How do you audit sales invoice ?

தணிக்கையின் போது, உங்கள் தணிக்கையாளர் நீங்கள்

அனுப்பிய இன்வாய்ஸ்களை வாடிக்கையாளர்களால்

செய்யப்பட்ட ஆர்டர்களுடன் ஒப்பிட்டு, இரண்டு

ஆவணங்களிலும் உள்ள தொகைகள் ஒரே மாதிரியாக

உள்ளதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும். இது முக்கியமானது,

ஏனென்றால் எண்களுக்கு இடையில் ஏதேனும் முரண்பாடு

இருந்தால், நீங்கள் மொத்த வரவுகளைத் தவறாகப் பதிவு

செய்துள்ளீர்கள் என்று அர்த்தம்.

During the audit, your auditor compares the invoices

you've sent out with the orders made by customers to
check if the amounts on both the documents are the
same. This is important because if there is any
discrepancy between the numbers, it could mean that
you've recorded total receivables incorrectly.
What is Purchasing system?

The activity of acquiring goods or services to accomplish

the goals of an organization.  A purchase department
manages the entire acquisition process either for the
material or for the services, from Purchase requisition to
Vendor Settlement.

Modes of purchases Payment basis Cash credit

Destination basis Imports Domestic purchases

AUDIT PROCEDURE FOR VOUCHING OF PURCHASES

BOOK
While vouching credit purchases, the auditor should keep the following
things in his mind:
1. The auditor should see that only credit purchases of goods are recorded
in Purchases Book.
2. The invoice is prepared in the name of the client.
3. The date mentioned in the invoice relates to the period under audit.
4. The invoice relates to the business, which the concern carries on.
5. Responsible official who have checked the invoice should initial it.
6. The trade discount received is to be deducted from the purchase invoice
and the net amount entered in the purchase invoice should agree with the
entry in the Purchases Book.
7. The names of the supplier as entered in the purchase invoice agree with
the entry in the Purchases Book.
8. The price mentioned in the purchase invoice should agree with the
quotation given by the supplier.
9. The quantity mentioned in the purchase invoice should tally with the
quantity recorded in the Purchases Book.
10. The Purchases Book should be verified with the help of purchase
invoices, copies of orders placed, goods received note, goods inward book,
and copies of challans from supplier.
11. It should be checked that a responsible officer sanctions the purchase
of goods and the goods purchased are of similar to those, which the
organization deals.
12. The supplier’s bill must be in the name of the business and relate to
period under audit.
13. The goods purchased must not be for the personal use of directors,
officers, secretaries, etc.
14. Each voucher should be stamped or initialed after the examination is
over, so that it could not be produced again.
15. The totaling and casting of Purchases Book should be checked. The
auditor should also see that all taxes, octroi, and freight are added to the
purchases and trade discounts allowed are deducted.
16. The goods purchased should be actually received by the client.
17. Any purchase not meant for the purpose of business of the client
should not be debited to the purchases account.
18. If original invoice has already been recorded care should be taken to
see that duplicate invoice is not entered again in the purchases book.
19. Statement from the suppliers may be obtained to verify his purchases
records.
20. Sometimes the purchases of the last year may be included in the
purchases of first month of the current year or purchases of the last month
of the current year may be recorded in the first month of the next year. So
the auditor should be more careful while vouching the purchases made in
the first month and the last month of the accounting period. Otherwise, the
Profit and Loss Account of the current year will not present true and fair
position of operating results.

1. சரக்குகளின் கடன் வாங்குதல்கள் மட்டுமே

கொள்முதல் புத்தகத்தில் பதிவு செய்யப்படுவதை

தணிக்கையாளர் பார்க்க வேண்டும்.

2. வாடிக்கையாளரின் பெயரில் விலைப்பட்டியல்

தயாரிக்கப்படுகிறது.

3. விலைப்பட்டியலில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள தேதி,

தணிக்கைக்கு உட்பட்ட காலத்துடன்

தொடர்புடையது.

4. விலைப்பட்டியல் வணிகத்துடன் தொடர்புடையது,

இது கவலையைத் தொடர்கிறது.

5. விலைப்பட்டியலை சரிபார்த்த பொறுப்பான

அதிகாரி அதை துவக்க வேண்டும்.

6. பெறப்பட்ட வர்த்தக தள்ளுபடி கொள்முதல்

விலைப்பட்டியலில் இருந்து கழிக்கப்பட வேண்டும்

மற்றும் கொள்முதல் விலைப்பட்டியலில்

உள்ளிடப்பட்ட நிகரத் தொகை கொள்முதல்

புத்தகத்தில் உள்ள நுழைவுடன் ஒத்துப்போக

வேண்டும்.

7. கொள்முதல் விலைப்பட்டியலில்

உள்ளிடப்பட்டுள்ள சப்ளையர் பெயர்கள்

கொள்முதல் புத்தகத்தில் உள்ள பதிவுடன்

உடன்படுகின்றன.

8. கொள்முதல் விலைப்பட்டியலில்

குறிப்பிடப்பட்டுள்ள விலை, சப்ளையர் வழங்கிய

மேற்கோளுடன் உடன்பட வேண்டும்.

9. கொள்முதல் விலைப்பட்டியலில்

குறிப்பிடப்பட்டுள்ள அளவு, கொள்முதல்

புத்தகத்தில் பதிவு செய்யப்பட்ட அளவோடு

ஒத்துப்போக வேண்டும்.
10. கொள்முதல் புத்தகம் கொள்முதல்

விலைப்பட்டியல், ஆர்டர் செய்யப்பட்ட நகல்,

பொருட்கள் பெறப்பட்ட குறிப்பு, சரக்கு உள்நோக்கி

புத்தகம் மற்றும் சப்ளையரிடமிருந்து சலான்களின்

நகல்களின் உதவியுடன் சரிபார்க்கப்பட வேண்டும்.

11. ஒரு பொறுப்பான அதிகாரி பொருட்களை

வாங்குவதற்கு அனுமதியளிக்கிறார் மற்றும்

வாங்கப்பட்ட பொருட்கள் நிறுவனம் கையாளும்

பொருட்களைப் போன்றதா என்பதை சரிபார்க்க

வேண்டும்.

12. சப்ளையர் பில் வணிகத்தின் பெயரில் இருக்க

வேண்டும் மற்றும் தணிக்கைக்கு உட்பட்ட

காலத்துடன் தொடர்புடையதாக இருக்க வேண்டும்.

13. வாங்கப்படும் பொருட்கள் இயக்குநர்கள்,

அதிகாரிகள், செயலாளர்கள் போன்றவர்களின்

தனிப்பட்ட பயன்பாட்டிற்காக இருக்கக்கூடாது.

14. ஒவ்வொரு வவுச்சரும் பரீட்சை முடிந்ததும்

முத்திரையிடப்பட வேண்டும் அல்லது அதை

மீண்டும் உருவாக்க முடியாது.

15. கொள்முதல் புத்தகத்தின் மொத்த மற்றும் வார்ப்பு

சரிபார்க்கப்பட வேண்டும். அனைத்து வரிகள்,

ஆக்ட்ரோய் மற்றும் சரக்கு ஆகியவை

வாங்குதலுடன் சேர்க்கப்படுவதையும்,

அனுமதிக்கப்பட்ட வர்த்தக தள்ளுபடிகள்

கழிக்கப்படுவதையும் தணிக்கையாளர் பார்க்க

வேண்டும்.
16. வாங்கிய பொருட்கள் வாடிக்கையாளரால்

உண்மையில் பெறப்பட வேண்டும்.

17. வாடிக்கையாளரின் வணிக நோக்கத்திற்காக

அல்லாத எந்தவொரு வாங்குதலும் கொள்முதல்

கணக்கில் பற்று வைக்கப்படக்கூடாது.

18. அசல் விலைப்பட்டியல் ஏற்கனவே பதிவு

செய்யப்பட்டிருந்தால், கொள்முதல் புத்தகத்தில் நகல்

விலைப்பட்டியல் மீண்டும் உள்ளிடப்படாமல்

பார்த்துக் கொள்ள வேண்டும்.

19. அவரது கொள்முதல் பதிவேடுகளை சரிபார்க்க

சப்ளையர்களிடமிருந்து அறிக்கை பெறப்படலாம்.

20. சில சமயங்களில் கடந்த ஆண்டு வாங்கியவை

நடப்பு ஆண்டின் முதல் மாதத்தின் வாங்குதல்களில்

சேர்க்கப்படலாம் அல்லது நடப்பு ஆண்டின் கடைசி

மாதத்தின் கொள்முதல் அடுத்த ஆண்டின் முதல்

மாதத்தில் பதிவு செய்யப்படலாம். எனவே

கணக்கியல் காலத்தின் முதல் மாதத்திலும் கடைசி

மாதத்திலும் வாங்கப்பட்டதை உறுதிப்படுத்தும்

போது தணிக்கையாளர் மிகவும் கவனமாக இருக்க

வேண்டும். இல்லையெனில், நடப்பு ஆண்டின்

லாபம் மற்றும் இழப்புக் கணக்கு, செயல்பாட்டு

முடிவுகளின் உண்மையான மற்றும் நியாயமான

நிலையை வழங்காது

How you will vouch the purchase book and sales book

1. VOUCHING OF PURCHASE BOOK :-

While vouching the purchase book auditor should
pay special attention to the following points :
1. Internal Control Examination :-
The auditor should check the internal control system
and decide that upto how much extent he can rely
upon it.

2. Checking Of Invoices :-
The auditor should check the entries in the
purchases day book with the invoice. He should pay
his attention to the following points :

a. The date of invoice.

b. The name of the supplier.

c. The entry in the goods received register.

d. The account involved.

e. Initials of the checking authority.

3. Comparison With Order Book :-

Various entries of purchase book should be
compared with the order book and good inwards
book. In this way if there is any fictitious entry it will
be traced out.

4. Checking Of Authority :-
The auditor should check that all the entries made in
the book must be authorized by the responsible
officer.

5. Vouchers Cancellation :-
As the voucher is passed it should be cancelled. The
auditor should check it and vouch the purchase book
with the credit memos, bill and invoices.

6. Over All Checking :-

The auditor should check the costs cross costs and
carry forward of the purchase book.

2. VOUCHING OF SALES BOOK :-

Auditor should examine the following points while
vouching the sales book.

1. Internal Checks System :-

Auditor should check the working of internal control
and test the few entries.
2. Checking Of Invoices :-
a. Debtor's name.
b. date and amount.
c. The authority.
d. Trade discount.
e. Authority for gaining discount.

3. Duplicate Invoices :-
Auditor should check the entries in the sales book
with the duplicate invoices.

4. Authority Checking :-
It should also be checked by the auditor that the
invoice should be authorized by the responsible
officer.

5. Comparison With Order Book :-

Auditor should compare the sales book with the
order received book and goods outward book. It will
show that no fictitious sale is made.

6. Verification Of Year :-
It should be also checked by the auditor that all the
 entries made in the sale book belongs to the year
under audit.

7. Fixed Assets Sale :-

Auditor should check that if fixed assets are sold
then these are recorded in the sales book. He should
also check that these are posted in the sales account
in the general ledger or not.

8. Dispatch Of Goods :-
Auditor should verify the sales invoices with the
documentary evidence to ensure the dispatch of
goods.

9. Over All Checking :-

The auditor should check the casts and carry
forwards of the sales book.

 Difference between invoice date and payment date – It shouldn’t

be more than 180 days

 Payment amount should be equal to invoice amount plus GST. If

the payment amount is less than invoice amount plus GST, then
input tax credit to the extent of short payment has to be reversed.
If the auditor finds any discrepancies on a regular basis, he should
recommend the management to revise the invoice payment process and pay
all the dues before 180 days to ensure that entire input tax credit can be
claimed.

Reviewing e-way bill vis-à-vis

invoices
In respect of the movement of goods worth more than Rs. 50,000, the
transporter has to carry e-way bill along with the invoice.In few cases, the e-
way bill has to be issued even if the value of goods is less than Rs. 50,000.
You can read about the e-way bill in detail here. The auditor must incorporate
the checkpoints in audit checklist to ensure that the business is complying
with the e-way bill provisions.

Consequences of mismatch in e-way bill vis-a-vis

invoice

An e-way bill, once generated, cannot be deleted or edited. It can only be

canceled within 24 hours of its generation if the movement of goods doesn’t
happen or the actual movement is different from the details mentioned in e-
way bill. If the goods are moved without issuance of e-way bill, the proper
officer has the power to impose the penalty and/or detain the goods till the
owner of the goods doesn’t pay appropriate tax and penalty. For more
detailed reading on penalties, click here. The auditor must incorporate the
checkpoints in audit checklist to ensure that the business is complying with
the e-way bill provisions. He should recommend the management to apply
effective controls before issuing an e-way bill to avoid any financial or legal
implications.

Points to check

 Business is issuing e-way bill wherever necessary,

 Details mentioned in the e-way bill match with the details of sales
or purchase invoice as the case may be.

Moving Goods in Non-Motor Vehicles

If the goods are transported in non-motor vehicles, there is no requirement to

issue an e-way bill. Some businesses are resorting to the medieval method of
transporting the goods in bullock or horse carts to step aside the e-way bill
rules.Internal auditor should closely check the transactions worth more than
Rs. 50,000 where the e-way bill is not issued due to transportation of goods in
non-motor vehicles. He should identify whether non-motor vehicles were
used genuinely or for bypassing the e-way bill system. If any anomalies are
detected, he should report them to help the business avoid massive penalties.
Which case e-way bills not compulsory
No e-Way bill is required for movement of goods upto a
distance of 20 Km from the place of business of
consignor to a weighbridge for weighment or from the
weighbridge back to the place of business of consignor,
within the same State, subject to the condition that the
movement of goods is accompanied by a delivery

What does petty cash mean?

Petty cash is a small amount of money kept on hand for

the purpose of making small payments such as office
supplies, postage, and other small expenses. It is usually
kept in a locked box and is reimbursed periodically.
What is the limit of petty cash?

Income tax law treats petty cash expenses like any other
expenses in petty cash accounting. However, there are
limits to the amount that may be categorized as petty
cash expenses. The law states that any payment (in cash)
above ₹ 10,000 will not be permitted and claimed as
petty cash expenses.

Breaking Down Petty Cash

The presence of petty cash provides the much-needed
flexibility for doing small transactions for which handing
out a demand draft or a bank cheque seems illogical. The
nominal amount stored in the form of cash which an
organisation deems petty will vary across companies.

However, most organisations maintain a petty cash

reserve in the range of Rs 5,000 to Rs 20,000. The
following are some of the transactions for which petty
cash is made use of:

Office stationeries
Office supplies
Water dispensary
Team lunch
Refreshments for the clients who visit the office for
business
Reimbursing employees who have spent a nominal sum
on behalf of the company
Each department would have appointed an executive to
look after the transactions of the petty cash reserve. The
duty of custody of petty cash involves enforcing the rules
set to make use of petty cash, disbursing, and
reimbursing petty cash on a regular basis
Limitation on Petty Cash Payment

1. Maximum payment to 1 person in one day will be

19999/-

2. Petty cash payment should not be made or used for:

a. Salary Payments.

b. Purchase without PO if more than 5000.

c. Loan to staff.

d. Advertisement.
e. Capital Expense.

f. Professional Payment.

g. Sub Contractor Payment.

h. Expenses on which TDS is applicable.

Petty Cash shall be used for:

1. Travelling & Conveyance.

2. Repair & maintenance if bill is less than 19999/-.

3. Fooding expenses.

4. Staff welfare less than 10000/-.

5. No payment shall be made unless it is approved by
relevant authority with approved limit.