Discovery Visit:

Visita de Inspección Corporativa

Paso 1. Qualifier: Conocer al Cliente
Usar estas preguntas para entender quién viene de forma personal, corporativa, y
en lo que valora…

¿Quién Viene?

Nombres de quienes vienen a la visita

Buscar fotos para informar a los departamentos
¿De dónde son?
¿Son miembros de Hilton Honors?
¿Están en CRM?
¿HWS tiene información de ellos?
¿Ya conocen el hotel?
Buscar hobbies/tienen mascotas/otros intereses/preferencias?
¿de que temas les interesa hablar?
¿quiénes son las figuras o personas que afectan a su cliente y el grado de influencia
que ejercen sobre él?

¿De Qué Compañía?

¿Cuál es el segmento?
Resumen de la compañía
Slogan y logo (Colores)
Misión y visión de la compañía
¿Cómo se alinea su misión y visión con nuestra compañía?
Palabras claves de la compañía
Noticias recientes de la compañía

¿Por qué Vienen al Conrad?

¿Qué evento quieren hacer?

¿Quiénes vienen al evento?
¿Ese evento ya se ha hecho antes en otro lugar?
¿Cuánto produce el cliente?
¿Qué van a valorar dependiendo de esto?
¿Qué líder de departamento les interesaría conocer en el hotel?
 ¿Qué proveedores tienen?
¿De dónde vienen?
¿Cuáles son los competidores nuestros?
¿Cuál es nuestro argumento de venta?
¿Que posibles objeciones tendría el cliente? ¿cuál es nuestra respuesta?

Paso 2. Agendar la Visita de inspección

Agendar una visita de inspección teniendo en cuanta los siguientes puntos: días y horas
que tengamos disponibilidad en habitaciones y salones, quienes son os que vienen a la
visita, para qué vienen. El medio más idóneo para concertar las visitas será vía telefónica y
en segunda opción, vía correo electrónico.

En ambos casos debemos confirmar lo hablado por email con el FORMATO EMAIL
DE CONFIRMACION.

Paso 3. Mandar Invitación de Outlook con el Formato de

Instructivo en PDF Anexo a CTG ALL.

Usar FORMATO DE INVITACIÓN DE OUTLOOK

Y anexar FORMATO DE INSTRUCTIVO DE VISITAS con el nombre
INSTRUCTIVO VISITA DE INSPECCIÓN xxxxxxxx (NOMBRE DE LA COMPAÑÍA).

En el instructivo asegurarse de tener varios momentos WOW. Usar el archivo TIPS

PARA MOMENTOS WOW como inspiración y ejemplos.

Se debe mandar lo antes posible, no se debe mandar el mismo día si es posible.

¡Debe estar categorizado de Color Amarillo!

Paso 4. Entrega del Site Inspection

Hablar sobre las visitas de inspección de la próxima semana en la entrega de BEO’s

confirmando todo lo acordado con los otros departamentos.

Si ya pasó la entrega de BEO’s pasar información en el briefing de la mañana con los

HOD’s.

Paso 5. Pre-Inspección:
*Tener listos los documentos que sean necesarios revisar o entregar durante la visita.

*Tener una libreta y algo con que escribir para anotar observaciones importantes del
cliente, y también la siguiente información:

• Medidas & Capacidades de salones

• FACT SHEET
• Medidas de los cuartos

*Confirmar habitaciones de showroom, tener la llave en mano y hacer un chequeo de

que estén montadas. Si tienen amenidades confirmar que estas estén el cuarto o en la
cocina ya hechas.

*Verificar reserva en el restaurante si es el caso

*Asegurarse que el iPad este cargado y con las fotos necesarias,

*Si tienen regalos, tenerlos listos (lugar estratégico).

*Si tienen momentos WOW que incluyen otros departamentos hacer un seguimiento
para asegurarse que todo esté listo.

*No olvidar la presentación personal, revisar ropa, maquillaje, cabello.

*Hablar con los directores que van a participar en el site inspection para que estén
preparados

Paso 6. La visita de Inspección.

*Siempre llegar antes del cliente

* Recibir con el Gerente General como mínimo

*ELABORAR MÁS

Paso 7. Final del recorrido

*Preguntar cómo le pareció el hotel

*Verificar los temas y/o acciones que quedan pendientes, por ejemplo, enviar cotización
actualizada, enviar fotos, verificar disponibilidad, etc.
*Dar las gracias y acompañar hasta la puerta

Paso 8. Follow Up
SI la persona que hizo el recorrido no es la dueña o coordinadora del grupo, pasar la
información a la persona que va a estar encargada del evento/grupo y decirle todo lo
que pidió que le mandara el cliente.

Mandar un email agradeciéndole a cliente por venir. Anexar las fotos que tomaron
durante la inspección. Confirmar al cliente que fue lo que quedó pendiente y el tiempo
estimado para recibir los documentos que pidió.