अभिलेख व्यवस्थापन

(Record Management)

Kundan Kumar Karna

Section Officer
Government of Nepal
E-mail: kundankumarkarna145@gmail.com
अभिलेख (Record)
अख्तियारी प्राप्त पदाधिकारीद्वारा तयार गरी विगतका कृ याकलापको प्रमाणका रूपमा
तथा भविष्यको सूचनाका लागि आधिकारिक निकाय वा कार्यालयमा भण्डारण गरिएको
लिखत कागजात, अडियो र भिडियो लगायतका प्रमाणित सामग्री नै अभिलेख हो ।

The Ohio State University ले अभिलेखलार्इ “A record is a document,

data, set of data that is created or received in the course of an
organization’s business.” भनी परिभाषित गरेको छ ।
अभिलेख…….

अमेरिकाको Southern Connecticut State University ले अभिलेखलार्इ निम्नानुसार ६ भागमा

वर्गीकरण गरेको छ:

1. प्रशासकीय अभिलेख (Administrative Records) – यस अन्तर्गत योजना, बजेट, नीति

निर्माण लगायतका प्रशासनिक कार्यहरूको अभिलेख पर्दछ । यसलार्इ Policy Records र
Operational Records गरी दुर्इ भागमा बांडिएको छ ।

2. कानूनी अभिलेख (Legal Records) – कानुनी दायित्व सृजना हुने अभिलेखहरू यस अन्तर्गत
पर्दछ । जस्तै– जन्म, मृत्यु, विवाह, नागरिकता, राहदानी सम्बन्धी अभिलेख ।
अभिलेख…….
3. वित्तीय अभिलेख (Fiscal Records) – वित्तीय कारोवारहरू संग सम्बन्धित अभिलेख वित्तीय अभिलेख
हुन् । जस्तै – बजेट, भौचर आदी

4. ऐतिहासिक अभिलेख (Historical Records) - ऐतिहासिक घटना संग सम्बन्धित अभिलेख ।

5. अनुसन्धान अभिलेख (Research Records) - खोज तथा अनुसन्धानको लागि स्थायी रूपले संरक्षित
गरी राख्नु पर्ने ।

6. विद्युतीय अभिलेख (Electronic Records) – विद्युतीय माध्यमको प्रयोगले सृजना र सञ्चार गरी
भण्डारण गरिएको अभिलेख ।

(https://southernct.edu/offices/records-and-info/what-is-rim/value-of-a-record.html)
अभिलेख व्यवस्थापन (Record
Management)
भविष्यमा उपयोगी हुने या नहुने, कु न अभिलेख कति उपयोगी या अनुपयोगी छन् भनी पहिचान गरी छु ट्याउने,
अनुपयोगीलार्इ धुल्याउने, उपयोगीलार्इ महत्वका आधारमा वर्गीकृ त गरी भविष्यमा खोजेको बेला सहजै प्राप्त हुने
गरी सुरक्षित रूपले भण्डार गर्ने सम्बन्धी कृ याकलापहरूको समग्रता नै अभिलेख व्यवस्थापन हो ।

Business Dictionary का अनुसार अभिलेख व्यवस्थापन भनेको “Systematic administration of records and
documented for its entire life cycle, from creation/receipt, classification, use filing, retention, storage to
final disposition.”

यस अन्तर्गत अभिलेखको उत्पति उपयोग, संरक्षण, पुन: प्रयोग, भण्डारण र प्रयोगहीनलार्इ नष्ट गर्ने सम्मका
कृ याकलापहरू पर्दछन् ।
अभिलेख व्यवस्थापन चक्र (Record Management
Cycle)

कार्यालयमा अभिलेखको सृजना देखि संरक्षण तथा नष्ट गर्नु सम्मका सम्पूर्ण गतिविधिहरूलार्इ
अभिलेख व्यवस्थापनको चक्र भनी बुझ्न सकिन्छ ।

1. सृजना (Creation)

2. सम्भार तथा उपयोग (Maintenance and Use)

3. स्थगण तथा भण्डारण (Retention and Storage)

4. परीक्षण (Inspection)

5. संरक्षण तथा नष्ट (Preservation and Disposition) Figure II Record Management Cycle
अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य
(Objectives of Record Management)
• उपयोगी दस्तावेजहरूलार्इ सुरक्षित साथ भण्डारण गर्ने,
• व्यवस्थापनलार्इ समयमा सूचना, कागजात तथा अभिलेख उपलब्ध गरार्इ निर्णय
प्रकृ यालार्इ सरल र सहज बनाउने,
• समय र लागतको बचत गर्ने,
• अभिलेखको वर्गीकरण गरी अनावश्यक कागजातहरू नष्ट गर्ने,
• सुदृढ र अद्यावधिक (updated) अभिलेखका माध्यमबाट अनुसन्धामूलक कार्यमा
सहयोग गर्ने,
• दोहोरो सञ्चार प्रणालमीमा आवश्यक मद्दत पुर्याउने,
उद्देश्य……

• नीति निर्माणमा आगत (input) को रूपमा प्रस्तुत गर्ने,

• आवश्य सूचना, जानकारी तथा तथ्याङ्क भविष्यमा सजिलै प्राप्त गर्ने,

• व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (Management Information System) लार्इ प्रभावकारी

बनाउने,

• भविष्यमा प्रमाणको देखाउनका लागि प्रयोग गर्ने,

 अभिलेख व्यवस्थापनको आवश्यकता र महत्व
(Need & Importance of Record Management)

• यसले निर्णय प्रकृ यालार्इ सरल बनाउँदछ,

• कार्यालयको कार्यदक्षता अभिवृद्धि गर्दछ,
• समय तथा लागतको बचत गर्दछ,
• नीति, योजना तथा कार्यक्रम तर्जुमा गर्न मद्दत गर्दछ,
• कार्यालयको दैनिक कार्य सञ्चलानमा सहजता ल्यार्इ कार्यबोझ घटाउँदछ,
• संस्थागत स्मरण (Institutional Memory) को रूपमा कार्य गर्दछ,
• कार्यालमा पारदर्शिता कायम राख्न मद्दत गर्दछ,
• गल्ती पता लगार्इ त्यसलार्इ रोक्न तथा नियन्त्रण गर्न सहयोग गर्दछ,
• खोज तथा अध्ययन अनुसन्धानमा सहयोग गर्दछ,
• कार्यालय तथा कर्मचारीको कार्यप्रगति मूल्याङ्कन गर्न मद्दत गर्दछ ।
 नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनको विद्यमान अवस्था
(Current Condition of Record Management
in Nepal)
• अभिलेख व्यवस्थापनलार्इ प्राथमिकता नदिर्इएको,
• समय-समयमा अभिलेखलार्इ अद्यावधिक गर्ने नगरिको,
• अभिलेखको वर्गीकरण र प्राथिमकीकरण नै नगरिएको,
• अभिलेख व्यवस्थापन परम्परागत शैलीमा आधारित हुनु,
• अभिलेख व्यवस्थापनमा सूचना प्रणालीको न्यून प्रयोग भएको,
• भण्डारणको अवस्था कमजोर रहेको,
• अभिलेख व्यवस्थापनलार्इ कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन संग नजोडिएको,
• प्रशिक्षित कर्मचारीहरूको अभाव रहेको,
• अभिलेख व्यवस्थापन गर्न आवश्यक श्रोत साधनको कमी रहेको,
• अभिलेख व्यवस्थापनको अनुगमन तथा मूल्याङ्कमा उदासीनता,
• अभिलेख नष्ट गर्ने/कागज धुल्याउने ऐन कानून व्यवहारिक नरहेको,
विद्यमान अवस्था…….

माथि उल्लेखित कमी कमजोरीहरूका वाबजुद,

• विभिन्न निकायहरूमा कम्प्युटर प्रणालीबाट अभिलेख राख्ने कार्यको सुरूवात भएको,

• सरकारले विद्युतीय शासनमा जोड दिएको,

• न्यायिक निकायका निर्णय तथा फै सलाहरूलार्इ अनलार्इनमै भण्डारण गर्ने गरिएको,

• Less Paper Government को अवधारणामा जोड दिएको,

• कार्यालयहरूमा सूचना अधिकारीको व्यवस्था सँगै अभिलेख व्यवस्थापन प्रभावकारी हुँदै गएको ।
 सुधारका लागि सुझाव/समाधानका उपायहरू

माथि उल्लेखित अवस्थालार्इ सुधार गर्न निम्नानुसारको उपायहरूको अवलम्बन गर्नु आवश्यक छ:
• वैज्ञानिक अभिलेख व्यवस्थापन प्रणालीको सुरूवात गर्नुपर्ने,
• कम्प्युटर तथा सूचना प्रविधिको प्रयोग गर्ने,
• MIS मा आधारित अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने,
• अभिलेखलार्इ समयानुकु ल अपडेट गर्दै जाने,
• कर्मचारीहरूलार्इ तालिम तथा प्रशिक्षणको व्यवस्था गरिनुपर्ने,
• अभिलेख व्यवस्थापन संग सम्बन्धित पदाधिकारीलार्इ जवाफदेही बनाउने,
• अनुपयोगी अभिलेखलार्इ नष्ट गर्दै जाने,
• अभिलेख व्यवस्थापनको निश्चत मापदण्ड निर्धारण गरिनुपर्ने,
• पर्याप्त मात्रामा मानवीय तथा भौतिक श्रोत साधनको व्यवस्था गरिनुपर्ने,
धन्यवाद