PROCUREMENT

Sumber :
1. Business Logistics Management, Ronald
H.Balou.
2. Physical Logistics Management, Grant M.Davis
& John E.Dillard,Jr.
3. Strategic Logistics Management, Douglas
M.Lambert & James R.Stock.
4. Principles of Marketing, Phillip Kotler.
DEFINISI LAMBERT
 Purchasing : Pembelian aktual dari material dan
aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan
proses pembelian.
 Procurement : Aktivitas yang meliputi proses
dan strategis.
DEFINISI LEENDERS
 Purchasing : Proses pembelian (pembelajaran
dari kebutuhan, lokasi dan pemilihan supplier,
negosiasi harga, jaminan pengiriman).
 Procurement : Purchasing, stores, traffic,
receiving, pemeriksaan barang yang datang,
storage).
TUJUAN PURCHASING
 Getting the right materials (meeting quality
requirement), in the right quantity, for delivery
at the right time and right place, from the right
source (a vendor who reliable and will meet its
commitments in a timely fashion), with right
service (both before and after sales), and the
right price.
PROCUREMENT (1)
Procurement is an important link in the
Supply Chain.
The objective of procurement is to ensure
that there are sufficient supplies at the
right price, of the required quality, in the
right place and at the right time.
Organisations have specific departments
responsible for procurement.
PROCUREMENT (2)
Organisations are in need of a number of
items:
Utilities

Fuel

Capital Assets

Computer hardware and software

Stationary items
PROCUREMENT (3)
Organisations are in need of a number of
items:
Outsourced services

Transport and distribution services

Security
PROCUREMENT OBJECTIVES (1)
According to Rushton et al, when setting
procurement objectives, consideration
should be given to the following:
Ensuring the supply of raw materials and
other supplies
The quality of supplies
The price
The origin of the supplies
The method of supply
PROCUREMENT OBJECTIVES (2)

The mode of transport used

Deciding goods are to be acquired first

Whether to make or buy

MAKE OR BUY?
The decision whether to make or buy a good
depends on the following:
Cost

Supply guarantees

Production capacity

Competitive advantage
SASARAN PURCHASING
 Menjamin kelancaran aliran material, supplies,
dan pelayanan yang dibutuhkan untuk operasi
organisasi.
 Menjaga agar tidak terjadi kekurangan
persediaan.
 Memelihara dan meningkatkan kualitas.

 Menemukan atau mengembangkan supplier.

 PERENCANAAN SISTEM PEMBELIAN

Ronald H. Ballou

Memilih dan menujuk supplier.

Pengukuran performance supplier.
Negoisasi kontrak.
Mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan.
Sumber barang – barang dan pelayanan.
Merencanakan waktu pembelian.
Merencanakan waktu penjualan.
Mengevaluasi nilai penerimaan.
Memperkirakan harga, pelayanan dan perubahan demand.
Merinci bentuk dari produk yang akan diterima.
 LANGKAH – LANGKAH SIKLUS
PEMBELIAN
Dobbler 1994, 324

Pengenalan, pendefinisian dan penggambaran kebutuhan.

Pengajuan daftar pembelian kedepartemen Pembelian dg form.
Investigasi dan pemilihan supplier.
Persiapan dan penerbitan purchasing order ( DO ).
Tindak lanjut pemesanan.
Penerimaan dan pemeriksaan matrial.
Pemeriksaan invoice.
Penutupan pesanan.
Catatan bagi departemen pembelian:

Open Order
Close Order.
Commodity record.
Supplier record.
Special toll record.
MNGT PURC HBGNNYA DG LANGKAH2 DLM SELEKSI.
Pase-1 : Persiapan
Tetapkan kebutuhan pengadaan.
Bentuk Tim,jika perlu

Pase-2 : Identifikasi Pemasok Potensial

Tentukan Kriteria seleksi.
Identifikasi para Pemasok Potensial.

Pase-3 : Saring dan Pilih

Kontak Para Pemasok Potensial.
Evaluasi para Pemasok.
Pilih.

Pase-4 : Tetapkan Hubungan

ekspektasi Dokumen.
Kembangkan tingkat atensi tinggi.
Berikan Umpan Balik.

Pase-5 : Evaluasi Hubungannya

Teruskan pada saat ini.
Bangun Hubungan.
Kurangi Interaksi.
 PASE-2 PROSES SELEKSI PERSH SUPPLIER.

Kebutuhan Jenis Matrial

Mempelajari Data Perusahaan

Informasi tentang sesuai dengan
Perusahaan. Standart dan kebutuhan

Penilaian Kelayakan Kerja sama.

Status Persh.
Struktur orgnya.
Nilai aset. Kujungan Perusahaan
Lokasi Persh.
Jenis Prod.
Jenis dan Juml Penetapan sebagai Supplier
peral prod.
Perolehan matrial.
PPC
 SUPPLIER YANG POTENSIAL

Supplier yg baik adalah ;

( Prof. Wilbur england, dr Harvard University )

 Selalu jujur dan adil pd setiap transaksi.

 Mempunyai fasilitas pabrik yg memadahi.
 Mampu menghasilkan produk sesuai dg spesifikasi
konsumen.
 Kondisi keuangan baik.
 Harga yg realitis baik thp konsumen maupun thp persh
sendiri.
 Senantiasa mengembangkan produk dan proses
produksinya.
 Selalu mengutamakan pelayanan terbaik untuk
konsumen.
 EVALUASI PEMASOK POTENSIAL

Company profile
Penelitian Awal Kondisi Keuangan Kunjungan kepabrik

Siapa Pengelolahnya. Mngt baik. Operasi & peralannya.

Bgimana konditenya. kwltas prod baik. Kmampuan mngt splier.
Bank references. Modalnya memadai Motiva spier u/ kerjasm.
Credit references. utk mhdpi kalim. Kmapuan R&D splier.
Penjualan tahunan. Dananya cukup u/ efektif PPC.
Laba dlm 5th. mempercepat proses Moral spier scr umum.
Daftar konsumen. prod bila diperlukan. Jml Pngrm pesan yg
Jumlah tenaga kerja. harga yg ditawarkan ditolak.
Luas pabrik. realitis. PKS jk Panjang.
Develp suber dana. Siap menghadapi aktivitas pengelolah
Tingkat rejek goncanganekonomi Matrial.
Jlm pengawas mutu. u/menjamin
Peralatan /teknologi. kontinuitas pgiriman
 PROSEDUR EVALUASI PEMASOK

Banyak prosedur yg dilakukan oleh perusahaan tapi tidak ada satupun

yang the best method. Yg penting adalah menggunakan Prosedur secara
konsisten u/ meningkatkan keobyektifan proses.

Rating of Importance of Weighted

Supplier factor to your firm composite Rating
Factor (12345)
(12345) (0 =min ; 25 =max)
Supplier A.
• Produc Reliability.
• Price.
• Ordering Conenience.
• …..
• ……
• After sale service
Total supplier A
 Menstandarisasi barang-barang yang
dibeli.
 Membeli barang-barang yang dibutuhkan
dan memberikan pelayanan pada tingkat
ongkos yang murah.
 Meningkatkan posisi kompetitif
organisasi.
 Mengharmoniskan hubungan antara
pekerjaan yang produktif dengan fungsi
lain pada organisasi.
 Mengupayakan pencapaian tujuan
purchasing pada ongkos administrasi
yang paling murah.
PERAN PURCHASING DALAM
CS
 Produk dan jasa yang handal.
 Datang tepat waktu.

 Ongkos/biaya murah.
PERAN STRATEGIS
PURCHASING
 Melalui hubungan dengan pihak pasar,
pihak purchasing bisa memperoleh
informasi penting tentang teknologi baru,
potensi material dan jasa baru, sumber
pasokan baru dan perubahan kondisi
pasar.
 Dengan komunikasi, purchasing bisa
membantu membentuk strategi
organisasi untuk memperoleh keunggulan
kesempatan pasar.
SELEKSI DAN EVALUASI
PEMASOK
 Proses paling penting adalah pemilihan supplier.
 Proses pengambilan keputusan : decision makers
dan decision influencers (Decision Making Unit).
JUST IN TIME

Berdasarkan sistem tarik (pull system).

Kesulitan dalam mengimplementasikan
JIT :
 Dalam masalah pengendalian mutu,
sulitnya melakukan perubahan dari
inspeksi total.
 Dalam maslah persediaan, sulit
mengubah sistem lotsize ke cara
pengiriman yang sering dan pada saat
yang pasti.
 Dalam sistem produksi, pemasok dan
pembeli mengharapkan adanya akses
kepada sistem persediaan.
 PURCHASING TRADITIONAL JIT APPROACH
ACTIVITY APPROACH
Seleksi Pemasok Minimum 2 pemasok Satu pemasok

Penempatan Order Delivery time dan mutu Order tahunan,

pengiriman dibuat
karena perlu
Perubahan Order Delivery time dan mutu Delivery time dan mutu
berubah-rubah tetap, kuantitas sesuai
keperluan
Follow-Up Order Telepon menyelesaikan Sedikit masalah
masalah pengiriman lewat lisan
Inspeksi Masukan Inspeksi mutu dan Inspeksi sample awal
jumlah dilakukan setiap
pengiriman
Penilaian Pemasok Penilaian kualitatif, Tidak ada simpangan,
simpangan delivery s.d harga tetap berdasarkan
10% kalkulasi terbuka
Invoicing Pembayaran per order Invoice dikumpul dan
ditetapkan per bulan
PROGRAM PENGURANGAN
ONGKOS
 Cost Reduction : Penurunan dalam harga
pembelian, hal ini berarti hanya jika perusahaan
membayar pada harga yang lebih rendah.
 Cost Avoidance : Sejumlah yang harus dibayar ,
kurang dari jumlah pembayaran sebenarnya.
LATIHAN :
1. Jelaskan bagaimana peranan
procurement/purchasing dalam bisnis logistik.
2. Jelaskan dengan contoh proses pemilihan
suplier. (Cari di internet atau observasi
langsung ke perusahaan untuk mencari contoh
proses pemilihan suplier di perusahaan).
SELESAI
TERIMA KASIH