1.

Đặc điểm kinh doanh chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những
sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và thu tiền của khách hàng. Các công việc
ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối
với từng lần bán hàng chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, để tồn tại và duy trì các hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình thì quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục
và lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Thực tế chu kỳ sản xuất bao gồm
các chuỗi nghiệp vụ có liên quan chặt chẽ với nhau tạo thành chu kỳ nghiệp vụ cơ
bản. Chu kỳ kinh doanh tại một doanh nghiệp thường bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo
vốn có thể bằng vốn tự có hoặc nguồn vốn đi vay mượn để thực hiện việc xây dựng
nhà xưởng, mua sắm thiết bị vật tư, nguyên liệu để phục vụ sản xuất. Trong quá trình
thực hiện công việc của sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thuê nhân viên, do đó
phải tính và thanh toán tiền lương cho nhân viên trong doanh nghiệp. Các yếu tố đầu
vào được kết hợp với nhau để sản xuất ra sản phẩm nhập kho. Sau khi sản phẩm nhập
kho thì công đoạn cuối cùng của chu kỳ kinh doanh là việc tiêu thụ sản phẩm, đồng
thời là quá trình thu tiền từ hoạt động bán hàng để thu hồi lại vốn kinh doanh. Chu
trình bán hàng thu tiền chấm dứt một chu kỳ kinh doanh để bắt đầu chu kỳ kinh doanh
tiếp theo. Như vậy, quá trình kinh doanh bao gồm các chu kỳ diễn ra liên tục, đều đặn
và mỗi chu kỳ đều là mắt xích quan trọng. Các chu kỳ kinh doanh nối tiếp nhau, chu
kỳ sau là kết quả của chu kỳ trước. Trong đó, kết quả của chu trình bán hàng và thu
tiền không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả
của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể thấy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình thực hiện công việc tiếp
theo của giai đoạn sản xuất trước đó. Doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển giao hàng
hóa, sản phẩm cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh
toán. Công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hóa có thể bắt đầu từ phía nhu cầu của khách
hàng hoặc từ doanh nghiệp. Nhiều hình thức tiêu thụ sản phẩm khác nhau được tổ
chức. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể áp dụng
các hình thức phù hợp. Những phương thức tiêu thụ chủ yếu:
- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Đây là phương thức mà doanh nghiệp
giao hàng trực tiếp cho người mua, có thể mua tại kho hoặc tại phân xưởng sản xuất
của mình và thực hiện quyền bàn giao sở hữu. Khi đó, hàng hóa sản phẩm coi như
được tiêu thụ.
- Phương thức tiêu thụ theo hợp đồng: Đây là phương thức tiêu thụ mà
hàng hóa được chuyển đến đại lý để tiêu thụ. Số hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp còn đại lý chỉ là nơi tiêu thụ hàng hóa cho doanh nghiệp và được
hưởng hoa hồng theo thỏa thuận.
 - Các phương thức tiêu thụ khác: Ngoài những phương thức tiêu thụ chủ
yếu ở trên, một số doanh nghiệp còn áp dụng một số phương thức tiêu thụ khác như
dùng hàng để đổi lấy hàng, dùng hàng hóa để trả lương cho nhân viên,..
Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền là hệ
thống xử lý bán hàng và hệ thống xử lý thu tiền. Để thực hiện hai chức năng này,
trong doanh nghiệp thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện hai chu trình
này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan
trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ
phận cũng như tham gia giữa hai bộ phận với nhau. Bên cạnh hai chức năng chính là
bán hàng và thu tiền, việc ghi nhận đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm
bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu và khớp đúng số liệu giữa bộ phận kinh
doanh và bộ phận kế toán.

2. Các khoản mục liên quan đến bctc có khả năng sai sót, rủi ro
Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh
doanh, vì kết quả hoạt động của một doanh nghiệp ảnh hưởng nhiều bởi tính hiệu quả
của chu trình này. Trong chu trình nói trên, các khoản mục dễ bị ảnh hưởng trong báo
cáo tài chính bao gồm:
Các khoản mục liên quan đến tài sản:
+ Tiền
+ Nợ phải thu
+ Hàng tồn kho
Doanh thu:
Cơ sở dẫn liệu Đối với Vấn đề
Hiện hữu Số dư tài khoản Tài sản chưa được ghi
nhận chính xác (phần số
dư của Tiền, Nợ phải
thu, Hàng tồn kho,... sai
lệch do quá trình ghi
nhận trong kỳ)
Có thật Giao dịch và sự kiện Các giao dịch được ghi
phát sinh nhận không thật sự diễn
ra trong kỳ (khai khống
doanh thu,...)
Đầy đủ Số dư tài khoản Toàn bộ các giao dịch
xảy ra trong kỳ chưa
Giao dịch và sự kiện được ghi nhận trong sổ
phát sinh cái dẫn đến việc sai lệch
trong số dư cuối kỳ (có
thể do thất lạc hóa đơn,
 bỏ sót,...)
Chính xác Giao dịch và sự kiện Hóa đơn bị ghi chép sai
phát sinh giá trị, thiếu hóa đơn
hoặc ghi nhận sai khách
hàng
Phân loại Giao dịch và sự kiện Giao dịch xảy ra không
phát sinh được ghi nhận vào đúng
tài khoản phù hợp
Đúng kỳ Giao dịch và sự kiện Giao dịch xảy ra không
phát sinh được ghi chép vào đúng
thời gian xảy ra

3. Quy trình dành cho kiểm toán với chu trình bán hàng thu tiền
3.1. Kiểm toán độc lập
Kiểm toán độc lập tiếp cận với chu trình bán hàng thu tiền dựa theo rủi ro.
Assertion Risk Control activities Audit procedures
Occurrence Các giao dịch Nhiệm vụ nhận đơn Quan sát quá trình xử lý đơn
and existence được ghi chép đặt hàng, ghi chép đặt hàng trong suốt chu trình
không phản ánh doanh thu và nhận bán hàng và kiểm tra việc
đúng hàng hóa và thanh toán được phân phê duyệt để đánh giá xem
dịch vụ đã cung bổ cho ba nhân viên liệu việc phân chia nhiệm vụ
cấp khác nhau. có phù hợp hay không
Sales are only
recorded if there is an
approved sales order Kiểm tra các biện pháp kiểm
from and soát ứng dụng để phê duyệt
shipping/despatch
documentation
Accounting for Kiểm tra hóa đơn để xác
numerical sequences nhận xem chúng có được
of invoices đánh số thứ tự hay không
Báo cáo khách hàng Soát xét các thủ tục của
hàng tháng được gửi đi doanh nghiệp trong việc gửi
và các thắc mắc, khiếu báo cáo hàng tháng và giải
nại của khách hàng quyết các thắc mắc và khiếu
được xử lý độc lập nại của khách hàng
 -Phê duyệt các điều
khoản tín dụng cho
khách hàng (phê duyệt -Soát xét thủ tục cấp tín
của nhân viên cấp cao, dụng cho khách hàng của
tài liệu tham đơn vị
khảo/kiểm tra tín dụng -Kiểm tra mẫu đơn đặt hàng
cho khách hàng mới, để tìm bằng chứng về sự phê
Hàng hóa, dịch
xem xét thường xuyên duyệt tín dụng phù hợp của
vụ không được
hạn mức tín dụng) nhân viên cấp cao phù hợp
cung cấp cho
-Cần có sự cho phép -Kiểm tra các biện pháp
khách hàng có
của nhân viên cấp cao kiểm soát ứng dụng đối với
xếp hạng tín
đối với những thay đổi giới hạn tín dụng
dụng tốt
trong dữ liệu khách -Soát xét tất cả các hồ sơ
hàng khác như địa chỉ, khách hàng mới để đảm bảo
v.v. đã nhận được các tài liệu
-Đơn đặt hàng không tham khảo tín dụng thỏa
được chấp nhận trừ khi đáng
giới hạn tín dụng được
xem xét trước
-Hàng hóa, dịch
-Xác minh rằng bảng giá và
vụ được cung cấp
điều khoản thương mại được
không tuân theo
Bảng giá được phê ghi chép, ủy quyền và
giá cả và điều
duyệt và các điều truyền đạt đúng cách
kiện đã được phê
khoản giao dịch cụ thể -Kiểm tra các biện pháp
duyệt
được áp dụng kiểm soát ứng dụng để biết
-Khách hàng
giá và điều khoản được ủy
không thanh toán
quyền
đúng hạn
Đối chiếu hóa đơn chứng từ
Hàng hóa đã
với sổ doanh thu bán hàng
được bàn giao Hạch toán hóa đơn
để đảm bảo hàng hóa đã
nhưng chưa được theo số thứ tự
chuyển giao rủi ro đều được
ghi nhận đầy đủ
ghi nhận vào sổ sách
Completeness Chứng từ giao nhận
Hàng hóa và dịch Đối chiếu hóa đơn và biên
hàng hóa phải khớp số
vụ đã chuyển bản giao hàng để chắc chắn
liệu với hóa đơn bán
giao bị ghi sai về chúng khớp với nhau
hàng
số liệu trên hóa
Hóa đơn bán hàng Đối chiếu hóa đơn bán hàng
đơn
được đối chiếu với ghi và sổ bán hàng
 chép doanh thu hàng
ngày
lưu giữ hồ sơ đặt hàng Xem xét hồ sơ đặt hàng xem
và xem xét thường có đơn hàng nào chưa được
xuyên hoàn thành không
Mọi chứng từ giao
Đối chiếu ngày trên hóa đơn
hàng đều được chuyển
với ngày trên chứng từ bàn
đến bộ phận lập hóa
Các giao dịch bị đơn hàng ngày giao hàng hóa
Cut-off ghi chép không
đúng kỳ Xuất hóa đơn cho hàng
Đối chiếu ngày trên hóa đơn
hóa đã được chuyển
bán hàng với ngày trên sổ
giao hàng ngày
cái bán hàng
Hóa đơn bị ghi Đối chiếu sổ cái các Kiểm tra một số mẫu đối
chép sai số liệu, khoản phải thu với tài chiếu
Accuracy thiếu, hoặc ghi khoản các khoản phải
nhận sai khách thu (Performance Thực hiện lại đối chiếu tài
hàng review). khoản phải thu khách hàng
Tài khoản được quy
định chi tiết cho từng
loại hàng hóa, dịch vụ.
Các giao dịch Kiểm tra lại bằng chứng, ghi
Hệ thống tài khoản
không được phân chép cho thấy hệ thống tài
Classification được xem xét định kỳ
loại vào đúng tài khoản được xem xét định kỳ
để xem nó có còn phù
khoản thường xuyên
hợp và cập nhật hay
không (Information
processing).
3.2. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ được hiểu là một hoạt động đảm bảo và tư vấn độc lập, khách
quan được thiết kế nhằm tăng cường và cải thiện hoạt động trong một tổ chức. Kiểm
toán nội bộ góp phần giúp đạt được các mục tiêu bằng cách áp dụng phương pháp tiếp
cận có nguyên tắc và hệ thống để đánh giá và nâng cao hiệu quả của các quy trình
quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị. Như vậy, kiểm toán nội bộ là đảm bảo sự tư vấn
độc lập và khách quan về tình hình quản trị, quản lý rủi ro và các biện pháp kiểm soát
nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm toán nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền là quá trình kiểm tra, đánh
giá và xác minh các hoạt động và quy trình liên quan đến thu tiền từ hoạt động bán
hàng, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của hoạt động này. Bao gồm các bước
sau:
 Xác định phạm vi kiểm toán: Xác định các quy trình hoạt động và các loại giao
dịch liên quan đến thu tiền trong chu trình bán hàng.
Thu thập thông tin: Thu thập các tài liệu liên quan: hóa đơn, biên lai thu tiền,
báo cáo doanh thu và các tài liệu khác liên quan đến bán hàng thu tiền.
Đánh giá và xác minh: Kiểm toán viên nội bộ sẽ đánh giá và xác minh tính
chính xác, đầy đủ và tuân thủ của các hoạt động, bao gồm: so sánh số liệu trên hệ
thống kế toán với các tài liệu hỗ trợ, xác minh việc áp dụng các chính sách và quy
trình, và kiểm tra hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Đưa ra kết luận và đề xuất: Dựa trên kết quả kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ
sẽ đưa ra kết luận về tính chính xác và hiệu quả của quy trình bán hàng thu tiền. Nếu
có vấn đề, kiểm toán viên nội bộ cũng có thể đề xuất các cải tiến để nâng cao quy
trình và kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền.
Báo cáo kiểm toán: Cuối cùng, kiểm toán viên nội bộ sẽ lập báo cáo kiểm toán
nội bộ, trong đó ghi nhận kết quả kiểm toán, các phát hiện, kết luận và đề xuất cải
tiến. Báo cáo này sẽ được trình bày cho các bên quan trọng, như quản lý cấp cao và
các bộ phận liên quan.

3.3. Kiểm toán tuân thủ

Kiểm toán tuân thủ là một loại hình kiểm toán nhằm đánh giá sự tuân thủ của
các tổ chức, cá nhân hoặc quá trình kinh doanh với việc tuân thủ các quy định của
pháp luật cũng như các chuẩn mực hiện hành và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Kiểm toán tuân thủ có thể bao gồm việc kiểm tra các chu trình kế toán, những quy
định về luật pháp có liên quan như luật bảo vệ môi trường, bảo vệ người lao động,
các điều khoản hợp đồng với các bên liên quan. Kiểm toán tuân thủ có thể được thực
hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ, đội ngũ quản lý rủi ro trong doanh nghiệp công ty
kiểm toán độc lập, các chuyên gia bên ngoài. Kiểm toán tuân thủ giúp góp phần tăng
cường độ tin cậy và tính minh bác của thông tin cũng như quá trình hoạt động của
doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý có thể phát sinh
do không tuân thủ các quy định.
Trong chu trình bán hàng thu tiền, kiểm toán tuân thủ được áp dụng theo các
bước sau:
Chuẩn bị kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ thực hiện phân tích, đánh giá kiểm soát
nội bộ và thiết kế chương trình kiểm toán. Bước này nhằm mục đích để kiểm toán
viên và công ty xây dựng được các chương trình kiểm toán phù hợp với chu trình bán
hàng và thu tiền.
Thực hiện kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán theo
chương trình kiểm toán đã thiết kế, bao gồm các phương pháp kiểm toán như: quan
sát, phỏng vấn, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra số liệu, kiểm tra hệ thống, kiểm tra mẫu, kiểm
tra đối chiếu, v.v. Bước này nhằm mục đích để kiểm toán viên thu thập được các bằng
chứng kiểm toán đầy đủ, hợp lệ, đáng tin cậy và có liên quan đến các mục tiêu kiểm
toán của chu trình bán hàng và thu tiền.
Kết luận kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ tổng hợp, phân tích và đánh giá các
bằng chứng kiểm toán đã thu thập, so sánh với các tiêu chuẩn kiểm toán và các quy
định pháp luật, đưa ra các kết luận kiểm toán về mức độ tuân thủ của chu trình bán
hàng và thu tiền. Bước này nhằm mục đích để kiểm toán viên đưa ra các ý kiến kiểm
toán và các khuyến nghị cải tiến cho đơn vị được kiểm toán.