BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIK VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62604 PUTRAJAYA

KOLEJ VOKASIONAL MALAYSIA

NOTA KULIAH 7
SEMESTER SEMESTER 4 DVM SESI 2

JABATAN JABATAN TEKNOLOGI ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK

PROGRAM DIPLOMA TEKNOLOGI ELEKTRONIK

KOD/KURSUS DEB 4113 INDUSTRIAL MANAGEMENT

KOMPETENSI 7.0 MONITOR WORK PROGRESS USING WORK SCHEDULE

7.1 Prepare acquire work schedule

7.2 Perform monitoring methods
KOMPETENSI UNIT
7.3 Check work progress implementation
7.4 Report progress status

Upon completion of the course, students will be able to:

1. Assess work instruction, progress and performance according to
management requirement. (C3,PLO3)

KOMPETENSI PEMBELAJARAN 2. Formulate quality control and equipment analysis based on

standard procedure. (A3,PLO5)
3. Prepare production schedule, quality improvement plan, quality
control and equipment analysis using management requirement.
(A4,PLO9)

NAMA

ANGKA GILIRAN

NO KOD DEB4113/K07/NK 07-08 MUKA : 01 DARIPADA 9

1
MONITOR WORK PROGRESS USING WORK SCHEDULE

1.0 WORK SCHEDULE:

Adalah sebuah dokumen yang menerangkan tentang semua tugasan atau kerja yang perlu
dilaksanakan dalam sebuah syarikat. Ianya juga menerangkan dengan terperinci tenaga kerja
yang terlibat serta kekerapan sesebuah kerja itu perlu dilaksanakan

1.1 Proses penghasilan Work Schedule

Terdapat 6 perkara yang perlu diambil perhatian bagi menghasilkan ‘Work Schedule’ yang
berkesan:

1.1.1 Pemilihan Pekerja Yang Bersesuaian Dengan Tugasan

Bagi menghasilkan sesebuah ‘work schedule’, semakan perlu dilakukan pada ‘Skill
Profile List’ (senarai profil keupayaan kerja) sesebuah syarikat. Ia bertujuan untuk
mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar seseorang pekerja sebelum sesebuah
tugasan diberikan kepada mereka.

2
 Skill Profile List

BIL NAME SKILL

1. Muhammad Amir Malik Maintenance and troubleshoot computer
2. Siti Sarah Computer Networking
3. Iskandar Zulkarnain Develop System

1.1.2 Kenalpasti Tugasan Yang Perlu Dilaksanakan

Setelah ‘Skill Profile List’ dihasilkan, semakan pada tugasan yang perlu dilaksanakan
pula perlulah dibuat. Ini membolehkan pemilihan pekerja yang sesuai boleh dilakukan
dengan tepat.

Kajian pada tugasan perlulah dilakukan dengan terperinci agar keputusan yang akan
dibuat untuk penyerahan tanggungjawab bagi sesebuah tugasan adalah pada tenaga
kerja yang tepat dan sesuai. Kajian pada tugasan haruslah meliputi semua aspek
seperti:

1. Hasil akhir tugasan yang perlu dipersembahkan

2. Tempoh tugasan yang perlu disiapkan
3. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan
4. Tempat tugasan perlu dilaksanakan
5. Peralatan yang diperlukan bagi perlaksanaan tugasan

Contoh ‘Tugasan’:

‘Setup network’ terhadap 30 buah komputer dalam Makmal I, Sekolah Rendah Pucuk
Rebung, Jalan Pengiran, Taman Pucuk Rebung, Kuala Lumpur

3
1.1.3 Selaraskan Prosedur Kerja

Setiap tugasan yang diberikan sememangnya mempunyai kadar tempoh tertentu.

Apabila tempoh yang telah ditetapkan telah tamat, maka tugasan yang telah diberikan
mesti diserahkan.

Oleh itu, perancangan bagi menyiapkan tugasan perlulah mempertimbangkan tempoh

tugasan yang telah ditetapkan

Contoh ‘Perancangan’:

Tempoh yang diberikan bagi ‘Setup Networking’ 30 buah komputer:

Tarikh tugasan di beri : 1 Feb 2004 (Isnin)

Tarikh tugasan perlu diserahkan: 9 Feb 2004 (Selasa)

- Hari kerja dalam seminggu = 5 hari

- Jumlah komputer = 30 buah.
➔ Perlu setup 6 buah komputer sehari dan 1 hari untuk proses ‘test network’

* Catatan:

Sekiranya tempoh yang telah ditetapkan tidak mencukupi, maka ‘over time’
(kerja lebih masa) perlulah dilakukan oleh seseorang pekerja.

1.1.4 Hasilkan ‘Work Schedule’

Format bagi ‘work schedule’ tidak ditetapkan. Ianya bergantung kepada sesebuah
syarikat itu sendiri. Apa yang penting ‘work schedule’ tersebut haruslah mempunyai
semua maklumat lengkap tentang tugasan tersebut.

‘Work schedule’ biasanya merangkumi semua aktiviti kerja secara lengkap

termasuklah tarikh. Selain itu terdapat juga ruangan catatan yang menerangkan dengan
lebih jelas kerja yang perlu dilakukan oleh seseorang pekerja.

4
 Setelah ‘work schedule’ telah siap dihasilkan, maka penetapan jadual kepada individu
tertentu bolehlah dilakukan. Ini bertujuan agar individu tertentu yang telah ditugaskan
untuk melaksanakan tugasan itu boleh menghasilkan ‘Perancangan Kerja’ nya
sendiri.

Setiap pekerja haruslah melakukan tugasan sebagaimana yang ditetapkan. Apabila

tugasan berjaya disiapkan, maka satu laporan kerja perlulah dihasilkan bagi melihat
perkembangan kerja yang telah dibuat serta keberkesanan skedul tersebut.:

1.1.5 Ikuti Perjalanan ‘Work Schedule’

Tugasan yang dilakukan haruslah berpandukan kepada ‘work schedule’ sepenuhnya
agar tarikh yang telah ditetapkan untuk aktiviti kerja dipatuhi. Ini penting supaya
tempoh yang diberikan tidak melebihi tempoh sesebuah tugasan itu perlu diserahkan.

Di akhir tugasan, kita akan dapat lihat perbezaan yang berlaku antara ‘work schedule’
yang dihasilkan dengan kerja yang telah dilakukan. Hal ini mungkin timbul kerana
perkara-perkara yang tidak dapat dielakkan seperti masalah berkaitan pihak
pengurusan, cuti kecemasan dan sebagainya.

Apabila masalah ini berlaku, maka tindakan penyelesaian perlulah dilakukan seperti
melakukan aktiviti kerja yang seterusnya dengan meninggalkan sementara aktiviti
kerja yang sepatutnya dilakukan dahulu.

Biasanya perkembangan kerja yang dilakukan adalah agak berbeza dengan jadual yang
dihasilkan. Oleh yang demikian, satu laporan akhir perlulah dihasilkan bagi melihat
tahap perbezaan antara skedul kerja dengan aktiviti kerja sebenar yang telah dilakukan.

1.1.6 Perbincangan ‘work schedule’

Laporan akhir kerja amat penting bagi melihat tahap kemajuan kerja yang berjaya
dilakukan. Ianya berguna untuk rujukan apabila sesebuah tugasan yang sama perlu
disiapkan pada masa akan datang. ‘Work schedule’ yang asal bolehlah diperbetulkan
untuk kegunaan masa akan datang.

5
1.2 Jenis-jenis jadual kerja

1.2.1 Jadual kerja tetap :

Adalah jadual kerja yang mengandungi waktu kerja dan hari yang sama pada setiap
minggu. Jadual waktu tetap akan kekal setelah jumlah waktu dan hari dipersetujui oleh
majikan dan pekerja.
Contohnya : Isnin – Jumaat 8.00 pagi – 5.00 ptg
Khamis – Ahad 3.00 ptg – 11 mlm

1.2.2 Jadual kerja berubah-ubah :

Adalah jadual waktu yang kurang ketat. Majikan dan pekerja bersama-sama menentukan
jam dan masa bekerja yang boleh didikuti. Bergantung kepada polisi syarikat, pekerja
perlu bekerja dalam waktu bekerja minimum pada waktu-waktu tertentu. Tetapi, syif
bekerja boleh ditukar dengan rakan sekerja untuk memenuhi kehendak dan keperluan
pekerja.
Jadual waktu berubah-ubah adalah pelbagai. Contohnya : Isnin 9am – 12.30 pm , Selasa
11 am – 4 pm, Sabtu dan ahad 2pm – 10pm

1.2.3 Jadual kerja sepenuh masa :

Jadual kerja bagi kerja sepenuh masa memerlukan komitmen sehingga 40 jam seminggu.
Selalunya kerja sepenuh masa mempunyai kelebihan kerja. Contohnya, masa cuti, cuti
sakit, insuran kesihatan dan beberapa pilihan persaraan.
Jadual kerjanya mungkin berlainan bagi setiap syarikat dan kebiasaannya adalah 9am –
5pm, Isnin – Jumaat.

1.2.4 Jadual kerja separuh masa :

Kerja separuh masa adalah jadual kerja yang kurang dari kerja sepenuh masa. Kelebihan
jenis ini adalah ia membenarkan masa yang fleksibel untuk mengekalkan tanggungjawab
diluar waktu kerja.
Selalunya kerja separuh masa tidak termasuk kelebihan kerja yang ditawarkan kepada
pekerja sepenuh masa. Jadual kerja nya mungkin tidak konsisten setiap minggu.
Contohnya : Sabtu dan Ahad, 11am – 7pm

6
1.2.5 Jadual kerja syif :
Jadual kerja ini membahagikan syif (giliran) berbeza antara pekerja . Jadual ini tidak
biasa digunakan tatapi digunakan dalam kerjaya seperti askar, kerja-kerja pembinaan,
kerja jalanraya, stesen tenaga dan hospital.
Bagi pekerja, perubahan jadual ini agak mencabar. Masa makan dan tidur akan berubah
dan akan kurang bersosial kerana giliran jadual kerja.
Contohnya : Minggu 1 , Sabtu – Rabu , 3am – 11am
Mingu 2 , Selasa – Ahad , 7am – 3pm

2.0 Pemantauan Kerja

Pemantauan adalah komponen pertama yang diperlukan di dalam pengawalan projek.

Alat utama bagi pemantauan ialah jadual kerja perancangan asal. Jadual kerja ini boleh
dijadikan sebagai panduan dan ukuran kepada kerja sebenar yang telah dilaksanakan.
Jadual kerja perancangan hendaklah disusun terlebih dahulu supaya kerja-kerja
pemantauan mudah dilaksanakan. Hasil daripada pemantauan dapat membantu personel
dalam merancang langkah-langkah pengawalan yang perlu diambil supaya matlamat
penjadualan dicapai.

2.1 Tujuan Pemantauan

1. Mengkaji adakah aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan sesuai dengan rancangan

dan jadual kerja.
2. Mengenalpasti masalah yang timbul agar dapat diatasi dengan segera.
3. Melakukan penilaian terhadap pola kerja dan pengurusan yang digunakan.
Adakah ianya tepat dan mencapai tujuan projek.
4. Mengetahui kaitan antara aktiviti dan tujuan untuk memperoleh ukuran
kemajuan.
5. Menyesuaikan aktiviti dengan rancangan kerja, tanpa menyimpang dari
tujuan.
2.2 Kebaikan Pemantauan
1. Salah satu fungsi pengurusan iaitu pengendalian dan pengawasan
2. Sebagai satu bentuk akauntabiliti kerja
7
 3. Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan
4. Membantu menentukan langkah-langkah yang berkaitan dengan aktiviti projek
seterusnya.
5. Mengetahui kekurangan dan kelemahan yang perlu diperbaiki dan menjaga
aktivtiti kerja yang sudah selesai.
6. Sebagai pemberi maklumat yang penting untuk menjalankan .

2.3 Kaedah Pemantauan

2.3.1 Pemantauan kerja yang berkesan boleh dijalankan dengan mengamalkan

cadangan berikut :

a) Pemantauan harian terhadap setiap aktiviti

b) Berbincang dengan penyelia mengenai aktiviti dan kuantiti yang perlu disiapkan
berpandukan perancangan yang dipersetujui
c) Mengadakan jadual mesyuarat atau perbincangan secara tetap untuk meninjau
kemajuan kerja, menentukan keperluan serta masalah sumber termasuk ahan,
jentera dan lain-lain
d) Menggunakan sistem bonus atau insentif bagi meningkatkan produktiviti.
e) Meningkakan pengetahuan dan pengalaman terutamanya mengenai teknologi
serta kaedah pembinaan terkini.

2.3.2 Antara kaedah yang boleh dijalankan untuk memantau kemajuan kerja adalah :

a) Analisis Rangkaian (PERT/CPM Network)

b) Carta Bar / Gantt

8
2.3.3 Dokumen yang diperlukan untuk mengawal kemajuan kerja
i- Laporan (Reports)
• Production report
o Input/output
o Rejection Rate
o Problem
o Counter Measure
• Maintenance Report
• Retest Report
ii- Planner – Workers Planner (Cuti)

iii- Chart – Progress Chart mengikut jadual

iv- Progress every Process

▪ Laporan setiap pekerja (samada mengikut standard time , rejection ratio

dll)