erst one 7” A’caidia de Medellin DECRETO NUMERO 2156 DE 2011 (Diciembre 15) Por el cual se modifica el decreto 2211 de 2005 sobre coi acion y difusion documental y se dictan otras disposiciones al tespecto. of —L ALCALDE DE MEDELLIN, en uso dé sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las“conferidas por los articulos 315, numeros 1 y 3, de la Consttucién: Politica y 91, literal D, de la ley 136 de 1994, y CONSIDERAND®, fo f 1. El Municipio de Medellin es propietario de los estudios técnicos e investigaciones adquiridas através de la modalidad contractual y de los elaborados por los*servidores municipales en razon del servicio publico, y que,,éstos, una vez avalados por la dependencia responsable, eben estar a disposicién de todos los servidores publicos,y de la comunidad en general. mo 2. Que por disposici nes del Archivo General de la Nacién, ente rector de la: politita archivistica del pais, los documentos misionales producides por las entidades publicas o por terceros n de conservacién permanente como parte de la itucional por su caracter cientifico, educativo y le la Circular Externa N°5 de Octubre 4 de 2011, expedida por él Archivo General de la Nacién, se dicta “prohibicion para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de informacion’, dice que esta Entidad “ha advertido que algunas series documentales de caracter misional o parte de las series documentales constituidas por diferentes documentos estan siendo remitidas a otro tipo de unidades de informacion Centro Administrativo Municipal - CAM - Calle 44 No. 52 - 165 Linea Unica de Atenoién a la Ciudadania 44 44 144 Medellin - Colombiaety Qi. tales como bibliotecas y centros de documentaci6n, lo cual no sdlo viola las normas legales en materia archivistica, sino que afecta la integridad de los fondos de archivos. Tales el caso de las series documentales: informes, proyectos tecnicos, estudios técnicos, conceptos, y otros materiales de archivo. que se encuentran en soportes sonoros o audiovisuales., | por cuyo contenido informativo se envian a otras unidades de’informacién, desmembrando la integridad de los arenes. ppblieos". | Que parte de los Procesos participattis ; yes brindar a la ciudadania informacion seria y fiable, cor'pertinencia académica, que facilite la critica y la formulacién de nuevas politicas publicas. Que es deber de una administracién municipal comprometida con la transparencia publica y''la participacién ciudadana, desterrar practicas que corisclidan formas inicuas de asimetria de la informacién entre disti is agentes publicos y entre éstos y los ciudadanos. ae Que es deber de,,la: Administracion Municipal velar por ta conservacion de‘la..memoria institucional en forma impresa y documental para*copitribuir a la mision y a la gestién municipal, con el fin tangible.de desarrollar colecciones de interés histérico y proteger éhpattimonio comun de la ciudad. . Que cof, oe propésito los productos de las investigaciones y estudios ‘técnicos deben quedaren soportes de calidad, en condiciones que garanticen su permanencia y conservacion, y que'permitan la facil recuperacién, consulta y difusién. ‘Centro Administrative Municipal - CAM - Calle 44 No. 52 - 165 Linea Unica de Atencién a la Ciudadania 44 44 144 Medellin - Colombiaarty Alcaldia de Medellin DECRETA: ARTICULO PRIMERO.- Todos los estudios técnicos e inyé elaborados por el Municipio de Medellin a través de terceros contratados, deberan formar la serie documental “Estudios e Investigaciones, dejando referencia cruzada en”.ef expediente contractual de su ubicacién. Una vez finalizado-su,tra administrativa, segun lo determine la Tabla de ‘Retencion Documental de la Alcaldia de Medellin, estos deberan ser'trasiadados al Archivo Historico de Medellin para su conservacién permanente. igaciones ARTICULO SEGUNDO.- En_ todos’ estudios técnicos e investigaciones cuyo tema especifico: sobre: planeacién social, urbana, territorio, usos del suelo, “caracteristicas topograficas, hidrograficas y ambientales, elabéradas por el Municipio de Medellin a través de terceros contratados,*se, incluira una clausula en la cual se pacte la obligacién por parte del,contratista de entregar uno de los originales de los estudios,.e informaciones, en medios magnético e impreso, al Centro de Documéritacién del Departamento Administrativo de Planeaci6n. ARTICULO TERCERO: )2"Los productos originales se entregaran al momento de liquidat® ‘ef respectivo contrato, quedando el interventor con el deber de. entrégar los ee completos | al respectivo Centro y anexadas co de liquidacién contractual. PARAGRAFO.- La omisién en el cumplimiento de estos deberes, hara responsable al interventor por la pérdida o deterioro de estos activos documentales. Centro Administrativo Municipal - CAM - Calle 44 No. 52 - 165 Linea Unica de Atencién ata Ciudadania 44 44 144 Medellin - Colombia(forte Ro [sh 5755 ae y 7 Aicaidia de Medellin ARTICULO CUARTO.- De toda publicacién que efectuen las dependencias municipales, Secretarias y Departamento Administrativo, se deberan enviar suficientes ejemplares a laBiblioteca de la Floresta para ser distribuidas entre todas las bibliot tecas y centro de documentacién que conforman el Sistema Municipal ‘de Bibliotecas de Medellin. ARTICULO QUINTO.- El presente Decretc A partir de su publicacién en la Gaceta Municipal. PUBLIQUESE Y CUMPLASE, Dado en Medellin, a los quince a lag e mil (2011). a f, Sas) ALONSO SALAZAR JARAMILEO Alcalde de Medellin pon mes de diciembre de dos Centro Administrativo Municipal - CAM - Calle 44 No. 52 - 165 Linea Unica de Atencién ala Ciudadania 44 44 144 Medellin - Colombia