PERBELANJAAN

& BAYARAN
 PENGENALAN
Dalam sistem perbelanjaan dan
pembayaran, Kementerian/Jabatan
Persekutuan dibahagikan kepada dua
jenis iaitu Jabatan Mengakuan Sendiri
dan Jabatan Bukan Mengakaun
Sendiri. Jabatan Mengakaun Sendiri
terdiri daripada tujuh Kementerian/
Jabatan seperti berikut:-
 PENGENALAN

Kementerian / Jabatan dibahagikan

kepada 2 jenis:

9 Jabatan Mengakaun sendiri

- 7 kementerian
9 Jabatan Bukan Mengakaun Sendiri
- JANM
 PENGENALAN
- Kementerian Pertahanan
- Kementerian Kesihatan
- Kementerian Pendidikan
- Kementerian Dalam Negeri
- Kementerian Pertanian
- Kementerian Kerja Raya
- Jabatan Kastam Diraja
JAN adalah pejabat pembayar bagi Jabatan-
Jabatan Bukan Mengakaun Sendiri.
 PENGENALAN
PERATURAN DAN PENGUATKUASAAN

Semua urusan pembelian dan perolehan serta

perbelanjaan kerajaan berpandukan peraturan
dan prosidur yang ditetapkan dalam Arahan
Perbendaharaan dan Pekeliling Kewangan
Kerajaan tertakluk kepada undang-undang dan
peraturan.
 PENGENALAN
Peraturan dan prosedur seperti berikut:-
- Perlembagaan Malaysia
- Akta Acara Kewangan 1957
- Arahan Perbendaharaan
- Pekeliling Perbendaharaan
- Surat Pekeliling Perbendaharaan
- Surat Pekeliling Akauntan Negara
- Surat Pekeliling Perkhidmatan
 PENGENALAN
PEGAWAI PENGAWAL

. Pegawai Pengakuan tertentu yang

diberi tugas bagi mengawal, pada
amnya wang peruntukan di bawah
anggaran
. Pegawai Pengawal Persekutuan
dilantik oleh Menteri Kewangan dan
Pegawai Pengawal Negeri oleh
Menteri Besar / Ketua Menteri
Negeri
 PENGENALAN
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Mengurus segala wang awam yang

dipungut,diterima / dibelanjakn dan semua
barang awam yang diterima.

Bertanggungjawab atas segala

perbelanjaan yang telah di peruntukan
kepadanya seperti dibawah :-
 PENGENALAN
AP 54 - mengawal perbelanjaan
AP 57 - mengawasi perjalanan
perbelanjaan
AP 59 - pembayaran bil / invois tidak
boleh di tahan oleh sebab
keraguan
AP 92(a) - bertanggungjawab atas
betulnya semua perbelanjaan
yang dilakukan
 PENGENALAN

AP 92(b) - membenarkan / mengarahkan

sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa
sepatutnya akan dipertanggungjawab
bagi jumlah yang dibelanjakan itu.

AP102(a)- memperakui tentang betulnya setiap

butir dalam baucer bayaran. Ber-
tanggungjawab di atas kebetulan dan
ketepatan bekalan yang telah
diterima.
 Samb…
Perbendaharaan Malaysia adalah pihak
berkuasa pusat yang mengawal dan menyelia
pengurusan pembelian dan perolehan bekalan
perkhidmatan kerajaan samada di Malaysia atau
di luar negara. (AP 166.1)
 PENGENALAN

AP102(b)- Jika kehilangan wang awam

akibat sesuatu perakaun yang
tidak betul pada sesuatu
baucer pegawai yang
memperakuinya akan di
pertanggungjawabkan.
 WARAN
PERUNTUKAN
 WARAN PERUNTUKAN
DEFINISI

Satu dokumen mengenai sejumlah peruntukan yang

ditentukan untuk sesuatu tempoh yang ditetapkan bagi
melakukan perbelanjaan.

JENIS-JENIS

• Waran Peruntukan Asal

• Waran Peruntukn Tambahan
• Waran Peruntukan Pindahan / Viremen
• Waran Peruntukan Ditarik
• Waran Peruntukan Kecil
• Waran Peruntukan Dibatalkan
 WARAN PERUNTUKAN

Waran Asal (Kew. 308)

dihantar ke Jabatan Akauntan Negara
Disertakan Borang Kawalan Kelompok (Kew. 302-Pin.
1/92)
Difailkan untuk tujuan rujukan & audit
Waran Sampingan
Pecahan Peruntukan mengikut Objek Sebagai (OS)
Masukkan maklumat ke dalam Buku Vot Berkomputer
mengikut aktiviti
Diberikan sesalinan kepada Ketua Aktiviti bersama
Waran Asal
PESANAN TEMPATAN (LPO) – AM 75

„ Peraturan kaedah perolehan dipatuhi (AP 173)

„ Telah mendapat kelulusan pesanan barangan dari
Pegawai Diberikuasa
„ Surat Penurunan Kuasa
secara bertulis
Tentukan gred pegawai dan had nilai maksima
yang boleh diluluskan
„ Dikeluarkan setelah peruntukan diterima
PESANAN TEMPATAN (LPO) – AM 75

Kawalan Dalaman

Direkod dalam Daftar ,

disimpan dan dikeluarkan
secara teratur
 PESANAN TEMPATAN (LPO) – AM 75

Cara-cara Penyediaan
Borang Pesanan Pembelian - nama pembekal,
jumlah pesanan, harga, no. kontrak, tujuan
butiran, perbelanjaan, butir pesanan, tarikh akhir
bekalan/perkhidmatan & no. Folio
Elakkan lebih 20 pesanan dalam satu PT untuk
item yang sama dan jumlah tidak melebihi RM
50,000.00 setahun
Menulis butiran perkara item dan menggariskan
di bawah item terakhir pesanan
 PESANAN TEMPATAN (LPO) – AM 75

Cara-cara Penyediaan
Ruangan penerimaan bekalan dilengkapkan oleh
Jabatan / Unit menerima
Pegawai bertanggungjawab mengesahkan
penerimaan barangan dalam salinan peniga
Lengkapkan salinan peniga dan failkan secara
teratur
Tandatangan ringkas pada jumlah dalam perkataan
(AP 177.1(a)
 PESANAN TEMPATAN (LPO) – AM 75
Pembatalan Pesanan Tempatan
„ semua Pesanan Tempatan yang dibatalkan perlu

dikepilkan bersama di dalam Buku Pesanan Tempatan

„ Pembatalan oleh Pegawai yang diberikuasa dan bukan

dari pegawai penyedia PT

„ Bekalan yang lewat boleh diterima tanpa membatalkan

Pesanan Tempatan
Berdenda – jika terkandung dalam kontrak
Budibicara jabatan
„ Pembatalan dibuat jika berlaku kegagalan pembekal

menghantar bekalan / perkhidmatan

Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan
„ Barang/ DO / Invois / LPO oleh Unit Penerima

„ Perakuan daripada pembekal beserta cop syarikat

 DAFTAR BIL

AP 103

(a) Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa bil

dibayar dengan segera tidak lewat dari 30 hari
dari tarikh ianya diterima

Dalam tempoh 30 hari atau tempoh yang ditetapkan

dalam kontrak tindakan surcaj dan tatatertib boleh
diambil terhadap pegawai dan kakitangan yang gagal
atau lewat menjelaskan bil-bil mengikut tempoh yang
ditetapkan.
 DAFTAR BIL
AP 103

(b) Perlu menyelenggara suatu daftar (Kew. 269)

mengandungi:
Tarikh bil diterima
Amaunnya
Tarikh bil diperakui pegawai bahawa kerja telah
dilaksanakan / disempurnakan dengan
memuaskan
Tarikh baucer disediakan
Tarikh baucer disampaikan kepada pejabat
menyediakan cek
Tarikh cek
 DAFTAR BIL
SPP 1/2002

Pemeriksaan ke atas Daftar Bil perlu

dilakukan sebulan sekali oleh Ketua
Jabatan
Penyediaan laporan bulanan Daftar
Bil beserta sebab-sebab kelewatan
sekiranya melebihi 30 hari
 BAYARAN
Tanggungjawab Pegawai Pembayar

. Pegawai Pembayar adalah seorang

pegawai yang sebenarnya mebelanjakan
wang awam.
 BAYARAN
Tanggungjawab Pegawai Perakaunan

„ Pegawai perakaunan termasuklah

tiap-tiap pegawai awam yang
bertanggungjawab bagi perkara-
perkara seperti berikut:-

„ Memungut menerima / mengakaun /

yang sebenarnya memungut,
menerima atau mengakaun wang awam;
atau
 BAYARAN (samb….)

Membayar / mengeluar atau yang

sebenarnya membayar /
mengeluarkan, apa-apa wang
awam / barang-barang awam; atau

Menerima, menyimpan / melupus /

mengaku, barang-barang awam / yang
sebenarnya menerima, memegang
atau melupus barang-barang awam.
 JENIS-JENIS BAYARAN
* emolumen termasuk gaji, elaun dan
bayaran lebih masa
* Tuntutan perjalanan pegawai dan
kakitangan
* Bayaran bil bekalan/perkhidmatan,
penyelenggaraan, kerja / pembaikan
* Bayaran wang bantuan kepada individu
(bukan kerajaan) atau bayaran geran
kepada syarikat pertubuhan
 JENIS-JENIS BAYARAN
* Pendahuluan diri, pendahuluan
pelbagai, pinjaman perumahan,
pinjaman kenderaan dan
pinjamankomputer
* Bayaran rekupmen panjar wang
runcit,panjar khas
* Bayaran balik deposit yang diterima
 KAEDAH BAYARAN

Bayaran melalui cek

Panjar wang runcit
Bayaran cek atas nama Ketua Jabatan
mengikut peruntukan A.P. 96 (a)
Bayaran melalui deraf bank atau pemindahan
telegraf
Bayaran melalui surat piutang
 KAEDAH BAYARAN

Bayaran menggunakan baucer jernal

bagi urusniaga antara jabatan atau
kementerian kerajaan
Bayaran melalui panjar satu
perduabelas atau panjar tiga
perduabelas
Bayaran melalui sistem bayaran PUKAL
Bayaran melalui EFT
 KAEDAH BAYARAN

Bayaran melalui cek

Panjar wang runcit
Bayaran cek atas nama Ketua Jabatan
mengikut peruntukan A.P. 96 (a)
Bayaran melalui deraf bank atau pemindahan
telegraf
Bayaran melalui surat piutang
 KAEDAH BAYARAN

Bayaran menggunakan baucer jernal

bagi urusniaga antara jabatan atau
kementerian kerajaan
Bayaran melalui panjar satu
perduabelas atau panjar tiga
perduabelas
Bayaran melalui sistem bayaran PUKAL
Bayaran melalui EFT
 PROSES BAYARAN
Semak dokumen untuk tujuan bayaran
Daftar nombor baucer / kelompok
Sediakan baucer bayaran
Masukkan urusniaga dalam Buku Vot
Tandatangan Penyedia Baucer
Tandatangan Pelulus Baucer
„ < RM 10,000.00 – 2 tandatangan
„ > RM 10,000.00 – 3 tandatangan
DOKUMEN-DOKUMEN KEWANGAN
* Borang Kawalan Kelompok - Kew. 302
dan 302A-Pin. 1/92)
* Borang Bayaran - Kew. 304-Pin. 1/92
* Baucar (Perihal Cek Berganda ) -
Kew.304A-Pin. 1/92
* Baucar Jernal - Kew.306-Pin.1/92
* Baucar Panjar Wang Runcit - Kew.50 -
Pin. 1/92
BUKU VOT
PEK. PERBENDAHARAAN 8/87 & 8/93
PEKELILING PERBENDAHARAAN 8/87

- GARIS PANDUAN UNTUK

PENYELENGGARAAN DAN PENYESUAIAN
BUKU VOT
- PEKELILING PERBENDAHARAAN 8/83
- PINDAAN KEPADA PEK.
PERBENDAHARAAN 8/87 YANG
BERTAJUK GARIS PANDUAN UNTUK
PENYELENGGARAAN DAN PENYESUAIAN
BUKU VOT.
 BUKU VOT

KEPERLUAN …….

AP 95
Mana-mana pecahan kepala perbelanjaan atau kumpulan
wang amanah hendaklah menyelenggara Buku Vot

BILA DIGUNAKAN …………….

Digunakan untuk merekod segala aliran wang peruntukan,
tanggungan, perbelanjaan dan kredit perbelanjaan dan
baki peruntukan sesuatu jabatan
 BUKU VOT
DEFINISI
Satu rekod kewangan yang disimpan
oleh Pemegang waran mengikut AP 95
untuk merekod perbelanjaan ,
tanggungan, peruntukan dan
pelarasan urusniaga
 BUKU VOT
TUJUAN
Mengawal dan mempastikan
perbelanjaan dan tanggungan tidak
melebihi peruntukan
Merupakan punca maklumat untuk
menyediakan laporan berkenaan
perbelanjaan, tanggungan dan baki
peruntukan
Laporan Terperinci Perbelanjaan

Adalah satu rekod yang disediakan oleh JANM / BN yang

menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat
bagi pihak jabatan – jabatan

Laporan Terperinci Perbelanjaan Meliputi:

1. C230 – Laporan Perbelanjaan Vot Tanggungan

2. C231 – Laporan Perbelanjaan Vot Mengurus
3. C232 – Laporan Perbelanjaan Vot Pembangunan
4. C350 – Laporan Perbelanjaan Vot Tanggungan
Penyesuaian Buku Vot

Satu proses menyemak ketepatan bayaran dan

pungutan yang direkodkan di dalam laporan
perbelanjaan dengan apa yang direkodkan di dalam
buku vot bagi bulan berkenaan dan sebelumnya.

Ia bertujuan untuk mengesahkan perbelanjaan yang

ditunjukkan dalam laporan tersebut adalah sama dan
menyediakan penyata penyesuaian jika terdapat
perbezaan.
Penyata Penyesuaian

Laporan yang disediakan oleh P.P/P.W bertujuan

untuk menunjukkan dan menjelaskan perbezaan
yang terdapat di antara Laporan Bayaran dan Buku
Vot.

Penyata penyesuaian disediakan secara berasingan

bagi setiap objek sebagai / perbelanjaan dibawah
program / aktiviti atau Akaun Amanah.
Sebab – sebab berlaku Perbezaan

1. Kaedah Catatan Yang Berbeza

Buku vot asas tanggungan di mana ia merekod semua
terimaan, bayaran dang tanggungan.
Laporan terperinci asas tunai di mana hanya terimaan dan
bayaran yang diproses di JANM direkodkan.

Faktor menyebabkan Wujudnya Perbezaan Diantara Baki

Peruntukan

2. Catatan Di Buku Vot Yang Tiada Dalam Laporan Terperinci

a. Masa catatan yang tidak sama

Bayaran direkod di dalam buku vot semasa baucer
disediakan tetapi belum direkodkan di dalam laporan
kerana bayaran masih belum dibuat oleh JANM/BN.
b. Kesilapan Catatan Bagi Sesuatu Sodo, Program aktiviti,
projek atau akaun amanah
c. JANM/BN tersalah caj perbelanjaan kepada objek atau
jabatan lain.
 3. Catatan Di Dalam Laporan Terperinci Yang Tiada
Dalam Buku Vot

a. Bayaran jabatan yang dibuat terus oleh JANM/BN seperti

payroll, pukal, surat kredit dan catatan jurnal.
b. JANM/BN tersilap mengenakan caj perbelanjaan.
c. Kecuaian di mana bayaran tiada dalam buku vot tetapi telah
dibuat oleh JANM/BN
d. Bayaran tidak dibenarkan berlaku kerana kesilapan dan
penipuan.
Kenapa Buku Vot Perlu Disesuaikan
1. Mengesan bayaran yang tidak dibenarkan
2. Kesilapan mengakaun oleh JANM/BN atau jabatan dapat
dikesan bagi memastikan perbelanjaan direkod dengan
betul dan semua peruntukan diuruskan dengan betul
3. Laporan pengurusan ke atas peruntukan adalah lengkap
dan tepat untuk membantu proses membuat keputusan
4. Akaun awam yang disediakan oleh JANM/BN
menggambarkan perbelanjaan kerajaan dengan lengkap
dan tepat.