A practical guide to project management / simulation

Pm for everyone

Module 1: Introduction to project management.

- Introduction
- Unit 1: What’s a project ?
- Unit 2: Why do we manage projects ?
- Unit 3: PCTS
- Unit 4: Project life cycle.
- Unit 5: Project management software.
- Récap
- Quiz

Introduction :

Projects are shaping our life,

Stories

Half baked idea

Abraham Lincoln said : if you give me 6 hours to shut down a tree, I will spend the first 4
sharpening the axe

What will you learn ?

 Unit 1 : What’s a project.

Un projet est un ensemble d’activités reliées entre elles, chaque activité a une durée
spécifique et mobilise pour sa réalisation différentes ressources humaines et matérielles,
entrepris dans le but de réaliser un objectif précis (un produit ou un service).

A project is a set of interrelated activities, each activity has a specific duration and mobilizes
for its realization various human and material resources, undertaken with the aim of
achieving a specific objective.

A project is

- Subjecting to constraints: Customer satisfaction supposes that the project was

carried out according to its requirements :
 Time: all the projects involve a starting and a finishing date, the project is
therefore carried out within a specific duration.
 Cost: the budget
 Quality: all the standards put by the

- Uniqueness:

- Uncertainty: the uniqueness : plus le projet est unique plus le degrés d’incertitude
sera élevé, the envirenment

- Irreversibility of decisions: when we launch the project, we can take decisions at the
beginning but we have limited information about it.
At the end of the project, we know what should have been done, but it is now too
late. (personnaliser le schéma de Midler 1993).
Difference between a project and an event:

Example : below are some examples of different projects depending on their …

1- Domestic project : Going on holiday

Going on holiday is an example of a domestic project **dont l’objectif principale est de ….

The project’s characteristics:

- Project’s constraints:
 Time: the starting date corresponds to the arrival day, and the finishing date
corresponds to the departure day, which are defined depending on……… flight
availability.
 Cost: all necessary expenses: plane tickets, hotels, excursions, food, transport,
shopping…
 Quality: the customer’s requirements concerning the hotel’s services,

- Uniqueness: going on holiday is always a unique experience, whether we’re booking

for holidays in an already visited country or a totally different one, the experience is
never the same, in the sense that

- Uncertainty: for example, On August 30th, 2017, a tropical storm formed within
Cape Verde islands, and transformed to the strongest Atlantic basin hurricane ever
recorded (hurricane Irma). The hurricane headed to Saint martin, Dominican
republic, Porto Rico, Cuba, Bahamas, Florida… Where hundreds of thousands of
tourists were enjoying their holidays, so the tourists couldn’t leave and were
emergency evacuated.
That’s an example of a holiday project uncertainty that stems from the environment:
although people know that hurricanes occur so frequently in the Atlantic Ocean,
they aren’t certain of their occurrence during their holiday.

- Irreversibility : considering the previous example,

 2- Event : Coachella festival.

An event and a project

The project’s characteristics:

- Subjecting to constraints:
 Time: the Coachella festival is spread over two, consecutive three-day weekends
in April.
 Cost:
 Quality:

- Uniqueness :

- Uncertainty : the uniqueness, the environment

- Irreversibility :
 3- Construction projects : Empire state building

The project’s characteristics:

- Subjecting to constraints:
 Time: from March 17th, 1930 - May 1st, 1931, this means a duration of 1 year
and 45 days.
 Cost:
 Quality:

- Uniqueness :
- Uncertainty : the uniqueness, the environment
- Irreversibility :
Unit : why do we manage projects.

Art, science

Project management examples: china hospital, linear project express..,

Examples : results : big and small projects

Chapter 2:
Unit: Project life cycle.

1- What’s a project life cycle ?

Chaque projet passe pour sa réalisation par différentes phases, la séquence de ces phases
constitue le chemin logique qu’il doit suivre du début à la fin: il s’agit du cycle de vie du
projet.

Le cycle de vie est le premier niveau de planification, il permet de :

- Structurer la durée de vie du projet.

- Scinder le projet en plusieurs étapes qui regroupent les différentes activités
permettant d’accomplir les objectifs du projet.
- Garder le projet sur la bonne voie.
- Visualiser les rencontres entre le sponsor et l’équipe du projet.
- S’assurer de la satisfaction du client à travers les livrables produits après chaque
étape.

Bien que chaque projet est unique, le cycle de vie

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 2- Les différentes phases du cycle de vie d’un projet standard :

- Initiation phase :

Le problème, l’idée ou le besoin sera bien défini

S’assurer de la pertinence de sa réalisation

Description détaillée du projet,

Analyse de la rentabilité du projet

Objectifs, Livrables, contraintes, parties prenantes

C’est durant cette phase que l’on décide si on lance le projet ou non en étudiant sa
faisabilité

Si un projet est mal défini depuis le début,

(chances are..)

Exemple d’un projet qui a été abandonné depuis la première phase

- Planification phase :

Exemple d’une bonne planification de projet

- Execution phase :
- Closing phase :
Unit 5 : Project management sofwares.

Module 1: projects scheduling

Utiliser outil de planification pour faire des captures d’écran des exemples

- Introduction
- Unit 1: Project scheduling
- Unit 2: Work breakdown structure
- Unit 3: Tasks duration estimating
- Unit 4: Task dependencies and critical path
- Unit 5: Gantt chart (resources affectation
- Software simulation
- Quiz.

Introduction:

La planification

Henry gantt

Les logiciels
Unit 1: project scheduling

Difference between scheduling and planning

Role

Types of schedules:

Gantt: le diagramme Gantt (ou diagramme à barre) est le planning le plus utilisé pour la
planification des projets,

il permet de visualiser en un seul coup d’œil plusieurs informations sur le projet :

- La date de début et de fin de chaque tâche.

- La durée des différentes tâches.
- Les dépendances entre les tâches.
- Les ressources affectées à chaque tâche.
- La durée totale du projet.
- Les tâches critique (tâches qui ne doivent pas être réalisées en retard).
- L’état d’avancement des différentes tâches.

Le diagramme Gantt est composé de :

- Une colonne verticale à gauche dans laquelle sont énumérée toutes les tâches
du projet.
- Une ligne horizontale en haut qui représente les unités de temps adaptées
(année, mois, jours, …).
- Les différentes tâches qui sont positionnées dans le diagramme selon leur date
de début et de fin.

Schéma diagramme gantt type

C’est ce type de planning que nous allons détailler dans le cadre de ce cours.

Network diagram
Linear planning (time-location planning) :

Certains projets de construction, par exemple les projets d’infrastructure linéaire

(autoroutes, lignes ferroviaires, viaducs, métros….), ou encore les gratte-ciels, sont
composés de tâches qui s’inscrivent non seulement dans le temps mais également dans
l’espace, leur planification nécessite donc une dimension spatiale en plus de la dimension
temporelle, cette planification s’appelle « la planification spatio-temporelle ».

Le planning spatio-temporel

- Les dates de début et de fin de chaque tâche avec la durée

- J
- L
- M
-

Le planning spatio-temporel est composé de :

- Une colonne verticale à gauche qui représente l’échelle de temps.

- Une ligne horizontale en haut qui représente
- Les différentes tâches
- Une légende :
Unit 2: Work breakdown structure

Managing a project, more often than not, is a fairly complex endeavor. For that reason, an array of
methodologies and techniques have been developed to facilitate taming the chaos that comes along.
Creating a Work Breakdown Structure (WBS) is at the foundation of it all. What it means, as the name
suggests, is simply to break the structure of work that needs to be done from the most overarching
objective down to the smallest chunk of deliverables. Deliverables do not mean specific tasks and
activities that are involved, it’s what the customer or stakeholder will get once the project is complete.
Best practice, however, suggests not to go beyond 3-4 levels down. The value of breaking it down,
besides getting a clearer picture of tasks, may not be obvious at first, which is why I want to bring up 5
major benefits of creating a WBS.
But first, let’s come up with an imaginary project to use as a demonstration. Let’s say I want to start a
business selling some product online. This is no piece of cake, so I am going to break it all down into
smaller bites to get more manageable components.

WBS techniques:

Deliverables do not mean specific tasks and activities that are involved, it’s what the customer
or stakeholder will get once the project is complete. Best practice, however, suggests not to go beyond
3-4 levels down.

Calculation

Types of WBS:

Benefits of WBS:

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Unit 3 : Tasks duration estimating.

Intro :

1- Task types in Gantt chart :

There are three different types of tasks in gantt chart:

Regular tasks: regular tasks, or activities sont un ensemble de sous activités ayant chacune
une date de début et une date de fin, qui doivent être exécutés pour compléter le projet,
chaque WBS package est divisé en plusieurs activités et un numéro d’identité est associé à
chaque tâche suivant le système de numération utilisé dans le WBS.

Dans un diagramme Gantt, les tâches sont représentées par des barres horizontales dont la
longueur est définie selon la durée de la tâche en question.

Schéma comportant une tâche associée à une date, numérotée, appartenant à un

WBS package

Jalon: en gestion de projet, les jalons sont considérés comme des évènements ou des dates
clé dans le projet qui permettent de marquer les objectifs intermédiaires du projet. Les
jalons sont pour le manager de projet ce que sont les bornes routières pour un conducteur
qui prend la route.

Un jalon peut être : le début ou la fin du projet ou d’une étape importante du projet, un
livrable, an achievement,…… , par exemple : la fin du bétonnage de la dalle dans un projet
de construction,

Dans un diagramme Gantt, un jalon est :

- Représenté par un losange.

- Lié à une date.
- Précédé ou suivi par des tâches.
- Sa durée est nulle.
Hammock : or summary activity , sont des activités qui regroupent plusieurs sous-activités
du même lot de travail. La date de début de la tâche récapitulative est la date de début de la
première tâche, sa date de fin est la date de fin de la dernière tâche :

Capture

Hammocks permettent de présenter le planning de deux manières :

- Une détaillée en faisant ressortir toutes les tâches appartenant à chaque tâche
récapitulative, cette présentation convient aux chefs de projet, et à tous les
intervenants qui effectuent le travail.

Capture

- Une moins détaillée en présentant que les tâches récapitulatives, cette

présentation convient aux cadres supérieurs.

Capture
 2- Duration estimating :

 Analogous Estimating

 Parametric Estimating

 Expert Judgment

 Three-point Estimating

 Group Decision Making

 Reserve Analysis

Syndrome de l’étudiant , parkinson…

Ressources : calcul durée, logiciel, automatisation

Unit 3: Task dependencies and critical path in Gantt chart.

3- Task dependencies :

What’s task dependencies

Une tâche qui précède une tâche A est appelée prédécesseur, une tâche qui la succède est
appelée successeur :

Schéma de 3 tâches

Les dépendances sont l’ensemble des relations entre les différentes tâches qui déterminent
l’ordre logique dans lequel elles seront exécutées. Chaque tâche peut avoir plusieurs tâches
prédécesseurs ou plusieurs tâches successeurs.

Explain each case with an example for each case , schema(2)

En gestion de projets, il existe quatre types de dépendances :

1- Finish to start :

C’est la relation la plus commune,

Schéma : relation FS sur la flèche

2- Start to start :
3- Finish to finish :
4- Start to finish :
 4- Chemin critique : marge, chevauchemen, tâche critique

How to insert task dependencies in a software

Scheduling Software
Although spreadsheets can be used to build a professional, resource levelled schedule, a good project management software

package makes the process much quicker. Project management software is highly dependent on the industry in which its being used,

which makes sense due to the special attention that can be given to important features. But Microsoft Project is something of a

standard in the project management industry, in the absence of anything else. Primavera P6 is popular in construction, and online

project management suites are popular within Information Technology.

It is essential to determine what features the software has. It is not a safe assumption that all project management software contains

all the features of professional project scheduling, like dependencies, floats, and critical paths. In particular, most online web-based

alternatives are relatively primitive in their scheduling capabilities. If that’s all you need, then great, but if you are doing more

sophisticated scheduling then consider Microsoft Project or an industry specific package.

Let’s apply this in our case study (table) (1) with photo

Introduction

Chapter 1 :

Chapter 2 :

Chapter 3 :

Chapter 4 :

Chapter 5 :

Chapter 6 :