Tài liệu tham khảo

Hướng dẫn sử dụng MS EXCEL 2016

Lê Quang Bình tổng hợp

 MỤC LỤC

MỤC LỤC ......................................................................................................................2

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2016 ........................................................8
1. Làm quen với giao diện người dùng Microsoft Excel .........................................8
1.1. Giao diện Excel........................................................................................................... 8
1.2. Làm việc với môi trường Excel ................................................................................. 9
1.2.1. Thanh công cụ Ribbon ..............................................................................9
1.2.2. Thanh công cụ Quick Access Toolbar ...................................................11
1.2.3. Chế độ xem worksheet ............................................................................12
1.2.4. Chức năng Backstage view .....................................................................14
2. Làm quen với OneDrive, Tạo, Mở, Lưu và chia sẽ tài liệu ...............................16
2.1. Làm quen với OneDrive .......................................................................................... 16
2.2. Tạo và mở một tập tin Excel ................................................................................... 16
2.2.1. Tạo bảng tính Excel 2016 trống mới .....................................................16
2.2.2. Mở bảng tính Excel hiện có ....................................................................17
2.2.3. Ghim bảng tính Excel .............................................................................18
2.2.4. Sử dụng mẫu ............................................................................................18
2.3. Chế độ Compatibility Mode (Chế độ tương thích) ............................................... 20
2.4. Lưu trữ một tập tin Excel ....................................................................................... 21
2.4.1. Save & Save As ........................................................................................21
2.4.2. Cách lưu bảng tính Excel .......................................................................21
2.4.3. Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao ...........................................22
2.4.4. Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định .........................................22
2.5. Tính năng AutoRecover .......................................................................................... 23
2.6. Xuất bảng tính sang các định dạng khác nhau ..................................................... 25
2.7. Chia sẻ bảng tính Excel 2016 .................................................................................. 28
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH ....................................................................30
3. Quản lý bảng tính, làm việc với nhiều bảng tính ...............................................30
3.1. Chèn một bảng tính mới .......................................................................................... 30
3.2. Sao chép một bảng tính Excel ................................................................................. 31
3.3. Đổi tên bảng tính Excel 2016 .................................................................................. 32
3.4. Di chuyển bảng tính Excel 2016.............................................................................. 33
3.5. Tô màu tab bảng tính Excel 2016 ........................................................................... 34
3.6. Xóa bảng tính Excel 2016 ........................................................................................ 35
3.7. Nhóm và bỏ nhóm các bảng tính trong Excel 2016 .............................................. 35
3.7.1. Nhóm các bảng tính ................................................................................35
 3.7.2. Tách nhóm các bảng tính .......................................................................36
3.8. Ẩn và hiện bảng tính Excel 2016 ............................................................................ 36
3.8.1. Ẩn bảng tính ............................................................................................36
3.8.2. Hiện bảng tính .........................................................................................37
3.9. Các thao tác trên bảng tính ..................................................................................... 37
4. Thay đổi kích thước cột, hàng .............................................................................39
4.1. Chỉnh chiều rộng cột Excel 2016 ............................................................................ 39
4.2. Chỉnh độ rộng cột Excel tự động với AutoFit ....................................................... 40
4.3. Chỉnh chiều cao hàng Excel 2016 ........................................................................... 40
4.4. Chỉnh tất cả các hàng hoặc các cột Excel 2016 ..................................................... 41
4.5. Chèn, xóa, di chuyển và ẩn hàng, cột Excel 2016 .................................................. 42
4.5.1. Chèn hàng ................................................................................................42
4.5.2. Chèn cột: ..................................................................................................44
4.5.3. Xóa hàng hoặc cột: ..................................................................................45
4.5.4. Di chuyển hàng hoặc cột: ........................................................................46
4.5.5. Ẩn và bỏ ẩn hàng hoặc cột: ....................................................................47
5. Hướng dẫn cố định dòng và cột trong excel .......................................................49
5.1. Cố định hàng đầu trong Excel: ............................................................................... 49
5.2. Cố định cột đầu trong Excel: .................................................................................. 50
5.3. Cố định hàng và cột trong excel: ............................................................................ 51
5.4. Cố định nhiều hàng, nhiều cột trong Excel: .......................................................... 53
5.5. Xóa bỏ cố định trong excel: ..................................................................................... 53
6. Chức năng Find và Replace .................................................................................55
6.1. Tìm kiếm nội dung trong Excel 2016 ..................................................................... 55
6.2. Thay thế nội dung trong ô Excel 2016.................................................................... 57
ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ CÁC PHÉP TOÁN .....................................................61
7. Khái niệm cơ bản về các ô và dải ô .....................................................................61
7.1. Tìm hiểu về các ô Excel ........................................................................................... 61
7.1.1. Chọn một ô: .............................................................................................62
7.1.2. Chọn một dải ô: .......................................................................................62
7.2. Nội dung ô Excel ...................................................................................................... 63
7.2.1. Chèn nội dung: ........................................................................................63
7.2.2. Định dạng nội dung ô:.............................................................................64
7.2.3. Định dạng vị trí cho nội dung ô: ............................................................65
7.2.4. Xóa nội dung ô:........................................................................................66
7.2.5. Xóa ô: ........................................................................................................68
7.2.6. Sao chép và dán nội dung ô: ...................................................................69
 7.2.7. Cắt và dán nội dung ô: ............................................................................71
7.2.8. Kéo và thả các ô: .....................................................................................73
7.2.9. Sử dụng chức năng fill handle: ..............................................................74
7.2.10. Tiếp tục một chuỗi với fill handle: .....................................................74
7.3. Xuống dòng và nối ô trong Excel 2016 ................................................................... 75
7.3.1. Ngắt dòng trong các ô Excel:..................................................................75
7.3.2. Hợp nhất các ô bằng lệnh Merge & Center: ........................................76
7.3.3. Chọn căn giữa: .........................................................................................77
8. Định dạng dữ liệu số trong Excel 2016 ...............................................................79
8.1. Chọn định dạng cho dữ liệu .................................................................................... 79
8.2. Sử dụng đúng định dạng dữ liệu ............................................................................ 80
8.2.1. Định dạng kiểu số (Number formats) ....................................................81
8.2.2. Định dạng tiền tệ và kế toán ...................................................................81
8.2.3. Định dạng ngày tháng và thời gian: ......................................................82
8.2.4. Định dạng phần trăm trong excel: .........................................................84
8.2.5. Định dạng phân số trong excel:..............................................................85
8.2.6. Định dạng khoa học: ...............................................................................85
8.2.7. Định dạng đặc biệt – special:..................................................................86
9. Giới thiệu về công thức và phép toán..................................................................87
9.1. Toán tử tính toán ..................................................................................................... 87
9.2. Tham chiếu ô (Cell references) ............................................................................... 87
9.3. Tạo một công thức ................................................................................................... 88
9.4. Sửa đổi các giá trị với tham chiếu ô ....................................................................... 90
9.5. Tạo ra một công thức sử dụng phương pháp trỏ-và-click ................................... 90
9.6. Sao chép công thức................................................................................................... 92
9.6.1. Sao chép công thức ..................................................................................92
9.6.2. Cố định tham chiếu ô khi sao chép công thức: .....................................93
9.6.3. Sử dụng tham chiếu ô với nhiều trang tính ..........................................95
9.6.4. Sao chép công thức vào các ô liền kề với Fill Handle ..........................97
9.7. Chỉnh sửa một công thức ........................................................................................ 97
10. Tạo các công thức phức tạp ............................................................................100
10.1. Thứ tự của toán tử (The order of operations) ................................................. 100
10.2. Tạo các công thức phức tạp ............................................................................... 102
CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL ......................................................103
11. Hàm làm việc với chuỗi văn bản ....................................................................103
11.1. Nối chuỗi văn bản ............................................................................................... 103
11.2. Hàm CONCATENATE ..................................................................................... 103
 11.3. Hàm LEFT .......................................................................................................... 103
11.4. Hàm RIGHT ....................................................................................................... 104
11.5. Hàm MID ............................................................................................................ 104
11.6. Hàm LEN ............................................................................................................ 104
11.7. Hàm TRIM.......................................................................................................... 105
11.8. Hàm FIND........................................................................................................... 105
11.9. Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường ...... 105
11.10. Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản .............................................................. 106
11.11. Hàm EXACT để so sánh hai cột ....................................................................... 106
11.12. Hàm TEXT.......................................................................................................... 107
11.13. Hàm VALUE ...................................................................................................... 108
12. Các hàm toán học (Math & Trig) ..................................................................109
12.1. Hàm ABS ............................................................................................................. 109
12.2. Hàm INT ............................................................................................................. 109
12.3. Hàm MOD........................................................................................................... 109
12.4. Hàm ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN .................................................. 110
12.5. Hàm EVEN, Hàm ODD ..................................................................................... 110
12.6. Hàm PRODUCT ................................................................................................. 111
12.7. Hàm RAND, Hàm RANDBETWEEN.............................................................. 111
12.8. Hàm SQRT.......................................................................................................... 112
13. Hàm thống kê và tính tổng .............................................................................113
13.1. Hàm đếm COUNT .............................................................................................. 113
13.2. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể ....................................................... 113
13.3. Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện ............................................. 114
13.4. Hàm tính tổng SUM ........................................................................................... 115
13.5. Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện.................................................................. 116
13.6. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện ................................................... 117
13.7. Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE .......................................................... 117
13.8. Hàm đếm ô trống COUNTBLANK .................................................................. 118
13.9. Hàm đếm ô không trống COUNTA .................................................................. 118
13.10. Hàm MIN, MAX ................................................................................................. 119
13.11. Hàm RANK......................................................................................................... 120
14. Hàm LOGIC ....................................................................................................121
14.1. Hàm IF ................................................................................................................ 121
14.2. Hàm AND ............................................................................................................ 122
14.3. Hàm OR .............................................................................................................. 123
14.4. Hàm NOT ............................................................................................................ 123
15. Hàm ngày tháng...............................................................................................125
 15.1. Hàm YEAR, MONTH, DAY ............................................................................. 125
15.2. Hàm DATE ......................................................................................................... 125
15.3. Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống ............................................................ 126
15.4. Hàm HOUR, MINUTE, SECOND ................................................................... 126
15.5. Hàm TIME .......................................................................................................... 127
15.6. Hàm DAYS - Tính số ngày giữa 2 mốc thời gian ............................................ 127
15.7. Hàm WEEKDAY ............................................................................................... 127
16. Hàm tra cứu và tham chiếu ............................................................................129
16.1. Hàm VLOOKUP, HLOOKUP .......................................................................... 129
16.2. Hàm MATCH ..................................................................................................... 132
16.3. Hàm INDEX........................................................................................................ 133
16.4. Hàm CHOOSE ................................................................................................... 134
17. Một số thông báo lỗi khi tính toán và sử dụng hàm .....................................135
17.1. Lỗi độ rộng cột: “#####” .................................................................................. 135
17.2. Lỗi giá trị: #VALUE! ......................................................................................... 135
17.3. Lỗi dữ liệu: #N/A ................................................................................................ 135
17.4. Sai vùng tham chiếu: #REF! ............................................................................. 135
17.5. Lỗi chia cho 0: #DIV/0! ...................................................................................... 136
17.6. 6. Lỗi Sai tên: #NAME!...................................................................................... 136
17.7. Lỗi dữ liệu kiểu số: #NUM! ............................................................................... 136
17.8. Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL! ................................................................................. 136
CƠ SỞ DỮ LIỆU .......................................................................................................137
18. Sắp xếp dữ liệu trong Excel ............................................................................137
19. Lọc dữ liệu trong Excel ...................................................................................139
19.1. AutoFilter ............................................................................................................ 139
19.2. Advanced Filter .................................................................................................. 141
19.3. Một số tùy chọn trong vùng điều kiện .............................................................. 143
19.3.1. Advanced filter điều kiện so sánh số và ngày tháng .......................143
19.3.2. Advanced filter – lọc dữ liệu chuỗi ...................................................144
19.3.3. Sử dụng công thức trong vùng điều kiện advanced filter ..............145
19.3.4. Advanced filter với điều kiện VÀ .....................................................146
19.3.5. Advanced filter với điều kiện HOẶC ...............................................147
19.3.6. Advanced filter với điều kiện hỗn hợp .............................................147
20. Các hàm Dữ liệu trong Excel..........................................................................148
20.1. Hàm DCOUNT, DCOUNTA ............................................................................. 148
20.2. Hàm DMAX, DMIN ........................................................................................... 149
20.3. Hàm DSUM......................................................................................................... 149
20.4. Hàm DAVERAGE.............................................................................................. 150
21. Tạo Subtotal .....................................................................................................151
CHÈN ĐỒ HỌA TRONG EXCEL ..........................................................................153
22. Chèn biểu đồ vào Excel ...................................................................................153
22.1. Các loại biểu đồ thường dùng ........................................................................... 153
22.1.1. Biểu đồ cột ..........................................................................................153
22.1.2. Biểu đồ hình tròn ...............................................................................154
22.1.3. Biểu đồ dạng đường ...........................................................................154
22.1.4. Biểu đồ vùng .......................................................................................154
22.2. Các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ .............................................................. 155
22.3. Cách chèn biểu đồ vào bảng tính ...................................................................... 156
22.4. Định dạng biểu đồ .............................................................................................. 157
22.4.1. Ba cách để tùy chỉnh các biểu đồ trong excel ..................................157
22.4.2. Thêm tiêu đề vào biểu đồ excel .........................................................158
22.4.3. Tùy chỉnh các trục trong biểu đồ excel: ..........................................160
22.4.4. Thêm nhãn dữ liệu vào biểu đồ excel: .............................................164
22.4.5. Di chuyển, định dạng hoặc ẩn chú thích của biểu đồ: ....................166
22.4.6. Ẩn và chỉnh sửa chuỗi dữ liệu trong biểu đồ Excel: .......................168
22.4.7. Thay đổi loại biểu đồ và phong cách:...............................................168
23. Kiểm tra chính tả trong trang tính ................................................................173
23.1. Sử dụng Spell Check trong Excel 2016............................................................. 173
23.2. Bỏ qua "lỗi" chính tả ......................................................................................... 174
TRANG TÍNH VÀ IN BẢNG TÍNH .......................................................................175
24. Định dạng trang và in bảng tính ....................................................................175
24.1. Truy cập cửa sổ Print......................................................................................... 175
24.2. In một bảng tính ................................................................................................. 175
24.3. Chọn vùng in ....................................................................................................... 178
24.3.1. In các trang tính hiện hành ...............................................................178
24.3.2. In toàn bộ bảng tính ..........................................................................178
24.3.3. In một vùng chọn ...............................................................................179
24.4. Điều chỉnh nội dung ........................................................................................... 181
24.4.1. Thay đổi định hướng trang ...............................................................181
24.4.2. Tinh chỉnh nội dung trước khi in .....................................................182
24.5. Cố định dòng tiêu đề trên nhiều trang - Sử dụng lệnh Print Titles ............... 184
24.6. Điều chỉnh ngắt trang ........................................................................................ 185
24.7. Sửa đổi lề trong ô Preview (Xem trước): ......................................................... 187
 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2016

1. Làm quen với giao diện người dùng Microsoft Excel

Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế giúp ghi lại,
trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu
thống kê trực quan có trong bảng.
Nếu đã từng sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, thì khi sử dụng Excel 2016
người dùng sẽ cảm thấy quen thuộc. Còn nếu là người dùng mới sử dụng Excel hoặc có
nhiều kinh nghiệm với các phiên bản cũ, trước tiên người dùng nên dành thời gian để
làm quen với giao diện của Excel.
1.1. Giao diện Excel
Khi mở Excel 2016, màn hình Start Screen Excel sẽ xuất hiện. Tại đây, người dùng
có thể tạo ra một bảng tính mới, chọn một mẫu có sẳn hoặc mở các bảng tính đã chỉnh
sửa gần đây của mình.

1. Khu vực tra cứu và mở một bảng tính đã chỉnh sửa gần đây. Nếu bảng tính đã
chỉnh sữa lâu hơn, không có trong danh sách, người dùng có thể click vào Open Other
Workbooks để tìm đến một bảng tính có sẳn
2. Khu vực tìm kiếm những mẫu bảng tính có sẳn. Lưu ý, chỉ có thể tìm kiếm khi
máy tính có truy cập internet.
3. Blank Workbook là nơi để tạo một bảng tính mới, không có dữ liệu ban đầu.
4. Khu vực chứa các mẫu có sẵn được hỗ trợ bởi Microsoft, nếu có những mẫu
bảng tính phù hợp, người dùng có thể sử dụng tại đây bằng cách click chọn mẫu phù
hợp với yêu cầu.
 Từ màn hình Start Screen của Excel, ta chọn Blank Workbook để bắt đầu một bảng
tính mới, Giao diện của bảng tính như sau:

1.2. Làm việc với môi trường Excel

Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi người dùng sẽ tìm thấy các lệnh để thực
hiện các tác vụ phổ biến trong Excel. Chức năng Backstage view sẽ cung cấp cho người
dùng các tùy chọn khác nhau để lưu trữ, mở tệp tin, in và chia sẻ tài liệu.
1.2.1. Thanh công cụ Ribbon
Excel 2016 sử dụng một hệ thống Ribbon chứa một menu ngang gồm các TAB
thay vì menu truyền thống. Mỗi tab có một số nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh có nhiều nút
lệnh. Người dùng sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Excel.
Ví dụ trong TAB HOME, chứa nhiều nhóm lệnh trong đó có Font.

Một số nhóm sẽ có mũi tên mở rộng, người dùng có thể nhấp vào để có thêm tùy
chọn.
 Người dùng có thể điều chỉnh hiển thị thanh công cụ Ribbon với Ribbon Display
Options (Tùy chọn hiển thị Ribbon).

Một số chương trình nhất định, chẳng hạn như Adobe Acrobat Reader, có thể cài
đặt các tab bổ sung vào thanh công cụ Ribbon. Các tab này được gọi là lệnh tùy chỉnh
add-ins.
Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon:
Thanh công cụ Ribbon được thiết kế để đáp ứng nhiệm vụ hiện tại của người dùng,
nhưng người dùng có thể chọn thu nhỏ nếu nhận thấy nó chiếm quá nhiều không gian
màn hình. Nhấp vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải của màn hình
để hiển thị menu thả xuống.
Có ba chế độ trong trình đơn Ribbon Display Options:
- Auto-hide Ribbon (Tự động ẩn thanh công cụ Ribbon): Tự động ẩn hiển bảng
tính của người dùng ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn thanh công cụ Ribbon. Để
hiển thị thanh công cụ Ribbon, nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở phía trên màn hình.

- Show Tabs (Hiển thị Tabs): Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi không sử
dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị thanh Ribbon, chỉ cần nhấp vào tab.
 - Show Tabs and Commands (Hiển thị lệnh Tabs and Commands): Tùy chọn này
tối đa hóa thanh công cụ Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ được hiển thị. Tuỳ chọn này
được chọn mặc định khi người dùng mở Excel.
1.2.2. Thanh công cụ Quick Access Toolbar
Nằm ngay phía trên thanh công cụ Ribbon, thanh Quick Access Toolbar cho phép
người dùng truy cập các lệnh phổ biến bất kể người dùng chọn tab nào. Theo mặc định,
nó bao gồm các lệnh Save (Lưu), Undo (Hoàn tác) và Redo (Lặp lại). Người dùng có
thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích.
Thêm lệnh vào thanh công cụ Quick Access Toolbar:
Bước 1: Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh Quick Access Toolbar.
Bước 2: Chọn lệnh người dùng muốn thêm từ trình đơn thả xuống. Để chọn từ
nhiều lệnh hơn, chọn More Commands.

Bước 3: Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Làm thế nào để sử dụng Tell me:

Hộp Tell Me hoạt động như một thanh tìm kiếm để giúp người dùng nhanh chóng
tìm các công cụ hoặc lệnh muốn sử dụng.
 Bước 1: Nhập một cụm từ tìm kiếm vào hộp Tell me về những gì người dùng
muốn làm.

Bước 2: Kết quả sẽ cho người dùng một vài lựa chọn có liên quan. Để sử dụng,
hãy nhấp vào một lựa chọn.

1.2.3. Chế độ xem worksheet

Excel 2016 có nhiều tùy chọn thay đổi cách xem bảng tính của người dùng được
hiển thị. Các chế độ xem này có thể hữu ích cho các tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu người
dùng đang lên kế hoạch in bảng tính.
Để thay đổi chế độ xem worksheet, hãy tìm các lệnh ở góc dưới cùng bên phải của
cửa sổ Excel và chọn Normal view (Chế độ xem bình thường), Page Layout view (Giao
diện trang) hoặc Page Break view (Chế độ xem ngắt trang).
 - Normal view: Chế độ xem thông thường là chế độ xem mặc định cho tất cả các
bảng tính trong Excel.

- Page Layout view: Chế độ xem giao diện trang hiển thị cách bảng tính sẽ xuất
hiện khi in. Người dùng cũng có thể thêm tiêu đề và chân trang trong chế độ xem này.

- Page Break view: Chế độ xem ngắt trang cho phép người dùng thay đổi vị trí
ngắt trang, đặc biệt hữu ích khi in nhiều dữ liệu từ Excel.
 1.2.4. Chức năng Backstage view
Chức năng Backstage view cung cấp cho người dùng các tùy chọn khác nhau để
lưu, mở tệp, in và chia sẻ tập tin Workbook trong Excel.
Để truy cập vào Backstage view:
Bước 1: Nhấp vào tab File trên Ribbon. Backstage view sẽ xuất hiện.

Bước 2: Nhấp vào các nút minh họa trong trình tương tác bên dưới để tìm hiểu
thêm về cách sử dụng Backstage view.
2. Làm quen với OneDrive, Tạo, Mở, Lưu và chia sẽ tài liệu
2.1. Làm quen với OneDrive
Nhiều tính năng trong Office hướng tới việc lưu trữ và chia sẻ tệp tin trực tuyến.
OneDrive là không gian lưu trữ trực tuyến của Microsoft mà người dùng có thể sử dụng
để lưu, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu và các tệp tin khác của mình. Người dùng có thể truy
cập OneDrive từ máy tính, điện thoại thông minh hoặc bất kỳ thiết bị nào mà người dùng
đang sử dụng.
Để bắt đầu sử dụng OneDrive, tất cả những gì người dùng cần làm là thiết lập một
tài khoản Microsoft, nếu chưa có. Khi đã có tài khoản Microsoft, người dùng sẽ có thể
đăng nhập vào Office. Chỉ cần nhấp vào Sign in (Đăng nhập) ở góc trên cùng bên phải
cửa sổ Excel.

Lợi ích sử dụng OneDrive

Khi người dùng đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, dưới đây là một
vài điều người dùng có thể làm với OneDrive:
 Truy cập tệp tin ở mọi nơi: Khi lưu tệp tin vào OneDrive, người dùng có thể
truy cập chúng từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh nào có kết
nối Internet. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo ra các tài liệu mới từ OneDrive.
 Sao lưu các tệp tin: Lưu tệp tin vào OneDrive cung cấp một tài liệu bảo vệ bổ
sung. Ngay cả khi có chuyện gì đó xảy ra với máy tính của người dùng thì OneDrive sẽ
giữ cho các tệp của người dùng an toàn và có thể truy cập được.
 Chia sẻ tệp tin: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin trên OneDrive với
người dùng bè và đồng nghiệp. Người dùng cũng có thể chọn quyền chỉnh sửa hoặc chỉ
đơn giản là đọc các tập tin đó. Tùy chọn này phù hợp cho việc cộng tác vì nhiều người
có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc (điều này còn được gọi là đồng tác giả).

2.2. Tạo và mở một tập tin Excel

2.2.1. Tạo bảng tính Excel 2016 trống mới
Bước 1: Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.
 Bước 2: Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook.

Bước 3: Một bảng tính trống mới sẽ xuất hiện.

2.2.2. Mở bảng tính Excel hiện có
Ngoài việc tạo các bảng tính mới, người dùng cũng cần phải mở một bảng tính đã
được lưu trước đó.
Bước 1: Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open (Mở).
 Bước 2: Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse (Duyệt). Ngoài ra, người dùng
có thể chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của người dùng.

Bước 3: Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau
đó nhấp vào Open.
Nếu gần đây người dùng có mở bảng tính mong muốn, người dùng có thể duyệt
qua các bảng tính gần đây trong phần Recent thay vì tìm kiếm tệp.
2.2.3. Ghim bảng tính Excel
Nếu người dùng thường xuyên làm việc với cùng một bảng tính, người dùng có
thể ghim nó vào chế độ Backstage view để truy cập nhanh hơn.
Bước 1: Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Các bảng tính
đã chỉnh sửa gần đây của người dùng sẽ xuất hiện.
Bước 2: Di chuột qua bảng tính mà người dùng muốn ghim. Biểu tượng ghim sẽ
xuất hiện bên cạnh bảng tính. Nhấp vào biểu tượng ghim (như hình).

Bước 3: Bảng tính sẽ ở trong Recent Workbooks. Để bỏ ghim bảng tính, chỉ cần
nhấp lại vào biểu tượng ghim.

2.2.4. Sử dụng mẫu

Mẫu là bảng tính được thiết kế sẵn mà người dùng có thể sử dụng để tạo một bảng
tính mới một cách nhanh chóng. Các mẫu thường bao gồm định dạng tuỳ chỉnh và các
công thức xác định trước, vì vậy chúng có thể giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời
gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.
 Tạo một bảng tính mới từ mẫu
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
Bước 2: Chọn New. Một số mẫu sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank workbook
(Bảng tính trống). Ta chọn mẫu để xem xét có phù hợp yêu cầu:

Bước 3: Bản xem trước của mẫu sẽ xuất hiện cùng với thông tin bổ sung về cách
sử dụng khuôn mẫu. Nhấp vào Create (Tạo) để sử dụng mẫu đã chọn.

Bước 4: Một bảng tính mới sẽ xuất hiện với mẫu đã chọn.
Người dùng cũng có thể duyệt các mẫu theo thể loại hoặc sử dụng thanh tìm kiếm
để tìm một bảng mẫu cụ thể nào đó.
Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các mẫu đều được tạo ra bởi
Microsoft. Nhiều bản mẫu được tạo ra bởi các nhà cung cấp thứ ba và thậm chí cả cá
nhân người dùng, vì vậy sẽ có một số mẫu có thể hoạt động tốt hơn các mẫu khác.
 2.3. Chế độ Compatibility Mode (Chế độ tương thích)
Đôi khi, người dùng cần phải làm việc với các bảng tính đã được tạo trong các
phiên bản trước của Microsoft Excel, chẳng hạn như Excel 2003 hoặc Excel 2000. Khi
mở các loại bảng tính này, chúng sẽ xuất hiện trong chế độ Compatibility Mode (chế
độ tương thích).
Chế độ tương thích vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vì vậy người dùng chỉ
có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình đã được sử dụng để tạo bảng
tính. Ví dụ, nếu người dùng mở một bảng tính được tạo ra trong Excel 2003, người dùng
chỉ có thể sử dụng tab và lệnh tìm thấy trong Excel 2003.
Trong hình bên dưới, người dùng có thể thấy rằng bảng tính nằm trong chế độ
Compatibility Mode, được chỉ ra ở đầu cửa sổ bên phải tên tệp. Điều này sẽ vô hiệu
hoá một số tính năng Excel 2016 và chúng sẽ được chuyển sang màu xám trên thanh
công cụ Ribbon.

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode, người dùng cần chuyển đổi bảng tính
sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu người dùng cộng tác với những người khác
chỉ có quyền truy cập vào một phiên bản Excel trước đó, tốt nhất nên rời khỏi bảng tính
trong chế độ Compatibility Mode để định dạng không thay đổi.
Để chuyển đổi một bảng tính:
Nếu người dùng muốn truy cập vào tất cả các tính năng Excel 2016, người dùng
có thể chuyển đổi bảng tính sang định dạng tệp 2016.
Lưu ý rằng việc chuyển đổi một tệp tin có thể làm thay đổi bố cục ban đầu của
bảng tính.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
Bước 2: Chọn Info và chọn lệnh Convert (Chuyển đổi).
 Bước 3: Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Chọn vị trí người dùng
muốn lưu bảng tính, nhập tên tệp cho bảng tính và nhấp vào Save (Lưu).
Bước 4: Bảng tính sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.

2.4. Lưu trữ một tập tin Excel

Bất cứ khi nào tạo một bảng tính mới trong Excel, người dùng cần phải biết cách
lưu để truy cập và chỉnh sửa sau đó. Cũng giống như các phiên bản trước của Excel,
người dùng có thể lưu các tệp tin cục bộ vào máy tính của mình. Nhưng khác với các
phiên bản cũ, Excel 2016 cũng cho phép người dùng lưu một bảng tính lên hệ thống
đám mây bằng cách sử dụng OneDrive. Người dùng cũng có thể xuất ra và chia sẻ bảng
tính của mình với những người khác trực tiếp từ Excel.
2.4.1. Save & Save As
Excel 2016 cung cấp hai cách lưu tệp tin: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt
động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:
 Save (Lưu): Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, người dùng sẽ sử dụng lệnh Save
để lưu thay đổi của mình. Người dùng sẽ sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi
lưu tệp tin, người dùng chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần
nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.
 Save As (Lưu thành): Người dùng sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của
bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, người dùng sẽ cần chọn một
tên khác và/hoặc vị trí cho phiên bản được sao chép.
2.4.2. Cách lưu bảng tính Excel
Điều quan trọng khi lưu bảng tính của người dùng là bất cứ khi nào người dùng
bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có. Hãy lưu một cách
thường xuyên có thể để ngăn không để dữ liệu công việc của người dùng bị mất. Người
dùng cũng cần phải chú ý đến nơi người dùng lưu bảng tính để có thể dễ dàng được tìm
thấy sau đó.
Bước 1: Chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar. Hoặc vào
Menu File chọn Save/Save As

Bước 2: Chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bảng tính vào máy tính của
người dùng, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse. Ngoài ra, người dùng có thể
nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.
 Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí người dùng muốn lưu bảng
tính. Sau đó nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu).

Bước 4: Bảng tính sẽ được lưu. Người dùng có thể nhấp vào lệnh Save để lưu các
thay đổi khi sửa đổi bảng tính. Ngoài ra, người dùng cũng có thể truy cập vào lệnh Save
bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.
2.4.3. Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao
Nếu muốn lưu một phiên bản khác của một bảng tính trong khi giữ bản gốc, người
dùng có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu người dùng có một tệp có tên Dữ liệu bán hàng,
người dùng có thể lưu nó làm Dữ liệu bán hàng_02 để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn
tham chiếu phiên bản gốc.
Để làm điều này, người dùng nhấp vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống
như khi lưu tệp lần đầu tiên, người dùng cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.
2.4.4. Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định
Nếu không muốn sử dụng OneDrive, cảm thấy khó chịu khi OneDrive được chọn
làm vị trí mặc định khi lưu hoặc thấy bất tiện khi mỗi lần lại phải chọn Computer, người
dùng có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để máy tính được chọn lưu theo mặc định.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
Bước 2: Nhấp vào Options (Tùy chọn).
 Bước 3: Hộp thoại Excel Options của Excel sẽ xuất hiện. Chọn thẻ Save, tích
chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định),
sau đó nhập vào địa chỉ muốn lưu mặc định vào ô Default local file location:

Bước 4: nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Ngoài ra, tại hộp thoại Excel Options, người dùng còn có thể điều chỉnh một số
thông tin khác như:
- Save files in format: Chọn format file bảng tính lưu mặc định.
- Save AutoRecover information every: Chọn thời gian Excel tự động lưu bảng
nháp cho tập tin.

2.5. Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu các bảng tính của người dùng vào một thư mục tạm thời trong
khi người dùng làm việc trên chúng. Nếu người dùng quên lưu những thay đổi của mình
hoặc nếu Excel gặp sự cố, người dùng có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover.
Sử dụng tính năng AutoRecover sau khi gặp sự cố:
Bước 1: Mở Excel. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung
Document Recovery sẽ xuất hiện.
Bước 2: Nhấn để mở một tập tin có sẵn. Bảng tính sẽ được khôi phục.
  Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu người dùng đang chỉnh
sửa một bảng tính ít hơn 10 phút, Excel không thể tạo một phiên bản tự động lưu được.
 Nếu không nhìn thấy tệp tin người dùng cần, người dùng có thể duyệt qua tất cả
các tệp đã lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File, bấm Manage
Versions, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks.
 2.6. Xuất bảng tính sang các định dạng khác nhau
Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu trong tệp .xlsx. Tuy nhiên, đôi khi người
dùng cần sử dụng một loại tệp khác, chẳng hạn như bảng tính PDF hoặc Excel 97-2003.
Người dùng có thể dễ dàng xuất bảng tính từ Excel sang nhiều loại tệp khác nhau.
Cách xuất một bảng tính dưới dạng tệp PDF:
Xuất bảng tính dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng
tệp PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu người dùng đang chia sẻ bảng tính với người không
cài đặt ứng dụng Excel. Một tệp tin PDF sẽ cho phép người dùng xem nhưng không
chỉnh sửa nội dung của bảng tính được.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
Bước 2: Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS.

Bước 3: Hộp thoại Publish as PDF ỏ XPS sẽ xuất hiện. Chọn vị trí người dùng
muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Publish (Xuất bản).

Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính hoạt động. Nếu người dùng có nhiều
bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF, hãy nhấp vào Options
trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook (toàn
bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.
 Bất cứ khi nào xuất một bảng tính dưới dạng PDF, người dùng cũng cần cân nhắc
dữ liệu bảng tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF, giống như in một bảng tính.

Cách xuất một bảng tính sang các loại tệp khác:
Người dùng cũng có thể thấy hữu ích khi xuất bảng tính của mình sang các loại
tệp khác như bảng tính Excel 97-2003 nếu cần chia sẻ với những người sử dụng phiên
bản Excel cũ hoặc tệp .CSV nếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bảng tính.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
Bước 2: Nhấp vào Export, sau đó chọn Change File Type.

Bước 3: Chọn một loại tệp phổ biến, sau đó nhấp vào Save As.
 Bước 4: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí người dùng muốn xuất bảng
tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Save.

Người dùng cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save as type: trong hộp thoại
Save As để lưu các bảng tính trong nhiều loại tệp.
 2.7. Chia sẻ bảng tính Excel 2016
Excel giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính khi sử dụng
OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ tệp tin với người nào đó, người dùng có thể gửi
tệp đó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù cách này thuận tiện nhưng cũng tạo ra
nhiều phiên bản của cùng một tệp, rất khó sắp xếp.
Khi chia sẻ một bảng tính từ Excel, người dùng đang thực sự cho phép người khác
truy cập vào chính xác cùng một tệp tin. Điều này cho phép người dùng và những người
mà người dùng chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không cần theo dõi nhiều
phiên bản.
Để chia sẻ một bảng tính, đầu tiên nó phải được lưu vào OneDrive của người dùng.
1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó nhấp Share.

2. Cửa sổ Share sẽ xuất hiện. Nếu người dùng chưa hoàn thành bảng tính, người
dùng sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive. Lưu ý rằng người dùng có thể
cần phải điều hướng trở lại cửa sổ Share sau khi lưu.

3. Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của người dùng được lưu vào OneDrive, hãy
nhấp vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
 4. Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổ Share ở phía bên phải
cửa sổ. Tại đây, người dùng có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của người dùng, xem
danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa
hay chỉ xem tài liệu.
 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH

3. Quản lý bảng tính, làm việc với nhiều bảng tính

Tập tin Workbook trong Excel là một tập hợp của những WorkSheet (bảng tính
- có từ 1 đến 255 bảng tính) khác nhau và thường có liên quan với nhau như: dữ liệu, đồ
thị, Macro,....
Theo mặc định, mỗi tập tin workbook chứa ít nhất một bảng tính. Khi làm việc với
một số lượng lớn dữ liệu, người dùng có thể tạo ra nhiều bảng tính để giúp việc sắp xếp
bảng tính và tìm nội dung trở nên dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể nhóm các bảng tính vào để nhanh chóng
thêm thông tin vào nhiều bảng tính cùng một lúc.
Mẹo thay đổi số lượng sheet mặt định lúc mở Workbook: File  Option 
General  Include this many sheet để nhập số lượng sheet cần xuất hiện khi mở mới
một WorkSheet. Nhấn OK để cập nhật trạng thái
3.1. Chèn một bảng tính mới

Cách 1: Click chuột vào nút New sheet (bảng tính mới) ở thanh quản lý
Worksheet góc dưới bên trái cửa sổ Excel . Một bảng tính mới sẽ xuất hiện.

Cách 2: Click chuột phải vào một trong số các sheet trong thanh quản lý sheet,
chọn Insert…

Hộp thoại Insert xuất hiện, chọn Sheet và OK để chèn thêm một sheet mới.
 Mặc định, sheet mới sẽ xuất hiện ngay bên trái của sheet được click chuột phải.

Cách 3: Vào Tab Home chọn nhóm Cell và chọn Insert, menu xuất hiện chọn
Insert sheet để chèn một sheet mới.

Cách 4: Sử sụng tổ hợp phím tắt: Shift + F11

3.2. Sao chép một bảng tính Excel

Nếu người dùng cần sao chép nội dung của một bảng tính sang một bảng tính khác,
Excel cho phép người dùng sao chép một bảng tính hiện có.
Cách 1: Giữ phím Ctrl và dùng chuột kéo rê sheet muốn sao chép đến vị trí mới
trong cùng tập tin.
Cách 2:
1. Nhấp chuột phải vào sheet mà người dùng muốn sao chép, sau đó chọn Move
or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép) từ trình đơn bảng tính.

.
 2. Hộp thoại Move or Copy sẽ xuất hiện. Chọn nơi bảng tính sẽ xuất hiện trong
trường Before sheet:. Trong ví dụ, ta chọn (move to end - di chuyển đến cuối) để đặt
bảng tính ở bên phải của bảng tính hiện có.
3. Chọn hộp bên cạnh Create a copy (Tạo một bản sao), sau đó nhấp vào OK.

4. Bảng tính sẽ được sao chép. Nó sẽ có cùng tiêu đề với bảng tính gốc, cũng như
version number (số phiên bản). Trong ví dụ, ta đã sao chép bảng tính November, vì
vậy bảng tính mới được đặt tên là November (2). Tất cả nội dung từ bảng tính November
cũng đã được sao chép vào bảng tính mới.

Lưu ý: Người dùng cũng có thể sao chép một bảng tính vào một bảng tính hoàn
toàn khác. Người dùng có thể chọn bất kỳ workbook nào hiện đang mở từ trình đơn thả
xuống To book:.
3.3. Đổi tên bảng tính Excel 2016
1. Nhấp chuột phải vào bảng tính mà người dùng muốn đổi tên, sau đó chọn
Rename từ menu bảng tính.
 2. Nhập tên mong muốn cho bảng tính.
3. Nhấp vào bất kỳ nơi nào bên ngoài tab bảng tính hoặc nhấn Enter trên bàn phím.
Bảng tính sẽ được đổi tên.

3.4. Di chuyển bảng tính Excel 2016

1. Click chuột và kéo bảng tính mà người dùng muốn di chuyển cho đến khi mũi
tên nhỏ màu đen xuất hiện tại vị trí mong muốn.

2. Thả chuột. Bảng tính sẽ được di chuyển.

 3.5. Tô màu tab bảng tính Excel 2016
1. Click chuột phải vào sheet mà người dùng muốn tô màu và chọn Tab Color
(Màu Tab). Menu màu sắc sẽ xuất hiện.
2. Chọn màu mong muốn.

3. Màu tab bảng tính sẽ được thay đổi.

Màu tab của bảng tính ít có sự thay đổi hơn khi chọn bảng tính. Hãy chọn một
bảng tính khác để xem màu sắc sẽ xuất hiện như thế nào khi bảng tính không được chọn.
 3.6. Xóa bảng tính Excel 2016
1. Nhấp chuột phải vào bảng tính mà người dùng muốn xóa, sau đó chọn Delete
(Xóa) từ trình đơn bảng tính.

2. Bảng tính sẽ bị xóa khỏi bảng tính của người dùng.

Nếu người dùng muốn ngăn các bảng tính cụ thể không bị chỉnh sửa hoặc xóa,
người dùng có thể bảo vệ chúng bằng cách nhấp chuột phải vào bảng tính mong muốn
và chọn Protect Sheet từ trình đơn bảng tính.
3.7. Nhóm và bỏ nhóm các bảng tính trong Excel 2016
Người dùng có thể làm việc với mỗi bảng tính riêng lẻ hoặc nhiều bảng tính cùng
một lúc. Các bảng tính có thể được kết hợp lại thành một nhóm. Mọi thay đổi được thực
hiện cho một bảng tính trong nhóm sẽ được thực hiện cho mỗi bảng tính trong nhóm.
3.7.1. Nhóm các bảng tính
1. Chọn bảng tính đầu tiên mà người dùng muốn đưa vào nhóm bảng tính.
 2. Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Chọn bảng tính tiếp theo mà người dùng
muốn trong nhóm.

3. Tiếp tục chọn các bảng tính cho đến khi tất cả các bảng mà người dùng muốn
nhóm đã được chọn, sau đó nhả phím Ctrl. Các bảng tính giờ đã được nhóm lại.

Trong khi các bảng tính được nhóm lại, người dùng có thể điều hướng tới bất kỳ
bảng tính nào trong nhóm. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho một bảng tính sẽ xuất
hiện trên mỗi bảng tính trong nhóm. Tuy nhiên, nếu chọn một bảng tính không có trong
nhóm, tất cả các bảng tính của người dùng sẽ trở thành bảng tính được tách.
3.7.2. Tách nhóm các bảng tính
1. Nhấp chuột phải vào một bảng tính trong nhóm, sau đó chọn Ungroup Sheets
từ trình đơn bảng tính.

2. Các bảng tính sẽ được tách nhóm. Ngoài ra, người dùng chỉ cần nhấp vào bất kỳ
bảng tính nào không có trong nhóm để tách tất cả các bảng tính.

3.8. Ẩn và hiện bảng tính Excel 2016

3.8.1. Ẩn bảng tính
1. Nhấp chuột phải vào bảng tính mà người dùng muốn ẩn, sau đó chọn Hide (Ẩn)
từ trình đơn bảng tính.
2. Bảng tính sẽ bị ẩn khỏi bảng tính của người dùng.
3.8.2. Hiện bảng tính
1. Nhấp chuột phải lên thanh sheet tab và chọn Unhide.

2. Hộp thoại Unhide xuất hiện chọn sheet muốn cho hiển thị. Và nhấn OK.

3. Sheet ẩn sẽ xuất hiện trở lại

3.9. Các thao tác trên bảng tính

 Dùng phím TAB: để di chuyển con trỏ đến ô tiếp theo từ trái qua phải.
 Dùng Shift + TAB: để di chuyển con trỏ theo hướng từ phải sang trái.
 Dùng phím Enter: để di chuyển con trỏ đến ô bên dưới.
 Phím HOME: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của hàng hiện hành.
 Ctrl + Home: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên A1.
 Crtl + End: di chuyển con trỏ chuột về ô cuối cùng có dữ liệu.
 Phím page up/ page down: dời con trỏ lên hoặc xuống một trang.
 Dùng các phím mũi tên: để di chuyển con trỏ xuống/lên/sang phải/ sang trái 1 ô.
 Crtl + mũi tên lên/mũi tên xuống: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên/ ô cuối cùng.
 Crtl + mũi tên sang phải/ mũi tên sang trái: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên bên
phải/ bên trái.
4. Thay đổi kích thước cột, hàng
Mặc định chiều rộng của cột và chiều cao của hàng trong Excel có thể không phù
hợp với dữ liệu mà người dùng nhập vào. Do đó, người dùng muốn thay đổi chiều rộng,
chiều cao của hàng và cột để dữ liệu được hiển thị đầy đủ trên các ô trong Excel.
Theo mặc định, mỗi hàng và mỗi cột của một bảng tính mới sẽ có cùng chiều cao
và chiều rộng. Excel 2016 cho phép người dùng điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao
hàng theo các cách khác nhau.
4.1. Chỉnh chiều rộng cột Excel 2016
Trong ví dụ bên dưới, cột C quá hẹp để hiển thị tất cả nội dung trong các ô. Ta có
thể làm cho tất cả nội dung này được nhìn thấy bằng cách điều chỉnh chiều rộng của
cột C.
Bước 1: Di chuyển chuột lên phía trên cùng (hàng tiêu đề cột) để con trỏ trở thành
một mũi tên hai chiều.

Bước 2: Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều rộng cột.

Bước 3: Nhả chuột. Chiều rộng cột sẽ được thay đổi.

 Lưu ý: Với dữ liệu số, ô sẽ hiển thị các pound sign (#######) nếu cột quá hẹp.
Đơn giản chỉ cần tăng chiều rộng cột để làm cho dữ liệu hiển thị.
4.2. Chỉnh độ rộng cột Excel tự động với AutoFit
Tính năng AutoFit sẽ cho phép người dùng đặt chiều rộng của cột sao cho phù
hợp với nội dung của nó.
Bước 1: Di chuyển chuột lên phía trên cùng (hàng tiêu đề cột) để con trỏ trở thành
một mũi tên hai chiều.
Bước 2: Nhấp đúp chuột. Chiều rộng cột sẽ được thay đổi tự động để phù hợp với
nội dung.

Lưu ý: Người dùng cũng có thể sử dụng AutoFit để tự động điều chỉnh chiều rộng
cho nhiều cột cùng một lúc.
Bước 1: Ta chọn các cột muốn AutoFit, vào Tab Home, chọn trình đơn Format
trong nhóm Cell.

Bước 2: Trong menu mở rộng, chọn lệnh AutoFit Column Width.

Phương pháp này cũng có thể được sử dụng cho chiều cao hàng.
4.3. Chỉnh chiều cao hàng Excel 2016
1. Di chuyển chuột đến dòng hàng để con trỏ trở thành một mũi tên hai chiều.
 2. Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng.

3. Nhả chuột. Chiều cao của hàng đã chọn sẽ được thay đổi.

4.4. Chỉnh tất cả các hàng hoặc các cột Excel 2016
Thay vì thay đổi kích thước từng hàng và cột riêng lẻ, người dùng có thể thay đổi
chiều cao và chiều rộng của mỗi hàng và mỗi cột cùng một lúc. Phương pháp này cho
phép người dùng thiết lập một kích thước thống nhất cho mỗi hàng và cột trong bảng
tính. Trong ví dụ, chúng ta sẽ thiết lập chiều cao của hàng.
1. Xác định vị trí và nhấp chuột vào nút Select All (Chọn tất cả) ngay dưới hộp tên
để chọn mỗi ô trong bảng tính.
 2. Di chuyển chuột trên hàng dòng để con trỏ trở thành một mũi tên hai chiều.
3. Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, sau đó nhả chuột khi cảm
thấy hài lòng. Chiều cao hàng sẽ được thay đổi cho toàn bộ bảng tính.

4.5. Chèn, xóa, di chuyển và ẩn hàng, cột Excel 2016

4.5.1. Chèn hàng
1. Chọn tiêu đề hàng bên dưới nơi người dùng muốn hàng mới xuất hiện. Trong ví
dụ này, ta muốn chèn một hàng giữa các hàng 4 và 5, vì vậy ta sẽ chọn hàng 5.
 2. Trên tab Home, Nhấp vào lệnh Insert, sau đó chọn Insert Sheet Rows.

3. Hàng mới sẽ xuất hiện phía trên hàng đã chọn.

Một cách khác nhanh hơn, người dùng có thể Click chuột phải vào dòng đã chọn
sau đó chọn Insert ở menu thả xuống.

Khi chèn hàng, cột hoặc ô mới, người dùng sẽ thấy biểu tượng chổi vẽ bên cạnh
các ô được chèn vào. Biểu tượng này cho phép người dùng chọn cách định dạng Excel
các ô này.
Theo mặc định, các định dạng Excel chèn các hàng có cùng định dạng như các ô
ở hàng trên. Để truy cập vào nhiều tùy chọn hơn, hãy di chuột qua biểu tượng, sau đó
nhấp vào mũi tên thả xuống.
 4.5.2. Chèn cột:
1. Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi người dùng muốn cột mới xuất hiện. Ví dụ: nếu
người dùng muốn chèn một cột giữa các cột D và E, hãy chọn cột E.

2. Trên tab Home, Nhấp vào lệnh Insert, sau đó chọn Insert Sheet Columns.

3. Cột mới sẽ xuất hiện ở bên trái cột đã chọn.

 Tương tự như chèn hàng, một cách khác nhanh hơn, người dùng có thể Click chuột
phải vào cột đã chọn sau đó chọn Insert ở menu thả xuống.

Lưu ý: Khi chèn hàng và cột, hãy đảm bảo người dùng chọn toàn bộ hàng hoặc
cột bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề. Nếu người dùng chỉ chọn một ô trong hàng hoặc
cột, lệnh Insert chỉ chèn một ô mới.
4.5.3. Xóa hàng hoặc cột:
Để có thể xóa hàng hoặc cột mà người dùng không còn cần nữa. Trong ví dụ, ta sẽ
xóa một hàng, nhưng người dùng cũng có thể xóa một cột theo cách này.
1. Chọn hàng người dùng muốn xóa. Trong ví dụ, ta sẽ chọn hàng 9.

2. Trên tab Home, Nhấp vào lệnh Delete sau đó chọn Delete Sheet Rows.

3. Hàng đã chọn sẽ bị xóa và những hàng xung quanh nó sẽ thay đổi. Trong ví dụ,
hàng 10 đã di chuyển lên thành hàng 9.
 Một cách khác nhanh hơn, người dùng có thể Click chuột phải vào hàng hoặc cột
đã chọn, sau đó chọn Delete trong menu thả xuống để xóa dòng hoặc cột
Điều quan trọng là người dùng phải hiểu được sự khác biệt giữa xóa hàng hoặc cột
và chỉ xóa nội dung của nó. Nếu người dùng muốn xóa nội dung khỏi một hàng hoặc
cột mà không làm cho hàng hoặc cột khác thay đổi, hãy nhấp chuột phải vào một tiêu
đề, sau đó chọn Clear Contents (Xoá nội dung) từ trình đơn thả xuống.

4.5.4. Di chuyển hàng hoặc cột:

Đôi khi người dùng muốn di chuyển một cột hoặc hàng để sắp xếp lại nội dung
của bảng tính. Trong ví dụ, ta sẽ di chuyển một cột, nhưng người dùng có thể di chuyển
một hàng theo cách tương tự.
1. Chọn tiêu đề cột mong muốn cho cột người dùng muốn di chuyển.

2. Nhấp vào lệnh Cut (Cắt) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

3. Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi người dùng muốn di chuyển cột. Ví dụ: nếu
người dùng muốn di chuyển một cột đến giữa các cột E và F, hãy chọn cột F.
 4. Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home, sau đó chọn Insert Cut Cells (Chèn các ô
cắt) từ trình đơn thả xuống.

5. Cột sẽ được di chuyển đến vị trí đã chọn và các cột xung quanh nó sẽ thay đổi.

Lưu ý: Người dùng cũng có thể truy cập các lệnh Cut và Insert bằng cách nhấp
chuột phải và chọn các lệnh mong muốn từ trình đơn thả xuống.
4.5.5. Ẩn và bỏ ẩn hàng hoặc cột:
Đôi khi, người dùng có thể muốn so sánh các hàng hoặc cột nhất định mà không
thay đổi cách tổ chức bảng tính. Để làm điều này, Excel cho phép người dùng ẩn hàng
và cột nếu cần. Trong ví dụ, chúng ta sẽ ẩn vài cột, nhưng người dùng có thể ẩn các
hàng theo cách tương tự.
1. Chọn cột người dùng muốn ẩn, nhấp chuột phải, sau đó chọn Hide (Ẩn) từ trình
đơn định dạng. Trong ví dụ, ta sẽ ẩn các cột C, D và E.
 2. Các cột sẽ bị ẩn. Dòng cột màu xanh lá cây cho thấy vị trí của các cột ẩn.

3. Để bỏ ẩn các cột, chọn các cột trên cả hai bên của cột ẩn. Trong ví dụ, ta sẽ chọn
cột B và F. Sau đó nhấp chuột phải và chọn Unhide (Bỏ ẩn) từ trình đơn định dạng.

4. Các cột ẩn sẽ hiện thị lại.

5. Hướng dẫn cố định dòng và cột trong excel
Thông thường, với một bảng tính có nhiều hàng và cột khiến cho một khung nhìn
(view) của Windows không thể chứa hết toàn bộ, lúc này người dùng sẽ muốn khóa
hàng đầu tiên để xem tiêu đề cột khi người dùng kéo trang tính xuống, hoặc khóa cột
đầu tiên để khi kéo bảng sang ngang có thể vẫn xác định được dữ liệu của đối tượng
nào. Excel hỗ trợ cho người dùng chức năng cố định dòng và cột để thực hiện việc này.
Có 03 dạng cố định được hỗ trợ gồm:
 Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách.
 Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách.
 Freeze panes: Cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành.
5.1. Cố định hàng đầu trong Excel:
Để luôn hiển thị hàng tiêu đề của một dữ liệu (cố định hàng đầu), như trong ví dụ
dưới đây ta muốn cố định hàng tiêu đề của bảng hàng 2 (hàng tiêu đề này không nhất
thiết là hàng đầu tiên, hàng 1).

1. Ta đưa khung nhìn của bảng tính về đúng vị trí sao cho hàng tiêu đề là hàng đầu
tiên được nhìn thấy trong khung hình. Tức là hàng 2 dưới hàng tiêu đề cột.

2. Tới tab View, và nhấp vào Freeze Panes  Freeze Top Row (Cố định dòng đầu
tiên đang nhìn thấy của danh sách)
 3. Kết quả hàng đầu tiên của khung nhìn (hàng tiêu đề bảng – hàng 2) sẽ được cố
định, và khi di chuyển dữ liệu xuống các dòng bên dưới thì hàng tiêu đề vẫn được cố
định.

Lưu ý: Lúc này, hàng 1 xem như được ẩn (hide) chứ không bị mất đi
5.2. Cố định cột đầu trong Excel:
Để luôn hiển thị một cột dữ liệu đầu tiên trên khung nhìn của một dữ liệu phục vụ
cho việc nhập dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu có nhiều cột. như trong ví dụ dưới đây ta
muốn cố định cột B để kiểm tra các dữ liệu của các Tỉnh (không nhất thiết cột cố định
là cột A)
1. Ta đưa khung nhìn của bảng tính về đúng vị trí sao cho cột cần cố định là cột
đầu tiên trong khung nhìn và ngay bên phải cột chứa tiêu đề hàng. Trong ví dụ là cột
Tỉnh.

2. Tới tab View, và nhấp vào Freeze Panes  Freeze First Column (Cố định cột
đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách)
 3. Kết quả cột đầu tiên của khung nhìn (cột Tỉnh – cột B) sẽ được cố định, và khi
di chuyển dữ liệu sang phải thì cột Tỉnh vẫn được cố định.

Lưu ý: Lúc này, cột A (TT) xem như được ẩn (hide) chứ không bị mất đi

5.3. Cố định hàng và cột trong excel:

Có những trường hợp cụ thể, người dùng muốn cố định một số hàng bên trên và
một số cột đầu tiên để kiểm tra dữ liệu ở một ô nào đó nằm ngoài khung nhìn hiện tại.
Như trong ví dụ bên dưới, ta muốn kiểm tra dữ liệu là mật độ dân số năm 2018 của thành
phố Hồ Chí Minh (địa chỉ ô là K53). Khi đó khung nhìn sẽ không thể chứa cả dòng tiêu
đề, cột tỉnh và số liệu. Vì thế, phương án ta sẽ cố định dòng tiêu đề và cột tỉnh để có thể
di chuyển khung nhìn đến ô dữ liệu cần kiểm tra.
 1. Để cố định hàng 2 và cột B như yêu cầu, ta chuyển khung hình và chọn ô hiện
hành là C3 (nằm ngay dưới hàng cần cố định và ngay bên phải cột cần cố định)

2. Vào tab View và nhấp vào Freeze panes trong nhóm Windows, Sau đó chọn
Freeze Panes:

3. Kết quả các hàng nằm trên ô C3 sẽ được cố định (hàng 1 và 2), các cột bên trái
của ô C3 sẽ được cố định (cột A và B), khi đó, khi ta kéo thanh trượt đến vị trí ô K53 để
kiểm tra dữ liệu thì các hàng tiêu đề và cột tỉnh đều cố định để ra kiểm tra chính xác.
 Lưu ý: Lúc này, các hàng 1 và cột A (TT) không ẩn.

5.4. Cố định nhiều hàng, nhiều cột trong Excel:

Tương tự như cố định hàng và cột, ta thực hiện cố định nhiều hàng (không cố định
cột) hoặc cố định nhiều cột (không cố định hàng) bằng cách ta chọn ô hiện hành trước
khi thực hiện lệnh Freeze panes .
Ví dụ như ở ví dụ dưới ta muốn cố định các hàng 1,2,3,4,5 và không cố định cột.
Ta thực hiện như sau:
1. Chọn ô hiện hành là A6.

2. Vào tab View và nhấp vào Freeze panes trong nhóm Windows, Sau đó chọn
Freeze Panes .
3. Kết quả các hàng từ 1-5 sẽ được cố định.
Tương tự, ta muốn cố định các cột A,B,C, lúc này ta chọn ô hiện hành trước khi
thực hiện lệnh Freeze Panes là ô D1
5.5. Xóa bỏ cố định trong excel:
Để bỏ khóa các khung cố định đã được thực hiện, chỉ cần thực hiện theo các bước
sau:
1. Để trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính hiện hành (có Freeze)
2. Đến tab View, nhấp vào Freeze panes trong nhóm Windows, sau đó chọn
Unfreeze Panes.
3. Tất cả các khung cố định đã được xóa bỏ.
6. Chức năng Find và Replace
Khi làm việc với nhiều dữ liệu trong Excel 2016, có thể người dùng sẽ gặp khó
khăn và gây tốn thời gian xác định vị trí cụ thể của thông tin. Người dùng có thể dễ dàng
tìm kiếm tập tin Workbook trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Find và cho phép
sửa đổi nội dung bằng cách sử dụng tính năng Replace.
6.1. Tìm kiếm nội dung trong Excel 2016
Trong ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng lệnh Find để xác định vị trí một bộ phận cụ thể
trong danh sách này.
1. Từ tab Home, hãy nhấp vào lệnh Find and Select, sau đó chọn Find từ trình
đơn thả xuống.

2. Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập nội dung
người dùng muốn tìm. Trong ví dụ, ta sẽ nhập tên của bộ phận.
3. Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp). Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung
đó sẽ được chọn.

4. Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp) để tìm các vị trí khác hoặc Find All (Tìm tất cả)
để xem từng vị trí của cụm từ tìm kiếm.
5. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.
 Người dùng cũng có thể truy cập lệnh Find bằng cách nhấn Ctrl + F trên bàn
phím.
 Nhấp vào Options (Tùy chọn) để xem các tiêu chí tìm kiếm nâng cao trong hộp
thoại Find and Replace.

6.2. Thay thế nội dung trong ô Excel 2016

Đôi khi, người dùng có thể phát hiện ra nhiều lỗi trong tập tin workbook của mình
(chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó) hoặc người dùng cần thay đổi một từ hoặc
cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ khác. Người dùng có thể sử dụng tính năng
Find and Replace của Excel để thực hiện sửa đổi nhanh chóng. Trong ví dụ, ta sẽ sử
dụng Find and Replace để sửa danh sách tên các bộ phận.
1. Từ tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào lệnh Find and Select (Tìm và chọn),
sau đó chọn Replace (Thay thế) từ trình đơn thả xuống.
 2. Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mà
người dùng muốn tìm vào trường Find what:.
3. Nhập văn bản mà người dùng muốn thay thế trong trường Replace with:, sau đó
nhấp vào Find Next (Tìm tiếp).

4. Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn.
5. Xem lại văn bản để đảm bảo người dùng muốn thay thế văn bản đó.
6. Nếu người dùng muốn thay thế nó, hãy chọn một trong các tùy chọn thay thế.
Chọn Replace sẽ thay thế các cá thể riêng lẻ, trong khi chọn Replace All (Thay thế tất
cả) sẽ thay thế toàn bộ các từ hoặc cụm từ văn bản trong tập tin workbook. Trong ví dụ,
ta sẽ chọn tùy chọn này để tiết kiệm thời gian.

7. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, xác nhận số lượng thay thế được thực hiện. Nhấp
OK để tiếp tục.
 8. Nội dung ô đã chọn sẽ được thay thế.

9. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and
Replace.

Nhìn chung, tốt nhất là tránh sử dụng Replace All (Thay thế tất cả) vì nó không
cung cấp cho người dùng tùy chọn bỏ qua bất kỳ điều gì người dùng không muốn thay
đổi. Người dùng chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu hoàn toàn chắc chắn nó sẽ không
thay thế bất cứ điều gì người dùng không muốn.
 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ CÁC PHÉP TOÁN

7. Khái niệm cơ bản về các ô và dải ô

Bất cứ khi nào làm việc với Excel, người dùng sẽ cần nhập thông tin - hoặc nội
dung - vào các ô (cell). Các ô là các khối xây dựng cơ bản của một bảng tính. Người
dùng sẽ cần nắm những khái niệm cơ bản về các ô và nội dung ô để tính toán, phân tích
và sắp xếp các dữ liệu trong Excel.

7.1. Tìm hiểu về các ô Excel

Một tập tư liệu của MS Excel 2016 được gọi là Workbook, được đặt tên với phần
mở rộng là XLSX. Mỗi Workbook chứa nhiều bảng tính.
Bảng tính là một bảng nằm trong Workbook gọi tắt là Sheet (WorkSheet). Tên mặc
định là Sheet1, Sheet2,… Mỗi bảng tính được tạo thành từ hàng ngàn hình chữ nhật,
được gọi là các ô. Một ô là giao điểm của một hàng và một cột.
Hàng (Row): Một WorkSheet có 1.048.576 hàng, được đánh số từ 1 đến
1.048.576. Hàng chứa tên cột gọi là Column Heading, nằm ở bên trên bảng tính ngay
trên hàng 1 (chứa tên các cột như A, B, C, D,…).
Cột (Colums): Một WorkSheet có 16.384 cột được đánh số từ A đên XFD. Cột
chứa tên hàng gọi là Row Heading, nằm ở bên trái bảng tính ngay bên trái cột A (chứa
tên các hàng như 1,2,3,4,…).
Ô (Cell): là vị trí giao của hàng và cột. Mỗi ô có địa chỉ ô (cell address) dựa trên
cột và hàng, được xác định theo tên cột mới đến tên hàng. Ô hiện hành là ô đang chứa
con trỏ chuột. Trong ví dụ dưới đây, ô đã chọn giao nhau với cột C và dòng 5, do đó,
địa chỉ ô là C5.

Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong Ô Địa chỉ (hộp Tên) ở góc trên cùng
bên trái và tiêu đề cột và hàng của ô được đánh dấu khi ô được chọn.
Người dùng cũng có thể chọn nhiều ô cùng một lúc. Một nhóm các ô được chọn
gọi là một dải ô. Thay vì một địa chỉ ô đơn lẻ, người dùng sẽ tham khảo một dải ô bằng
cách sử dụng các địa chỉ ô đầu tiên và cuối cùng trong phạm vi ô, được phân cách bởi
dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết như
A1:A5. Ví dụ dưới đây là Dải ô A1:A8, A1:F1, A1:F8
 7.1.1. Chọn một ô:
Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, đầu tiên người dùng cần chọn ô đó.
1. Đưa trở chuột và click vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ, ta chọn ô D9.
2. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn và tiêu đề cột và tiêu đề các
dòng sẽ được đánh dấu (màu đậm hơn). Ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi người dùng
nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên
trên bàn phím.
7.1.2. Chọn một dải ô:
Tùy mục đích muốn tương tác với nhiều ô, đôi khi người dùng có thể muốn chọn
một nhóm lớn các ô hoặc một dải ô.
1. Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bên cạnh người dùng muốn chọn
được đánh dấu. Trong ví dụ, ta chọn dải ô B5:C18.
2. Nhả chuột để chọn dải ô mong muốn. Các ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi người
dùng nhấp vào một ô khác trong bảng tính.
 7.2. Nội dung ô Excel
Bất kỳ thông tin nào người dùng nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô.
Mỗi ô có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, các kiểu định dạng
dữ liệu số, công thức và chức năng.
- Văn bản (Text): Nội dung các ô có thể chứa văn bản định dạng text. Bao gồm
các chữ cái (cả chữ hoa và chữ thường), các chữ số, các ký tự khác: “, ?, <, >,…
Mặc định kiểu Text được căn trái trong ô. Dữ liệu kiểu Text dạng số như: Số điện
thoại, số chứng minh, số nhà, mã số,…khi nhập vào có thể dùng dấu nháy đơn (‘) đặt
trước con số, không có giá trị tính toán. Trong các công thức dữ liệu kiểu Text phải đặt
giữa cặp nháy đôi (“”). Ví dụ: = if(C3>=5, “Đậu”, “Rớt”)

- Các kiểu định dạng dữ liệu số: Các ô có thể chứa các kiểu định dạng số, ngày
tháng, tiền tệ… được hiển thị.
- Công thức và chức năng: Các ô có thể chứa các công thức và chức năng tính
giá trị các ô.
7.2.1. Chèn nội dung:
1. Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ, ta chọn ô F9.
 2. Nhập nội dung vào ô đã chọn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Nội dung sẽ
xuất hiện trong ô và thanh công thức (formula bar). Người dùng cũng có thể nhập và
chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức.

Lưu ý:
Trong Excel, khi nhập dữ liệu trong một ô, khi muốn xuống dòng, người dùng
sử dụng phím Enter kèm phím Alt (Alt + Enter)
7.2.2. Định dạng nội dung ô:
Một ô dữ liệu được thể hiện đều cần được định dạng. Để định dạng nội dung một
hoặc một dãi ô ta thực hiện như sau:
1. Chọn (các) ô với nội dung người dùng muốn định dạng.
2. Trong Tab Home, nhóm Ribbon Font chọn định dạng mong muốn:

Chọn đường viền cho ô dữ liệu:

1. Chọn (các) ô với nội dung người dùng muốn định dạng.
2. Trong Tab Home, nhóm Font chọn mũi tên mở rộng của nút lệnh Border, chọn
định dạng mong muốn:
- Các tùy chọn trong nhóm Borders: chọn các đường viền cho ô theo yêu cầu mong
muốn.
- Khi chọn các tùy chọn trong nhóm Draw Borders: vẽ các đường viền cho ô.
 - Chọn More Borders để chọn nhiều tùy chọn khác. Hộp hội thoại xuất hiện:
+ Nhóm Line: chứa tùy chọn loại đường viền và màu đường viền
+ Nhóm Presets: chứa các cài đặt: không đường viền, đường viền trong, đường
viền ngoài.
+ Nhóm Border: chứa các đường viền và khung xem trước, người dùng có thể
click chuột ngay vào khung xem để vẽ đường viền.
7.2.3. Định dạng vị trí cho nội dung ô:
Một dữ liệu được chèn vào ô mặc định được căn dưới và trái (giả sử nội dung có
định dạng text). Để định dạng vị trí nội dung một hoặc một dãi ô ta thực hiện như sau:
1. Chọn (các) ô với nội dung người dùng muốn định dạng.
2. Trong Tab Home, nhóm Ribbon Alignment chọn định dạng mong muốn:
 Ngoài ra, Trên thẻ Home trong nhóm Alignment, kích chuột vào mũi tên mở rộng.
Hộp thoại Format Cell xuất hiện chọn Alignment.

- Chọn kiểu căn dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal với:
+ General: Mặc định.
+ Left: Căn trái.
+ Right: Căn phải.
+ Center: Căn giữa.
+ Fill: làm đầy ô.
+ Jutify: căn đều hai bên
+ Center across selection: căn giữa các ô đã chọn
- Chọn kiểu căn dữ liệu theo chiều đứng của ô trong hộp thoại Vertical với:
+ Top: Nằm sát đỉnh.
+ Bottom: Nằm sát đáy.
+ Center: Căn giữa.
+ Jutify: Căn đều theo chiều cao.
- Chọn hình thức trải dữ liệu trong Orlentation. Thay đổi trị số trong hộp Degrees
để thay đổi chiều hướng trải dữ liệu trong ô
- Wrap Text: tự động tăng chiều cao của ô.
- Shrink to fit: tự động thu nhỏ cỡ chữ mà không làm thay đổi kích thước ô.
- Merge cell: nối các ô đã chọn thành 1 ô.
7.2.4. Xóa nội dung ô:
1. Chọn (các) ô với nội dung người dùng muốn xóa. Trong ví dụ, ta chọn phạm vi
ô A10:H10.
 2. Chọn lệnh Clear (Xoá) trên tab Home, sau đó nhấp Clear Contents (Xóa nội
dung).

3. Nội dung ô sẽ bị xóa.

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung
từ nhiều ô cùng một lúc. Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung từ một ô mỗi lần.
Lưu ý: Trên tab Home, trong các lệnh của Clear còn có:
- Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng đã điều chỉnh
- Clear Formats: Xóa các định dạng đã điều chỉnh, không xóa nội dung
 - Clear Contents: Xóa các nội dung, không xóa định dạng đã điều chỉnh
- Clear Comments: Xóa các ghi chú trong ô
- Clear Hyperlinks: Xóa các liên hết có trong ô
7.2.5. Xóa ô:
Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung của một ô và xoá ô đó. Nếu
người dùng xóa toàn bộ ô, các ô bên dưới/bên phải nó sẽ dịch chuyển lên/sang trái để
lấp đầy khoảng trống và thay thế các ô đã xoá.
1. Chọn (các) ô mà người dùng muốn xóa. Trong ví dụ, ta sẽ chọn dải ô A10:H10.

2. Chọn lệnh Delete từ tab Home trên thanh Ribbon.

3. Các ô bên dưới sẽ thay đổi và lấp đầy khoảng trống.

Lưu ý: có một số tùy chọn khác trong việc xóa ô:

1. Chọn (các) ô mà người dùng muốn xóa.
2. Click chuột phải vào ô đã chọn, sau đó chọn Delete.
3. Hộp thoại tùy chọn xuất hiện, người dùng chọn một tùy chọn phù hợp
 - Shift cells left: Xóa dữ liệu trong ô đó và dồn dữ liệu của các ô bên phải ô đó
sang bên trái để thay thế.
- Shift cells up: Xóa dữ liệu trong ô đó và dồn dữ liệu của các ô bên dưới lên trên
để thay thế.
- Entire row: Xóa toàn bộ hàng có chứa ô đó.
- Entire column: Xóa toàn bộ cột có chứa ô đó.
7.2.6. Sao chép và dán nội dung ô:
Excel 2016 cho phép người dùng sao chép nội dung đã được nhập vào bảng tính
và dán nội dung đó vào các ô khác, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức.
1. Chọn (các) ô mà người dùng muốn sao chép. Trong ví dụ, ta chọn dải ô F9.

2. Nhấp vào lệnh Copy (Sao chép) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn
phím.

3. Chọn (các) ô mà người dùng muốn dán nội dung. Trong ví dụ, ta chọn F12:F17.
(Các) ô đã được sao chép sẽ có một ô bao quanh bởi các đường thẳng nét đứt.
 4. Nhấp vào lệnh Paste (Dán) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung sẽ được dán vào các ô đã chọn.

Truy cập vào các tùy chọn dán khác

Với những mục đích khác nhau, người dùng cũng có thể truy cập các tùy chọn dán
bổ sung, nó thuận tiện khi làm việc với các ô chứa công thức hoặc định dạng. Chỉ cần
nhấp vào mũi tên thả xuống trên lệnh Paste để xem các tùy chọn này.
 Thay vì chọn lệnh từ thanh công cụ Ribbon, người dùng có thể truy cập nhanh
chóng các lệnh bằng cách nhấp chuột phải. Đơn giản chỉ cần chọn (các) ô người dùng
muốn định dạng, sau đó nhấp chuột phải. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện, nơi
người dùng sẽ tìm thấy một số lệnh giống trên thanh Ribbon.

7.2.7. Cắt và dán nội dung ô:

Không giống sao chép và dán, trùng lặp nội dung ô, việc cắt cho phép người dùng
di chuyển nội dung giữa các ô.
1. Chọn (các) ô người dùng muốn cắt. Trong ví dụ, ta chọn dải ô G5:G6.
2. Nhấp chuột phải và chọn lệnh Cut (Cắt). Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng
lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.
 3. Chọn các ô mà người dùng muốn dán nội dung. Trong ví dụ, ta chọn F10:F11.
Các ô cắt sẽ có một hộp được bao quanh bởi nét đứt.
4. Nhấp chuột phải và chọn lệnh Paste. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng lệnh
trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung cắt sẽ được lấy ra từ các ô ban đầu và dán vào các ô được chọn.
 7.2.8. Kéo và thả các ô:
Thay vì cắt, sao chép và dán, người dùng có thể kéo và thả các ô di chuyển nội
dung của chúng.
1. Chọn (các) ô người dùng muốn di chuyển nội dung. Trong ví dụ, ta chọn dải ô
H4:H12.
2. Di chuột qua đường biên giới của các ô được chọn cho đến khi trỏ chuột thay
đổi thành con trỏ với bốn mũi tên (như hình dưới).

3. Nhấp và kéo các ô đến vị trí mong muốn. Trong ví dụ, ta di chuyển chúng đến
dải ô G4:G12.

4. Nhả chuột. Các ô sẽ bị bỏ trong vị trí đã chọn.

 7.2.9. Sử dụng chức năng fill handle:
Nếu người dùng đang sao chép nội dung ô sang các ô bên cạnh trong cùng một
hàng hoặc cột, thì việc sử dụng chức năng fill handle (một nốt màu đen ở góc phải –
bên dưới của ô được chọn) là một sự thay thế hữu ích cho các lệnh sao chép và dán.
1. Chọn (các) ô chứa nội dung người dùng muốn sử dụng, sau đó di chuột qua góc
dưới bên phải của ô để fill handle xuất hiện.

2. Nhấp và kéo fill handle cho đến khi tất cả các ô người dùng muốn điền vào
được chọn. Trong ví dụ, ta chọn dải ô G13:G17.

3. Nhả chuột để lấp đầy ô đã chọn.

7.2.10. Tiếp tục một chuỗi với fill handle:

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục một chuỗi. Bất cứ khi nào nội
dung của một hàng hoặc cột theo thứ tự tuần tự, như các con số (1, 2, 3) hoặc ngày (Thứ
Hai, Thứ Ba, Thứ Tư), chức năng fill handle có thể đoán cái gì sẽ đến tiếp theo trong
chuỗi.
Trong hầu hết các trường hợp, người dùng cần phải chọn nhiều ô trước khi sử dụng
fill handle để giúp Excel xác định thứ tự hàng loạt. Hãy nhìn vào ví dụ bên dưới:
1. Chọn dải ô chứa chuỗi người dùng muốn tiếp tục. Trong ví dụ, ta sẽ chọn E4:G4.
2. Nhấp và kéo chốt để tiếp tục chuỗi.

3. Nhả chuột. Nếu Excel hiểu chuỗi, nó sẽ được tiếp tục trong các ô đã chọn. Trong
ví dụ, Excel đã thêm Phần 4, Phần 5 và Phần 6 vào H4:J4.

7.3. Xuống dòng và nối ô trong Excel 2016

Khi có quá nhiều dữ liệu được hiển thị trong một ô, người dùng có thể quyết định
ngắt dòng (xuống dòng) hoặc hợp nhất các ô lại (nối các ô lại) thay vì thay đổi kích
thước một cột.
Việc ngắt dòng sẽ tự động sửa đổi chiều cao hàng của ô, cho phép nội dung ô được
hiển thị trên nhiều dòng. Gộp các ô cho phép người dùng kết hợp một ô với các ô trống
để tạo ra một ô lớn.
7.3.1. Ngắt dòng trong các ô Excel:
1. Chọn các ô mà người dùng muốn ngắt dòng. Trong ví dụ này, ta sẽ chọn các ô
trong cột C.
2. Nhấp vào lệnh Wrap Text trên tab Home.
 3. Văn bản trong các ô đã chọn sẽ được ngắt dòng.

Nhấp vào lệnh Wrap Text một lần nữa để giải nén văn bản.
7.3.2. Hợp nhất các ô bằng lệnh Merge & Center:
1. Chọn dải ô người dùng muốn hợp nhất. Trong ví dụ, ta sẽ chọn dải ô A1:F1.
2. Nhấp vào lệnh Merge & Center trên tab Home.

3. Các ô được chọn sẽ được hợp nhất lại và văn bản sẽ được căn giữa.

Truy cập vào nhiều tùy chọn hợp nhất:

Nếu người dùng nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Merge & Center trên
tab Home, trình đơn thả xuống Merge sẽ xuất hiện.
 Từ đây, người dùng có thể chọn:
- Merge & Center: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô và căn giữa văn bản;
- Merge Across: hợp nhất các ô đã chọn vào các ô lớn hơn trong khi giữ từng hàng
tách biệt;
- Merge Cells: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô nhưng không căn giữa văn bản;
- Unmerge Cells: hủy hợp nhất các ô đã chọn.
Người dùng sẽ phải cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Nếu người dùng hợp nhất
nhiều ô có chứa dữ liệu, Excel sẽ chỉ giữ lại nội dung của ô trên trái và loại bỏ các nội
dung khác.
7.3.3. Chọn căn giữa:
Hợp nhất có thể hữu ích cho việc sắp xếp dữ liệu của người dùng, nhưng nó cũng
có thể tạo ra các vấn đề sau này. Ví dụ: có thể khó di chuyển, sao chép và dán nội dung
từ các ô được hợp nhất. Một lựa chọn tốt để hợp nhất là Center Across Selection, tạo
ra một hiệu quả tương tự mà không thực sự hợp nhất các ô.
1. Chọn dải ô mong muốn. Trong ví dụ, ta chọn dải ô A1:F1.
Lưu ý: Nếu người dùng đã hợp nhất các ô này, người dùng nên bỏ hợp nhất chúng
trước khi tiếp tục bước 2.
2. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Alignment trên tab Home.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn trình đơn thả xuống
Horizontal, chọn Center Across Selection, sau đó nhấn OK.
 4. Nội dung sẽ được căn giữa trên phạm vi ô được chọn. Như người dùng thấy,
điều này tạo kết quả trực quan giống như việc hợp nhất và căn giữa, nhưng nó bảo toàn
mỗi ô bên trong dải ô A1:F1.
8. Định dạng dữ liệu số trong Excel 2016
Các dữ liệu trong bảng tính Excel khi người dùng thực hiện nhập vào luôn có chế
độ mặc định là định dạng General để cho các định dạng Excel hiển thị và tính toán
đúng với định dạng của dữ liệu thực tế, người dùng cần cài đặt định dạng cho nó.
Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính, tốt hơn người dùng nên sử dụng number
formats (định dạng số) phù hợp với dữ liệu của người dùng. Number formats cho biết
chính xác kiểu dữ liệu người dùng đang sử dụng trong bảng tính, chẳng hạn tỷ lệ phần
trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số lần, ngày tháng, v.v.
Number formats gồm các số từ số 0 – 9, các dấu +, -, *, (, $,…; Được căn phải
trong ô. Có các dạng như sau:
Tên kiểu Ý nghĩa
General Dữ liệu chưa định dạng (mặc định)
Number Dữ liệu đã được định dạng theo kiểu số
Currency Dữ liệu ở dạng tiền tệ
Accounting Dữ liệu ở dạng kế toán
Date Dữ liệu ở dạng ngày
Time Dữ liệu ở dạng giờ
Percentage Dữ liệu ở dạng phần trăm
Fraction Dữ liệu ở dạng phân số
Scientific Dữ liệu ở dạng khoa học
Text Dữ liệu ở dạng chuổi
Special Dữ liệu ở dạng đặc biệt như mã vùng, Mã điện thoại của các nước.
Custom Dữ liệu khai báo khác (khai báo thủ công).
8.1. Chọn định dạng cho dữ liệu
Định dạng số không chỉ giúp cho bảng tính của người dùng dễ đọc hơn mà còn
làm cho việc sử dụng nó trở nên dễ dàng hơn. Khi áp dụng một định dạng số, người
dùng đang nói cho bảng tính chính xác loại giá trị được lưu trữ trong một ô.
Ví dụ: định dạng ngày (date format) cho bảng tính biết người dùng đang nhập ngày
lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu, giúp đảm bảo duy trì sự
nhất quán dữ liệu và công thức của người dùng được tính một cách chính xác.
Nếu người dùng không cần sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp
dụng định dạng số chung theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng
một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của người dùng.
Có 4 cách để mở hộp thoại format cells
Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format
Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
1. Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1
 2. Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…

3. Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ

4. Trong tab Home, chọn Format trong nhóm Cell, rồi chọn Format Cells …

8.2. Sử dụng đúng định dạng dữ liệu

Sau khi mở hộp thoại Format Cells, trong tab Number ta có danh sách các định
dạng của dữ liệu (mục Categories bên tay trái) và các tùy chọn riêng biệt cho các kiểu
định dạng đó. Tại đây, chúng ta có thể thấy được lần lượt các lựa chọn để phục vụ công
việc định dạng dữ liệu trong Excel.
8.2.1. Định dạng kiểu số (Number formats)
Trọng mục Categories của hộp thoại Format Cells, người dùng chọn kiểu Number.
Trong mục bên phải lần lượt có ý nghĩa là:
- Sample: cách thể hiện của dữ liệu để người dùng xem trước
- Decimal places: xác định số lượng chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
- Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, người
dùng cần đánh dấu tích vào đây
- Negative numbers: lựa chọn cách hiển thị của số âm.

8.2.2. Định dạng tiền tệ và kế toán

Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, người dùng có 2 sự lựa chọn:
- Decimal places: xác định số lượng chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
- Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
 Sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán là: với kiểu
định dạng tiền tệ, ký hiệu đồng tiền sẽ được viết liền ngay phía trước con số, với kiểu
định dạng kế toán, ký hiệu tiền tệ sẽ đưọc viết theo một hàng căn lề phía bên trái

8.2.3. Định dạng ngày tháng và thời gian:

Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước
trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các
định dạng đó. Trọng mục Categories của hộp thoại Format Cells, người dùng chọn kiểu
Date. Trong mục bên phải lần lượt có ý nghĩa là:
- Type: các định dạng ngày. Dấu (*) thể hiện định dạng mặc định của windows
- Locale(location): Chọn khu vực thể hiện định dạng ngày

Khi người dùng nhập dữ liệu, Excel sẽ không ghi nhớ nó là ngày, tháng, năm mà
sẽ lưu trữ nó như là 1 dãy số, và định dạng của ô chứa thông tin sẽ chuyển dãy số đó
thành những thông tin ngày tháng hoặc giờ phút.
Ngày tháng trong excel
Ngày tháng được lưu trữ là số nguyên trong Excel, hiển thị số ngày được tính từ
ngày 1/1/1990. Người dùng có thể hiểu như sau:
- Số 1 tượng trưng cho ngày 1/1/1990
- Số 2 tượng trưng cho ngày 2/1/1990
- Số 3 tượng trưng cho ngày 3/1/1990
- Số 42005 tượng trưng cho ngày 1/1/2015 (vì ngày 1/1/2015 cách ngày
1/1/1990 đúng 42,005 ngày)
- Số 2958465 tượng trưng cho ngày 31/12/9999
 Thời gian trong excel
Thời gian (giờ phút giây) được ghi nhận là số thập phân trong Excel, giữa .0 và
.99999, tượng trưng cho số thời gian được phân chia trong ngày, trong đó:
- Số 0 tượng trưng cho 00:00:00
- Số 0.25 tượng trưng cho 06:00 sáng
- Số 0.5 tượng trưng cho 12:00 trưa
- Số 0.541655093 tượng trưng cho 12:59:59 tối
Thời gian và ngày tháng trong excel
Excel lưu trữ thời gian và ngày tháng là số nguyên + số thập phân tượng trưng cho
ngày tháng và số giờ tương ứng. Ta có thể xem ví dụ dưới đây:
- Số 1.25 là ngày 1/1/1900 vào lúc 6:00 sáng
- Số 42005.5 là ngày 1/1/2015 vào lúc 12:00 trưa.
Khi làm việc với thông tin ngày tháng trên Excel, những định dạng ngày tháng dài
hoặc ngắn sẽ được quy định dựa trên cài đặt khu vực của Windows. Những định dạng
mặc định này sẽ được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*) trong hộp thoại Format Cells.
Định dạng ngày tháng trong hộp thoại Format Cells sẽ thay đổi nếu người dùng
thay đổi cài đặt ngày tháng mặc định của Windows trong Control Panel.
Cách tạo định dạng ngày tháng đặc biệt trong excel
Nếu thấy rằng không định dạng có sẵn nào trong Excel phù hợp với nhu cầu, người
dùng hoàn toàn có thể tự tạo định dạng của riêng mình.
1. Trong file Excel, chọn ô mà muốn thay đổi định dạng
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
3. Ở tab Number, chọn Custom ở bảng Category và điền định dạng mong muốn
trong ô Type bên cạnh.

Khi tạo định dạng ngày tháng trong Excel, người dùng hãy dùng những ký hiệu
sau:
M Số tháng không có số 0 đứng trước 1
MM Số tháng có số 0 đứng trước 01
MMM Tên tháng ở dạng ngắn Jan
MMMM Tên tháng ở dạng đầy đủ January
MMMMM Tên tháng ký hiệu bằng chữ cái đầu tiên J (ký hiệu cho January, June and July)
 d Ngày không có số 0 đứng trước 1
dd Ngày có số 0 đứng trước 01
ddd Tên thứ ở dạng ngắn Mon
dddd Tên thứ ở dạng dài Monday
yy Năm với 2 con số 05
yyyy Năm với 4 con số 2005
Khi tạo định dạng thời gian trong Excel, người dùng hãy dùng những ký hiệu sau:
h Giờ không có số không đằng trước 0-23
hh Giờ không có số không đằng trước 00-23
m Phút không có số không đằng trước 0-59
mm Phút có số không đằng trước 00-59
s Giây có số không đằng trước 0-59
ss Giây không có số không đằng trước 00-59
AM/PM Thời điểm sáng/ chiều trong ngày 6AM or 6PM

8.2.4. Định dạng phần trăm trong excel:

Một trong những định dạng số hữu ích là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị
các giá trị dưới dạng phần trăm, chẳng hạn như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu
ích khi tính toán như thuế mua hàng hoặc tiền lời. Khi người dùng nhập dấu phần trăm
(%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng tự động cho ô đó.

Về lý thuyết toán học, một phần trăm cũng có thể được viết như một số thập phân.
Vì vậy, 15% tương đương 0,15; 7,5% là 0,075; 20% là 0,20; 55% là 0,55 và hơn nữa.
Có nhiều khi định dạng phần trăm sẽ hữu ích. Ví dụ: trong các hình ảnh dưới đây,
hãy lưu ý cách tỷ lệ thuế doanh thu được định dạng khác nhau cho mỗi bảng tính (5, 5%
và 0,05):
 Như người dùng thấy, phép tính toán trong bảng tính ở bên trái không hoạt động
chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính nghĩ rằng ta muốn nhân
$22,50 cho 5, không phải là 5%. Và mặc dù bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà
không có định dạng tỷ lệ phần trăm, còn bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.
8.2.5. Định dạng phân số trong excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp người dùng viết phân số trong Excel. Khi muốn nhập
dữ liệu là phân số trong Excel, ta không thể nhập được trực tiếp phân số đó. Ví dụ: để
nhập phân số “1/4” thì phải nhập vào 0,25 rồi định dạng phân số.

8.2.6. Định dạng khoa học:

Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn
hoặc rất nhỏ. Ví dụ: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0.
Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10.
Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10.
Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng
sau dấu phẩy.
 8.2.7. Định dạng đặc biệt – special:
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số
bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
9. Giới thiệu về công thức và phép toán
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là khả năng tính toán thông
tin số bằng công thức. Giống như một chiếc máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và
chia và giải quyết các bài toán phức tạp hơn.
9.1. Toán tử tính toán
Excel 2016 sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức, chẳng hạn như dấu
cộng cho phép cộng (+), một dấu trừ cho phép trừ (-), một dấu hoa thị cho phép nhân
(*), dấu gạch chéo cho phép chia (/) và dấu mũ cho số mũ (^).

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng một dấu bằng (=).
9.2. Tham chiếu ô (Cell references)
Mặc dù người dùng có thể tạo ra các công thức đơn giản trong Excel 2016 bằng
các con số (ví dụ =2+2 hoặc =5*5), tuy nhiên hầu hết người dùng sẽ sử dụng các địa chỉ
ô để tạo một công thức. Đây được gọi là tạo một tham chiếu ô. Sử dụng tham chiếu ô sẽ
đảm bảo rằng các công thức của người dùng luôn chính xác vì người dùng có thể thay
đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không cần viết lại công thức.
Trong ví dụ dưới đây, ta muốn tính tổng của 5 và 2, khi đó ta có thể nhập ngay
công thức =5+2 vào ô A3 để ra kết quả là 7.
Tuy nhiên, khi sử dụng tham chiếu ô, lúc đó ô A3 nhập công thức là =A1+A2 với
ô A1 có giá trị là 5, A2 có giá trị là 2:

Khi người dùng nhấn Enter, công thức được tính và hiển thị câu trả lời trong ô A3:
 Nếu các giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính
toán lại, ví dụ thay đổi giá trị A1 từ 5 thành 6:

Bằng cách kết hợp một phép toán tử với các tham chiếu ô, người dùng có thể tạo
ra một loạt các công thức đơn giản trong Excel. Các công thức cũng có thể bao gồm một
kết hợp các tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ dưới đây:

9.3. Tạo một công thức

Trong ví dụ dưới đây, ta sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để
tính toán ngân sách.
1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, ta sẽ chọn ô D12.

2. Nhập dấu bằng (=). Chú ý cách nó xuất hiện trong ô và thanh công thức.
 3. Nhập địa chỉ ô của ô người dùng muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức (ví
dụ: ô D10). Một đường viền có màu sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

4. Gõ toán tử toán học muốn sử dụng. Trong ví dụ, ta sẽ nhập dấu cộng (+).
5. Nhập địa chỉ ô thứ hai trong công thức (ví dụ ô D11).
 6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển
thị trong ô. Nếu người dùng chọn ô đó một lần nữa, hãy lưu ý rằng ô đó hiển thị kết
quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.

9.4. Sửa đổi các giá trị với tham chiếu ô

Lợi thế thực sự của các tham chiếu ô là chúng cho phép người dùng cập nhật dữ
liệu trong bảng tính mà không cần phải viết lại các công thức. Trong ví dụ dưới đây, ta
đã sửa đổi giá trị của ô D1 từ 1.200$ thành 1.800$. Công thức trong ô D3 sẽ tự động
tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D3.

9.5. Tạo ra một công thức sử dụng phương pháp trỏ-và-click

Thay vì nhập các địa chỉ ô theo cách thủ công (nhập từ bàn phím), người dùng có
thể trỏ và click vào ô người dùng muốn đưa vào công thức của mình. Phương pháp này
có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Trong ví dụ dưới đây,
ta sẽ tạo một công thức như vậy.
1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, ta sẽ chọn ô D4.
 2. Nhập dấu bằng (=).
3. Chọn ô muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức (ví dụ ô B4) bằng cách click
chuột vào ô đó. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

4. Gõ từ bàn phím phép tính toán tử muốn sử dụng, ví dụ dấu nhân (*).
5. Chọn ô muốn tham chiếu thứ hai trong công thức (ô C4 ). Địa chỉ ô sẽ xuất hiện
trong công thức.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển
thị trong ô.
Như vậy, với cách tạo công thức này sẽ hạn chế tối đa việc viết sai công thức do
nhập sai từ bàn phím.
 9.6. Sao chép công thức
9.6.1. Sao chép công thức
Sao chép công thức trong Excel là một trong những công việc đơn giản và thường
xuyên nhất. Các công thức được sao chép (copy-paste) như sao chép một ô bình thường,
nhưng chỉ khác là ô chứa dữ liệu và ô chứa công thức. Khi sao chép công thức (sao chép
ô chứa công thức), địa chỉ ô tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi theo hướng tịnh tiến.
Ví dụ bài toán sau:

Hóa đơn 1 và hóa đơn 2 hoàn toàn giống nhau về nội dung, tuy nhiên hóa đơn 2
có thêm một cột đơn vị tính như hình.
Khi đó, để tính thành tiền ta dùng công thác lấy đơn giá nhân với số lượng, ví dụ
trường hợp ô E4: =C4*D4 ta sẽ ra kết quả.
Đến khi tính thành tiền cho mặt hàng tiếp theo, thay vì ta sẽ tiếp tục nhập công
thức thì sẽ rất chậm, ta sẽ sử dụng chức năng sao chép công thức để nhanh hơn.
1. Chọn ô có chứa công thức cần sao chép (ví dụ E4).
2. Sao chéo ô này: dùng Ctrl+C, hoặc Click chuột phải chọn copy. Ô được copy
sẽ có viền nét đứt bao phủ bên ngoài.

3. Di chuyển đến ô cần dán công thức (ô E5 - đến ô cần tính toán theo công thức
đã có), dán ô này: Ctrl + V, hoặc click chuột phải chọn Paste (P) trong Paste Options

4. Công thức sẽ được chép, tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô.
 Lưu ý 1: Tại ô E4, công thức là =C4*D4, khi được sao chép sang ô E5, công thức
được sao chép tuy nhiên địa chỉ các ô tham chiếu trong công thức được tịnh tiến thành
= C5*D5, (dịch chuyển tịnh tiến xuống 1 ô). Tương tự ta tiếp tục copy ô chứa công thức
E4 xuống ô E6, công thức sẽ tịnh tiến xuống 2 ô, lúc này ô E6 sẽ có công thức là =C6*D6
Lưu ý 2: Giả sử ta sao chép công thức ở hóa đơn 1 sang hóa đơn 2, (từ ô E4 sang
ô L4 để tính giá trị) kết quả sau khi sao chép như sau:

Trên thanh công thức ta thấy ô L4 được sao chép công thức thành: =J4*K4 (giá trị
2* “Ly”) kết quả hiển thị bị lỗi do phép toán không thực hiện được. Lỗi này do khi sao
chép công thức từ ô E4 sang L4 tức dịch chuyển tịnh tiến sang phải 7 cột, vậy các ô
tham chiếu trong công thức cũng sẽ thay đổi tịnh tiến 7 cột làm sai công thức tính cho
Hóa đơn 2. Khi đó ta cần thay đổi công thức để tránh làm sai bài toán. Công thức đúng
sẽ sửa lại là ô L4 = I4*J4
9.6.2. Cố định tham chiếu ô khi sao chép công thức:
Theo mặc định, tham chiếu ô là tham chiếu tương đối. Khi người dùng sao chép
một công thức có chứa tham chiếu ô tương đối, tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi.
Trong nhiều trường hợp, người dùng muốn sao chéo công thức của ô, tuy nhiên muốn
cố định một hoặc một dãi tham số trong công thức, lúc này, ta dùng định nghĩa tham
chiếu ô tuyệt đối (hay địa chỉ tuyệt đối, hay cố định địa chỉ ô).
Ví dụ: Bài toán tính tiền lương từ nhân viên với hệ số lương cơ bản. Tiền lương sẽ
bằng Hệ số lương * Lương cơ bản. Công thức tính cho nhân viên đầu tiên như sau:
 Khi tính đến nhân viên thứ hai, việc sao chép công thức từ ô C4 sang ô C5 sẽ dẫn
đến kết quả ô C5 là: =B5*B2 (vì tịnh tiến xuống một ô) kết quả như sau:

Lý do: Ô B2 không có giá trị nên kết quả B5 (3.33) * B2 (0) = 0

Lúc này, để công thức được đúng, ta cần cố định ô giá trị Lương cơ bản (B1) để
khi sao chép công thức thì địa chỉ ô này sẽ không đổi. Để làm điều này ta thực hiện:
1. Chọn ô có chứa công thức.
2. Trong thanh công thức, chọn tham chiếu ô muốn cố định (có thể để trỏ chuột
trong địa chỉ ô là được).

3. Nhấn F4 để thay đổi từ địa chỉ tham chiếu ô tương đối thành địa chỉ ô tham
chiếu tuyệt đối. lúc này địa chỉ ô sẽ có thêm ký tự đô la ($)

4. Kết quả của nhân viên đầu tiên sẽ không có thay đổi, tuy nhiên khi sao chép
công thức cho các nhân viên tiếp theo sẽ chính xác với việc nhân hệ số lương của từng
cá nhân với Lương cơ bản (đã được cố định):
 Bảng dưới đây tóm tắt cách thức một loại tham chiếu
Loại tham chiếu Ký hiệu Ví dụ Ý nghĩa
Cột tuyệt đối và Khi sao chép công thức sang ô khác,
$<cot>$<hang> $A$1
hàng tuyệt đối địa chỉ ô tham chiếu không thay đổi
Khi sao chép công thức sang ô khác,
Cột tương đối và
<cot>$<hang> A$1 địa chỉ ô bị thay đổi cột tịnh tiến,
hàng tuyệt đối
hàng được cố định
Khi sao chép công thức sang ô khác,
Cột tuyệt đối và
$<cot><hang> $A1 địa chỉ ô bị thay đổi hàng tịnh tiến,
hàng tương đối
cột được cố định
Cột tương đối và Khi sao chép công thức sang ô khác,
<cot><hang> A1
hàng tương đối địa chỉ ô bị thay đổi cả hàng và cột

9.6.3. Sử dụng tham chiếu ô với nhiều trang tính

Excel cho phép người dùng truy cập (tham chiếu) bất kỳ ô nào trên bảng tính, điều
này có thể đặc biệt hữu ích nếu người dùng muốn truy cập giá trị cụ thể từ một bảng tính
(sheet) khác. Để làm điều này, người dùng chỉ cần bắt đầu tham chiếu ô với tên của bảng
tính theo sau bởi dấu chấm than (!). Ví dụ, nếu người dùng muốn tham khảo ô A1 trên
Sheet1, tham chiếu ô của nó sẽ là Sheet1!A1.
Lưu ý: nếu một tên bảng tính chứa dấu cách, người dùng cần bao gồm dấu ngoặc
đơn (' ') quanh tên. Ví dụ, muốn tham khảo ô A1 trên một bảng tính có tên là July
Budget, thì tham chiếu ô của nó sẽ là 'July Budget'!A1.
Trong ví dụ dưới đây, ta sẽ truy cập đến một ô với một giá trị được tính giữa hai
bảng tính. Điều này sẽ cho phép ta sử dụng chính xác giá trị trên hai bảng tính khác nhau
mà không cần viết lại công thức hoặc sao chép dữ liệu.
1. Xác định vị trí ô mà người dùng muốn tham chiếu (ghi nhớ tên bảng tính và địa
chỉ ô). Trong ví dụ, ta tham chiếu ô E14 trên bảng tính Menu Order (Đơn đặt hàng).
 2. Điều hướng tới bảng tính muốn chứa dữ liệu trích từ bảng tính Menu Order.
Trong ví dụ, ta sẽ chọn bảng tính hóa đơn Catering.

3. Xác định vị trí và chọn ô mà muốn giá trị xuất hiện. Trong ví dụ, chúng ta sẽ
chọn ô C4.

4. Gõ dấu bằng (=), tên bảng sau dấu chấm than (!) và địa chỉ ô. Trong ví dụ,
chúng ta sẽ gõ ='Menu Order'!E14.

Một cách khác, ta có thể gõ dấu bằng (=), sau đó dùng chuột điều hướng đến bảng
tính cần tham chiếu dữ liệu là sheet Menu Order, sau đó click ô E14, cách này cũng có
thể giúp ta chọn đúng công thức một cách tuyệt đối (công thức sẽ được hiển thị trên
thanh công thức).
5. Nhấn Enter trên bàn phím. Giá trị của ô được tham chiếu sẽ xuất hiện. Bây giờ,
nếu giá trị của ô E14 thay đổi trên bảng tính Menu Order, nó sẽ được cập nhật tự động
trên bảng tính hóa đơn Catering.

Nếu người dùng đổi tên trang tính của mình ở điểm sau, tham chiếu ô sẽ được cập
nhật tự động để phản ánh tên bảng tính mới.
 Nếu người dùng nhập tên bảng không đúng, lỗi #REF! sẽ xuất hiện trong ô. Trong
ví dụ, ta đã nhầm lẫn tên của bảng tính. Để chỉnh sửa, bỏ qua hoặc điều tra lỗi, nhấp vào
nút Error (Lỗi) bên cạnh ô và chọn một tùy chọn từ trình đơn.

9.6.4. Sao chép công thức vào các ô liền kề với Fill Handle
Các công thức cũng có thể được sao chép vào các ô liền kề với Fill Handle, có thể
tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nếu người dùng cần thực hiện tính toán tương
tự nhiều lần trong một bảng tính. Fill Handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của
(các) ô được chọn.
1. Chọn ô chứa công thức mà người dùng muốn sao chép. Nhấp và kéo Fill Handle
vào các ô mà người dùng muốn điền.

2. Sau khi người dùng thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn.

9.7. Chỉnh sửa một công thức

Đôi khi người dùng có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Trong ví dụ dưới
đây, ta đã nhập một địa chỉ ô không chính xác trong công thức, vì vậy ta cần phải sửa
nó.
1. Chọn ô chứa công thức người dùng muốn chỉnh sửa. Trong ví dụ, ta chọn ô D12.
 2. Nhấp vào thanh công thức để chỉnh sửa công thức. Người dùng cũng có thể nhấp
đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô.

3. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô nào được tham chiếu. Trong
ví dụ, ta sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức thành ô tham chiếu D10 thay vì ô D9.

4. Khi hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím hoặc chọn lệnh Enter trong thanh công
thức.
 5. Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô.

Nếu người dùng đổi ý, có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc nhấp vào lệnh
Cancel trên thanh công thức để tránh thay đổi công thức của người dùng.

Để hiển thị tất cả các công thức trong một bảng tính, người dùng có thể giữ phím
Ctrl và nhấn ` (dấu huyền). Phím dấu huyền thường nằm ở góc trên cùng bên trái của
bàn phím (cạnh phím số 1). Người dùng có thể nhấn Ctrl+` một lần nữa để chuyển về
chế độ xem bình thường.
10. Tạo các công thức phức tạp
Các công thức phức tạp có thể chứa một số toán tử toán học, chẳng hạn như 5+2*8.
Khi có nhiều hơn một toán tử trong một công thức, thứ tự của phép tính sẽ cho Excel
biết thao tác nào cần thực hiện trước. Để viết các công thức trả về câu trả lời chính xác,
người dùng cần phải hiểu được thứ tự thực hiện phép tính.
10.1. Thứ tự của toán tử (The order of operations)
Excel tính công thức dựa trên thứ tự của toán tử như sau:
1. Các toán tử nằm trong dấu ngoặc đơn
2. Phép tính hàm mũ (Ví dụ: 3^2)
3. Nhân và chia, tùy vị trí để thực hiện tính trước
4. Cộng và trừ, tùy vị trí để thực hiện tính trước
Giải pháp có thể giúp người dùng nhớ thứ tự là PEMDAS hoặc Please Excuse
My Dear Aunt Sally, nghĩa là thực hiện phép tính trong ngoặc trước, xong đến số mũ,
rồi nhân chia cộng trừ.
Dưới đây là cách thứ tự thực hiện phép tính được sử dụng để tính công thức trong
Excel.
Sử dụng PEMDAS trong phép tính 10+(6-3)/2^2*4-1. Mặc dù công thức này trông
phức tạp nhưng chúng ta có thể sử dụng thứ tự từng bước để tìm ra câu trả lời đúng.

1. Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu tính trong ngoặc trước ngoài ngoặc sau. Trong
trường hợp này, chỉ có một thứ chúng ta cần tính: 6-3=3.

2. Như người dùng thấy, công thức đã trở nên đơn giản hơn. Tiếp theo, chúng ta
sẽ xem xét xem có số mũ nào không. Có một số mũ: 2^2=4.
 3. Tiếp theo, chúng ta sẽ giải quyết phép nhân và phép chia, tiến hành thực hiện từ
trái sang phải. Bởi vì phép chia đứng trước phép nhân nên nó được tính trước: 3/4=0,75.

4. Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục giải phép nhân còn lại: 0.75*4=3.

5. Tiếp theo, tính đến phép cộng hoặc phép trừ, một lần nữa thực hiện từ trái sang
phải. Thực hiện phép cộng trước: 10+3=13.

6. Cuối cùng, chúng ta thực hiện phép trừ phép còn lại: 13-1=12.
 Bây giờ, câu trả lời của ta là: 12. Và đây chính xác là kết quả người dùng sẽ nhận
được nếu người dùng nhập công thức vào Excel.

10.2. Tạo các công thức phức tạp

Trong ví dụ dưới đây, ta sẽ giới thiệu cách Excel sử dụng thứ tự của toán tử để giải
quyết một công thức phức tạp. Ở đây, ta muốn tính chi phí thuế doanh thu một hoá đơn.
Để làm điều này, chúng ta sẽ viết công thức như =(D3+D4+D5)*0.075 trong ô D6.
Công thức này sẽ tính giá của các mặt hàng, sau đó nhân giá trị đó bằng mức thuế suất
7.5% (được viết là 0.075) để tính toán kết quả.

Excel tuân theo thứ tự của toán tử và trước tiên cộng các giá trị trong ngoặc đơn:
(45.80+68.70+159.60) = 274.10. Sau nhân giá trị đó với mức thuế suất: 274.10*0.075.
Kết quả sẽ cho thấy thuế bán hàng là $20.56.

Điều đặc biệt quan trọng là thực hiện theo thứ tự phép tính khi tạo công thức. Nếu
không, Excel sẽ đưa ra kết quả tính toán không chính xác. Trong ví dụ, nếu không có
dấu ngoặc đơn, phép nhân sẽ được tính đầu tiên và kết quả đưa ra sẽ không chính xác.
Dấu ngoặc đơn thường là cách tốt nhất để xác định phép tính nào sẽ được thực hiện
trước trong Excel.
 CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL

11. Hàm làm việc với chuỗi văn bản

11.1. Nối chuỗi văn bản
Để nối chuỗi văn bản người dùng sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu cách thì
sử dụng " " (mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép).
Cú pháp: =<text1>&<text2>
Ví dụ: Nối họ và tên, có chèn khoảng trắng ở giữa

11.2. Hàm CONCATENATE

Hàm này cho phép nối hai hay nhiều chuỗi văn bản với nhau , max là 255
Cú pháp: =CONCATENATE (text1, [text2],…)
Text 1: Chuỗi văn bản đầu tiên muốn nối
Text 2: Chuỗi văn bản đầu tiên muốn nối (không bắt buộc)
…: các chuỗi thứ ba , bốn… cho đến 255 (nếu có)
Ví dụ: nối 3 chuỗi trong 3 ô

11.3. Hàm LEFT

Hàm LEFT trả về một hoặc nhiều ký tự đầu tiên trong một chuỗi, dựa vào số ký tự
người dùng chỉ định.
Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])
Text: Bắt buộc. Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.
Num_chars: Tùy chọn. Chỉ rõ số ký tự muốn hàm LEFT trích xuất.
- Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không.
- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ văn bản.
- Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được xem là 1.
Ví dụ: Lấy 4 ký tự bên trái chuỗi “Khoa Kinh tế”
 11.4. Hàm RIGHT
Hàm RIGHT trả về một hoặc nhiều ký tự cuối cùng trong một chuỗi, dựa vào số
ký tự mà người dùng chỉ định.
Cú pháp: =RIGHT(text,[num_chars])
Text: Bắt buộc. Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.
Num_chars: Tùy chọn. Chỉ rõ số ký tự muốn hàm RIGHT trích xuất.
- Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không.
- Nếu Num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm RIGHT trả về toàn bộ văn bản.
- Nếu Num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.
Ví dụ: Lấy 7 ký tự bên phải chuỗi “Khoa Kinh tế”

11.5. Hàm MID

Hàm MID trả về một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí
do người dùng chỉ định, dựa vào số lượng ký tự do người dùng chỉ định.
Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)
Text: Bắt buộc. Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.
Start_num: Bắt buộc. Ví trí của ký tự thứ nhất muốn trích xuất trong văn bản
- Nếu start_num lớn hơn độ dài của văn bản, MID trả về " " (văn bản trống).
- Nếu start_num nhỏ hơn độ dài của văn bản, nhưng start_num cộng với
num_chars vượt quá độ dài văn bản, MID trả về các ký tự đến cuối văn bản.
- Nếu start_num nhỏ hơn 1, MID trả về #VALUE! .
Num_chars: Bắt buộc. Chỉ rõ số ký tự muốn hàm MID trả về từ văn bản.
- Nếu số ký tự là số âm, thì hàm MID trả về giá trị lỗi #VALUE! .
Ví dụ: Lấy 4 ký tự ở giữa chuỗi “Khoa Kinh tế”, bắt đầu trừ ký tự thứ 6

11.6. Hàm LEN

Hàm LEN về số ký tự trong một chuỗi văn bản.
Cú pháp: =LEN(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn tìm độ dài. Khoảng trống được đếm là ký tự.
Ví dụ: Đếm số ký tự chuỗi “Khoa Kinh tế
 11.7. Hàm TRIM
Loại bỏ tất cả khoảng trống vô nghĩa ra khỏi văn bản, chỉ để lại một khoảng trống
giữa các từ.
Cú pháp: =TRIM(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn loại bỏ các khoảng trống.
Nếu phải nhập hay dán văn bản vào Excel chẳng hạn như dữ liệu từ một cơ sở dữ
liệu, trang web, phần mềm xử lý văn bản hay các chương trình văn bản khác, người
dùng sẽ nhận thấy văn bản được nhập có nhiều khoảng trắng nằm rải rác trong danh
sách. TRIM là một công thức khắc phục hiện tượng này bằng cách nhanh chóng loại bỏ
các khoảng trống. Hàm =TRIM chỉ có thể xử lý văn bản trong một ô duy nhất.
Ví dụ:

11.8. Hàm FIND

FIND định vị một chuỗi văn bản thứ nhất nằm trong chuỗi văn bản thứ hai và trả
về số của vị trí bắt đầu của chuỗi văn bản thứ nhất tính từ ký tự thứ nhất của chuỗi văn
bản thứ hai.
Cú pháp: =FIND(find_text, within_text, [start_num])
Find_text: Bắt buộc. Văn bản muốn tìm.
Within_text: Bắt buộc. Văn bản có chứa văn bản muốn tìm.
Start_num: Tùy chọn. Chỉ rõ ký tự bắt đầu tìm tại đó. Ký tự thứ nhất của
within_text là ký tự số 1. Nếu bỏ qua start_num, thì nó được giả định là 1.
Ví dụ 1: Tìm vị trí xuất hiện của từ “Kinh” trong chuỗi “Khoa Kinh tế”

Ví dụ 2: Tìm vị trí xuất hiện của chữa “K” thứ 2 trong chuỗi “Khoa Kinh tế”

11.9. Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường
Hàm LOWER chuyển đổi chữ hoa trong chuỗi văn bản thành chữ thường.
Cú pháp: =LOWER(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn chuyển đổi thành chữ thường.
Hàm LOWER không thay đổi các ký tự không phải là chữ trong văn bản bản.
 Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi văn bản thành chữ in hoa,
người dùng sử dụng hàm UPPER.
Cú pháp: =UPPER(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn chuyển đổi thành chữ in hoa.

Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ người dùng sử dụng hàm PROPER.
Cú pháp: =PROPER(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn chuyển đổi.
Ví dụ:

11.10. Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản

Thay thế new_text cho old_text trong chuỗi văn bản. Hàm SUBSTITUTE được
dùng khi muốn thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Cú pháp: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
Text: Bắt buộc. Văn bản muốn thay thế các ký tự trong đó.
Old_text: Bắt buộc. Văn bản muốn được thay thế.
New_text: Bắt buộc. Văn bản muốn thay thế cho old_text.
Instance_num: Tùy chọn. Xác định số lần xuất hiện của old_text muốn thay
bằng new_text.
Nếu xác định instance_num, thì số lần xuất hiện đó của old_text được thay thế.
Nếu không, mọi lần xuất hiện của old_text trong văn bản được đổi thành new_text.
Ví dụ:

11.11. Hàm EXACT để so sánh hai cột

So sánh hai chuỗi văn bản và trả về TRUE nếu chúng hoàn toàn giống nhau,
FALSE nếu khác.
Hàm EXACT phân biệt chữ hoa, chữ thường nhưng bỏ qua khác biệt về định dạng.
Cú pháp: =EXACT(text1, text2)
Text1: Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ nhất.
Text2: Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ hai.
Ví dụ:
 11.12. Hàm TEXT
Hàm TEXT giúp chuyển đổi định dạng số thành định dạng text.
Lưu ý: Việc chuyển đổi số thành định dạng văn bản có thể dẫn đến các sai sót trong
tính toán bởi các công thức có tham chiếu đến giá trị ô.
Cú pháp: =TEXT(value, format_text)
value: Bắt buộc. Giá trị số muốn được chuyển đổi thành văn bản.
format_text: Bắt buộc. Một chuỗi văn bản xác định định dạng muốn được áp
dụng cho giá trị được cung cấp.
Dưới đây là một số ví dụ phổ biến. Lưu ý các mã định dạng trong dấu ngoặc kép.
 11.13. Hàm VALUE
Hàm Value giúp chuyển đổi một chuỗi văn bản đại diện cho một số thành một số.
Cú pháp: =VALUE(text)
Text: Bắt buộc. Văn bản đại diện cho một số được đặt trong ngoặc kép hoặc một
tham chiếu đến một ô có chứa văn bản muốn chuyển đổi.
Text có thể là bất kỳ định dạng ngày, thời gian hoặc số hằng định nào, miễn là
được Microsoft Excel công nhận. Nếu text không phải là một trong các định dạng này,
hàm VALUE trả về giá trị lỗi #VALUE! .
Ví dụ:
12.Các hàm toán học (Math & Trig)
12.1. Hàm ABS
Trả về giá trị tuyệt đối của một số.
Cú pháp: =ABS(number)
Number: Bắt buộc. Số thực muốn tìm giá trị tuyệt đối của nó.
Ví dụ:

12.2. Hàm INT

Làm tròn xuống tới số nguyên gần nhất.
Cú pháp: =INT(number)
Number: Bắt buộc. Số thực muốn làm tròn xuống thành một số nguyên.
Ví dụ:

12.3. Hàm MOD

Trả về số dư sau khi chia một số cho ước số. Kết quả có cùng dấu với ước số.
Cú pháp: =MOD(number, divisor)
Number: Bắt buộc. Số muốn tìm số dư (Số chia).
Divisor: Bắt buộc. Số muốn chia số cho nó (Ước số).
Lưu ý: Nếu ước số là 0, thì hàm MOD trả về giá trị lỗi #DIV/0! .
Ví dụ:
 12.4. Hàm ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN
Hàm ROUND làm tròn một số tới một số chữ số đã xác định.
Hàm ROUNDUP làm tròn một số lên, ra xa số 0 (không).
Hàm ROUNDDOWN làm tròn số xuống, tiến tới số 0.
Cú pháp:
=ROUND (number, num_digits)
=ROUNDUP(number, num_digits)
=ROUNDDOWN(number, num_digits)
Number: Bắt buộc. Một số thực muốn làm tròn.
Num_digits: Bắt buộc. Số chữ số muốn làm tròn số tới đó.
Ví dụ:

12.5. Hàm EVEN, Hàm ODD

Hàm EVEN trả về số được làm tròn lên đến số nguyên chẵn gần nhất. Người dùng
có thể dùng hàm này để xử lý các mục tồn tại ở dạng cặp. Ví dụ, thùng đóng gói chấp
nhận các hàng có một hoặc hai mục. Thùng này đầy khi số mục, được làm tròn đến cặp
gần nhất, khớp với dung lượng của thùng.
Hàm ODD trả về số được làm tròn lên tới số nguyên lẻ gần nhất.
Cú pháp:
 =EVEN(number)
=ODD(number)
Number: Bắt buộc. Một số muốn làm tròn.
Ví dụ:

12.6. Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT nhân tất cả các đối số đã cho với nhau và trả về tích của chúng.
Hàm PRODUCT hữu ích khi cần nhân nhiều ô với nhau. Ví dụ, công thức
=PRODUCT(A1:A3, C1:C3) tương đương với =A1 * A2 * A3 * C1 * C2 * C3.
Cú pháp: =PRODUCT(number1, [number2], ...)
number1: Bắt buộc. Số hoặc phạm vi thứ nhất muốn nhân.
number2: Tùy chọn. Các số hoặc phạm vi bổ sung muốn nhân, tối đa 255 đối
số.
Lưu ý: Nếu đối số là mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ có các số trong mảng hoặc
tham chiếu đó mới được nhân. Các ô trống, giá trị lô-gic và văn bản trong mảng hoặc
tham chiếu bị bỏ qua.
Ví dụ:

12.7. Hàm RAND, Hàm RANDBETWEEN

Hàm RAND trả về một số thực ngẫu nhiên được phân bố đều, lớn hơn hoặc bằng
0 và nhỏ hơn 1.
 Hàm RANDBETWEEN trả về một số nguyên ngẫu nhiên nằm giữa các số do
người dùng chỉ định. Một số nguyên ngẫu nhiên mới được trả về mỗi khi trang tính
được tính toán
Cú pháp:
=RAND() (hàm RAND không có đối số).
=RANDBETWEEN(bottom, top)
Bottom: Bắt buộc. Số nguyên nhỏ nhất mà hàm sẽ trả về.
Top: Bắt buộc. Số nguyên lớn nhất mà hàm sẽ trả về.
Ví dụ:

Ghi chú: Khi trang tính được tính toán lại bằng cách nhập công thức hoặc dữ liệu
vào một ô khác hoặc bằng cách nhấn F9, một số ngẫu nhiên mới sẽ được tạo ra cho mọi
công thức sử dụng hàm RAND và hàm RANDBETWEEN.
12.8. Hàm SQRT
Hàm SQRT trả về căn bậc hai của số dương.
Cú pháp: =SQRT(number)
number : Bắt buộc. Số muốn tìm căn bậc hai của nó.
Nếu number là số âm, hàm SQRT trả về giá trị lỗi #NUM! .
Ví dụ:
13. Hàm thống kê và tính tổng
13.1. Hàm đếm COUNT
Người dùng có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu
ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ
cái. Thay vì phải thủ công thì người dùng có thể sử dụng hàm COUNT.
Hàm COUNT đếm và trả về số lượng ô có chứa các số trong danh sách tham chiếu.
Cú pháp: COUNT(value1, [value2], ...)
value1: Bắt buộc. Tham chiếu ô hoặc phạm vi muốn đếm số.
value2, ... Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung
muốn đếm số.
Lưu ý: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến các kiểu dữ liệu khác nhau
nhưng chỉ các số mới được đếm.
- Các đối số là số, ngày hay trình bày dạng văn bản của số (ví dụ, số nằm trong
dấu trích dẫn, chẳng hạn như "1") sẽ được đếm.
- Các giá trị lôgic và trình bày số dạng văn bản được gõ trực tiếp vào danh sách
các đối số sẽ được đếm.
- Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ không
được đếm.
- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các các số trong mảng hay tham chiếu
đó mới được đếm. Các ô trống, giá trị lôgic, văn bản hoặc giá trị lỗi trong mảng hoặc
tham chiếu sẽ không được đếm.
- Nếu muốn đếm giá trị lôgic, văn bản hoặc giá trị lỗi, hãy dùng hàm COUNTA.
- Nếu chỉ muốn đếm những số đáp ứng một số tiêu chí, hãy dùng hàm COUNTIF
hoặc hàm COUNTIFS.
Ví dụ:

13.2. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể

 Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), người dùng sử dụng
hàm COUNTIF. Hàm COUNTIF đếm và trả về số lượng ô trong danh sách tham chiếu
thỏa mãn điều kiện người dùng đặt ra.
Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)
range: Vùng tham chiếu muốn đếm
criteria: Chuỗi mô tả điều kiện đếm
Lưu ý: Ghi đối số criteria trong dấu ngoặc (“ ”)
- Criteria không phân biệt chữ hoa/thường. Ví dụ, chuỗi "táo" và chuỗi "TÁO"
sẽ giống nhau
- Có thể dùng ký tự đại diện trong criteria. Một dấu chấm hỏi (?) khớp với một
ký tự đơn lẻ bất kỳ. Một dấu sao (*) khớp với chuỗi ký tự bất kỳ.
Ví dụ:

13.3. Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện

Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau đây.
Hàm COUNTIFS đếm và trả về số lượng ô trong danh sách tham chiếu thỏa mãn
nhiều điều kiện người dùng đặt ra.
Cú pháp: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)
criteria_range1: Bắt buộc. Vùng đếm thứ nhất áp dụng điều kiện đếm thứ nhất.
criteria1 : Bắt buộc. Chuỗi mô tả điều kiện đếm thứ nhất.
criteria_range2, criteria2, ...: Tùy chọn. Những vùng đếm bổ sung và điều
kiện đếm của chúng tương ứng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.
Lưu ý:
- Mỗi vùng đếm bổ sung phải có cùng số hàng và cột với vùng đếm thứ nhất. Các
phạm vi không nhất thiết phải liền kề với nhau.
 - Nếu đối số tiêu chí là tham chiếu tới một ô trống, thì hàm COUNTIFS coi ô
trống là giá trị 0.
Ví dụ:

13.4. Hàm tính tổng SUM

Trong Excel, người dùng có thể sử dụng một công thức đơn giản để tính tổng các
số trong một phạm vi (như =A2+A3+A4+A5+A6), Tuy nhiên, Excel cũng hỗ trợ hàm
SUM để thực hiện việc tính tổng được dễ dàng hơn (như =SUM(A2:A6)).
Hàm SUM tính và trả về tổng các dữ liệu kiểu số trong các đối số được người dùng
chỉ định tính tổng
Cú pháp: =SUM(nunber1,[number2]…)
nunber1: Bắt buộc. Đối số thứ nhất của phép tính tổng
number2,…: Tùy chọn. Các đối số tiếp theo của phép tính tổng
các đối số của hàm SUM có thể là một số, một hoặc một vùng tham chiếu ô.
Ví dụ:
 13.5. Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện
Hàm SUMIF tính và trả về tổng các dữ liệu kiểu số trong các đối số được người
dùng chỉ định tính tổng với điều kiện được người dùng đưa ra.
Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])
range: Bắt buộc. Vùng chứa điều kiện để so sánh.
Criteria: Bắt buộc. Chuỗi mô tả điều kiện
sum_range: Tùy chọn. Vùng được tính tổng nếu thỏa điều kiện. Nếu đối số
sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô
đúng điều kiện).
- Các điều kiện kiểu văn bản hoặc bao gồm biểu tượng lôgic hoặc toán học đều
phải được đặt trong dấu ngoặc kép (").
- Hàm SUMIF trả về kết quả sai khi dùng nó để khớp các chuỗi dài hơn 255 ký
tự hoặc với chuỗi #VALUE!.
Ví dụ:

Ví dụ:
 13.6. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
Hàm SUMIFS, một trong các hàm toán học, nó tính tổng và trả về giá trị tổng cộng
tất cả các đối số của nó mà đáp ứng nhiều điều kiện.
Cú pháp:
SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)
sum_range: Bắt buộc. Vùng được tính tổng nếu thỏa các điều kiện.
criteria_range1: Bắt buộc. Vùng chứa điều kiện để so sánh thứ nhất
criteria1: Bắt buộc. Chuỗi mô tả điều kiện đầu tiên trong criteria_range1
criteria_range2, criteria2, ... Tùy chọn: Vùng chứa điều kiện bổ sung và điều kiện
bổ sung tương ứng trong nó.
Thứ tự các đối số của hàm SUMIFS và SUMIF khác nhau. Cụ thể, đối số
sum_range là đối số thứ nhất trong hàm SUMIFS, nhưng nó là đối số thứ ba trong hàm
SUMIF.
Ví dụ:

13.7. Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Hàm AVERAGE trả về trung bình (trung bình cộng) của các đối số.
Cú pháp: AVERAGE(number1, [number2], ...)
number1: Bắt buộc. Đối số thứ nhất muốn tính trung bình.
number2, ...: Tùy chọn. Các đối số bổ sung muốn tính trung bình, tối đa 255.
- Đối số có thể là số, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số.
- Các giá trị lôgic và text không được đếm.
- Nếu một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô
trống, thì những giá trị này sẽ bị bỏ qua; tuy nhiên những ô có giá trị 0 sẽ được tính.
- Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ xảy ra lỗi.
 - Nếu muốn bao gồm các giá trị logic và dạng biểu thị số kiểu text trong một tham
chiếu như là một phần của phép tính, hãy dùng hàm AVERAGEA.
- Nếu muốn chỉ tính trung bình của những giá trị nào thoải mãn một số tiêu chí
nhất định, hay dùng hàm AVERAGEIF hoặc hàm AVERAGEIFS.
- Trung bình, là trung bình số học, được tính bằng cách cộng một nhóm các số
rồi chia cho số lượng các số. Ví dụ, trung bình của 2, 3, 3, 5, 7 và 10 là 30 chia cho 6,
ra kết quả là 5.
Ví dụ:

13.8. Hàm đếm ô trống COUNTBLANK

Người dùng sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống.
Cú pháp: COUNTBLANK(range)
Range: Bắt buộc. phạm vi bảng tính cần đếm.

13.9. Hàm đếm ô không trống COUNTA

 Hàm COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm
chữ số, chữ cái hay biểu tượng, hay nói cách khác nó dùng để đếm các ô không trống.
Cú pháp: COUNTA(range)
Range: Bắt buộc. phạm vi bảng tính cần đếm.

13.10. Hàm MIN, MAX

Nếu người dùng muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu,
hàm =MIN có thể làm việc đó.
Cú pháp: MIN(number1, [number2], ...)
Number1, number2, ...: Number1 là Bắt buộc, các số sau đó là tùy chọn. Là
các đối số so sánh trong hàm. Có từ 1 tới 255 số có thể so sánh.
- Đối số có thể là số, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
- Các giá trị lôgic và text sẽ được đếm.
- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó
mới được dùng. Các ô trống, giá trị lôgic hoặc text hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
- Nếu các đối số không chứa số, hàm MIN trả về 0.
- Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ xảy ra lỗi.
- Nếu người dùng muốn bao gồm giá trị lô-gic và biểu thị văn bản của số vào một
tham chiếu như một phần của phép tính, hãy sử dụng hàm MINA.
 Ngược với hàm MIN là hàm MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm
vi cần tìm.
Cú pháp: MAX(number1, [number2], ...)
Tính chất của hàm này cũng tương tự như hàm MIN

13.11. Hàm RANK

Hàm RANK trả về thứ hạng của một số trong danh sách các số. Thứ hạng của số
là kích thước của nó trong tương quan với các giá trị khác trong danh sách.
Cú pháp: RANK(number,ref,[order])
number: Bắt buộc. Số muốn tìm thứ hạng của nó.
Ref: Bắt buộc. Một mảng hoặc tham chiếu tới một danh sách các số. Các giá
trị không phải là số trong tham chiếu sẽ được bỏ qua.
Order: Tùy chọn. Một con số chỉ rõ cách xếp hạng số.
 Nếu thứ tự là 0 (không) hoặc được bỏ qua, thì xếp hạng số giống như
khi tham chiếu là một danh sách theo thứ tự giảm dần.
 Nếu thứ tự là bất kỳ giá trị nào khác không, thì xếp hạng số giống như
khi tham chiếu là một danh sách theo thứ tự tăng dần.
- Hàm RANK cho các số trùng lặp cùng một thứ hạng. Tuy nhiên, sự có mặt của
các số trùng lặp sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng của các số sau đó.
Ví dụ:
14. Hàm LOGIC
14.1. Hàm IF
Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, Hàm IF cho phép
người dùng tạo so sánh lôgic giữa một giá trị và một giá trị dự kiến bằng cách kiểm tra
điều kiện, rồi trả về kết quả nếu Đúng hoặc Sai.
Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh là
Đúng, kết quả thứ hai là nếu so sánh là Sai.
Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
logical_test: Bắt buộc. Điều kiện muốn kiểm tra
value_if_true: Bắt buộc. Giá trị trả về khi điều kiện logical_test là Đúng
value_if_false: Tùy chọn. Giá trị trả về khi điều kiện logical_test là Sai
Câu lệnh IF cực kỳ mạnh mẽ, đồng thời tạo cơ sở cho nhiều mô hình bảng tính
nhưng chúng cũng là nguyên nhân cốt lõi của nhiều sự cố bảng tính. Tốt nhất nên áp
dụng câu lệnh IF cho các điều kiện tối thiểu, chẳng hạn như Nam/Nữ, Có/Không/Có thể.
Nhưng đôi khi, có thể bài toán sẽ cần đánh giá các kịch bản phức tạp hơn yêu cầu lồng
các hàm IF với nhau (thực hiện kết hợp nhiều hàm với nhau trong một công thức).
Excel cho phép lồng 64 hàm IF khác nhau trong một công thức, tuy nhiên không
nên làm như vậy. Vì nhiều câu lệnh IF sẽ yêu cầu phải xây dựng chính xác và đảm bảo
lô gic của câu lệnh để có thể tính toán chính xác qua từng điều kiện cho đến khi kết thúc.
Nếu không lồng công thức chính xác 100 % thì khả năng 75 % là công thức có thể hoạt
động được nhưng 25 % sẽ trả về kết quả không mong muốn.
Ví dụ:

Tại trường Kết quả: Nếu điểm lớn hơn hoặc bằng 5 thì Đậu, ngược lại thì Rớt
Tại trường Xếp loại:
- Từ 9-10: Xuất sắc
- Từ 8-8,99: Giỏi
- Từ 7-7,99: Khá
- Từ 5-6,99: Trung bình
- Dưới 5: Yếu
 Mọi hàm trong Excel đều yêu cầu dấu ngoặc tròn mở và dấu ngoặc tròn đóng ().
Excel sẽ cố gắng giúp xác định điểm bắt đầu và kết thúc bằng cách tô màu cho các phần
khác nhau trong công thức khi chỉnh sửa công thức. Ví dụ: nếu muốn chỉnh sửa công
thức bên trên, ta di chuyển con trỏ qua mỗi dấu ngoặc tròn đóng “)”, dấu ngoặc tròn mở
tương ứng sẽ chuyển sang cùng màu. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong các công
thức phức tạp lồng nhau khi người dùng cố gắng xác định liệu mình có đủ dấu ngoặc
tròn tương ứng chưa.
14.2. Hàm AND
Sử dụng hàm AND, một trong các hàm lô-gic, để xác định xem liệu tất cả các điều
kiện trong một kiểm tra có là TRUE hay không
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về
giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai.
Cú pháp: AND(logical1; [logical2]; ...)
logical1: Bắt buộc. Điều kiện thứ nhất muốn kiểm nghiệm và có thể đánh giá
là TRUE hoặc FALSE
logical2; ...: Tùy chọn. Những điều kiện khác muốn kiểm nghiệm, có thể đánh
giá là TRUE hoặc FALSE, tối đa 255 điều kiện
Lưu ý:
- Các đối số phải định trị về các giá trị logic, chẳng hạn như TRUE hoặc FALSE,
hoặc các đối số phải là các mảng hoặc tham chiếu có chứa các giá trị lôgic.
- Nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản hoặc các ô trống, những
giá trị này được bỏ qua.
- Nếu phạm vi đã xác định không chứa giá trị lôgic, hàm AND trả về #VALUE! .
Ví dụ:
 14.3. Hàm OR
Sử dụng hàm OR, một trong các hàm lô-gic, để xác định xem liệu mọi điều kiện
trong một kiểm tra có là TRUE hay không.
Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa
mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Cú pháp: OR (logical1; [logical2]; ...)
logical1: Bắt buộc. Điều kiện thứ nhất muốn kiểm nghiệm và có thể đánh giá
là TRUE hoặc FALSE
logical2; ...: Tùy chọn. Những điều kiện khác muốn kiểm nghiệm, có thể đánh
giá là TRUE hoặc FALSE, tối đa 255 điều kiện
- Các đối số phải định trị về các giá trị logic, chẳng hạn như TRUE hoặc FALSE,
hoặc các đối số phải là các mảng hoặc tham chiếu có chứa các giá trị lôgic.
- Nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản hoặc các ô trống, những
giá trị này được bỏ qua.
- Nếu phạm vi đã xác định không chứa giá trị lôgic, hàm OR trả về #VALUE!
Ví dụ:

14.4. Hàm NOT

Sử dụng hàm NOT, một trong các hàm lô-gic, khi muốn giá trị trả về kết quả ngược
với đối số. Một cách dùng thường gặp của hàm NOT là mở rộng tính hữu dụng của các
hàm khác thực hiện kiểm tra lôgic.
Cú pháp: NOT(logical)
Logical: Bắt buộc. Một giá trị hoặc biểu thức có thể được định trị là TRUE
hoặc FALSE.
Ví dụ:
Bảng giá trị Logic:
A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A)
TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE
TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE
FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE
FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE
.
15. Hàm ngày tháng
15.1. Hàm YEAR, MONTH, DAY
Để điền ngày vào Excel, người dùng sử dụng "/" hoặc "-".
Để điền thời gian, sử dụng ":" (dấu hai chấm).
Người dùng cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.

Để lấy năm trong ngày tháng năm người dùng sử dụng hàm YEAR. Tương tự để
lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE.
Cú pháp:
=YEAR(serial_number).
=MONTH(serial_number).
=DAY(serial_number).
serial_number: Ô chứa dữ liệu ngày tháng năm

Để thêm số ngày vào ngày tháng năm chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy
ô chứa ngày tháng cộng (+) với số ngày người dùng muốn thêm, như ví dụ dưới đây:

15.2. Hàm DATE

Sử dụng hàm DATE khi người dùng cần lấy ba giá trị riêng biệt và kết hợp các giá
trị đó để tạo thành một ngày.
Hàm DATE trả về số sê-ri liên tiếp đại diện cho một ngày cụ thể.
Cú pháp: DATE(year, month, day)
Year: Bắt buộc. Giá trị đại diện cho năm có thể bao gồm từ một đến bốn chữ số.
Month: Bắt buộc. Giá trị đại diện cho tháng trong năm từ 1 đến 12.
Day: Bắt buộc. Giá trị đại diện cho ngày của tháng từ 1 đến 31.
Excel diễn giải tham đối năm theo hệ thống ngày tháng mà máy tính của bạn đang
sử dụng. Theo mặc định, Microsoft Excel for Windows sử dụng hệ thống ngày tháng
1900, có nghĩa là ngày đầu tiên là 01/01/1900.
 Nếu year từ 0 (không) đến 1899 (gồm cả 0 và 1899), Excel sẽ thêm giá trị đó vào
1900 để tính năm. Ví dụ: DATE(108,1,2) trả về 02/01/2008 (1900+108).
Nếu year từ 1900 đến 9999 (gồm cả 1990 và 9999), Excel sẽ dùng giá trị đó làm
năm. Ví dụ: DATE(2008,1,2) trả về 02/01/2008.
Nếu year nhỏ hơn 0 hoặc từ 10000 trở lên, Excel trả về giá trị lỗi #NUM! .
Nếu month lớn hơn 12, tham đối month sẽ thêm số tháng đó vào tháng đầu tiên
trong năm đã xác định. Ví dụ: DATE(2008,14,2) trả về số sê-ri đại diện cho 02/02/2009.
Nếu month nhỏ hơn 1, tham đối month sẽ trừ độ lớn của số tháng đó, cộng với 1,
từ tháng đầu tiên trong năm đã xác định. Ví dụ: DATE(2008,-3,2) trả về số sê-ri đại diện
cho 02/09/2007.
Nếu day lớn hơn số ngày trong tháng đã xác định, tham đối day sẽ thêm số ngày
đó vào ngày đầu tiên của tháng. Ví dụ: DATE(2008,1,35) trả về số sê-ri đại diện cho
04/02/2008.
Nếu day nhỏ hơn 1, tham đối day sẽ trừ độ lớn củ số ngày đó, cộng với một, từ
ngày đầu tiên của tháng đã xác định. Ví dụ: DATE(2008,1,-15) trả về số sê-ri đại diện
cho 16/12/2007.
15.3. Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử
dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần
gõ cú pháp =NOW(). Hàm không có đối số. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại
trên hệ thống máy tính.

15.4. Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, người dùng sẽ sử dụng HOUR, MINUTE,
SECOND tương ứng..
Cú pháp:
=HOUR (serial_number).
=MINUTE (serial_number).
=SECOND (serial_number).
serial_number: Ô chứa dữ liệu ngày tháng năm
 15.5. Hàm TIME
Sử dụng hàm TIME khi người dùng cần lấy ba giá trị riêng biệt và kết hợp các giá
trị đó để tạo thành một giá trị thời gian.
Hàm TIME trả về số sê-ri liên tiếp đại diện cho một thời gian cụ thể.
Cú pháp: TIME(hour, minute, second)
hour: Bắt buộc. Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện giờ. Mọi giá trị lớn hơn 23
sẽ được chia cho 24 và phần còn lại sẽ được coi là giá trị giờ. Ví dụ, TIME(27,0,0) =
TIME(3,0,0) = 3:00 SA.
minute: Bắt buộc. Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện phút. Mọi giá trị lớn hơn 59
sẽ được chuyển đổi thành giờ và phút. Ví dụ, TIME(0,750,0) = TIME(12,30,0) = 12:30
CH.
second: Bắt buộc. Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện giây. Mọi giá trị lớn hơn 59
sẽ được chuyển đổi thành giờ, phút và giây. Ví dụ, TIME(0,0,2000) = TIME(0,33,22)
=12:33:20 SA.
Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống
hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần
thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban
đầu)+số giây cần thêm).

15.6. Hàm DAYS - Tính số ngày giữa 2 mốc thời gian

Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên người
dùng không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính.
Cú pháp: =DAYS(end_date, start_date)
end_date: Bắt buộc. Ngày kết thúc
start_date: Bắt buộc. Ngày bắt đầu
Ví dụ, ô A2 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2019 và ô B2 chứa ngày kết thúc
là 02/09/2019.

Hàm này tương tự công thức: =B2-A2 sẽ vẫn ra kết quả.

15.7. Hàm WEEKDAY
Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày
trong tuần của ngày tháng năm.
Cú pháp: WEEKDAY(serial_number,[return_type])
Serial_number: Bắt buộc. Là thể hiện ngày tháng đang tìm kiếm.
Return_type: Tùy chọn. Là một số xác định kiểu giá trị trả về.
 Return_type Số được trả về
1 hoặc bỏ qua Là các số từ 1 (chủ nhật) đến 7 (thứ bảy).
2 Là các số từ 1 (thứ hai) đến 7 (chủ nhật).
3 Là các số từ 0 (thứ hai) đến 6 (chủ nhật).
11 Là các số từ 1 (thứ hai) đến 7 (chủ nhật).
12 Là các số từ 1 (thứ ba) đến 7 (thứ hai).
13 Là các số từ 1 (thứ tư) đến 7 (thứ ba).
14 Là các số từ 1 (thứ năm) đến 7 (thứ tư).
15 Là các số từ 1 (thứ sáu) đến 7 (thứ năm).
16 Là các số từ 1 (thứ bảy) đến 7 (thứ sáu).
17 Là các số từ 1 (chủ nhật) đến 7 (thứ bảy).
Nếu serial_number nằm ngoài phạm vi giá trị cơ bản của ngày hiện tại, hàm sẽ trả
về giá trị lỗi #NUM! .
Nếu return_type nằm ngoài phạm vi đã xác định trong bảng trên đây, hàm sẽ trả
về giá trị lỗi #NUM! .
Ví dụ:
16. Hàm tra cứu và tham chiếu
16.1. Hàm VLOOKUP, HLOOKUP
Trong thực tế, dữ liệu được tổ chức thành nhiều bảng tính và một giá trị dữ liệu có
thể được tổ chức lưu trữ ở những bảng tính khác nhau.
Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu trong Excel. Nó sẽ hoạt động dựa trên
những bảng cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản hơn là danh sách các hạng mục.
Hàm VLOOKUP trả về một giá trị dữ liệu (được dò tìm) dựa vào giá trị dò tìm
và bảng dữ liệu có chứa cả 2 giá trị dò tìm và giá trị dữ liệu được dò tìm.
Lưu ý: Trong bảng dữ liệu được sử dụng để dò tìm, 2 giá trị dò tìm và giá trị dữ
liệu được dò tìm phải được tổ chức trên cùng một hàng. Nếu bố trí trên cùng 1 cột
phải dùng hàm HLOOKUP.
Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
lookup_value: Bắt buộc. Giá trị dùng để dò tìm
table_array: Bắt buộc. Bảng chứa giá trị cần dò tìm, nên để ở dạng đại
chỉ tham chiếu tuyệt đối.
col_index_num: Bắt buộc. Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
range_lookup: Tùy chọn. Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1
(dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau

Bài toán yêu cầu ta cần dùng mã Chức vụ (cột E) và Bảng Tra Phụ Cấp để lấy
giá trị tiền phụ cấp và điền vào các ô tương ứng.
Cách làm như sau:
1. Ta nhận thấy, việc dùng một giá trị (gọi là giá trị dò) và một bảng có chứa giá
trị đó và giá trị cần trả về (bảng dò) để trả ra giá trị cần trả về tương ứng. Mặc khác, tại
bảng dò, giá trị dò và giá trị cần trả về nằm trên hàng ngang, vì thế ta chọn hàm
VLOOKUP để xử lý.
2. Đưa trỏ chuột chọn ô đầu tiên của dãy ô cần trả về kết quả. Ví dụ: F2
3. Gõ dấu = để bắt đầu hàm và chọn hàm VLOOKUP(
4. Dùng chuột chọn giá trị dò. Ở ví dụ là ô E2.
5. Chọn Bảng giá trị dò tìm. Dùng chuột quét chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tra
phụ cấp. Lưu ý: cột đầu tiên trong vùng chọn phải là cột chứa trị dò. Ở ví dụ là vùng
F15:H19 vì cột F15:F19 là cột chứa Mã chức vụ.
6. Cố định bảng dò bằng cách nhấn F4 địa chỉ bảng dò thành $ F$15:$H$19
7. Chọn giá trị cột trả về. Ta đếm từ 1 trở đi từ cột có chứa trị dò. Ở Ví dụ là 3.
8. Chọn cách dò tìm là tuyệt đối hay tương đối. Với bài này ta chọn dò tìm tuyệt
đối là FALSE hay 0.
9. Kết thúc hàm và copy dữ liệu đến hết bảng cần tìm.

Công thức: =VLOOKUP(E2,$F$15:$H$19,3,0)

Tương tự như vậy ta sử dụng hàm HLOOKUP, khi trong bảng dò, trị dò và giá trị
cần trả về được tổ chức thành cột. Lúc đó Hàm HLOOKUP có cú pháp như sau:
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
lookup_value: Bắt buộc. Giá trị dùng để dò tìm
table_array: Bắt buộc. Bảng chứa giá trị cần dò tìm, nên để ở dạng đại
chỉ tham chiếu tuyệt đối.
row_index_num: Bắt buộc. Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
range_lookup: Tùy chọn. Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1
(dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau
 Bài toán yêu cầu ta cần dùng mã Nhân Viên (cột B) và Bảng Tra Phòng ban để
lấy giá trị tên phòng ban và điền vào các ô tương ứng.
Cách làm như sau:
1. Ta nhận thấy, việc dùng một giá trị (gọi là giá trị dò) và một bảng có chứa giá
trị đó và giá trị cần trả về (bảng dò) để trả ra giá trị cần trả về tương ứng. Mặc khác, tại
bảng dò, giá trị dò và giá trị cần trả về nằm trên cột dọc, vì thế ta chọn hàm HLOOKUP
để xử lý.
2. Đưa trỏ chuột chọn ô đầu tiên của dãy ô cần trả về kết quả. Ví dụ: D2
3. Gõ dấu = để bắt đầu hàm và chọn hàm HLOOKUP(
4. Dùng chuột chọn giá trị dò. Ở ví dụ là ô B2. Tuy nhiên ta nhận thấy ở Cột B2,
không chỉ chứa mã phòng ban mà còn chứa số nhân viên, vì thế ta cần tác lấy mã phòng
ban để dò. Dùng làm LEFT(B2,1) lấy 1 ký tự bên trái của mã nhân viên
5. Chọn Bảng giá trị dò tìm. Dùng chuột quét chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tra
Phòng ban. Lưu ý: dòng đầu tiên trong vùng chọn phải là dòng chứa trị dò. Ở ví dụ là
vùng B15:D16 vì hàng B15:D15 là hàng chứa Mã phòng ban.
6. Cố định bảng dò bằng cách nhấn F4 địa chỉ bảng dò thành $B$15:$D$16
7. Chọn giá trị hàng trả về. Ta đếm từ 1 trở xuống từ hàng có chứa trị dò. Ở Ví dụ
là 2.
8. Chọn cách dò tìm là tuyệt đối hay tương đối. Với bài này ta chọn dò tìm tuyệt
đối là FALSE hay 0.
9. Kết thúc hàm và copy dữ liệu đến hết bảng cần tìm.

Công thức: =HLOOKUP(LEFT(B2,1),$B$15:$D$16,2,0)

 16.2. Hàm MATCH
Hàm MATCH tìm một mục được chỉ định trong phạm vi của ô, sau đó trả về vị trí
tương đối của mục đó trong phạm vi này
Cú pháp: MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
lookup_value: Bắt buộc. Giá trị muốn so khớp trong mảng tìm kiếm. Nó có
thể là một giá trị (số, văn bản hoặc giá trị lôgic) hoặc một tham chiếu ô đến một số, văn
bản hoặc giá trị lôgic
lookup_array: Bắt buộc. Phạm vi ô được tìm kiếm.
[match_type]: Tùy chọn. Số -1, 0 hoặc 1. Đối số này chỉ rõ cách Excel so
khớp giá trị tìm kiếm với các giá trị trong mảng tìm kiếm. Giá trị mặc định là 1.
1 hoặc Hàm MATCH tìm kiếm giá trị lớn nhất mà giá trị đó nhỏ hơn hoặc bằng
bỏ qua giá trị tìm kiếm. Giá trị trong đối số mảng tìm kiếm phải được sắp theo
thứ tự tăng dần, ví dụ: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.
0 Hàm MATCH tìm kiếm giá trị thứ nhất chính xác lookup_value. Các giá
trị trong đối số lookup_array có thể được sắp theo bất kỳ trật tự nào.
-1 Hàm MATCH tìm kiếm giá trị nhỏ nhất mà giá trị đó lớn hơn hoặc bằng
lookup_value. Các giá trị trong đối số lookup_array phải được sắp theo
thứ tự giảm dần, ví dụ: TRUE, FALSE, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2 v.v.
- Hàm MATCH trả về vị trí của giá trị khớp đúng trong lookup_array, chứ không
trả về chính giá trị đó.
- Hàm MATCH không phân biệt chữ hoa và chữ thường khi so khớp các giá trị
văn bản.
- Nếu hàm MATCH không tìm thấy giá trị khớp nào, nó trả về giá trị lỗi #N/A.
 - Nếu kiểu khớp là 0 và giá trị tìm kiếm là chuỗi văn bản, thì bạn có thể dùng ký
tự đại diện - dấu hỏi (?) và dấu sao (*) - trong đối số giá trị tìm kiếm.
Ví dụ

16.3. Hàm INDEX

Hàm INDEX trả về giá trị của một thành phần trong một bảng hoặc một mảng,
được chọn bởi các chỉ mục số hàng và cột.
Cú pháp: INDEX(array, row_num, [column_num])
Array: Bắt buộc. Một phạm vi ô hoặc một hằng số mảng. Nếu Array chứa
một hàng hoặc cột, tham đối row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn.
row_num: Bắt buộc, trừ khi column_num có mặt. Chọn hàng trong mảng mà
từ đó trả về một giá trị. Nếu row_num được bỏ qua, column_num được yêu cầu.
[column_num]: Tùy chọn. Chọn cột trong mảng mà từ đó trả về một giá trị.
Nếu column_num được bỏ qua, row_num được yêu cầu.
- Nếu cả hai đối số row_num và column_num đều được dùng, chỉ mục trả về giá
trị trong ô tại giao điểm row_num và column_num.
- row_num và column_num phải trỏ tới một ô trong mảng; Nếu không, chỉ mục trả
về #REF! lỗi.
Ví dụ:
 16.4. Hàm CHOOSE
Hàm CHOOSE trả về giá trị từ danh sách người dùng chỉ định, dựa trên vị trí được
yêu cầu.
Cú pháp: CHOOSE(index_num, value1, [value2], ...)
Index_num: Bắt buộc. Xác định đối số được chọn để trả về giá trị. Index_num
phải là số từ 1 đến 254 hoặc công thức hay tham chiếu đến ô chứa số từ 1 đến 254.
Nếu index_num là 1, CHOOSE trả về value1; nếu nó là 2, CHOOSE trả về value2;
v.v.. Nếu index_num nhỏ hơn 1 hoặc lớn hơn số của giá trị cuối cùng trong danh sách,
CHOOSE trả về giá trị lỗi #VALUE! . Nếu index_num là phân số, nó sẽ làm tròn đến
số nguyên thấp nhất trước khi được dùng.
Value1, [value2], ...: Value 1 là bắt buộc, các giá trị tiếp theo là tùy chọn. Các đối
số giá trị từ 1 đến 254 mà từ đó CHOOSE chọn giá trị hay hành động để thực hiện dựa
trên index_num. Các đối số có thể là số, tham chiếu ô, tên xác định, công thức, hàm hay
văn bản.
Ví dụ:
17. Một số thông báo lỗi khi tính toán và sử dụng hàm
Khi sử dụng các hàm trong Excel việc phân tích bài toán và nhập đúng công thức
cho ra kết quả chính xác là điều mà tất cả chúng ta hướng tới, tuy nhiên trong nhiều
trường hợp chúng ta nhập đúng công thức nhưng lại không cho ra kết quả như mong
muốn với những lỗi thường gặp như sau:
17.1. Lỗi độ rộng cột: “#####”
* Trường hợp xảy ra : Khi nhập giá trị mà độ rộng của cột không đủ để hiển thị.
* Khắc phục: thay đổi độ rộng cột để đủ hiển thị dữ liệu
17.2. Lỗi giá trị: #VALUE!
* Trường hợp xảy ra:
 Nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm yêu cầu một số hoặc giá trị logic.
 Đang nhập một hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà nhấn Enter.
 Nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi chúng chỉ
dùng một tham số.
 Thi hành một marco (lệnh tự động) liên quan đến một hàm mà hàm đó trả về
lỗi #VALUE!
 Xuất hiện khi trong công thức có các phép toán không cùng một kiểu dữ liệu.
Chẳng hạn công thức =A1+A2, trong đó A1 có giá trị là 1, A2 là Tây Ninh.Vì 1 là một
ký tự số học, còn Tây Ninh lại là một chuỗi mẫu tự nên không thực hiện được phép tính.
* Khắc phục: Phải chỉnh sửa lại công thức hoặc giá trị của các phép toán có cùng
một kiểu dữ liệu là ký tự số học hoặc chuỗi mẫu tự.
17.3. Lỗi dữ liệu: #N/A
* Trường hợp xảy ra:
 Giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm như VLOOKUP,
HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH.
 Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng
chưa được sắp xếp.
* Nguyên nhân:
 Không đồng nhất dữ liệu khi Người dùng sử dụng địa chỉ mảng trong Excel.
 Quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo.
 Dùng một hàm tự tạo không hợp lý.
 Xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô trong mảng nhưng ô đó lại không
có giá trị. Lỗi này thường xảy ra với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP...
* Khắc phục: Cần xem kỹ lại công thức và chỉnh sửa ô mà hàm tham chiếu tới.
17.4. Sai vùng tham chiếu: #REF!
* Trường hợp xảy ra: Xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức. Hoặc
dán những giá trị được tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu của công thức đó.
* Nguyên nhân: Đây là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn ta xóa dòng hay cột mà dòng
cột đó được dùng trong công thức, khi đó sẽ bị báo lỗi #REF!
 17.5. Lỗi chia cho 0: #DIV/0!
* Trường hợp xảy ra: Nhập vào công thức số chia là 0. Ví dụ = MOD(10,0).
* Nguyên nhân: Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.
* Khắc phục: không để số bị chia là số 0
17.6. 6. Lỗi Sai tên: #NAME!
* Trường hợp xảy ra:
 Nhập sai tên một hàm. Trường hợp này xảy tra khi dùng bộ gõ tiếng Việt ở
chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm như IF thành Ì, VLOOKUP thành VLÔKUP, hoặc
Người dùng nhớ chưa chính xác và nhập sai tên hàm,...
 Dùng những ký tự không được phép trong công thức.
 Nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy đôi.""
 Không có dấu 2 chấm ( trong dãy địa chỉ ô trong công thức.
 Excel không nhận diện được tên trong công thức. Ví dụ như hàm =SUMI(UU),
ở hàm này sai cả tên công thức và tên mảng tham chiếu tới.
* Khắc phục: Sửa lại tên hàm cho đúng hoặc nhập đúng mảng cần tham chiếu.
17.7. Lỗi dữ liệu kiểu số: #NUM!
* Trường hợp xảy ra:
 Dùng một đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu
số. Ví dụ đưa vào công thức số âm trong khi nó chỉ tính số dương.
 Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về.
 Dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán
của Excel.
 Giá trị số trong công thức không hợp lệ, số quá lớn hoặc quá bé. Chẳng hạn
như phép tính =99^999 sẽ bị báo lỗi #NUM!.
* Khắc phục: Sử dụng đối số, hàm, giá trị tính toán chuẩn xác.
17.8. Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!
* Trường hợp xảy ra
 Dùng một dãy toán tử không phù hợp
 Dùng một mảng không có phân cách.
 Lỗi xảy ra khi sử dụng các phép toán tử như =SUM(A1:A5 B1:B5), giữa hai
hàm này không có điểm giao nhau,
* Khắc phục: Sử dụng dãy toán tử phù hợp, dùng mảng có phân cách, xác định
chính xác điểm giao nhau giữa hai hàm.
 CƠ SỞ DỮ LIỆU

18. Sắp xếp dữ liệu trong Excel

Sắp xếp dữ liệu là một phần tất yếu trong việc phân tích dữ liệu. Người dùng có
thể muốn sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái, soạn danh sách dữ liệu từ cao
nhất đến thấp nhất, hoặc sắp xếp thứ tự theo màu hoặc biểu tượng… Việc sắp xếp dữ
liệu giúp nhanh chóng trực quan hóa và hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình, tổ chức và tìm
kiếm dữ liệu và đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Người dùng có thể sắp xếp dữ liệu theo văn bản (A  Z hoặc Z  A), số (nhỏ
nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất), cũng như ngày và giờ (cũ nhất đến mới
nhất và mới nhất đến cũ nhất) ở một hoặc nhiều cột. Người dùng cũng có thể sắp xếp
danh sách tùy chỉnh theo các điều kiện tự tạo hoặc theo định dạng, bao gồm màu ô, màu
phông chữ hoặc bộ biểu tượng.
Để thực hiện sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi hay một danh sách ta làm như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính hoặc phạm vi cần sắp xếp
Bước 2: trong tab Data, chọn chức năng Sort

Bước 3: Hộp thoại sort xuất hiện: trong đó:

Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng,
được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn
 Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự
từ trên xuống dưới
- Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp
- Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
- Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ
tự sắp xếp giữa các dữ liệu)
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu
bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.
Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.

Bước 4: Thực hiện chọn các điều kiện sắp xếp theo yêu cầu

Bước 4: Click OK để thực hiện sắp xếp. Kết quả:

Lưu ý: nếu trong dữ liệu được chọn để sắp xếp có ô dữ liệu nối từ nhiều ô thì sẽ
không thể thực hiện sắp xếp được.
19. Lọc dữ liệu trong Excel
Bộ lọc trong Excel là một cách nhanh gọn để hiển thị thông tin liên quan với một
điều kiện nhất định và ẩn các dữ liệu không liên quan khác. Người dùng có thể lọc hàng
trong trang tính Excel bằng giá trị, bằng định dạng hay bằng điều kiện.
Sau khi sử dụng bộ lọc, người dùng có thể sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in
chỉ những hàng được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.
19.1. AutoFilter
Khi người dùng chỉ cần hiển thị những dòng (hàng) dữ liệu có thông tin cần lọc
trên danh sách dữ liệu thì AutoFilter là giải pháp nhanh chóng và đơn giản. Trong ví dụ
sau, ta cần lọc những học viên có địa chỉ tại Tỉnh Đồng Nai trong dữ liệu.
Các bước lọc dữ liệu AutoFilter như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu/danh sách cần lọc.
Bước 2: Nhấn tab Data => Chọn filter (hình phễu)

Sau khi nhấn filter xong. Ta sẽ thấy bên cạnh các cột là một hình vuông chứa tam
giác nhỏ.

Bước 3: Để lọc những học viên có hộ khẩu thường trú tại Tỉnh Đồng Nai, ta thực
hiện nhấn vào ô vuông xổ xuống của cột Tỉnh thành. Lúc này nó sẽ xuất hiện ra một
danh sách có dấu check để chọn lựa. Tùy vào nhu cầu lọc mà ta chọn lọc thông tin cho
đúng. Trong ví dụ này ta chọn tỉnh Đồng Nai Và nhấn Ok
 Bước 4: Xem kết quả và có thể Lọc thêm những điều kiện muốn khác muốn lọc
như chọn những Học viên có Quận Huyện là Tp. Biên Hòa, Đồng Nai.
Một số trường lựa chọn khác khong menu AutoFilter:
- Sort by A to Z (Sort by Z to A) sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo ký tự
trong cột. Nếu cột chứa trường sữ liệu số sẽ là sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. (Đây là
điều kiện sắp xếp, không phải lọc dữ liệu).
- Sort by color: sắp xếp dữ liệu theo màu nền của ô
- Clear Filter From …: Bỏ lọc dữ liệu của trường đang chọn
- Text Filter: Lọc dữ liệu theo các điều kiện của Text, gồm:
o Equals...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng có chứa thông tin bằng với
thông tin chứa trong bộ lọc. (việc này tương đương với việc check các trường
nội dung bên dưới khu vực dưới ô Search)
o Not equals to...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng có chứa thông tin
không giống với thông tin chứa trong bộ lọc.
o Begins with...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng có chứa ký tự bắt đầu
bằng với thông tin chứa trong bộ lọc.
o Ends with...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng có chứa ký tự kết thúc
bằng với thông tin chứa trong bộ lọc.
o Contains...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng có chứa ký tự bằng với
thông tin chứa trong bộ lọc.
o Does not contain...: Chỉ định bộ lọc hiển thị các dòng hàng không chứa ký
tự giống với thông tin chứa trong bộ lọc.
Khi click vào 1 trong 6 điều kiện trên, hoặc chọn Custom Filter thì hộp thoại
Customs Autofilter hiện ra. Tại đây ta có thể chọn thêm nhiều điều kiện lọc khác tại
danh sách bên trái và nhập giá trị cho ô bên phải để tiến hành lọc.

Ta có thể chọn And hoặc Or để mở rộng điều kiện Lọc.

Tại trường lọc với dữ liệu là Số, ta có thêm một số tùy chọn đặc trưng khác như:
o Greater than: Lớn hơn
o Greater than or Equal to: lớn hơn hoặc bằng
o Less than: Nhỏ hơn
o Less than or Equal to: nhỏ hơn hoặc bằng
o Between: ở giữa
o Top 10: Lọc 10 giá trị/phần trăm lớp nhất
o Above/Below Average: Lọc trên/dưới giá trị trung bình
 Tại trường lọc dữ liệu Ngày tháng cũng tương tự và có thêm một số tùy chọn đặc
trưng của ngày tháng

19.2. Advanced Filter

Nếu so sánh giữa chức năng lọc cơ bản AutoFilter, chức năng lọc Advanced Filter
khác biệt ở một vài điểm quan trọng như sau:
Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter: yêu cầu phải có một số thiết lập về
vùng dữ liệu, vùng điều kiện trước khi sử dụng.
Chức năng lọc AutoFilter cho phép lọc dữ liệu dựa trên những bộ lọc được định
nghĩa sẵn tại bảng dữ liệu.
Chức năng lọc AutoFilter có giới hạn tối đa 2 điều kiện lọc trên 1 cột lọc, thường
được định nghĩa trong hộp thoại Custom AutoFilter.
Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter cho phép lọc dữ liệu thoả mãn nhiều
điều kiện trong nhiều cột, ngoài ra, còn cho phép lựa chọn copy dữ liệu thoả mãn điều
kiện lọc ra một vùng khác.

Ví dụ 1: Sử dụng chức năng Advanced Filter để giải quyết bài toán Lọc dữ liệu
cơ bản. Ví dụ lọc dữ liệu Học viên tại TP Biên Hòa, Đồng Nai
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để lọc, bảo kết quả lọc chính xác nhất, cần phải chú ý:
- Tiêu đề các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu là duy nhất, không có 2 hay nhiều cột
dữ liệu có tiêu đề giống nhau.
- Không có dòng trống trong bảng dữ liệu cần lọc
Bước 2: Thiết lập vùng điều kiện lọc. lưu ý:
- Tiêu đề của vùng điều kiện lọc và tiêu đề của bảng dữ liệu cần phải đồng nhất.
- 2 điều kiện được đặt trên cùng một dòng tương ứng với điều kiện VÀ – nghĩa
là những dòng thoả mãn cả 2 điều kiện cùng lúc sẽ có mặt trong kết quả
- 2 điều kiện được đặt trên 2 dòng khác nhau tương ứng với điều kiện HOẶC –
nghĩa là những dòng thoả mãn 1 trong 2 điều kiện sẽ có mặt trong kết quả
Ví dụ, chúng ta cần lọc ra những dòng có Cột Tỉnh thành là Đồng Nai, và cột Quận
Huyện là TP Biên Hòa, thì chúng ta cần thiết lập vùng điều kiện cho Advanced Filter
như sau: (Bảng điều kiện là E1:F2)

Chú ý: người dùng cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột
tương ứng trong vùng dữ liệu đồng nhất, giống nhau hoàn toàn, vậy nên, khi chuẩn bị
vùng điều kiện, người dùng có thể copy tiêu đề cột ở vùng dữ liệu và dán vào tiêu đề ở
vùng điều kiện.
 Bước 3: Áp dụng advanced filter
Sau khi đã chuẩn bị xong vùng điều kiện, ta áp dụng Advanced Filter như sau:
1. Chọn 1 ô bất kì trong vùng dữ liệu. Chọn thẻ Data > Nhóm lệnh Sort & Filter
sau đó bấm Advanced.

2. Trong cửa sổ Advanced Filter, có các lựa chọn về thiết lập sau đây:

- Action: lựa chọn vị trí lọc “tại chỗ” –

o Filter the list, in-place: thực hiện lọc “tại chỗ”, sau khi lọc, các dòng không
thoả mãn điều kiện lọc sẽ được ẩn đi.
o Copy to another location: thực hiện lọc rồi copy ra nơi khác trên bảng tính.
- List range: Vùng dữ liệu sẽ được lọc, bao gồm cả tiêu đề.
Trước khi mở cửa sổ thiết lập Advanced Filter, nếu ta đang để chuột trong vùng
dữ liệu, thì Excel sẽ tự động thiết lập List Range một cách tự động.
Trong trường hợp Excel làm điều này không chính xác, hãy lựa chọn lại vùng dữ
liệu bằng cách bấm nút chọn lại dữ liệu ở bên tay phải ô List Range sau đó chọn lại vùng
dữ liệu bằng chuột
- Criteria range: Vùng điều kiện vừa thiết lập ở bước 2
- Copy to: Nếu trong phần Action chọn Copy to another location thì lựa chọn này
sẽ được kích hoạt để chọn vùng muốn copy kết quả lọc tới. ngược lại thì lựa chọn này
sẽ bị mờ đi, không được kích hoạt.
 - Unique records only: Nếu chọn hộp kiểm này, Advanced Filter sẽ lọc ra những
kết quả duy nhất cho người dùng. Những dòng có kết quả trùng nhau sẽ bị xóa.
3. Sau khi chọn xong các tùy chọn, nhấn OK để thực hiện lọc. Kết quả như sau:

Giả sử ta chọn Copy to another location và chọn copy ra thành một bảng mới có
địa chỉ bắt đầu của bảng mới là ô A114:

Kết quả:

19.3. Một số tùy chọn trong vùng điều kiện

19.3.1. Advanced filter điều kiện so sánh số và ngày tháng
Một số toán tử so sánh và ý nghĩa được trình bày trong bảng sau đây
 Ví dụ sau đây cần lọc ra những dòng thoả mãn tất cả các điều kiện sau:
- Vùng: Miền Bắc
- Ngày đặt: trong khoảng 01/04/2020 và 20/04/2020
- Thành tiền: lớn hơn 300
Cách thiết lập điều kiện như hình minh hoạ. Như đã nói phía trên, điều kiện trên
cùng 1 dòng là điều kiện VÀ. Điều kiện trong khoảng ngày, được thể hiện bởi 2 cột
Ngày đặt như trong hình.


Chú ý: khi lọc dữ liệu ngày tháng với Advanced Filter, người dùng cần chú ý tới
2 điều:
- Ngày tháng trong bảng dữ liệu của người dùng đã đúng là ngày tháng hay chưa
- Cách nhập ngày tháng trong Excel của người dùng cho đúng
19.3.2. Advanced filter – lọc dữ liệu chuỗi
Ngoài việc sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu số và ngày tháng, chúng ta còn
có thể lọc chuỗi.

Ví dụ 1. Lọc dữ liệu text chính xác

Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị chính xác là “Đào”. Điều
kiện lọc trong A2 mà người dùng cần gõ vào là ‘=Đào (có dấu nhái đơn trước dấu =)
trong ô A2 sẽ hiển thị là =Đào
Ví dụ 2. Lọc dữ liệu text bắt đầu bởi
Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị bắt đầu bởi chữ Đào
Ví dụ 3: Lọc dữ liệu text khác
Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị khác Đào
 Ta có thể lập chung bảng điều kiện như sau, tuy nhiên khi chọn vùng điều kiện
trong Advanced Filter cần chọn vùng chính xác.
Bảng điều kiện:

Bảng điều khiển:

Ví dụ 1 Ví dụ 2 Ví dụ 3

Kết quả:

19.3.3. Sử dụng công thức trong vùng điều kiện advanced filter
Để Advanced Filter hoạt động đúng, chúng ta cần lưu ý như sau:
- Công thức sử dụng cho vùng điều kiện trả về kết quả TRUE hoặc FALSE
- Vùng điều kiện bao gồm ít nhất 2 ô: ô chứa công thức và ô tiêu đề
- Ô tiêu đề của vùng điều kiện phải có nội dung khác với tiêu đề các cột trong
vùng dữ liệu
- Nếu công thức áp dụng cho mỗi dòng dữ liệu, sử dụng tham chiếu tương đối
và tham chiếu tới dòng dữ liệu đầu tiên trong vùng dữ liệu
- Tham chiếu tới vùng dữ liệu luôn là tham chiếu tuyệt đối (nên đặt tên cho vùng
dữ liệu – sử dụng Named Range)
 Trong ví dụ sau, ta cần lọc ra các dòng dữ liệu mà doanh thu tháng 1 lớn hơn doanh
thu tháng 2. Vùng điều kiện với công thức được thiết lập với công thức =C5<D5 như
trong hình, và dòng thứ 5 cũng là dòng đầu tiên trong vùng dữ liệu.

Kết quả:

19.3.4. Advanced filter với điều kiện VÀ

Trong hình minh hoạ dưới đây, ta thiết lập vùng điều kiện VÀ với các điều kiện
được viết trên cùng 1 dòng. Vùng điều kiện: A1:B2

Kết quả:
 19.3.5. Advanced filter với điều kiện HOẶC
Trong hình minh hoạ dưới đây, ta thiết lập vùng điều kiện HOẶC với các điều kiện
được viết trên nhiều dòng khác nhau. Vùng điều kiện: A1:B3

Kết quả:

19.3.6. Advanced filter với điều kiện hỗn hợp

Kết hợp cả điều kiện VÀ và điều kiện HOẶC như sau. Vùng điều kiện A1:C3

Kết quả:

Điều kiện này được đọc ra là: lọc dữ liệu của (vùng Miền Trung và Tổng >= 2000)
hoặc (vùng Miền Trung và Trung bình >=350)
20. Các hàm Dữ liệu trong Excel
20.1. Hàm DCOUNT, DCOUNTA
Ta đã biết, Hàm COUNT đếm và trả về số lượng ô có chứa các số trong danh sách
tham chiếu. Đồng thới, Hàm COUNTIF và COUNTIFFS đếm và trả về số lượng ô trong
danh sách tham chiếu thỏa mãn một hoặt nhiều điều kiện người dùng đặt ra.
Tuy nhiên đối với cơ sở dữ liệu có nhiều điều kiện ràng buộc trên trường, việc viết
các điều kiện vào trong các đối số của Hàm là phức tạp, dễ dẫn đến sai cú pháp. Để có
thể khắc phục việc đếm có điều kiện trên vùng dữ liệu lớn với nhiều điều kiện ta nên sử
dụng hàm DCOUNT, DCOUNTA
Hàm DCOUNT đếm và trả về số ô chứa số trong danh sách tham chiếu hoặc cơ
sở dữ liệu khớp với các điều kiện xác định.
Hàm DCOUNTA đếm và trả về số ô không trống trong danh sách hoặc cơ sở dữ
liệu khớp với những điều kiện người dùng xác định.
Cú pháp:
 DCOUNT(database, field, criteria)
 DCOUNTA(database, field, criteria)
Database: Bắt buộc. Phạm vi ô của danh sách hay cơ sở dữ liệu. Hàng đầu
tiên của danh sách có chứa tiêu đề cho mỗi cột.
Field: Tùy chọn. Chỉ rõ cột được dùng trong hàm. Nhập tiêu đề cột (đặt
trong dấu ngoặc kép) hay một số (không có dấu ngoặc kép) thể hiện vị trí cột trong
database: 1 cho cột đầu tiên, 2 cho cột thứ 2, v.v. Nếu đối số field bị bỏ qua, hàm
DCOUNT/DCOUNTA đếm tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu khớp với Criteria.
Criteria: Bắt buộc. Phạm vi ô có chứa các điều kiện xác định. Có thể dùng
bất kỳ phạm vi nào cho đối số criteria, miễn là đối số đó có chứa ít nhất một tiêu đề cột
và ít nhất một ô bên dưới tiêu đề cột đó, mà trong đó có xác định điều kiện cho cột đó.
Ví dụ:
 20.2. Hàm DMAX, DMIN
Để tìm giá trị lớn nhất của một danh sách các ô ta dùng hàm MAX, ngược lại ta
dùng hàm MIN. Tuy nhiên, đối với cơ sở dữ liệu thống kê thường sẽ đi kèm với các điều
kiện để tìm giá trị MAX, MIN. Vì thế ta sẽ sử dụng hàm DMAX và DMIN trong thống
kê cơ sở dữ liệu.
Hàm DMAX Trả về giá trị lớn nhất trong một trường của danh sách hay CSDL
thỏa mản điều kiện được chỉ định; Hàm DMIN Trả về giá trị nhỏ nhất trong một trường
của danh sách hay CSDL thỏa mản điều kiện được chỉ định.
Cú pháp:
 DMAX(database, field, criteria)
 DMIN (database, field, criteria)
Database: Bắt buộc. Phạm vi ô của danh sách hay cơ sở dữ liệu. Hàng đầu
tiên của danh sách có chứa tiêu đề cho mỗi cột.
Field: Bắt buộc. Chỉ rõ cột được dùng trong hàm. Nhập tiêu đề cột (đặt
trong dấu ngoặc kép) hay một số (không có dấu ngoặc kép) thể hiện vị trí cột trong
database: 1 cho cột đầu tiên, 2 cho cột thứ 2, v.v.
Criteria: Bắt buộc. Phạm vi ô có chứa các điều kiện xác định. Có thể dùng
bất kỳ phạm vi nào cho đối số criteria, miễn là đối số đó có chứa ít nhất một tiêu đề cột
và ít nhất một ô bên dưới tiêu đề cột đó, mà trong đó có xác định điều kiện cho cột đó.
Ví dụ:

20.3. Hàm DSUM

Để tính tổng các số trong một danh sách các ô ta dùng hàm SUM, trong cơ sở dữ
liệu có điều kiện ta dùng hàm DSUM.
Hàm DSUM tính tổng các ô trong một trường của danh sách hay CSDL thỏa mản
điều kiện được chỉ định.
 Cú pháp: DSUM(database, field, criteria)
Database: Bắt buộc. Phạm vi ô của danh sách hay cơ sở dữ liệu. Hàng đầu
tiên của danh sách có chứa tiêu đề cho mỗi cột.
Field: Bắt buộc. Chỉ rõ cột được dùng trong hàm. Nhập tiêu đề cột (đặt
trong dấu ngoặc kép) hay một số (không có dấu ngoặc kép) thể hiện vị trí cột trong
database: 1 cho cột đầu tiên, 2 cho cột thứ 2, v.v.
Criteria: Bắt buộc. Phạm vi ô có chứa các điều kiện xác định. Có thể dùng
bất kỳ phạm vi nào cho đối số criteria, miễn là đối số đó có chứa ít nhất một tiêu đề cột
và ít nhất một ô bên dưới tiêu đề cột đó, mà trong đó có xác định điều kiện cho cột đó.
Ví dụ:

20.4. Hàm DAVERAGE

Để tính giá trị trung bình các số trong một danh sách các ô ta dùng hàm
AVERAGE, trong cơ sở dữ liệu có điều kiện ta dùng hàm DAVERAGE.
Hàm DAVERAGE tính trung bình các giá trị trong một trường của danh sách hay
CSDL thỏa mản điều kiện được chỉ định.
Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria)
Database: Bắt buộc. Phạm vi ô của danh sách hay cơ sở dữ liệu. Hàng đầu
tiên của danh sách có chứa tiêu đề cho mỗi cột.
Field: Bắt buộc. Chỉ rõ cột được dùng trong hàm. Nhập tiêu đề cột (đặt
trong dấu ngoặc kép) hay một số (không có dấu ngoặc kép) thể hiện vị trí cột trong
database: 1 cho cột đầu tiên, 2 cho cột thứ 2, v.v.
Criteria: Bắt buộc. Phạm vi ô có chứa các điều kiện xác định. Có thể dùng
bất kỳ phạm vi nào cho đối số criteria, miễn là đối số đó có chứa ít nhất một tiêu đề cột
và ít nhất một ô bên dưới tiêu đề cột đó, mà trong đó có xác định điều kiện cho cột đó.
21. Tạo Subtotal
SUBTOTAL của Excel trả về kết quả tổng hợp phụ cho các giá trị trong một cơ
sở dữ liệu. SUBTOTAL có thể trả về SUM, AVERAGE, COUNT, MAX và các thứ
khác (xem bảng bên dưới) và hàm SUBTOTAL có thể bao gồm hoặc loại trừ các giá trị
trong các hàng ẩn.
Mục đích của hàm SUBTOTAL là nhận một tổng số phụ trong danh sách hoặc cơ
sở dữ liệu
Ví dụ ta có một cơ sở dữ liệu như sau:

Yêu cầu đề ra trong ví dụ này là sẽ tính tổng thành tiền của từng công ty. Các bước
thực hiện như sau:
Bước 1: Sắp xếp dữ liệu thành các nhóm bằng lệnh Sort (subtotal theo khóa nào
thì sắp xếp theo khóa đó). Trong ví dụ ta tính tổng theo từng công ty nên ta sắp xếp theo
tên công ty

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần tính tổng từng nhóm. Ví dụ chọn vùng A1:G9
Bước 3: Tại tab Data chọn nhóm Outline -> Subtotal.
 Hộp thoại subtotal xuất hiện. Xác định các thông số sau:
+ At each change in: chọn tên trường cần tạo nhóm.
+ Use function: chọn hàm thống kê (sum, count,
average,…).
+ Add subtotal to: chọn những cột muốn thực hiện
thống kê.
+ Replace current subtotals: đánh dấu chọn nếu
muốn thay thế những giá trị subtotal hiện có.
+ Page break between groups: đánh dấu chọn nếu
muốn tạo ngắt trang giữa các nhóm.
+ Summary below data: đánh dấu chọn nếu muốn
dòng tổng kết được chèn ở sau mỗi nhóm.
+ Remove All: xóa tất cả những subtotal hiện tại
Kết quả:

Nhận xét:
- Mỗi công ty được chèn thêm 1 hàng tính tổng cho các dòng Thành tiền thành
phần.
- Cơ sở dữ liệu có thêm 1 hàng tính tổng của 2 subtotal mới tạo ra.
- Ô tính tổng dùng hàm SUM ban đầu đã tính sai kết quả
- Thanh tiêu đề hàng bên trái có phân chia các khu vực subtotal con.

Trước khi chia sẻ một bảng tính, người dùng cần chắc chắn rằng nó không có bất
kỳ lỗi chính tả nào. May mắn thay, Excel 2016 bao gồm một công cụ Spell Check (kiểm
tra chính tả) người dùng có thể sử dụng để chắc chắn mọi thứ trong tập tin bảng tính của
mình được viết một cách chính xác.
 CHÈN ĐỒ HỌA TRONG EXCEL
22. Chèn biểu đồ vào Excel
Biểu đồ là một đối tượng của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn
thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Biểu đồ giúp trực quan hóa dữ
liệu theo cách có thể tác động tối đa đến người xem.
Các thành phần trên biểu đồ trong Excel

1) Chart title: Tiêu đề chính của đồ thị.

2) Chart area: Là toàn bộ đồ thị chứa các thành phần khác trong đồ thị .
3) Plot area: Vùng chứa đồ thị và các bảng số liệu của đồ thị
4) Data label: Biểu diễn các số liệu cụ thể kèm theo trên đồ thị
5) Legend: Các chú thích, giúp ta biết được thành phần nào trong đồ thị biểu diễn
cho chuổi số liệu nào.
6) Horizontal gridlines: Các dường lưới ngang.
7) Horizontal axis: Trục nằm ngang (trục hoành) của đồ thị.
8) Data table: Thay vì dùng “Data label” ta có thể dùng “Data table” ngay bên
dưới hình vẽ, là bảng số liệu để vẽ đồ thị.
9) Horizontal axis title: Tiêu đề trục hoành của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình
diễn trên trục hoành.
10) Vertical gridlines: Các đường lưới dọc.
11) Vertical axis: Trục dọc (trục tung) của đồ thị.
12) Vertical axis title: Tiêu đề trục tung của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình
diễn trên trục tung.
22.1. Các loại biểu đồ thường dùng
22.1.1. Biểu đồ cột
Một trong những biểu đồ phổ biến nhất được sử dụng trong các bài thuyết trình và
dashboard, các biểu đồ cột được dùng để so sánh các giá trị với nhau. Dữ liệu được
sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ cột.
 22.1.2. Biểu đồ hình tròn
Một trong những biểu đồ phổ biến được sử dụng trong các bài thuyết trình và
dashboard, biểu đồ tròn có hình dạng như một chiếc bánh và được sử dụng tốt nhất khi
cần hiển thị một dữ liệu được phân thành nhiều mục con.

22.1.3. Biểu đồ dạng đường

Các biểu đồ đường có thể biểu thị các dữ liệu liên tục theo thời gian trên trục được
chia độ đều và vì vậy phù hợp để biểu thị các khuynh hướng dữ liệu tại các khoảng
thời gian bằng nhau như tháng, quý hoặc năm tài chính.

22.1.4. Biểu đồ vùng

Biểu đồ vùng giống với biểu đồ đường, nhưng khu vực dưới đường được lấp đầy.
Trong khi biểu đồ đường vẫn tập trung vào thay đổi giá trị theo thời gian, thì trọng tâm
của một biểu đồ vùng là để làm nổi bật độ lớn của các giá trị theo thời gian.
 22.2. Các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ
Một quan niệm sai lầm hay gặp khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel đó là: bất kỳ dữ
liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa, đó là:
- Không biết chọn loại biểu đồ nào.
- Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ.
- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn.
- Biểu đồ sai mà không biết nguyên nhân, không biết sửa thế nào cho đúng.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu
đồ. Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được biểu đồ đúng. Đó là:
Tiêu chuẩn 1: Vẽ biểu đồ với dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu
chi tiết.
Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng,
mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết.
Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng. Mỗi đối tượng lại xuất
hiện nhiều lần. Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để xác định
đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ không có chức năng tự tổng hợp dữ liệu. Việc
tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội
dung.
Ở ví dụ theo hình dưới đây, ta chỉ có thể chọn bảng tổng hợp để vẽ biểu đồ mà
không thể chọn bảng dữ liệu chi tiết trên để vẽ
 Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu
Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:
- Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không
được lẫn lộn giữa các loại này.
- Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột.
Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù
hợp.
Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết
các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì mới
đọc được ý nghĩa của biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung
được thể hiện trên biểu đồ.

22.3. Cách chèn biểu đồ vào bảng tính

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, Hàm IF cho phép
người dùng tạo so sánh lôgic giữa một giá trị và một giá trị dự kiến bằng cách kiểm tra
điều kiện, rồi trả về kết quả nếu Đúng hoặc Sai.
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ

Bước 2: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp

Có thể chọn nhiều dạng hơn với hộp thoại Insert Chart khi chọn Recommended
Charts
 Tại đây, các biểu đồ phù hợp được Excel đề xuất cho người dùng lựa chọn, hoặc
có thể chọn tab All Charts để tự chọn dạng biểu đồ mình mong muốn
Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn thẻ Chart
Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức
năng Select Data.

Bước 4: Trang trí biểu đồ

22.4. Định dạng biểu đồ
Trang trí biểu đồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì
biểu đồ làm ra để người khác xem. Do đó hiệu quả thẩm mỹ mà biểu đồ mang lại sẽ tăng
tính thuyết phục người xem. Một biểu đồ đẹp thường bao gồm các yếu tố:
- Nội dung thể hiện đúng
- Có tên biểu đồ và tên các mốc trên trục tọa độ rõ ràng
- Các thành phần được cách đều nhau hoặc theo tỷ lệ cân đối
- Cách phối màu đồng nhất, gọn gàng, càng đơn giản càng tốt.

22.4.1. Ba cách để tùy chỉnh các biểu đồ trong excel

Chọn biểu đồ và đi tới tab Chart Tools ( Design và Format) trên ribbon Excel.
Nhấp chuột phải vào phần tử biểu đồ người dùng muốn tùy chỉnh và chọn mục
tương ứng từ trình đơn ngữ cảnh.
Sử dụng nút tuỳ chỉnh biểu đồ xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của biểu đồ Excel
khi người dùng nhấp vào nó.
 Người dùng có thể tìm thấy thêm tùy chọn tùy chỉnh trên Format Chart pane xuất
hiện ở bên phải trang tính của người dùng ngay khi người dùng nhấp vào More options
… trong trình đơn ngữ cảnh của biểu đồ hoặc trên tab Chart Tools trên Ribbon.
Mẹo. Để truy cập ngay vào các tuỳ chọn Format Chart pane có liên quan, nhấp
đúp vào phần tử tương ứng trong biểu đồ.

22.4.2. Thêm tiêu đề vào biểu đồ excel

Một biểu đồ đã được chèn sẽ có tên mặc định là ” Chart Title ” . Để thay đổi tiêu
đề, chỉ cần chọn hộp đó và nhập tiêu đề của người dùng:

Ta cũng có thể liên kết tiêu đề biểu đồ với một số ô trên trang, để nó được cập
nhật tự động mỗi khi ô đó được cập nhật.
Nếu vì lý do nào đó tiêu đề không được chèn tự động, nhấp vào bất cứ nơi nào
trong biểu đồ để các tab Chart Tools xuất hiện. Chuyển sang Design, và nhấn Chart
Element > Chart Title > Above Chart (hoặc Centered Overlay)

Hoặc, có thể nhấp vào nút Chart Elements ở góc trên bên phải của biểu đồ và đặt
dấu kiểm vào hộp kiểm Chart Title.
 Ngoài ra, người dùng có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh Chart Title và chọn một
trong các tùy chọn sau:
Above Chart – tùy chọn mặc định hiển thị tiêu đề ở trên cùng của khu vực biểu đồ
và thay đổi kích thước của biểu đồ.
Centered Overlay– chèn tiêu đề lên trung tâm biểu đồ mà không thay đổi kích
thước biểu đồ.
Để thêm lựa chọn, đến tab Design > Add Chart Element > Chart Title > More
Options.. Hoặc, người dùng có thể nhấp vào nút Chart Elements và nhấp vào Chart Title
> More Options….
Nhấp vào mục More Options (trên ribbon hoặc trong trình đơn ngữ cảnh) mở bảng
Format Chart Title ở phía bên phải của bảng tính, và người dùng có thể chọn các tùy
chọn định dạng của mình.

Di chuyển tiêu đề trong biểu đồ

Nếu người dùng muốn chuyển tiêu đề sang một vị trí khác trong biểu đồ, hãy chọn
nó và kéo chuột:

Xóa tiêu đề biểu đồ:

Nếu người dùng không muốn bất kỳ tiêu đề nào trong biểu đồ Excel của mình,
người dùng có thể xóa nó bằng hai cách:
- Trên tab Design, bấm vào Add Chart Element > Chart Title > None..
- Trên biểu đồ, nhấp chuột phải vào tiêu đề biểu đồ, và chọn Delete trong trình
đơn ngữ cảnh.
 Thay đổi phông chữ và định dạng của tiêu đề biểu đồ:
Để thay đổi phông chữ của tiêu đề trong Excel, nhấp chuột phải vào tiêu đề và
chọn Font trong trình đơn ngữ cảnh. Các Font cửa sổ hộp thoại sẽ bật lên, nơi người
dùng có thể chọn tùy chọn định dạng khác nhau.

Để có thêm các tùy chọn định dạng , hãy chọn tiêu đề trên biểu đồ của người
dùng, đi tới tab Format trên ribbon và dùng các tính năng khác. Ví dụ: người dùng có
thể thay đổi tiêu đề của biểu đồ Excel bằng cách sử dụng ribbon:

Cũng cùng một cách, người dùng có thể thay đổi định dạng của các yếu tố biểu đồ
khác như tiêu đề trục, nhãn trục và chú thích của biểu đồ .
22.4.3. Tùy chỉnh các trục trong biểu đồ excel:
Đối với hầu hết các loại biểu đồ, trục thẳng đứng (còn gọi là trục value hay trục Y)
và trục ngang (còn gọi là category hoặc X) được thêm tự động khi người dùng tạo một
biểu đồ trong Excel.
 Người dùng có thể hiển thị hoặc ẩn các trục biểu đồ bằng cách nhấn vào nút Chart
Elements , sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Axes , và sau đó đánh dấu các trục người
dùng muốn hiển thị và bỏ chọn những thứ người dùng muốn ẩn.
Đối với một số loại biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ kết hợp , một secondary axis
– trục thứ cấp có thể xuất hiện:

Khi tạo biểu đồ 3-D trong Excel, có thể có thêm depth axis:

Người dùng cũng có thể thực hiện các điều chỉnh khác nhau cho cách các phần tử
của trục khác nhau được hiển thị trong biểu đồ Excel của người dùng:
 Thêm tiêu đề trục vào biểu đồ:
Khi tạo đồ thị trong Excel, người dùng có thể thêm các tiêu đề vào trục ngang và
dọc để giúp người xem hiểu được dữ liệu trên biểu đồ là gì. Để thêm tiêu đề trục, hãy
thực hiện theo các bước sau:
Nhấp vào bất kỳ nơi nào trong biểu đồ Excel của người dùng, sau đó nhấp vào nút
Chart Elements và chọn Axis Titles. Nếu người dùng chỉ muốn hiển thị tiêu đề cho một
trục ngang hoặc dọc, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Axis Titles và bỏ chọn một trong
các ô:

Nhấp vào hộp tiêu đề trục trên biểu đồ và nhập tên.

Để định dạng tiêu đề trục , nhấp chuột phải vào nó và chọn Format Axis Title từ
trình đơn ngữ cảnh. Cửa sổ Format Axis Title sẽ xuất hiện với nhiều tùy chọn định dạng
để lựa chọn. Người dùng cũng có thể thử các tùy chọn định dạng khác nhau trên tab
Format.

Thay đổi thang đo của trục trong biểu đồ:

Microsoft Excel tự động xác định các giá trị nhỏ nhất và lớn nhất cũng như khoảng
chia cho vertical axis dựa trên dữ liệu có trong biểu đồ. Tuy nhiên, người dùng có thể
tùy chỉnh để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.
1. Chọn trục đứng trong biểu đồ của người dùng, và nhấp vào nút . Elements Chart
2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Axis, sau đó nhấp vào More options… Thao tác này
sẽ mở ra Format Axis.
3. Trên thanh Format Axis, trong Axis Options,nhấp chuột vào trục giá trị mà người
dùng muốn thay đổi và thực hiện một trong các thao tác sau:
- Để đặt điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc cho trục thẳng đứng, hãy nhập các số
tương ứng trong phần Minimum or Maximum
- Để thay đổi khoảng chia, hãy nhập vào unit > Major – đơn vị chính và Minor-
đơn vị chia nhỏ.
- Để đảo ngược thứ tự của các giá trị, đánh dấu vào Values in reverse order .
 Bởi vì một trục ngang hiển thị các nhãn văn bản chứ không phải là khoảng số, nó
có ít lựa chọn thay đổi hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi số lượng các mục
được hiển thị.

Thay đổi định dạng số trên nhãn trục:

Nếu người dùng muốn số nhãn trục giá trị hiển thị dưới dạng đơn vị tiền tệ, tỷ lệ
phần trăm, thời gian hoặc một số định dạng khác, hãy nhấp chuột phải vào nhãn trục và
chọn Format Axis trong trình đơn ngữ cảnh. Trên thanh Format Axis , nhấp vào
Number và chọn một trong các tùy chọn định dạng có sẵn:

Mẹo. Để trở về định dạng số ban đầu (cách thức định dạng trong bảng tính của
người dùng), hãy chọn hộp Linked to source .
Nếu người dùng không thấy phần Number trong ngăn Format Axis, hãy chắc rằng
người dùng đã chọn đúng trục giá trị (thường là trục dọc) trong biểu đồ Excel của mình.
22.4.4. Thêm nhãn dữ liệu vào biểu đồ excel:
Để làm cho biểu đồ Excel dễ hiểu hơn, người dùng có thể thêm nhãn dữ liệu để
hiển thị chi tiết về chuỗi dữ liệu. Tùy thuộc vào nơi người dùng muốn tập trung sự chú
ý của người xem, người dùng có thể thêm nhãn cho một chuỗi, tất cả các chuỗi hoặc các
điểm dữ liệu các biệt
1. Nhấp vào chuỗi dữ liệu người dùng muốn gắn nhãn. Để thêm nhãn vào một
điểm dữ liệu, hãy nhấp vào điểm dữ liệu đó sau khi chọn chuỗi.

2. Nhấp vào nút Chart Elements và chọn tùy chọn Data Labels.
 Ví dụ: đây là cách chúng ta có thể thêm nhãn vào một trong các chuỗi dữ liệu trong
biểu đồ Excel này:

Đối với các loại biểu đồ cụ thể, chẳng hạn như biểu đồ tròn, người dùng cũng có
thể choose the labels location. Hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Data Labels,và chọn
tùy chọn người dùng muốn. Để hiển thị nhãn dữ liệu bên trong văn bản, hãy nhấp vào
Data Callout..

Cách thay đổi dữ liệu được hiển thị trên nhãn:

Để thay đổi nội dung được hiển thị trên nhãn dữ liệu trong biểu đồ của người dùng,
hãy nhấp vào nút hart Elements > Data Labels > More options…. Thao tác này sẽ hiển
thị bảng Format Data Labels ở bên phải trang tính của người dùng. Chuyển sang tab
Label Options , và chọn tùy chọn mà người dùng muốn ở Label Contains:
 22.4.5. Di chuyển, định dạng hoặc ẩn chú thích của biểu đồ:
Khi người dùng tạo biểu đồ trong Excel, chú thích mặc định xuất hiện ở cuối biểu
đồ. Để ẩn chú thích nhấp vào nút Chart Elements ở góc trên bên phải của biểu đồ và
bỏ chọn hộp Legend .
Để di chuyển chú thích của biểu đồ sang vị trí khác, hãy chọn biểu đồ, đến tab
Design, nhấp vào Add Chart Element > Legend và chọn vị trí để di chuyển. Để loại bỏ
các chú thích, chọn None.
 Một cách khác để di chuyển chú thích là nhấp đúp vào nó trong biểu đồ, và sau đó
chọn vị trí mong muốn trên Format Legend > Legend Options.

Để thay đổi định dạng của chú thích, người dùng có nhiều tùy chọn khác nhau
trên các tab Fill & Line và Effects trên ngăn Format Legend .
Hiển thị hoặc giấu các đường lưới trên biểu đồ Excel:
Nhấp vào nút Chart Elements và chọn hoặc bỏ chọn hộp Gridlines .

Microsoft Excel tự động xác định loại lưới thích hợp nhất cho loại biểu đồ của
người dùng. Ví dụ, trên biểu đồ ngang, là các đường kẻ thẳng đứng, trong khi chọn tùy
chọn Gridlines trên biểu đồ cột sẽ thêm lưới ngang vào.
Để thay đổi kiểu lưới, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Gridlines , và sau đó chọn
kiểu đường lưới mong muốn từ danh sách hoặc nhấp vào More Options… để mở ô với
các tùy chọn Gridlines nâng cao .
 22.4.6. Ẩn và chỉnh sửa chuỗi dữ liệu trong biểu đồ Excel:
Khi có rất nhiều dữ liệu được vẽ trong biểu đồ, người dùng có thể tạm thời ẩn một
số chuỗi dữ liệu để người dùng chỉ tập trung vào những mục nhất định.
Để làm điều này, hãy nhấp vào nút Chart Filters ở bên phải biểu đồ và bỏ chọn
chuỗi dữ liệu và / hoặc các loại mà người dùng muốn ẩn.
Để chỉnh sửa chuỗi dữ liệu , hãy nhấp vào nút Edit Series ở bên phải của chuỗi
dữ liệu. Nút Edit Series xuất hiện ngay sau khi người dùng di chuột trên một chuỗi dữ
liệu nhất định. Điều này cũng làm nổi bật các chuỗi tương ứng trên biểu đồ, để người
dùng có thể thấy chính xác phần nào người dùng sẽ chỉnh sửa.

22.4.7. Thay đổi loại biểu đồ và phong cách:

Nếu người dùng thấy rằng đồ thị vừa được tạo không phù hợp với dữ liệu của
mình, người dùng có thể dễ dàng thay đổi biểu đồ đó sang một số loại biểu đồ khác .
Đơn giản chỉ cần chọn biểu đồ hiện tại, chuyển sang tab Insert và chọn một loại biểu đồ
khác trong nhóm Charts.
Ngoài ra, người dùng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong biểu đồ và chọn
Change Chart Type… từ trình đơn ngữ cảnh.
 Để nhanh chóng thay đổi phong cách của biểu đồ hiện có trong Excel, hãy nhấp
vào nút Chart Styles ở bên phải biểu đồ và cuộn xuống để xem các kiểu khác.

Hoặc, chọn một phong cách khác trong nhóm Charts Styles trên tab Design:

Thay đổi màu biểu đồ:

Để thay đổi màu của biểu đồ Excel, ta nhấp vào nút Chart Styles, chuyển sang tab
Color và chọn một trong các màu có sẵn. Lựa chọn sẽ được phản ánh ngay lập tức trong
biểu đồ, do đó có thể quyết định xem nó cần đổi hay không.

Để chọn màu cho từng chuỗi dữ liệu riêng lẻ, chọn chuỗi dữ liệu trên biểu đồ,
chuyển tới tab Format tab > Shape Styles , và nhấp vào nút Shape Fill :
 Đổi trục X và Y trong biểu đồ:
Khi người dùng tạo một biểu đồ trong Excel, định hướng của chuỗi dữ liệu được
xác định tự động dựa trên số hàng và cột trong biểu đồ. Nói cách khác, Microsoft Excel
vẽ các hàng và cột đã chọn vì nó xem đó là cách tốt nhất.
Nếu người dùng không hài lòng với cách các hàng và cột của bảng tính được vẽ
theo mặc định, người dùng có thể dễ dàng trao đổi trục dọc và ngang. Để làm điều này,
hãy chọn biểu đồ, vào tab Design và nhấp vào nút Switch Row/Column .

Làm thế nào để lật một biểu đồ Excel từ trái sang phải
 Người dùng đã bao giờ tạo một đồ thị trong Excel rồi thấy rằng các điểm dữ liệu
có thứ tự xuất hiện ngược trở lại mới đúng những gì người dùng mong đợi? Để khắc
phục điều này:
Nhấp chuột phải vào trục ngang trong biểu đồ của người dùng và chọn Format
Axis… … trong trình đơn ngữ cảnh.

Nếu người dùng chọn từ ribbon, hãy chuyển đến tab Design và nhấp vào Add Chart
Element > Axes > More Axis Options

Dù bằng cách nào, Format Axis sẽ hiển ra, người dùng đến tab Axis Options và
chọn tùy chọn Categories in reverse order .
 Ngoài việc lật bảng Excel từ trái sang phải, người dùng cũng có thể thay đổi thứ
tự các danh mục, giá trị hoặc chuỗi trong biểu đồ của mình, đảo ngược thứ tự vẽ các giá
trị, xoay một biểu đồ hình tròn sang bất kỳ góc độ nào và hơn thế nữa.
23. Kiểm tra chính tả trong trang tính
Trước khi chia sẻ một bảng tính, người dùng cần chắc chắn rằng nó không có bất
kỳ lỗi chính tả nào. May mắn thay, Excel 2016 bao gồm một công cụ Spell Check (kiểm
tra chính tả) người dùng có thể sử dụng để chắc chắn mọi thứ trong tập tin bảng tính của
mình được viết một cách chính xác.
Nếu người dùng đã sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word,
người dùng cần lưu ý rằng công cụ kiểm tra chính tả trên Excel là hữu ích, chứ không
"mạnh mẽ". Ví dụ: nó sẽ không kiểm tra các vấn đề ngữ pháp hoặc kiểm tra chính tả khi
người dùng nhập văn bản.
23.1. Sử dụng Spell Check trong Excel 2016
1. Từ tab Review (Xem lại), hãy nhấp vào lệnh Spelling.

2. Hộp thoại Spelling sẽ xuất hiện. Với mỗi lỗi chính tả trong bảng tính, Spell
Check sẽ cung cấp đề xuất chính tả chính xác. Chọn đề xuất, sau đó nhấp vào Change
để sửa lỗi.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện sau khi xem xét tất cả các lỗi chính tả. Nhấp vào OK
để đóng Spell Check.

Nếu không có gợi ý thích hợp, người dùng có thể tự nhập lại cho đúng chính tả.
 23.2. Bỏ qua "lỗi" chính tả
Spell Check không phải lúc nào cũng chính xác. Đôi khi các từ nhất định được
đánh dấu không chính xác, ngay cả khi chúng hoàn toàn đúng. Điều này thường xảy ra
với tên riêng, không có trong từ điển. Người dùng có thể chọn không thay đổi “lỗi”
chính tả bằng cách sử dụng một trong ba tùy chọn sau:
- Ignore Once (Bỏ qua một lần): Bỏ qua từ mà không thay đổi.
- Ignore All (Bỏ qua tất cả): Bỏ qua từ mà không thay đổi và bỏ qua tất cả các
trường hợp khác về lỗi chính tả trong bảng tính của người dùng.
- Add (Thêm): Điều này sẽ thêm từ vào từ điển để nó không bao giờ xuất hiện như
lỗi một lần nữa. Đảm bảo từ được đánh vần đúng cách trước khi chọn tùy chọn này.
 TRANG TÍNH VÀ IN BẢNG TÍNH
24. Định dạng trang và in bảng tính
Đôi khi, người dùng muốn in bảng tính Excel để xem và chia sẻ dữ liệu ngoại
tuyến. Khi chọn cài đặt page layout (định dạng trang) của mình, người dùng có thể dễ
dàng xem trước và in bảng tính từ Excel 2016 bằng cách sử dụng cửa sổ Print (In).
24.1. Truy cập cửa sổ Print
1. Chọn tab File. Chế độ Backstage view sẽ xuất hiện.

2. Chọn Print (In). Cửa sổ Print sẽ xuất hiện.

24.2. In một bảng tính

1. Điều hướng đến cửa sổ Print, sau đó chọn máy in mong muốn.
2. Nhập số lượng bản sao mà người dùng muốn in.
3. Chọn cài đặt bổ sung nếu cần.

4. Nhấp vào In.

 24.3. Chọn vùng in
Trước khi in một bảng tính Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác
những thông tin người dùng muốn in ra. Ví dụ: nếu có nhiều bảng tính trong tập tin của
mình, người dùng cần quyết định xem người dùng muốn in toàn bộ bảng tính hay chỉ
các bảng tính đang hoạt động. Cũng có thể người dùng chỉ muốn in nội dung được chọn
từ bảng tính.
24.3.1. In các trang tính hiện hành
Các bảng tính được coi là đang hoạt động khi được chọn.
1. Chọn bảng tính người dùng muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào bảng
tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó nhấp vào bảng tính khác mà người
dùng muốn chọn.

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hiện hành) từ trình đơn thả xuống
Print Range (Vùng in).

4. Nhấp vào nút In.

24.3.2. In toàn bộ bảng tính

1. Điều hướng tới cửa sổ In.
2. Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ bảng tính) từ trình đơn thả xuống
Print Range (Vùng in).
 3. Nhấp vào nút In.

24.3.3. In một vùng chọn

Trong ví dụ, ta sẽ in bản ghi cho 40 nhân viên bán hàng đứng đầu ở bảng tính.
1. Chọn các ô mà người dùng muốn in.

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Selection từ trình đơn thả xuống Print Range.
 4. Bản lựa chọn xem trước của người dùng sẽ xuất hiện trong cửa sổ Preview (Xem
trước).
 5. Nhấp vào nút In để in vùng chọn.

Nếu muốn, người dùng có thể cài đặt khu vực in trước để hình dung những ô nào
sẽ được in khi người dùng làm việc trong Excel. Đơn giản chỉ cần chọn các ô người
dùng muốn in, nhấp vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area, sau đó chọn Set Print
Area. Lưu ý rằng nếu cần in toàn bộ bảng tính, người dùng cần xóa vùng in.

24.4. Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, người dùng phải thực hiện những điều chỉnh nhỏ từ ô Print để nội dung
bảng tính nằm gọn trên một trang in. Cửa sổ Print bao gồm một số công cụ giúp chia tỉ
lệ phù hợp với nội dung bảng tính của người dùng, chẳng hạn như chia tỉ lệ và lề trang.
24.4.1. Thay đổi định hướng trang
Excel 2016 cung cấp hai tùy chọn định hướng trang: landscape (phong cảnh) và
portrait (chân dung). Landscape hướng trang theo chiều ngang, trong khi portrait
hướng trang theo chiều dọc. Trong ví dụ, ta sẽ thiết lập hướng landscape.
1. Điều hướng tới cửa sổ In.
2. Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Orientation. Trong ví
dụ, ta sẽ chọn Landscape Orientation (Định hướng phong cảnh).
 3. Định hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ô Preview (Xem trước).

24.4.2. Tinh chỉnh nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của người dùng bị cắt bởi máy in, người dùng có thể sử dụng
chia tỉ lệ để bảng tính thu gọn vào trang một cách tự động.
1. Điều hướng tới cửa sổ In. Trong ví dụ, ta nhìn thấy ở khung Preview nội dung
bảng tính sẽ bị cắt khi in.

2. Chọn tuỳ chọn mong muốn từ trình đơn thả xuống Scaling. Trong ví dụ, ta sẽ
chọn Fit All Columns on One Page.
 3. Bảng tính sẽ được thu gọn để xuất hiện đủ trong một trang.

Lưu ý rằng các bảng tính sẽ trở nên khó đọc hơn vì chúng được thu nhỏ lại. Vì
vậy, có thể người dùng sẽ không muốn sử dụng tùy chọn này khi in một bảng tính với
nhiều thông tin. Trong ví dụ, ta sẽ thay đổi thiết lập tỉ lệ thành No Scaling.
 24.5. Cố định dòng tiêu đề trên nhiều trang - Sử dụng lệnh Print Titles
Nếu bảng tính của người dùng sử dụng tiêu đề mục, điều quan trọng là bao gồm
các tiêu đề trên mỗi trang của bảng tính được in. Sẽ rất khó để đọc một bảng tính được
in nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép người dùng
lựa chọn các hàng và cột cụ thể xuất hiện trên mỗi trang.
1. Nhấp vào tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn Print Titles.

2. Hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện. Từ đây, người dùng có thể chọn hàng hoặc
cột lặp lại trên mỗi trang. Trong ví dụ, ta sẽ lặp lại hàng đầu tiên.
3. Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top:

4. Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Page Setup sẽ bị
thu gọn lại. Chọn (các) hàng người dùng muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Trong ví dụ,
ta sẽ chọn hàng 1.
 5. Hàng 1 sẽ được thêm vào Rows to repeat at top:. Nhấp vào nút Collapse
Dialog.
6. Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng trở lại. Để lặp lại một cột, ta thực hiện tương
tự các bước 4 và 5. Trong ví dụ, ta chọn lặp lại hàng 1 và cột A.
7. Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

8. Trong ví dụ, hàng 1 xuất hiện ở đầu và cột A xuất hiện ở bên trái mỗi trang.

24.6. Điều chỉnh ngắt trang

1. Nhấp vào lệnh Page Break Preview (Xem trước ngắt trang) để thay đổi sang
chế độ xem Page Break (Ngắt trang).

2. Các đường chấm nét đứt dọc và ngang biểu thị các điểm ngắt trang. Nhấp và
kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó.
 3. Trong ví dụ, ta đã đặt ngắt trang nằm ngang giữa hàng 21 và hàng 22.

4. Trong ví dụ, tất cả các trang bây giờ hiển thị cùng một số hàng do thay đổi trong
ngắt trang.
 24.7. Sửa đổi lề trong ô Preview (Xem trước):
Lề là khoảng trống giữa nội dung và cạnh của trang. Đôi khi, người dùng cần phải
điều chỉnh lề để dữ liệu hiển thị dễ đọc hơn. Ta có thể sửa đổi lề trang từ ngăn In.
1. Điều hướng tới ngăn In.
2. Chọn kích thước lề mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Margins. Trong ví
dụ, ta chọn Narrow Margins (Thu hẹp biên).
 3. Lề mới sẽ được hiển thị trong ô Preview.

Người dùng có thể tự điều chỉnh lề bằng cách nhấp vào nút Show Margins (Hiển
thị lề) ở góc dưới bên phải, sau đó kéo đường kẻ lề trong cửa sổ Preview (Xem trước).