Wskazówki dotyczące przechowywania

dokumentacji w IBL PAN

i przekazywania jej do archiwum zakładowego

Warszawa, 1 marca 2011 r.

1.03.2011
 Zagadnienia

 Ogólnie o przepisach i dokumentacji

 Definicja sprawy i komórki merytorycznej
 Rejestrowanie sprawy
 Zakładanie teczki aktowej
 Przygotowanie teczek spraw do archiwum Instytutu

1.03.2011 2
 Przepisy kancelaryjno-archiwalne
 instrukcja kancelaryjna
(zasady postępowania z dokumentacją)Wp
 jednolity rzeczowy wykaz akt row
ad
zo
z d yre ne Z
(klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji)D
nia kto arz
9 c ra ąd
 instrukcja archiwalna zerw L P zenie
I B
ca AN m n
(funkcjonowanie archiwum zakładowego) 200 r2
5rok
u

1.03.2011 3
 Jednolity rzeczowy wykaz akt

 klasyfikacja akt, powstających w wyniku działalności

Instytutu
 kwalifikacja archiwalna akt (kat. A lub B)
 używany do rejestracji spraw
 klasy końcowe oznaczone kategorią archiwalną,
odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom
aktowym

1.03.2011 4
1.03.2011 5
 Materiały archiwalne (kat A)

wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,

dokumentacja finansowa i statystyczna, filmy i mikrofilmy,
nagrania
prze
dźwiękowe i wideofonowe oraz inna
chow Są p
dokumentacja ywabez
nia i względu
rzez
n
na jej sposób wytwarzania,
wcho aczon
mająca znaczenie jako źródło d zą do einformacji
do w
ieczy o wartości
pańs steg
twow
historycznej. ego z o
obu as
arch
iwaln
ego

1.03.2011 6
 Dokumentacja niearchiwalna (kat. B)

to część dokumentacji, która posiada czasową wartość

praktyczną, dowodowo-prawną oraz dla celów
kontrolnych i nie stanowi materiałów archiwalnych,
po upływie okresu przechowywania ulega brakowaniu

Przykładowo: B5, B10, B50, BE5

1.03.2011 7
 Akta sprawy

 cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki,

formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne,
itp.)
 zawierają dane, informacje, które były, są lub mogą być
istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy

1.03.2011 8
 Komórka merytoryczna

komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne

pod względem merytorycznym opracowanie danej
sprawy i która w tym zakresie powinna posiadać
całość dokumentacji

1.03.2011 9
1.03.2011 10
W przypadku zespołów powoływanych w celu realizacji
określonego projektu powinna zostać wytypowana
właściwa komórka organizacyjna, która będzie
gromadzić dokumentację i przekazywać ją do
archiwum Instytutu.

1.03.2011 11
 Rejestracja przykładowej sprawy związanej z
organizacją konferencji

1.03.2011 12
 komórka merytoryczna gromadząca dokumentację
sprawy: Pracownia Literatury Średniowiecza

 ustalenie, czy została już założona teczka na

konferencje, jeśli nie to należy ją opisać

1.03.2011 13
 Elementy opisu teczki
znak teczki

kategoria archiwalna

tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego

29.11.2010 14
 rejestracja sprawy w spisie spraw
spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania
spraw wpływających lub zapoczątkowanych dołączony do teczek
aktowych

 sprawa otrzymuje znak: PLŚ – 410-1/11

znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy

do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy, grupy
spraw oraz numer kolejny ze spisu spraw

1.03.2011
15
 Formularz spisu spraw

1.03.2011 16
 Kolejne dokumenty np.

listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty i inne

materiały naukowe, zaproszenie
stanowią sprawę tej konferencji i otrzymują ten sam znak
sprawy,
nie są więc rejestrowane pod odrębnymi numerami w spisie
spraw

1.03.2011 17
W uzasadnionych przypadkach kierownicy komórek
organizacyjnych mogą rozwijać klasy trzeciego i niższych
rzędów na klasy pochodne

Warunki:

 propozycję poszerzenia wykazu należy zgłosić do

Archiwum Instytutu
 zachowuje się kategorię archiwalną, ustaloną w klasie
wyższego rzędu

1.03.2011 18
 Wyciąg z jrwa

 każda komórka organizacyjna IBL sporządza

wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, wskazujący
na hasła klasyfikacyjne właściwe dla spraw prowadzonych
według zakresu kompetencji danej komórki (patrz definicja
komórki merytorycznej)
 wyciąg z jrwa przesyłany jest do Archiwum Instytutu

1.03.2011 19
 Jak długo przechowywać teczki spraw w
registraturze?

 dokumentację spraw zakończonych komórki

organizacyjne przechowują przez okres 2 lat (licząc od 1
stycznia następnego roku)

 jeśli akta spraw są potrzebne dłużej w registraturze, to

po formalnym przekazaniu ich do archiwum, można je
wypożyczyć

1.03.2011 20
 Przekazywanie dokumentacji do Archiwum
 akta przekazuje się wyłącznie kompletnymi rocznikami
na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego
 znaki teczek wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym
kolejności symboli klasyfikacyjnych jednolitego
rzeczowego wykazu akt
 do teczki dołącza się spis spraw, także inne środki
ewidencyjne (rejestry, kartoteki)
 1 podpisany egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego
pozostaje w komórce organizacyjnej i stanowi dowód
przekazania akt

1.03.2011 21
 Formularz spisu zdawczo-odbiorczego

1.03.2011 22
 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do
Archiwum
 wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w
sprawy
 ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu
spraw
 w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od
najwcześniejszego (wszczynającego sprawę)
 wyłączenie z akt spraw: spinaczy, zszywek i innych
metalowych części, koszulek plastikowych, zbędnych
identycznych kopii tych samych pism, brudnopisów pism
(jeśli nie zawierają istotnych poprawek)

1.03.2011 23
 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do
Archiwum
 scalenie dokumentacji papierowej w uzgodnieniu z
Archiwum Instytutu
 ponumerowanie wszystkich zapisanych stron pism
miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu
 oznaczenie liczby stron na wewnętrznej części tylnej
okładki w postaci zapisu: „Niniejsza teczka zawiera…
stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data,
podpis osoby paginującej akta]”
 spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-
odbiorczego (4 egzemplarze spisu)

1.03.2011 24
 Teczki spraw kat. B - przekazywanie do
Archiwum
 wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w
sprawy
 ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu
spraw
 w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od
najwcześniejszego (wszczynającego sprawę)
 spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-
odbiorczego (3 egzemplarze spisu)
25
1.03.2011
 Dokumentacja kat. Bc (do dyskusji)
 Akta zaliczone do kategorii Bc po ich wykorzystaniu
komórki organizacyjne mogą przekazywać na
makulaturę w porozumieniu z Archiwum Zakładowym.
 W tym celu należy przygotować spis dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub
zniszczenie i przekazać ten spis do Archiwum
Zakładowego. Dokumentacja może zostać zniszczona
dopiero na podstawie protokołu brakowania.

1.03.2011 26
 Formularz spisu dokumentacji niearchiwalnej

1.03.2011 27