Chương 5: HOẠCH ĐỊNH

I. Hoạch định là gì?

-Là một trong những chức năng cơ bản của Nhà quản trị gồm: thiết lập mục tiêu của tổ chức, xây dựng 1 chiến
lược tổng thể để đạt được mục tiêu, phát triển kế hoạch chi tiết cho các hoạt động của tổ chức.
II. Tại sao lại hoạch định?
Nhằm : + Cung cấp sự chỉ dẫn + Giảm sự dư thừa, lãng phí, trùng lặp
+Giảm được sự không ổn định bất trắc + Thiết lập hệ thống mục tiêu và chuẩn mực
II. Phân biệt Goal và Objective:
Goal Objective
Mục tiêu dài hạn và có thể không có giới hạn thời Mục tiêu ngắn hạn và có giới hạn về thời gian
gian
Mục tiêu chung chung Gồm các mục tiêu cụ thể để đạt được Goal
Chưa có kế hoạch cụ thể để đạt được Có kế hoạch cụ thể rõ ràng, theo SMART
Goal thường không đo lường được, hoặc khó đo Có thể đo lường được
lường
III. Các loại mục tiêu:
1. Mục tiêu tuyên bố: tổ chức nói ra bên ngoài hoặc với các bên liên quan để được tin tưởng.
2. Mục tiêu thực tế: mục tiêu thực sự tổ chức theo đuổi và thực hiện được xác định bởi hành động của các
thành viên.
Mục tiêu tài chính Mục tiêu chiến lược
Doanh thu tăng trưởng nhanh Thị phần lớn hơn, vị thế trong ngành cao và ổn định

Tăng trưởng lợi nhuận cao, cổ tức cao Chất lượng sản phẩm cao, chi phí sản xuất thấp hơn
so với các đối thủ cạnh tranh
Lợi nhuận biên lớn, lợi nhuận trên vốn đầu tư lớn
Dòng sản phẩm đa dạng và hấp dẫn, chất lượng dịch
Trái phiếu và tín dụng mạnh, dòng tiền lớn, % cổ phần vụ tuyệt hảo, danh tiếng tốt đối với khách hàng
tăng
Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc
Nguồn doanh thu đa dạng, lợi nhuận ổn định trong tế, các cơ hội phát triển được mở rộng
những giai đoạn suy thoát kinh tế
IV. Các cách đặt mục tiêu:
1. Tryền thống: được đặt bởi các nhà quản trị cấp cao chuyển xuống các cấp độ thấp hơn sau đó điều chỉnh để
phù hợp cho từng bộ phận. Vì họ thấy “bức tranh toàn cảnh”, nhà quản trị cấp cao biết điều gì tốt nhất cho tổ
chức=> Cách đặt mục tiêu áp đặt phương thức làm việc của từng cá nhân.
2. MBO: Xác lập mục tiêu cùng nhân viên và đánh giá hiệu suất của nhân viên qua các mục tiêu.
B1: Xác định mục tiêu và chiến lược;
B2: Phân bổ các mục tiêu chính cho cấp dưới;
B3: Xác định mục tiêu cụ thể ở đơn vị;
B4: Thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng thành viên;
 B5: Xác định kế hoạch hành động và mục tiêu cụ thể cần đạt được đã thông qua bởi nhà quản trị và cấp dưới;
B6: Triển khai kế hoạch hành động;
B7: Kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi thông tin;
Ưu Nhược
• Mục tiêu rõ ràng, có sự thách thức. • Tốn nhiều thời gian
• Cho phép nhân viên tham gia đóng góp ý kiến và tạo • Thường chỉ nhấn mạnh vào mục tiêu ngắn hạn và mang
được động lực cho họ. tính tác nghiệp
• Đánh giá hiệu suất làm việc tốt hơn. • Thường bỏ qua các đặc tính và điều kiện làm việc hiện có
• Giúp sự kiểm tra điều chỉnh đạt được hiệu quả hơn của tổ chức.
• Các thành viên có khả năng chỉ tập trung vào mục tiêu của
mình mà có thể bỏ đi mục tiêu chung của tổ chức
B8: Hệ thống khen thưởng giúp tạo động lực.
3. Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART:
S: (Specific) - Phải cụ thể. Phải biết được mục tiêu đó hướng đến mục đích gì? Làm như thế nào? Ra sao?
M: (Measurable) - Đo lường được và xác định được

A: (Achievable) - Khả năng thực hiện. Mục tiêu đó phải có khả năng thực hiện, không xa vời, phi thực tế

R: (Relervant or Realistic) - Thực tế: Mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực/năng lực thực tế của công ty
T: (Timebound) - Thời gian hoàn thành: Cầ n có khung thời hạn rõ ràng trong quá trình thực hiện mục tiêu.
V. Các loại kế hoạch:
1. Theo phạm vi ảnh hưởng:
+ Kế hoạch chiến lược: áp dụng cho toàn tổ chức, thiết lập mục tiêu chung, xác định VT của TC.
+ Kế hoạch chiến thuật: chi tiết mục tiêu và đưa ra hướng giải quyết cụ thể cho từng mục tiêu.
2. Khung thời gian:
+ Kế hoạch dài hạn: khung thời gian từ 3 năm trở lên
+Kế hoạch ngắn hạn: kéo dài 1 năm hoặc ít hơn
3. Theo đặc trưng:
+ Kế hoạch định hướng: linh hoạt, chỉ các mục tiêu chung.
+ Kế hoạch cụ thể: xác định mục tiêu rõ ràng, chi tiết, không có chỗ cho việc giải thích.
4. Mức độ thường xuyên ảnh hưởng:
+ Kế hoạch đơn dụng: thiết kế đặc biệt để đáp ứng 1 TH cụ thể
+ Kế hoạch định kỳ/ thường xuyên: cung cấp các chỉ hướng dẫn cho các hoạt động được thực hiện lặp đi lặp lại
nhiều lần.
VI. Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn kế hoạch:
+ Mức độ không ổn định của môi trường
+ Các cấp độ của tổ chức
+ Thời hạn các cam kết trong tương lai
VII. Các cách lên kế hoạch:
1. Formal planning department – truyền thống: được đặt bởi các top-manager được sự hỗ trợ bởi 1 nhóm
chuyên gia viết kế hoạch rồi sau đó truyền từ cấp trên đến cấp dưới và điều chỉnh phù hợp với từng cấp
2. Đặt kế hoạch cùng với nhân viên: các thành viên từ nhiều cấp độ khác nhau cùng đặt kế hoạch và thực hiện.
Nếu có sai sót => lập kế hoạch phục hồi để kịp với tiến độ của tổ chức. Các thành viên hiểu rõ được tiến trình
để nắm được sự chỉ đạo và điều phối các hoạt động của nhà quản trị.
3. Mô hình SWOT:
S – ( Strengths)-Điểm mạnh: Cần nhìn nhận và tập trung trong việc duy trì những điều mà tổ chức đang làm tốt.
W – (Weaknesses)-Điểm yếu: Cần nhận ra những thiếu sót cần thay đổi.
O – (Opportunities)-Cơ hội: Cần đánh giá và nhìn nhận những cơ hội tiềm năng trên thị trường mà tổ chúc có
thể tận dụng để tăng cường hiệu quả.
T – (Threats)-Thách thức: Gồm những thách thức, rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực tới sự tăng trưởng và phát
triển của tổ chức.
VIII. Làm thế nào để các nhà quản trị có thể lập kế hoạch hiệu quả trong môi trường năng động như
hiện nay?
Trong môi trường không chắc chắn, các nhà quản trị nên xây dựng các kế hoạch cụ thể nhưng linh hoạt. Để hữu
ích, các kế hoạch cần có một số chi tiết cụ thể, nhưng không nên cố định các kế hoạch đó.
Các kế hoạch đóng vai trò như 1 bản đồ chỉ đường, mặc dù điểm đến có thể thay đổi do điều kiện môi trường
bất trắc. Do đó, họ nên sẵn dàng thay đổi hướng đi để phù hợp với điều kiện đó.
Ngoài ra, nhà quản trị cần luôn cảnh giác với những thay đổi đó và luôn có cách ứng phó khi cần thiết. Phải tiếp
tục lập kế hoạch chính thức – formal planning để thấy được mọi sự ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của tổ
chức, chính sự kiên trì này để góp phần cải thiện hiệu suất đáng kể do chất lượng của kế hoạch được tăng lên rất
nhiều.
Tiếp đến, hãy làm cho hệ thống phân cấp tổ chức trở nên phẳng hơn để lập kế hoạch hiệu quả hơn. Điều này
cho phép các cấp thấp hơn được đặt ra mục tiêu. Vì có rất ít thời gian để kế hoạch từ cấp trên chuyển xuống đến
cấp dưới. Nhà quản trị cần chỉ dẫn cách đặt mục tiêu và kế hoạch cho nhân viên rồi tin tưởng họ thực hiện.
Cuối cùng, sử dụng những công nghệ để đặt kế hoạch hiệu quả như: enviromental scanning: màn hình thông
tin để sàng lọc các xu hướng mới nổi; competitor intelligence: thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh cho
phép nhà quản trị đoán được hành động thay vì chỉ biết được phản ứng của họ ở hiện tại; business intelligence:
sử dụng dữ liệu để ra kế hoạch chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn; digital tools: công nghệ, hệ thống hoặc
phần mềm cho phép thu thập, phân tích, xem và hiểu rõ dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định khi lập kế
hoạch…