PENGAUDITAN

SISTEM KAWALAN DALAMAN

BERHUBUNG DENGAN TERIMAAN
DI PERINGKAT JABATAN
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

PENGAUDITAN SISTEM KAWALAN DALAMAN

BERHUBUNG DENGAN TERIMAAN
DI PERINGKAT JABATAN
(Untuk Tindakan : Cawangan Audit Cukai Pendapatan, Kastam,
Pengangkutan dan Kementerian Dalam Negeri serta
Seksyen Audit Cukai Pendapatan, Kastam Dan
Pelbagai Kementerian/Jabatan di Negeri

1. PENDAHULUAN

Sistem Kawalan Dalaman Berhubung Dengan Terimaan merangkumi segala kaedah

dan prosedur yang diwujudkan bagi memastikan keselamatan terimaan, ketepatan dan
kesempurnaan rekod perakaunan dan pematuhan prinsip pengurusan kewangan.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Untuk menentukan sama ada :-

o Langkah kawalan dalaman yang diwujudkan terhadap terimaan wang adalah

mencukupi untuk mengawal penerimaan dan penyimpanannya serta pengeluaran
resit dan lain-lain borang hasil.

o Langkah kawalan diambil bagi menentukan keselamatan wang semasa pungutan,

penyimpanan dan pemindahan ke bank adalah mencukupi; dan

o Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan terimaan dipatuhi

sepenuhnya.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Pengauditan ini hendaklah dijalankan terhadap pejabat/stesen pemungut yang

membuat kutipan hasil berdasarkan kepada jumlah pungutan setahun di
pejabat/stesen pemungut berkenaan seperti di jadual berikut :-

JUMLAH PUNGUTAN SETAHUN KEKERAPAN PENGAUDITAN

Melebihi RM30 Juta Setiap Tahun
RM5 Juta hingga RM30 Juta Sekali dalam tempoh 2 tahun
Kurang daripada RM5 Juta Sekali dalam tempoh 3 tahun

Pengauditan ini dijalankan dengan menggunakan Borang Soal Selidik seperti di

Lampiran I. Antara perkara yang perlu diberi perhatian adalah :-

67
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

3.1 Pemeriksaan Wang Tunai dan Cek

Pemeriksaan hendaklah dilakukan terhadap wang tunai dan cek yang diterima
pada hari lawatan. Semua terimaan hendaklah diserahkan semasa lawatan.
Kasyer/operator serta Pegawai Penyelia hendaklah hadir semasa pengiraan
wang tunai oleh Pegawai Audit.

3.2 Keselamatan Pejabat

Pastikan bahawa keselamatan yang mencukupi telah diadakan terhadap kutipan

dan penyimpanan terimaan.

3.3 Kawalan Penggunaan Mesin Kutipan/Komputer

Pastikan bahawa mesin kutipan/komputer mempunyai ciri keselamatan yang

memuaskan untuk mengelakkan daripada berlakunya perkara yang
bertentangan dengan peraturan.

3.4 Kawalan Resit Dan Terimaan

Pastikan bahawa pengeluaran resit mengaku terima kutipan adalah mengikut

peraturan yang telah ditetapkan dan terimaan dikendalikan mengikut arahan,
peraturan dan pekeliling yang telah ditetapkan.

3.5 Kawalan Penyerahan Terimaan Ke Bank

Pastikan bahawa penyerahan wang kutipan ke bank dilakukan mengikut arahan

yang ditetapkan.

4. PERKARA AM

Sekiranya skop pengauditan yang ditetapkan mengikut Garis Panduan ini tidak dapat
dijalankan, sila beri penjelasan dan kemukakan butir-butir mengenai skop
pengauditan yang telah dilaksanakan.

5. MAKLUM BALAS KEPADA CAWANGAN AUDIT KASTAM, PENGANGKUTAN,

KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN CUKAI PENDAPATAN

Borang Soal Selidik seperti di Lampiran I berserta dengan pemerhatian Audit (jika
ada) hendaklah dikemukakan kepada Cawangan Audit Kastam, Pengangkutan,
Kementerian Dalam Negeri dan Cukai Pendapatan yang mana berkaitan untuk tujuan
penyatuan, tidak lewat daripada tarikh yang ditetapkan.

68
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

LAMPIRAN I

BORANG SOAL SELIDIK

SISTEM KAWALAN DALAMAN BERHUBUNG
DENGAN TERIMAAN DI PEJABAT PEMUNGUT
BAGI TAHUN .................

Pejabat Pemungut :.....................................................

Cawangan Audit :.....................................................

1. PEMERIKSAAN WANG TUNAI/CEK KUTIPAN HASIL Ya/Tidak/TB Ulasan

1.1 Bagi kutipan hasil secara manual pastikan jumlah kutipan

(wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos dan draf bank)
adalah sama dengan jumlah di Buku Tunai.

1.2 Bagi kutipan melalui mesin/komputer pastikan jumlah

kutipan (wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos dan draf
bank) [atas permintaan Audit] adalah sama dengan jumlah
yang dicetak oleh mesin/komputer.

1.3 Pastikan amaun tunai secara fizikal adalah bersamaan

dengan jumlah resit/borang hasil dikawal yang telah
dikeluarkan.

2. KAWALAN KESELAMATAN PETI BESI

2.1 Adakah peti besi dicantumkan dengan kukuh pada

rangkabina bangunan? Sekiranya tidak, tentukan ciri
keselamatan peti besi adalah memuaskan. [A.P.127]

2.2 Adakah peti besi yang disediakan mempunyai dua anak

kunci yang berlainan dan anak kuncinya/kunci
berkombinasi disimpan oleh dua orang pegawai yang layak
dan diberi kuasa? [A.P.125]

3. KESELAMATAN PEJABAT

3.1 Adakah terdapat sekatan yang mencukupi dan memuaskan

bagi menghalang orang ramai daripada memasuki
kawasan kaunter kutipan hasil?

3.2 Adakah terdapat pegawai keselamatan bertugas sepenuh

masa semasa kutipan?

3.3 Adakah alat pemadam api/peralatan kemudahan pemadam

api lain yang disediakan mematuhi kehendak Jabatan
Bomba?

3.4 Adakah pegawai diberi latihan dalam mengendalikan alat

pemadam api/peralatan kemudahan pemadam api lain
yang disediakan?

69
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

4. KAWALAN KESELAMATAN SEMASA KUTIPAN HASIL Ya/Tidak/TB Ulasan

4.1 Adakah pemberitahuan dipamerkan untuk memberitahu

pembayar bahawa resit rasmi hendaklah diperolehi bagi
setiap bayaran?[A.P. 61]

4.2 Adakah pegawai yang membuat kutipan diberi kuasa

secara bertulis? [A.P.69]

4.3 Adakah bilik kasyer/operator diasingkan dan orang yang

tidak diberi kuasa dilarang daripada memasuki bilik
kasyer/operator?

4.4 Adakah peti/laci yang selamat disediakan untuk

menyimpan wang kutipan dan resit serta dokumen yang
berharga?

4.5 Adakah rekod pengeluaran dan penerimaan borang hasil

dikawal dikemas kini setiap hari ke dalam buku stok
kaunter dan disahkan oleh Pegawai Penyelia?

4.6 Adakah pemeriksaan mengejut dijalankan dan direkodkan

dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut (A.P. 309)

5. KAWALAN PENERIMAAN KUTIPAN DENGAN MENGGUNAKAN RESIT (KEW. 38)

Sila pilih rekod kutipan bagi 2 hari bekerja sebelum lawatan dan
tentukan :-

(Jika tiada kutipan dibuat dengan menggunakan resit Kew. 38 di

dalam bulan berkenaan, pilih bulan terakhir yang ada kutipan dibuat
dengan menggunakan Kew. 38).

5.1 Adakah resit dikeluarkan secara bersiri?

5.2 Adakah dua orang pegawai terlibat dalam proses

pengeluaran resit?

5.3 Adakah borang hasil dikawal yang dipegang oleh

kasyer/operator mencukupi dan tidak berlebihan?

5.4 Adakah semua kutipan direkodkan ke dalam Buku Tunai

dengan segera dan kemasukannya dibuat oleh seorang
pegawai lain yang tidak terlibat dengan kutipan? [A.P. 73]

5.5 Adakah setiap resit yang dibatalkan disahkan oleh pegawai

yang diberi kuasa dan direkodkan ke dalam Buku Tunai?

6. KUTIPAN DENGAN MENGGUNAKAN MESIN/KOMPUTER

6.1 Adakah kunci/kata laluan untuk membuka mesin/komputer

dipegang oleh Pegawai Penyelia?

6.2 Adakah pegawai pengganti ditentukan apabila Pegawai

Penyelia dan kasyer/operator bercuti atau sakit?

70
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Ya/Tidak/TB Ulasan

6.3 Adakah kata laluan yang diberikan kepada Pegawai

Penyelia dan kasyer/operator mesin dirahsiakan.

6.4 Bagi mengelakkan penyalahgunaan, adakah nombor kata

laluan Pegawai Penyelia dan kasyer/operator ditukar dari
semasa ke semasa? Sila nyatakan tempoh.

6.5 Adakah pembukaan dan penutupan mesin/komputer dibuat

di bawah kawalan Pegawai Penyelia?
6.6 Sila pilih salinan resit penerimaan bagi 2 hari bekerja
sebelum lawatan dan tentukan :-

o Adakah setiap kasyer/operator memegang bilangan

resit/borang hasil dikawal yang mencukupi dan tidak
berlebihan?

o Adakah borang hasil dikawal yang digunakan bermula

dari siri nombor pertama selepas nombor siri terakhir
yang telah digunakan sebelumnya?

o Nombor siri dan nombor resit di salinan resit/borang

hasil dikawal berturutan. Jika tidak, nyatakan sebab
dan tentukan sama ada ianya telah direkodkan ke
dalam daftar dan disahkan oleh Pegawai Penyelia.

o Adakah salinan resit/borang hasil dikawal yang

dibatalkan disahkan oleh Pegawai Penyelia dan
direkodkan ke dalam daftar yang dikhaskan/Laporan
Pembatalan Urus niaga?

o Adakah jumlah kutipan yang terdapat di salinan

resit/borang hasil dikawal adalah sama dengan dalam
Buku Tunai/Laporan Kutipan Harian dan direkodkan
dengan segera?
o Pastikan pembayaran dibuat dengan satu kaedah
pembayaran sahaja bagi pengeluaran satu resit/borang
hasil dikawal (wang tunai, cek, wang pos, kiriman wang
dan draf bank).

7. KAWALAN TERHADAP KUTIPAN DENGAN CEK

Sila semak cek yang masih ada semasa lawatan dan tentukan :-

7.1 Adakah cek yang diterima dibuat di atas nama jawatan

Ketua Jabatan dan dipalang?

7.2 Seorang pegawai telah ditugaskan untuk menjalankan

tugas menyemak dan menyimpan Jaminan Bank dan
mengemas kini rekod berkaitan.

7.3 Bagi kutipan hasil Kastam, adakah satu pangkalan data

jaminan bank dikemas kini dan boleh diakses dikomputer?

71
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Ya/Tidak/TB Ulasan

7.4 Bagi kutipan hasil, satu Daftar Jaminan Bank yang lengkap
disediakan bagi setiap syarikat berkenaan. Daftar ini
hendaklah dilengkapkan dengan catatan Nama Syarikat,
Tarikh mula berkuatkuasa, Tempoh sah laku, Jumlah
dijamin, Tempat Tempat dikeluarkan dan Daerah yang
berkenaan, Tarikh diperbaharui dan sah laku baru.

Cek syarikat yang diterima hendaklah disahkan oleh

7.5
pegawai yang ditugaskan untuk menyemak dan
menyimpan Jaminan Bank sebelum urus niaga dilakukan.

7.6 Adakah cek yang diterima melebihi had jumlah jaminan

bank telah diluluskan oleh pegawai kanan terlebih dahulu?

7.7 Adakah satu daftar/laporan/pangkalan data cek

diselenggara?

7.8 Adakah amalan menukarkan wang tunai dengan cek

dilarang? [A.P. 85]

8. KAWALAN TERHADAP KUTIPAN MELALUI MEL

Pilih sampul surat yang diterima yang masih ada semasa hari
lawatan Audit dan tentukan :-

8.1 Adakah sampul surat dibuka dengan segera selepas ianya

diterima?

8.2 Adakah sampul surat ini dibuka di hadapan seorang

pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua
Jabatan?

8.3 Adakah surat yang diterima, dicop tarikh terima dan

direkodkan dengan segera ke dalam daftar mel?
Adakah sampul surat ini dikepil bersama surat berkaitan?

8.4 Adakah resit dikeluarkan pada hari yang sama dan nombor
resit ini direkodkan ke dalam daftar mel?

8.5 Adakah jumlah kutipan yang diterima melalui mel adalah

sama dengan yang direkodkan dalam daftar mel dan ianya
disahkan dan ditandatangani oleh Pegawai Penyelia?

9. PENYERAHAN WANG KUTIPAN KEPADA PEGAWAI PENYELIA

Semak prosedur penyerahan kutipan dalam tempoh satu minggu

sebelum hari lawatan dan tentukan :-

9.1 Adakah jumlah wang yang dikutip oleh setiap

kasyer/operator yang diserahkan kepada Pegawai Penyelia
sama seperti yang tercatat di salinan resit dan Daftar
Penyerahan/Laporan Kutipan Harian?

72
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Ya/Tidak/TB Ulasan

9.2 Adakah Daftar Penyerahan disediakan dan pastikan ianya

ditandatangani oleh mereka yang terlibat?

9.3 Adakah Pegawai Penyelia membuat semakan kepada

salinan resit/audit roll dan lain-lain rekod kutipan semasa
penyerahan dibuat dan menurunkan tandatangan?

9.4 Adakah penyerahan hasil oleh kasyer/operator kepada

Pegawai Penyelia/Ketua Juruwang menggunakan peti
tunai?

9.5 Bagi kutipan hasil kastam, adakah kawalan keselamatan

yang mencukupi disediakan semasa penyerahan wang dari
stesen pemungut kepada Ketua Juruwang?

10. PENYERAHAN KUTIPAN KE BANK

Pilih rekod kutipan bagi 2 hari bekerja sebelum lawatan dan

tentukan :-

10.1 Adakah jumlah kutipan dibankkan dengan segera tiap-tiap

hari? [A.P.78(a)]

10.2 Adakah kutipan yang tidak dimasukkan ke bank disimpan

di dalam bilik kebal/balai polis/night safe?

10.3 Adakah jumlah yang dimasukkan ke bank berdasarkan

kepada slip bayar masuk bank/penyata pemungut /baucar
jurnal bersamaan dengan jumlah kutipan di Buku
Tunai/Laporan Kutipan Harian? [A.P.80(d)]

10.4 Adakah slip bayar masuk bank/penyata pemungut /baucar

jurnal disemak oleh Pegawai Penyelia dan disahkan?

10.5 Adakah slip bayar masuk bank/penyata pemungut /baucar

jurnal disimpan dengan kemas kini dan difailkan?

10.6 Adakah kawalan keselamatan yang mencukupi disediakan

semasa penyerahan kutipan ke bank dibuat? Sila
nyatakan kaedah penghantaran.

10.7 Adakah resit Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)

atau Cawangannya diterima untuk semua pemindahan
oleh bank/Adakah jumlah yang dibankkan telah diambil
kira dalam flimsi C330? Sekiranya tiada/lewat diambil kira
iaitu selepas satu bulan, siasat dan susuli perkara
ini.[A.P.80(e)]

10.8 Sudahkah penyesuaian jumlah terimaan bagi bulan lepas

antara Laporan Terperinci Hasil (flimsi) daripada JANM
dengan rekod Jabatan disempurnakan?

10.9 Adakah penyesuaian ini dilakukan oleh seorang pegawai

yang lain dari kasyer/operator atau lain-lain pegawai yang
ada kaitan dengan kutipan?

73
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Ya/Tidak/TB Ulasan

10.10 Bagi terimaan kutipan secara online tentukan perkara

seperti berikut:
o Adakah Laporan Urusniaga Harian (LUH) dicetak
pada keesokan hari ?

o Adakah rekod kewangan (cth: Buku Tunai)

dikemaskini sewajarnya berdasarkan LUH ?

o Adakah LUH disemak dengan penyata bank

harian?

o Jika LUH dan penyata bank harian tiada

perbezaan. Adakah penyata pemungut disediakan?

o Jika terdapat perbezaan adakah perbezaan

tersebut dimaklumkan kepada bank ?
Adakah pihak bank memindahkan semua terimaan ke
10.11 dalam Akaun terimaan Kerajaan mengikut tempoh yang
ditetapkan dalam perjanjian ?
11. PEMERIKSAAN TERHADAP CEK TIDAK LAKU

Dapatkan senarai cek tidak laku bagi bulan terakhir yang telah
disediakan semasa lawatan dan tentukan:

11.1 Adakah senarai/daftar/pangkalan data cek tidak laku

disediakan dengan kemas kini selaras dengan kehendak
Pekeliling Akauntan Negara Malaysia bil. 1 Tahun 1994?

11.2 Pemilik cek tidak laku dihubungi dengan segera dan

minta bayaran ganti.

11.3 Daripada senarai cek tidak laku, sila pilih cek tidak laku
yang melebihi setahun yang tidak diganti dan tentukan
sama ada tindakan berkesan telah diambil untuk
mendapatkan cek ganti atau menghapuskiranya.
Senaraikan butiran cek berkenaan dan tindakan yang telah
diambil.

12. AKAUN BELUM TERIMA

12.1 Semak Daftar Cek Tidak Laku dan dapatkan jumlah yang
belum diselesaikan.

Jumlah ini diambil kira dalam Akaun Belum Terima seperti

12.2 mana dikehendaki oleh Pekeliling Perbendaharaan
berkaitan [A.P.(89A)].
13. KAWALAN TERHADAP BORANG HASIL YANG DIKAWAL

Sila buat pemeriksaan di bilik stor dan tentukan :-

13.1 Adakah stok borang dikawal disimpan di tempat yang

selamat? [A.P.68]

74
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Ya/Tidak/TB Ulasan

13.2 Sila semak Buku Stok (Kew. 67) dan tentukan :-

o Nota pengesahan mengenai pembekalan resit/borang

hasil dikawal yang dihantar kepada Cawangan/Stesen
Pemungut telah diterima dari Percetakan Nasional
Malaysia Berhad/pembekal swasta/Ibu Pejabat.
Sekiranya tidak ada nota diterima, sila siasat.

o Adakah semua penerimaan dan pengeluaran buku dan

borang yang dikawal direkodkan dengan segera?

o Sila semak jumlah stok Kew. 38/borang hasil dikawal

yang dicatat di dalam Buku Stok (Kew. 67) dan
bandingkan dengan stok fizikal dan pastikan jumlahnya
bersamaan?
o Adakah Ketua Jabatan/Pegawai Kanan memeriksa
buku stok ini dan nyatakan kekerapan pemeriksaan.
Tentukan sama ada pemeriksaan yang dibuat adalah
mencukupi?
o Adakah baki yang ditunjukkan di dalam Buku Stok ini
bersamaan dengan baki di Kew. 68 yang akhir
dikemukakan kepada Audit/JANM?

13.3 Adakah buku dan borang hasil dikawal yang dikeluarkan

untuk digunakan disemak dan disahkan terlebih dahulu
sebelum ianya digunakan. Pastikan bahawa perakuan ada
dibuat dibelakang helai pertama salinan buku resit yang
dikeluarkan untuk mengesahkan bahawa nombor siri resit
adalah betul? [A.P. 66(a)]

13.4 Adakah setiap pengeluaran diakui terima oleh penerima

dengan menurunkan tandatangan ringkas di buku stok?
[A.P.(67)]

13.5 Sila semak Penyata Kew. 68 bagi tahun yang diaudit dan
tentukan sama ada ia disedia dan dikemukakan kepada
Audit/JANM.

13.6 Sila semak Kew. 68 terakhir yang dikemukakan kepada

Audit/JANM dan tentukan semua butir-butir adalah
bersamaan yang direkodkan di buku stok (Kew. 67).

75
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013
Pengauditan Sistem Kawalan Dalaman GP(P) 3

Pegawai yang memeriksa :-

Tandatangan :.........................................

Nama :.........................................

Jawatan :.........................................

Tarikh :.........................................

Pegawai yang menyemak semula :-

Tandatangan :.........................................

Nama :.........................................

Jawatan :.........................................

Tarikh :.........................................

76
Garis Panduan Pengauditan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan Pindaan 1 Tahun 2013