公文處理實務研習

講師：吳存金 副局長
一、局長之金玉良言
二、各類公文處理重點
三、公文宣導
一、局長之金玉良言

公文撰擬注意事項
 公文撰擬注意事項
1、充分了解事實(人、時、地、事) ，確實掌握案情
2、公文的敘述要像說故事
3、一定要檢視法令規定如何
4、土地資訊要完整
(標示、面積、權屬、使用管制、位置略圖)
5、加強論述，不宜只有答案，沒有理由
5、注意標點符號，因為英雄氣短
6、文件順序要注意
(簽稿+陳判附件+來文及附件+法令+前案) 第4頁
 公文撰擬注意事項

7、撰擬開會通知單(稿)要加簽，並請指派主持人及開會
日期

8、「說明」段儘量避免出現「擬」字，

可用「似符…，」「…允宜同意、建議…為宜」取代

9、「惠我良多」vs「敬請 惠予提供、協助」vs「惠請」

10、「檢送、檢還」vs「惠賜、提供、擲下」

第5頁
錯誤態樣(一)

第6頁
 錯
誤
態
樣
(二)

第7頁
 錯
誤
態
樣
(三)

第8頁
 錯
誤
態
樣
(四)

第9頁
 錯
誤
態
樣
(五)

第10頁
 錯
誤
態
樣
(六)

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 錯
誤
態
樣
(七)

第12頁
 錯
誤
態
樣
(八)

第13頁
 錯
誤
態
樣
(九)

第14頁
 錯
誤
態
樣
(十)

第15頁
二、各類公文處理重點
 公文不當結案
 人民申請案件
 請款核銷案件
 訴願答辯案件
 公文不當結案
不當結案類型：
 存查續辦  一般公文

1.申請案件(含請款核銷)
 不當發文  2.訴願答辯

規定作法：
應以案管制、原文號發文
第17頁
公文不當結案

 法院來函塗銷案件

規定作法
 法院來函塗銷查封，
應自行列管辦理進度，
避免失去管控。

第18頁
公文不當結案

 法院來函囑託測量案件

規定作法
 法院囑託測量、
塗銷查封等案件，
應自行列管，
避免失去管控

第19頁
人民申請案件
 處理規定

1.申請案件結果<核准、駁回>，不得存查；1.併彙辦案件
但依規得予存查之案件不在此限 2.請款、核銷完成程序
3.依規得存查案件
2.原申請文號回復

3.一次通知補正原則：限期申請人補正，不得直接退文
適用情形：表件不全、填寫錯誤、案件不合法定程序或手續

4.以電話或其他方式通知補正(件)者，
應留存公務 電話紀錄or 相關書面佐證資料 新增

第21頁
不當存查公文案例~一般公文

錯誤作法 正確作法
一般公文 附件抽辦， 儘速簽辦，於期限內以「原文號」函
(需函復) 另案函復。 復。
一般公文 附件抽辦， 應敍明具體存查理由，俾利各級長官判定
1. 本文僅副知(或參考)性質，文存查。
(不需函復) 文存查。 2. 本府無應辦理事項，文存查。
3. 本案准予備查，附件存科供參，文存查。
4. 本文已電郵(或電話)答覆(詳如附件電郵或電話紀
錄)，文存查。
5. 本文已於前××月××日×××××文號辦理在案，
擬併案辦理。
6. 本案已簽奉一層核准存查，詳附件簽…等

一般公文 附件抽辦， 因該類案件於短時間內無法完成，承辦人

(要求調查、 文存查。 經擬訂預計完成日期，並由機關首長核准
研提意見等) 後存查。(承辦人應依限次簽出，單位主
管應負追蹤督辦之責) 第22頁
不當存查公文案例~申請案件

錯誤作法 正確作法
申請案件 待會勘後， 應依本府所訂「處理人民申請案件項
(須會勘) 另案簽辦， 目及期限表」規定，承辦人應依作業
文存查。 流程圖所訂期限內完成會勘紀錄，並
以原文號函復。
申請案件 附件抽辦， 應依本府所訂「處理人民申請案件項
(不須會勘) 文存查。 目及期限表」規定期限內完成審查，
並以原文號函復。

第23頁
不當存查公文案例~請款核銷
錯誤作法 正確作法
請款案件 附件抽辦 承辦人以原文號簽辦或提出【動支經費請示
請款程序， 單】陳核程序完成後，始於原公文上簽辦：
文存查。 「已完成請款程序，如附件，文存查。」
(請影印請示單第一頁當附件歸檔即可)
核銷案件 附件抽辦 承辦人審核資料、黏貼憑證後會計單位核銷
(預借案件) 核銷程序， 完成後，即可於原公文上簽辦：
文存查。 「已完成核銷程序，如附件，文存查。」
(請影印黏貼憑證用紙第一頁當附件歸檔即可)
請款、 附件抽辦 來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，
核銷案件 請款、核銷 待最後一件(末件)來文時，以末件為基礎，計
(須彙集數家 程序，文存 算彙辦案公文時效。(如末件公文逾限尚無法
資料一併辦 查。 辦結，請依規辦理展延作業，切勿任意存查)
理者)
第24頁
不當存查公文案例~訴願答辯、限期公文

錯誤作法 正確作法
限期答辯 附件抽辦撰 承辦人於答辯書完成後，於期限內以原
之 寫答辯書， 文號函復，切勿因時效問題先存後辦。
訴願案件 文存查。
限期公文 附件抽辦， 可分為二種情況：
另函簽辦並
1.來函所訂期限距收文日未滿30 日 (含假日)：
函復，文存
於期限內簽辦後依來文所定回復方式回復，如需回
查。
函請以原文號函復，切勿因時效問題先存後辦。

2.來函所訂期限距收文日30 日以上(含假日)：

承辦人應於公文上擬訂辦理方式，並經機關首長同
意後，准予存查(非屬人民申請、陳情、訴願案件者)

第25頁
缺失案例

不當發文結案

規定作法
以案管制

第26頁
請款核銷案件
 處理規定

請款核銷：20天
任何預借、轉正，若需辦理相關請款動支程序
(憑證黏貼)等，為請款核銷案
 應檢附動支經費請示單或黏貼憑證影本作為附
件隨公文歸檔簽辦存查。
 視需要以原文號函復

第28頁
缺失案例

發文結案
存查續辦

規定作法
發文以案管制
存查憑證核章
完畢隨案歸檔
第29頁
缺失案例

規定作法
履約保證金轉保固金
押標金轉履約保證金
驗收、工程竣工等
屬一般案件
非請款核銷案件

第30頁
缺失案例

規定作法
申請退費案件
函稿及申請書
依規皆需核章

第31頁
缺失案例

未核章

規定作法
請款核銷憑證
應確實核章

第32頁
訴願答辯案件
 處理規定
 訴願答辯:10日
 公文性質應登錄正確

 採取以案管制，且其不得申請為專案案件
，亦不做任何時效之扣除或展期。

 應以原文號函復，勿先存後辦。

 行政訴訟答辯案件一般案件(研考會103.7.8函文)
 文到○日內答辯，應以「限期公文」管制

第34頁
缺失案例
委任律師
未10日答辯

規定作法
1.另創號委任律師
2.原文號簽委任律師
自行列管
10日內檢卷答辯
第35頁
三、公文宣導事項
公文期望、目的稱謂用語
受文者、銷號、取號
結簽
簽函格式
公文併彙辦
議會案件
 公文期望、目的、稱謂語
一、依行政院函文，即日起，公文之期望、目的
及稱謂用語，均無須挪抬(空格)書寫

期望目的

稱謂

第37頁
 公文受文者

二、以個人為發送對象時，受文者不寫
「市長室」、「張副市長室」，
請直接書寫市長、張副市長(如下圖)

第38頁
銷
號

第39頁
 公文取號才能陳核

重申

 依研考會104年3月20日函文，
公文應取號陳核，請同仁確實依規辦理

第40頁
結簽表單

第41頁
簽/函
蓋
章
格
式

第42頁
 併案、彙辦寫法
彙辦
併案 主
案

彙辦案件來文均
第二層決行 擬辦意見中應 第二層決行
不得存查，末件
一、該局另於6/9發 敘明併案文號 一、161030052141、
公文之擬辦意見
文161030035874，
因屬同一案情， 與 161030052587， 中應敘明併案
併案辦理。 併案理由(請 因屬同一案情，彙 文號與
整辦理。
二、經查本案……
同仁確實填寫) 二、經查本案…… 併案理由(請同
仁確實填寫)
併辦案件：
各件公文案情相同者 彙辦案件：
同一案情之正副本 同一案件內之有關事項，必
對其他機關來函查催案件， 須彙集全部來文後，始能統
而仍待辦者 一處理之案件 第43頁
 議會案件
 議會行文，請敘明「議會函文字號」，無需敘明
本府文號(如下文)
請於文中敘明議會原決議會期及案號

1.議會議事組
 議會書面/口頭質詢
2.質詢議員服務處
答詢表正本3份三天內 (或議員指定地點)
(議員要求期限內)答復 3.府會聯絡小組
業務質詢-局文
 議會質詢
市政總質詢-府文 第44頁
 簡報結束

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