Bab 5:

Pengurusan Masa Projek

Copyright Course Technology 2001 1

 Al-'Asr

[1]
Demi Masa!
[2]
Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian -
[3]
Kecuali orang-orang yang beriman dan beramal
soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan
kebenaran serta berpesan-pesan dengan
kesabaran.

Copyright Course Technology 2001 2

 By (the Token of) Time (through the ages),
Verily Man is in loss,
Except such as have Faith, and do righteous
deeds, and (join together) in the mutual
teaching of Truth, and of Patience and
Constancy.

Copyright Course Technology 2001 3

 Kepentingan Jadual Projek
• Pengurus sering mengatakan menyiapkan projek
mengikut masa sebagai cabaran terbesar utk mereka
• Laporan CHAOS 1995 menunjukkan peratus lebih
masa sebanyak 222%; ini dikurangkan kpd 63%
dalam kajian 2001
• Masa mempunyai kebolehlenturan terkecil, ia tetap
berlalu
• Isu jadual adalah sebab utama konflik dalam projek,
khasnya dalam bahagian terakhir projek

Copyright Course Technology 2001 4

 Rajah 5-1. Konflik Sepanjang
Hayat Projek
0.40
0.35
Conflict Intensity

0.30
Schedules
0.25 Average
Total Conflict
Priorities
Manpower
0.20 Technical opinions
Procedures
0.15 Cost
Personality conflicts
0.10
0.05
0.00
Project Early Phases Middle Phases End Phases
Formation

Copyright Course Technology 2001 5

 Proses Pengurusan Masa Projek

• Melibatkan proses utk menentukan bahawa

projek ditamatkan mengikut masa. Antara
proses:
– Takrifan aktiviti
– Turutan aktiviti
– Anggaran tempoh aktiviti
– Pembangunan jadual
– Kawalan jadual

Copyright Course Technology 2001 6

 Dari Mana Dtgnya Jadual?
Menakrifkan Aktiviti
• Jadual projek dihasilkan dari dokumen asas
yang memulakan projek
– Piagam projek termasuk tarikh mula dan tamat
projek dan maklumat belanjawan
– Pernyataan skop dan WBS membantu menjelaskan
apa yg akan dilakukan
• Definisi aktiviti melibatkan penghasilan WBS
yg teliti dan menyokong penerangan tentang
semua kerja yg akan dilakukan

Copyright Course Technology 2001 7

 Turutan aktiviti
• Melibatkan ulasan aktiviti dan menentukan
sandaran
– Sandaran mandatori: sifat kerja, logik kasar (hard
logic)
– Sandaran Discretionary: ditakrif oleh kump
projek; logik lembut (soft logic)
– Sandaran luaran: melibatkan hubungan antara
aktiviti projek dan aktiviti lain
• Anda perlu menentukan sandaran sebelum
menggunakan analisa laluan kritikal

Copyright Course Technology 2001 8

 Rajah Rangkaian Projek

• Rajah rangkaian projek adalah teknik yg sering

dipilih untuk menunjukkan turutan aktiviti
• Rajah rangkaian projek adalah paparan tentang
hubungan logikal atau turutan aktiviti projek

Copyright Course Technology 2001 9

Rajah 5-2. Cth Rajah Rangkaian Activity-
on-Arrow (AOA) utk Projek X

Copyright Course Technology 2001 10

 Kaedah Arrow Diagramming
(ADM)
• Juga dipanggil rajah rangkaian projek activity-
on-arrow (AOA)
• Aktiviti diwakilkan dengan anak panah
• Nod atau bulatan adalah titik mula dan akhir
untuk aktiviti
• Hanya menunjukkan sandaran awal ke akhir

Copyright Course Technology 2001 11

 Proses Utk Mencipta Rajah AOA
1. Cari semua aktiviti yang bermula dari nod 1. Kemudian lukiskan nod
akhirnya dan tambahkan anak panah di antaranya. Letakkan nama atau tanda
dan tempoh bagi setiap anak panah.
2. Teruskan melukis rajah rangkaian dari kiri ke kanan. Cari bursts
and merges. Bursts terjadi apabila nod tunggal diikuti dengan
2 atau lebih aktiviti. Manakala merges terjadi apabila satu nod
terjadi apabila 2 atau lebih nod sebelumnya.
3. Teruskan lukis projek rajah rangkaian sehingga semua aktiviti
dirangkumi bergantung kepada sandarannya.
4.Kesimpulannya, semua anak panah mesitlah menunjukkan ke
arah kanan dan tiada anak panah bersilang antara satu sama lain.

Copyright Course Technology 2001 12

 Kaedah Precedence Diagramming
(PDM)
• Aktiviti diwakilkan dengan kotak
• Anak panah menunjukkan hubungan di antara
aktiviti
• Lebih popular dari kaedah ADM dan digunakan
oleh perisian pengurusan projek
• Lebih baik untuk menunjukkan berbagai jenis
sandaran

Copyright Course Technology 2001 13

Rajah 5-3. Jenis Sandaran Kerja

Copyright Course Technology 2001 14

 Rajah 5-4. Cth Rajah Rangkaian Precedence
Diagramming Method (PDM) utk Projek X

Project 98 file
Copyright Course Technology 2001 15
 Anggaran Tempoh Aktiviti
• Selepas menakrifkan aktiviti dan turutan,
langkah seterusnya dalam pengurusan masa
ialah anggaran tempoh
• Tempoh termasuk masa sebenar yg dihabiskan
ke atas aktiviti + sela masa (elapsed time)
• Mereka yang melakukan kerja perlu
membantu menghasilkan anggaran dan pakar
perlu buat ulasan

Copyright Course Technology 2001 16

 Pembangunan jadual
• Pembangunan jadual menggunakan hasil
proses pengurusan masa yang lain untuk
menentukan tarikh mula dan tamat projek dan
aktivitinya
• Matlamat utama untuk mencipta jadual projek
yg realistik yang menyediakan asas untuk
pemantauan projek.
• Alat dan teknik penting ialah carta Gantt
charts, analisa PERT, analisa laluan kritikal
dan rantai penjadualan kritikal.

Copyright Course Technology 2001 17

 Carta Gantt
• Carta Gantt menyediakan format piawai untuk
memaparkan jadual projek dengan
menyenaraikan aktiviti projek dan tarikh mula
dan tamat dalam format kalendar
• Simbol termasuk:
– ‘diamond’ hitam: milestones atau batu tanda yg
mewakili peristiwa penting dalam projek dengan
tempoh 0
– Palang tebal hitam: ringkasan kerja
– Palang horizontal: kerja
– Anak panah : sandaran antara kerja

Copyright Course Technology 2001 18

 Rajah 5-5. Carta Gantt utk Projek X

Project 98 file

Copyright Course Technology 2001 19

 Rajah 5-6. Carta Gantt Utk Projek Pelancaran Perisian

Project 98 file
Copyright Course Technology 2001 20
 Rajah 5-7. Cth Carta Gantt

white diamond: slipped milestone

two bars: planned
Project 98 fileand actual times

Copyright Course Technology 2001 21

 Kaedah Critical Path (CPM)
• CPM ialah teknik analisa rangkaian projek
yang digunakan untuk meramal jumlah
tempoh projek
• Laluan kritikal untuk projek adalah siri aktiviti
yang menentukan masa terawal projek boleh
disiapkan
• Laluan kritikal ialah laluan terpanjang melalui
rajah rangkaian dan mempunyai slack atau
float terkecil

Copyright Course Technology 2001 22

 Mencari Laluan Kritikal

• Bangunkan rajah rangkaian projek yg

baik
• Tambah tempoh utk setiap laluan
melalui rajah rangkaian projek
• Laluan terpanjang adalah laluan
kritikal

Copyright Course Technology 2001 23

 Contoh Penentuan Laluan Kritikal

• Lihat rajah rangkaian projek. Andaikan masa

dalam hari
C=2 4 E=1
A=2 B=5
start 1 2 3 6 finish

D=7 5 F=2

a. Berapa laluan yg ada dalam rajah?

b. Berapa panjang setiap laluan?
c. Mana satu laluan kritikal?
d. Apakah masa terpendek untuk menyiapkan projek?

Copyright Course Technology 2001 24

Rajah 5-8. Penentuan Laluan
Kritikal untuk Projek X

Copyright Course Technology 2001 25

 Laluan Kritikal
• Jika lebih dr satu aktiviti dalam laluan kritikal
mengambil lebih masa dr yg dirancang, seluruh jadual
projek akan lewat kecuali langkah-langkah
pembetulan diambil
• Salah anggapan:
– Laluan kritikal bukan laluan dgn semua aktiviti kritikal; ia
hanya mewakili masa
– Boleh ada lebih dr satu laluan kritikal jika panjang dua atau
lebih laluan adalah sama
– Laluan kritikal boleh berubah serentak dengan kemajuan
projek

Copyright Course Technology 2001 26

 Menggunakan Analisa Laluan Kritikal
Untuk Membuat Trade-off jadual
• Pengetahuan tentang laluan kritikal membantu anda
membuat trade-off jadual
• Free slack atau free float ialah jumlah masa sesuatu
aktiviti boleh dilewatkan tanpa melewatkan masa
mula bagi aktiviti seterusnya
• Total slack / float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti
boleh dilewatkan dari awal permulaan tanpa
melewatkan tarikh tamat projek yg dirancang
Total slack= LS-EF atau LS-ES

Copyright Course Technology 2001 27

 Jadual 5-1. Free dan Total Float/Slack utk Projek X
LF-EF atau LS-ES

ES EF LS LF

Copyright Course Technology 2001 28

 Teknik utk Memendekkan Jadual
Projek
• Memendekkan tempoh untuk kerja kritikal
dengan menambah lebih sumber atau
mengubah skop
• Crashing kerja – mendapatkan mampatan
jadual terbesar untuk kos tambahan
terkecil
• Fast tracking kerja – melakukan kerja
secara selari atau secara bertindan

Copyright Course Technology 2001 29

 Kisah Benar Tentang jadual
Projek
• Cth “What Went Wrong?” tentang
National Insurance Recording System
• Mencipta jadual realistik dan
menggunakan jadual adalah cabaran
utama PP

Copyright Course Technology 2001 30

 Kepentingan Mengemaskini Data
Laluan Kritikal
• Penting utk kita mengemaskini maklumat jadual
projek
• Laluan kritikal boleh berubah apabila tarikh
awal @ start dan akhir @ finish sebenar
dimasukkan
• Jika anda tahu bhw tarikh selesai akan
terlambat, berbincang dgn penaja projek

Copyright Course Technology 2001 31

 Critical Chain Scheduling
• Teknik berkenaan cabaran untuk mencapai atau
mengawalkan finish date projek dan aplikasi Theory of
Constraints (TOC)
• Oleh Eliyahu Goldratt dalam bukunya The Goal and
Critical Chain
• Critical chain scheduling ialah kaedah penjadualan yg
mengambilkira sumber terhad apabila menghasilkan
jadual projek dan memasukkan buffer utk melindungi
tarikh tamat projek
• Critical chain scheduling mengandaikan sumber tidak
multitask (buat beberapa kerja pada masa yg sama)
kerana ia kerap melambatkan penamatan tugasan @
task completions and menambah jumlah tempoh
Copyright Course Technology 2001 32
Cth Multitasking

Copyright Course Technology 2001 33

 Buffers dan Critical Chain
• Buffer ialah masa tambahan utk menyiapkan projek
• Murphy’s Law - if something can go wrong, it will,
dan Parkinson’s Law – kerja berkembang untuk
memenuhkan masa yg diberikan. Buffer selalu
ditambah dlm anggaran tradisi dan buffer akan
digunakan
• jadual critical chain mengalihkan buffers dr tugas
individu dan menghasilkan
– Buffer projek, masa tambahan yg ditambah sebelum tarikh
tamat projek
– Buffers feeding, masa tambahan yg ditambah sebelum kerja
pada laluan kritikal

Copyright Course Technology 2001 34

Rajah 5-10. Cth Critical Chain
Scheduling

Copyright Course Technology 2001 35

 Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
• PERT – teknik analisa rangkaian yg digunakan
untuk menganggar tempoh projek apabila
terdapat darjah ketidaktentuan yg tinggi tentang
anggaran aktiviti individu
• PERT – gunakan anggaran masa kebarangkalian
dgn menggunakan anggaran optimistik, most
likely, dan pesimistik utk tempoh aktiviti

Copyright Course Technology 2001 36

 Formula dan Contoh PERT
• PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time
6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12
days 6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24
= pessimistic time

Copyright Course Technology 2001 37

 Mengawal Perubahan Pada Jadual
Projek
• Melakukan reality checks kepada jadual
• Benarkan contingencies
• Jgn merancang untuk semua org berkerja
pada kapasiti 100% sepanjang masa
• Adakah mesyuarat kemajuan dgn
pemegang saham dan bersikap jujur dan
jelas dalam menyampaikan isu jadual.

Copyright Course Technology 2001 38

 Isu Dgn Org

• Kepimpinan yg kuat dpt membantu

kejayaan projek lebih dr carta PERT yg
baik
• Pengurus projek patut gunakan
– Kuatkuasa @ empowerment
– Insentif @ incentives
– Displin @ discipline
– Rundingan @ negotiation

Copyright Course Technology 2001 39

 What Went Right?
Chris Higgins used the discipline he learned in the Army to transform
project management into a cultural force at Bank of America. Higgins
learned that taking time on the front end of a project can save
significant time and money on the back end. As a quartermaster in the
Army, when Higgins' people had to pack tents, he devised a contest to
find the best way to fold a tent and determine the precise spots to place
the pegs and equipment for the quickest possible assembly. Higgins
used the same approach when he led an interstate banking initiative to
integrate incompatible check processing, checking account, and
savings account platforms in various states…He made the team
members analyze, plan, and document requirements for the system in
such detail that it took six months just to complete that phase. But the
discipline up front enabled the software developers on the team to do
all of the coding in only three months, and the project was completed
on time.
Copyright Course Technology 2001 40
 Menggunakan Perisian utk
Membantu dlm Pengurusan Masa
• Perisian untuk membantu komunikasi menolong
org bertukar maklumat berkaitan jadual
• Model sokongan keputusan membantu
menganalisa trade-offs yg boleh dibuat
• Perisian pengurusan projek membantu dalam
berbagai bidang pengurusan masa

Copyright Course Technology 2001 41

 Jadual 5-2. Project 98 Features Related to
Project Time Management

Reports Views and Table Views Filters

 Overview reports: critical  Gantt chart, PERT  All tasks,
tasks and milestones chart, Tracking Gantt, completed tasks,
 Current activities reports: schedule, tracking, critical tasks,
unstarted tasks, tasks starting variance, constraint incomplete tasks,
soon, tasks in progress, dates, and delay and milestone
completed tasks, should have tasks
started tasks, and slipping
tasks
 Assignment reports: who
does what when

Copyright Course Technology 2001 42

 Amaran Ttg Penggunaan Perisian
PP
• Ramai org menyalahgunakan perisian PP kerana
mereka tidak faham konsep penting dan tidak
dilattih dgn baik
• Anda mesti memsukkan sandaran utk
membolehkan tarikh diubah secara automatik
dan untuk menentukan laluan kritikal
• Anda mesti memasukkan maklumat jadual
sebenar untuk membandingkan kemajuan
sebenar dgn kemajuan dirancang

Copyright Course Technology 2001 43

 C=5 G=2
4 7
K=1
2 D=6
A=2 H=2
5 8 L=3
I=4 10
1
E=2
B=4 9 M=4
3 6 J=6
F=3

Copyright Course Technology 2001 44