8 ea g | Set UAPROPIEDAD GUATEM! ACUERDO ADMINISTRATIVO SETENTA Y SEIS GUION DOS MIL DIECINUEVE (76-2019) EL REGISTRADOR TITULAR DEL SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD CONSIDERANDO {Que de conformidad con lo que establece el articulo veintisiete del Reglamento de los Registros de la Propiedad, indica que los Registradores en su propios Registros,regirén todas y cada una de las relaciones internas de la institucién, CONSIDERANDO ue el Segundo Registro de la Propiedad con sede en la ciudad de Quetzaltenango esta en continue proceso cde modernizacién tecnolégica y financiera, en la que debe asegurar que todos los procesos financieros estén debidamente reglamentados, garantizando que los mismos sean aplicados en forma eficientey eficaz, CONSIDERANDO Las observaciones generales de aplicacién obligatoria contenidas en el Acuerdo Gubernativo nimero doscientos diecisiete guiones noventa y cuatro (217-94), Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administracién Piblica, dl presidente de la Republica. ‘CONSIDERANDO Que la Circular tres guion cincuenta y siete (3-57) de la Direccién de Contabilidad del Estado, al Dictamen emitide por la Coordinacién de Aseseria Juridica, sobre fa forma e integracién de os inventatios. CONSIDERANDO Que las comisiones de Contraloria General de Cuentas han dejado recomendaciones para mejorar los procesos del area de inventarios del Segundo Registro de la Propiedad, por lo que se deben aplicar las ‘mismas para que todos los pracesos se realicen con transparencia. O AVENIDA D10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO | PBX: 7957-1111 | WWWSRPGOBGT yeaa teesecunoo oie eae TAPROMEDAD GUATEMALA, CONSIDERANDO {Que como mecanismo para eficienta ios procesos de control sobre los bienes del Segundo Registro dela Propiedad, es necesara la creacién y aprobacién del respectivo Manual de inventarios para el Segundo ‘egsto do la Propiedad: pars lo cual se tene ala vista la propuesta de manual de inventarios para ser aplicado en el Segundo Registro de a Propiedad, elaborado por la Unidad Financiera, debidamente firmado Y sellado en cada una de sus hojas pore! Director interno de la Unidad, contenido en treinta folios totales POR TANTO Con fundamento en lo considerado, y de conformidad en lo que para el efecto establece ei Acuerdo. Gubernativo No. 217-94 Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administracién Pablica y la Circular 3-57 de la Direccién de Contabilidad del Estado ‘ACUERDA |. Aprobar e! Manual de Procedimientos de Inventarios para el Segundo Registro de la Propiedad: elaborado por la Unidad Financiera, debidamente tirmado y sellado en cada una de sus hojas por Director interno de la Unidad, contenido en treinta folio identificados con ef membrete de la Insttucién 1. VIGENCIA: Ei presente Acuerdo entrard en vigencia a partir del rents y uno de actubre del presente ae, IIL. NOTIFiqUESE: Dacio ena ciudad de Quetzaltenango, el dia veintidés de octubre de dos mil diecinueve (2019), ~~ O AVENIDA 110-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO | PBX: 7957-1111 WWWSRPGOBGT eae acleIuin ven ene ieGe ; ie, omen ve ta eunuca ot GUATEMALA : SEGUNDO REGISTRO a DEA PROPIEDAD INTRODUCCION: El presente Manual de Procedimientos de Inventarios del Segundo Registro de la Propiedad, forma parte complementaria a las Bases Legales relativas a la realizacién de las operaciones de Activos Fijos y Bienes Fungibles de la Administracién Publica, para lograr un control efectivo, describiendo las actividades que deben realizarse para mejorar el flujo del proceso, que incluye las etapas de Ingreso, Egreso, Control, y Cierre de Inventario Fisico y Contable. Todo con el fin de poder cumplir con los objetivos y metas que la Unidad de Inventarios planifica realizar durante cada afio fiscal. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA “D* 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGOGUATEMALA a ‘SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD. OBJETIVOS ‘* Actualizar los Activos Fijos y Bienes Fungibles del Segundo Registro de la Propiedad en los libros y forma oficiales siguientes: Libro de Mobiliario y Equipo Libro de Bienes Fungibles Tarjetas de Responsabilidad de Mobiliario y Equipo; y Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles. * Establecer los procedimientos adecuados de las funciones Operativas de registro, control, egreso y resguardo de los Activos Fijos y Bienes Fungibles de! Segundo Registro de la Propiedad. ‘* Indicar las actividades y responsabilidades del personal correspondiente, relacionado al Ingreso y Egreso de Activos Fijos y Bienes fungibles del Segundo Registro de la Propiedad ‘Cumplir con las disposiciones legales vigentes establecidas para el Area de Inventarios. vv v ‘AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDAD" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO wwwsRnGon.cT marae! |w = | GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO DE tA PROPIEDAD. BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administracién Publica”. Circular 3-57 de la “Direccidn de Contabilidad del Estado”. Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Organica del Presupuesto”. RESPONSABLES Registrador de la Propiedad Coordinador de Gestién Institucional y Recursos Humanos. se 4 Director Financiero ce } Oficial de UDAF de Contabilidad Auditoria Interna Departamento de Almacén y Proveeduria Unidad de Inventarios AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO. O AVENIDAD" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWW.SRRGOB.GTGUATEMALA : SEGUNDO REGISTRO a ELA PROPIEDAD DEFINICIONES: INGRESO A INVENTARIO Es el acto de registrar y codificar todos aquellos Activos Fijos, propiedad del Segundo Registro de la Propiedad, de conformidad con las bases legales vigentes y para un mejor control y manejo de los mismos. ACTIVO FUO Se refiere a todo aquel bien que puede ser inventariado dentro del Segundo Registro de la Propiedad que tenga una vida util mayor a un afio y que se encuentre sujeto a las depreciaciones que en ley correspondan. A excepcién de los siguientes accesorios: discos duros internos, memorias RAM, tarjetas madres, extension o bahias, mouse y teclados comprados por separados, y todos aquellos accesorios que sean adquiridos a través del Grupo de Gasto 200 Materiales y Suministros. ACTIVO FUNGIBLE Son aquellos que tienen una vida util menor a un afio, como, por ejempl : Engrapadora, Sacagrapas, Calculadora, Sellos, etc BIENES MUEBLES Los bienes muebles son aquellos que pueden trasladarse facilmente de un lugar a otro, por cualquier medio, dentro y fuera del inmueble del Segundo Registro de la Propiedad. BIENES INMUEBLES Son aquellos considerados bienes raices, por tener de comin la circunstancia de estar intimamente ligados al suelo, tales como terrenos, casas, entre otros. TARIETAS DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FUOS Son hojas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas -CGC- en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en los Libros y Sistemas de la Unidad de Inventario los Activos Fijos, que se encuentran bajo la responsabilidad de cada Funcionario o Empleado Publico, independientemente del puesto que desempefie, incluyendo una codificacién de! mismo para facilitar su busqueda. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO. O AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO mena a | Pex: PostGUATEMALA : SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD LIBRO DE INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO Es un libro de hojas movibles autorizado por la Contraloria General de Cuentas -CGC-, en el cual se detalla cada Activo Fijo, y asi mismo las adiciones 0 bajas que se presenten durante el period comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada afio fiscal en el Segundo Registro de la Propiedad ‘TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE BIENES FUNGIBLES. Son hojas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas -CGC- en las cuales deben registrarse detalladamente los datos que figuran en el Libro de Inventario de Bienes Fungibles, que se encuentran bajo la responsabilidad de cada Funcionario y/o Empleado Publico, independientemente del puesto que desempefie. LIBRO DE INVENTARIO DE BIENES FUNGIBLES Es un libro de hojas movibles autorizado por la Contraloria General de Cuentas ~CGC-, en donde se detallan los bienes fungibles y asi mismo las adiciones o bajas que se presenten durante el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada afio fiscal en el Segundo Registro de la Propiedad. CODIFICACION Se refiere a la forma que se identifican los Activos Fijos, con el propésito de facilitar su control y busqueda. ~ UBAJA DE ACTIVOS 2 Es la rebaja fisica y contable que se realiza a los Activos Fijos cuando estos se encuentren en mal © 8 estado, o cuando sea imposible su reparacién. Dicho registro debe ser autorizado por la ‘5 Direccién de Bienes del Estado y Contraloria General de Cuentas, a solicitud de las autoridades +} del Segundo Registro de la Propiedad. SACTIVOS FERROSOS son aquellos que su principal componente es el HIERRO, pero para pertenecer y considerarse omo Activo Ferroso debe estar compuesto por un 80% de este material. Por ejemplo, Silla Giratoria; Escritorio de Metal; Sillas de Espera con Base Metélica; CPU; Monitor; UPS; Switch; Archivos de Metal; Archivos Tipo Persiana; Impresoras; Papeleras; Estanterias de Metal; Anaqueles; Fax; Radio Intercomunicador; Cafeteras; Aparatos Telefonicos; Escaleras Metdlicas; Extinguidores; Etc. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO DAVENIDA *D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWWSRPGOB.GT PRX: 7957-1111a i GUATEMALA “ SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD. ACTIVOS NO FERROSOS Son aquellos Activos compuesto por un 80% de cualquier otro material que no sea METAL, por ejemplo: Mesas de Madera; Amueblado de Sala; Modular para Computadora; Silla de Madera; Anaqueles de Madera; Etc. TRANSFERENCIAS DE ACTIVOS FOS Es el traslado definitive de Activos Fijos del Segundo Registro de la Propiedad a otras Dependencias Gubernamentales, con previa autorizacién de las Autoridades Competentes. DEPRECIACION La depreciacién es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida ctil que al final lo lleva a ser inutilizable. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA "D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGOie _ ‘ GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS DEL SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO E INGRESO DE ACTIVOS FUOS (ADICIONES AL INVENTARIO) 1, DESCRIPCION Con el fin de cumplir con lo indicado en la Circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD especificamente en el parrafo "ADICIONES AL INVENTARIO”, toda adquisicién de bienes no fungibles que ocurra en el transcurso del afio y que constituya aumento al Activo Fijo, deberé agregarse al Libro de Inventario de Mobiliario ¥ Equipo y a los Sistemas correspondientes, de acuerdo con el procedimiento siguiente: No. ACTIVIDAD _| RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | Recepciondela | Unidad de Se recibe del Departamento de Almacén y factura del Activo | Inventarios. | Proveeduria la factura de la adquisicién del Activo Fijo. para verificar las siguientes caracteristicas: Marca, Modelo, Serie, Color, Precio Unitario y otras observaciones. 2 | Ingreso del Activo | Unidad de Posterior al cotejo de la factura y el Activo Fijo, la Fijo al Sistema Inventarios. | Unidad de Inventarios procede a registrar dicho Interno de bien en el Sistema Interno de Inventarios del | Inventarios. ‘Segundo Registro de la Propiedad, para generar el Cédigo de Barras, segdn la naturaleza de la adquisicién realizada, proceso que también es realizado con el fin de poder cumplir con lo que indica la Circular’ 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, "Para mayor facilidad en su identificacion, todos los objetos se numeraran correlativamente, consignados tales numeros en inventarios y tarjetas". asi mismo dentro del Sistema Interno de Inventarios se deben consignar los siguientes datos: a) Marca b) Modelo €) Serie 4} Color e) Cédigo de Barras, fl Boleta 8) Comprobante Unico de Registro (CUR) hy) Precio i) Fecha SICOIN (F_SiCOIN) i) Status | k)_Observaciones AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIOGe GUAI ‘SEGUNDO REGISTRO DELA PROPIEDAD. No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3 | Codificacién de Activos Fijos Unidad de. Inventarios Una vez ingresado el (los) Activo(s) Fijo(s), se procede con la impresién del Codigo de Barras asignado por el Sistema Interno de Inventarios, proceso que debe cumplirse dentro de la aplicacién de Bar Tender. Seguidamente el Encargado de la Unidad de Inventarios realiza la codificacién fisica. Cédigo de barras y folio del Libro de Mobiliario y Equipo del Segundo Registro de la Propiedad | al Departamento de Almacén y Proveeduria Unidad de Inventarios Cuando el Activo Fijo se encuentre codificado, la Unidad de Inventarios procede a darle ingreso al Activo Fijo al Libro de Moblliario y Equipo del Segundo Registro de la Propiedad, segin lo indica la circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. "El inventario de bienes muebles contendré, por cuentas, el detalle del mobiliario, —equipos, maquinaria, herramientas, vehiculos, semovientes, etcétera, debidamente valorizados y separados por las secciones 0 departamentos que componen cada oficina, dependencia o establecimiento. Registrando los activos fijos en el libro de Mobiliario y Equipo tal cual se encuentre registrado en el Modulo de Inventarios Interno". Para determinar el folio de registro. que se consigna en la Forma 1-H, seguidamente se notifica al Departamento de Almacén y Proveeduria del codigo de barras y el folio asignado. 5 | Elaboracione Impresi6n de la Forma 1-H Departamento de Almacén y Proveeduria El Departamento de Almacén y Proveeduria procede a elaborar la Forma 1-H de acuerdo a la informacion requerida: a) Dependencia. b) Programa. ©) Proveedor. d) Numero. e) Fecha. f) Orden de C. y P. No. 8) Cantidad. hh) Descripcion del Articulo i) Cédigo del Gasto Renglén, 3) Folio Libro Almacén k) Precio por Unidad. 1) Valor Total m) Folio Libro Inventario, fn) _Nomenelatura de Cuentas. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWW.SRPGOB.GT PBX: 7957-1111Ge GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO DE tA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE [ PROCEDIMIENTO 6 Elaboracién _e | Departamento Impresién de |de Almacén y Conocimiento de | Proveeduria El Departamento de Almacén y Proveeduria procede a elaborar el conocimiento de entrega de los Activos Fijos el cual debe detallar lo siguiente: entrega de Activos Fijos a) Marca. | b) Modelo. <) Serie. 4) Color. e) Fecha. | f) Precio. | 8) Observaciones. h) Cédigo de Barras 1) Datos de Factura y Proveedor; y J) Responsable. 7 Recepcién de la | Departamento _| El Departamento de Almacén y Proveeduria debe Forma 1H y|de Almacén y Conocimiento de | Proveeduria a Entrega Unidad de Inventarios notificar nomas de 3 dias después de adquirido el Activo Fijo a la Unidad de Inventarios, la papeleria correspondiente la cual debe adjuntar: a) Oficio de entrega firmado y sellado por el Departamento de Almacén y Proveeduria. b) Conocimiento de entrega del 0 los Activos Fijos firmados por el solicitante responsable, como también por el Departamento de Almacén y Proveeduria ©) Formulario 1-H firmado por el Director Financiero, Departamento de Almacén y Proveeduria y Unidad de Inventarios. d) Fotocopia de la Factura de adquisicién. e) Fotocopia de las Cotizaciones. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO —_ WW SRRGOR.O POR TOST-ATITGUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO & ELA PROPIEDAD. [No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE | PROCEDIMIENTO ] 8 | Ingreso al | Unidad de | Cuando se encuentre la papeleria en orden y Sistema de | Inventarios completa, la Unidad de Inventario debe ingresar al Contabilidad Sistema de Contabilidad Integrada los siguientes Integrada campos: a) Unidad Administrativa de inventarios b) Grupo de! Bien. ) Categoria del Bien. 4d) Seccién del Bien, ) Tipo del Bien f 8) Numero de Inventario Anterior. h) Estado de! Bien ji) Tipo de Uso. j) Departamento de Ubicacion k) Municipio de Ubicacién. 1) Pais de Ubicacién. m) Observaciones. n). Marca. 0) Modelo. P) Serie. 4). Tipo de documento de respaldo, 1) Secuencia, s) Numero de Documento. 1). Serie, U) Numero de Identificacién Tributaria, vv) Procedencia Valor del bien. w) Valor Actual. x) Fecha de Adqu ion, Ingreso que es realizado con el fin de poder llevar un mejor control y cumplir con lo que indica el Acuerdo Gubernativo 540-2013 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO articulo 2 COMPETENCIA Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES DE ADMINISTRACION FINANCIERA (UDAF). inciso c) Registrar las diversas etapas del ingreso y del gasto, en el Sistema de Contabilidad Integrada vigente de su Institucién, asi como el comportamiento de la ejecucién fisica en el sistema de seguimiento de los programas presupuestarios; AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O-AVENIDA "D’ 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO —_——GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO DE tA PROPIEDAD [.No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE | PROCEDIMIENTO [9 |Aprobaciénde | Oficial de Cuando el Activo Fijo se encuentre en estado Alta del Activo | UDAF de INGRESADO dentro del Médulo de Inventarios en el Fijo en Inventario | Contabilidad. Sistema de Contabilidad Integrada, se procede a informale al Oficial de UDAF de Contabilidad del Segundo Registro de la Propiedad para que realice la verificacién y aprobacion. 10 | Ejecucién de Auxiliar Una vez aprobado el Activo Fijo por el Oficial de Gasto ‘Administrative | UDAF de Contabilidad, el Auxiliar Administrative realizara el proceso de ejecucién del gasto. Esto con el fin de poder culminar con el proceso de la adquisician y asi obtener el numero de - Comprobante Unico de Registro -CUR-. 11 | Asignacién del Unidad de Una vez obtenido el numero de Comprobante Unico CUR en el Sistema | Inventarios de Registro CUR la Unidad de Inventarios procede a Interno y Libro de verificar el mo en el Libro Mayor Auxiliar de Mobiliario y Cuentas, consulta que es realizada dentro del Equipo Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), para luego ser asignado dicho CUR al Activo Fijo, tanto en el Sistema Interno de Inventarios, como en el Libro de Mobiliario y Equipo del Segundo Registro de la Propiedad, asi mismo le es asignado el valor en la cuenta correspondiente. [12 | Impresién de Unidad de ‘Cuando los Activos Fijos ya tengan asignado el Tarjeta de Inventarios numero de Comprobante Unico de Registro CUR. se Responsabilidad procede a realizar el traslado a la persona solicitante, asi mismo se procede con la impresién de la Tarjeta de Responsabilidad. Firma del Unidad de Una vez impresa la Tarjeta de Responsabilidad en Responsable Inventarios hojas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas, en la que se plasma la adquisicién del Activo Fijo detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, se procede a solicitarle al Responsable su firma, esto para poder culminar con el proceso de adquisicién y cumplir con lo que indica la Circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD, DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. en, el parrafo "TARJETAS DE RESPONSABILIDAD" AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA “D* 10-64 ZONA 6, QUETZALTENAIi) = ae GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO PROPIED, pen BROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION Y CANCELACION DE TARIETAS DE RESPONSABILIDAD 2. DESCRIPCION Con el fin de establecer un proceso interno de control de Tarjetas de Responsabilidad en el Segundo Registro de la Propiedad, en la actualizacién y cancelacién de Tarjetas de Responsabilidad, se establece en los siguientes casos: > Traslado de Activos Fijos dentro del Segundo Registro de la Propiedad: Cuando el caso amerite realizar modificaciones en las Tarjetas de Responsabilidad deberdn hacerlo de conocimiento por escrito a la Unidad de Inventarios indicando el "Nombre del Bien, Cédigo, de Barras, Marca, Modelo, Serie"; de igual manera dicha notificacién debe contar con las firmas de las partes interesadas, tanto de la persona quien recibe como de la que entrege el bien. Cuando se cuente con lo estipulado anteriormente la Unidad de Inventarios procederd a realizar los cambios solicitados, seguidamente de la impresién de las Tarjetas de Responsabilidad que fueron afectadas. Adquisicién de Activos Fijos en el Segundo Registro de la Propiedad: por solicitud del personal y posteriormente a la realizacién del procedimiento para registro e ingreso de ‘Activos Fijos (adiciones al inventario) Traslado de Activos Fijos a las Bodegas de Segundo Registro de la Propiedad o viceversa: lo haran de conocimiento de forma escrita a la Unidad de Inventarios con Ia previa firma de recibido por el Encargado de Bodega. ‘Actualizacin y/o Cancelacién de Tarjetas de Responsabilidad por despido de un trabajador 0 traslado a otro puesto de trabajo: los bienes que tenia asignado en su Tarjeta de Responsabilidad, sern cargados al Jefe Inmediato del Departamento al que haya pertenecido. PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FLOS DENTRO DEL SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | Solicitud de Funcionario y/o _| El funcionario y/o empleado publico debe realizar Traslado de Empleado la solicitud de Traslado de Activos Fijos dirigido a la Activos Fijos. Publico Unidad de Inventarios, cumpliendo con los siguientes requisitos a) Nombre del Bien bb) Codigo de Barras Marca 4d) Modelo e) serie 2 |Recepciénde | Unidad de la Unidad de Inventarios verifica que la Solicitud solicitud de Inventarios cumpla con los requisitos para poder realizar el Traslado de traslado de Activos Fijos. Activos Fijos. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA"D’ 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWW SREGOB.CT4 ite GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO i DEA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3. | Trasiado de Unidad de Se realiza el trasiado de los bienes solicitados Activos Fijos | Inventarios. por el Personal del Segundo Registro de la Propiedad, realizandolo de la siguiente manera: a) _Ingresar al Sistema Intemno de Inventarios b) Bienes «) Seleccionar el Bien a trasladar ) Seleccionar Boleta que se carga el Bien @) Actualizar Fecha f)__ Guardar 4 |Generaciéne | Unidad de la unidad de Inventarios verifica que los Impresién de Inventarios cambios se realizaron, y procederé a la Tarjeta de generacién e impresion de la Tarjeta de Responsabilidad Responsabilidad. z Firma del Unidad de La Unidad de Inventarios presenta la tarjeta de Responsable _| Inventarios responsabilidad a los funcionarios y/o empleados pibblicos para que verifiquen el | trastado y firmen la misma. PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FUOS A LAS BODEGAS DE SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD O VICEVERSA. ACTIVIDAD | RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Encargado de —_| El o los encargados de las Bodegas del Segundo Traslado de Bodega Registro de la Propiedad debe notificar por Activos Fijos en escrito de forma inmediata a la Unidad de Bodegas. Inventarios cuando exista algin cambio del Mobiliatio y/o Equipo a su cargo, cumpliendo con los siguientes requisitos: a) Nombre completo de la persona que se le asigne ose le retire el Bien b) Nombre del Bien ¢) Cédigo de Barras d) Marca e) Modelo J f)_Serie 2 |Recepciénde | Unidad de La Unidad de Inventarios verifica que la Solicitud notificacién de | Inventarios cumpla con los requisitos para poder realizar el Traslado de traslado de Activos Fijos, Activos Fijos. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO OAVENIDA “D’ 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO.4 tte GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO e DE LA PROPIEDAD. No. | ACTIVIDAD | _RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3 | Traslado de Unidad de Se realiza el traslado de los bienes solicitados por Activos Fijos Inventarios el o los Encargados de Bodega del Segundo Registro de la Propiedad, realizandolo de la siguiente maneré a) _Ingresar al Sistema Interno de Inventarios b) Bienes ©) Seleccionar el Bien a trastadar 4d) Seleccionar Boleta que se carga el Bien fe) Actualizar Fecha f)_ Guardar Generaciéne | Unidad de La unidad de Inventarios verifica que los cambios Impresién de | Inventarios se realizaron, y procederé a la generacién e | Tarjeta de impresién de la Tarjeta de Responsabilidad. Responsabilidad Firma del Unidad de la Unidad de Inventarios presenta la Tarjeta de Funcionario y/o | Inventarios Responsabilidad al Encargado de Bodega y Empleado | Funcionatios y/o Empleados Publicos, para que Public. | verifiquen el traslado y firmen la misma. ACTUALIZACION ¥/O CANCELACION DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD POR DESPIDO DE UN ‘TRABAJADOR O TRASLADO A OTRO PUESTO DE TRABAIO No. | ACTIVIDAD | _RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | Notificacion Direccién la Direccién Financiera recibe de la Secretaria ‘Acuerdo Registral | Financiera General del Segundo Registro de la Propiedad la y/o notificacién del Acuerdo Registral__ y/o Administrative 0 Administrativo, 0 Nombramiento del Traslado o Nombramiento. Remocién de un Funcionario y/o Empleado Publico del Segundo Registro de la Propiedad, para que se proceda con la Actualizacién y/o Cancelaci6n de la Tarjeta de Responsabilidad. 2 | Recepciondel | Unidad de la Unidad de Inventarios recibe el Acuerdo ‘Acuerdo Registral | Inventarios Registral y/o Administrativo, 0 Nombramiento y y/o procede a realizar la actualizacién y/o cancelacién Administrativo 0 de la Tarjeta de Responsabilidad de un Nombramiento Funcionario y/o Empleado Put AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6. QUETZALTENANGO WWWSRRGOR.GT PBX: 7957-1111& = ik GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO Hd ELA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3 | Suseribir Actade | Unidad de La Unidad de Inventarios al establecer que es una Inventarios Inventarios remocién de personal, procederé al | levantamiento fisico del Inventario a cargo del Funcionario y/o Empleado Publico que deje de laborar en el Segundo Registro de la Propiedad y seguidamente realizara la suscripcién del Acta correspondiente en el Libro de Actas de la Unidad de Analisis de Inventarios autorizado por la Contraloria General de Cuentas. En el caso de un traslado de personal a otro puesto de trabajo se omite el presente procedimiento. Traslado de Unidad de En el caso de remocidn y/o traslado de puesto de Activos Fijos Inventarios trabajo del personal, los Activos Fijos quedaran a cargo del Jefe Inmediato del Funcionario y/o Empleado Publico del Segundo Registro de la Propiedad, realizandolo de la siguiente maner: a) Ingresar al Sistema Interno de Inventarios b) Bienes ¢)_ Seleccionar todos los bienes a trasladar d) Seleccionar Boleta que se cargan los bienes e) Actualizar Fecha f) Guardar 5 |Generaciéne | Unidad de La unidad de Inventarios verifica que los cambios Impresionde | inventarios se realizaron, y procederé a la generacién e Tarjeta de impresién de la Tarjeta de Responsabilidad. Responsabilidad 6 | Firma det Unidad de La Unidad de Inventarios presenta la Tarjeta de Funcionario y/o | inventarios Responsabilidad al Encargado de Bodega y Empleado Funcionarios y/o Empleados Publicos, para que Publico. verifiquen el traslado y firmen la misma. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO sepa a PBX: 7987-1111pay GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO DELA PROPIEDAD FORMULARIO FINO (FORMULARIO DETALLE DE INVENTARIO) 3. DESCRIPCION Cuando se trate del Formulario de Inventarios FINO2, la Unidad de Inventarios procedera a realizarlo al final de cada afio, ya que este debe contener registrado todas las adiciones que se obtuvieron durante el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada afio fiscal. Formulario en el que seran clasificados los Activos Fijos por Cuenta Contable, como también deben estar registrado los Activos Fijos con los siguientes datos: Nombre del Bien, Marca, Modelo, Serie, Color, Observaciones, Precio. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPRESION DEL FORMULARIO FINO2 (FORMULARIO DETALLE DE INVENTARIO) ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Generacion del__| Unidad de el Formulario Detalle de Inventario (FINO2), Formulario FIN 2 | Inventarios sera impreso al finalizar el afio, en el cual establecerd todas las adiciones de Activos Fijos realizadas durante el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada afio fiscal, Formulario que debe contener los siguientes datos: a) Ministerio b) Departamento ©) Municipio d) Dependencia e) Teléfono ) Direccién 8) Cédigo h) Descripcién i) Fecha del Inventario i) Nombre del Bien k) Marca del Bien 1) Modelo del Bien m) Serie del Bien h) Color del Bien 0) Observaciones del Bien | p) Total AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA ‘D* 10-64 ZONA 6. QUETZALTENANGO:pe rs) i sa GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD. INVENTARIO FISICO GENERAL (PROCEDIMIENTO ANUAL EN SEDE CENTRAL Y SUB SEDES) 4, DESCRIPCION Con el objetivo de cumplir con lo indicado en la Circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD especificamente en el parrafo "TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE EL INVENTARIO: Con la debida anticipacién y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberd disponer la verificacién fisica del inventario respectivo, a efecto de que esté terminado el dia 31 de diciembre de cada afio, asenténdolo enseguida en el libro destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualizacién.” De acuerdo alo indicado la Unidad de Inventarios realizaré anualmente un Inventario Fisico General que conllevard la verificacién de todos los Activos Fijos de la Institucién PROCEDIMIENTO ANUAL DE INVENTARIO FISICO Y GENERAL EN SEDE CENTRAL Y SUB SEDES ‘ACTIVIDAD | RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Inventario Fisico | Unidad de 1. la Unidad de Inventarios procede a realizar General Anual | Inventarios una fotocopia simple de las Tarjetas de Responsabilidad, 2. Se verifican fisicamente los bienes asignados segin la Tarjeta de —Responsabilidad, determinando que todo el Mobiliario y Equipo se encuentre en el lugar de Trabajo del Funcionario y/o Empleado Publico. 3. Seguido de la verificacién fisica del Mobili y Equipo, se procede a dejar constancia en el formato de Control de Inventario Fisico Anual del Personal del Segundo Registro de la Propiedad, Colocando los siguientes Datos: a, Numero de Tarjeta b. Nombre del Responsable . Se marca con una "X" el estado de los. bienes "Completo-Incompleto" d. Firma del Responsable. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIOGUATEMALA SEGUNDO REGISTRO it DELA PROPIEDAD. No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 2. | Notificacién de | Unidad de Cuando exista algin faltante dentro del Bienes Faltantes | Inventarios Inventario realizado, se procederé a dejar constancia a través de la Notificacién de Faltante, constancia que detallara los siguientes datos: a) Nombre del Responsable b) Nombre del Bien Faltante c)Cédigo de Barras del Bien Faltante d) Firmas del Responsable y la Unidad de Inventarios. 3 | Rendiciénde — | Unidad de Se procederé a realizar un reporte integrado por Reporte de Inventarios fotocopias simples de cada una de las Faltantes Notificaciones de Faltantes, el cual serd presentado a la Direccién de la Unidad de Administracién Financi FS Notificacién del | Direccién de la Reporte de Unidad de Financiera procederé ‘| Faltantes al | Administracién Departamento de Gestién Institucional 3 | Departamento | Financiera Recursos Humanos, el Reporte emitido por la 2 de Gestién Unidad de Inventarios, para que el mismo pueda || Institucional y realizar los procesos que correspondan. || Recursos 4, Humanos Notificacin a | Departamento de | La Coordinacién de Gestién Institucional y Funcionarios | Gestién Institucional | Recursos Humanos procederé a solicitar la y/o Empleados | y Recursos Humanos | reposicién del Bien faltante al Funcionario y/o Publicos | Empleado Puiblico, con las mismas 0 mejores caracteristicas, asi. como realizar el procedimiento de sancién disciplinaria que __| corresponda. 6 | Notificaciénala | Departamentode | La Coordinacién de Gestion Institucional y Unidad de | Gestion institucional | Recursos Humanos notificard a la Unidad de Inventarios y Recursos Humanos | Inventarios que el Bien faltante fue repuesto en un plazo no mayor a 5 dias habiles, solicitando la verificacién fisica correspondiente. 7 | Verificacién de | Unidad de Cuando el Mobiliario y Equipo se encuentre Activos Fijos | Inventarios completo, y sin ningdn cambio, la Tarjeta de Responsabilidad seguir vigente de acuerdo al Inventario Fisico realizado. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGOGUATEMALA SEGUNDO REGISTRO ii DE ta PROPIEDAD. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION Y CANCELACION DE ‘TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE BIENES FUNGIBLES 5. DESCRIPCION Con el fin de cumplir lo que indica la Circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD especificamente en el parrafo "REGISTRO AUXILIAR DE ARTICULOS FUNGIBLES Y DE CONSUMO. Las oficinas publicas deberdn llevar Un registro de sus articulos fungibles en libro auxiliar autorizado, separadamente del libro de inventarios. Las adquisiciones se operarén Unicamente en este libro y no es necesario dar aviso al Departamento de Contabilidad de la Direccién de Contabilidad de! Estado; en cuanto a las bajas, pueden operarse sin la autorizacién necesaria para los objetos inventariables, por medio de acta que se suscribird bajo la responsabilidad del jefe de la oficina", por lo que se establece un proceso interno de Control de Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles en el Segundo Registro de la Propiedad, en la actualizacién y cancelacién de Tarjetas de Responsabilidad, de acuerdo a los siguientes casos: Actualizacién de Tarjeta de Responsabilidad por Adquisicién de Bienes Fungibles ‘en el Segundo Registro de la Propiedad: por solicitud de personal al Departamento de Almacén y Proveeduria, posteriormente se realiza el procedimiento para registro e ingreso de fungibles. TS ey ERE v Actualizacién y/o Cancelaci6n de Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles por despido de un trabajador o traslado a otro puesto de trabajo: los bienes que OR AN aa tenfan asignados en su Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles, serén BS cargados al Jefe Inmediato del Departamento al que haya pertenecido, a excepcién de sellos personales que deberdn ser destruidos y dados de baja PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD POR ADQUISICION DE BIENES FUNGIBLES EN EL SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD | _RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 [Reporte Ingreso | Departamento | Entrega de Reporte que incluye: de Bienes de Almacén y a) Ofcio de entrega | Fungibles Proveeduria bb) Liste de bienes €)Conocimientos de entroga a responsables (en caso de adquisicién de sellos) 2 |Recepciénde | Unidad de Se procede a la recepcién del Reporte de Bienes Reporte de Inventarios Fungibles verificando los siguientes requisitos: | Bienes Fungibles a) Oficio de entrega ) Listado de bienes ©) Conocimientos de entrega a responsables (en caso de adquiscién de sellos) AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O.AVENIDA ‘D’ 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWW.SRRGOB.GT PBX: 7987-11112) GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO DEA PROPIEDAD [ No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3 | Ingreso de Unidad de Se procede al ingreso de los Bienes Fungibles al Bienes Inventarios | Sistema Internode Inventarios con los, Fungibles siguientes datos: a) Bien b) Marca ©) Color d) Boleta e) Observaciones | Generaciéne | Unidad de la unidad de Inventarios verifica que los Impresin de | Inventarios cambios se realizaron, y procederé a la Tarjeta de generacién e impresién de la Tarjeta de Responsabilidad Responsabilidad. de Bienes Fungibles _ Firma del Unidad de La Unidad de Inventarios presenta la Tarjeta de Funcionario y/o | Inventarios Responsabilidad a Funcionarios y/o Empleados Empleado Pblicos, para que verifiquen el traslado y Publico. firmen la misma, PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION Y/O CANCELACION DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE BIENES FUNGIBLES POR DESPIDO O TRASLADO A OTRO PUESTO DE TRABAJO EN EL ‘SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | Notificacion Direccién a Direccién Financiera recibe de la Secretaria Acuerdo Financiera General del Segundo Registro de la Propiedad la Registral y/o notificacién del Acuerdo Registral y/o Administrativo 0 Administrativo, 0 Nombramiento del Traslado 0 Nombramiento. Remocién de un Funcionario y/o Empleado Publico del Segundo Registro de la Propiedad, para que se proceda con la Actualizacién y/o Cancelacién de la Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles 2 | Recepciéndel | Unidad de La Unidad de Inventarios recibe el Acuerdo ‘Acuerdo Inventarios Registral y/o Administrativo, o Nombramiento y Registral y/o procede a realizar la actualizacién y/o Administrativo 0 cancelacién de la Tarjeta de Responsabilidad de Nombramiento un Funcionario y/o Empleado Publico. _| AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O.AVENIDA"D’ 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWWSRRGOB.GT PBX: 7957-1111w te GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD. No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 3 | Suscribir Actade | Unidad de iad de Inventarios al establecer que es una | Inventarios Inventarios remocién de personal, procedera. al levantamiento fisico del Inventario a cargo del Funcionario y/o Empleado Publico que deje de laborar en el Segundo Registro de la Propiedad y seguidamente realizaré la suscripcién del Acta correspondiente en el Libro de Actas de la Unidad de Andlisis de Inventarios autorizado por la Contraloria General de Cuentas. En dicha acta debe indicar la destruccién de sellos personales en presencia del Funcionario y/o Empleado Publico responsable. Traslado de Unidad de En el caso de remocidn y/o traslado de puesto de Bienes Fungibles | inventarios trabajo del personal, los activos fijos quedaran a cargo del Jefe Inmediato del Funcionario y/o Empleado Publico del Segundo Registro de la Propiedad, realizéndolo de la siguiente manera: a) Ingresar al Sistema Interno de Inventarios b) Bienes ¢). Seleccionar todos los bienes a trasladar d) Seleccionar Boleta que se cargan los bienes e) Guardar 5 | Generaciéne Unidad de La unidad de Inventarios verifica que los cambios Impresién de | Inventarios se realizaron, y procederé a la generacién e Tarjeta de impresién de la Tarjeta de Responsabilidad. Responsabilidad 6 | Firma del Unidad de La Unidad de Inventarios presenta la tarjeta de Funcionario y/o _ | Inventarios responsabilidad a el Encargado de Bodega y Empleado Funcionarios y/o Empleados Publicos, para que Publico. verifiquen el traslado y firmen la misma. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA ‘D* 10-64 ZONA 6. QUETZALTENANGOwe a GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD ‘TRANSFERENCIAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO A OTRAS DEPENDENCIAS ‘GUBERNAMENTALES 6. DESCRIPCION Seguin el Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administracién Publica Articulo 2 “Cuando los bienes se encuentren en buen estado o puedan ser reparados y se necesite darles baja del inventario, por traslado a otra dependencia, deberd suscribirse actas de entrega y recepcién y, con certificacién de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Direccién de Bienes del Estado Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas, emita la resolucién respectiva”. Por tanto, los bienes en buen estado, pero no utilizables para el Segundo Registro de la Propiedad, seran dados en transferencia cuando exista solicitud de Activos Fijos de otra Dependencia Gubernamental con previa autorizacién del Registrador de la Propiedad del Segundo Registro de la Propiedad, realizando el siguiente procedimiento: PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO A OTRAS DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES: No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 ‘| Solicitud Institucién Toda Institucion interesada en la transferencia Transferencia _| Solicitante de Activos Fijos, deberd emitir una solicitud, la cual debe ser dirigida al Registrador de la Propiedad, con el Visto Bueno de la Autoridad Maxima de dicha Institucién 2 | Solicitud de Registrador dela | El Registrador de la Propiedad, emitiré una disponibilidad de | Propiedad solicitud a los Encargados de cada Bodega Activos Fijos (informatica y — Mobiliario/Equipo) para determinar si existen Activos Fijos en buen estado que no son utilizados dentro del Segundo Registro de la Propiedad 3 | Disponibilidad de | Encargado de [EI Encargado de cada Bodega, emitiré un Activos Fijos Bodega listado al Registrador de la Propiedad en donde se detallara: a) Nombre del Bien b) Codigo de Barras ©) Marca d) Modelo e) Serie AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA ‘D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWW.SRPGOB.GT PBX: 7957-1111GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO . DE LA PROPIEDAD. No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 4 | Notificacién de | Registrador de | El Registrador de la Propiedad, notificara al Disponibilidad | la Propiedad _—_| Departamento de Secretaria General, el listado ya de Activos autorizado, de la disponibilidad de Activos Fijos. a Secretaria General 5 | Acuerdo de Secretaria EI Departamento de Secretaria General, realizar Disponibilidad | General el Acuerdo de Disponibilidad de Activos Fijos, con | de Activos Fijos el fin de autorizar el proceso de Transferencia. 6 | Notificacién del_| Secretaria El Departamento de Secretaria General, notificaré ‘Acuerdo de General el respectivo Acuerdo a la Unidad de Auditoria Disponibilidad a Interna y a la Unidad de Inventarios, para que la Unidad de ambas Unidades puedan realizar la Verificacién Inventarios y Fisica de los Activos Fijos y los listados Auditoria autorizados para Transferencia Interna Notificacién de | Unidad de Cuando los Activos Fijos hayan sido verificados, la Listado de Inventarios Unidad de Inventarios emitiré un Listado de los Activos Fijos con Activos Fijos a la Unidad de Auditorfa Interna con el Folio los siguientes requisitos: Correspondiente allied 8) cate de taras Mobiliario y 3. Maren Equipo 6} Modelo e) Serie 1 Color a) Precio; y h) Folio del Libro de Mobiliario y Equipo 8 | Verificacién del_ | Auditoria la Unidad de Auditorfa Interna, constatard el Listado de Interna Listado de Activos Fijos emitido por la Unidad de Transferencia de Inventarios confrontandolo con el Libro de Activos Fijos Mobiliario y Equipo, para determinar que todo se encuentre en orden y de acuerdo al registro impreso. 9 |Dictamende | Auditoria La Unidad de Auditoria interna, cuando haya Transferencia | Interna realizado el cotejo correspondiente, emitiré un dictamen al Registrador de la Propiedad indicando que todo se encuentra en orden y se proceda a realizar la transferencia. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA*D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WwwsRtGos.crpay GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO 3 DELA PROPIEDAD No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE PROCEDIMIENTO ] 10 | Notificacion Registrador dela | El Registrador de la Propiedad notificard a la para entrega de | Propiedad entidad interesada, la fecha y lugar para realizar Bienes la entrega respectiva del Mobiliario y Equipo a trasladar, solicitando la presencia del Director 0 Jefe de la entidad, el Director 0 Coordinador de la Unidad de Administracién Financiera, el | Director 0 Coordinador de Auditoria Interna, y el Encargado 0 Jefe de la Unidad de Inventarios, para validar la transferencia solicitada De igual manera notificara al Director de la Unidad de Administracién Financiera, El Director de Auditoria Interna, Contador General y el Encargado de la Unidad de Inventarios del Segundo Registro de la Propiedad. Lectura del acta | Unidad de En presencia de las autoridades y funcionarios de Recep Inventarios notificados la Unidad de Inventarios del Entrega Segundo Registro de la Propiedad, da lectura al Acta de Recepcién y Entrega en donde debe figurar las personas involucradas y todos los Activos Fijos que serén dados en transferencia. Acta que quedard firmada y sellada por ambas partes. Entrega de Unidad de La Unidad de Inventarios del Segundo Registro Expediente Inventarios de la Propiedad, presentara a la Direccién de completo a Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Direcci6n de Publicas la siguiente documentacién, para que Bienes del sea emitida la resolucién de autorizacién del Estado del traslado entre Dependencias del Estado: j Minieeer a: a) Solicitud para transferencia Finsnzes: b) Acta certificada de transferencia Publicas C) Acta certficada del bro de Mobiliario y Equipo 13 | Notificacién de | Unidad de Cuando la Direccién de Bienes del Estado del Resolucién Inventarios Ministerio de Finanzas Piblicas haya emitido la favorable a Resolucién Favorable, la Unidad de Inventarios Entidad | del Segundo Registro de la Propiedad, debe favorecida notificar a la Institucion beneficiada con una copia simple de la resolucién emitida. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO OAVENIDA"D' 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO —_& . re GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 14 | Registro de Oficial de UDAF | El Departamento de Contabilidad del Segundo Transferenciaen | de Contabilidad | Registro de la Propiedad, con base a la Sistema de resolucién debe realizar los__procesos Contabilidad correspondientes dentro del Sistema de Integrada SICOIN Contabilidad Integrada SICOIN. Para dar de baja el Equipo trasladado, 15 | Bajade Actives | Unidad de La Unidad de Inventarios cuando cuente con el transferidosen | Inventarios proceso realizado por parte del Oficial de UDAF Libro de de Contabilidad, debe proceder con el registro Mobiliario y respectivo de la baja de los Activos Fijos dentro Equipo del del Libro de Mobiliario y Equipo del Segundo Segundo Registro Registro de la Propiedad de la Propiedad BAJA DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DESCRIPCION El Acuerdo Gubernativo Numero 217-94 del Presidente de la Republica, REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA en su ARTICULO 1, indica: "Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo haran del conacimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conducto correspondiente, solicite a la Direccién de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas, proceda al traslado, destruccién o trdmite correspondiente" Para cumplir con lo indicado se realiza el siguiente procedimiento: AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDA "D" 10-64 ZONA 6. QUETZALTENANGO WWW.SRR.GOB.GT PBX: 7957-1111: | GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO a DE LA PROPIEDAD PROCEDIMIENTO DE BAJA DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO N ACTIVIDAD | _RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | listado de Encargados de _| Los responsables de las Bodegas del Segundo Activos Fijosen | Bodega: Registro de la Propiedad, deberan Mal Estado 1. Mobiliarioy | proporcionar al Despacho del Registrador de Equipo la Propiedad, un reporte de los bienes que se 2. Equipo de encuentren en mal estado anualmente Computacién _| durante el mes de enero de cada afio, para iniciar con el proceso de Baja respectiva. El reporte de Activos Fijos proporcionado por los Encargados de las Bodegas del Segundo Registro de la Propiedad debe de clasificarse segun su naturaleza, Ferroso 0 no Ferroso, el cual debe de contener: a) Nombre del Bien b) Codigo de Barras ©) Marca (sila tiene) 4d) Modelo (si tiene) @) Serie si tiene) f) Color 8) Dictamen técnico por bien que indique a raz6n por la cual el Mobiliario 0 Equipo ya no es funcional ‘Acuerdo de Baja | Registrador dela | El Registrador de la Propiedad notificara de Activos Fijos | Propiedad mediante Acuerdo —Registral_ y/o. Administrativo la autorizacién del inicio del Proceso de Baja de Activos Fijos a la Unidad de Inventarios, proporcionando lo siguiente: istado de — Bienes Activos Dictamen Técnico. 3 | Verificacién Departamento | El Departamento de Auditoria Interna y la Fisica de Activos | de Auditoriay | Unidad de Inventarios_- procederin a Fijos Unidad de corroborar fisicamente los Bienes que se Inventarios encuentran en el listado para iniciar con el proceso de baja ante el Ministerio de Finanzas Publicas y Contraloria General de Cuentas. 4 | Acta de Unidad de la Unidad de Inventarios procedera a la Autorizacién de | Inventarios elaboracién del Acta de Autorizacién de Baja Baja de Activos de Activos Fijos, en el que conste el mal Fijos. estado y detalle de los bienes. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO 0 AVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGOw No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 5 | Expediente de bajade | Unidadde | La Unidad de Inventario debera enviar a la Mobiliario y Equipo —_| Inventarios _| Direccién de Bienes del Estado del Ministerio dirigido a Direccién de de Finanzas Publicas un expediente que Bienes del Estado del contenga lo siguiente: Ministerio de Finanzas a) Oficio de solicitud, avalada por la Publicas y Contraloria Maxima Autoridad de la Institucién, | General de Cuentas. b) Certificacién de acta en la cual conste el mal estado y el detalle de los mismos. ©) Certificacién de Registro de Inventario de los bienes objeto de baja, indicando registro del Libro Autorizado por la Contraloria General de Cuentas y folios. d) Cuando sea Equipo de Computo o Mobiliario y Equipo, ambos deberdn adjuntar el Dictamen Técnico, el cual se justifique el mal estado de cada uno de los Activos Fijos. Ministerio de | Al terminar el proceso establecido en el Resolucién de Baja de | Finanzas Ministerio de Finanzas Publicas y Contraloria Activos Fijos. Publicas y General de Cuentas, se procederé a la Contraloria | recepcién de la resolucién de Baja de Activos Generalde | Fijos, Cuentas. 7 [Registro de Bajade | Departamento | El Departamento de Contabilidad procedera a Activos Fijos en el de registrar las Bajas de Activo Fijo. Sistema de Contabilidad Contabilidad Integrado | SICOIN. 8 | Registrode Bajade | Unidadde _| La Unidad de Inventarios procederd a registrar Activos Fijos en el Libro | Inventarios _| las Bajas de Activo Fijo. de Mobiliatio y Equipo ‘AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO OAVENIDA“D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO = WwwWSRPOR.GT a Pax: 7957-11114) it GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD INVENTARIOS PARCIALES 8. DESCRIPCION Para un mejor control en el Mobiliario y Equipo del Segundo Registro de la Propiedad, la Unidad de Inventarios procederd al Levantamiento de Inventarios Parciales, de forma aleatoria con los Funcionarios y/o Empleados Publicos del Segundo Registro de la Propiedad, para dar cumplimiento a la circular 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD; para evitar que existan faltantes y/o extravios del Mobiliario y Equipo a cargo del personal, cuyo procedimiento es el siguiente: No. | ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1 | Selecciénde | Unidad de Se procede a seleccionar 10 Tarjetas de Tarjetas de Inventarios Responsabilidad de forma aleatoria para Responsabilidad realizar el inventario fisico correspondiente. 2. | Inventario Fisico | Unidad de 1. la Unidad de Inventarios Procede a realizar Semanal Inventarios una Fotocopia simple de las Tarjetas de Responsabilidad seleccionadas. 2. Se verifica fisicamente los bienes asignados segun la Tarjeta de Responsabilidad, determinando que todo el Mobiliario y Equipo se encuentre en el lugar de Trabajo del Funcionario y/o Empleado_Puiblico. 3. Seguido de la verificacién fisica del Mobiliario y Equipo, se procede a dejar constancia en el formulario de "“Inventario Fisico al Personal del Segundo Registro de la Propiedad”, Colocando los siguientes Datos: a) Namero de Tarjeta bb) Nombre del Responsable Se marca con una "X" el estado de los bienes "Completo-incompleto” | d)_Firma del Responsable, 3 | Notificaciénde | Unidad de Cuando exista algun faltante dentro del Bienes Faltantes | Inventarios Inventario realizado, se procederd 2 dejar constancia a través de la Notificacin de Faltante, constancia que detallaré_ los | siguientes datos: | a) Nombre del Responsable | b) Nombre del Bien Faltante ©) C6digo de Barras del Bien Faltante d) Firmas del Responsable y la Unidad de lnventarios. "AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO O AVENIDAD" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO Www snrcos.ct met ema]& GUATEMALA SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD No. ‘ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 4 | Rendicion de Unidad de Se procedera a realizar un reporte integrado Reporte de Inventarios por fotocopias simples de cada una de las Faltantes Notificaciones de Faltantes, el cual serd presentado a la Direccién de la Unidad de Administracién Financiera, los dias lunes. 5 | Notificacién del Direccién dela | La Direccidn de la Unidad de Administracion Reporte de Unidad de Financiera procederé a notificarle al Faltantes al ‘Administracién | Departamento de Gestién Institucional y Departamento de _| Financiera Recursos Humanos, el Reporte emitido por Gestién institucional la Unidad de Inventarios, para que el mismo y Recursos Humanos pueda realizar los procesos que correspondan. 6 | Notificacién a Departamento | La Coordinacién de Gestion institucional y Funcionarios y/o | de Gestion Recursos Humanos procederd a solicitar la Empleados PUblicos | institucional y —_| reposicién del Bien faltante al Funcionario, Recursos y/o Empleado Publico, con las mismas o Humanos. mejores caracteristicas, Segin el Acuerdo Gubernativo 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracién Publica, asi como realizar el procedimiento de sancién disciplinaria que corresponda. Notificacién ala | Departamento | La Coordinacién de Gestidn institucional y Unidad de de Gestién Recursos Humanos notificard a la Unidad de Inventarios Institucionaly | Inventarios que el Bien faltante fue Recursos repuesto en un plazo no mayor a 5 dias Humanos hébiles, solicitando ta verificacién fisica. Correspondiente. 8 | Verificacién de Unidad de Cuando el Mobiliario y Equipo se encuentre Activos Fijos Inventarios completo, y sin ningtin cambio, la Tarjeta de Responsabilidad seguira vigente de acuerdo al Inventario Fisico realizado. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIOGe . GUATEMALA ‘SEGUNDO REGISTRO ELA PROPIEDAD. GLOSARIO: FORMA 1-H: Constancia de Ingreso a Almacén ya Inventarios SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada FERROSO ‘Se denominan metales ferrosos 0 férricos a aquellos que contienen hierro como elemento base en un 80%; pueden llevar ademas pequefias proporciones de otros materiales, { noremoso \ Se denominan metales no ferrosos aquellos que contienen en minima parte hierro; y en su mayor proporcién se encuentran elaborados con madera, plastico entre otros materiales. AL RESGUARDO DE TU PATRIMONIO QAVENIDA "D" 10-64 ZONA 6, QUETZALTENANGO WWWSRP.GOB.GT PBX: 7957-1111