EXCEL 使用技巧分享

财务中心
2019-07-25
调查问卷中的问题汇总

数据
透视表
公式/函数

VBA
 常用公式介绍
 常用统计、运算公式 EXCEL的跨界合
 常用文本公式 作
 数据匹配公式  Excel与Word合并邮件
 其他常用公式  Excel中绘制图表
 常见公式错误原因

基础数据的处理 表格工具介绍
 快速录入数据  数据透视表的应用
 数据格式的处理  在EXCEL中插入表格
 数据有效性的控制

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基础数据的处理

 快速输入数据

 纵向填充上一单元格的内容 CTRL+D;横向 填充左侧单元格的内容 CTRL+R

 数据导入、分列

 复制、粘贴及选择性粘贴（仅复制数值、公式、格式等）CTRL+C/CTRL+V/ALT+E+S

 快速填充数据或文本序列

书桓走的第一天，想他；
书桓走的第二天，想他，想他；
书桓走的第三天，想他，想他，想他；
书桓走的第四天，做个表格自己拉。。。
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基础数据的处理

 数据格式的处理
 文本与数字之间的转换（格式选择、分列、TXT文档、value/text）
 日期格式的处理
 数字过长出现科学计数法的处理
 条件格式

 数据有效性的控制
 文本内容的有效性
 文本格式有效性
 无效数据的警告及说明
 多级列表
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常用公式介绍

 常用统计公式
 取最大 值 =MAX(0,1,2,3,4)=4
 取最小值 =MIN(0,1,2,3,4)=0
 求平均值 =Average(0,1,2,3,4)=2
 计数 =Count(0,1,2,3,4)=5
 空值计数 =countblank
常用公式介绍
 数据运算公式
 SUM函数的运用
 普通数字加总的快捷方式 alt+=
 单条件加总 {=SUM(--(条件)*(加总区域))} Ctrl+Shift+Enter
 多条件加总 {=SUM(--(条件1)*(条件2)*(加总区域))} Ctrl+Shift+Enter

 Sumifs/Sumif函数的应用
 Sumifs(sum_range, criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria 2…)
sum_range 为要求和的区域; criteria_range1为条件区域；criteria1为条件
 Sumif(range,criteria,[sum_range])
Range 表示条件范围；Criteria表示条件 ；Sumrange表示求和范围

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常用公式介绍
 数据运算公式
 Subtotal函数的运用
不忽略隐藏值 忽略隐藏值 函数
1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP 8
常用公式介绍
 数据运算公式
 Sumproduct函数的运用
SUMPRODUCT（{array1,array2,array3} , {array1,array2,array3} ）
array1,array2,array3为需要乖积加总的数据区域

 多个表格同一位置求和
 SUM('1月:12月'!B2)

 多表格多条件引用求和
 SUM+Indirect
 Indirect(“A2”) VS Indirect(A2)

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 常用公式介绍

 常用文本公式
原型 结果 说明

=UPPER(how aYE you?) HOW AYE YOU? 大写

切换大小写
=lower(how aYE you?) how aye you? 小写

词首字母
=PROPER(how aYE you?) How Aye You? 大写

字符串的比较 判断是否相等，
=How are you=HOW ARE YOU TRUE 不区分大小写

判断是否相等，
=EXACT(How are you,HOW ARE YOU) FALSE 区分大小写
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 常用公式介绍

 常用文本公式

最帅的人是韩商言，韩商言小可爱

=SUBSTITUTE(A58,"韩商言","李现",1) 文本替换 最帅的人是李现，韩商言小可爱 替换第一个韩商言

=SUBSTITUTE(A19,"韩商言","李现") 最帅的人是李现，李现小可爱 替换所有的韩商言

替换第六个字符开始的三个字
=REPLACE(A58,6,3,"李现") 最帅的人是李现，韩商言小可爱 符将其转为李现
 常用公式介绍

 常用文本公式

最帅的人是韩商言，韩商言小可爱

=SUBSTITUTE(A58,"韩商言","李现",1) 文本替换 最帅的人是李现，韩商言小可爱 替换第一个韩商言

=SUBSTITUTE(A19,"韩商言","李现") 最帅的人是李现，李现小可爱 替换所有的韩商言

替换第六个字符开始的三个字
=REPLACE(A58,6,3,"李现") 最帅的人是李现，韩商言小可爱 符将其转为李现
 常用公式介绍

 常用文本公式
最帅的人是韩商言，韩商言小可爱

从第一个字符开始查找韩商言的
=FIND("t",A77,1) 6 位置
查找字符
从第九个字符开始查找韩商言的
=FIND("韩商言",A39,9) 10 位置

查找商言所在的位置前一个,可使
=SEARCH("?商言",A39) 6 用通配符，不区分大小写

计算字符出现的次数
总长度-去掉“韩商言”之后的长度，
=(LEN(A39)-LEN(SUBSTITUTE(A39,"韩商言",)))/LEN("韩商言") 2 除以”韩商言”的长度
常用公式介绍

 常用文本公式
 字符提取
 从左边第一个字符开始，提取指定长度字符 =LEFT("ABCDEFG",3)=ABC
 从右边第一个字符开始，提取指定长度字符 =RIGHT("ABCDEFG",3)=EFG
 从字符串中间提取指定长度字符 =MID("ABCDEFG",2,3)=BCD

 字符连接
 将指定字符用&符号连接 =“韩”&“商”&“言“=韩商言
常用公式介绍
 数据匹配公式
 vlookup
 vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

 hlookup
 hlookup(lookup_value,table_array,row_index_number,[range_lookup])

 lookup_value 表示要查找引用的数据
 table_array 表示查找引用的区域
 row/col_index_number 表示上面区域中的行/列号
 range_lookup 表示查找引用的类型，可以是0表示精确匹配，1 表
示近似匹配。

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常用公式介绍
 数据匹配公式
 Match+Index
 MATCH(lookup-value,lookup-array,match-type)
 INDEX(array,row-num,column-num)

 lookup-value:表示要在区域或数组中查找的值
 lookup-array:表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域
 match-type:表示查找方式，取值为-1、1、0 。其中0为精确查找。

 array:要返回值的单元格区域或数组。
 row-num:返回值所在的行号。
 column-num:返回值所在的列号。

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常用公式介绍
 其他常用公式
 处理日期函数
 NOW 函数公式=Now()返回现在的时间
 TODAY函数公式=TODAY ()返回现在的日期
 DAY 函数公式= DAY(日期)从文本或日期中返回天的值
 MONTH 函数公式=MONTH(日期)从文本或日期中返回月的值
 YEAR 函数公式=YEAR(日期)从文本或日期中返回年的值

 条件函数
 IF =IF(条件判断, 结果为真返回值, 结果为假返回值)
 Countif =Countif（条件区域，条件 ）
 IFERROR =IFERROR(value, value_if_error)
 value的错误格式有#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME?、#NULL等
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常用公式介绍
 常见公式错误符号与原因

错误的符号 错误原因
#DIV/0 除法公式中的分母为0
#N/A 查找的数据不存在
#NAME？ 公式中的文字，系统不能识别
#REF！ 单元格引用无效
#VALUE！ 参数没有使用公式规定的参数类型
#NUM！ 参数输入值不正确

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表格工具介绍

 数据透视表
 普通数据透视表统计数据
 以表格形式展示的数据透视表
 数据透视表中增加筛选
 数据透视表中切片器的应用

 表格工具
 表格工具的美化功能
 设置表格的样式
 表格内公式 的设置
EXCEL的跨界合作

 EXCEL与WORD邮件合并功能
 应用EXCEL绘制组织架构图

周洋

黄圣依 刘亦菲

杨幂

王珞丹
EXCEL的跨界合作
 标准图表  内外环

资产数量 资产领用情况
0% 2%
2%
0%
14% 14%
1% 1% 1%
1% 21%

7% 7%

1%

10%
66%
76%

76%

IT设备 办公设备 房屋及建筑物 软件 收藏品 运输设备

EXCEL的跨界合作

 更改图标  次坐标轴
资产使用率
资产数量
250 250 235 120%
231 223
100%
95% 94%
200 100%
200
167 79%
150 68%
145 80%
150
123
60%
100
100
30% 40%
50
50 20%
0
0 0%

资产数量
资产数量 使用率