1

APLIKASI
PROTOKOL
DALAM PENGENDALIAN
MAJLIS RASMI DI SEKOLAH
DISAMPAIKAN OLEH :
ALIAS BIN YOOP
PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH
PPD KLANG

1.

DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian,

perjumpaan yang diadakan di
sekolah atau pejabat dengan
diperakukan oleh kerajaan, jabatan
atau organisasi. Ia dijalankan dengan
dengan lancar, elok, bersih dan
tersusun dari segi tugas, susun atur,
program, pertuturan, pakaian dan
sebagainya.
2

DEFINISI PROTOKOL
Berasal daripada bahasa Yunani yang
menggabungkan dua kata dasar protos yang
bermaksud yang pertama dan koll bererti
pelekat. Ini bermakna protokol itu pada
asalnya membawa makna pelekat yang
pertama atau tanda taraf atau status.
Secara ringkasnya, protokol
berkaitan
dengan peraturan dalam penganugerahan
darjah kebesaran, susunan keutamaan,
panggilan hormat, jemputan, tempat duduk
dan sebagainya.
3

DEFINISI ETIKET
Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;
a. Peraturan pergaulan / budi bahasa
b. Hukum-hukum adab tertib
c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial
d. Kesopanan dan bertimbang rasa
e. Peraturan / cara melakukan sesuatu
Kesimpulannya,
etiket
ialah
peraturanperaturan yang berkaitan dengan citarasa,
kesesuaian,
adab
tertib,
penampilan,
kesopanan dan sebagainya semasa menghadiri
sebarang majlis sama ada majlis rasmi atau
majlis tidak rasmi.

PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL

PERINGKAT SEKOLAH
Ahli-Ahli Jawatankuasa :

Guru Panitia Agama Islam

Guru Panitia Bahasa Melayu
Guru Panitia Bahasa Inggeris
Penyelaras Badan Beruniform
Penyelaras Sukan Dan Permainan
Penyelaras Kelab Dan Persatuan
Juruacara Rasmi Sekolah
Pengurus Pentas/Guru Kemahiran
Hidup.
5

MAJLIS RASMI
DAN FORMAL

Contoh :
Perhimpunan Pagi
Perhimpunan Mingguan
Hari Ucapan dan Anugerah

Kecemerlangan Sekolah
Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah
Pameran Kerjaya
Kursus Kepimpinan Ketua Pelajar
7

Contoh Aturcara Majlis Perhimpunan Pagi

0730 pagi
0735 pagi
0740 pagi

(Pengetua)
0830 pagi
0835 pagi
-

Para pelajar berada di tapak

perhimpunan
Para guru mengambil tempat
Para Pentadbir mengambil tempat
Ketibaan Tamu Kehormat
Nyanyian Lagu Negaraku
Nyanyian Lagu Negeri Selangor
Nyanyian Lagu Sekolah
Doa
Ucapan Guru / Pentadbir
Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)
Penyampaian Hadiah dan Sijil
Persembahan
Tetamu meninggalkan majlis
Majlis bersurai
8

MAJLIS TIDAK RASMI

DAN FORMAL

Contoh :
Mesyuarat Agung PIBG
Pelancaran Kempen Menabung di
Maybank

10

MAJLIS RASMI
DAN TIDAK FORMAL

11

Contoh :
Jamuan Hari Guru
Hari Kantin

12

MAJLIS TIDAK RASMI

DAN
TIDAK FORMAL

13

Contoh :
Majlis oleh pihak swasta atau NGO
- Sambutan Hari Keluarga
- Persembahan Aneka Ragam

14

PEKELILING MAJLIS RASMI

Majlis-majlis rasmi di sekolah

ialah Hari Ucapan dan
Penyampaian Hadiah, Hari
Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan
dan Hari Perasmian Sekolah.

KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT

SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT
Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah
15

1.

MENGUNDANG ORANG KENAMAAN

Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin

mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan
ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja
dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan
daripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk
upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia
ada.
Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai
tinggi kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui
Pengarah Pelajaran Negeri.

SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991

Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke
16
Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan

2.

PENYAMPAIAN UCAPAN

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i.
Pengetua / Guru Besar
ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
iii. Tamu Kehormat / VIP
Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena Hari
Keputeraan Sahaja], penyampaian ucapan seperti berikut
:
i. Pengetua / Guru Besar
ii. Wakil Kementerian Pelajaran
iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989

Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah

17

ATUR CARA MAJLIS

Atur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis
dari mula hingga akhir.
Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah
malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam.
Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari
Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari
dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah
tidak lebih awal daripada 2.30 petang.
Cara membuat aturcara majlis ialah dengan
menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.
Selepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari
waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum
itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap
acara.
18

Contoh Aturcara Majlis

0730
0740
0800

pagi
pagi
pagi

Tamu

1030 pagi
1120 pagi
1200 t/hari -

Para peserta mengambil tempat

Para tetamu mengambil tempat
Ketibaan Tamu Kehormat
Perarakan masuk Tamu Kehormat
Nyanyian Lagu Negaraku
Doa
Ucapan Pengerusi Jawatankuasa
Pengelola
Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)
Penyampaian Hadiah dan Sijil
Penyampaian Cenderamata kepada
Kehormat
Persembahan
Tetamu meninggalkan majlis
Jamuan Ringan
Majlis bersurai
19

PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH

a. Petikan Surat Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985
( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai
dan
Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )
Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan
lain-lain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah
sentiasa menjadi tumpuan pemerhatian pelajar-pelajar
dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah /
maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas
pendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak
dan nilai hidup yang baik. Untuk mencapai matlamat
ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaran
sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai
apabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab
/ pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian
yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan dan
bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawaipegawai dan kakitangan
perkhidmatan pendidikan
adalah penting. Pakaian seumpama ini adalah
melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan.
20

PAKAIAN
PENDAHULUAN
Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang
dapat memperlihatkan personaliti dan
penampilan imej
keperibadian seseorang.
Pakaian seseorang dapat mencerminkan;
a.
Kedudukan ekonomi
b.
Tahap pendidikan
c.
Tahap kedudukan sosial
d.
Kerjaya
e.
Moral / tahap boleh dipercayai
f.
Imej diri
g.
Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan
Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari
segi :
fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan
bentuk badan.

21

JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI

a.

Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)

b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)
c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)
d.

Lounge Suit

e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)

f. Pakaian kerja (bertugas)
g. Batik lengan panjang

22

KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk

kepada tahap atau taraf majlis tersebut.
Tahap atau kategori majlis adalah seperti
berikut :
Majlis penuh istiadat
Majlis formal
Majlis separa formal
Majlis tidak formal

23

KESESUAIAN PAKAIAN
BAGI LELAKI :

Baju
Baju kemeja yang dicadangkan ialah hendaklah berwarna
putih / cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju
hendaklah dimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak
dilipat.
Seluar
Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang slack,
berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk
disesuaikan dengan warna baju dan tali leher.
Tali Leher
Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher
yang dipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara
manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya
mencecah kepada tali pinggang.

24

BAGI KAUM WANITA

Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan
kepada pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian
yang dipakai hendaklah tidak mencolok mata serta
menutup aurat
Pakaian yang dicadangkan ialah pakaian kebangsaan
atau pakaian kaum
masing-masing dan lain-lain
pakaian yang sesuai.
Kasut sukan, jeans, slack, seluar pendek dan apa-apa
pakaian yang menutup muka atau yang mencolok mata,
tidak boleh dipakai.

25

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA

a.

Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.

b.

Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja

(sepasang / sedondon)

c.
Elakkan memakai pakaian berwarna-warni melebihi
empat
warna
d.

Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang

bersesuaian dan tidak keterlaluan.

e.

Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari

dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam.
Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada
satu masa.

f.

Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk

kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna
pakaian serta majlis yang dihadiri.

26

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut :

MAJLIS

WANITA

LELAKI

(a) Jamuan Makan

Malam Formal

Baju Kurung
Baju Kebaya
Labuh

Baju Kebangsaan
Lounge Suit

(b) Jamuan Makan

Malam Tidak
Formal

Baju Melayu
Moden

Baju Batik Lengan

Panjang

(c) Jamuan Makan

Tengahari
Rasmi

Baju Kebaya
Baju Kurung

Baju
Batik
Panjang
Lounge Suit
Pakaian Kerja

(d) Jamuan Makan

Tengahari
Tidak Rasmi

Baju Melayu
Moden

Baju Batik Lengan

Panjang

Lengan

27

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan
dalam lima bentuk, iaitu :
Ringkasan senarai,
Senarai nama,
Senarai mengikut keutamaan,
Senarai jawapan kehadiran,
Senarai hadir.

28

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan

menyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jika
dalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, maka
nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebut
hendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain
yang lengkap, seperti:
(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran
yang disandang
(jika ada PJK, PPN, AMN, SMS dsb),
(b) Nama isteri,
(c) Jawatan atau pangkat,
(d) Alamat pejabat lengkap,
(e) Nombor telefon pejabat,
(f ) Alamat rumah lengkap,
(g) Nombor telefon rumah,
(h) Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.
29

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan

Keutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Nama
disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini
hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan
Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi
yang berkenaan. Semasa menyediakan senarai ini,
memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan
ditulis, misalnya :
Dato Abdul Ghafar Bin Mahmud (KPPM),
Tuan Abdullah Bin Mad Yunus (Pengarah Pelajaran Negeri),
Hajah Kamariah Binti Salim
(Pegawai Pelajaran Daerah).
30

1
2
3

31

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:
6.6.1
Nama majlis,
6.6.2
Pihak penganjur,
6.6.3
Logo agensi,
6.6.4
Tempat majlis,
6.6.5
Ruang nama jemputan,
6.6.6
Tarikh majlis diadakan,
6.6.7
Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,
6.6.8
Masa ketibaan tetamu,
6.6.9
Panduan pakaian,
6.6.10
Nama dan nombor telefon rujukan,
6.6.11
Atur cara majlis,
6.6.12
Pelan ke tempat majlis,
6.6.13
Kad jawapan (mengikut keperluan),
6.6.14
Pelekat kereta (jika perlu)
32

SENARAI JAWATANKUASA
PENGELOLA
PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tamu Kehormat)
PENGERUSI
: Pengetua / Guru Besar Sekolah
Berkenaan
TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan
NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG
SETIAUSAHA
: Guru yang dilantik dalam
mesyuarat
BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk

33

AHLI JAWATANKUASA

AJK
AJK
AJK
AJK
AJK
AJK

Jemputan
Disiplin
Peralatan
Pameran
Persembahan
Buku Atur Cara

* AJK Keceriaan & Kebersihan

* AJK Seranta
* AJK Santapan / Jamuan
* AJK Persiapan Pentas
* AJK Persiapan Dewan
* AJK Persiapan Tempat
Jamuan
AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat
AJK Persiapan Khemah
* AJK Kecemasan
AJK Hadiah & Cenderamata
* AJK Siaraya
AJK Majlis Perasmian
* AJK Sambutan
AJK Protokol
* AJK Plaque Perasmian
AJK Fotografi & Rakaman
* AJK Laluan DiRaja / MB /
Menteri
AJK Penyediaan Teks Ucapan,
* Pengacara Majlis
Teks Doa & Teks Pengacara Majlis
* Pembaca Doa
34

SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil

Jabatan

Bahan / Peralatan

1.

JKR

Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air

Cooler, Air Pancut, Kipas.

2.

Bomba

Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3.

TNB

Menyediakan generator / keselamatan letrik

4.

Polis

Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5.

Majlis Daerah

Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP,

Kipas

6.

Pejabat DYMM

Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan

Jamuan

7.

Bahagian Majlis
SUK

Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8.

Penerangan

Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media,

Pengacara

9.

Tentera

Latihan Perbarisan

10.

Pejabat Kesihatan

Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11.

Pejabat Agama

Pembaca Doa, Teks Doa

12.

JPN / PPD

Penyelenggaraan, Khidmat Bantu

Catatan

35

PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS

P.Jaga

P1

P3

P2

KANTIN

P8
P4

P8

TAPAK PERASMIAN
BILIK DARJAH

BILIK DARJAH

P6
P7

MAKMAL SAINS

P5
MAKMAL
KOMPUTER

PADANG
PERMAINAN

BILIK DARJAH
36

PELAN LAKAR PENTAS

Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG
PENTAS

BARISAN BENDERA

BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

MEJA

RUANG BERI
HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

37

PERSIAPAN DEWAN
Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja,
iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamu
di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan
bunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas
angin, lampu dan siar raya);
Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan
muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu),
rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas,
hiasan bunga atau pokok hidup).
Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan
perasmi yang berucap.
Kedudukan tetamu khas
Kedudukan juruacara
Dulang, troli hadiah dan alas
Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).

38

5. SUSUNAN KEUTAMAAN
TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN
Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun
mengikut kedudukan kekananan di antara pelbagai
golongan
masyarakat
termasuk
ketua
negara,
pemimpin, pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang
awam.
BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN
a. Susunan tempat duduk
b. Susunan atur cara
c. Susunan bendera
d. Tertib ketibaan dan kepulangan
e. Penyampaian ucapan
39

KEDUDUKAN PENANDA DI LANTAI

PENTAS

PENERIMA

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

Menggambarkan taraf, susunan keutamaan,
kekananan serta pentingnya seseorang itu
dalam majlis yang berkenaan.
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK
DI ATAS PENTAS
Tetamu yang paling hampir sekali dengan
tetamu kehormat adalah tetamu yang terkanan
sekali. Kekananan bermula dari sebelah kanan
tetamu kehormat.

41

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk
1

b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk

3

42

c.

Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk

2

d.

Susunan Bagi Lima Tempat Duduk

4

43

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu

Kehormat Bersama Isteri

5
(S)

3
(S)

(S)

(I)

(I)

6
(I)

44

SUSUNAN BENDERA
Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah
mengikut keutamaan negeri-negeri. Susunan
keutamaan negeri pula mengikut susunan
keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan
Tuan
Yang Terutama Yang
Pertuan Negeri.
1. Malaysia
10.Di
Terengganu
Pada
masa ini, susunan keutamaan bendera2. Kedah
11. Sarawak
bendera
adalah seperti berikut ;
3. Pahang
12. Pulau Pinang
4. Perak
13. Melaka
5. Perlis
14. Sabah
6. Selangor
15. W/P Kuala
7. Negeri
Lumpur /
Sembilan
Labuan / Putrajaya
8. Johor
45
16. Sekolah /Agensi
9. Kelantan

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS

( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)

1.
2.
3.
4.
5.

Malaysia
Kedah
Pahang
Perak
Perlis

10

11

12

13

14

15

6. Selangor
11. Sarawak
7. N/Sembilan 12. Pulau Pinang
8. Johor
13. Melaka
9. Kelantan
14. Sabah
10.Terengganu
15. Wilayah Persekutuan
(KL / Labuan / Putrajaya)

46

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS

( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

2
15

1.
2.
3.
4.
5.

Malaysia
SELANGOR
Kedah
Pahang
Perak

10

11

12

13

14

6.Terengganu 11. Melaka

7. Perlis
12. Sabah
8. N / Sembilan
13. Sarawak
9. Johor
14. P. Pinang
10.Kelantan
15. W / Persekutuan
47

6.

PENGIBARAN BENDERA
PENGIBARAN DUA BENDERA

Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan

diikuti bendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia

Bendera
Malaysia

Bendera
Negeri

48

PENGIBARAN TIGA BENDERA

Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di
tengah-tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera
negeri berasa di sebelah kanan bendera Malaysia dan
bendera agensi di sebelah kiri bendera Malaysia.

Bendera Negeri

Bendera
Malaysia

Bendera Agensi/Sekolah

49

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA

( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR )

15

13

11

10

12

1.

Malaysia

6. Perlis

11. Sarawak

2.

SELANGOR

7. Negeri Sembilan

12. P. Pinang

3.

Kedah

8. Johor

13. Melaka

4.

Pahang

9. Kelantan

14. Sabah

5.

Perak

10. Terengganu

15. Wilayah
Persekutuan

14

50

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI

TENGAH (PROGRAM DI NEGERI SELANGOR)

14

12

10

11

13

15

1.

Malaysia

6. Perlis

11.

Melaka

2.

SELANGOR

7. Terengganu

12.

Sabah

3.

Kedah

8. Negeri Sembilan

13.

Sarawak

4.

Pahang

9. Johor

14.

Pulau Pinang

5.

Perak

10. Kelantan

15. W/Persekutuan

51

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI

Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan
pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.
6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM
Raja Permaisuri Agong

DYMM
DYMM
Yang DiPertuan Raja Permaisuri
Agong
Agong

Gambar DYMM dan Pemerintah Negeri

3

Perdana
Menteri

DYMM Yang
DiPertuan Agong

DYMM Raja
Permaisuri Agong

Sultan
Negeri

Sultanah
Negeri

Menteri
Besar

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI

Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan
pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.
6.10.1 Susunan gambar di Negeri Selangor
1

Perdana
Menteri

DYMM
Yang Dipertuan
Agong

DYMM
Raja Permaisuri
Agong

DYMM Sultan
Selangor

Gambar Pegawai Kanan

TIMB.
PENGARAH

PENGARAH

PPD

Timb.
Perdana Menteri

RUJUKAN KEHORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu
kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis.
Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah;
Bil.

Jawatan

pasangan

Panggilan hormat
untuk penyandang

Panggilan hormat
untuk

1.

YDP Agong

Seri Paduka Baginda

2.

Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda

3.

Perdana Menteri Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

4.

TPM

Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

5.

Menteri /TM
S/U Parlimen

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

6.

Yang Di Pertua
DN \ DR

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

54

7.

Timbalan YDP
DN / DR

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

8.

Ahli Parlimen

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

9.

Tun & Toh Puan

Yang Amat Berbahagia

10.

Tan Sri & Puan Sri

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

11.

Datuk/Dato/Datin

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

12.

Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif

Yang Amat Berbahagia

13.

Hakim Besar
Malaya / Borneo

Yang Arif

Yang Berbahagia

14.

Hakim Mahkamah
Agong/Tinggi

Yang Arif

Yang Berbahagia

15.

Ketua Setiausaha
Negara

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

16.

Panglima Angkatan Yang Amat Setia

Tentera

Yang Amat Berbahagia

Yang Amat Berbahagia

55

17.

Ketua Polis Negara

Ketua Turus Tentera

18.

Pegawai Polis / Tentera

19.

KSU

20.

Speaker Dewan
Undangan Negeri

Yang Berhormat

21.

Menteri Besar/
Berbahagia
Ketua Menteri

Yang Amat Berhormat

22.

Ahli Dewan
Yang Berhormat
Undangan Negeri

23.

SUK /PU/PKN

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

24.

Ketua Jabatan

Yang Berusaha

Yang Berbahagia

25.

Raja / Tengku

Yang Mulia

26.

Profesor / Doktor

Yang Berbahagia

27.

Mufti

28.

Kadi / Ulama

Yang Amat Setia

Yang Amat Berbahagia

Yang Setia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Sahibus Samahah

Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat

Yang Berbahagia

Yang Mulia
Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Sahibul Fadhilah

Yang Berbahagia
56

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK

a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar
b. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan
jelas
sebutannya / tidak pelat. Kelajuan
penyebutannya
sederhana
d. Cergas dan cepat dalam pergerakannya
e. Tidak gugup / gagap dalam percakapannya
f.
Tidak mempunyai darah gemuruh
g. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi
h. Tahu menggunakan budibicara
i.
Sentiasa bersifat sabar
j.
Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong
h. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat
istiadat
dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

57

CONTOH TEKS JURUACARA

Nama Majlis
Tempat
Tarikh
Hari

:
:
:
:

Perhimpunan Kebangsaan Guru 1Malaysia

Dewan Besar,SMK Tinggi Klang
26 Jun 2011
Khamis

Cue (0830)
Semua hadirin mengambil tempat.
Pengumuman (ANN).
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula
sebentar lagi.
Cue (0835)
Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.
Pengumuman (ANN).
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia,
diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah
Pelajaran Selangor.
Cue (0840)
Nyanyian Lagu Negaraku - Setelah Tetamu Kehormat duduk, semua
hadirin duduk.
58

Pengumuman (ANN).
YAB Tan Sri Muhyidin b. Haji Mohd Yasin
Timb. Perdana Menteri, Malaysia
merangkap Menteri Pelajaran Malaysia,
Yang Berbahagia, Tuan Haji Mahmod Bin Karim,
Timbalan Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Selangor,
Ketua-Ketua Sektor, Jabatan Pelajaran Selangor,
Pegawai-Pegawai Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah,
Seluruh Negeri Selangor,
Para Pengetua, Para Guru Besar, guru-guru dan
para tetamu yang dihormati sekalian.
Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat dan
hidayahNya, maka dapat kita hadir dalam Majlis Perhimpunan
Guru
1Malaysia yang berlangsung di SMK Tinggi Klang.
Bagi memberkati majlis, dijemput Al-Fadhil Ustaz Fadhil Bin Fadli
untuk memimpin bacaan doa.
Dipersilakan.
59

BUKU ATUR CARA

Buku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting
bagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan
baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam
buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan
diluluskan oleh pengerusi pengelola.
Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti
majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran
kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang
dirasmikan oleh orang kenamaan.
Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman
yang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan

60

Kandungan Buku Atur Cara :

Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola,
Pengerusi Pelaksana);
Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana
dan Ahli Jawatankuasa Kecil);
Senarai peserta;
Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;
Penghargaan;
Iklan (jika ada).

61

AHLI JAWATANKUASA INDUK

-

AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA

AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA
AHLI JAWATANKUASA KECIL

62

MASALAH YANG DIHADAPI

Bil.

Jenis

Masalah

Cadang
Penyelesaian

Tindakan

1.

Ruang Perasmian/
Tapak Perhimpunan

Ruang Sempit dan Air

Bertakung

Diluaskan serta
diturap semula

JKR / JPN

2.

Laluan Masuk Ke
Sekolah

Keadaan Becak dan

berlopak

Diturap semula

JKR / JPN

3.

Kawasan
Perparitan
Hadapan Sekolah

Semak dan tersumbat

Dibersihkan

Majlis
Daerah

4.

Pagar Sekolah

Tapak Pagar Jerlus dan

tiada berpagar

Digantikan dengan
yang baru

JPN / PPD

5.

Penutup Longkang

Pecah dan
Membahayakan

Digantikan dengan
yang baru

JPN / PPD

6.

Bilik Rehat DiRaja

Tiada

Pengubahsuaian bilik
darjah yang ada

JKR / JPN

7.

Pondok Pengawal

Sudah Daif

Dibaiki dan dicat

semula

JPN / PPD

8.

Tekanan Air

Sangat Rendah Kerana

Paip yang ada sudah
uzur

Gantian paip baru

JPN / JBA

9.

Tandas

Rosak dan Tersumbat

Dibaiki

JPN / PPD

63

JADUAL KERJA
TARIKH

PERKARA

TINDAKAN

31.1.2010

Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian

oleh DYMM Sultan Selangor

Pejabat SUK / JPN

2.2.2010

Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah

Pengetua

10.2.2010

Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas

Pengetua

17.2.2010

Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas

Cadangan

Pengetua

29.2.2010

Mesyuarat JK Induk 1

JPN / PPD

Minggu 1 Mac
2010

Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan

gambar, t.tangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD,
Pegawai Daerah, PIBG dll

Pengetua

30.2.2010

Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM,

DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai
Daerah, OBD, PPD dll

JPN / PPD

8.3.2010

Mesyuarat JK Pengelola 2

Pengetua

18.4.2010

Mesyuarat JK Induk 2

JPN / PPD

23 & 25 .4. 2010

Raptai

JPN / PPD

29.4.2010

Majlis sebenar berjalan

Semua Yang Terlibat

3.5.2010

Menghantar Surat Penghargaan

Pengetua

10.5.2010

Mesyuarat Penutup

64
JPN / PPD / Pengetua

CONTOH UPACARA SAMBUTAN

4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN
a.
b.

Penyambut Tetamu Utama

Sambutan

* Pembuka pintu kereta

* Penyemat rozet
* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)
* Penyampai bunga ( -sda- )
* Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung,
kompang, silat dll
* Perbarisan jika ada
* Pentas menerima tabik hormat
* Barisan guru, kakitangan dan PIBG
* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)
* Pancaragam (ikut keperluan)
* Koir
* Menandatangani buku pelawat
( tempat / peralatan / buku pelawat )

65

PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN

Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci
dengan tujuan:
Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;
Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat
dalam majlis tersebut;
Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas- lunas
protokol yang diterima;
Untuk mengawal masa;
Untuk menjadi panduan masa akan datang;
Sebagai rekod.
Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut :
Masa;
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;

Pegawai yang bertanggungjawab.

Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis
panduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh
seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran,
senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacara
mengendalikan majlis dengan lancar.
66

ATURCARA PENTADBIRAN
Pergerakan/Masa

Acara

Tatacara

P1
(10,00 pg )

Keberangkatan tiba DYMM

Semua jemputan telah berada di tempat
di pintu hadapan sekolah
masing-masing.

P2
(10.02 pg)
OBJ)

DYMM Sultan dan Permaisuri

turun dari kenderaan di Raja

Disambut oleh dif-dif kehormat

(Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO,

P3
(10.05 pg)
Pahar

Rombongan DYMM berdua

di arak ke pentas di Raja

Diiringi oleh pancaragam sekolah..,

Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga

dan mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak

pentas di Raja
* Persembahan murid
* Ucapan Aluan Pengetua
* Ucapan Menteri Pendidikan
* Titah Ucapan Perasmian
P4
(11.15 pg)

Upacara Perasmian

P5 ( 11.30pg)

Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P6 (12.00tgh)

Lawatan ke Makmal Sains

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P7 (12.30tgh)

Jamuan Tengahari

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P8 (1.15tgh)
& Warga Sekolah

* Rombongan DYMM ke tempat Plaque

* DYMM membuka tirai plaque
* Bacaan Doa

Bergambar & Bersurai

* Rombongan DYMM
67

PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam
majlis:
Maklumat
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat
keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan
keraian tersebut diadakan.
Atur Cara Keraian yang Berkenaan
Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian
yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi
tetamu sampai dan balik.

68

Susunan Tempat Duduk

Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya
supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang
berkenaan.

Kawasan yang Diperuntukkan

Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang
diperuntukkan baginya.

Tempat-tempat Penting
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti
bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.

Senarai Tetamu yang Dijemput

Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu
yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

Senarai Tamu Khas

Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan
disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci.

69

Pakaian Penyambut Tetamu

Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang
sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang
dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan
adalah tidak sesuai.
Cara Menyambut Tetamu
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan
buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk secara
hormat.
Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah
mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak
dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan
cara hormat.
70

Ketibaan Penyambut Tetamu

Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada
masa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklah
melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil
senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk
tetamu kehormat yang di bawah kawalannya.

Pertanyaan dan Teguran

Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan.
Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secara
terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar
dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut
tetamu sendiri kurang pasti.

Kesulitan
Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk
kepada pegawai bertugas.

Mudah Senyum
Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.
71

SAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewan
b. Pengiring ke pentas utama
c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas
d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat
e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas
f. Persiapan di atas pentas;
` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi,
tarikh,
masa dan tempat diadakan)
` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja
` Alas kerusi dan meja
` Gelas, air mineral dan penutup gelas
` Taging kerusi utama
` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas
` Susunan bendera negeri (jika ada)
` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas
` Hiasan pentas (bunga, lampu dll)
` Karpet

72

TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN

a.

Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk

menggembirakan tetamu.

b.

Peraturan-peraturan yang perlu diketahui;

~
~
~
~
~
~
~

tatatertib pergaulan
cara duduk dan berdiri
bersopan santun dan berbudi bahasa
saat ketibaan
tertib di meja makan
tertib semasa makan
tertib semasa meninggalkan majlis

73

CARA MAKAN
CARA MAKAN BERDIRI
a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.
b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan
sudu di
tangan kanan.
c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi
semasa
menyuap makanan.
d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.
e. Kurangkan pergerakan semasa makan.
f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau
tuan
rumah.

74

CARA MAKAN DUDUK

a. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 15 minit
sebelum
majlis bermula.
b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.
c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku
di atas
meja.
d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan
lauk
sekiranya makan dengan tangan.
e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri
anda.
f.
Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu
yang
seemeja anda sudah berhenti makan.
g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan
rumah
sebelum pulang.

75

LARANGAN DI TEMPAT MAKAN

a. Bercakap-cakap semasa makan.
b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.
C. Memilih-milih makanan
d. Menumpahkan makanan
e. Melaga-lagakan sudu
f.
Menerpa ke makanan yang baru dihidang
g. Menolak terus makanan yang dihidangkan
h. Menghisap rokok
i.
Meluahkan makanan dari dalam mulut
j.
Meninggalkan banyak baki makanan di dalam
pinggan
k. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil
gigi.
76

PENGACARAAN MAJLIS RASMI

PENDAHULUAN
a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi.
b. Dikenali sebagai juruacara atau master of
ceremonies (MC)

PERANAN PENGACARA MAJLIS

a. Mengawal Majlis
b. Membuat Pengumuman
c. Memberi Panduan

77

KESIMPULAN
Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait
rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan
dan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga
cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan,
perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaan
berjalan lancar dan teratur.
Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi
sesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas
mengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan
dijalankan dengan penuh kesopanan.
Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan
kepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia
dapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu.
Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan
panduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalam
merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.
Disediakan oleh,
ALIAS BIN YOOP,
PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH.
PPD KLANG.
78

Sekian,
Terima kasih.

79