NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and

perform walkthroughs

Entity name: Inversiones Poseidón SAS Date of financial statements: 31/08/2018

Significant class of transactions (SCOT) / disclosure process:
Name: TAX
Nature: Routine
Owner: Viviana Murcia – Coordinadora de Impouestos
Victor Martínez – Analista de Impuestos

This form has been designed to support the audit of non-complex entities (NCE) and
is not to be used for entities that do not meet the NCE criteria for use.

When and how to use this form

A.) Requirement for use: This form is optional, but supports meeting GAM requirements.

B.) How to use this form: Complete all relevant check-boxes and text fields.

Purpose
We obtain an understanding of the significant classes of transactions (SCOTs) and significant
disclosure processes to identify and understand the risks of material misstatement at the
assertion level (and, when applicable, to identify and understand what can go wrongs
(WCGWs)).

Completion of this form addresses the EY Canvas tasks:

► Understand SCOTs, identify WCGWs and relevant controls and relate them to relevant
SCOTs and significant disclosure processes
► Create a task to document understanding of a SCOT or significant disclosure process

When we test controls for routine SCOTs, we use Form 813GL NCE Understand routine
SCOTs, perform walkthroughs and test controls form.

Form 806GL (29 March 2018) 1

NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and
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Our understanding of the critical path (SCOTS 2)

Document below our understanding of the critical path of the SCOT/ significant disclosure
process, including the major inputs and outputs. The critical path includes:
 Initiation: the point where the transaction first enters the entity’s process and is
prepared and submitted for recording
 Recording: the point where the transaction is first recorded in the books and records of
the entity
 Processing: any changes, manipulation or transfers of the data in the books and
records of the entity
 Reporting: the point where the transaction is reported (i.e., posted) in the general
ledger
Document our understanding of how incorrectly processed information is detected and
corrected on a timely basis.
To help determine that we properly consider the effects of computer processing in making our
risk assessments and developing our audit strategy, describe automated aspects of the critical
path of the SCOT/significant disclosure process, including manual aspects that depend upon
computer functionality. Document the attributes of the related IT applications in the Audit
planning template or equivalent documentation.
For the following SCOTs, refer to the appropriate form:
 Estimation SCOTs (Form 201GL Accounting estimates form)
 Related party relationships and transactions, when we identify a related party SCOT
(Form 212GL Related parties form)
For significant risks, we identify controls relevant to the audit (refer to UTB 4) and document
these in Form 800GL NCE Audit planning template (APT).
Performed by Automated
Describe the critical path
(job title only) aspects
Verificación del cronograma de vencimientos tributarios Victor Martínez N/A
Generación de Balances de prueba para la elaboración de Victor Martínez SAP
declaraciones tributarias
Liquidación y elaboración de las declaraciones tributarias Victor Martínez N/A
Revisión de las declaraciones Tributarias Vivianne Murcia N/A
- Sandra Perafán
Creación de la Cuenta Por Pagar para el pago de impuesto Victor Martínez SAP
Posterior al pago, el área de tesorería realiza el comprobante de Victor Martínez SAP
pago debitando la cuenta por pagar por concepto de impuestos

Control de documentación Viviana Murcia N/A

Provide any other details that are necessary to understand the initiation, recording, processing
and reporting of the transactions, including major input and output sources, if not included in the
descriptions above. Refer to ESTIMATES for the required documentation of our understanding of
estimation SCOTs, including relevant controls.

ENTENDIMIENTO DEL PROCESO DE IMPUESTOS

El organigrama del área de Impuestos se encuentra estructurado de la siguiente manera:

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Initiation:

El cuarto día hábil de cada mes, el Grupo Empresarial, Inversiones Poseidon S.A.S. cierran su
contabilidad. Los analistas de contabilidad encargados de Facturación y Compras notifican a los jefes
de contabilidad y logística, el cierre de las operaciones. Si se llegan a presentar ajustes, los analistas
realizan las modificaciones hasta el día 4 del mes siguiente; cuando se presenten ajustes después de esta
fecha, se modifica y quedan registrados en para el siguiente periodo.

Recording:

El proceso de impuestos inicia con la identificación de las diversas obligaciones tributarias por parte del
Analista de Impuestos el cual se basa en el cronograma tributario de Excel preparado por la coordinadora
de impuestos al finalizar el año inmediatamente anterior. Este cronograma toma como base los
pronunciamientos en materia fiscal y fechas estipuladas por las autoridades competentes para la
presentación y pago de las declaraciones, a entidades como la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN y los diferentes municipios donde la Compañía tienen operación. A este cronograma
mensualmente se le hace seguimiento de las fechas de vencimiento tributarias nacionales y municipales.
C.6.1 La compañía presenta y paga los impuestos a tiempo.

El analista de Impuestos cuenta con un archivo en Excel de correspondiente a un “Check list de cierre
para impuestos” en el cual se incluyen las actividades que se deben realizar para el cierre. Este check list
se diligencia mensualmente para cada una del Grupo Empresarial Naves.
C.6.2 La compañía realiza el Check list al cierre de cada periodo por cada Compañía del Grupo
Inversiones Poseidon.

Mensualmente el Analista de Impuestos, después de verificar las declaraciones que se deben presentar y
pagar durante el periodo basado en el cronograma tributario, genera un informe del programa SAP para
proceder a la liquidación de los impuestos. Dicho informe esta parametrizado con las bases para el
cálculo de los impuestos, porcentaje del impuesto a aplicar, saldos, descripción, detalle, fecha de
movimiento de la causación, fecha real, fecha de ingreso, periodo, NIT, notas, usuario que realiza la
causación, usuario que realiza algún cambio; y es generado por el rango de según la cuenta y
dependiendo la periodicidad del impuesto a preparar.

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Las operaciones o transacciones (compras y ventas) que se causan en el sistema SAP, traen inmersos los
impuestos, lo cual se verifica mediante re cálculos a las bases y aplicación de tarifas por parte del
analista de Impuestos; de estas revisiones queda evidencia electrónica mediante el archivo preparado por
el analista. Por otra parte, en caso de encontrar alguna irregularidad en los valores que arroja el informe
generado en Excel se comunica al funcionario responsable de las causaciones para que proceda a
realizar las correcciones respectivas. Una vez realizados los ajustes respectivos se procede a generar
nuevamente el informe, el cual indica el usuario que realizó el ajuste y la fecha del mismo. C.6.4 El
sistema registra los ajustes realizados a las transacciones por usuario y fecha del cambio. C.6.3
El analista de impuestos realiza re cálculos de bases y aplicación de tarifas

Con base al informe anteriormente nombrado, el analista de impuestos procede a la elaboración de la

declaración respectiva, preparando el borrador mediante diligenciamiento litográfico para el caso de las
declaraciones municipales o distritales y diligenciamiento de formularios en la página de la DIAN para
las declaraciones nacionales. Las declaraciones de impuestos nacionales de las Compañías del Naves se
presentan electrónicamente a través de la página Web de la DIAN con mecanismo de firma electrónica y
las declaraciones de impuestos distritales se presentan en formulario diligenciado manualmente
(formulario físico) con firma litográfica.

Processing:

Una vez se encuentran diligenciados los borradores de las declaraciones preparadas por el Analista de
impuestos, éstos son entregados a la Coordinadora de impuestos (La coordinadora de impuestos se
encunetra en licencia de maternidad, por tanto las revisiones son realizadas entre Victor Martínez y
Paola Martíne), jefes de contabiliad- Wilson Castro para su revision y aprobación. Posteriormente la
coordinadora de impuestos envía los borradores de las declaraciones scaneados por correo electrónico a
la funcionaria encargada de Ernst & Young Audit S.A.S para la revisión de los impuestos; con la firma
se estableció en mutuo acuerdo de un plazo máximo de 3 días antes del vencimiento de las declaraciones
para el envío de la información y para evitar posibles retrasos,como consecuencia incurrir en sanciones.
La documentación soporte que se envía para la revisión de los impuestos es el borrador de la
declaración, la declaración anterior presentada y recibos de pago, causación, informe SAP, análisis de
diferencias y de ajustes si se llegan a presentar; además, envío de análisis de variaciones significativas
cuando E & Y lo requiera. C.6.5 Revisión y aprobación de la liquidación de las declaraciones por
la coordinadora de impuestos y por el contador. C.6.6 La compañía Envía las declaraciones a
E & Y con tres días de anterioridad a su vencimiento.

Reporting:

Ernst & Young Audit S.A.S mediante correo notificá a la coordinadora de impuestos que las
declaraciones han sido revisados y aprobados, luego el analista de impuestos procede a solicitar la
autorización de firmas digitales o envío de formularios físicos para proceder con la firma del revisor
fiscal. Despúes del envío del pantallazo de aprobación de firmas o envío de formularios físicos por
parte de la coordinadora de impuestos, Ernst & Young Audit S.A.S procede a firmar las declaraciones y
envía pantallazo de ello e informa que las declaraciones ya se encuentran firmadas por el revisor fiscal.

El analista de Impuestos después de la recepción de firma de revisor fiscal, crea una cuenta por pagar, se
entrega la declaración en físico al area de tesorería para que este proceda al pago de los impuestos. El
pago de impuestos nacionales y algunas declaraciones municipales se realiza mediante transferencia
electrónica. Para el resto de declaraciones municipales tesorería hace entrega de efectivo al mensajero
para la presentación y pago en los respectivos bancos. C.6.7 Tesoreria aprueba la Cuenta Por
Pagar y paga los impuestos.

Despues del procedimiento anteriormente mencionado, el area de Tesoreria realiza la causación del
pago en el sistema SAP de la declaración correspondiente.

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Cuenta Db Cr
11xx xx
23xx xx

Por último, se realiza el archivo de las declaraciones presentados y pagos en la AZ correspondiente por
compañia. C.6.8 Los papeles de trabajo y declaraciones son archivadas en AZ

Las compañías actualmente se encuentran catalogadas por la DIAN de la siguiente manera:

- Inversiones Poseidón S.A.S. - Régimen Común.

Declaración de Retención en la fuente

Las declaraciones de retención en la fuente son presentadas en todas las Compañías este caso Inversiones
Poseidón S.A.S.

El inicio de la liquidación de la declaración de retención en la fuente tiene el mismo procedimiento

general nombrado anteriormente, que presume la verificación del calendario tributario y generación de
dos reportes por parte de sistema SAP.

El valor de la declaración se genera de la suma de las retenciones contabilizadas mensualmente en SAP

en las cuentas C2365 – Retención en la fuente y C2367 – Impuesto de ventas retenido y de las
autorretenciones subcuenta C236575 - Autorretencion, cuyos cálculos son efectuados automáticamente
por el sistema cada vez que se ingresa el registro de una compra y/o venta en el sistema SAP; teniendo
en cuenta que el sistema mediante códigos tiene parametrizadas las retenciones asociadas a cada compra.
El Analista de Impuestos consulta y descarga las bases de los impuestos por todos los conceptos del
sistema SAP exceptuando la base de salarios y el impuesto a cargo, ya que estos valores se los notifican
a la coordinadora de impuestos por correo electrónico desde el área de nómina.

El analista de Impuestos, mediante re-cálculos verifica las bases de los informes generados.
Adicionalmente, el analista contable realiza los siguientes cruces: saldo de la subcuenta C236575
“Autoretenciones“ con el movimiento del mes de la cuenta C13551575 “Autoretenciones en la fuente“
deben ser iguales. La Cuenta C2367 “Impuesto de ventas retenido” con la subcuenta C24081067 –
“Retención en IVA - régimen simplificado” el movimiento del mes de ambas cuentas debe ser igual lo
cual exige el “check list de cierre” anteriormente nombrado. C.6.2 La compañía realiza el Check list
al cierre de cada periodo por cada Compañía del Grupo Inversiones Poseidon. C.6.3 El analista de
Impuestos realiza re cálculos de bases y aplicación de tarifas

Pasos siguientes a lo anterior son los procedimientos generales ya nombrados efectuados para llegar a la
contabilización del pago de los impuestos y archivo de las declaraciones.

Declaración de Impuesto a las Ventas IVA

El inicio de la liquidación de la declaración de IVA tiene el mismo procedimiento general nombrado

anteriormente, que presume la verificación del calendario tributario y generación de reporte por parte de
sistema SAP. Las declaraciones de IVA las realiza el analista de impuestos.

La declaración del IVA la presentan todas las Compañías del Grupo Empresarial NAVES,

Los servicios que prestan las Compañías están gravados de la siguiente manera:

- Ingresos de Inversiones Poseidón S.A.S. por:

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a) Inversiones y arrendamientos de oficinas y maquinaria y equipo al resto de las Compañías del Grupo
con tarifa de 19%.

De acuerdo a lo anterior, para las compañías que tienen servicios excluidos, el IVA se prorratea y el
gasto que resulte del prorrateo se causa mes a mes.

Mensualmente, el analista de impuestos descarga del sistema SAP del módulo de contabilidad los
balances de prueba y realiza informe mediante el Generador de consultas de la cuentas 4 “Ingresos“ y
2408 “Impuestos Sobre las Ventas por pagar“.

El analista de Impuestos procede a armar en un archivo Excel, una tabla dinámica con los ingresos,
totalizada por cuenta (Hoja Tabla-ing: Cuenta, suma débito, suma crédito) y traslada estos valores a la
hoja denominada “IVA“ que se encuentra dentro del mismo archivo de excel. Los ingresos están
clasificados de la siguiente manera:

- Ingresos Gravados (Cuentas C415505 – Arrendamientos de bienes inmuebles, C415515 –

Alquiler equipo de transporte, C415520 – Alquiler Maquinaria y Equipo.
- Ingresos no Gravados (Cuentas C4205 – Otras Ventas, C421005 – Intereses, C421020 –
Diferencia en cambio, C421040 – Descuento Financiero, C421095 – Otros, C4215 – Dividendos
y Participaciones, C4218 – Método de Participación, C4225 – Comisiones, C4250 –
Recuperaciones, C4295 – Diversos), y otros.

El analista de impuestos en la hoja denominada “IVA“ tiene formulado el IVA generado; tomando los
ingresos y multiplicándolos por la tarifa del 19%.

Adicionalmente, el analista de impuestos toma el informe de la cuenta C2408, el cual no genera las
tarifas, por lo cual se le agrega una columna para recalcular que todos los IVA tengan tarifa del 19%. Si
al realizar este cálculo resultan tarifas diferentes para el IVA Descontable, el analista de impuestos
consulta el documento de causación en el sistema SAP y verifica si las diferencias son producto de
compras a diferentes tarifas. Adicionalmente, si resultan diferencias en el IVA generado, el analista de
impuestos, por Generador de informes en el sistema SAP descarga todas las facturas generadas en el
mes y empieza a revisar una por una y verifica que el IVA corresponda a la base (19%). Al detectar la
inconsistencia envia correo electrónico al funcionario responsable del registro para que revise y efectúe
la respectiva corrección antes del cierre definitivo del periodo. El funcionario desintegra la factura; es
decir, devolver al módulo el documento, lo corrijen y la vuelve a subir a contabilidad. De este ajuste
queda constancia de la fecha y quien lo realizó. Una vez el analista de impuestos recibe la respuesta,
vuelve a verificar que haya quedado bien el documento. C.6.3 El Analista de Impuestos realiza re
cálculos de bases y aplicación de tarifas C.6.4 El sistema registra los ajustes realizados a las
transacciones por usuario y fecha del cambio.

Igualmente, el Analista de impuestos hace la verficación con la cuenta C4175- Devolución en Ventas,
toma el saldo de esta cuenta lo multiplica por el 19% y lo cruza con la subcuenta C24080540 –
Devolución en Ventas C.6.3 El analista de Impuestos realiza re cálculos de bases y aplicación de
tarifas

Para el procedimiento de la liquidación de retenciones a título de IVA, el Analista de Impuestos se guía

por las que están registradas en el sistema contable y adicionalmente solicita certificados de retención a
titulo de IVA a los diferentes proveedores.

Paso siguiente a lo anteriormente descrito, son los procedimientos generales ya incluidos efectuados
para llegar a la contabilización del pago de los impuestos y archivo de declaraciones.

Declaración DE ICA

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El inicio de la liquidación de la declaración de ICA tiene el mismo procedimiento general, nombrado

anteriormente, que presume la verificación del calendario tributario y generación de reportes por parte
de sistema SAP.
En las Compañías del grupo se presenta ICA mensual, Bimestral y Anual.
Mensualmente, el analista de impuestos descarga del sistema SAP del módulo de contabilidad los
balances de prueba y un informe mediante el Generador de consultas de la cuenta C4 – Ingresos. El
analista de impuestos agrega una columna de la ciudad la cual se identifica con el centro de costo (una
ciudad es un centro de costo) y procede a realizar la validación de ingresos reportados por cada centro y
a generar un resumen de los ingresos base para la liquidación efectuada en el mismo archivo. El analista
de impuestos realiza conciliación de ingresos totales de acuerdo a los centros de costos de cada ciudad.
El analista de impuestos identifica las actividades no sujetas las cuales son:
Subcuenta C421020 – Diferencia en Cambio
Cuenta C4218 – Ingresos Método de participación
Cuenta C4255- Por Incapacidades
Subcuenta C41459590 – Provisión Agenciamiento Marítimo y las cuentas de Devoluciones, Rebajas y
Descuentos: Cuenta C4175 Devoluciones, Rebajas y Descuentos.
Siguiente a la distinción de actividades, el Analista de Impuestos procede a calcular los impuestos por
pagar por concepto de ICA, según acuerdo de cada municipio y las tarifas que le aplique según las
actividades que desarrolló.

Luego el analista de Impuestos crea una tabla dinámica con la ciudad, el centro de costo, la cuenta y le
agrega columnas de: Neto, tarifa, ICA, Avisos y tableros, sobretasa (Si aplica) y provisión. Y esta la
compara con el informe nombrado anteriormente.

Este reporte generado del sistema sirve de base para la elaboración de las declaraciones de ICA que se
presentan en todo el país, puesto que la información de centros de costo está asociada a ciudades y/o
municipios.

El analista de impuestos Victor Maretínez provisiona mensualmente los impuestos de las ciudades que a
continuación se nombran, ya que su particularidad es que son declaraciones con periodicidad anual pero
la gerencia de cada Compañía decidió pagar anticipos mensuales o bimestrales ya que el municipio da
beneficios tributarios por ello.

A continuación se adjunta detalle de las compañías que presentan declaración de ICA según la cuidad
que se tenga actividad:

Municipio
Compañía
Bue nave nt ura Bogot á Cart agena Barranquilla S ant a Mart a S it io Nuevo Riohacha Tolú Uribia Coveñas Cienaga
Navepac ICA ICA
CLC ICA ICA ICA ICA ICA
Poseidón ICA ICA
Naves ICA ICA ICA ICA ICA ICA ICA ICA ICA ICA ICA
Ulog ICA ICA

Movimientos Contables:

- Al principio de año del año fiscal

CUENTA DEBITO CREDÍTO

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26 XXXX
52 XXXX

- Anticipos mensuales o bimestrales

CUENTA DEBITO CREDÍTO

13 XXXX
11 XXXX

- Al final el año fiscal

CUENTA DEBITO CREDÍTO

24 XXXX
26 XXXX

Para las demás ciudades (Sitio Nuevo, Bogotá y Tolú), se provisiona mensual o bimestralmente y se
cancela en el momento del pago de la declaración.

- Movimiento contable Mensual o Bimestral

CUENTA DEBITO CREDÍTO

52 XXXX
26 XXXX
Tesorería procede a realizar el pago y la causación

CUENTA DEBITO CREDÍTO

11 XXXX
2412 – ICA XXXX

Las compañías presentan ICA de acuerdo con la periodicidad en las siguientes ciudades:

Inversiones Poseidón S.A.S.

Ciudad Periodicidad de
la declaración
Bogotá Anual

Paso siguiente a lo anteriormente descrito, son los procedimientos generales ya incluidos efectuados
para llegar a la contabilización del pago de los impuestos y archivo de declaraciones.

Declaración de retención de ICA

El inicio de la liquidación de la declaración de ICA tiene el mismo procedimiento general, nombrado

anteriormente, que presume la verificación del calendario tributario y generación de informe por parte
del sistema SAP.

El valor de la declaración se genera de la suma de las retenciones contabilizadas mensualmente en SAP

cuenta C2368 “impuesto de industria y comercio retenido”, cuyos cálculos son efectuados
automáticamente por el sistema cada vez que se ingresa el registro de una compra en el módulo de
compras del sistema SAP, teniendo en cuenta que el sistema mediante códigos tiene parametrizadas las
retenciones asociadas a cada compra. El analista de Impuestos procede a realizar la validación y
descarga del sistema SAP el balance de prueba comparativo correspondiente a la cuenta C2368 de
acuerdo con el municipio y el reporte de “Informe tributario chequeo de bases“ del mes o los meses del

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bimestre a revisar, una vez cuenta con dicha información procede a realizar la validación de las bases y
el impuesto resultante. C.6.3 El Analista de Impuestos realiza re cálculos de bases y aplicación
de tarifas

Las compañías presentan Retención de ICA en las siguientes ciudades:

Municipio
Compañía
Buenavent ura Bogot á Cart agena Barranquilla S ant a Mart a S it io Nuevo Riohacha Tolú Uribia Coveñas Cienaga
Navepac Ret eica Ret eica
CLC Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica
Poseidón Ret eica Ret eica Ret eica
Naves Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica Ret eica
Ulog Ret eica Ret eica

Inversiones Poseidón S.A.S.

Ciudad Periodicidad de
la declaración
Bogotá Bimestral
Buenaventura Bimestral
Cartagena Bimestral

Paso siguiente a lo anteriormente descrito, son los procedimientos generales ya incluidos efectuados
para llegar a la contabilización del pago de los impuestos y archivo de declaraciones.

CONTROLES IDENTIFICADOS
No. Control WCGW WCGW Aseveración Cubierta Tipo de Periocidad Prueba de
Control Control Diseño

La compañía W.6.1 Pago de sanciones por no C-Integridad Efectivo

C.6. presenta y pagar oportunamente las
1 paga los declaraciones ó presentar
impuestos a errores en las E-Existencia
tiempo. declaraciones por no
haber contado con el
tiempo suficiente para R&O-Derechos y
Obligaciones Manual-
liquidarlas
Prevent Anual

V-Valuación

P&D-Presentación y
Revelación

La compañía W.6.2 No se cumplan los O-Ocurrencia Efectivo

C.6. realiza el Check procedimientos mínimos
2 list al cierre de e importantes en la P&D- Presentación y
cada periodo por liquidación de los Revelación
cada Compañía impuestos Manual-
Mensual
del Grupo R&O- Derechos y Detect
Naves. Obligaciones

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NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and
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El Analista de W.6.3 Bases erróneas para C-Integridad Efectivo
C.6. Impuestos cálculo de impuestos
3 realiza re
cálculos de O-Ocurrencia
bases y
aplicación de
tarifas V-Valuación IT-
Dependent Mensual
Manual
P&D- Presentación y
Revelación

R&O- Derechos y
Obligaciones
El sistema W.6.4 Que no se pueda C-Integridad Efectivo
C.6. registra los identificar quien modificó
4 ajustes la transacción, su fin y la
realizados a las fecha en que lo hizo E-Existencia
transacciones IT-
por usuario y P&D- Presentación y Dependent Mensual
fecha del Revelación Manual
cambio.
R&O- Derechos y
Obligaciones
Revisión y W.6.5 Que se liquiden de C-Integridad Efectivo
C.6. aprobación de la manera errónea las
5 liquidación de declaraciones por no
las tener revisiones y E-Existencia
declaraciones aprobaciones
por la P&D- Presentación y Manual-
coordinadora de Revelación Dectect Mensual
impuestos y por
el contador. R&O- Derechos y
Obligaciones

La compañía W.6.6 Retrasos que generen O-Ocurrencia Efectivo

C.6. Envía las presentación y pago
6 declaraciones a retrasado de las
E & Y con tres declaraciones y por ende
días de sanciones
anterioridad a su
vencimiento.

Manual-
C.6. Mensual
La compañía Prevent
1 presenta y paga
los impuestos a
tiempo.

Tesoreria W.6.7 Aprobación y pago de O-Ocurrencia Efectivo

C.6. aprueba las impuestos y falta de
7 cuentas por liquidez de la tesorería Manual-
R&O- Derechos y Mensual
pagar. Prevent
Obligaciones

Los papeles de W.6.8 Que no se tenga evidencia O-Ocurrencia Efectivo

C.6. trabajo y ni control de los soportes
8 declaraciones de las declaraciones
son archivadas Manual-
Mensual
en AZ Prevent

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Document what can go wrongs (SCOTS 4)

We use our understanding of the critical path and the policies and procedures to identify
WCGWs.
We document the identified WCGWs in EY Canvas.

Conclusion: Scope & Strategy

We sign-off this form in EY Canvas to evidence the preparation, review and approval
of this form at the Scope & Strategy phase of the audit as well as completion of the
following EY Canvas task at this phase of the audit:

► Understand SCOTs, identify WCGWs and relevant controls and relate them to
relevant SCOTs and significant disclosure processes

The following EY Canvas task does not require related evidence to be marked complete,
however, we may use this form to help complete this task:
► Create a task to document understanding of a SCOT or significant disclosure
process (e.g., WT – SCOT name)

Walkthrough and other confirmation procedures (SCOTS 3)

Describe the walkthrough and other procedures performed to confirm our understanding of the
SCOT, addressing the points at which the transactions are initiated, recorded, processed, and
ultimately reported in the general ledger (or serve as the basis for disclosures), including both
the manual and automated steps of the process. For significant disclosure processes, describe
the procedures performed to confirm our understanding of the process and sources of
information management uses to generate significant disclosures. Use original source
documentation and information technology that the client personnel typically would use in the
flow of transactions.
For controls over significant risks: Describe the walkthrough procedures to confirm our
understanding of the design of the controls and that they have been implemented. As we walk
through the prescribed procedures and controls, we ask personnel to describe their
understanding of the control activities and demonstrate how they are performed.
We may perform our walkthrough in conjunction with the tests of transactions included in our
substantive procedures.

A) Walkthrough and other confirmation procedures

Transaction selected for Rete Fuente mes de Enero 2018

walkthrough:
Individual(s) we talked with to Coordinadora de Impuestos Date: 20/09/2018
confirm our understanding: Analista de Impuestos
Description of the walkthrough procedures performed including our inquiries:
Una vez validado el entendimiento del proceso de impuestos, se seleccionó a través de la herramienta
Random el mes para efectuar la prueba de recorrido, con el fin de validar los controles identificados
durante el entendimiento, así:

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Los meses que se tomaron fueron los siguientes:

Numero Mes
1 Enero
2 Febrero
3 Marzo
4 Abril
5 Mayo
6 Junio
7 Julio
8 Agosto

De esta manera llevando a cabo la selección en este se validará el mes correspondiente a Agosto a
continuación se adjuntará pantallazo de EY Random:

PRUEBA DE RECORRIDO

Mediante la herramienta Random se eligio la declaracion del mes de enero de Retención en la fuente del año 2018,
para probar la efectividad de los controles anteriormente nombrados. (Ver en Canvas PT 18. Selección de
Impuestos)

[Control 6.1] La compañía presenta y paga los impuestos a tiempo.

Se observó que las declaraciones seleccionadas fueron presentadas a tiempo y que el cronograma tributario
elaborado por la coordinadora de impuestos junto con el analista de impuestos se cumpliera mes a mes para con
las fechas de los vencimientos. (Ver en Canvas PT 18. Selección de Impuestos)
I-Calendario Vencimientos PPC–I

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[Control 6.2] La compañía realiza el Check list al cierre de cada periodo por cada Compañía del
Grupo Inversiones Poseidon.
Se solicitó al cliente la evidencia del check list de cierre del mes de Febrero 2018 donde se evidencia que es
aplicable a todas las compañías del grupo Naves.

I-Check List Cierre.–I

[Control 6.3] El analista de Impuestos realiza recálculos de bases y aplicación de tarifas

Para iniciar con la elaboración y liquidación de las declaraciones de las Compañías, se descarga un informe el cual
el sistema contable SAP por generar reportes, a los cuales el analista de Impuestos les realiza re-cálculos de bases
y aplicación de tarifas. Se pudo obtener evidencia mediante la observación de este control. (Ver en Canvas PT
18. Selección de Impuestos)

I-Racálculo de bases.–I

Informe SAP cuenta C2365

Recalculo de Tarifas y bases realizado por analista de Impuestos:

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Nota: en este periodo no se presentaron movimientos en las cuentas de Retención en la fuente, solo se
genera autoretención especial a titulo de renta.

[Control 6.5] Revisión y aprobación de la liquidación de las declaraciones por la coordinadora de

impuestos y por el contador.

La persona encarga de la aprobación de impuestos Viviana, encuentra en licencia de maternidad, por tanto las
revisiones son realizadas entre Victor Martínez y Paola Martínez, y exporadicamente la cordinadora contable
realiza revision. (Ver en Canvas PT 18. Selección de Impuestos)

[Control 6.6] La compañía Envía las declaraciones a E & Y con tres días de anterioridad a su
vencimiento.
En la selección incial se documentó el cumplimiento por parte de la administración de envío a E & Y de las
declaraciones 3 días antes de su vencimiento. (Ver en Canvas PT 18. Selección de Impuestos)

Envio de
la

[Control 6.7] Tesoreria realiza el pago de la cuenta por pagar de los impuestos.

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Se solicito creación de la cuenta por pagar, y los pagos efectuados por tesoreria para el pago de los impuestos.
(Ver en Canvas PT 18. Selección de Impuestos)

Causa cuenta
x pagar
Valor A Pagar

I---------------------------------------------- Pago por Transacción para Naves S.A.S. -----------------------------------------------------------I

Elaboración de comprobante de egreso, pago de la cuenta por pagar.

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Registro contable del pago del

impuesto

[Control 6.8] Los papeles de trabajo y declaraciones son archivadas en A-Z

Mediante observacion de carpeta A-Z fisica. Se valido que cada una de las declaraciones seleccionadas existan los
soportes y se encuentren archivadas de manera correcta y organizada. (Ver en Canvas PT 18. Selección de
Impuestos).

B) Segregation of incompatible duties, authorization and Additional

Yes No
management override of controls observations
a. Was anything noted in our walkthrough procedures that ✘
would indicate there are incompatible duties?
If we answered “Yes” to the above:
Do the incompatible duties represent a deficiency in the N/A
design of controls that is not sufficiently mitigated by
other management actions or controls that have been
identified?
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit
strategy.
b. Was anything noted in our walkthrough procedures that ✘
would indicate there are issues related to authorization?
If we answered “Yes” to the above: N/A
Do the authorization issues represent a deficiency in the
design of controls that is not sufficiently mitigated by
other management actions or controls that have been
identified?
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit
strategy.
c. Was anything noted in our walkthrough of controls that ✘
indicate the potential for management override of controls
or that such override may have occurred?
If we answered “Yes” to the above: N/A
Does the potential for management override of controls
represent a deficiency in the design of controls that is not
sufficiently mitigated by other management actions or
controls that have been identified?

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NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and
perform walkthroughs
B) Segregation of incompatible duties, authorization and Additional
Yes No
management override of controls observations
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit strategy.

Additional
C) Conclusion Yes No N/A
observations
Did our walkthrough procedures confirm ✘
our understanding of the SCOT and/or
significant disclosure process?
For SCOTs and significant disclosure ✘
processes affected by significant risks, did
our walkthrough procedures confirm that
the controls relevant to the audit have been
properly designed and implemented?

Conclusion: Execution

We sign-off this form, including the above conclusion statements, in EY Canvas to

evidence the preparation, review and approval of this form at the Execution phase of
the audit as well as completion of the following EY Canvas task at this phase of the
audit:

► Task created by the audit team to document understanding of a SCOT or

significant disclosure process (e.g., WT – SCOT name)

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