Uputstvo Za Instalaciju

Упутство за одржавање корисника, улога и организационих јединица
Софтверско решење
„Писарница“
Упутство за одржавање организационих
јединица,корисника и улога
С т р а н а 1 | 53
Софтверско решење „Писарница“

Упутство за одржавање организационихјединица, корисника и
улога
Верзија: 4.0
Датум: Новембар 2023
С т р а н а 2 | 53
Садржај
Увод .............................................................................................................................5
Коме је документ намењен ............................................................................................................... 5
Структура документа .......................................................................................................................... 5
Опште о администрацији ...........................................................................................5
Администрација апликације садржана у овом упутству .................................................................... 5
Улога за рад на администрацији ........................................................................................................ 6
Кораци иницијалне администрације.................................................................................................. 6
Унос корисника типа Администратор органа (Администратор/корисник) ...................................... 6
Одржавање Организационих Јединица – принципи ......................................................................... 9
Одржавање улога – принципи ......................................................................................................... 12
Одржавање корисника – принципи ................................................................................................. 12
Администрација Организационих јединица ........................................................... 13
Претрага Организационе Јединице ................................................................................................. 14
Унос нове организационе јединице................................................................................................. 15
Измена података ОЈ ......................................................................................................................... 15
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад на ОЈ кроз форму ажурирања ОЈ .... 16
Деактивација ОЈ ............................................................................................................................... 19
Активација ОЈ ................................................................................................................................... 19
Историја ОЈ ....................................................................................................................................... 20
Копирање корисника и њихових ауторизација са једне организационе јединице на другу ........... 21
Извоз резултата претраге ОЈ ............................................................................................................ 22
Администрација улога .............................................................................................. 23
Претрага улога.................................................................................................................................. 24
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад са улогама, из секције Корисници . 24
Додељивање и укидање функционалне улоге кориснику............................................................. 25
Додељивање и укидање ауторизационе улоге кориснику ............................................................ 26
Преглед улога корисника............................................................................................................... 28
Историја улоге .................................................................................................................................. 29
Извоз резултата претраге улога ....................................................................................................... 30
Администрација корисника ..................................................................................... 32
Претрага корисника ......................................................................................................................... 33
Унос новог корисника ...................................................................................................................... 33
Унос корисника типа „Корисник“................................................................................................... 35
Унос корисника типа „Корисник/Администратор“ ........................................................................ 36
Измена података корисника ............................................................................................................ 36
Деактивација корисника .................................................................................................................. 38
Активација корисника ...................................................................................................................... 38
Историја корисника.......................................................................................................................... 39
Извоз резултата претраге корисника ............................................................................................... 40
Давање ауторизационих права корисницима сходно пословима које обављају унутар писарнице
......................................................................................................................................................... 41
Заменици ......................................................................................................................................... 42
Дефинисање заменика .................................................................................................................. 42
Измене везане за заменике ........................................................................................................... 44
Укидање права заменику............................................................................................................... 44
Деактивација заменика ................................................................................................................. 44
Активација заменика ..................................................................................................................... 45
С т р а н а 3 | 53
Администрација писарница по ОЈ ........................................................................... 48

Претрага постојећих података ......................................................................................................... 48
Нови унос везе Писарница/ОЈ .......................................................................................................... 49
Измена постојећих података............................................................................................................ 51
Брисање постојећих података .......................................................................................................... 52
С т р а н а 4 | 53
Увод
Коме је документ намењен
Документ је намењен корисницима који имају администраторска права у апликацији за улоге:
 Администратор писарнице (ИТЕ) - има права да прегледа шифарнике Писарнице и
поступке Органа, да ажурира и региструје кориснике и да врши учлањивање корисника
у улоге како би одобрио приступ софтверском решењу „Писарница“ овлашћеним
лицима.
 Администратор Органа - има права прегледа поступке Органа, да ажурира и региструје
кориснике и да врши учлањивање корисника у улоге како би одобрио приступ
софтверском решењу „Писарница“ овлашћеним лицима.
Структура документа
Упутство је генеричко и односи се на софтверском решење „Писарница“. Упутство није посебно
прилагођавано вредностима у конкретном органу или верзији. Примери и илустрације у упутству
дати су за опште примере било ког органа.
Описан је начин на који се врши администрација организационих јединица, улога и корисника
система.
Опште о администрацији
Администрација апликације садржана у овом упутству
Администрација апликације садржана у овом упутству подразумева одржавање:
 Организационих јединица - организационе јединице дефинишу организациону структуру
која одговара организационој структури органа
 Улога - улоге дефинишу приступ одређеним акцијама и ентитетима
 Корисника система - корисници добијају одговарајуће функционалне и ауторизационе
улоге у сходно улоге у организационој јединици којој припадају.
Администрација организационих јединица, улога и корисника врши се у компоненти
Администрација.
Илустрација 1 – Пример изгледа компоненте Администрација
С т р а н а 5 | 53
Улога за рад на администрацији

Иницијално приликом подизања инстанце за одређени орган, креирају налози за
администраторе ИТЕ.
За рад над компонентом „Администрација“, везано за администрацију корисника, улога и
организационих јединица, предвиђене су следеће улоге:
 Администратор ИТЕ - улога за преглед шифарника Писарнице и поступка Органа
одржавање корисничких налога, учлањивање корисничких налога у одговарајуће улоге
ради додељивања права приступа у софтверском решењу овлашћеним лицима;
 Администратор органа - улога за преглед поступка Органа одржавање корисничких
налога, учлањивање корисничких налога у одговарајуће улоге ради додељивања права
приступа у софтверском решењу овлашћеним лицима.
Кораци иницијалне администрације
Иницијално приликом подизања апликације „Писарница“ за одређени орган, креирају налози
за администраторе ИТЕ и администраторе органа, ако су достављени подаци у личној карти
органа.
Корисник са улогом администратор ИТЕ , креира кориснике који ће бити у улози администратор
органа, ако нису иницијално креирани.
Унос корисника типа Администратор органа (Администратор/корисник)
Унесите адресу софтверском решења у претраживач пријавите се на порталу за електронску
идентификацију пријављују сходно упутству за пријаву на портал за електронску идентификацију
(увек мора апликација да вас усмери на ову страну, не почињете никада од ње директно).
Илустрација 8 – Почетна страна за пријављивање корисника у апликацију
С т р а н а 6 | 53
Илустрација 9 – Провера двофакторске идентификације

Након пријављивања у апликацију, у секцији Корисници менија Администрација се покрените
опцију за креирање корисника.
Илустрација 10 – опција за креирање новог корисника

На форми за унос новог корисника (Унос новог корисника) попуните обавезне податке и изаберите
тип корисника корисник/администратор:
С т р а н а 7 | 53
Илустрација 11 – Пример регистрације корисника типа Администратор
Унете податке о кориснику сачувајте кликом на дугме , чиме се овом корисничком

налогу аутоматски додељују функционалне улоге: Администратор/Корисник и Корисник
апликације.
Илустрација 12 – Аутоматски додељене функционалне улоге кориснику типа Администратор/корисник

Да би корисник имао све потребне функционалности за улогу администратора органа, додајте
улогу Администратор органа са десне стране екрана, тако што ћете сваку означити кликом на
назив улоге и затим кликом на „+“.
С т р а н а 8 | 53
Илустрација 13 – Додавање нове функционалних улога за Администраторе органа
Илустрација 14 – Преглед функционалних улога за Администраторе органа

Тиме сте завршили регистрацију Администратора органа.
Одржавање Организационих Јединица – принципи
У софтверском решењу „Писарница“ ентитет организациона јединица се користи за дефинисање
организационе структуре која је пандан организационој структури органа. Сви корисници
система који припадају једној организационој јединици у организационој структури органа,
повезују се са Организационом јединицом у софтверском решењу „Писарница“.
Вредности података које се администрирају за конкретне организационе јединице, улоге као и
кориснике, прецизирају се за сваки орган посебно.
Подаци који дефинишу Организациону јединицу су се уносе у Ексел фајлу Каталога поступка
органа и учитавају се у апликацију заједно за подацима за поступке органа.
Адреса електронске
Ознака органа/ОЈ/ПОЈ
Назив органа поште на коју се
ЈБКЈС Шифра ОЈ Шифра ПОЈ у броју предмета (у Надређена ОЈ
/ОЈ/ПОЈ врши достава
траженом формату )
поднесака
Назив органа 99999 000 000 99999 000 000 kabinet@organ.gov.rs
Сектор 1 99999 001 000 99999 001 000 99999 000 000
За организациону јединицу се може дефинисати и њена улога у управљању документима:
 Да ли врши послове писарнице (вредност на „ДА“ само за ОЈ где ће вршити евиденција
документарног материјала)
 Да ли има могућност пријема улазне поште од писарнице
С т р а н а 9 | 53
Илустрација 16 – Пример дефинисања улоге за организациону јединицу за управљање документима

У оквиру послова писарнице за ОЈ се могу дефинисати следеће функције:
 Да ли писарница ради послове пријема (евидентирања) документарног материјала
 Да ли писарница ради послове евидентирања документарног материјала са адресе
електронске поште
 Да ли писарница ради пријем поднеска и формирање предмета поступка
 Да ли писарница ради послове доставе документације
 Да ли писарница ради послове архивирања документације
Илустрација 17 – Преглед обављања послова писарнице на ОЈ

При учитавању података из каталога поступака, само организациона јединица органа је
дефинисан да ради послове писарнице. Ако је потребно да, осим ове организационе јединице
још неке обављају послове писарнице, то је потребно нагласити при достављању Каталога
поступака органа уз информацију за које организационе јединице, та писарница обавља послове
писарнице. На пример, ако орган има организационе јединице на удаљеним локацијама и
засебне писарнице на тим локацијама, тада се наглашава да на тим локацијама једна
организациона јединица врши послове писарнице за остале организационе јединице на тој
локацији.
Ауторизација над предметима и документима који припадају одређеној организационој
јединици, претпоставља да се на нивоу ОЈ дефинишу корисници са следећим правима:
 Формирање предмета – имају права креирања предмета за ОЈ
 Додела у рад – имају права да учествују у процесу распоређивања поднесака у оквиру ОЈ
и њених подређених ОЈ сагласно конфигурисаним правилима расподеле поднесака
С т р а н а 10 | 53
 Достава – имају права отпреме излазних пошиљки усмерених за експедицију ка ОЈ

(постављају се корисници само на ОЈ које врше послове писарнице)
 Пријем еПоште – имају права завођења поднесака из поште примљене у ОЈ
електронским каналима пријема поште (постављају се корисници само на ОЈ које врше
послове писарнице)
 Архивирање – предмета имају права извршавања припреме архивирања документације
и самог архивирања документације додељених ОЈ (постављају се корисници само на ОЈ
које врше послове писарнице)
 Пријем поднеска – имају права рада писарских послова додељених ОЈ (постављају се
корисници само на ОЈ које врше послове писарнице)
 Обрада предмета – имају права уређивања мета податка и садржаја предмета и
докумената на којима су постављени као обрађивачи, покретање процеса колаборације
над тим предметима и документима додељених ОЈ и сторнирање тих предмета.
 Увид – имају права прегледа предмета и документа
 Руководиоци -
Један корисник може имати различита права рада са различитим предметима у истој ОЈ.
Организациона јединица може имати надређену ОЈ или бити највишег нивоа. Надређена ОЈ је у
организационој структури изнад ОЈ које су јој подређене (нпр. надређена ОЈ је Сектор , а
подређене ОЈ су Одељења, Групе или Центри). Корисници неке организационе јединице, који
имају дефинисана права рада са подређеним ОЈ те организационе јединице, могу радити на
свим ОЈ којима је она надређена. Уколико је ОЈ највишег нивоа, права корисника који имају
дефинисан рад са подређеним ОЈ су на нивоу целе организационе структуре.
Креирање нових организационих јединица је могуће у било ком тренутку, кроз достављање нове
верзије ексел фајла Каталога поступака са пописаним изменама у табели.
Промена назива организационе јединице је такође увек могућа. Нови назив организационе
јединице се користи од тренутка измене. На ново креираним предметима за организациону
јединицу користиће се нови називи. Сви предмети креирани са старим називом организационе
јединице задржавају тај податак до краја свог животног века.
Промена техничке ознаке ОЈ за већ креиране ОЈ се не може урадити већ се ОЈ мора
деактивирати, па отворити нова.
Не постоји могућност брисања једном креиране ОЈ. Користе се акције деактивирања и
активирања.
У било ком моменту могуће је деактивирање организационе јединице. Деактивирање
подразумева да се нови предмети не могу креирати за деактивирану организациону јединицу
нити да се она може укључити у нове процесе обраде на предмету. Сви предмети отворени на
организациону јединицу пре њеног деактивирања настављају свој уобичајени животни ток. Што
се тиче корисника унутар ових ОЈ, они се у тренутку њеног деактивирања премештају (ручно) у
друге организационе јединице. С обзиром да морају постојати корисници који се налазе у
деактивираној ОЈ (да би неко уопште могао да заврши обраду предмета, пресигнира предмете
и постави нове обрађиваче), предвидети да се ови послови обаве па тек онда и корисници који
ће завршити послове пребаце у нову ОЈ.
Поновно активирање организационе јединице је могуће у било ком тренутку.
У сваком тренутку је могуће да организациона јединица промени своје место у хијерархији.
Промена поља надређена ОЈ није дозвољена, већ се отвара нова организациона јединица којој
се додељује друга надређена ОЈ, а ОЈ са старом надређеном ОЈ се деактивира. Корисници старе
ОЈ се такође ручно премештају, на начин описан у претходном пасусу.
У приказу историје измена, оне су поређане по датумима од првог ажурирања ка најновијем, па
је зато ажурирање које смо управо обавили у последњем реду приказа.
С т р а н а 11 | 53
Одржавање улога – принципи

Функционална улога у софтверском решењу „Писарница“ означава са којим функционалностима
корисник има права рада.
Функционалне улоге које постоје у софтверском решењу „Писарница“ на којима се корисници
могу додати су следеће:
 Администраторске улоге
o Администратор органа – има права администрирања корисника и њихових улога
и преглед поступака органа у Каталогу поступака
o Администратор ИТЕ – има права администрирања корисника и њихових улога и
преглед поступака органа у Каталогу поступака и шифарника каталога поступака.
 Корисничке улоге
o Пријем поднеска – имају права евидентирања поднеска и осталог документарног
материјала, креирања и сторнирања предмета, здруживање предмета, учешћа у
процесу расподеле поднеска, штампе деловодних књига, претраге предмета и
докумената и креирања извештаја
o Формирање предмета – имају права формирања предмета и евидентирања
документарног материјала у предмету
o Пријем еПоште – имају права завођења поднесака из поште примљене у ОЈ
електронским каналима пријема поште
o Додела у рад – имају права да учествују у процесу распоређивања поднесака и
предмета у оквиру ОЈ и њених подређених ОЈ сагласно конфигурисаним
правилима расподеле
o Обрада предмета – имају права уређивања мета податка и садржаја предмета и
докумената на којима су постављени као обрађивачи, покретање процеса
колаборације над тим предметима и документима додељених ОЈ и сторнирање
тих предмета
o Достава – имају права доставе излазних докумената , штампе деловодних књига,
поштанских пријемних листова и спецификација за доставу, смештања предмета
у роковник
o Архивирање предмета – имају права извршавања припреме архивирања
документације и самог архивирања документације додељених ОЈ
o Увид – имају права прегледа предмета и документа
Корисник може да користи функционалности добијене улогом над ентитетима сходно његовим
правима у ОЈ.
Не постоји могућност уноса нити брисања креираних улога јер су оне предефинисане.
Одржавање корисника – принципи
Корисник система у софтверском решењу „Писарница“ означава корисника који се са својим
налогом може пријавити у софтверском решење и у зависности од своје припадности ОЈ,
додељене улоге и ауторизације, може вршити одређене акције у решењу.
Корисници се не могу брисати са система, већ деактивирати у случају потребе.
Код корисника се не може мењати корисничко име са којим се корисник пријављује у
апликацију. Остали подаци корисника се могу мењати кроз апликацију.
Корисници се аутентикују на еИД Про платформи.
Приликом креирања корисничких налога у софтверском решењу, они се аутоматски региструју
на еИД ПРО платформи, ако већ нису регистровани.
С т р а н а 12 | 53
Администрација Организационих јединица

У оквиру администраторске компоненте софтверском решењу „Писарница“, администрирају се
организационе јединице које чине организациону структуру органа. Преко ентитета
Организационе јединице врши се ауторизација права рада корисника над ентитетима који су
додељени тој ОЈ.
Принципи одржавања организационих јединица детаљно су набројани и пописани у поглављу:
Одржавање ОЈ – принципи.
Администрација корисника врши се кроз посебну опцију компоненте Администрација –
Организационе јединице.
Илустрација 18 – Пример опције Организационе јединице у компоненти Администрација

Кроз опцију администрације организационих јединица могуће је извршити:
 Претрагу ОЈ
 Измену података ОЈ
 Доделу, измене и укидање права приступа корисника за рад на ОЈ
 Деактивацију ОЈ
 Активацију ОЈ
 Преглед историјата ОЈ
 Извоз резултата претраге ОЈ .
Све акције над ентитетом организационе јединице, са подацима коју акцију је када и ко извршио,
са краћим описом, од дана креирања ентитета бележе се у историји организационе јединице.
С т р а н а 13 | 53
Илустрација 19 – Пример акција које је могуће извршити над Организационом јединицом
Претрага Организационе Јединице

Претрага ОЈ могућа је по свим атрибутима организационе јединице који постоје у софтверском
решењу „Писарница“ и који се договоре са корисником у току анализе. Минималан скуп
атрибута по којима је могућа претрага организационих јединица је: Назив, Техничка ознака,
Ознака организационе јединице и да ли претражујемо само активне организационе јединице.
Детаљно упутство о претрагама описано је у посебном упутству за кориснички интерфејс и
претраге.
Илустрација 20 – Пример резултата претраге организационих јединица које у пољу Техничка ознака садрже
вредност „13800“
Резултати претраге ОЈ могу бити извезени , на начин описан у поглављу Извоз резултатапретраге
ОЈ.
С т р а н а 14 | 53
Унос нове организационе јединице

Додавање нових организационих јединица је могуће у било ком тренутку у складу са потребама
корисника. Подаци о новим организационим јединицама се достављају у новој верзији Ексел
фајла Каталога поступака органа и затим учитавају у каталог поступака и апликацију.
Након што су учитане нове ОЈ, постају доступне картице за додавање корисника у одговарајуће
улоге за те ОЈ и можете радити у њима на начин описан у поглављу Додела, измене и укидање
права приступа корисника за рад на ОЈ.
Илустрација 26 – Пример картица које постају видљиве након што је ОЈ сачувана
Измена података ОЈ
Измена организационе јединице могућа је у било ком тренутку. У компоненти „Администрација“
изаберите се опцију „Организационе јединице“, претражите Организациону јединицу, означите
је и покрените се опцију .
Подаци који се могу мењати су:
 Назив ОЈ
 Град/Општина
 Улица
 Број
 Број телефона
 Адреса електронске поште
 Активан
Подаци ОЈ који се не могу мењати су ознака организационе јединице, техничка ознака и подаци
послова писарнице.
С т р а н а 15 | 53
Илустрација 27 – Пример поља ОЈ која не могу да се мењају

Покрените акцију „Сачувај“ да чувате унете измене на Организационој јединици.
Измењени подаци се виде у претрази организационих јединица и користе се од тренутка
измене. Уколико је измењен назив ОЈ на ново креираним предметима за организациону
јединицу користиће се нови називи. Сви предмети креирани са старим називом организационе
јединице задржавају тај податак до краја свог животног века.
Измене ОЈ се виде у историјату догађаја, на начин описан у поглављу Историја ОЈ.
У поглављу Одржавање ОЈ – принципи детаљно су описани принципи одржавања и измена
података ОЈ.
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад на ОЈ кроз
форму ажурирања ОЈ
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад на организационој јединицимогућа
је у било ком тренутку. Подразумева се да је претходно креирана организациона јединица и
корисник.
У компоненти „Администрација“ изаберите се опцију „Организационе јединице“, пронађите и
означите одговарајућу организациону јединицу и покрените акцију .
Илустрација 28 – Пример поља ОЈ која не могу да се мењају
С т р а н а 16 | 53
Ауторизација над предметима и документима који припадају одређеној организационој

јединици, претпоставља да се на нивоу организационе јединице дефинишу корисници са
следећим правима:
 Пријем поднеска – имају права пријема поднесака (видљива уколико ОЈ врши послове
писарнице)
 Формирање предмета – имају права креирања предмета за ОЈ
 Пријем е-поште – имају права завођења поднесака из поште примљене у ОЈ преко адресе
електронске поште (видљива уколико ОЈ врши послове писарнице)
 Додела у рад – имају права да учествују у процесу расподеле поднесака у оквиру ОЈ и
њених подређених ОЈ сагласно конфигурисаним правилима расподеле поднесака
 Обрада предмета – имају права уређивања мета податка и садржаја предмета и
докумената на којима су постављени као обрађивачи, покретање процеса колаборације
над тим предметима и документима додељених ОЈ и сторнирање тих предмета
 Увид – имају права увида у предмете и документе за ОЈ
 Руководилац
 Достава – имају права доставе излазних пошиљки усмерених за експедицију ка ОЈ
(видљива уколико ОЈ врши послове писарнице)
 Архивирање предмета – имају права извршавања припреме архивирања документације
и самог архивирања документације додељених ОЈ
На било којој од картица на форми за измену ОЈ врши се повезивање корисника са улогом за ту
ОЈ, која ће аутоматски бити додељена кориснику у зависности од тога у којој картици је додат на
тој ОЈ.
Илустрација 29 – Пример форме на којој се додељују, мењају и укидају права корисника за рад на ОЈ
На свакој од ових картица додавање корисника се одвија на исти начин. Могуће је додати једног
истог корисника на више картица, што би значило да ће тај корисник имати више улога у тој
организационој јединици или више различитих корисника на једној картици, што би значило да
ће више корисника имати исту улогу у тој организационој јединици.
Са десне стране форме на било којој улози у ОЈ, се налазе сви корисници који су креирани у
апликацији. Додавање корисника одговарајућој улози за ту ОЈ се одвија тако што се означите
корисника кликом на његово корисничко име, а затим кликнете на дугме „+“ поред корисничког
имена.
С т р а н а 17 | 53
Илустрација 30 – Пример додељивања улоге „Пријем поднеска“ кориснику за изабрану ОЈ

Ако корисник треба да има исту улогу у свим подређеним организационим јединицама изабране
ОЈ, тада је потребно да обележите квадратић „За подређене организационе јединице“:
Илустрација 31 – Пример додељивања улоге „Пријем поднеска“ кориснику за изабрану ОЈ и њој подређене ОЈ
Након што се корисник дода тој улози у ОЈ у левом делу форме ће се приказати додатикорисник.
Илустрација 32 – Пример додељене улоге Пријем поднеска кориснику у изабраној ОЈ
Након успешне доделе улоге на ОЈ, корисник добија све ауторизације за рад над предметима у
тој ОЈ које та улога омогућава. Ако је при избору корисника, означена кућица са леве стране,
кориснику ће бити додељена та ауторизациона улога за све организационе подјединице испод
дате ОЈ.
Склањање корисника одговарајућој улози за ту ОЈ се одвија тако што се означите корисника у
листи активних корисника за улогу са леве стране, а затим кликнете на дугме „x“ поред
корисничког имена. Ако је при избору корисника, означена кућица са леве стране, кориснику ће
С т р а н а 18 | 53
бити укинута та ауторизациона улога за све организационе подјединице испод дате ОЈ.
Илустрација 33 – Пример склањања улоге Пријем поднеска кориснику који је додељен на ОЈ
Изаберите опцију „ДА“ да би се кориснику уклонила дата улога са ОЈ. Након успешног уклањања
улоге, корисник губи све ауторизације за рад над предметима у тој ОЈ које та улога омогућава.
Деактивација ОЈ
У сваком тренутку могуће је деактивирање организационе јединице.
Деактивирање подразумева да се нови предмети не могу креирати за деактивирану
организациону јединицу нити да се она може укључити у нове процесе обраде на предмету.
У компоненти „Администрација“ изаберите опцију „Организационе јединице“, означите
организациону јединицу коју треба деактивирати и покрените акцију .

На форми општих података за измену ОЈ атрибут Активан поставите се на НЕ и сачувајте измену.
Илустрација 34 – Пример деактивације ОЈ

Деактивирана ОЈ се и даље налази у критеријумима за претрагу у административној компоненти
ОЈ обележена црвеним словима.
Илустрација 35 – Приказ деактивираних ОЈ

Након деактивирања ОЈ, сви предмети отворени на организациону јединицу пре њеног
деактивирања настављају свој уобичајени животни ток.
Што се тиче корисника унутар ових ОЈ, њима доделите улоге у другим организационим јединица,
а по потреби, када се изврши пресигнирање предмета деактивиране ОЈ, укините им
ауторизационе улоге у њој.
При завођењу и расподели деактивирана ОЈ се не налази у листи ОЈ на које се поднесак може
усмерити.
Активација ОЈ
ОЈ која је била деактивирана може се активирати у било ком тренутку.
Активирање подразумева да се активирана ОЈ приказује у изборима у апликацији, да се нови
С т р а н а 19 | 53
предмети могу креирати за активирану организациону јединицу и да се она може укључити у

нове процесе обраде на предмету.
организациону јединицу коју треба активирати и покреће акција .

На форми за измену ОЈ атрибут Активан поставите на ДА и сачувајте измену.
Илустрација 36 – Пример активације ОЈ

Сви корисници су задржали улоге које су имали на ОЈ пре деактивације и поновне активације и
са њима настављају рад на активираној ОЈ.
Историја ОЈ
У историји се бележе све акције над ентитетом организационе јединице, са подацима коју
акцију је када и ко извршио, са краћим описом, од дана креирања ентитета. Генерално се за ОЈ
приказују акције које се тичу самог ажурирања података о ОЈ, али и акције ауторизације
корисника, активација и деактивација ОЈ и сл.
организациону јединицу којој желимо да прегледамо историјат и покрените акцију „Историја“
.
Илустрација 37 – Пример са иконицом за покретање Историје

Приказује се форма за избор критеријума са којима се одређују период и параметри за приказ
Историје:
Илустрација 38 – Форма за избор критеријума историје догађаја

Изаберите период, акцију и/или корисника који је извршио акцију и покрените акцију
С т р а н а 20 | 53
„Претражи“ да би се приказала историја ОЈ као у следећем примеру:
Илустрација 39 – Пример историје ОЈ
Копирање корисника и њихових ауторизација са једне организационе

јединице на другу
Означите организациону јединицу, потом покрените акцију Копирај кориснике .
Илустрација 40 – Приказ акције

Изаберите организациону јединицу на коју је потребно копирати улоге корисника.
С т р а н а 21 | 53
Илустрација 41 – Приказ падајуће листе ОЈ

Након што сте изабрали организациону јединицу, кликните Сачувај. Када се акција изврши свим
корисницима са означене организационе јединице биће додељена иста ауторизациона права на
изабраној организационој јединици.
Извоз резултата претраге ОЈ

Резултате претраге ОЈ можете извести на локални рачунар тако што ћете покренути акцију
кликом на иконицу која се налази у доњем левом углу резултата претраге.
Илустрација 42 – Пример претраге и иконице за експорт

Извезени подаци се аутоматски чувају на рачунару корисника који је покренуо.
С т р а н а 22 | 53
Илустрација 43 – Пример извезених података претраге ОЈ

Детаљно упутство о извозу података описано је у посебном упутству за интерфејсе и претраге.
Администрација улога
У оквиру администраторске компоненте софтверскоg rешења „Писарница“, администрација
улога врши се у секцијама „Организационе јединице“, „Улоге“ и „Корисници“ менија
„Администрација“. Опције секције „Улоге“ се користе у случају да се корисницима додаје улога
за администрацију (администратора органа или администратора ИТЕ) и улога за дигитализацију.
Опције секције „Корисници“ се користе за давање за једног корисника ауторизационих права за
више ОЈ. Опције секције „Организационе јединице“ се користе за давање ауторизационих права
на ОЈ за више корисника одједном.
Списак улога постављених параметризацијом и принципи одржавања улога, детаљно су
набројани и пописани у поглављу: Одржавање улога - принципи.
Администрација функционалних улога за администрацију и дигитализацију врши се кроз
посебну опцију компоненте Администрација – Улоге.
Илустрација 44 – Пример опције Улоге у компоненти Администрација
С т р а н а 23 | 53
Кроз опцију администрације улога могуће је извршити:

 Претрагу улога
 Доделу, измене и укидање права приступа корисника за рад са улогом
 Извоз резултата претраге улога .
Све акције над улогом, са подацима коју акцију је када и ко извршио, са краћим описом, од дана
креирања улоге бележе се у историју улоге.
Претрага улога
Претрага улога могућа је по свим атрибутима улоге који постоје у решењу и који се договоре са
корисником у току анализе. Минималан скуп атрибута по којима је могућа претрага улога је: опис
и да ли је активна.
Илустрација 45 – Поља по којима се могу претражити улоге у апликацији

Резултати претраге улога могу бити извезени , на начин описан у поглављу Извоз резултата
претраге улога .
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад са улогама, из
секције Корисници
Додела, измене и укидање права приступа корисника за рад са улогама могуће је у било ком
тренутку са форме Корисници.
Илустрација 46 – Пример опције Корисници у компоненти Администрација
С т р а н а 24 | 53
У компоненти „Администрација“ изаберите опцију „Корисници“, означите кориснички налог и
покреће акција „Измени“ .

Додељивање и укидање функционалне улоге кориснику
На картици „Учлањивање у функционалне улоге“ на форми за измену корисника врши се
додељивање и укидање функционалних улога кориснику.
Са десне стране форме налазе се све функционалне улоге које су креиране у апликацији, са леве
све функционалне улоге које су додељене кориснику. Обе групе улога могу се филтрирати по
делу назива улоге.
Илустрација 47 – Преглед додељених функционалних улога

Додавање улоге кориснику се обавља тако што се селектујте улогу са десне стране форме, а
затим покрене акција „Додај“ која је видљива када се селектује улога.
Илустрација 48 – Пример додавања функционалне улоге кориснику

Након успешне доделе улоге кориснику, корисник добија право за рад са свим
функционалностима које та функционална улога омогућава.
Након што је улога додељена кориснику, она се може видети са леве стране форме, одакле се
С т р а н а 25 | 53
може обрисати тако што ће те је означити и покренути акцију „Уклони“. Након тога обрисана
улога је укинута кориснику и он губи сва права за рад која је она омогућавала.
Додељивање и укидање ауторизационе улоге кориснику

На картици „Учлањивање у ауторизационе улоге“ на форми за измену корисника врши се
додељивање и укидање ауторизационе улоге кориснику.
Са десне стране форме налазе се све ауторизационе улоге које су креиране у апликацији.
Додавање улоге кориснику на овај начин се одвија тако што се из падајућег менија одаберете
организациона јединица, означите улогу коју корисник треба да има у њој, а затим кликнете на
дугме „Додај“ које се појави када се селектује улога.
Илустрација 48 – Избор организационе јединице код учлањивања у ауторизационе улоге
Илустрација 49 – Пример додавања ауторизационе улоге кориснику

функционалностима које та ауторизациона улога омогућава на изабраној организационој
јединици, а улога се види са леве стране екрана и поред њеног назива је и ознака ОЈ на којој је
додељена.
Све додељене улоге могуће је претраживати по улози или Организационој јединици (избором
из листе).
С т р а н а 26 | 53
Илустрација 50 – Претрага додељених ауторизационих улога
Илустрација 51 – Избор улоге и ОЈ из листе
Илустрација 52 – Резултат претраге

Додељена ауторизациона улога се такође види као функционална, на 3. картици екрана.
Уколико је нпр. додата ауторизациона улога „Додела у рад“ на једној или више ОЈ, у
функционалним улогама ће се видети функционална улога „Додела у рад“.
Ова функционална улога је аутоматски додељена кориснику и није је могуће обрисати, већ се
она аутоматски брише из списка када се обришу све ауторизационе улоге које је одређују (нпр
функционална улога „Достава“ ће бити обрисана када се обришу ауторизационе улоге Достава
13800-001-000, Достава 13800-001-001,…).
С т р а н а 27 | 53
Илустрација 53 – Аутоматски додата функционална улога

Након што је улога додељена кориснику она се може видети са леве стране форме, одакле је
можете обрисати означавањем и покретањем опције „Уклони“.
Илустрација 54 – Пример брисања ауторизационе улоге корисника
Преглед улога корисника

Преглед свих функционалних и ауторизационих улога које су додељене кориснику омогућен је
на картици „Преглед улога“.
Илустрација 55 – Преглед свих функционалних и ауторизационих улога које су додељене кориснику

Додела и уклањање функционалних улога корисницима може се, сем кроз опцију Корисници,
вршити кроз опцију Улоге која је детаљно описана у поглављу: Додела, измене и укидањеправа
С т р а н а 28 | 53
приступа корисника за рад на улогама из опције Улоге.

функционалностима које та улога омогућава.
Историја улоге
У историју се бележе све акције над ентитетом улоге, са подацима коју акцију је када и ко
извршио, са краћим описом, од дана креирања ентитета. Генерално се за улоге приказују акције
које се тичу самог ажурирања података улоге али и акције учлањивања/ишчлањивања
корисника и активација и деактивација улоге.
У компоненти „Администрација“ изаберите се опцију „Улоге“, пронађите и означите улогу и
покрените се акцију „Историја“.

Приказаће вам се форма за избор критеријума са којима се одређују период и параметри за
приказ Историје:

Након што изаберете период (и по потреби параметара) и покренете акцију „Претражи“,
приказујесе историја улоге као у следећем примеру:
С т р а н а 29 | 53
Илустрација 58 – Пример историје улоге
Извоз резултата претраге улога

Резултате претраге улога можете извести на локални рачунар кликом на иконицу , која се
налази у доњем левом углу резултата претраге.
С т р а н а 30 | 53

Извезени Ексел фајл се аутоматски чува на рачунару корисника који је покренуо акцију и има
садржај као претрага улога у тренутку извоза података .
Илустрација 60 – Пример извезених података претраге улога

Детаљно упутство о извозу података описано је у упутству за корисничке интерфејсе и претраге.
С т р а н а 31 | 53
Администрација корисника
У оквиру администраторске компоненте софтверском Решења „Писарница“, уносе се корисници
којима се додељују улоге и права за рад са ОЈ. Принципи одржавања корисника детаљно су
набројани и пописани у поглављу: Одржавање корисника-принципи.
Разликујемо две врсте корисника: корисника службеника који има права рада са објектима
апликације: предметима поступака, документарним материјалима, задацима и корисника
поред права рада са објектима апликације има администраторска правима у смислууређивања
и одржавања корисничких налога, уређивања и одржавања организационе структуре органа,
који може бити администратор органа и корисник апликације.
Администрација корисника врши се кроз посебну опцију компоненте „Администрација –
Корисници“.
Илустрација 61 – Пример опције Корисници у компоненти Администрација

Кроз компоненту администрације могуће су следеће акције везано за кориснике:
 Претрагу корисника
 Унос новог корисника
 Измену података корисника
 Дефинисање заменика
 Доделу, измене и укидање права приступа корисника за рад са улогом
 Деактивација корисника/Активација корисника
 Извоз резултата претраге корисника
Све акције над корисником, са подацима коју акцију је, када и ко извршио, са краћим описом,
од дана креирања корисника бележе се у историју корисника.
С т р а н а 32 | 53
Илустрација 62 – Пример акција које је могуће извршити над корисником
Претрага корисника
Претрага корисника могућа је по свим атрибутима корисника који постоје у софтверском Решењу
„Писарница“ и који се договоре са корисником у току анализе. Минималан скуп атрибута по
којима је могућа претрага корисника је: корисничко име, име, презиме, назив организационе
јединице корисника, ознака организационе јединице корисника, адресаелектронске поште.
Детаљно упутство о претрагама описано је у упутству за корисничке интерфејсе и претраге.
Илустрација 63 – Пример Претраге корисника чији налог садржи „ите“ и чије име садржи слог "на"
Резултати претраге корисника могу бити извезени , на начин описан у поглављу Извоз резултата
претраге корисника .
Унос новог корисника
Додавање нових корисника је могуће у било ком тренутку у складу са потребама корисника. У
компоненти „Администрација“ бира се опција „Корисници“ и покреће се акција „Нови“
С т р а н а 33 | 53
, након чега се отвара форма за унос новог корисника система:
Илустрација 64 – Пример екрана за унос новог корисника

На отвореној форми за креирање новог корисника попуњавају се обавезна (болдована) и
необавезна поља:
 Кориснички налог – корисничко име којим се корисник пријављује у апликацију
 Име – име корисника апликације
 Презиме – презиме корисника апликације
 Иницијали – иницијали корисника могу се користити за брзу претрагу корисника
 Тип корисника – из листе се бира опција да ли ће креирани корисник бити регуларан
корисник или корисник/администратор.
 Одговорна организациона јединица – У овом пољу се одређује припадност корисника
организационој јединици.
 Функција – ручни унос функције коју корисник обавља
 ЈМБГ – Јединствен матични број грађана, обавезан податак за евиденцију корисника на
еИД ПРО
 Адреса електронске поште – адреса електронске поште
 Печат - ознака органа у печату – Користи се приликом генерисања Потврде о пријему
поднеска
 Печат - ознака организационе јединице – користи се као потпис корисника
 Обавештења на адресу електронске поште – да ли ће корисници примати обавештења
из апликације електронском поштом – ово поље је типа боолеан (да/не)
С т р а н а 34 | 53
 Активан – ово поље је типа боолеан (да/не) и приказује да ли је корисник активан или
није
Унос корисника типа „Корисник“
Након унос садржаја на форми за регистрацију корисника и изаберите Тип корисника
„Корисник“, покрените чување корисника на акцију „Сачувај“.
У том моменту корисник аутоматски добија улогу „корисник апликације“ која подразумева
основну улогу коју сваки корисник треба да има да би могао да се пријављује у софтверском
Решење „Писарница“.
Након што се креирао корисник, приликом измене, картице за дефинисање заменика и
учлањивање корисника у улоге постају видљиве.
Илустрација 65 – Пример картица које постају видљиве након што је корисник сачуван
На пријављену електронску адресу стиже мејл обавештења да је налог регистрован на Порталу
за регистрацију:
Илустрација 66 – Пример мејл обавештења да је налог корисника регистрован на Порталу еИД ПРО
Када је одабран Тип корисника „Корисник“, поред постојећих поља, на форми ће се појавити и
поље Одговорна организациона јединица, чије су вредности из шифарника организационих
јединица, које је обавезно за унос:
Илустрација 67 – Додатно поље за тип корисника "Корисник"

На картици „Дефинисање заменика“ додељују се заменици селектованом кориснику на начин
С т р а н а 35 | 53
као што је описано у поглављу Заменици. На картици „Учлањивање“ вршимо повезивање улога
са селектованим корисником, на начин као што је описано у поглављу Додела, измене и укидање
права приступа корисника за рад са улогама из опције Корисници
Унос корисника типа „Корисник/Администратор“
Поред основне улоге коју сваки корисник треба да има како би могао да се пријављује у
софтверском Решење „Писарница“ и улоге администратора која омогућава одржавање
корисничких налога, организационих јединица, улога и шифарника органа и писарнице, за
администратор органа постоји посебан тип корисника обједињује претходна два типа, тј. да као
корисник са додељеним ауторизационим улогама може имати могућност рада са ентитетима
апликације (предметима, документима, задацима) и колаборације над истим који припадају
одређеној ОЈ, као и да има могућност одржавања корисничких налога, организационе структуре
органа и шифарника писарнице и органа.
Приликом уноса података на форми за регистрацију корисника, изаберите се тип корисника
„Корисник/Администратор“ након чега се појављује поље за унос одговорне организационе
јединице у којој корисник има права рада.
Корисници овог типа се учлањују у функционалне улоге администратора органа и ауторизационе
улоге за ОЈ којој припадају, а по потреби и функционалну улогу за администрацију.
Измена података корисника
Измена корисника могућа је у било ком тренутку. У компоненти „Администрација“ изаберите
опцију „Корисници“, пронађите и означите кориснички налог и покрените акцију „Измени“
.
Подаци који се могу мењати су:
 Име – име корисника апликације
 Презиме – презиме корисника апликације
 Иницијали – иницијали корисника могу се користити за брзу претрагу корисника
 Тип корисника – избор једне од две опције из листе:
„Корисник“ или
 „Корисник/Администратор“
 Одговорна организациона јединица – ОЈ или Писарница којој корисник припада
 Функција – функција корисника коју обавља у органу
 Електронска пошта – адреса електронске поште
 Печат - ознака органа у печату – Користи се приликом генерисања Потврде о пријему
поднеска
 Печат - ознака организационе јединице – користи се као потпис корисника
С т р а н а 36 | 53
 Обавештење електронском поштом – да ли ће корисници примати обавештења

електронском поштом – ово поље је типа боолеан (да/не)
 Активан – ово поље је типа боолеан (да/не) и приказује да ли је корисник активан или
није
Податак корисника који се не може мењати је корисничко име са којим се корисник пријављујеу
апликацију, тип корисника у случају да је корисник типа „Администратор“ (тип корисник
„Корисник“ и „Корисник/Администратор“ је могуће мењати) и ЈМБГ корисника.
Илустрација 68 – Подаци корисничког налога типа „Корисник/Администратор“ који се не могу изменити
Илустрација 69 – Подаци корисничког налога типа „Администратор“ који се не могу изменити

Након извршене измене података, покрените акцију „Сачувај“.
Измењени подаци се виде у претрази корисника и користе се од тренутка измене.
Измене корисника се виде у историјату догађаја, на начин описан у поглављу Историја
корисника .
С т р а н а 37 | 53
Деактивација корисника
У сваком тренутку могуће је деактивирање корисника.
Деактивирање подразумева да корисник више није активан и не може се пријавити у апликацију
нити се може укључити у нове процесе обраде на предмету.
У компоненти „Администрација“ изаберите опцију „Корисници“, пронађите и означите
корисника и покрените акцију .
На форми за измену корисника атрибут Активан поставите на НЕ и покрените акцију „Сачувај“.
Илустрација 70 – Пример деактивирања корисника

Деактивирани корисник се и даље налази у критеријумима за претрагу како би било могуће
претражити предмете на којима је радио док је био активан.
Деактивирани корисник је у претрази корисника обележен црвеном бојом.
Илустрација 71 – Приказ црвеном бојом деактивираних корисника
Активација корисника
Корисник који је био деактивиран може се активирати у било ком тренутку.
корисника и покрените акцију „Измени“ .
На форми за измену корисника атрибут Активан поставите на ДА и покрените акцију „Сачувај“.
С т р а н а 38 | 53
Илустрација 72 – Пример активације корисника

Поново активиран корисник има права која су му и раније била додељена и може да приступи
апликацији.
Историја корисника
У историју се бележе све акције над ентитетом „Корисник“ са подацима коју акцију је, када и ко
извршио, са краћим описом, од дана креирања ентитета. Генерално се за корисника приказују
акције које се тичу креирања и ажурирања података о кориснику, али и акције
учлањивања/ишчлањивања корисника из улоге или ОЈ, активација и деактивација корисника и
сл.
кориснички налог и покрените акцију „Историја“ .

Приказаће вам се форма за избор критеријума са којима се одређују период и параметри за
приказ Историје:

Након што изаберете период и покренете акцију „Претражи“, приказује се Историјакорисничког
налога као у следећем примеру:
С т р а н а 39 | 53
Илустрација 75 – Пример историје корисника
Извоз резултата претраге корисника

Резултате претраге корисника могуће је експортовати кликом на иконицу која се налази у
доњем левом углу резултата претраге.

Извезени Ексел фајл се аутоматски чува на рачунару корисника који је покренуо акцију и има
садржај као претрага корисника у тренутку извоза података.
С т р а н а 40 | 53
Илустрација 77 – Извезени подаци

Детаљно упутство о извозу података описано је у упутству за корисничке интерфејсе и претраге.
Давање ауторизационих права корисницима сходно пословима које

обављају унутар писарнице
Руководилац који врши доделу предмета у рад на одређеној организационој јединици –
Потребно је доделити му улогу „Додела у рад“ и улогу „Увид“ на конкретној организационој
јединици на којој обавља посао доделе предмета. Уколико се при додавању улоге „Увид“ означи
квадрат „За подређене организационе јединице“, руководиоцу ће се доделити право увида у
садржај предмета и свих хијерархијски подређених организационих јединица. Улогом „Додела
у рад“ омогућено му је да предмете расподељује на ужу организациону јединицу, уколико
постоји, и/или да определи обрађивача.
Руководилац који врши доделу предмета у рад на одређеној организационој јединици као и
на њеним подређеним ОЈ – Потребно је доделити му улогу „Додела у рад“ и улогу „Увид“ на
свим организационим јединицама на којима врши доделу предмета. Приликом доделе улоге
„Додела у рад“ потребно је обележити квадрат „За подређене организационе јединице“ како би
се право доделе предмета омогућило и на свим подређеним организационим јединицама. На
исти начин неопходно је доделити улогу „Увид“ како би руководилац имао право увида у
садржај предмета на надређеној, као и на свим хијерархијски подређеним организационим
јединицама.
Обрађивач на одређеној организационој јединици – Потребно је доделити му улогу „Обрада
предмета“, као и улогу „Формирање предмета“ на одређеној организационој јединици на којој
врши послове обраде предмета. Улогом „Обрада предмета“ корисник има права уређивања
мета података, садржаја предмета и докумената на предметима на којима је постављен као
обрађивач, као и сторнирање тих предмета. Улогом „Формирање предмета“ обрађивачу се
омогућава креирање сопствених предмета за конкретну организациону јединицу.
Обрађивач на више организационих јединица – Потребно је доделити му улогу „Обрада
предмета“, као и улогу „Формирање предмета“ на свим организационим јединицама на којима
врши послове обраде предмета. Уколико се приликом додељивања ових улога одабере квадрат
„За подређене организационе јединице“, обрађивачу ће се доделити права обраде предмета и
формирања предмета за нaдређену, као и за све подређене организационе јединице.
Писари – Потребно је доделити улогу „Пријем поднеска“ на хијерархијски највишој
организационој јединици, односно организационој јединици која у ознаци садржи „000 000“. У
супротном, уколико се покуша додељивање улоге „Пријем поднеска“ на било којој другој
организационој јединици која није проглашена писарницом, улога неће бити видљива. Овом
С т р а н а 41 | 53
улогом писарима постаје доступна картица Пријем на којој могу да евидентирају поднеске и
фомирају предмете, као и да врше допуну предмета.
Уколико писари врше послове експедиције излазних пошиљки у папирном облику неопходно је
доделити им и улогу „Достава“ на хијерархијски највишој организационој јединици, односно
организационој јединици која у ознаци садржи „000 000“.
Заменици
Заменик је корисник који може да мења другог корисника у раду са апликацијом, у одређеном
периоду. Када се пријављује као замена неког корисника:
 Заменик види све задатке и нотификације корисника кога мења
 Заменик има сва права за рад над документима и предметима као и корисник кога мења
 Заменик има право да види све извештаје и претраге као и корисник кога мења
 Након извршене акције над неким ентитетом (документом, предметом, задатком..) у
историјату догађаја бележи се замениково корисничко име
 Након што се одјави из апликације и пријави се као обичан корисник, заменик губи сва
права која је имао док је био улогован као заменик, све док се поново не пријави као
заменик
 Након што истекне период замене одређеног корисника, заменик се више не може
улоговати као заменик тог корисника
Дефинисање заменика
Поставку заменика врше администратори органа на основу достављеног захтева.
Акција администратора органа врши се кроз измену података корисника. На форми измене
података корисника на форми измене података форми измене података на табу „Дефинисање
заменика“ покрените опцију за постављање заменика као на слици.
Илустрација 78 – Пример опције Додај заменика

Отвара вам се форма за избор заменика.
С т р а н а 42 | 53
Илустрација 79 – Пример форме за избор заменика

Попуните поља на форми (болдована су обавезна) и сачувајте унете податке:
 Име заменика – изабира се са падајуће листе на којој су излистани сви корисници у
систему
 Опис – кратак опис због чега се поставља заменик или по ком решењу, налогу или основу
 Датум од – избор датума из календара од ког датума се поставља заменик. Замена
почиње од 00х Датума од (укључује цео дан Датум од)и траје до 24х Датума до. Датум од
не може бити пре тренутног датума.
 Датум до – избор датума из календара до ког датума се завршава функција заменика за
тог корисника почиње од 00х Датума од и траје до 24х Датума до (укључује цео дан Датум
до)
Илустрација 80 – Пример постављања заменика

Након што се заменик дода, корисник који је постављен као заменик добија нотификацију да је
постављен као заменик одређеном кориснику за одређен времески перод:
Илустрација 81 – Пример обавештења након постављања заменика

Корисник који је одређен за заменика када почне период у коме је заменик може да врши све
функције као и корисник кога мења на начин дефинисан у корисничком упутству, у делу „Рад
С т р а н а 43 | 53
заменика“.
Измене везане за заменике
Заменици се под одређеним условима могу изменити или деактивирати:
Илустрација 82 – Пример опција за измену или деактивацију заменика

При измени заменика постоје следећа правила:
 Поље заменик се не може мењати
 Поље опис може да се измени ако је овлашћење заменика у току или је задато у
будућности
 Датум од може да се мења само када је задат у будућности (већи од данашњег датума)
 Датум од не може да се мења на датум мањи од данашњег
 Датум до може да се мења ако је овлашћење заменика у току или је задато у будућности
При деактивацији заменика постоји следеће правило:
 Замена у неком периоду може да се деактивира само ако је задата у будућности или
садашњости.
Укидање права заменику
Ручно укидање права
Када више не постоји потреба да заменик мења корисника, администратор добија налог да
укине замену.
Покрените измену података о заменику и поставите „Датум до“ на последњи датум трајања
замене или деактивира заменика. Након укидања права заменик губи увид у задатке и предмете
особе коју је мењао.
Аутоматско укидање права
Такође, уколико истекне датум до када је заменик постављен као замена корисника, аутоматски
се укида овлашћење кориснику који је постављен као заменик. Након укидања права заменик
губи увид у задатке и предмете особе коју је мењао.
Деактивација заменика
Деактивација заменика од стране администратора
Деактивацију заменика могуће је извршити над заменицима у садашњем или будућемпериоду.
Након акције је укинуто право рада корисника као заменика у датом периоду.
Акцију деактивације позовите померањем клизача са десне стране екрана, у лево.
Илустрација 83 – Деактивација заменика
С т р а н а 44 | 53
У историјат догађаја је уписана акција „Ажуриран заменик“ са подацима који је корисник

деактивирао замену, када, Активан: Не , у коментару.
Илустрација 84 – Преглед историје измене активирања заменика за корисника

Деактивација заменика од стране корисника који га мења
Корисник може сам да деактивира свог заменика у периоду важења замене покретањем акције
„Активација заменика“ у горњем десном углу екрана.
Илустрација 85 – Активација/деактивација заменика од стране корисника

Када покренете акцију, добићете листу свих заменика који су постављени и важећи у периоду
коме припада дан када се ради.
Илустрација 86 – Листа заменика у садашњем периоду

Корисник на приказаној листи може да активира и деактивира заменике, док промену датума
не може да радите. Њу ради искључиво администратор органа.
Деактивирани заменик се више не може улоговати као замена тог корисника .
Активација заменика
С т р а н а 45 | 53
Активација заменика од стране администратора

Активацију заменика могуће је извршити над заменицима у садашњем или будућем периоду.
Након акције се поново додељује право рада замене, кориснику који је био деактивиран као
заменик у датом периоду.
Акцију се позивате померањем клизача са десне стране екрана, у десно.
Илустрација 87 – Активација заменика од стране администратора

У историјат догађаја је уписана акција „Ажуриран заменик“ са подацима који је корисник
деактивирао замену, када, Активан: Да , у коментару.
Илустрација 88 – Преглед историје измене активирања заменика за корисника

Активирање заменика од стране корисника кога мења
Корисник може сам да активира свог заменика у периоду важења замене покретањем
акције„Активација заменика“ у горњем десном углу екрана.
Илустрација 89 – Активација/деактивација заменика од стране корисника

Када покренете акцију, добија листу свих заменика који су постављени и важећи у периоду коме
припада дан када се ради.
Илустрација 90 – Листа заменика у садашњем периоду
С т р а н а 46 | 53
На приказаној листи можете да активирате и деактивирате заменике док промену датума не

може да радите. Њу ради искључиво администратор органа.
Активирани заменик може се улоговати као замена тог корисника на начин описан у
корисничком упутству у поглављу „Рад заменика“.
С т р а н а 47 | 53
Администрација писарница по ОЈ
У оквиру администраторске компоненте „Послови писарнице за организациону јединицу“
софтверском Решења „Писарница“, креира се веза једне или више писарница и организационих
делова за које ће конкретна писарница да врши послове писарнице.
Илустрација 91 – Ставка менија „Послови писарнице за ОЈ“

Кроз компоненту администрације могуће су следеће акције везано за Послове писарнице за ОЈ:
 Претрага постојећих података
 Нови унос везе Писарница/ОЈ
 Измена постојећих података
 Брисање постојећих података
Претрага постојећих података
Претрага Послова писарница за ОЈ је могућа по свим релевантним параметрима који се налазе
и на форми за креирање везе Писарница/ОЈ. Скуп атрибута по којима је могућа претрага јесте
сет атрибута који се односи на послове које писарница обавља за ОЈ:
 Пријем поднеска
 Пријем документарног материјала и формирање предмета
 Пријем поднесака са адресе електронске поште
 Послови архивирања
 Достава
Илустрација 92 – Сет атрибута за претрагу који се односи на послове које писарница обавља за ОЈ
С т р а н а 48 | 53
, те по основним атрибутима:
 Ознака писарнице
 Назив писарнице
 Ознака организационе јединице
 Назив организационе јединице
Илустрација 93 – Сет основних атрибута за претрагу
Након уноса једног или више параметара, претрагу покрећемо акцијом :
Илустрација 94 – Пример претраге са попуњеним критеријумом за Назив ОЈ

Резултати претраге корисника могу бити извезени , на начин описан у поглављу Извоз резултата
претраге корисника .
Нови унос везе Писарница/ОЈ
Додавање нових веза Писарница/ОЈ је могуће у било ком тренутку у складу да потребама
корисника. Веза креирана на овај начин омогућава конкретној писарници, приказ
организационе јединице у листи, приликом завођења новог поднеска/предмета.
Унос нове везе Писарница/ОЈ вршите се акцијом „Нови“ :
С т р а н а 49 | 53
Илустрација 95 – Акција за унос нове везе Писарница/ОЈ

Отвара вам се форма за унос података. Прво из листе „Ознака писарнице“ изаберите једну
писарницу, затим у листи „Ознака организационе јединице“ изаберите организациону јединицу
за коју ће изабрана писарница да врши послове. Након уноса ова два податка, означите
конкретне послове које ће писарница да обавља за организациону јединицу:
 Пријем поднеска
 Формирање предмета
 Пријем поднеска на адресу електронске поште
 Припрема доставе
 Архивирање документације
Илустрација 96 – Форма за унос нове везе Писарница/ОЈ

Уколико се означи да писарница обавља послове доставе (избором опције „Да“ код поља
„Припрема доставе:“), тада су видљива још два поља за унос:
 Припрему отпреме ради - са вредностима: „Обрађивач“, „Писарница“ и „Обрађивач-
скраћена отпрема“:
Илустрација 97 – Припрема доставе: ко ради
С т р а н а 50 | 53
Илустрација 98 – Избор из поља која улога ради припрему доставе

 Писарница која ради припрему доставе - избор организационих јединица које су
означене да су писарнице. Поље је видљиво ако поље „Припрема доставе“ има вредност
„ДА“ и поље „Припрему доставе ради“ има вредност „Писарница“.
Илустрација 99 – Избор из поља која писарница ради припрему доставе

Унети подаци се чувају кликом на „Сачувај“.
Напомена: У пољу „Писарница која ради припрему доставе“ ће се појавити све оне
организационе јединице којима је у администрацији организационих јединица, податак
„Послови писарнице“ изабран „ДА“:
Илустрација 100 – Приказ податка из администрације ОЈ
Измена постојећих података

Измена везе писарнице/ОЈ могућа је у било ком тренутку. У компоненти „Администрација“
изаберите се опцију „Послови писарнице за организациону јединицу“, означите постојећу везу
и покрените акцију „Измени“ .
Илустрација 101 – Приказ акције за "Измену" података

На форми за измену података није могуће мењати податке „Ознака писарнице“ и „Ознака
организационе јединице“, већ је могуће променити послове које писарница обавља за
С т р а н а 51 | 53
организациону јединицу. Промена послова вршите кликом на „ДА“ - уколико желимо да додамо
посао који ће писарница да врши за организациону јединицу или кликом на „НЕ“ - уколико
желимо да писарници укинемо даље обављање тог посла за организациону јединицу и чувањем
измене на акцију „Сачувај“:
Илустрација 102 – Приказ форме за измену података
Брисање постојећих података

Уколико је креирана погрешна веза писарнице и организационе јединице, онда такав податак
не можете да мењате већ користите акцију за брисање. Претрагом пронађите везу писарнице и
организационе јединице која је за брисање, означите је у листи и покрените акцију „Брисање“
:
Илустрација 103 – Приказ акције за "Брисање" података

Након покретања акције, систем вам тражи потврду брисања одабране везе:
Илустрација 104 – Приказ поруке за потврду извршења акције

Одабиром дугмета „ДА“, потврђујете акцију, након чега се веза брише. Одабиром дугмета „НЕ“,
одустајете од акције брисања.
С т р а н а 52 | 53
С т р а н а 53 | 53

Uputstvo Za Instalaciju

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Uputstvo Za Instalaciju

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Упутство за одржавање корисника, улога и организационих јединица

Софтверско решење „Писарница“

Администрација писарница по ОЈ ........................................................................... 48

Илустрација 1 – Пример изгледа компоненте Администрација

Улога за рад на администрацији

Илустрација 8 – Почетна страна за пријављивање корисника у апликацију

Илустрација 9 – Провера двофакторске идентификације

Илустрација 10 – опција за креирање новог корисника

Илустрација 11 – Пример регистрације корисника типа Администратор

Унете податке о кориснику сачувајте кликом на дугме , чиме се овом корисничком

Илустрација 12 – Аутоматски додељене функционалне улоге кориснику типа Администратор/корисник

Илустрација 13 – Додавање нове функционалних улога за Администраторе органа

Илустрација 14 – Преглед функционалних улога за Администраторе органа

Илустрација 16 – Пример дефинисања улоге за организациону јединицу за управљање документима

Илустрација 17 – Преглед обављања послова писарнице на ОЈ

 Достава – имају права отпреме излазних пошиљки усмерених за експедицију ка ОЈ

Одржавање улога – принципи

Администрација Организационих јединица

Илустрација 18 – Пример опције Организационе јединице у компоненти Администрација

Илустрација 19 – Пример акција које је могуће извршити над Организационом јединицом

Претрага Организационе Јединице

Унос нове организационе јединице

Илустрација 26 – Пример картица које постају видљиве након што је ОЈ сачувана

Илустрација 27 – Пример поља ОЈ која не могу да се мењају

означите одговарајућу организациону јединицу и покрените акцију .

Илустрација 28 – Пример поља ОЈ која не могу да се мењају

Ауторизација над предметима и документима који припадају одређеној организационој

Илустрација 30 – Пример додељивања улоге „Пријем поднеска“ кориснику за изабрану ОЈ

организациону јединицу коју треба деактивирати и покрените акцију .

Илустрација 34 – Пример деактивације ОЈ

Илустрација 35 – Приказ деактивираних ОЈ

предмети могу креирати за активирану организациону јединицу и да се она може укључити у

организациону јединицу коју треба активирати и покреће акција .

Илустрација 36 – Пример активације ОЈ

Илустрација 37 – Пример са иконицом за покретање Историје

Илустрација 38 – Форма за избор критеријума историје догађаја

„Претражи“ да би се приказала историја ОЈ као у следећем примеру:

Илустрација 39 – Пример историје ОЈ

Копирање корисника и њихових ауторизација са једне организационе

Илустрација 40 – Приказ акције

Илустрација 41 – Приказ падајуће листе ОЈ

Извоз резултата претраге ОЈ

Илустрација 42 – Пример претраге и иконице за експорт

Илустрација 43 – Пример извезених података претраге ОЈ

Илустрација 44 – Пример опције Улоге у компоненти Администрација

Кроз опцију администрације улога могуће је извршити:

Илустрација 45 – Поља по којима се могу претражити улоге у апликацији

Илустрација 46 – Пример опције Корисници у компоненти Администрација

У компоненти „Администрација“ изаберите опцију „Корисници“, означите кориснички налог и

покреће акција „Измени“ .

Илустрација 47 – Преглед додељених функционалних улога

Илустрација 48 – Пример додавања функционалне улоге кориснику

Додељивање и укидање ауторизационе улоге кориснику

Илустрација 48 – Избор организационе јединице код учлањивања у ауторизационе улоге

Илустрација 49 – Пример додавања ауторизационе улоге кориснику

Илустрација 50 – Претрага додељених ауторизационих улога

Илустрација 51 – Избор улоге и ОЈ из листе

Илустрација 52 – Резултат претраге

Илустрација 53 – Аутоматски додата функционална улога

Илустрација 54 – Пример брисања ауторизационе улоге корисника

Преглед улога корисника

Илустрација 55 – Преглед свих функционалних и ауторизационих улога које су додељене кориснику

приступа корисника за рад на улогама из опције Улоге.