcétera. €) Los costeos de las mercancias utilizadas se hicieron dentro de los mismos formates, ya que se determinaron cantidades, pre- cios unitarios ¢ importes, para asi conocer sus costos, 4d) Los costos de los cinco créditos anteriores afectan al costo bruto (lo disminuyen), de los reportes diarios de costos, pero no afectan a las ventas normales de las dreas (segun definicién). Conclusiones de los créditos restantes que se versin a continua- ‘Los créditos que se van a analizar, y que se encuentran en los re- diarios de costos, son los siguientes: 6. Alimentos para intercambios. 7. Alimentos por cortesfas. 4a 8. Alimentos para el Gerente general. 9 Alimentos para los ejecutivos. 10. Alimentos para los artistas. * Para poder manejar y costear estos eréditos ¢s conveniente conocer ante los siguientes sistemas y procedimientos, con el fin de te- igeneralizadas para facilitar sus controles. Estos tienen la par idad de que los consumos de alimentes y bebidas, efectuados por sna mencionadas en lox eréditos anteriores, se efectdan en las do venta del hotel, es decir, en los restaurantes, cafeterias, centrosnocturnds; discotecas, bares, etc., por tanto, los controles son diferentes de los créditos 3, 4 y 5, mencionados anteriormente, Para poder analizarlos, a continuaciGn se enlistaran los cuatro pa- ‘sos que son necesarios para su control y aplicacicn en los reportes dia- ros de costos: a) Como se realizan los consumos. b) Como se costean. ‘c) Como afectan a las ventas. ) Conclusiones de los anteriores. 4) Como se realizan los consumos. Los consumos s¢ llevan 2 cabo ‘como si fuesen de cualquier otro cliente, es decir, Je toman la orden y le claboran el cheque de consumo respectivo; la nica situacién diferente que se va.a observar es cuando solicita la cuenta, ya que no paga como toxlos los clientes, lo que hace es firmar, entregar algin cupén, vale, car- ta de presentacién, etestera. 'b) Como se costean. Para costear estos constimos, en la mayoria de los hoteles lo hacen de la siguiente manera: ‘Todos los hoteles tienen previamente determinados sus presupues- tos de operacién y dentro de ellos se encuentra el porcentaje de costo planwado ideal, presupuesiado o potencial. Todos ellos indican lo mismo, ces decir, a qué porcentaje debera trabajar cada drea de venta de] hotel (véase Costos potenciales de alimentos, pag. 81). E] CAB, al recibir es- tos consumes, lo ‘inico que hara es: al total de los cheques de consumo, les aplicari el porcentaje de costo planeado correspondiente al centro de venta donde se llevé a cabo el consumo, y automaticamente obten- dra el costo de esos consumos. Ejemplo con cifras: En el restaurante de especialidades, la suma de varios cheques de consumo por créditos es de $450.00; el porcentaje planeado es de 32%, ‘Total de los cheques: $ 450,00 «32% «$144.00 (el caste de los con- sumos)ode lo mas aproximado, de otra manera tendrian esténdar de cada plaiillo consumido para po- del consume, sistema anterior es lo tardado y lo poco préctico, en un hotel que tenga de cuatro a ocho areas de diferentes tipos de créditos, la cantidad de che- se recabarian y, para costeatlos, al CAB le llevaria ©) Cémo afectan a las ventas. Recordando ta parte de la defini- nde eréditos que dice: “no forman parte de las ventas”, es neces tomarla en cuenta para determinar las ventas reales, 0 sea, las ven- ‘netas. ___ Para poder determinarlas, primeramente el cajero departamental ‘en su Reporte de cajero. Contabilidad, al recibirlo, efectuaré ‘asientos contables para determinar las ventas netas de la manera __ Ventas brutas Cortesias ~ Ventas netas __BILCAB tendra que hacer lo mismo en el Reporte diario de costos el fin de poder determinar las ventes netas, 0 sea, las reales, para lo Dea Cheques especiales: En la mayorfa de los hoteles uti cheques especiales de consumo para estos créditos. Estos docu- ‘son iguales que los normales en cuanto a su estructura, pero 0 en su presentacién. Para diferenciarlos unos de otros, se aconseja irlos con papel de diferente color, y que ademés contengan la “No pague’, a lo largo del cheque, con el fin de evitar algdn mal de él por parte de algtin empleado desleal. Estos. cheques especiales de consumo se utilizan Gnicamente como jeontrol intemoy para controlar los consumes de esos erédites excl ite. Los cajeros no tendriin que tomarlos en cuenta en sus repor- ‘pues no tienen valider oficial en las ventas normales. En el easo de bilidad, tampoco los tomara en cuenta.) Conelusiones de los anteriores. + Para controlar los consumos en estos créditos deben usarse che- ques de consumo, ya sean normales o especiales. + Para costearlos, solamente se les aplicara el porcentafe planeado al total de los cheques, ya sean normales o especiales. + Los cheques normales afectan a los costos brutes y alas ventas. + Los cheques especiales afectan a los costos brutos, no a las, ventas. + Para afectar los créditos en los reportes diarios de cosios, seran a precio de costo y para alectar en los mismos reporteslas ventas, serin a precio de venta. 6. Alimentos para intercambios. Este crédito se utiliza cuando la em- presa desea realizar intercambios de servicios con otra empresa, esto sig- nifica que ambas van a recibir o utilizar sus servicios sin tener que pagar con dinero, solamente con sus servicios, Para una mejor comprension, a continuaciGn se dan varios ejem- plos de servicios, lo que es muy usual y beneficioso para las empresas: 4) Elhotel se pone de acuerdo con una radiodifusora; el hotel ne- cesita spots publicitarios y la radiodifusora puede invitara sus clientes a comer; cenar o tomar un coctel para tratar negocios. b) La empresa hotclera contacta a una arrendadora de automovi- les para que le proporcione automéviles para sus ejecutivos y, a cambio, recibiré servicios de alimentos y bebidas. ¢) Una compaiiia de aviacién solicita al hotel servicio de hospe- daje y de alimentos y bebidas para sus tripulaciones de los vue- los que Hegan a esta ciudad, y a cambio daré boletos de uvidn, que el hotel utilizaré para cuando sus efecutivos tengan la nece- sidad de desplazarse a otras ciudades,ciones pueden sercomtnes 0 variadas, pero lo esencial que er esos documentos, que incluso interesa directamente al meentos y bebidas del hotel, es lo siguiente: esa con quien se vaa levar'a cabo el inter cambio. 6) Duracién del convenio. ©) Tipos de servicios por ofrecer: hospedaje, alimentos, bebidas, eteétera, 4) Los consumos se controlarin por medio de: vales. cupones, bo- Jetos, carta de conocimiento, etcétera. @) Los consumos de alimentos y bebidas se llevardn a cabo en de- terminados centros de venta o en cualquiera de los que tiene el hotel. P) Los consumos tendrn un limite en cuanto a un importeo nolo tendrén; incluyen 0 no propinas, etcétera. .8) Los consumos incluyen 0 no bebidas alcohilicas. 1) Tendrén horarios libres 0 restringidos. E ‘Estas serfan algunas de Jas cldusulas mas importantes que se sugie- ‘para incluirlas en el convenio 0 contrato, ‘Tan pronto como se firme el documento respectivo, el Gerente ge- el Contralor general deben hacer un escrito en que leven rela. n Por lo menos, los ocho conceptos anteriores para que se haga ur a las siguientes personas con el fin de que estén debidamente das del convenio de intercambio en cuestin: 4) Al Gerente de slimentos y bebidas, para que verifique y autorice los consumos. b) Al Contralor de costos de A y B, para que revise que todo esté conforme al contrato o convenio y, ademas, para costear los con- ‘sumos. ©) Allos Cajeros departamentales, para que estén enterados yse an qué hacer cuando les legue el consumo, 4) AContabilidad, para afectar sus pélizas correspondientes, ‘Como se controlan los consumos por intercambios. A las perso- ‘que van a consumir, se les controlaré lo que coman o beban por me ide tun cheque especial o normal para lo que deben avisar previamen. ‘capitan o mesero que su constimo es por intercambio, con el fin de ique el Cajero pueda utilizar el cheque de consumo especial si esque se tiene en la empresa; en caso de no usarse, ‘no es necesario que se identi- fique inicialmente. ‘Cuando soliciten la cuenta, se les presentara su cheque deconsu- ino para que lo firmen 0 anexen al cupén, boleto, vale. etc. El Cajero, al recibirlo verificaré el escrito correspondiente para comprobar que ‘esté dentro de lo especificado, de inmediato lo enviar al Gerente de alimentos y bebidas para su aprobacién y autorizaci6n. El Cajero, al tenctlo de regreso, dara por terminado el proceso de “cobro’ de dicho documento. ‘Si es cheque normal, lo tomard en cuenta al hacer su Reporte de cajero y, si es especial, tinicamente lo entregard al Jefe de cajeres 0 ala persona que se Ie indique, junto con la liquidacién de su tumo. Como se aclaré anteriormente: si es normal. afectaré las ventas y, si es especial, no las afectara. Costeo del consumo. El CAB, al recibir el o los cheques de consu- ‘mo por estos créditos, los sumard para obtener un total, y les aplicara el porcentaje planeado del 4rea de venta en donde se efectuaron los consu- mos, yasf obtendra el costo de éstos, para asi afectar el Reporie diario de cosfos en el renglén de Alimentos para intercambios y en las columnas de las reas que correspondan, e inmedi ite sumarlas en forma oe ‘son més de una) y anotar el importe en la columna Total le hay. ‘Na hay que elvidar que el costeo se hard ya. sen con cheque normal ¢ ‘especial. eg ate + Afectacién de las ventas, Si se usaron cheques de consumo nor ‘males, el CAB los tomard en cuenta para afectar las ventas, anoténdolos en la parte inferior del Reporte diario de costos, para determinar las ventas netas. En caso de haber utilizado cheques especiales, no se hara nada por parte del CAB, ya que éstos no afectan las ventas. 7. Alimentos por coriesias, Este tipo de crédito es para cuando la empresa hotelera invita a determinadas personas para consumir, ya sea ‘limentos o bebidas en uno o varios de los restaurantes, debido a que la ‘empresa tiene algiin interés, sea éste de tipo comercial o de servicio.Los consumos podrén llevarse a efecto en cualquier area de venta, for conducto del ejecutivo anfitrién, que acompatiara a loc invitados durante todo el tiempo, ' Se les tomari la orden como a cualquier otro cliente. En caso de Bs 27 Cl hotel se utiticen cheques especiales, el ecutive anfitcon oct ‘Sara al capitin de meseros ‘que se trata de una cortesia, con el fin de Prevenir al Cajero. Cuando el ej que y se le envi pasos siguientesa) Enel anverso del cheque, va sea normal 0 especial, anotara su nombre ¥ su puesto, firmandolo de inmediato. En la parte pos- terior anotard el nombre de las personas invitadas, puestos que ‘ocupan en su empresa, y motivo o causa de la invitacién. b) El Cajero, al recibir el cheque de consumo, consultaré el escrito de autorizacién, para verificar la autorizacién del ejecutivo, ¥ posteriormente lo enviaré al Gerente de alimentos y bebidas para su aprobacién. Al recibirlo de vuelta el Cajero, daré por terminado el “cobro” del documento. ¢) Como en el crédito anterior, si es cheque normal, afectara su Reporte de cajero y, ademas, Contabilidad determinara la venta neta, ysies especial no se tomar4 en cuenta para las ventas. Cémo se costean los consumos por cortesias. El CAB, al re- cibir los cheques de consumo por parte de Auditoria de ingresos, los Sumaré en sus totales para establecer el importe de ellos, les aplicara ‘el porventaje planeado del area correspondiente y automaticamente tendra el costo de los consumos, Con este dato, podré afectar en el Re- diario de costos, en el rengion de Alimentos por cortesias, dentro fe las columnas del érea respectiva en que se hicieron los consumos. Posteriormente, se sumarén en forma horizontal para determinar el Total de hoy. ‘Afectacién de las ventas. Como se mencion6 anteriormente, si se utilizaron cheques normales, el CAB los totalizara por cada area, con el fin de afectar en el Reporte diario de castos lo correspondiente 3 ia parte de las ventas, sin olvidar totalizar Ia columna Total de hey de cada uno de los renglones. Cy ‘Alimentos para el Gerente general. El motivo de este crédito es tévar el control de lo que consume este ejecutivo, pues aun siendo la maxima autoridad del hotel, también tendré que hacerlo para cotejar {gue esté dentro de lo establecido, como los demas ejecuitvos, ‘Generalmente, en los hoteles se acostumbra que al contratar « este ejecutivo, se esclarezca en su contrato, entre otras cosas, lo que él puede Consumir dentro y fuera del hotel, en algunos casos, incluso su esposa © hijos. También puede darse el hecho de que radique fuera del hotel, yen. estos casos, es posible éste hotel le envie los insumos necesarios para la preparacién diaria de sus ‘alimentos, si asf est definido en su contrato. ‘Es conveniente determinar si existe algdn tipo de limite para sus consumos o no, tanto para él como para sui familia, aunque generalmen- to no s¢ lleva a cabo en la mayorfa de los hoteles, pues forma parte motivacion que recibe dicho ejecutivo,‘consumos. Como en los créditos anteriores, ‘en las areas de venta del hotel, como cualquier utiliza los cheques especiales, no hay necesi- ‘general tenga que avisar al capitén de meseros, en conioce a dicho ejecutivo; en caso cheques normals, se seguiré el sistema usual. na para su costeo. Se seguird cl mismo sistema usado en ditos anteriores, es decir, al total de los cheques por cada érea de , se le aplicard el porcentaje planeado y se obtendré, al momento, sto de esos consumos. ‘La afectacién de las ventas. Como se mencioné anteriormente, normales, el Cajero afectaré su Reporte de cajero, Contabilidad elaborard sus movimientos para determinar las netas. En el caso del CAB, afectari el Reporte diario de costos, puntwalizar lo mismo. Si se utilizaron cheques especiales, no ha- dad de tomarlos en cuent las ventas netas, 9. Alimentos para los ejecutivos. Beste concepto se toman en cuen- diferentes tipos de ejecutivos, segtin los niveles que existan en el ho- 0a su nivel jerérquico, a estas personas en casi todos los hoteles dda la opcién de consumir sus alimentos en los centros de venta, parte de sus beneficios de ejecutivo. para la toma de alimentos y, en su caso, bebidas; para efecto de nenios se aclara si le corresponde uno, dos o tres alimentos al dia, pendera de su nivel como ejecutivo, ademds, si podri tomarios ier centro de consumo o solamente en determinados lugares, ‘ono limites, si observaran horarios ono, etc, Todos estos de- ideben conocerios a la perfeccion estas personas, con el fin de no os yevitar una Hamada de atencion. eyuida se presentan dos sistemas, entre otros, para dar los ali- 1 los ejecutivos, que pueden servir de base a los lectores: ma de carta abierta. En este sistema el ejecutivo podra tomar penios que él crea conveniente, pero deberd tener criterio para ‘es decir, pensar en dar el ejemplo para el personal, tomar en os precios y costos de los platillos, ademas de evitar pedir cons- te platillos caros;en conclusidn, se le est4 inculeando un Limi- il para sus consumos, 7 ‘para sus consun wSistema de consumos limitados'con base en wn precio de venta. En este caso, al ejecutivo se le menciona que al consumir sus alimentos tendré un limite en cuanto al total del consumo, tomandoen cuenta los, precios de la carta o ment. Para lograr este limite el hotel, por conduc- todel CAB, determina qué es lo que tna persona desayuna comiinmen- tey en forma normal, por ejemplo: 1 orden de huevos 1 jugo 1 vaso de leche tafe 1 pan, mantequilla y mermelada Total $54.00 El ejemplo anterior serfa la base para determinar el valor del con- ‘sumo para el desayuno de los ejecutivos; siguiendo este sistema se po- dra hacer también para la comida y cena, lo que daria las siguientes ccantidades para los tres alimentos: Desayuno 354 Comida 90.00 Cena 90.00 Con estos importes el ejecutivo sabrit cules son sus limites para Ja toma de alimentos, tomando en cuenta que estas cantidades no son acumulativas ni se pueden agregar o disminuir a otro consumo, simple- mente es indicativo de limites de consumo. Cémo se realizan los consumos. Primeramente el Gerente gene- ral elabora un escrito en el que detalla los nombres de los ejecutivos, asi como los alimentos autorizados (desayuno, comida 0 cena), en qué cen- tros de consumo lo pueden hacer, etc. Este escrito se hara llegar a los mismos ejecutivos, al Gerente de A y B, al CAB y cajeros departamen. tales para su conocimiento. El consumo se hard en las éreas determinadas; s¢ le tomara su or den como si fuese otro cliente mas, solamente con Ia salvedad de avisar al capitan de meseros, el uso del cheque especial si es que se tiene en el hotel; en caso contrario, se seguiré la rutina normal ‘Cuando solic recibe el cheque (normal 6 especial) y lo do su nombre y puesto, LI Cajero al rectvie diario de costos en cada cocina donde se hava . ademas de obtener el total de hoy, Si son consumos hechos + Para cudntas personas, Con limite de consumo o sin él. anten estas personas a En caso de no tener derecho a los consumos, de todos modos se Man V0 8 las personas ya mencionadas para que se les cobre lo Pidan, como cualquier otro cliente, . consumos. Sc siguen los mismos pasos del Ppeeinntcrior tomando en cuenta que al solicitar su cheque (nord Ha) los artistas firmarén en el anverso incluyendo sus nombre aso de que pertenezcan a un ‘Brupo, escribirdn el nombre del mismo evitar confusiones, Pues puede darse el caso de que estén varios en el hotel al mismo tiempo.El Cajero, al recibir los cheques con’estos datos, podra verificar el escrito que tiene para comprobarlos y de inmediato los enviaré | Gerente de alimentos y bebidas para su aprobacién; con esto, el Cajeio dara por terminado el “cobro” de los consumos de los artistas, Sistema para costear estos consumos. Se llevan a cabo los mis mos sistemas anotados en el crédito anterior, sin olvidar ningun detall hasta llegar a la afectacién del Reporte diario de costos. Afectacion de las ventas. Para este concepto se siguen los pasos del crédito anterior, tomando en cuenta si son cheques especiales o nor males, A partir de este tltimo crédito, el Reporte diario de cosios tiene va. ros renglones en blanco, esto significa que pueden utiizarse para ottus tipos de créditos que se puedan presentar en el transcurso de la opera cin de cualquier dia del mes, y que no pertenezcan o puedan incluirse en alguno de Jos vistos anteriormente. Es comeniente que el lector esté enterads réditos vistos Nay ens putts en los ls ics y See hoteleria, pero se pueden crear o utilizar otres diferentes, de acuerdo con as necesicades de la operacién misma. Debido aespacio. no es posible describir una mayor diversidad de créditos, pero con los sistemas vistos en los anteriores, se piensa que el lector podré, conlos ceneciientos adquirides hasta el momento, analizar y afectar ‘cualquier tipo de. créaite que se le presente, Gnicanente tomando -€n cuenta los tres conceptos bdsicos de éstos, que son: 1. cémo se rrealizen los consumos; 2. cémo se costean; 3. cémo afectan a las ventas, Habra ocasiones en que estos otros créditos se utilicen una sola vex en el transcurso del mes; en este caso es necesario seguir registrando el nombre en la columna de Conceptos, asf como el importe en la colum na de Acumulado hasta que termine el mes, y ademas adelantandose un poco, también se tomaré en cuenta en el Reporte mensual de cosios Para dar nombre a estos otros créditos en la columna de Conceptos, se aconseja anotar el nombre mismo del consumo, con el fin de que se ‘is facil identificarlo para los ejecutivos que reciban el Reporte diario de costos. Ejemplos: El gerente general autorica wnos bocadillos que se obsequiarin en tuna reunion de ejecutivos para festejar la despedida de uno de ellos1, Nombre del crédito. “Bocadillos por despedida a ejecutivo.” Este serd el titulo que se anotard en uno de los renglones que ‘el consumo. En ninguna de las areas de ven: yen la sala de juntas); por tanto, no se utilizé cheque Sc hizo una salida directa de la cocina por medio de una orden del Gerente y el visto bueno del Gerente de ali- ‘mentos y bebidas. . Cémo se costean. En este caso la fuente de informacién va a ser la relacién de materiales 0 insurmos que el Chef utilizé en la pre- paracién de los bocadillos. Este listado se le enviars al CAB para su costeo con base en el kardex o sistema, si son materiales en su ‘estado natural yen las recetas estdndar si son insumos elabora- dos. El total de esta relacién sera Ia base para afectar el Reporte diario de costas en el rengl6n abierto ex profeso, en la columna de Ja cocina donde se prepararon y, por iltimo, en la columna Total de hoy. |. Cémo afectan a las ventas. Como se mencioné en el punto 2, ‘no se utiliz6 cheque de consumo, por tanto, no afecta a las ven- tas, ya que salié directo de la cocina al costo. Enseguida el lector vera varias conclusiones que le faciliten‘eémo ‘llevar a cabo el crédito visto en el ejemplo anterior. 4) No se podé tomar como comida para ejecutivos, por motive de que no se puede costear por persona, y debido a que no se sabe Cuuinto consumié cada uno de ellos. +) Fue un evento especial y no consecuente como los otros. ) No forman parte de las ventas. 4) Siafectan al costo bruto de la cocina donde se prepararon los bocadillos, debera acreditarse ese costo, de otra manera subir’ su costo neto real. Se vende grasa o cebo-que resulta al impiar las cames que se encuien- ‘en la carniceria. Pasos que hay que seguir 1. Nombre del orddite, "Venta de grasa de las carnes." Este se co Jocard en uno de log renglones que estan sin nombre.2, Cémo se realiza el consumo, En este ejemplo definitivamente nno se trata de ningtin consumo, y se refiere a la venta de un des- perdicio o sobrante. 3. Cémo se costea. En este caso no se puede costear como en los demas créditos, la fuente de informacién seri el importe de la venta de esos productos, y que el CAB recabaré la informacién del Departamento de auditoria de ingresos. 4, Cémo afecta a las ventas. Este concepto no tiene nada que ver en las ventas normales de las dreas, ya que es una percepeién diferente y, ademés, fuera de lo habitual de la empresa. Con este ejemplo se dan otras conclusiones contundentes que le servirin al lector para tener bases de cémo afectar este tipo de créditos: 4@) Eltitulo del eréditoes totalmente diferente delos vistos anterior mente, porlo consiguiente, no se puede agregar o inchuir a cual- quicra de ellos. 6) La venta de estos sobrantes o desperdicios, afecta al costo bru to, en virtud de que es una recuperacién o rebaja al costo origi nal de las cares, ya que si se compré una carne en $ 60.00 el kKilogramo y si se venden los desperdicios en $4.00 (en lugar de tirarlos a la basura), significa que el costo se reduce en esta tlt. ‘ma cantidad y por tanto tendra que acreditarse al costo bruto. ©) El ingreso por este concepto no forma parte de una venta regu- lardel Departamento de alimentos y bebidas. ‘También puede darse el caso de venta de botellas vactas de bel das, cartones, cajas vacias, etc., por lo consiguiente el hotel ingresara ‘esta pereepeién como oiros ingresos, desde el punto de vista contable. Con estos ejemplos de otros eréditos se da por terminada la parte que corresponde a los créditos 0 abonos al costo bruto y que son los mis usuales 0 comunes. ‘Total de eréditos. En este renglén se anotarén las sumas vertica. Jes de las tres cocinas y de la columna Total de hoy; estos importes son has reducciones del costo original 0 sea, el costo bruto, Aqui se debe 14 efectuar Ia segunda comprobacién 0 chequeo del reporte de costos, para Io cual se sumarin los totales de créditos de las tres cocinas, que seré igual al Total de hoy del mismo report En la figura 1.8 se muestra como se afectan los costos brutos de un drea de venta (representada como cocina) con las transferencias y los eréditos.Figura 1.8. Afectacion al costo bruto, Total de costo neto real. En este renglén se levard a cfecto la férmu- que al principio se determiné y que es: el total de costo bruto, menos de créditos resulta el costo neto real, o sea, el casto de lo vendide. ‘iltimo total es el costo de la materia prima de los platillos que con- on los clientes y que realmente produjeron las ventas del dia, Es- totales se harén por cada sirea de venta, incluyendo el Total de hoy. ‘Nuevamente se comprobarén estos resultados, sumando las tres en forma horizontal; este importe seré igual al de la cuarta na. ‘Total de costo neto planeado. En este concepto se anotarin los portes de los costos que deberdn ser y que previamente se determina. on en los presupuestos de operacién de cada una de las dreas de venta también en forma global, Para hacer las anotaciones pertinentes en este renglén, primero de. efectuarse unos mevimlentos previos, que son:1. Establecer las ventas netas de cada centro de consumo y global (véase la parte inferior del formato Reporte diario de costs). 2. Aplicarles el porcentaje de costo planeado a cada una de las co- Jumnas 0 cocinas y al total, para obtener el importe del costo neio planeado, Con los importes anteriores, se afectard cada una de las columnas, y nuevamente se hard la revisién 0 chequeo correspondiente, y se suma horizontalmente para que nos dé el total de hoy. ‘Total de diferencias. En este rengl6n se anotaré el resultado dela ‘comparacién entre el costo neto real y el costo neto planeado, que tedri- camente deberd ser el mismo y si es asf significarfa que se logré el ob- Jetivo; en caso contrario, mostrarfa que algo salié mal en la operacién y ‘por tanto no se alcanz6 la meta, ademas de existir una diferencia, que el ‘CAB deberd investigar donde esta Ia anomalia para reportarla y ademas ‘como evitarla en lo futuro. as diferencias pueden ser positivas o negativas desde el punto de vista aritmético, determinandose de la siguiente manera: La cantidad base para determinar las diferencias, sera el costo neto planeado que es lo prestupuestado; lo potencial, lo ideal, en otras palabras, slo que deberd alcanzarse. Por tanto, al efectuar la comparacion de lo real con lo planeado, siexiste diferencia, ésta podra ser negativa 0 positiva. ‘Bjemplo de diferencia negativa: _ Costo neto real $7603.00 Costoneto planeado —_ $8516.00 Diferencia = $913.00 Con el ejemplo anterior se podré observar que existe una diferen- cia matemitica negativa, pues nos est indicando que el costo real es menor que el planeado. Desde el punto de vista contraloria de costas significa que el costo baj6, por un valor de $913.00; aparentemente esto serfa benéfico para la empresa, pero como se mencioné anteriormente, si existen diferencias hay anomalias, por lo que el CAB tendré que efectuar una investigacién, con el fin de determinar en dénde se encuentra yeémo se ocasion6, ade- ms de encontrar la forma de evitar que se repita. Ejemplo de diferencia posit _ Costo neto real $10 039.00 Costo neto planeado $9 609.00 Diferencia $440.00ejemplo muestia una diferencia positiva desde el punto de natico, pero de acuerdo con Contralorta de costos, significa Ee Miiocuadsloplancciciporlogecerain ea cons existe tna anomalia que el CAB tendra que 2 iar dénde esid el error y eémo evitarlo. Enel cuadro 1.1 semuestra cuales pasos pueden tomarse en cuen- localizar los errores (véase tomo I), old ‘Este concepto no tiene nada que ver con el costo diario, ‘pues se refiere al sistema que se debe seguir para ‘requerir los insumos a compras, por tanto, no afecta en lo absoluto al reporte diario de costos Serfa exaciamente igual al almacén de alimentos [Este paso tampoco afectaria, pues se reliere ala revision {yautorizacion de los requerimientos de las mercancias ‘dal almacén a compras ste concepto os sumamente importante para los costs, ‘Dues comose via en eltomol (compras), éstas afectan dlieciamente al cosio,es decir si se compra mas caro, cl costo sube y viceversa No afceta en ninguna forma al cosio dlarto, pues se teers a las téenicas y sisterhas para el recibo-de las ‘mercancas del proveedor al almacén No tiene afectacion al costo diario, ya que en este paso se ‘mangjan los sistemas y téenicas especializadas para el almacenaje de los alimentos y bebidassolicitan de mas, el costo sube y viceversa; por tanto, es importante revisar a fondo las solicitudes de Flaboracion | Este concepto es parte vital del costo diario, pues es ‘necesario tener un control absoluto en las cocinas ppara evitar sobrantes, desperdicios y mal uso de las ‘mercancias, ademas de basarse en las recetas estindar para efecto de les porciones Venta de El control de las salidas de los alimentos o bebidas de alimentos | tas dreas de produccién, es necesario para los costos | diario, pues si deja de cobrarse alguno de ellos, sube | el.costo, osi se cobra de més, baja. Ambos son errores | |__ que deben evitarse al maximo | Venta de ‘Serd igual al de venta de alimentos bebidas | | Reportede Este paso es tnicamente para elaborar elformato.en ‘eastos ‘el que vana reportarse los resultados de los costos ‘y compararlos con los plancados, para saber si se lograron los objetivos y para tomar decisiones por parte de los altos ejecutivos ino visto en el cuadro 1.1, el CAB podrd Ja investigacidn de Eve deiel conte sn carte oe asap ‘que, en ‘algunos casos, s{afectan a los costos. Porcentaje de costo neto real. En este renglén se registrarn en porcentajes las cantidades que se tienen en el mismo concepto anotado anteriormenie, pero en valores, Para obtener el porcentaje se determi- nara por medio de una regla de 3 simple. A continuacién se presentan tunos ejemplos para visualizarlos mejor, 8 ios porcentajes es necesario Las F | te a tana eer tendrdén que resolver las ventas netas, en la parte inferior del formato.