SoRGEN DEE InTmeAcrUAC ORCANIZACION ow ene CAPITULO 14 v z vy YREUADASA vaveUDASA Ceyaimer TMaRARSS* Mune uncon Ram ; come olelomny droangess | Magaenas 1. LAS ACCIONES DEL PROCESO CONTABLE: LA CAPTACION rena BASIL ecuntotae cathett wee seng rape NrccnegTe uC si ‘MEDIDA umuzan” earn 5 a Todo acto o hecho econdmica, Ser considerado como inform: Carer) a | swipe parte dee aasnizacion, ashe oar nests aTea ie | NiNCULALOS A CAMBIOS. eer sivaioerdattees, | mogcon. actoousctio! | retacovapoconta | fmronwacion! Aceves ona LemUATVOS Def | tonuico | >| ""Gxcantzacion -* |->]NFORMA Figera70 | Figura 71 | Desde el punto de vista desu erigen, los datos (er fg 72) se pueden dlasiferen: oD TOBADEDR lonaaMaaniy | Pome” rr aaa TORTANEACOONES ki ee (Sues) POR mECHos mrreRNoy [DELAQREANIZATION Figura 72 cs 40s datos tienen slo contenido cualitativo y por Jo ‘alo no son registrables 6 no procesubles y en otros eases los datos toner Hécir ©. Osteags erat Oxmer D. Beet bsen steve a pe miroemaciy conapie —___ contenido culitativa v cuantitativo lo qu permite medic en teins ds UM-moneda, la variacién en Ia igualdad contable (ver figs. 72 y 73); 3 estos {Hts 2 Tos deromina informacion contable prcesable por ia posbilldad dle ser registrados, en un todo de acuerdo oon lo defini coo informacién ‘minstrale pore sisters integra de informacion ene expt | ‘Aros, reistrablesy no reistrables informan respecto & determi ingot real cna sn ten agate enon) (et Bp 72) 73, Siendo stiles parla toma de decisiones y el control dela gestién (relevant), Jaw 0 hecho econdirico que sea susceptible de ser capo pr el proceso contable (ver fi. 74) 5 or lo tanto desde el punto de vista de Ja aecesidad de instrumente~ ‘ién de la informacién que ingrese al proceso ¢ s Zrbarg, esta vie tembidn tiene sus problemas, ye que quien tiene [a esponsalded de eserbirotanseribr el dao al papel puede haceo sin tenet ‘mente exfles conceptos son relevantes para la erganizacion, pars 6 pees contable 0 para Ia oma de decisions y el control y cuales jn (vee fig. 74). oR, igs cecsno vandal | tandarizaci6n se realiza a través de un denominao sopot de * | len peer on ire aeneece ae "vuelcan Tos datos que son nec jos 8 tab] cormma |, | ean a | ee eden Somes. > | Baer] >) “creme. Se ern ee apeao predcteminado recibe cl nombreGe formula as sou = a s | » REDE ie DEIMhAns aaa TREE ed Coes] fects coma TH MT ACON = a CALs ‘HESoRAREES peers e feRBaed | | roots ; MONEDA [SECOMURICA DEMANERA] y " nom g ROTA é (Eamon SARTRE | & eannona wane) >| & vee 4 Fein 2 | ‘ido edn erase ato tetas econimisos procs | 2, EL-FORMULARIO ~ densoof de xpniacin pocenbies no, lean a site infor acer entre 2.1. Coneepto a visente = Years: ‘Es uma de las herramientas que {a téonica contable disponé con. La via oral tiene setias deficiencias ya que permite que cada trarsoiscr comunique ua determinado hecho en particilar de manera distinta y aderis to deja fisicamente documentado o instrumentado el origen de cualquier m tor €. Ostense sito de uniformar y facilitar el ie “Genevalments es ura hoja de papel con determinado disedo y forma, le ‘que proviste dé un conjunto de lineas y signos, permite qué los datos gener dks por los actos ohechos econtmicos,iajo le forma de operaciones esoni- nite financieras y en los términos del capitulo 15, ingresen en forms unifor- aerial Onmar , Beet ns= ‘me al proceso contaite (ver fig. 75 ), de manera tl que se cumple el siguiente reauisilo: a um mismo tipo o clase de actos 6 hechos, igual canted y cath 5: Operaciones repetitivas: se refiere a que se uilizai el mismo tipo de formulario para un mismo tipo de acto 0 hecho econdeica frecutnte o repetitvo. Forsiemplo: vent, pags, depsitesbancaros pago de sueldos pag de Alguileres, cobranzas de documentos, ec, (ver fig. 73) Esto permite infeir que aquell los actos hechos que no son repetitivos'no itatfcan la crease eimoTementacién de un foruasio espe fea et fig 76), Por ejemplo: el caso de algunos contratos. Necior C. One 2.2. Diseio de ls formularios El disefio del formulario es ima tarea importante, pues a pasir de éste, se bfendrén todos los datos que el proceso contable requicr, 2.2.1, Quin dises: dd de da DEROy woyae] | PBROV [ag PAPEL Lperennana | [MPRESO Figera 16 M v e patos] + [romana | ___ 4 Uatormar i ntrmactin erg 77 Incald de tos gue v v | sistema de informaciéa requerird serin siempre los mismos, los aptos y sul ‘GERENADOS POR ACTOS9] 4 —aR ON SHOT ions para generar infomastn Hecwos reovowicos DEACTIS OnseHOS | [IGUAL CANTIDAD y SAY DEDEEMINADO: IcuaL SE UTILIZA UN CALIDAD DE DATOS TIPO DE CANTIDAD y MISMO DISENO y QEERACIONES: CALIDAD DE ‘TIPODE o* a 7S | ‘DATOS FORMULARIO. | “ _ Sepuede intentarentonces uns definicin de formutac aa Es el meio impreso apto para contenery simplicar los datos ONIFORNIDAD us rig ee crn de fy caro eho ee tas See pomitae Se CUO de Ios actos 9 hector econdmicos repetf- INFORMACION os: permitiendo que ean comunicados al items dy toe - fable de manera uniferme (or fe 7) able de manera unifers Se Dela definiion exten cant (@) concepts: rea 1. Osigen de ts datos: sé rere a gare inant ea gue se producen a 2. Comunieatén al sitema conabl: pe efee x infosmscse eee ble ¢ informaciénno procesable vinculada con laorganizacién Figura 77 Se debe descariar [a idea de que cada formulario sea diseftado tinica- ci6n de la organizaciéa encargada o respon- mente por la persona, érea.o sect sable de et irtos. Tal siteaci6n es incorrecta, puesto que el emisor puede conocer qué datos £1 necesita, pero no los datos que recesitan otras treas intervinientes y el drea que procesard dichos datos. Se. aga mediante un tabs diseio de 103 formularios se h oral omer D. ape jere entonces que coordinado entre lasreas involuoradas, supe ~ saperposcineso repticiones de infomaciin pce apo 1 iEesiguintesrenlstos: | 7 SB Bir etetes ects econémicos que queden sn capi <5 dest sip ' a. Tengu un conocimiento global de le organizacion de la emprest como asi ‘volear aos formularies. 3 cent ntnereales nevesicades de informacion de aesinscturaorganizatvay o p:continvkdad orgaizacional, en el sentido de que alexstix un manda isenadony apTobadr en oc Consensuad pot los distin factores nyo, by, Povea conoeimientcs bisicos sobre comunicacin, diseios, formes, im- én, ee c = ereie vasiende la rgia personas ndvidoos queintegran SoD S 3.22. HI manual de formalatios {otanto su uso yepllcscin co queds @lnexistencia opermancn- 7 Una we eatin ats a conten dio defodos y cade uno aaa ane sino que vais ald as prsoves ave inteun chs de los formalaroe, se debe poner en marcha el slema de formlarios ¢ — { cuanisaci one, Est intera de formularos se describe deta ene! manval | vs pus teen usin ara ds dl rma t de formularios (ver fig. 78) y consist 2.3, Paulas a tener en cuenta para ef diseio del formula . B | tree dralle de proceso 0 eireuitoa través del exe] cieula =} formutario, | ee ie ee aa ee aera Zenominad ruting na ee principal, previa, que es Ta etapa del nis de las variables «<5 ¢ | ‘b saunjinfo de Instrvceiones que esablect: Tenidas en cuenta paca su confeccién. conan a comnios doe Lan chor comemioos debe villa, eo eras as pautas mis iraportentes a fener Fresentes sOm ¢ | = cya Ts confecsionars, elaborrse 0 SomDIGIse, e Nombre del formalarie: a veces iets encontrar Nom ri ~ Siando éebe confeccionarse o completase, | apropiado de um formatario, lo Tmportante esque el mismo permit idenificarlo ~ Guldiedebe confeccionar el formulario. See equivocs pare evar confusions. Elio debe ser 1 site” ‘ LL. Siaad de copias y destino de cads formar. sn NE ccuntativo del hecho econémico que el formar vaya'a comers € Se a ee aa epnal de formubros se deben coorinar fos ammbres fin & SOO ‘ canta ingame dee manual de insruceionés se logra un im- sipaposines Aden re a ee sera: ants elemento de cot ‘idnentodes as i organizzcin, es por exo que evel encabeaiie f porante elemento de oe nme GE RETOTGHT ion oie jee sola en forma visible etna dl mismo (er. 72). BIR ACTOS TECHIOS ‘ SARA CADA FORMAULARIO . a i (univoco 1) > T ‘c6MOy CUANDO DEBE a [ H 3 - > “condecconanse | TRE) | | aeneaeerarva [agro amc ‘ y > | gconenfico QUECONTIENE, i i FORMULARIO| \x ( Saoecorasy | TAR ‘ sa | SUTERPOSICIONES | NEL NOMBRE ; Figura 79 , Informacion que se run hecho eeonémicn puede ser se cualitativa,o se el lato y detalle del tipo de operacis Sombre y ef domicilio de la o as partes interviientes, et. ‘Las ventajas de implementar om manual de formularios 22 eats en comelacign ne el juego d6formulaios diponibics esto es.a los ofectos de evitar: | esto es a los efectos de evitar: ve, sector €. Ostenso ive Ona D. Barat =uantitativa, como ser preci limportes cobracos o pagedos, fs unitarios de articulos, imports totales, se observa, las verial Itples, es por eso Previamente hacer unrest ‘epetir otras (ver fig. 80), Teel CSS coer] bles en juego taniccuanttstivas como cualite: ue el encargado de disea: el formulario debs tumen de tos ella, a fn de no omiti alguna yfe Se =e ae ane el eonocimiento dela organiza- sponsabilidad a fn de determinar ‘Ademiés, dentro del cireui Dever emo llega Ia inform: también debe proponerse an das las personss.o dreas que int ‘manipulco, agregéndole on d Vinientes en el circuito seas ‘que se verd més adelante. petsonas o das intevinientes, es imporiante también ran Ta guctonal efecto de disetarlacamidad de copay me ‘accede un foamularia (ver fg. 81), to, si se trata de info taciin al proceso contaby iseho alguna forma de de) rmmacin procesable; debe lizando el eircuta, jar constancia de to- Héctor ©. Ostengy -EL SISTEMA DE INFORMACIGN CONTABLE CRSRMERNR TET [5 | smaCONPESCIONAR 7 [oxcamzacton peta] >] fara Coxreccronas ‘ORGANIZACION (ate) = LCOMUNICACION SEDER TARA DISEVAT | TeNernesere |] ckconeravern, 10s FACTORES DESUINTERVENEION y INTERVINTENTES CAIMIDAD DECOFTAS Figura 81 (1 Quin y dénde se to confecciona: es importante determinar el res: aonrable 0 rea encargada de «llenar» el formularia, eto es alos electne cc | DELAcONCCON Dar = ESPONSABILIDADES Lstcon: TRE FESENTE Slormiosmentos || se peszeveran un luTutzaDOsyeLtLucar| >| oiseRo comrienco DECONFECCION. Figura 82 Elven Our D. Bayt a___evsisrews pe mvromacion Costas ‘Usuario o receptor de la informacion: el resepior deta informacién puade ser: in tercero a ls organizaci6n, en este caso debe implementarse el dise- fio defando el espac o suficiente para su identifieacin, — Ja propia organizacién, en este caso el hecho ezonsmico a ef comuni- ‘ado por el formulao nace y muere dentro de la misma, aqui Coresponde Fdentifiar a las dteas que emten y recepcionaa la informacion (ver fig. 83) [SRO] og TDENTIFICARARER ‘ALENTE EVISOMA y RECEPTORA =USUARIO DETR INFORMACION » [aD] og TDENTHICACION ALENTE [DEL TERCERO. Figura 83 {Tipo de operaciones que realiza: cada organizacién, en funci6n de su objeto 0 del producto que comercializa, tiene una modalidac distinta de ope- rar sobre todo en las opsreciones de ventas y cobranzas. Bs asi, que hay em- resas de venta masiva de productos de bajo previo 0 de consumo cotidiano, ‘onde implementar todo in sistema de forrmularios es may costoso, generalizin~ {dose el uso del formularo-ticket, pero por otra parte bay empresas que venden productos de precios elevados y en poca cantidad, en este caso el sistema de ‘comprobantes a utilizar es distinto. Hay empresas industrales 0 de transformacién donde el proceso produc- tivo impone la neezsidad de evar i’ cantrol de produccién y eastos, aqul el ‘isterna de formularios esrnés complejo, no s6lo por elmayor niimero de formu- Iarios a utilizar, sino porla diversided (tanto en centidad como en calidad) de datos a volear en cada uro de ellos. Cada empresa tiene una organizacién par- ticular que difere de las otras. La cperatora de la orgenizzcin es um factor Immportantea ser tenido er cuenta ene disefo de los foroularios ¢nstruments- ‘ign del sistema de formularios (ver fig. 84), m Hester C. Ostenge ____e ism a pz nsroxmacibn conan —————- TREATS RTOS afcowexciauzavonas| >| “FONCIONES VENTAS ScOuRANEAS TOSRTOY nen actOMSPRIA = \ PONE ENFASIS ENTAS: «FFamnsronuanons |] “roncrowts cosros mopuce gra 84 “rigor de contro inplementar x imports auc elds St emulaco por consiguionts cl sistema de formularios es oordinado com ‘atistema evaloativo de control de gestién y su comespondiente Pro=S2 Sontrol, con sus tipos de contre, puntos ds contol reas d& fe. ra sentido es importante que tos formolarios ccptengan.dalos save «os pean I imementcion do slunos coos alt caso dela nis ‘Tia correlative preimpress que debe tener el formulari. See jauire eon le coneordancia oconcomitancia d= los datos ene eso mis formularios # confeccionar por personas o areas distin, Po refe- oor ism hecho econbrmico, es importants enestoseases a vaidaionn {fe los detos a través de alganos tipos de controles cruzados, ‘También es importante dentxo del proceso de. la de saticigaelin por porte de los responsbles que itenien st confection aor oceilcao y orizacion dee opersién. Ti constncia debe estar Sgeevista en el diseio (ver fig. 85). SGORDNADOCONEL | . | PROCESO DECONTROT: | conTROLEVALUATIVO | >| "AREAS y IPOS: DEGESTION IDECONTROL FOONTROUS A AMPLEMENTAR paroselaves || VAMDACION 3 | para napueMnasTA ‘DEDATOS ‘a Figura 85 ‘iverat Omer D. Boe‘Bm ca ue se ahivarn, Por emplo, ta foe de emisién y gu mmenaion 2.3, Distribuclon grfiea de formataro, ‘oeslatasonndipeneblespuaienlfcarun imal acade (ie tee | Una distribucidn grafica adecuada de un forulari (ver fig. 88) os aque- . | Baer Is que lo divide en tres partes: : anerava a Rneabezarnlento: que a iu ver te juste dividr en ds partes: i | -1-Datos del emisor del comprobante: razén social, domicilio nimero < a) TORE | ‘ke telfono, su condicion impositiva (ante el [VA por ejemplo) ete, ‘arcuvan’ | > | S2ksanvos | esto tambida seo denomina membre y generalmente etd preimpre- —— | 42, pot lo tento no debe ser enado por quien confsceions el formulrio, Figures 8-2, Datos referidos al formulario: nombre del formulerio colocado eon: Tetras bien vsibles alos efectos de su fc idenilicecin, dst ee 2.24. Otras Pautas para el Diseio del Formulario rencias a insripciones en organisms estaales y de conesor el ni AI diseharunformlaro edeberalograrquela informacion contenide ‘mero de orden correlativo del mismo, Estos datos también estin prem en él esté distribuida en forma estética, clara y armoniosa, ya que se pre- ‘resos (fandamentalmente Ia numeraviGn correlatva, como ua impor. tende que, nla mecida qzesualgiier fervor moose otis datos de él, los ‘ante elemento de control) ‘mismos surjan eon fii, | acy ae anaizaeltamano ae tormolaio os eft de logs el Tats daios que iniegian ef eucabeza ae Ja lesion de tipe de pape yl gramaje es findamenta, por cua. Este detalle del eneabeznmiito&s utilizad cilando se tata de formate fits de uso extermo, en caso de tretase de formulatios de circulacign intema, ¢lencabszamiento se reduce considerablemente, quedando el nombre identff, ‘aiorio del formulari y la numeracién correlative, ‘bE euerpo se pueds dividira su vez en tres partes: bt. Datos cualitativos sujetivos: ~ Datos de identificacién del receptor 0 destinatario del formula- #0: Nombre orazén social, domicilio, nimeros de inscripeign ante los exganismos de contalor (y su condiciéa impositva ante el IVA) y ‘ualquier otro dato que ayude e identifier al tercero, Cuando se trata de formilario de uso intemo se reemplazaré por el ‘nombre del drea hacia donde se destinard a informacién, since dosamento que ecorrerd una cutinayextensa el mime debece fy suficientemente apto para soportar su manipulen, * En cuanto al color del papel, esté estrea 7 ‘ad de copia relat er ela, ovis al ere domo d sean sa aio de ovo wl steven van unt lt FS ecm end yn qu co {isso hmogénes y monies de'vn famlaro maar edeoen Ge [2zospe ¢isotipo dela empresa, queintegraré a patel membres del ose jaro camo se veri en el préximo iem, pod serllzado como ane exer facil manipuleo de los mismos. | ‘as fijos de! formulario, | | 4.2. Datos cualitativos objtivos: | ~ Fecha de la operacién: ésta pusde colocarse simplemente dentro de ‘ees casilleros dia-mes-atio o colocarse bajo la forma de redaccida el lugar y dia de fa operacién, ~ Datos de Ia operacién: tales como el detalle 0 desctipcién de la peracidn contenids, descripcién de los aticulos vendidos, entrega- os, recibidos, comprados, ete, valores recibidos o enteegados, sus ‘aracteristicas (efeetivo, cheques, tarjeta de cxéditos, bonos, ete. Es ‘decir, toda redaceién que ayude a identifiear al hecho eeonémico oa Néctor C. Oviengo Eee Omer D. Beech asEL SIS"EMA DE INFORMACION CONTABLE la materia administrable de la operseién econémico-financiera res- pectiva (compra, vents, pago, cobranza, et) 3. Datos cuantitatvas de Ia operacién: —“Precios unitarios, Importes, impuestos, descuemtos, cargos por fetes, intereses, otros cargos, ete. ‘AT euerpo del frmulario también se lo denomina texto. Et diseio de ‘un formulario en I parte del texto puede varar: — cuando el contenido de datos cuslitativos es preponderante ye que el deialleo descrizcién dela operacién es extensoy la parte cuzntitativa 8 solo un imports, el éisefo se lo puede hacer en forma horizontal o ‘paisado, ‘al cxal una redaccién de izquierda a derecha, por sjemplo Jos ecibos de cobranzas en efectivo o en documentos y — cuando el contenido de da:os cualitatives no es tan importante y esta informacién peede eseribirse en forma tabulada (o en columnas), et diseao se llama vertical 0 por columnas, wilizando una columns por ceada concepto a detallar (tanto los datos cuantitativos como los cuali- tativos), por ejemplo las fecturas por venias El pie que se divide también en dos partes: c.A.Aclaraciones del hecho econémico a contener en ¢l formulari “tn general levan algunas leyendas fijas de cardeter aclaratorio, espa cos para la colocacin de firmas en caso de que el hecho econémice en ccuestin asi lo requiera. £.2.Minuta de seguimiento: es un conjunto de casilleros con espacio st ‘cient para eolocar un nombre o una inicial (ver fig. 87). Tal como se dijoanteriomment, tiene por abjeto dejar constancia delas personas que intervienen en larutina del formulsrio, desde su confeceién y lensdo, pasando por el ccntrol de las sumas y de los precios, hasta alguna auto- rizacign especial si ésta es requerida. TATIO | REGISTRO [CONTROLO] GTE AREA Figura 87 [“TENTIRCACION | (DELEMISOR yareoNNG a Di {USO INTERNO. DEL FORMULARIO 9 EXTERNO DATOSGIADTATIVOS] (DENTIFCACION pistRasucion 'SUBJETIVOS, ‘DEL RECEPTOR ‘GRAFICA o pn Is] [ BRTOSCUATITATIVOS] ecu, DETALLE, FORMULARIO OBfETTVOS TARHICULO, ETC. PRECIOS UNITARIOS, patos MPORTES, IMPUESTOS, cuantitativas | DESCUENTOS, CARGOS, INTHRESES, ETC » TEENDAS) 1a] ACLARATORIAS EIDAAS TRINUTADE, ‘SEGUIMIENTO 3. COMPROBANTES 341, Concepto y clasificaciéa cuando @ ua acto o hecho econémico se 1d pusde velfear objet mente pi quzse dspone dos dtoscaltatvos youantativesemanads det saerre fades, se cumple con la pauta de cetera en cuano al reversbi- Tied ae ip osurrencia de ese hecho econbmico, se praseden a oleardichos {ats (oinformacin procgable) ene] formlaro, rans tanta (er fis. 75 89) Ait Osman D.Bayat ur= EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE 1 enfoque es mas ampli ya que com- ‘ACTOS eHECHOS cuando se habla de comprobant a coxdwacos rende todos agullos quel ogantacon ing Mwareamre | | ~ somprobanies ‘confeccionados por la REGISTRABLES —— = = v Bos propi ENTE FORMULARI era de la orgenizacién.en VERIRCAR—] [TAUTADE TNFORMAGION ~ Comprobantes de terceros, confescionados fuera d ouenvasanrs] [Sn | [Fommuano] [ RmRaSS ‘Srmlanos sem a mich, pee tains istor comtmoor ee x 3 = Vineulan a ambos, I erganizaciny los terseros (ve fig. 90). iron ort i A.su ver los comprobantes que confecciona la ibn (propios), oe | «| REORMACION NO Fanta pares que con celons 1s oranizaci6n (propos Scorn "xecStnaStE ~ santero, que son aquellos que comunican hechos ocuridos y conclu eae | in = unica infor pote — so externo, que trascienden su smbito y sieven para com: st ‘mula tnt al sistem de tofornacion Tele ome ‘organ racién como al site- seicimco "AMPLIATORUA sna de informacién de! tercero. Los comprobantes de tereeros que mane ca jn] organizacion obvamente son tipficades comode uso extemo, es FToMA pe oecisionss | ‘uperan los limites deltercero que esté operando conla orgatizacién (ver fy etcontror | F290), Figura 89 Lamultplicidad de hechos eeonémicos que se produzen yta{ndote varia- Scomprabant. mcobanibes bisicamente une fuente de datos 0 documentaci6n {eats La earcteristicn ds fuente del comprobante eth dade pore echoes Ser cL fastramento material que revel a exstencia de un actos Techo noo ‘mig due puede erm hee reginrable on hecho na regia ue fig 3) Cuando ol eho ¢5registrable, el comprobante seta como soporte ie extrada al proceso concable par el clcul,clsiaciony sepisern te las operaciones econémico-financieras (ver fg, 89) Zititnlese pot hecho repistrable el que produce tnformuaciin proces Sable la cual a su vec produce cambios eualitatives > euanihutivos on fog Componentes de la igualded contable. Cuando el hecho es xo registrable, cl comprobante serk documenta- ‘én fuente para aquellos actos o hechos econémicos de carte "ani cualtativamente a igualdad contabe (ver fg, 89), Tunes hehe reitrbis coe ato esstabes sen es A prose deeborie Fe outa Gee ne NSS es a tos ‘en cambio Héctor C. Ostengo i nada rutina 0 ble de los mismos, hace que los comprobantes sigan una determi cicuito, esto imipgne Ia cizcunstancia de que algunos comprobantes se confes- cionen en forma — incomplete o a completa, con ta obligacién de see completados dentto de Is orgunizacin opr el texcero receptor del comprobanie y ~ completos, que son aquellos que no requieren ning’ntipo de tarea adicio- nal sobre los mismos (ver fg. 90). Con estas altemativas se puede realizar una clasificasidn de comproban- tes que contemple todas los casos expuestos (ver fig. 90) aerial Onn D. Bayarda EOMAETOS} frcireanta| F OnlendeComene [Bronte Cecio pore Tia fciserncs| || cnnveneleconadst lrgarieacion TEEN vettowe| | Seema al proveedor 2 Rome | ada ce agrega 2 COMPROFANTES ase ons ee Prcronome COMPARES 135 SMIMIETRADES panto Coafeeionade por ORLA v[XcoRETaR}>| ganizacin ncAREACION [Conéscionado por ——e | \depararento amacenes, COMECEIONADOS fisegova al departarento cerns | contra ego) | Bure 90 3.2, Algunos ejemplos, [-Remite del Provesdor j-Terceros ‘Confeczionado por el ise control que el provesdir roreedor Sobce la base de una secuencia operativa normal (comprar, pagar, Ven~ Externe [Sele del émbito del der, pagar), Viste en capitulos anteriores,, una organizacién utiliza basicamente roverdor lovalauintescomprobantes: ‘Acompletar | Lavrganizacin debe ale conformidad It uneién compras: Fecepin, edn fa elrcopia ~paiic Tanned Compas [Epis —‘pContecceradoporle || LNoresssabe | Heeca nie Ee Preparada por 103) jorganizacién. a4 eee eeatcaria bintemo Pansies’ [Pacha det Broveedor Sere Cnfecgoraio por Saewaae | ebro ete os arculos vendids por fporenior a iz (comtraprestadion) a | Externo- |- Sale del Ambito del Acompleae | Departamento as sae jaimacenes informa ly ou aa jsmacenss oa stamento | Completo | Recepciény registro = esti dla volun ego al ea eo li Saletan igvalded eats — [fina wigaind Sosa a Coase agralcns desiree, Fisodcnwepey Ramctn soem sical que a oseizacSh Freed Sead eo cea Progie Canfaccanado pore [sganizacion Bueno Renvinal proveedor -Aeompletar | Forel provesdor cones} sores Yaz Nosegisiable, ed fects I igsldad 50 Mector ©. OstengeFence cobeannis: | Hhisisreva pe mirommacion conraye ecopedeemeaia actu [Tacos —-Confecomdopored | | (REBOd baa -Piepb —|-Centecorado por Hietagoqueseiererta provedor | [Bentecons contio a clene fexgeacin roveedor -Buteme | ical abit det Fancla su dead co la -stemo | Seema a cent eit por depart provesdor | [egnicion -Completo —_|Nadahay que agregsle esau vigor | ey | aponeron Sd lesa Tesoereeepciona 20 luego va acontaduria Resissbie. | Mosca ta igualdsd out onan wate FMoiitstaigatea | | /” 53 puncdn de os comprobantes Funcoh ventag) ‘os comprobantes en algunos casos son documentos formales yen su = [| eatesciin deben spose detrminndasnomas pearls oot F Nota de Pe Te cents [Pegi Concord pal ~ [os os comers Escimdoichenecsroein ssoumemts.| || — Stay leterminado articulo (trabaja a la os pedidos de clientes | ~~ E:sdisposiciones de los organisios de fiscalizaciény control nwverse cela orden de compra ya lordenes decompra, edits verbales, por correspondencia, et.) |S _Unaver que comprobantecomosoporte de entra deta niormacion seincorpora al sistema de iformacién y sus datos pueden ser registrados en los ~Externg Sale del lodela ‘e és on tesa blade soportes de almacenamiento si Son registablesoinformacos si son no registra Gata ert cia es, su fancies la de dosumentacion fuente de dato LNorseistable |oNonket iiguatdad sdocumentacion respaldatoria de la informacion procesada (ver fg 91) ——— = ison no repistables, se uillzan eomo respalda del hecho econémico infors ee lignite. = Propio }~ Confeccionado por la mado (coma. liaci¢ ‘informacién o toma de conocimiento) (ver fig. 91) a. = Sener pr madi (como ampliaion de irformacién o toma de conocimiento) (ver fg 9) cate oar ae Baten ‘Se envia al cliente SORORTEDE SOPORTEDE SOPORTEDE an eeepelon Flctente deja ENTRADA ALMACENAMIESTO ‘AUDA por et eiente: [constancia desu v + y conformidad ydevoelve COMMOBANTEDE INFORMACION = PMesnttat | Nosfeagjaipalne alte | > | Semonts | > | “covmaae (Fass a iene Fan F Conteccionddaporla | “f+ " r * ; j= Bara constancia de [a Jorganizacion er Nicer pereaderie que se vengis - Externo -Seenvia al cliente | iid Compl |- Nada hay que agregarie 2 a ot . | poseriont TMPOACION ETA erase ame }-Resistable | Modifica la igualdad | CMimenos "| 5 [‘wroemaciony'| |, ,RES? ecoNemicO} onable | [ portctsreantes Pra TNFORMADO | Figura 9 Héctor C. Ostergo I gs Smee sssis pe nnronsacion covrasis —__ En funcién alo expresado en la figura 91, se puede deducir que los com- probantes cumplen funcianes de indole legal e indole juridice, independiente- ‘mente si son regisrables o no registrables. 334 Para Jos rocesable de manera uni forme y esimdarizada a. proceso contable, es deci, actuan como fuente de informacion del proceso contable. ‘Una vez provesade la informacién, éta queda registrada en las cuentas yy em Jos registros, luego se informa a los usuarios dela contabitidad (propios 0 terceros) sobre la situaciin financiera-econ6mico-patrimonial de la organiza- ciga (ver fig. 91). Porlo tanto, lainfcrmaciga procesada tiene suorigen en el comprobante, por Jo que se lo consider: el instrumznto vilido para espaldar las registracio~ tes efoctuadas que figuran almacenadas en los registos. or caricterirensfivo, también respaldan Ia informacién contenids en los soportes de salida dela informacibn, es decir, en los repores de uso interng 9 gn los estados contables. ‘Para los no registrables: comunican informaci6n no provesable de ma- oe ae Yestandarzada a todo el sistema intewado de informacién dela corganizacion ‘De esta manera penmiten coraunicar datos vinculados con ta informa- cidn procesable y procesida, ampliindola y muchas veces aclarSndola. En otros casos es simplemente para que Ie organizacién tome conockniento y estéinformada de un determinado hecho econdmico (ver fig. 91). 3.3.2, Funeét Sibien es pera toda tipddecomprobantes, est funcién esté mas vinous da con fos comprobantes de hechos registables.. En fal seni Lui ue In legslacién vigente se or vali jos librosde comersio, siemrre que dichas anotacfones estén respaldadas por com probantes jehacientes. TEs asi que el Aticilo 43 del Cédigo de Comercio, modificado por ley 16478 establece: «Todo comerciante estd obligado a llevar cuenta y razon de sus operaciones y a fener wna contabilidad mercantit organizada sobre tuna base contable uniforme y de Ix que resulte un cuadro veridico de sus negocios y una jusificeién clara de todos y cada uno de los actos sus- ceptibles de registracién contable. Las constancias conuables deben cont- plementarse con la documentacién respectivay 9 Wester C. Onengo PEMA DEIN Elarticulo 44 también modificado por Ley 16478, en su parte pertinente dice: .. cel comerciante deboré llevar los libros registrados y la documen- tndtin conlable que correspandan a una adecuada integracién de un sis- tema de contabllidad y que le exijan la importancia y naturaleca de sus ‘actividades ce modo que de la contabilidad y documentacién, resulten con Cleridad los actos de su gestion y su situacién patrimonial. Elarticulo 68 del Codigo de Comercio que se refiere ala rendicin de cuentas: .. eZoda cuenta debe ser conforme a los asientos de los libros de (quiin la rinde y debe'ser acompafiada dé los respectivos comprobantes>. Por lo expuesto se deduce que el corprobante cumple uma importante ‘Fuccion legal respecto a tersers-comerciants y respecto el Estado, sobre todo ‘enlos organismos de contralery fiscalizaci6n (ver item 5. de este capitulo). 4, ARCHIVOS Elcomprobante para cumplir com su funcin respaldatoria de las registra cicnes 0 de los hechos econémicos no registrables, debe ser conservado du- rarte cierto periodo de tiempo. Esta conservacién s6loes rosibl si se dispone deun adecuado archivo. ‘Aschiva es el lugar donde se guardan os cc [Los archivos revisten ex inci 0s existiese un prinsipio de Guda respecto a cieria in ida en los registros, éta poda ser dilucidads recarriendoa Ia documenta ‘contenida en los archivos (ver fig. 92). Para insirumentar un sistema de archivos se deben tencr presente al~ ‘punes pautas: ‘a, qué comprobantes deten ser conservados, ', durante cudnte tiempo deben ser conservados los distntostipas de com- probantes, ce. ebmo deben ser acorodadas wu ordenados los comprobentes para hacer mas fcil y azcesible su identificaciéa posterior. Estos tres items determinarin fa forma de archiva. 4. anslizar el espacio disponible para ls guarda de los comprobantes, Su tubieacién deotro de Ie organizacién y los medias tsenieos que dispone Ja organizacién para achivar. ‘ Este item determinaré el tipo de archivo. robantes. oral Orman B. BaytEL.SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE Forimas de archivay * Con respecto a qué documentos deben ser conservadac, [a respuesta cs: todos aquellos que sirven como documentati fatria de Irechos econdinicos cuantificables repistrables y registradas (generadores de in Sormaciin conable procesada)_y de hechor econdtiicos no registrables * Con respecto a :wénto tiempo deban ser couservados Ios documentos: ~ aquellos documertos que representan ttulos de propiedsd (eseriturs,t- ‘los propiedad automotoy, et.) olas facturasy recibos de activos fisicos Wo inversiones. Ingo plazo, deben ser mantenidos indefinidemente pace | protegersupropiafad, + ~ ¢aezanto al sia de 10s documentos, earticul 67 del Cigo de Comer- io, modificado por a Ley 16478 dice en su parte pertinent: .. equ la, documentation a que se refere ef articulo $4 debe conservarse du ranfé diee afhosSccntados desde su fecha», se inierprela con un eriterig i ‘Tos diez afios se cuentan a partir del cierre del elerci- co ex donde esos comprobantes estin registrados. 4 * Responder a la zereer tercera pauta de e6mo acomidar los eompro- ‘antes implica clasificar b,forma dearchivarlos bajodos erterios: 1. Objetivo, —_ —— 2. Subjetivo. 1, El arterio de archivo objetivo consiste en tabular a los comprobantes ea funciém del objefo, hecho econémico 0 tipo de operacién que repre sentan, por ejemplo, todss las facturas de ventas en una mista todos os duplicados de recibos de cobranzas en una misma earpeta o bibliorato, todos {os recibos de sueldo en wna cala-archivo, todos los remitos, ef. deben-archivar jun: ‘En otras palabras, todos los comy "Sean corresponds, aunque estén referios © distinias personas destinatars 0 emisoras del comprobante (ver fig, 2). 2, Bl eriterid de archivo subjetive consist: en a documents iden fanel6naleujto internat en ao Tas peso ae importar ig tipo de documentos se trate, por ejemplo: abrir una earpets a nombre de «0G, SRL yall erchivar ls notes de débito, notas de crédito, emitos, acu, ‘ecibos, et, todos referides al mismo sujeto que interactéa con la organizacién. ‘Lo fundamental es ceterminar o distinguir al syeto que interviene en la ‘peracién, independientemente del tipo de comprobant (ver fig, 92), 6 Héctor €. Ostenge EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE Un sistema de archivos idea! es levar una eombinaciém de ambos a. chivos, por ejemplo, en contadaria el archivo objetivo yen ment IUDISS, Ventas, ete el archivo subielive 42. Tipos-de archivos: Encontrar respuesta los problemas de espacio y a la apoyatura tée- lea que dispone la organizacién o esti dispuesta s invertir para encarar el ‘chivo, es dcterminar el tipo de archive quo va a instrumentar (ver fig. 92). Los archives hasta anora detallados, son los denominados, rectos pues se conserva el comprobante tal cual se emitis.. ‘Sin embargo, existen otras iéonicas de archivo, porsobre tio aplicables en organizaciones que mangjan un elevado nimero de coraprobantes, camo por sjomplo la técnica: del mierofilmado y/o cualquier otro tipo de soporte elec- trdmleo (CDs, DVDs, et. —— Estos. Wonica integra ta clasificacifn de archivos indirectos: ‘veel comprobante no se archiva en el mismo estade en que se emit. Ya existe jurisprudencia respecto a etorgacle alos comprobantes asi ar- ctivados el mismo valor prebatorio que si se trateze del eomprobante original Etiorat Omer D. Boyack ws01 TODO COMPROBANTE RESPALDATORIO DE KECHOS ove axcuivan| > REGISTRABLES y NO REGISTRABLES __ 61, SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE —_— ‘én de comprobantes,rgistacién de operaciones ¢ informacion, que es citeds a tota oportunidad para completar el estado de Ios formelaris y/o compro- ‘artes, para luego rstomar suconsideracién al estudiar el soporte de almacens- ‘iento-registros en capituos futures. ni cog a a sa a? | escompsans tis si -eaapans decom mites, ‘Igcaciones y prestacin de servicios, - Toesciones de cosas aos =| | 4 a | eotetboe ses ieee s BRET ANOS DEL CRRE DEL {10 QUE RESPALDA, names |5( a |_Omerivos ECONOMICO | TOWADE eat Sere: |, [PS meee: INTERVINIENTE camer | , | SEE | Bieenaswo a | beers ELM TOE Aros . SCORER webateeros | ccnieninere L cc Pigura 92 5, LOS FORMULARIOS ¥. COMPROBANTES SEGUN LAS NOR: MAS DE CONTRALOR ¥ FISCALIZACION! Sl, Introducciéa LaResohicién General 141503 dels AFIPestablece un regimen de emi [Grice Fc we vale por lo rfesLis Hag Cat Mars Foca Nowe ws IMéctor C. Ostenee + Toeaeiones de obres, = $3jas 0 anteipos olan preci faslado y entrega de productos primarios o manufh ~ pesaje de productos agropecuarios. ‘Died comprobartes esti co a. Comprobantes que respaldan Ia operacifn realizadas i, Feeurs, 2. Faerumas de exponacin, 3). Conpesbanes de compra de bienes usados 8 co eat tido porel comprador de dichos biencs, 4, Resfbosemitidos por profesionalesuoversitarosy dems prestadores de 5. Notas de debit ylo etdito, 6 Tiques(o tickets) facturas, tiques factor, nots deléitav dems d= ‘Fai is scales emitidos mediante a utlizacion delequipemieno eleciro- ‘eo denainado «Contolador Fiscal, “7, Documentos equivalentes a los precedentes. b. Comprobantes que respaldan el t 1, Facturs, 2. Remito, 3. Gui, “4, Documentos equivalents a los precedentes. iri) Oumar B. Buye 198