CORTES ALONSO, Vicenta Manual de Archivos Municipates. Asaciacion Espafiola de Archiveros ,Bibliotecarios, Musedlogos y Documentalistas (ANABAD) Principios y Técnicas archivisticas. ‘Qué es documento: Hace afios, para nuestros antecesores era bastante facil definir el documento como “escrito que ilustra acerca de algdn hecho, principalmente de los histéricos”, puesto que casi solo los textuales se producian. Hoy. con los documentos audiovisuales, los legibles por méiquina y aiin los otros restos de la actividad humana, no es tan clara la definicion. ‘Tal vez por ello, la Academia de la Lengua ha ampliado la acepcién, en sentido figurado (aqui llega la Documentacién) a cualquier cosa”. lo que complica ampliamente la delimitacién de los campos. Podemos decir. pues, que (@SHneHtOsss iat iisiiaitellsineHv ide ieinambeSlnae> constituyen testimonio. En el caso de los archivos municipales, tratandose de una actividad administrativa de cardcter pitblico, los documentos tendrn que ser considerados como tales dentro del amplio abanico de dacumentos que el hombre produce como individuo y como miembro de una sociedad. Los documentos praducen. como decimos, como resultado de una actividad del hombre, tuno a uno, de manera que si contindan en el tiempo forman series que pueden durar siglos, por ejemplo las leyes y decretas, la correspondencia, etc. Cada documento, a su vez, puede originar otros dacumentas diferentes, que constituyen otras series, como resultado de diversas actividades de una misma funcién, por ejemplo los datos de una encuesta son la base de un informe, memoria, orden, etc. Que, por proceder del mismo tigen, de un mismo autor personal o institucional, forman una seccién. Los archivos son unidades orgdnicas y organizadas ; con su definida integridad, autenticidad e ingenuidad. Estas tres caracteristicas san la que, si se pierden, destruyen el valor del documento. - _ Integridad cn cl todo y las partes, en sus caracteres extemnos e internos, de los que hablaremos, de forma que una copia en microfilme ha restado al documento, por ejemplo, muchos de los caracteres externos, con lo que ya no esti integro. - es decir, que QAM ee AAU ¢! se 1e no es falso, Distinta cosa es la veracidad de su contenido, que puede no existir, aunque sea absolutamente auténtico.- Estas dos condiciones son las esenciales que la custodia del archivero debe garantizar. Las que lo convierten en salvaguardia de fa ingenuidad de los documentos, porque el archivo no toma partido de cllos en un sentido 0 en otro, ‘manteniéndolos tal cual se crearon en su origen a través de los afios, para testimonio e informacién. legros, auténticos ¢ ingenuos, la determinacion de sus cualidades constitutivas, né cel para lo que necesita le superior formacién, algo mas complicado que numerar y localizar listas de entrega Debe mantenerse la unicidad integridad e ingensidad de los documentos panera autogratos, eteredgrafos, originales, multiples), fas(_ampliaciones 0 pseudos originales, renovaciones 0 neo-originales, inserciones, contirmaciones, vistas) YQQBBID ( autogratas, certiticadas, Figuradas, simples o libres en codices diplomaticos, registros y cartularios), que hay que distinguir en el momento de ingreso al archivo. ¢.nusdon se simples y compe Son los que estan constituidos por id, como es el caso de ana . $n @ELESSTSRCSRATETED 0 een ara la resolucion del asunto de que trat ‘que se generan precisamente, para formar parte de él y que, por tanto, no deben nunca ser separados para “organizarse” de otra modo. Tal accién supondria destruir la integridad del documento que es unico ¢ indivisible, por muchas elementos que lo integren. Por ejemplo, cualquier documento que se saque de un expediente personal debe ser sustituido por una fotocopia que lo supla ( esto se hace a veces con las partidas de nacimiento, titulos, etc.) ~ GBs necesarias sia el testimonio ¢ informacion de_mas de una pec ° ia los fines a los que iban dedicadas. Hin nuestros dias, gracias a las tecnologias existentes, la produccién de copias por su facilidad de obtencién y su bajo costo es una amenaza casi para los archivos, pues puede perderse la traza y el interés por los originales incluso en los propiosproductores. El caso mas patente son los programas indiscriminados de microfilmacién con destruccién posterior de los originales. - Las copias que las instituciones hacen para la propia gestion, sobre todo como testimonio, son los cédices diplomaticos, registros y cartularios, que pueden hallarse en los archivos municipales entre los fondos antiguos y modernos. Las categorias intermedias, las copias autégrafas, certificadas y figuradas, suelen ser hechas a peticién de parte. De ellas las que el archivero tiene que extender normalmente en su trabajo son las certificadas, Por fin, las copias simples 0 libres son las hechas con fines de consulta particular o de investigacién. Todas, pues, son formas que se presentan a nuestra consideracién profesional, aunque unas de ellas sean solicitadas més que otras en el cotidiano quehacer archivero. El documento es tinico e indivisible ~ Tenjendo en cuenta que c] que ha ido Y diversificdndase por un lado, y que lo que en esos soportes se fije es todavia mas amplio ain, puedan organizar de manera natural, también atendiendo a sus atributos, puesto que en ellos vamos a considerar la totalidad de su esencia y sus accidentes, ‘Como su nombre lo indica, los caracteres externas son los que se refieren a la materialidad del documento, y pueden distinguirse: ap” G0 ( acion 3) voliimenes, unidades archivables, sistema de orden originales y copias. = GBD cs ci medio por el que se transmite el mensaje. En principio era it r- Mas tarde se pudo reproducir eS EASA v1 0r fin en forma electronica. produciendo documentos que slo. pueden ser leidos por maquina. ~ Un mismo documento, hay dia, nos puede llegar por cualquiera de estos medios, uno por uno 0 por todos a la vez. De un discurso de un alcalde podemos tener el texto manuscrito, otro mecanografiado, su publicacién en un boletin, la pelicula de su lectura, la grabacion del acto y su ejemplar magnético en un banco de datos. = Todas estas unidades, en distinta clase, del mismo documento, deberian llegar al archivo en un original, pues todas ellos son piezas archivables. Distinta cosa es que no Heguen. Cada una mereceré un tratamiento por el archivero, que mas adelante veremos. De cualquiera de ellos. se puede necesitar fa consulta y utilizacién en el fsturo, - GD éc\ documento cs TTT TTT METAS ce ia Giiformaci6n que corresponden a Ia actividad que Jos ha produeico4. Generalmente incluso el nombre se ha derivado de esa actividad. Por ejemplo, CED ood. AD :, AD EB; soit: as 0 solicitudes, de legislar las leyes. Los tipos dacumentales, por esi jen ser infinitos, dependen de las funciones y ToT. q y, como ellos, cambian, se reproducen y : desaparecen. Naturalmente ng hubo telegramas hasta que no se utilizé el telégrafo en 1837. La pancarta era un documento distinto en la Edad Media que ahora, L.a cédula personal de pre-guerra se convirtié en el D.N.L. A nadie impresionarian hoy las cléusulas penales de origen religioso de las documentos reales medievales. Los documentos, la tipolagia documental, estan tan vivos como los hombres, por lo que su estudio es del mayor interés para poderios utilizar mejor I lx cr nea versa hace que no Se pedan rer poss yh I (GBB 2 unos cuantos modelos, porque varian no solo en el tempo, sino tambign en el espacio, de manera que cada pais, regidn o incluso oficina, puede presentar modalidades diversas, Ksto, en contraposicion a la tipologia bibliotecaria, hace muy dificil en archivos una tipologia universal. Hay que establecer los tinas por tiempo, lugar, administraciones pablicas y privadas y ae de cada una de ellas segiin las actividades administrativas econdmicas, Loh pea le es la configuracién fisica del documento ‘liom y de la manipulacién para crearlo. Asi en los pedientes Js pueden °$, otras microformas: las sapartes en discos, cintas y los legibles por maquina en fichas perforadas, discos, tamnbores. 1. mayoria de ellos, por razon de la produccion del soporte, ticnen tamafios , materiales y configuracién normalizada, lo que hace casi imperiosu el médulo universal. lo que es muy titil para el trabajo del archi TEE cs sobre todo ca mesa $70, Ala importancia por la incidencia que tiene en los archivos dada la masiva produccién de documentos. Esta afectando gravemente, estan ocupando el puesto de los de ayer. Sin que muchas veces se haya conseguido otro lugar para ellos. La cantidad de documentos, lo mismo que la cantidad de seres humanos. sus productores, preocupa a las gentes en cllos interesadas. Se reclama la puesta en vigor de una politica seria de seleccion y muestreo de los cientus de metros lineales de documentos de toda clase y tipo, que se producen anualmente en los | Municipios. GEERERIEG n. E's decir, aunque por titularlos externos parezca que tienen menor importancia, sin el estudio de estos caracteres no se pueden preparar programas de salvamenta del patrimonio documental del Municipio, que tanta falta esté haciendo para que no se pierda lo que por fortuna, todavia quede en condiciones de perdurabilidad nnn as ambien como en el simit humano, 10 - pueden ir el uno sin la otra y viceversa-5- GREED) tidaet productora, 2) origen funcional (fanciones, actividad, tramite), 3) fecha y lugar de produccién (data crénica y tépica). 4) contenido (fechas, personas, lugares, cosas, fendmenos). ~ QR a cs to que en el ambito personal denominamos @Br, la persona o institucion que produce el documento, Inchuso en el caso de los anénimos, hay que suponer un agente generador de los mismos. Para la documentacién Municipal, la que sea emanada de las distintas unidades de la Corporacién y la que se reciba del e exterior, como se crea en funcién de un mandato, no tiene caricter personal, o sea que se trata de documentacién piblica. Como tal. Ya lo dijimos es propiedad piblica también, patrimonio documental de todos los ciudadanos, - i autor, puesto que se refiere ala : (GAERTNER acividad concsera de exafuncion y el tramite que lo efecttia. Por ejemplo, una inspeccién, originada por una orden superior, produce un acta in sity y un informe posterior, cada uno de los cuales conlleva un tramite distinto. _ ATTA svorertatara diplomatica se llaman data crénica y topica, son elementos muy importantes, ics oc os See See AGRERD oon agar conoreto. Para su fijacién hay que conocer el calendario utilizado, la forma de abreviacién de las fechas y la adjudicacién de la mas probable, en caso de que falte total 0 parcialmente, aprovechando datos de otros caracteres, Por ejemplo, un documento en papel continuo no puede ser anterior a 1842 y en papel continuo de celulosa anterior a 1880. Otro datado en el mes de Brumario no puede ser anterior a la revolucién francesa. Otros impresos, anterior a Gutenberg. + EM 61 60: CATT TAA AAD Sucle estar relacionado con el autor, la fincion y la actividad que lo produce y, como consecuencia, puode ser variadisimo. En el se pueden distinguir algunos elementos que merecen destacarse: los que se refieren a las fechas, a personas, & lugares, a cosas y a fendmenos o acontecimientos. Las informacion que sobre ¢stos elementos se encuentre en el documento puede ser de tres clases: intesiva, extensiva y diversificada. - El documento da una rensiva cuando ofrece HQRESMEDs sobre una ss, como sucede con los expedientes personales, informes, pleitos, = READ cs cando aparece APSE sobre una gran eae. como acontece en lo@@BHBUBplistas electorales, matrtculas,-6- - Ladiversificada es temas, como puede suceder con la consulares, los ‘marcar normas generales que uniformen las tareas archivisticas, de manera que siguiendo los principios rectores, los resultados de estas actividades den como resultado el tratamiento uniforme de las mismas clases y tipos documentales, en las secciones y series de los archivos que por su clase, tipo y categoria sean iguales = Elconveniente ta aplicacion de una normas iguales en todos los archivos municipales, puesto que ellos son publicos y de la Administracién local por su clase, tanto en su tipo administrativo, intermedio 0 historico (0 los tres en un solo archivo), sean de primera, segunda o tercera categoria Clases de documentos Ya hemos dicho que por si (SDs co: grificos, e fija y movil), 5 ina. Cada una de ellas presenta unas ue deierminan, bastante claramente. como deben ser tratados y servidos. Como por lo general esta extendida la idea de que Jos archivos son, de siempre, depdsitos de” papeles”. conviene detallar as nuevas clases documentales como parte tan de responsabilidad del archivero como atinde que no “nazcan” dependencias “modernas” que se acupen de las clases documentales mas recientes, por ser algo dlistinto de los “venerables papeles”. No hay tal, y el archivo Debe recibir fades los documentos praducidos por el Ayuntamiento, sea cual sea su clase. Ea jos manuscritos. Los mAs antiguos y abundantes. Pueden ser por el procedimionto de escritura, manual 0 mecanica, impresos. El an: sera pergamino, vitela y papel, sison documentos seri ED. © GBP ios tocmando ‘een Los habr también en formato doi fement to esencial de estos documentos es /a escritura, que varia segiin el lugar y el tiempo. Fl vehiculo de comunicacién es la eng que también depenier del autor, Los documentos textuales ademas, disponen el texto en e! soporte de muy distinta manera, segin el tipo dacumental de que se trate. Hsto se llama discurso diplomatico y es objeto de estudio de la Diplomatica, Docaineniar lilo Son aquellos en los que ¢! GiGi Se aie noma signos SRR 1 een sr tambien acusorionoimpresos Puaden io . no acampafiadas de textos explicativos y las mas de las veces, son camplemento de tos documentos textuales. Son muy antiguos. Se trata deo Las materias escriptorias son las mismas. 1c, Su produccién aumenta en cantidad y calidad y para su conservacian surgen en los archivos las fototecas y las filmotecas, Son diferentes a los-1- teriores en el. fy odelo de expresin, que no ests @EEmB por la mano del hombre, sino ue se ha perfeccionado afio tras afio. Los demas caracteres ( formas, cantidad, entidad productora, origen funcional, data y contenido) ticnen la misma significacién para su tratamiento. Documento sonora; La fijacién del sonido fie un poco posterior a la de la imagen. Edison construye el fondgrafo cAI ‘entonces se puecien jue antes se habian perdido,. Ambos la imagen y el sonido, ponen CA TETAETANEED. Sv produccion es abundante, y muchos se pierden por falta de conciencia de que son documentos como los papeles y perpaminos ‘ipos documentales Los tipos documentales son muy variados, y como derivan de las actividades del hombre y las instituciones, dependeran de cuales sean estos. Los hay muy comunes, utilizados por casi todos, los hay muy especificos que slo corresponden a tareas muy particulares. Asi por ejemplo, la comunicacién es necesaria y la correspondencia formada por las cartas enviadas y recibidas se encuentran casi constantemente en todos los archivos. La Constitucién, por el contrario, es un documento que sélo se produce en determinadas ocasiones y en algunos paises, consiguieron las suyas Gnicas y varias Los archivos que nutren sus fondos con los documentos producidos por instituciones iguales deben recibir los mismos tipos documentales. Es decir, las series que les envien los distintos archivos de gestién serdn las mismas y, si esa administracién funciona ord ‘manera de levantar las actas capitulares, el formato y la disposicién del contenido son algo que casi todo el mundo puede reconocer a simple vista. Lo mismo con una factura, una citacién, un titulo docente, una lista de censo, dé tal manera que los ciudadanos no preocupados por la nomenclatura y tipologia archivistlca son capaces de distinguir unos de otros. Pero nto la tetteshos todos estudiados y reconacidos, de manera que en todos los archivos seah tratados igual. La normalizacion administrativa ha hecho ya algo en este campo, pera {i ihtreiil natural ante todo cambio, hace que se sigan rutinas nada archivisticas eh citdnto & la orgenacién de las series y su atribucién al lugar que les corresponde: de coinbiinte dg [as secciones que las han producido. La serie actas debe figurar, no conid ua edleooigy de todas las que se producen en el Ayuntamiento, sino que habra una setie de ef Pld, otra de la Comision municipal Permanente, otras de cada una de las Comisiolés itférmativas y Especiales, otras de Snidad y Asistencia Social, etc. Es decir, en todas atlellas unidades de carcter corporativo que se rednen para deliberar.“8 GRABS cs que torman las gaps, avento a las actividades que $ originan, forman a manera de familias, seuin se trate de aQHUGBEREB onates (cartes, memorias, diarios, discursos,, a acuerdos, informes, ordenanzas, expedientes rea facturas, balances, registros de caudales, ! liquidaciones), tos, causas, Sentencias, dictamenes) religiosast bulas, sermanes, actas de bautismo, amonestaciones, ). (L) Diccionario de ta Lengua Espaitola. “Documento” Diploma, carta, relacién u otro escrito que ilustra acerca de algiin hecho, principalmente de los historicos,