‘Bebe Mtukotng . 1 c.tilogosseerentes a dacumsots de gran valor hstren, aun cuando foe datos que proporcionan no ten muchos, deben ser pabliados en ‘canto sa pore. A menudo los erchiveros gue describen importa {es coleecones de document se Himitan = inclir en sus catilogos ‘ai eilo tale y Ie feska del documento. Un notable ejemplo de fle de gran utilidad, aunque no proporciona mucho dato, es el de In preparade por la Masrachasets Historical Socey.() ‘Las programas cooperativos para Ia catalogacién de documentos te padrin emprender con efiaca, slo cuando la prfesén erchivera Iya paso aus tenis descriptvas sl mismo nivel que In profesin [ublotesrn, poos es sabido que las bibliotecas no iniiaon sus pro ‘amas cooperatives hasta que las reglasy téeneas dscripivas lo- saron ple desarollon a ‘Ls programa cooperatives sone medio a efcaé para dvulgar Jas fuents docunestales de oe Estados Unidos. El primero de tales programas gue, ba sido iniciado ya, tata de ls compiaciin de una Tits de todas las coleciones de manuscritos en la nacién y todo archivero debe prestar sv ayuda para complelar esta empresa. Dee pds de completa un programa cooperative, e= preciso distibuir ls fstilgoe ene el repsitrio que los haya prepaado y las insite ‘ones gue les necesiten, Ese intereabio de caldlogs puede aberear todos ls eentos de invesgnciin de una provincia, estado o macén, fo puede basaric en los interests partculares debidos 1 actividades feonimikas, eslesstins, militares, diplomas, otas amas del saber Bi a St Mi of le Mets Ba Ste, 16 Tete bers hep cane Tee ht Aebr'ye,. UPC. 1961. 1 Ended produ E Sige eee» liga de podacin Cosel Sale Ants de ealiar lo sits paicalares de lt dormeton scone examinar bevenent tos Tatars generaler que Sebi fuer las teiesdecritvan, Es acres one to qu de acer de lor dastmento,y ls earateiees fndse rusts dels ismos an cales deteminen os eaacee pe tens. 1s forma en que lar dace chen decriise dpende det sso qu se hard deel, Las facie dctmentaeserpaals tener soe ditinay al de is fuentes secundarasbeadas en agen Lot {ort orgs se tan pinipulente pure iene ce dius, ange nbién ve lllan extesmene pre inesgatones fence Caando lo docuestn ve san pra inestigacines eu, fis, © neta. otcar dealumente os erumerbls ‘sans de qu ten le dorumeson Las mencinadas esac tes pueden evar» cabo satifactvamete ain cade To doe. Ie en ate minon gels es eno Peres ‘Sonali, regione ogc ees Un etuioo conprepreioa ‘ecndh porte Svenigacin, pe averigur por mca ee Aocunenonrelteats a deerminadas Tecan, loaren © nvilr 7contienen datos sobre el asunto de que trata su invstigacn.E) eta diosa no depende completamente de le dato infermetiner que ex cuenta en Jos catélogos 0 que le proporcions el achivero. Por ot parte, los documentos originales no ge wan tan extensameste com las ‘bras impress, en el setido de que menos pervonas Usa los docs ‘mentog peo los ussn és in 7 —= ‘Uns descripein, pare ser fil y exaetay debe "ener presente Ia nsturalezs y propiedsdes del objeto que ha de des: erihrse. Los documentos, pues, no pueden deseribirse pensando eo objets de maturslena dapar —tales como Hibroe—. La téniea dex triptive de la profesin anchinera debe desenvolverse tenienie pre- sénies ls propiedades de les documentos, y no eopiondo Is tGeieas Dibtotecaras qu se hen orginado com relacién «cosas (Ibzes) caper caractres isco ysubstentivs son diferentes a Toe de los documeat. “Lor dacumestos originnes son distints de los materiales bib tecarios bajo dos puntos de vist: (1) los documents oxginales son Sacuesprimarias en verde fuentes secundaria, come lo som las beat Iimpresss; (2) los docameatos tienen eardterorginice, Estes dife- "uaias fundamentals entre Tos documentos y Is obras inpeses son sHorges des eis cae sscaracsprcaar con atibutes adisionsles que adguieren (nlencionalmcri) al cer tonferinadas Este besho determina las diferencia Sundamentaes fenite Ine documento y ae obras imprest. Adeini ls docuneton fe variader, de compen ¥ Uipor complejo no ron widades fi Scamente separable: (diserete unite) camo Jo som Ins obras Spree, Les documentos earecen de los siguientes atibutos edquidor {inten conalmente) por las obras imprest: titulo, Joga y Seca de ull ‘aca, e Inige. Las oras impress por tener exoestintos lzos 4 bien definides, pueden descrbire con exscid en terjctae de ‘aslogecién. El eco de gue Jo sano Js rersalen que sc ETAT 5 es stile. cosa vee cable al deserbie olvas impress. LQ oe que deen 18 segulrse en ls doeripen de materiales de rocedinienas biblitecarios de catalogacin que han cdo ideados eva desrbiy pleas siladas Porgue los documentos tienen cardcter orginicn, su contenido substentiv lo adguere ineidentalmene en el devempeko de una sie vided; las obras imprests To adguieren deliberadamente. Por esta ‘azine contenido restates Hacientl,limitado y diferente eo cada rupo documenta El factor fortuito que enlsaa Tos asuntos oo Jos documenios 36 hace patente al coasiderty cm y por qi ee producen Tos documentos Apuntemcs que une ofieins gubermamentl no tas, deliberadamente, Ae ongenies or aeonioe o materias todos los datos informativos en ional). por eer ts deinorporar a Jos archives de su oficina todo les do ioe sabe todos 9 aepects de Jn sil fully slemeate fncepora aquello dacuonatos que se reacionan fon sus prepas actividades Es claro que le documentoe aharcan slo un mimes linitado de asuntoro materi. ¥ ys que los documentos se telacloan principal ip ssuntosomaterias que con el ebjen de ors sci, ie absrest completnvente ninguna rama del saber; 1 lcslidad Ge documentos rprecete apenas un pequto sepmenio de los eoneininste hesuanos Todos los archivos dl gobierno federal de for Estados Usidos, aunque inpseslonantes por caida, sols 9reefs tan down nero limite de tdos sno laos en un ‘rquena de claficacin pare biblilcas, Todas Ie colesones de ‘manertospridos, por sipuest, no abrean las divenat rams 4a coocinient humaao tan completamente como lor fondor de nt ‘ite pega Por ote para Ins ous iprens ebrcan todas Jos cmmcinicnoshumanos. as diferencias en el contenido gree ic (un ne) con thal ahaa ds ts Ta, sede To mismo on dos depinton documents exe contenido Je Tosa hay grande diferencias. ‘Mientas Ios foes bilitecarioe pasdencatslogarse con un ad de acuerdo isa de a Culler san, puss, lax propiedadeso carateresditnvos que tun defgurr en la deseripsta de los documentos? {QU propiedades a iv, Dichs eursceres etn iden ‘finda, en erminor generals, en el cuadro gue iene — P| | eae relaivos «la (1) elas y tps, (2) formato, (3) cantided, y (8) form. Tipos decumentles apts Sits t fs unidedesdosurenales vaya e desribizse —son el raps Is sere ¢ In ican aidlada, Debe obervane no imports qué ‘se de documento st descrba —sen cartogrfie,sudiosisval, © text], También ve debe cbservar con vespce a obrat impress, cu do és se dexriban come, materiales de archiva, —- 1 puede idemficarse al cones "El tipo document OR oe er ee al El téeming “tipo” se reficre « TT, vy eee rahe ee feral que est describiendo, El estudio de lor tipos dacumenales de nestor dias es In proseacién de los execs diplomsiios he pers los documentos entiguos ¥ medivales. Pra poder describe dcumentos con exacted, el archivero debe comprender el significado dele teminos qu se wisn pera Mesiicar lor diversas Spor documentals,y esto no fell, Hay muchos tpon aocumenals;elgusee sumsmenteexpecielizads, Estos se producen fen ls ejeecion de diversas acvidades militares, indotrale, gu: Derumentalee— con a fin de desempeiareirse operaciones 0 tr rites espcaltads. Ademis ol sgatiedo de algunos varis de un perfodo& oo, o un témino puede tener disatnsigniiadon, Betas {iferencis se daben a qu los documents se originarono fueron pro: cides ea la jeacin de distinae actividades, Por ejemplo el ter ‘mino inglés “warrants” tiene al menos ter sigcfiadoe distor ‘ano cuanto se refiee a scividades militares, oto pars acivideder judicial, y obo pare aetiidadescomerinlee(2) Por sta pare tn Slo tipo documetal puode ser designad por varios tminoe de Te ‘misma e pedis sgfieaién, Después de eomprender el sgnifieade de Toe sérminos que 8, ‘usa pera-dsignar los divert Sip documctuls, un archives dabe selena los mins que desriben a cada Sp con mis esc Debe usar tdeminos erpeisles para ipos documeatales epeielin: dos: Si un trina tiene muchos significado, ne debe aerse menor (qu signified especial te haps conocer claamente, Si bay vaioe ‘cminos pare designar un tipo documenta, debe ware «trio gu snl gle y aad: Dobe eve os Tes que se enventen, en Todas eae divsines, designator cnmo tjer documenialen cones lasts. Hay que tener presente que los limits de tales divisions 2o exin bien defndos y que ievos tor documenslee gue eatan 4e teats inaneieroe y Judas son produsides por covparilonee ‘privadas sf come por dependence del gobiera Tipos docamentales comunes: Civtos tipes documentelen ve relacenan con casiquera de los ritadosasuntor ¢ stvidades (per nile, fisnciero, gubermenales). Estos fipos que Paterna de Drende solamente eartasruibideso earns expodida, el teming “ear fas" debe ser usa. Ente las ior docamenallescomanes son dios de aencda los siguientes: ‘Actas Memorandams Caras Noise Corerpondencia Telegramas Informes Une gran varieded Niettrminos = wan con ol finde idenucerlos ens sltimas puis de ‘anuszrts prvados publcedos en los Estados Unidos. Algunos de Tos témminos qve contienen Tae guias ein antceador, oor Senen varios signfiedos y, « memde, varios teminos Genen Te misma © areidasigificecon. Por cjormplo (en zl) hay al menos enseo ‘ézminos que sizifiean diario —releicn histviee de lo que be ido endiendo dia por ia pues archivero debe usar tératnce ‘que aclaren esos heshos. Por Jo general debe weasel rmino “in Ho" para desgnar wnt relacdn de suesoecantempordnaiey "mene Pine” (mentois) pars une relacin eserita aoe después, Los tpoe se sguen som dignoe de atencie ‘Albums Enaayos Auiobiogratias Cenealogas Biografies ecorse de Peridico Diarioe Memories Discureos Semones ae ‘mie iat > | ee eects AD. 1...Scorn yn lll ejemplo, incluyen 8 FOTOS tscrite, Loe documentos referents a embazeaciones inlay tos” locamestale tales como mstialus de. buguc, marealas de mer, ‘manifede,diarioe de navegaién,fectra, conocimienios de embat- wm referents ¢ aatvidades finance sy judieisls, En up artelo uulado “The Cataloging end Use of ‘WestereMercantle Records (atalogaién y uso de docueato ne antler), pobliado en la revista The Libary Quarterly (abil 1998) Lewis E-Atberionaffma que el rmina “bro de cesta” tene poco slpyfizada parse hstoriador de I economia, y que toe lerminot ie expecifione con proferible. Fl archiverodestbre que el trmino. ane uUlidad come tirmio oalstivo —qee in claye vanes por de ed. Si se desea iden ‘fier tips especies, ee econejable enocer lor tm wandae para designation. Las definiione de dihoe términos se encsentran fn dicomuies de taminologia comercial tales camo Joe sigaiente The Practical Handbook of Business and Finance, pbliado por Tho- mas ¥. Crowel Carspany (Garden City, N. Ys, 1990; Dicionary of Busines and Finencr, por Donal T. Clask (Nev York, 1951); dm: rican Business Dictionary, por Hareld Lazar (New York, 1957); 9 ‘dl Distonary of Business ond Industry relatado por R. J. Scat (ew York, 1954). Las definciones de documento adie (legal) se encuentran on la obra de Bouvier titlads Lx Dictionary, de la ‘ual ay varias ediciones, acao ls mds notable els del so 1914 ‘qe cotine tres velimenes. Para fines de desripeién los Itbror de exerts pueden clei ‘are en do grupos (1) libros de Tprimera) eteada (etsy) —en Tos que we aplatan ls euentas die por dit y (2) Tos lines mayoree los cles ce pas los asentor de los libros de [primera] entrada, Entre In roe de [primers] entrada el “ourne™ (diaeo) ex mis importante Darante muchos aos exte fue el inico Ibo de “primera ena” y lo sigue sieno ea ls esablesinienospeques. Enpero, en lor sistemas modermor de contablided,éte or ba reli to o subivdido en varios subivsiones espesalizadaims, EL “ledger” (ior mayor) cs el mis importante de ln Tbr de (segunda) entrada a Toe eutes se pss los asients de To bros a de primers envade. Bt “ledger” también se ba subdivide y actual ° ‘Acsones ‘everdos Alegsos ‘Auto definitive 3 deste imerocatorio Boe Borradores Ceriinconee Contrsios Dereon Declaraciones Distimenee Beeritarae de taspaso de arrendemiento — son los que ls lerales,estatales y muniipales—. Varios de lo tpos referents a asunts Financiers y jadciales arriba enumeraios tam he ons 1s eden le ee ee oe surgen por su rescidn. En Ia ejecusién de detivdades muy especiales, tales como actividades militares lesisativa se eriginantpos docu: rmentles muy especializados. Esae operaciones o tsimites altameate copecilizados dan lugar « tps también slamente especializados, ‘esulapdo an los inumerablesformularios producidos para el dese. fo de actividades guboramenslesalamente eomplicadas Es importante que el echivero comprendacfino y por qué fue- ton preducios los documentos guberamentles, para Poder identi fiearos con exacttud. Acaso sea eseario empronder una investiga:im sabre Tor procedimientos guberementales pera campreader Ia ‘ignfleacin de lou varios tipos documentalesprodueidos en le sgl XVI y XIX. Algusos de ls tipos docamentels creados prinipslmente cam lack a actvdades del gobierno won exo Actas Oficios Astorizaciones > Ordenes Girelars Pasaportes Conoesanes Patentes Caesionasion decors Decree DL delavenciie Despachos Peticionse Tetucrones Recomendaciones ‘Leyes Reglamentos Mamoxisles Reroluclones Memoriss Solicits [Nombramentos El trmino“tipo” 2 reliere a algo mis qu als aacetrstis Siscas de un documento. Por lo genera el "po" revels tatoo eo. tenido camo le earscure isin del docamento, Eat es cet Porque cn los tipos documeatales se rfljan las diverse las de eri, Por lo tant, el mina “cesionario™ revels que ese tipo sueié co alin de plantar ciertas preguntas; el terming “libros de eset revela gue ee tipo fue creado para esnsy cits ates fnasieon, tte. Esto data informatvor sobre In acim rovelan el conte sabe luntve de docamento, I tipo, debe anotarse entre paréntesistlene poca importance ale catslogcién de materiales de hibliotcs. Bt bilitecaio tr. baja con un ndmero limitedo de tipos Al estalogar une piesa eas sues hace mensién de ax ipa Si Se tests de Ta eatsezace de on bro nrmalmente no et indies et Is ficks que oe etd desrbiendo tun lib. Ls informacign referent al tipo se inserteséle euanio se de Upos no comunes. Pr sri ate en oddone! te rane A Scena tour ey 2 téeino {SEED it camo se ener aq este «a sac mde gs eanenios ain rare ficcamete en (1) 3 GER copes lenis ce), y OO —_ ‘ermcnds srevecin” ata, sumde cits temino ile) 1s comps de ua wide documenta puede ideticarse contain ke siveate prena Site at deeoenen, ut lat de slaman es? Pande sr Libr de Caen Lire mayer ie conn c-Si se tat de_unidedes archiveles. qué clase de snied eg?-———— Bie er Carpe Carapacio Legsjo Si se weie de ana “serie” de widades rchvabls, exiles ordenacin? Puade set labia Nunésiea Por materias D-II Le, Lasvoltteaes wireopersionesconercles con feels nulan pera regisurclenaraeivade ies come compra la ox, yor estab ls designaton rv rar de soma ds cam Fray de slaon, a Algusos veinens isles como Tor ins ‘epindorsy Hos de reps, se pucuen ene frocai de eee 1s Lares runasss de mofo, mses gue buen ss pos sn el resludo de ts atid cole, Hr ieca de que ls docometes eth ewnadernados o tee expecislsgniftectn yor sf mono. Normalnete slo fades tan Sens de Tos solimene, enrunca one teumulacin de docs tor de datemisedoe tony ea ven en pe su consi con, oR SD ii | eeam Nn fe preporsonar moc tslormacon sobre In mtsralea de low do- ‘umeaton con sGlo Indica emo estin reunidos. Pere hry téminoe eee eaters ye Toa ln ei en « an >... “widades puoden ordenarse de acuerdo » QTD no. Gs ats ny Ss ncpce Sterner is ms Sve (rsa yen) sen nena de Soe ee ee wea abs bas Ss stam coments coc Boal Devons & mms or mts bon ston de ordre tees yrn el contin unt re semper pr sey aur lia ie sgt cranes deta Sole ree gn usenet afrnase i mle Sere Per Sau oe tae ses (rang) co onc ene Pape gear peg ree icin fl ls fled bs ate Ud) was “deri doumets impr ia aed. Eo pont ht tc es dla os Sie cadena Jao rola sa? ‘tn teams va? Sr alcpo quran cet onus es ee saeeSibcm) inked nee des ei nae: foe eee elmdas'(io ew), elm Se pea an = Cuando le documents no son originales ex descebleindicar la clase de copia. Ean ede cere ontestande la siguiente pregunte: Qué clase de copia 0 reproucciin? Puede ser una copia nesta a miguina (meranogzafiads) Fotocopia Microfiimad, TL Canscrenss Isremnos saber: (1) la dad productore, (2) Ts origenes funconaes, (8) le fia y agar fe producién, y (4) el eantenido substantive ‘Muskoe de tas atibuoe, ha de nota, tatan dea produc. cin ola “precedencia™ de ls documentos. El a ene un significado ditnivo ea la profess ‘AREAL oe = wo tenet col bas 3 ‘aldnd on pr rein ene Sets fs ‘teens Seton pens isan Ee se Lr _ ee i iii ee beg or reer sagen widely get foie de pci hat Bete tunes OU acta Selon pease se lr rms omic ae re me tee eee mT ,,rr~—s—_C es Friis aan icignaaie chine ie aris Gene niet eis mates tones Tr g's docie clue Te ets anil plone Eniidad producton El primer cereterintemo que debe consererse en la descrip cin de documents se refiere a In entidad productra. Ela sesla plicable s esaleauiers de las unidades docamenales (piss, serie, ‘ropo), o's catlqulera clase de documentos (tntal,cartogriica, Sodioesal) La eatidad produrtora puede ideatifcarse contetando a Ia sh iene prgunt: 1a carporcién ude ser ora tal como una dependenca guberoamentl, un esablesiminto indus sca, elias, podagigico wots else de fasten,}——~ Forest Sevier (an as dates infomatvsrefesntes Is end productos enen ran peta on dvesipsin. sto ele tanto de 2s do ‘Sten pio como dels pvados ‘iets date nforatios sobre documentos pias pueden ropocionse con ally idfcar Is emidad gubersatia que Tov per Gurls mis pds la informnein bel aided pr ete tami peeca ent i infrmacia sre ns contenia. Si ont on futon productos or sna oficionguberametl ve cofecho do idan a fina producoen revels, en do Te me eennido matures, Por ejemplo, eid que el weetutete de Agiaitre de los Estados Unids produce docw aris apnonagrcla; cx sbido gue le dependent she eos bongs cones) produce dor Far eres sla alvielar; y evident gue Ix Divisio de Fee Ditcion (cic para entucar enfermedades dans «Tos Fore no Jes depndenia Fore Serie, proficedocumen erties «enfermedades dao Tos bosgies “es dosumeres privades tin deben deere propor sande gin ere ended producor. 5) Ine documents fueron nde Gis oun eaplecnicto comercial religeo, pedals roc Hats que iene leaded prodedore aya & re ce acerj nara de low documento. Si se ate de Teint comeril, 2de gu else? —fsia, mercado, o com ce anpare” en tominoserpeion,oqué produce fe Den, vende,o tespora? Si os doses facto padi pr ama pst, cles Fee oreo mu eeupci, profes, Ts puesor ave oa ee lar eased y anid dels menos Hey eat am cn abgado, eri, instal, dpstady al Co ee Pee Gg pores sericin aa compa Fe Be onc las hecos ssbrealeies eo lk cazeera Je oan se ane indcacin de contenido de lo doeumenie. Fe eerie slo fda que cl Se. Biches de Tex di or Sele cana, pedagogo ¥ lo, se reels teins va i grernee efor dacmeats de Dediheck, Lax datot Eels cs dea preona, poole preetare reves TUT ar's tn que = emplen en Toe diodocario bigs ie Ejomple car) El carétr interno ms importente que dae tenerse en cute x a denriplin de documents esl ue tea de ts ogee Fenconsls Les orfgenes Sunsionales de las documento pucden idetilicarse Spine : John Doe (diputado al Congreso, negociante en madera, ai aris cnins __ there toa ls aelones que ejecta une perona 0 eoeporsidn @ldesenpefe de un program Ex d ise de una dependenci puber™ ‘ments, puede ser un de ls prineiples programas ensomendadoe Ale dependencia desie soe ' ralinare en olros mie expect vin Et fe rmine puede subdivide Por ejemplo, el ermine "activi ch Sd 2 i a Ma fe zeiere « acioner expect ‘expesticas Bh fiesdo. de Toe tGrnings “unciones" “actividades”, ¥ “mits” quedanfseadee baie ins inane seen Acie ct MD yo Jas de avalon, seb, vesauru,guardar, onenar deveibir,presar ‘eri de coma, pale lord fede, Pare fine stainisratvs ease ements raliosos del gabieno fuels designads come Diposct et dividds ex dor sca Te ettided de expurgo que tna prinipelmente de alu ls doc tho 3 as defends denen que se paps xr: Te Beast a eeepc aici at Meera Srasrs ds depen ear Ande Non Ee Adesempeto tes operaciones expos epee i expeifica que reels ada tha de eas actnidadee se east varios ti El trémito de expargo se refiere a uns de Is destuceén de eerie daew- snus el mie de Fcepeia so velce atom open eat ‘que resulta en el revibo y registro de documentos. aad1s facade uaa pera o dew corpora pied tame bide poden sais evades mes Ea el cao det fcblerinie ints portant eer ge sean pre {Senne pingal ani et le de iabra,wender opera ecrmidee prodics o ecg, Bh a jessica des Buco ‘ida nin qu dvempear mero aahdnd. Por sonia todo etableciniet comercial docnpela a acid de Teva ees {Ss oper el dtey fbb, Meet cen acne we alge Gy trminns mona, varias cpu J ssons las acvades Ae compra, vender yeep etn proc; a compa y xiao equ yeas cpl y pag de ab ‘i ~The pene pds cept cir de wt dries pfeil json diplomat, relia, clara era Deno ea ven aco bya price ie Iles pein ales como el eeleiniee dunn averse, is consrcsn deen forocriy Is aminiacén Ge tn nas, de "Un archiver dee deermias ls actividades y thes exec fun que oti sefljden en lt documents que han de dees {or cocenioe pede desiine eon mis eae con ren ‘eign fnsonaes que con raion a sual st sto. if detibacin dele Sven y its que moar lace cain do dosuoeron rela a tialeacn cnt y le sine Ue iho Gost $e tlre con fcc queda evade vo tl con reac ne cade gue metearon rte {i ss tnb cn relahn lr entee perenne 7 sbjeur-de sue tte Cannes ress oT norms are ln exgses fc ala, tano tu rea a dsp del cts des dct Imei. En eles de ua depenencia berate pose Inter cou gen pein el reteide elo docmerca taal inder les acrid y tres que motarn le raion de los Coens, Gros focumtos del Arco Raval, por iene, den Sesriem tron eral inden qu eral oc le fancied Spa, pen dibs ms pec {ndetodo gue ve licen al aeivied de serpin ol iad de expugy 7 pose decibine con tle presi indiana que to, En muchas gas seviene tes de documentos privados, ls eolesiones de pepeles sv desriben cunige fina matinee nae “eis Sat at phan sane ain From rrpmn secs Bl me DeWine 9 Bi pam | ri toate, nce sme ed ieee atte cea tps ran iat pepe ses ae arienes fuentes Sn de so vale pata revel lend de Alsi docamenos spartan indie fecha ye ‘en que fueron producidos, a La fecha y el lugar de producciin pueden identifiers cones tando alas siguientes preguntas iCuindo? {En qué afo(s) fueron prodcidos ls docomeatos? Sidi! on reo oes fe at oe alc A document ls procedencio no lo revelen adecuadamente, oe El modo de proceder, a fn de manifestar el connie substan: riguar lov fue se dirgendichasacividadeso timites, Ese proces cin dha, dard Ia jnformeciéa neeesatia para describ el conecdo de Ja nid documenta son gEiit ito dena ave 0 de un it reas ser los run temas gue figuran en laden fe los Jost, Pass determina el asunto de que tatan ls doctean el nive debe esfruse en averguar cles so les “ebjenar™& qu _rig in fteato dens dren avis otis *) Por ejemplo tv tba xa ln conrespndencin dl Departs smeto de Estado eleet lesabacnient de eaciones emesis fom gblemosexanjern ny que everiges els so os “produ teren gue oo pens comer. (Son rodeos apr, teen Sing 0 acaes? ‘Yen téminos cpu. Zeulas prods Snecacay, 9 erale? Ean “produto” on Jo asl em ‘ecg tets a cited eorseondnca porque a tos eth dg Ia lsivdad de etabloerrelasinescomerile, © si ae taba con Corresponlenci ferns» pena a pregua qo lero cout ‘non? Si ln orreondena ae ‘vefire« diverse lsr depo Sonus, cs qué class spetcs? Eo estas do can ns personas 0 [ras aes de personas. on Joe asunoeo temas de que trata Te eorree pondenca, Si ve trabaj cin correspondents vferen ¥ episode o— Se ec cere SUBSTRATE Ts a nos Soe ces ee antares eee ee Sree eee ee ee heed adie tan one copencunn He 2Quita? {De qué personae o corporsiones tata Ie mnidad do camera? eCusles? {De qué “cosas” tan Ios documents? 2088? {Qué susede «Tar peronss 0 "anes"? Qué fendmena ein regards? Dinde? Dénde rave lugs? . Hi que cbserar que los datos infrmativos sobre la procedencs de los documentos proporcionan informacin sobre un emo, ean doy dnde fueron produeldos lon documentos. Ahora nor itera ‘contenido decir, Ins personas, lgares, “cose”, 0 fendmens de que tests Is dooumentacién, as como las fechas y Toutes en que todo ‘ilo tava lugar. El termine “fenémens” que se sa en la areas dee. ‘ciptvas para indeay el contend, debe distinguine de la "acts dad” que real en Ta creaién de los documentos, Por ejemplo Ia salicindes para concesines de terrens an el este son el realade Ae las aatvidades de Te Genesel Land Office (Oficina General del Caan) para desrbuis los trrenoe pblicos. Esa ectividad eo la ‘qu impusé-ala-eeaciin de-Iae-ciedae slides jonto on. roe Alocumentes gue las asompafisn. Sin embargo, ea dowusntncon 26> efiere a fenimens tals como la eoloizcion del est, ln utzncin el tree, inmigrecin, eee Ls emas que se refieren ls documento y respects aloe cuales, fe eonslisn con mis Steeuenta, ron Tos siguientes: Periodos Cronoligive: ras histrias, sidas, deadas, afis, mess, dio, Personas: Indiv Corporaciones Privadas — esblecinientoe indostiles, iglesing uni veridades y toda especie de orgaizaiones tities ibieas — depenieniae otras entdaes del gobierno federal, eat, y municipal Lugare: Regioues. pines, provincia, condadon,eiadaes,yobledo. “Com” Aificials (hechas por le mano del home) Cansraccones — eifieios, pueates, press, ee Maguinssis — autonévilen ferrari te Mereancias — abjoy géneos| fiNatale "Terenos (se inclayen las montis, ros, lags, e,) Mineraes Vegetales Asimales Fenimenaz Amplias cates de fenjmens tales como fenémens saiales ‘eligi, politico, militares, gubernamentals, dip ritcos, comercial ciefices, aricolas, ee. Fendwena expeetficas tales como sittaones,Ineidentes y ‘sconesiientosparislare, En el ils dl contenido subside las uaidades deca reotles es menor oberra I prnciios: a 2 debe indica silo equllos abntat 6 mleriés~ (que dane conoer lo sigifcaion o que feciiten el woo de los dor — Hobjtivo de Ia desripciga por materae eel de daomiar 0 “Elune silos docamentos tienen informasién de interés part cient ‘campos de invetianisn Alganos campos de insestigeién tienen Tiites bastante ese hos y exactos, Dor ejemplo, los gensloistasy anicuarios tienen fnterés en tomas bien definidos y para stisfacer sus inereses part talazes bata con proporcinar Tot nombres de personas lugates y ‘de woz en cunido de objets tals como embareacioes¥ ec, ‘Otros campos de nvestigain san iimitados yeas indfinibles. Los eaaovu del cons sociales stn nteresadosprocpalente cen fenimene sociales politicos y econicosy ls innumerable te ‘mas eapcialzados a ls que pueden dirigr su investigacines son Alien de ansipar. Adem de ser tan eepcilizados, aus itereee ‘arfan de un perido «ota y de una geneecin a ota. ‘Aqui es oportino plantar Ias siguientes preguniss: ;Debe el “detfca le documentos com elacign toes los esuntas gue nate sean de intents pra el invesigaor? (0, pasndo ‘ert Tinie, el provcko y wldad de Is deeripcin minions por rmaerias deja de aametarproporcienalmente al sumeato de tiempo feria que se le eansagra? ,0 acaso es prelerible describe Ios do- fsmestor con rlaién ¢ un nimero limitado de temas siempre que ‘ean Tos temas mis frecuentemerte consultados? 6 EL hjeivo de la desripién por materas debe ser de sleance limited. No e necesario espeifca todos Tos temas o todos los datos sche determinado tama que se encuenzen en os documenta. Aun en Ins desrpciones mae mincious el erchivero acaso 0 loge inelie todes ls temas qu scan objeto de inestigacién. Por ota parle, ex Jas doseripeionesminusiouas cs probable proporsioner datos aabre temas que no sein atlzados, A conecuencia de ln owisin de temas dle ntrde paral investiga, af como la inlasign de Tor que m0 ‘Senen interés e nflere que Ia deeripelén miaiosa por materi es emprese de dudossuilidad. La deseripeign por materias ex insti ‘el grado en que omite los documentos exitentes sobre temas dé Jmerés o en que revela los docameatoeexistnts sobre temas hacia Jo cules no hay interés. La nein de trae que no tienen interés jar I invesignin os peor que in, ys ques concen malgasta ‘ns energies que podian emplearse en ln prearacin de eatiloge de nis proyecto La eonfecci de atilogos de matrss tienen wildad nel grado en que se releren a temas goe om de inerés para Ta Inveagacin. En mi opinin, el investgador quiere saber cir infrmscin general acres de Tor documentos, Itc basta pars stisfacer sue ‘ovesidadesparicalazes, Provito de ene informatin, el consulate puede examinar Js documentos para averizuar si contenen dete Sabre Tes temas espeificos que le teresa, Por regla general, el archivero no debe esforzarse en describe los fondos por materia 0 asuntos que abarean todas las rams del stber, ni impoon todos Tor temas dentro de deterinada rams del ‘aber, Debe desert sue papeles en relaeién con los asuntos 0 temas ‘que mejor revelen mt propio valor af mismo tempo permien una nel iewficar de oe mismo. 1b) El erchisero primero debe dseribir las documentos conve. lacin los asuios 0 materias gue ton claros, bien deinos 9 fies ae idenifcar y luego, 21 hay nese dello, proparionar una Aeseripcién de los temas més difciles de denificar. ‘Bs fll determinar qué documentos se refer & los esnios @ temas arta mencionados. Por ejemplo, es posible averiguar casi Siempre con etaitud, a qué perlodocronligic, 2 qué personas, 0 A qué lugares se vfiien Tos documentos. sos tres tras son ficilmente discernible y, afortunademene, tn Joe i iporacen, yt que el aGmero suaycr de cones al a) eee‘ao que se haoe de loe dooumentor ce refieren estos tomas, Apers- Dido de los datos sobre el perio eronoligico el agar, el eau ‘uate geerelmertepucde deter qué una docamentales po- iblemente comtienen los tos de interés para su tema. La informscién tobe personae es importante tabto para estudiar genealicasy bio fifi como part estioe histricos nacinale, proviniles y ‘uricpales Los nombres do possonss se toraan me importantes ¢ todide que lo estudio se diigen» determina leaded o perso ‘Las temst que se reasionan con cost © fnimene son menos defaidos que los que acabemos de considera. Los teminos "couns” yy “Tendmens” se relioren a muchos tems, algunos de ellos difcles 4s diner: Hy una infintavariedad de cess endinenn, ps el dz cons se reliere a todo To qe hay 9 existe en el mundo y eh ‘rminofeninenr ee refiere« ta lo qué suc, lato alas nae como # Tas persons Por elo la informacin referente a fendmena debe proporco- ‘are inilalmente en Urinos amplio, tales como asuntos mliares, ‘eligiios,pliins,y ottos de paecid indole, Si el eonsuante sabe ‘gue la unided document se reflere a una clase ampli de fendmens rales come miliares— y ademis sabe la fecha ye) lugar ea que ‘couriern To fendmens, eal siempre puede determinar ean acento tales documentos so de importancia para so tems parol. Antes de derribir Toe documentos con elacién ¢ cosas 0 fends sens, eh archivo dae verigus, primero, i ey un verdadero i terée en tales “onas” y “fendmens", y segundo, aveiguar expel ‘arent cules coas o fendmena sn objeto de interés. Por ejemplo, bay interés por document referents a “cosas”, ee pieneser lentficaras en tnsinos epee —edificios,embereciones O si hay inlets por documentos enbne enémens, hay que ideniliar 1 ton en zion epecifine —avonleciaierie de la Guerra Chi ds Shey Naa” w ons access eps Mi extca sobre la descripsién de documentos por materas no Ashe interpretarse coro un deseo demi parte de no querer aalisiscer Jas nezesidade de To eoneltzte. Mi iteneignperigue too lo ca caro mi dean x desistear lo ue puede acre y Yo qve no puede Iscerse eficstmente Mi nteasin es Ia de digs Ine recursos trchie istics hacia une labor dexrptiva de ude, y, al mismo tenpe, ‘var que se malgssen energias en la preparaién de eatilogos por Py smateriae mal plancados, pues no hay actividad archivistca en In que’ fea postle milestar ma tempo que en sicalar programas impre- Parente formulndos,eneamiandoe'» mosrr I relacién etze doce sues en téeminos ample, y en indices que deiben los temas ‘santos en trminos expec. 9