Training Document Control and Filing System (Rev. 00 - 19 Juni 2023)

www.bizplus.
id 19/06/2023
Document
Control &
Filling System
Public Training – June 20, 2023
© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 1
Nama : __________________________________
Bagian/Departemen : __________________________________
©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 1

www.bizplus.id 19/06/2023
AGENDA PELATIHAN
Document Control & Filling System
KEGIATAN WAKTU
Opening – Perkenalan 09.00 – 09.15
Activity 1 – Pre-test 09.15 – 09.45
Sesi 1 – DOKUMEN 09.45 – 10.45
Penjelasan umum informasi terdokumentasi
Coffee Break 10.45 – 11.00
Penjelasan dokumen (dokumen level 1, 2, dan 3) 11.00 – 11.30
Activity 2 – Pembuatan dokumen 11.30 – 12.00
LUNCH BREAK – ISHOMA 12.00 – 13.00
AGENDA PELATIHAN
Document Control & Filling System
KEGIATAN WAKTU
Pengendalian dokumen 13.00 – 14.00
Sesi 1 – FILING SYSTEM 14.00 – 15.30
Penjelasan umum record atau catatan
Activity 3 – Post Test 15.30 – 16.00
Closing 16.00

 Memahami sistem dokumen

 Memahami tugas dan tanggung jawab pengendali dokumen (document
controller)
 Implementasi pengendalian dokumen yang efektif
 Identifikasi dokumen (penomoran, kode revisi, dan riwayat perubahan
Tujuan 
dokumen)
Mengenal dan memahami jenis-jenis dokumen (internal dan eksternal)
Pelatihan  Mengidentifikasi dokumen dan catatan
 Tata cara mengendalikan dokumen dan catatan
 Penanganan soft copy dokumen
 Proses Revisi dan pemeliharaan dokumen
Section 1 –
Documented
Information

Information (Clause 3.8.2 – ISO 9000:2015)

Meaningful data.
Document (Clause 3.8.5 – ISO 9000:2015)

Information and the medium on which it is contained.
e.g. record, specification, procedure, document, drawing, report, standard.
Note 1 The medium can be paper, magnetic, electronic or optical computer disc, photograph
or master sample, or combination thereof.
Note 2 A set of documents, for example specifications and records, is frequently called
“documentation”.
Note 3 Some requirements (e.g. the requirement to be readable) relate to all types of
documents. However there can be different requirements for specifications (e.g. the
requirement to be revision controlled) and for records (e.g. the requirement to be retrievable).
Documented Information
(Clause 3.8.6 – ISO 9000:2015)
Information required to be controlled and maintained by an organization and the
medium on which it is contained.
Note 1 Documented information can be in any format and media and from any source.
Note 2 Documented information can refer to:

- the management system including related processes;
- information created in order for the organization to operate (documentation);
- evidence of results achieved (records).

Records (Clause 3.8.10)

document stating results achieved or providing evidence of activities performed
Note 1 Records can be used, for example, to formalize traceability and to provide
evidence of verification, preventive action and corrective action.
Note 2 Generally records need not be under revision control.
Manfaat dari Informasi

Terdokumentasi
• Petunjuk pelaksanaan suatu aktivitas secara
konsisten.
• Pemahaman perusahaan secara keseluruhan
dan penggunaan sumber daya.
• Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
• Alat untuk pelatihan karyawan baru.
• Dasar dalam mengaudit.
• Fondasi untuk perbaikan yang
berkesinambungan.
© 2020,
2023, Bizplus.id. All rights reserved. 16

ISO 9001:2015
Pasal 4.4.2
Sejauh yang diperlukan, organisasi harus:
a. memelihara informasi terdokumentasi
untuk mendukung operasional dari
proses-prosesnya;
b. menyimpan informasi terdokumentasi
untuk memperoleh keyakinan bahwa
proses dijalankan sesuai rencana.
Informasi Terdokumentasi
ISO 9001:2015 Pasal 7.5.1
Sistem manajemen mutu yang dimiliki
organisasi harus meliputi:
a. Informasi terdokumentasi yang
diperlukan oleh standard
internasional.
b. Informasi terdokumentasi yang
ditentukan oleh organisasi yang
diperlukan untuk keefektifan sistem
manajemen.

Informasi terdokumentasi dibedakan menjadi:

Dokumen Catatan atau Record
Suatu informasi atau data yang menjadi acuan Suatu informasi atau data yang merupakan
dalam melakukan suatu aktivitas atau proses. hasil dari suatu proses.
Informasi dapat diperbarui setiap saat Informasi tidak dapat diperbarui karena
dibutuhkan. merupakan bukti telah dilakukannya suatu
aktivitas.
Dokumen bersifat identifiable (teridentifikasi Bersifat retrievable (bisa segera disediakan
sehingga apabila ingin membuat atau ditunjukkan apabila diperlukan).
membutuhkan waktu yang lama).
Persetujuan menyatakan peraturan, strategi Persetujuan menyatakan bahwa suatu aktivitas
atau rencana kerja yang disepakati. telah dilakukan sesuai peraturan atau prosedur
yang berlaku.
Bila didistribusikan harus dikendalikan di Bila didistribusikan tidak perlu dikendalikan di
Document Controller. Document Controller.
DOKUMEN

Struktur Dokumen
 Manual
Kebijakan perusahaan terkait
persyaratan standar
 Prosedur
Alur proses kerja yang menjelaskan
What, Who, When, Why.
 Dokumen Penunjang
• Instruksi Kerja – How.
• Standar, spesifikasi, ketentuan
mutu.
• Checklist, formulir.
• Uraian tugas.
© 2020,
MANUAL
(DOKUMEN LEVEL 1)

 Kebijakan pemenuhan persyaratan

Manual standar
 Gambaran umum sistem manajemen
perusahaan sesuai persyaratan standar.
 Berisi komitmen perusahaan terhadap
pentingnya sistem manajemen.
 Profil Perusahaan
• Riwayat singkat
• Produk/jasa
• Struktur Organisasi
• Business Process Mapping
• Matriks Dokumen
 Administrasi
• Status revisi, penjelasan revisi
• Pengendalian dokumen
• Bahasa yang digunakan
© 2020,
Contoh
8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan
pihak eksternal
8.4.1 Umum
Organisasi harus memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang
disediakan pihak eksternal sesuai dengan persyaratan.
Organisasi harus menentukan pengendalian terhadap proses,
produk dan jasa yang disediakan pihak eksternal ketika:
a) produk dan jasa dari penyedia eksternal dimaksudkan untuk
diproses ke dalam produk dan jasa organisasi sendiri;
b) produk dan jasa yang disediakan secara langsung kepada
pelanggan oleh penyedia eksternal atas nama organisasi;
c) proses, atau bagian dari sebuah proses, disediakan oleh
penyedia eksternal sebagai hasil dari keputusan oleh organisasi.
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kriteria untuk
evaluasi, seleksi, pemantauan kinerja, dan evaluasi ulang dari
penyedia eksternal, berdasarkan kemampuan mereka untuk
menyediakan proses atau produk dan jasa sesuai dengan
persyaratan.
Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi dari
kegiatan ini dan setiap tindakan yang diperlukan sebagai hasil dari
evaluasi.
© 2020,

Contoh
8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan pihak
eksternal
8.4.2 Jenis dan tingkat pengendalian
Organisasi harus memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang
disediakan pihak eksternal, tidak mempengaruhi kemampuan
organisasi untuk konsisten memberikan produk dan jasa kepada
pelanggan.
Organisasi harus:
a) memastikan proses yang disediakan pihak eksternal tetap dalam
kendali sistem manajemen mutu;
b) menetapkan baik pengendalian terhadap penyedia eksternal
maupun pengendalian terhadap hasil outputnya;
c) mempertimbangkan:
1) dampak potensial dari proses, produk dan jasa yang disediakan
pihak eksternal pada kemampuan organisasi untuk secara
konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan hukum dan
peraturan yang berlaku;
2) keefektifan pengendalian yang diterapkan oleh penyedia
eksternal;
d) menentukan verifikasi, atau kegiatan lainnya, yang diperlukan untuk
memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang disediakan pihak
eksternal, memenuhi persyaratan.
© 2020,
Contoh
8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan
pihak eksternal
8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternal
Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan sebelum
mengkomunikasikan ke penyedia eksternal.
Organisasi harus mengkomunikasikan ke penyedia eksternal
persyaratannya mengenai:
a) proses, produk dan layanan yang akan diberikan;
b) persetujuan:
1) produk dan jasa;
2) metode, proses dan peralatan;
3) pelepasan produk dan jasa;
c) kompetensi, termasuk kualifikasi yang dibutuhkan personil;
d) interaksi penyedia eksternal dengan organisasi;
e) pengendalian dan pemantauan kinerja penyedia eksternal
untuk diterapkan oleh organisasi;
f) kegiatan verifikasi atau validasi yang mana organisasi, atau
pelanggan, bermaksud untuk melakukan di tempat penyedia
eksternal. 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 26
© 2020,

Contoh
Kebijakan
di Manual
Mutu
© 2020,
Tabel Persetujuan
Contoh
Manajer Manajer Direktur
Bagian Pembelian
< 1 juta  
Kebijakan > 1 juta   
di Manual
Mutu
© 2020,

Contoh •
Kebijakan
di Manual
Mutu •
© 2020,
PROSEDUR
(DOKUMEN LEVEL 2)

Mengacu ke ISO 9001:2015 pasal 4.4
4.4 Sistem manajemen mutu dan prosesnya

• Organisasi harus menetapkan proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu
dan aplikasinya di dalam organisasi, dan harus:
a) menetapkan input yang dipersyaratkan dan output yang diharapkan dari proses-proses ini;
b) menetapkan urut-urutan dan interaksi dari proses-proses ini;
c) menetapkan dan menerapkan kriteria dan metode (termasuk pemantauan, pengukuran
dan indikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi yang efektif dan
pengendalian proses ini;
d) menetapkan sumber daya yang diperlukan untuk proses-proses ini dan memastikan
ketersediaannya;
© 2020,
Mengacu ke ISO 9001:2015 pasal 4.4
e) menunjuk yang bertanggung jawab dan berwenang untuk proses-proses ini;

f) melihat risiko dan peluang seperti yang ditetapkan sesuai dengan persyaratan 6.1;
g) mengevaluasi proses-proses dan menerapkan setiap perubahan yang diperlukan untuk
memastikan proses-proses ini mencapai hasil yang diinginkan;
e) meningkatkan proses-proses dan sistem manajemen mutu.
• Sejauh yang diperlukan, organisasi harus:
a) memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung operasional dari proses-
prosesnya;
b) menyimpan informasi terdokumentasi untuk memperoleh keyakinan bahwa proses
dijalankan sesuai rencana.
© 2020,

Persyaratan pasal 6.1

ISO 9001:2015
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
Ketika merencanakan sistem manajemen mutu,
organisasi harus mempertimbangkan isu-isu yang
dimaksud di 4.1 dan persyaratan di 4.2 dan
menentukan risiko dan peluang dengan tujuan:
a) memberikan jaminan bahwa sistem manajemen
mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan;
b) meningkatkan efek yang diinginkan;
c) mencegah, atau mengurangi, efek yang tidak
diinginkan;
d) mencapai peningkatan.
© 2020,
Persyaratan pasal 6.1

ISO 9001:2015
Organisasi harus merencanakan:
a. tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;
b. bagaimana cara untuk :
• mengintegrasikan dan menerapkan
tindakan ke proses sistem manajemen
mutu (lihat 4.4);
• mengevaluasi keefektifan tindakan ini.
Tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko
dan peluang harus proporsional dengan
dampak potensial pada kesesuaian produk dan
jasa.
© 2020,

Process Map
Suatu diagram yang memperlihatkan semua

proses dan hubungan timbal-baliknya, untuk
menggambarkan secara utuh bagaimana suatu
perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya.
Tujuan:
• Memenuhi persyaratan standar ISO
9001:2015 pasal 4.4.
• Semua proses dapat teridentifikasi dengan
baik.
• Hubungan timbal-balik proses dapat
tergambar dengan jelas.
• Memudahkan pemahaman hubungan
persyaratan standar dengan proses yang ada
dalam perusahaan.
© 2020,
Cara Memetakan
Proses
 Identifikasi semua proses yang ada dalam perusahaan.
 Tetapkan ruang lingkup proses (‘mulai’ dan ‘akhir’).
 Tentukan persyaratan standar yang berhubungan
dengan proses tersebut.
 Tentukan masukan (input) dan proses yang memberi
masukan.
 Tentukan keluaran (output) dan proses yang menerima
keluaran.
 Identifikasi personil utama yang terlibat dalam proses.
 Susun peta proses berdasarkan informasi yang
dikumpulkan.
 Konfirmasi peta proses dengan personil utama.
 Evaluasi efisiensi dan keefektifan proses.
© 2020,

Activity 2 – SIPOC Diagram
Supplier (4) Input (5) Process (1) Output (2) Customer (3)
Silahkan identifikasi SIPOC Diagram salah satu proses

yang Anda lakukan
(Lembar Kerja 1 – SIPOC Diagram)

Activity 3 – Identifikasi Risiko & Peluang
DAMPAK RENCANA PENANGGUNG

PROSES RISIKO/PELUANG
RISIKO/PELUANG TINDAKAN JAWAB
Silahkan identifikasi risiko atau peluang serta rencana

tindakan dari proses yang sudah Anda buat
(Lembar Kerja 2 – Analisa Risiko dan Peluang)
Prosedur
Berisi tentang:
 Tujuan: Mengapa dan untuk apa

 Ruang lingkup: Batas aplikasi prosedur
 Isi prosedur meliputi:
• Urutan Pekerjaan
• Dokumen yang digunakan
• Formulir yang digunakan
• Penanggung jawab/pelaksana kegiatan
• Control/Action Plan yang ditetapkan dari hasil
Analisa risiko
 Format prosedur
• - Narasi
• - Bagan arus / flowchart
• - Semi flowchart, dll.
© 2020,

Top-Down Chart
Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4

Terima dan Ambil bahan Serahkan barang Kirim barang
Simpan baku untuk jadi ke gudang jadi ke
produksi pelanggan
1.1 Periksa jumlah. 2.1 Keluarkan barang 3.1 Serah terima 4.1 Ambil dan susun
1.2 Periksa mutu dari gudang. barang antara untuk dikirim sesuai
barang (IK-QC-01). 2.2 Lakukan produksi produksi dan gudang perintah PPIC.
1.3 Catat di kartu (IK-PRD-01 s/d XX). barang jadi. 4.2 Catat di kartu
stok. 3.2 Catat barang di stok.
1.4 Simpan dalam kartu stok. 4.3 Kirim barang.
gudang. 3.3 Simpan barang
jadi sesuai dengan
tempatnya.
© 2020,

Inter-Functional Chart
Buat rencana Monitor Evaluasi

pelatihan rencana dan pelatihan dan
HRD selama 1 tahun informasikan catat di data
(note 1). rencana karyawan (note
2).
Meninjau dan
menyetujui
Direksi rencana
pelatihan.
Mengirim
Departemen personil untuk
terkait pelatihan.
© 2020,
Narasi
Aktivitas Penanggung Jawab

1. Terima permintaan pelanggan. Staf Marketing
2. Evaluasi permintaan dengan pihak terkait. Manager Marketing
3. Konfirmasi dengan pelanggan. Staf Marketing
4. Serahkan Copy PO Pelanggan ke PPIC Staf Marketing
5. Evaluasi PO dan membuat perencanaan produksi. Staf PPIC
6. Memeriksa dan menyetujui Rencana Produksi Manager PPIC
7. Membuat Order Produksi. Staf PPIC
8. Memeriksa dan menyetujui Manager PPIC
9. Mendistribusikan Order Produksi Staf PPIC
© 2020,

Flowchart
A
Mulai
Pemohon Manajer Pembelian
Isi Form Periksa & Setujui

Permohonan
Pembelian
Ok? Tidak Selesai

Mgr. Dept.
Periksa & setujui Ya
Staf Pembelian
Buat
Purchase Order
Ok? Tidak Selesai
Manager Pembelian
Ya
Tanda Tangan
A
Selesai
© 2020,
Simbol Flowchart
Aktivitas Dokumen/Records Keterangan

Batas
FR-PROD-02 - 10
Operasi/Aktivitas
Dokumen/
Penghubung Formulir
Keputusan
di halaman
sama 3
Proses 2
Lain 1
Penghubung
ke Halaman
Lain
© 2020,

DOKUMEN
PENUNJANG
(DOKUMEN LEVEL 3)
Instruksi Kerja
• Penjelasan detil pelaksanaan suatu
aktivitas dalam prosedur yang pada
umumnya dilakukan oleh satu
jabatan/posisi.
• Menjelaskan bagaimana suatu
operasi/aktivitas dilakukan (how).
• Dibuat berdasarkan pertimbangan
kompetensi personil dan pengaruhnya
terhadap pemenuhan persyaratan produk
dan pelanggan.
• Bentuknya bisa berupa:
• Narasi
• Gambar/Foto
• Video
• Cheklist
• Gabungan semua hal di atas

PROSEDUR INSTRUKSI KERJA

Prosedur
vs. • Memberikan gambaran • Secara detil menjelaskan
umum suatu proses. tugas yang harus
Instruksi • Mungkin memerlukan
dikerjakan.
Kerja dokumen penunjang

dalam pelaksanaannya.
• Biasanya dapat berdiri
sendiri.
• Digunakan oleh banyak • Digunakan oleh satu
personil dari berbagai posisi di bagian tertentu.
bagian/posisi.
Tanggung jawab secara

umum.
Wewenang karyawan.
Uraian Tugas
Job
Description Struktur pelaporan.
Kualifikasi dan pelatihan

yang diperlukan.

• Hindari pesan yang tidak • Tidak tumpang tindih

jelas/abstrak. (overlap).
Contoh: Suhu jangan terlalu • Tidak terjadi kekurangan (gap).
panas. • Konsistensi penggunaan
• Kata-kata yang indah tapi tidak istilah, bahasa dan judul
Karakteristik menambah arti pesan. dokumen.
Dokumentasi Contoh: Semua permohonan

pembelian akan dilakukan
• Penanggung jawab masing-
masing aktivitas jelas.
Yang Baik melalui suatu media berupa
formulir yang telah
• Catatan yang digunakan dan
aktivitas pembuatannya sudah
ditandatangani dan disetujui. dimasukkan.
• Gunakan bahasa yang nyata. • Distribusi catatan yang jelas.
Contoh: Suhu tidak boleh
melampaui 40 derajat Celsius.
• Pendek dan langsung kepada
yang dituju.
Contoh: Semua permohonan
pembelian harus dibuat
melalui Formulir Permintaan
Pembelian yang
ditandatangani kepala
departemen.
• Apakah aktivitas menambah • Apakah proses

nilai? menggunakan banyak
Evaluasi • Apakah aktivitas dapat
tenaga kerja?
dilakukan dengan waktu yang • Apakah proses mengalami
dan lebih pendek? penundaan (bottleneck)?
Kesempatan • Apakah aktivitas dapat

dilakukan dengan biaya yang
• Apakah banyak tingkatan
persetujuan?
Perbaikan lebih sedikit?
• Apakah aktivitas dapat
• Apakah formulir terlalu
banyak?
disederhanakan, dikurangi
• Apakah terjadi duplikasi
atau diubah?
pekerjaan?
• Apakah harapan/persyaratan
• Apakah proses tidak
pelanggan sudah tercakup?
tersambung dengan baik
• Apakah pengendalian proses ke proses lain?
untuk pencegahan risiko
telah tercakup?

PENGENDALIAN
DOKUMEN
Pengendalian Dokumen
• Identifikasi dan Deskripsi

• Format dan Media
• Tinjauan dan Pengesahan
• Daftar Induk Dokumen
• Stempel Pengendalian
• Daftar Distribusi
• Penerima dokumen
• Identifikasi dan Penyimpanan
• Pengendali dokumen
© 2020,

ISO 9001:2015 Pasal 7.5.2
Yang perlu dilakukan ketika

membuat dan memperbarui
Informasi Terdokumentasi:
a. Menetapkan identifikasi dan
deskripsi.
b. Menetapkan format dan
media yang akan digunakan.
c. Tinjauan dan pengesahan
untuk kesesuaian dan
kecukupan.
© 2020,
• Judul
Identifikasi dan • Tanggal
Deskripsi • Penulis
• Nomor Referensi

Format Penomoran Contoh
Jenis Dokumen-Departemen- PK-HRD-01

Nomor Urut Dokumen
Identifikasi Nama perusahaan-Jenis

Dokumen-Departmen-Nomor
ABC-PK-HRD-01
dan Urut Dokumen
Jenis Dokumen.Pasal ISO- P.4.1-HRD-01

Deskripsi Departemen-Nomor Urut
Dokumen
Jenis Dokumen-Departemen- PK-HRD-A01

Kode Proses dan Nomor Urut
Dokumen
© 2020,
Identifikasi dan Deskripsi
CONTOH LAINNYA
• AAA = kode perusahaan PT ASYIK ASYIK AJA
SOP = Standar Operation Procedure = kode dokumen
yang menunjukkan identitas dokumen sebagai prosedur
01 = Penomoran dokumen yang bersifat progresif 01,
02, 03, dst.
• AAA/SOP/Q/01 untuk prosedur yang terkait dengan

sistem manajemen mutu ISO 9001.
AAA/SOP/E/01 untuk yang terkait dengan sistem
manajemen lingkungan ISO 14001.
© 2020,

Format dan Media
Menetapkan Versi
Bahasa Grafik
format yaitu: software
Menetapkan Dicetak di Bentuk

media yaitu: kertas softcopy
Tinjauan dan Pengesahan
Tinjauan dan pengesahan untuk

kesesuaian dan kecukupan
Siapa yang meninjau
Siapa yang
(review) sebelum
mengesahkan.
diterbitkan

Tinjauan dan
Pengesahan
Jenis Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Pedoman Management - Direktur
Manajemen Representative
Prosedur Kerja Manager Bagian Management Direktur
Representative
Instruksi Kerja Manager Bagian Management Direktur
Representative
Ketentuan Mutu Manager Bagian Management Direktur
Representative
Job Description Manager HRD - Direktur
Pengendalian Informasi Terdokumentasi

ISO 9001:2015 Pasal 7.5.3.1
Informasi terdokumentasi untuk memenuhi persyaratan standar
internasional ini harus:
Tersedia dan cocok digunakan, di mana dan kapan diperlukan
Cukup Terlindungi (dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang

tidak benar, atau kehilangan integritas)

Tersedia dan Cocok
Tersedia dan cocok digunakan, di mana

pun dan kapan pun.
• Informasi terdokumentasi yang disajikan
adalah valid, masih berlaku dan berasal
dari sumber yang benar.
• Oleh karena itu harus ada tanda yang
menyatakan bahwa informasi
terdokumentasi tersebut adalah valid,
masih berlaku dan berasal dari sumber
yang benar. (misalnya menggunakan
stamp).
© 2020,
Cukup Terlindungi
• Dari hilangnya kerahasiaan – buat

klasifikasi informasi menjadi misalnya:
public, business use dan confidential.
• Dari penggunaan yang tidak benar – atur
cara penyimpanan.
• Dari kehilangan integritas – perlindungan
informasi (hardcopy – dilindungi dari
kerusakan karena waktu, panas, suhu,
cuaca; softcopy – dilindungi dari
kerusakan file, data, corrupted.)
© 2020,

Pengendalian Informasi
Terdokumentasi
ISO 9001:2015 Pasal 7.5.3.2
Kegiatan pengendalian Informasi
terdokumentasi adalah sebagai
berikut:
a. Distribusi, akses, pengambilan

dan penggunaan
b. Penyimpanan dan perlindungan
c. Pengendalian perubahan
d. Masa simpan dan disposisi
© 2020,
Pengendalian
Langkah-Langkah pengendalian informasi
terdokumentasi:
• Buat prosedur
• Menetapkan kode penomoran dokumen
• Menetapkan matriks pengesahan
• Membuat Daftar Induk Dokumen
• Membuat stempel “Master”, “Controlled
Document”, “Uncontrolled Document” dan
“Obsolete Document”.
• Menetapkan penerima dokumen
• Membuat Daftar Distribusi
• Menetapkan riwayat perubahan dokumen
• Menetapkan cara pemusnahan dokumen yang tidak
berlaku.
© 2020,

Pengendalian
Langkah-langkah pengendalian informasi
terdokumentasi:
• Riwayat perubahan dokumen contoh bisa
menggunakan formulir perubahan dokumen
sebagai riwayat dokumen atau;
• Pada halaman di setiap dokumen ditambahkan

tabel riwayat perubahan dokumen. Misal revisi ke
berapa, perubahan yang dilakukan apa, tanggal
berlaku atau tanggal perubahan dokumen.
• Pemusnahan apabila sudah tidak berlaku lagi maka

diberi status dokumen kadaluwarsa atau obsolete.
© 2020,
Nama Perusahaan
No. Dokumen : FR-MR-01
DAFTAR DOKUMEN INTERNAL No. Revisi : 00
Logo Tgl. Berlaku : 10 Juni 2016
Nomor Status Revisi

No Nama Dokumen
Dokumen 0 Tgl 1 Tgl 2 Tgl 3 Tgl 4 Tgl 5 Tgl 6 Tgl 7 Tgl
1
2
3
4
5
Pengendalian
Informasi
Terdokumentasi
Nama Perusahaan
No. Dokumen : FR-MR-04
Logo
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 Juni 2016
Nama Penerima: _________________________________________ Bagian/Departemen: _______________________________________________
Revisi 0 Revisi 1 Revisi 2

No. Nama Dokumen Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
Paraf Paraf Paraf Paraf Paraf Paraf
Terima Tarik Terima Tarik Terima Tarik

Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Softcopy
• Folder Sharing.
• User grouping
• Security - Password pada file atau akses
• Cloud Drive – Google Drive, Dropbox,
OneDrive
• Free Document Management System (DMS)
– Alfresco, OpenDocMan, SeedDMS,
LogicalDoc etc.
• Paid DMS – openKM, Bitrix24, etc.
© 2020,
Pengendalian
Langkah-Langkah pengendalian informasi terdokumentasi dalam
bentuk softcopy
• Buat prosedur
• Menetapkan kode penomoran dokumen
• Menetapkan matriks pengesahan - softcopy
• Membuat Daftar Induk Dokumen - softcopy
• Membuat stempel “Master”, “Controlled Document”,
“Uncontrolled Document” dan “Obsolete Document” –
softcopy dan fisik
• Membuat disclaimer: bahwa apabila dokumen softcopy
dicetak di kertas maka dinyatakan tidak berlaku tanpa
stempel Controlled Document dari Document Controlled.
• User Grouping.
• Menyiapkan folder khusus untuk archived documents.
• Print PDF atau scan doc.
• Digital signature atau manual signature.
© 2020,

Informasi terdokumentasi dari

eksternal harus dikendalikan.
• Nama Dokumen
• Lokasi Simpan
Pengendalian • Nomor Edisi/Versi/Revisi
Informasi • Buat Daftar Induk Dokumen
Eksternal
Terdokumentasi • Pembaruan daftar secara berkala
Contoh: peraturan, buku manual,

standar, etc.
© 2020,
Terdokumentasi
Informasi terdokumentasi yang disimpan sebagai bukti kesesuaian
(catatan/records) dilindungi dari penggantian yang tidak diinginkan.
• Setiap catatan harus diberi identifikasi yang jelas (minimum nama catatan)
• Ditetapkan lokasi simpannya.
• Ditetapkan cara penyimpanannya.
• Ditetapkan media yang dipakai (hardcopy atau soft copy).
• Ditetapkan masa simpannya.
• Ditetapkan penanggung jawabnya.
Referensi penyimpanan arsip

PP No. 28/2012 tentang pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang kearsipan
ISO 15489:2016 – Information and Documentation – Records Management.

Catatan dinamis adalah catatan yang masih digunakan

Catatan/Records
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan
Dinamis
atau penyelenggaraan proses.
Pengendalian
Informasi
Terdokumentasi
Catatan statis adalah catatan yang tidak digunakan lagi

Catatan/Records secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan
Statis atau penyelenggaraan proses atau sudah tidak dipakai
lagi dalam kegiatan proses.
Terdokumentasi
Catatan/Records
Catatan/Records Aktif
Inaktif
Catatan yang masih sering digunakan Catatan yang sudah jarang sekali
bagi kelangsungan pekerjaan atau catatan digunakan dalam proses pekerjaan sehari-
yang secara langsung dan terus menerus hari atau catatan yang tidak secara
diperlukan dan digunakan dalam langsung dan tidak terus menerus
pelaksanaan administrasi sehari-hari serta digunakan dalam penyelenggaraan
masih dikelola. administrasi sehari- hari (frekuensinya
rendah).

Karakteristik
Catatan/Records Reliable – capable of Secure – measures Compliant – should Comprehensive - Systematic – should
ISO 15489:2016 continuous and
regular operation in
should be
implemented to
be managed in
compliance with
should be capable of
managing all
be systematized
through the design
Pasal 5.3.2 accordance with

authorized policy
and procedures.
prevent
unauthorized access,
alteration,
requirements arising
from business,
community or
required records of
the range of
business activities to
and routine
operation of records
systems and by
concealment or societal expectations which they relate. adherence to
destruction of and the legal and authorized policies
records. regulatory. Records and procedures.
related to regulation
should be retained.
Hambatan atau Masalah Yang Sering Terjadi

dalam Pengendalian Informasi Terdokumentasi
Revisi tidak segera Document Controller (DC)

dilakukan sehingga proses Tidak ada sistem untuk tidak pro aktif, sehingga
tidak sesuai dengan melacak perubahan. banyak perubahan yang
dokumen. tidak diketahui oleh DC.
Kurangnya komunikasi
mengenai pengendalian Dokumen eksternal tidak
Catatan/records tidak
informasi terdokumentasi, tercakup dalam
dikendalikan dengan baik.
sehingga banyak dokumen pengendalian.
liar dibuat sembarangan.

Tip dan Trik • Memiliki kemampuan komunikasi yang baik terutama pada
saat mengkomunikasikan cara pengendalian dokumen.
Document • Memiliki ketelitian yang baik.

• Memiliki perencanaan yang baik.
Controller • Memiliki kemampuan spreadsheet.
Yang Baik • Memiliki kemampuan menyimpan catatan dan filing yang

akurat.
• Memiliki kemampuan input data yang tepat dan akurat.
• Memiliki kemampuan pengawasan.

Training Document Control and Filing System (Rev. 00 - 19 Juni 2023)

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Training Document Control and Filing System (Rev. 00 - 19 Juni 2023)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

www.bizplus.

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 1

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 2

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 1

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 5

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 6

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 2

 Memahami sistem dokumen

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 9

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 3

Information (Clause 3.8.2 – ISO 9000:2015)

Document (Clause 3.8.5 – ISO 9000:2015)

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 10

Note 2 Documented information can refer to:

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 11

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 4

Records (Clause 3.8.10)

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 12

Manfaat dari Informasi

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 5

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 17

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 18

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 6

Informasi terdokumentasi dibedakan menjadi:

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 20

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 7

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 22

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 8

 Kebijakan pemenuhan persyaratan

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 9

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 10

Kebijakan > 1 juta   

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 11

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 30

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 12

Mengacu ke ISO 9001:2015 pasal 4.4

4.4 Sistem manajemen mutu dan prosesnya

Mengacu ke ISO 9001:2015 pasal 4.4

e) menunjuk yang bertanggung jawab dan berwenang untuk proses-proses ini;

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 13

Persyaratan pasal 6.1

Persyaratan pasal 6.1

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 14

Suatu diagram yang memperlihatkan semua

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 15

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 37

Activity 2 – SIPOC Diagram

Silahkan identifikasi SIPOC Diagram salah satu proses

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 16

Activity 3 – Identifikasi Risiko & Peluang

DAMPAK RENCANA PENANGGUNG

Silahkan identifikasi risiko atau peluang serta rencana

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 39

 Tujuan: Mengapa dan untuk apa

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 17

© 2023, Bizplus.id. All rights reserved. 41

Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 18

Buat rencana Monitor Evaluasi

Aktivitas Penanggung Jawab

©Bizplus, Manajemen Pengendalian Arsip 19

Pemohon Manajer Pembelian

Isi Form Periksa & Setujui

Nama Penerima: _ Bagian/Departemen: _______