MANUAL

PROSEDUR KERJA
DAN
FAIL MEJA
PENGENALAN 1
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan

Fail Meja (FM)
• Dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam
sesebuah jabatan / pejabat
• Alat pengurusan penting yang dapat menyumbang
kepada peningkatan produktiviti jabatan / pejabat
• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil
8/Tahun 1991(Panduan Mengenai Manual Prosedur
Kerja dan Fail Meja)
 Kenyataan harapan jabatan/ pejabat
2
Peringkat Dokumen Tuju arah yang jelas
Rasmi
Peningkatan
Penentuan fungsi yang jelas Kecekapan dan
Jabatan/ Keberkesanan
Pejabat MPK
Pembahagian aktiviti/ tugas antara Jabatan/ pejabat
Bahagian/ Unit yang jelas

Rangkaian prosedur dan pegawai/ staf

bertanggungjawab yang jelas bagi
setiap aktiviti
Peningkatan
Produktiviti jabatan/
pejabat

Tuju arah yang jelas

Tugas dan tanggungjawab yang jelas

Peningkatan
Individu/ Kedudukan yang jelas dalam kecekapan dan
FM
Jawatan jabatan/ pejabat keberkesanan
individu
Dasar-dasar/ peraturan yang jelas

Prosedur/ aliran kerja yang jelas

KONSEP 3
Manual Prosedur Kerja (MPK)

Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat

jabatan / pejabat.
1. Latar belakang Jabatan / Pejabat
2. Objektif Jabatan / Pejabat
3. Carta Jabatan / Pejabat
4. Fungsi-fungsi utama Jabatan / Pejabat
5. Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi Utama
6. Proses kerja aktiviti-aktiviti utama
7. Carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama
8. Senarai Borang-borang yang digunakan
KONSEP 4
Fail Meja (FM)

• Panduan terperinci mengenai tugas yang

dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam
organisasi.

• Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam

menjalankan tugasnya.

• Mengandungi maklumat dan peraturan-

peraturan yang lengkap mengenai
tugas/tanggungjawab individu.
KONSEP 5
Fail Meja (FM)

• FM hendaklah diletakkan di atas meja

pegawai.
• FM satu cabutan (extract) salah satu proses
kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut
dilakukan oleh individu itu.
• MPK / FM berguna sebagai alat latihan
KANDUNGAN 6
Fail Meja (FM)

1. Objektif Jabatan / Pejabat

2. Objektif Bahagian / Unit
3. Carta organisasi Jabatan / Pejabat
4. Carta organisasi kedudukan pegawai
5. Senarai tugas / kuasa dan hubungan
6. Peraturan-peraturan pentadbiran
7. Proses kerja
KANDUNGAN 7
Fail Meja (FM)

8. Aliran kerja
9. Senarai semak / checklist
10. Senarai undang-undang / peraturan
11. Senarai j/kuasa yang dianggotai
12. Senarai borang-borang yang diguna
13. Norma kerja
14. Senarai tugas harian
KEBAIKAN 8
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

 Merekodkan prosedur dan peraturan kerja

sebagai rujukan rasmi.

 Keseragaman sistem / kaedah kerja.

 Menentukan peraturan dipatuhi.

 Mengurangkan kesilapan.

 Sebagai alat latihan informal.

KEBAIKAN 9
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

 Menyenangkan pertukaran pekerja - proses

ambil alih tugas.

 Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.

 Mengurangkan arahan secara lisan.

 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja

dengan pegawai lain.
PERBEZAAN
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
MPK
• Dokumen rujukan
peringkat pejabat – makro
• Berasaskan fungsi &
bidang tugas jabatan.
• Satu MPK untuk satu
jabatan.
• Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
semua aktiviti dalam
jabatan.
10
FM
• Dokumen rujukan peringkat
individu / jawatan - mikro.
• Berasaskan tugas dan
tanggungjawab individu.
• Satu FM untuk satu jawatan.
• Mengandungi maklumat
panduan untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan bagi
satu-satu jawatan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 11
1. Objektif Jabatan

OBJEKTIF JABATAN

Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai

oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat
penubuhannya
PENYEDIAAN FAIL MEJA 12
1. Objektif Jabatan

TUJUAN OBJEKTIF JABATAN

 Memberi halacara yang jelas kepada jabatan
supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras
dengan matlamat ianya ditubuhkan.
 Asas perancangan & pembangunan program,
projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah
jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 13
1. Objektif Jabatan

TUJUAN OBJEKTIF JABATAN

 Menjadi asas penilaian keberkesanan untuk
meningkatkan lagi prestasi jabatan.
 Memberi tunjuk arah di mana objektif
jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan
objektif yang lebih khusus dan terperinci pada
peringkat bawah dalam jabatan/pejabat.
 Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang
jabatan/pejabat.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 14
2. Objektif Bahagian / Unit

 Pecahan kepada objektif jabatan/pejabat

 Dinyatakan dalam bentuk objektif
jangkapendek yang perlu dicapai oleh
bahagian.
 Setiap aktiviti yang dijalankan oleh
bahagian/unit haruslah menyumbang ke arah
pencapaian objektif jabatan/ pada
keseluruhannya.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 15
2. Objektif Bahagian / Unit

 Objektif bahagian / unit hendaklah

dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai
dan boleh diukur supaya pihak pengurusan
boleh membuat keputusan dan penilaian
kemajuan dengan berkesan berasaskan
objektif-objektif yang ditetapkan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 16
3. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat

CARTA ORGANISASI PEJABAT

 Menggambarkan struktur yang menunjukkan
fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah
jabatan
 Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-
aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan
rangkaian perintah (chain of command) yang
terdapat di jabatan berkenaan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 17
3. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat

FUNGSI UTAMA CARTA ORGANISASI

 Asas penambahan/pengurangan kakitangan.
 Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi
jabatan/pejabat.
 Perancangan latihan pegawai/kakitangan.
 Sumber maklumat pengurusan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 18
4. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

 Carta organisasi bahagian adalah pecahan dari

carta jabatan/pejabat.
 Di dalam FM, hanya carta bahagian yang
berkaitan dengan individu sahaja yang perlu
disediakan.
 Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai
Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian
Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan
dalam FMnya.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 19
4. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

 Kedudukan individu ini perlu ditandakan

dalam carta organisasi bahagian/unit
berkenaan.
 Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada
pekerja yang bertugas di Bahagian tersebut
mengenai:

a. Aktiviti yang dilaksanakan oleh

bahagian/unitnya;
PENYEDIAAN FAIL MEJA 20
4. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

b. Siapa rakan-rakan sejawat yang boleh

membantu ambilalih tugasnya ketika
berkursus / bertugas di luar pejabat /
bercuti;
c. Pegawai atasan yang boleh dirujuk
sekiranya ia menghadapi masalah dalam
melaksanakan tugas-tugas harian; dan
d. Di mana dirinya ditempatkan di
bahagian/unit berkenaan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 21
5. Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan

 Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan

terperinci mengenai tugas, tanggungjawab
dan kuasa seseorang pegawai untuk
menjalankan tugas-tugasnya.
 Ini adalah penting bagi memaklumkan
kepada pemegang jawatan mengenai tugas,
tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran
yang diperlukan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 22
6. Peraturan-peraturan Pentadbiran

 Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa

peraturan pentadbiran yang harus diketahui
oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan /
pejabat.

 Ia merupakan peraturan-peraturan jabatan /

pejabat yang mesti dipatuhi dalam
menjalankan sesuatu aktiviti.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 23
7. Proses Kerja

PROSES KERJA
 Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang
perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti.
 Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.
 Maklumat yang perlu ada dalam format proses
kerja ini ialah jawatan dan proses.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 24
7. Proses Kerja

TINDAKAN SEDIAKAN PROSES KERJA

 Semak senarai aktiviti bagi kenal pasti aktiviti
yang memerlukan proses kerja.
 Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan
aktiviti tersebut.
 Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi
menyenaraikan setiap proses.
 Senaraikan jawatan pegawai yang perlu
mengambil langkah ke atas langkah-langkah
yang berkenaan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 25
8. Carta Aliran Kerja

CARTA ALIRAN KERJA

 Gambaran grafik untuk menyata sesuatu
aktiviti atau prosedur.
 Simbol-simbol yang digunakan:-
Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan / keputusan (decision making)

Tindakan serentak Penyambung

PENYEDIAAN FAIL MEJA 26
9. Senarai Semak / Checklist

 Satu alat perancangan dan kawalan kerja

yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-
tindakan yang perlu diambil dalam
mengendalikan sesuatu aktiviti.
 Ia boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan
jawapan ataupun pernyataan peringatan
disusun mengikut tertib turutan tindakan
PENYEDIAAN FAIL MEJA 27
10. Senarai Undang-undang / Peraturan

 Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi

yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai.
 Hanya arahan-arahan yang masih digunakan
sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM.
 Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan,
Perintah Am, Akta- akta tertentu, Peraturan
Pejabat, Arahan dan lain-lain; dan
dilampirkan
PENYEDIAAN FAIL MEJA 28
11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

 Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh

pegawai berkenaan sekurang-kurangnya
untuk tempoh 6 bulan.
 Membolehkan pegawai membuat persediaan
dan perancangan awal sebelum hadir ke
mesyuarat jawatankuasa jawatankuasa
tersebut.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 29
11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

 Senarai ini juga membolehkan pegawai baru

yang mengambilalih tugas mengetahui
jawatankuasa yang perlu dianggotainya.
 Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama,
kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan
sama ada Pengerusi, Setiausaha, Ahli Tetap,
Ahli Turut Hadir, Ahli Jemputan dan lain-
lain.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 30
12. Senarai Borang-borang Yang Digunakan

 Senarai borang-borang dalam FM adalah

bertujuan membantu pegawai berkenaan
mengetahui borang-borang yang berkaitan
dengan tugasnya.

 Dilampirkan dalam FM untuk rujukan

PENYEDIAAN FAIL MEJA 31
13. Norma Kerja

 Jangkamasa atau lain-lain pengukuran

prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja.
 Boleh menjadi panduan kepada pekerja
dalam melaksanakan tugas supaya tahap
prestasi yang diharapkan dapat dicapai
sepenuhnya.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 32
13. Norma Kerja

 Langkah mewujudkan norma kerja :

a. Dapatkan sumber-sumber yang boleh
digunakan dan sesuaikan dengan
kebolehan jawatan tersebut, peralatan
dan mesin-mesin di pejabat.
b. Wujudkan dari sumber-sumber lain,
jalankan kajian pengukuran kerja bagi
mewujudkan norma kerja yang
diperlukan.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 33
14. Senarai Tugas Harian

 Format bagi mengingati dan merancang

aktiviti-aktiviti utama yang perlu
dilaksanakan pada hari berkenaan.
 Diletakkan di atas meja supaya mudah
dirujuk.
 Memudahkan pegawai merancang kerja atau
mengambil tindakan-tindakan penting lebih
awal.
PENYEDIAAN FAIL MEJA 34
14. Senarai Tugas Harian

 Menggalakkan amalan pengurusan masa yang

cekap dan berkesan.
 Boleh disediakan sama ada di sebelah petang
ataupun sewaktu mula bekerja di sebelah pagi.
 Tandakan mana-mana tindakan yang telah
selesai dan catitkan alasan bagi tindakan yang
memerlukan tindakan susulan atau tertangguh.
PENUTUP 35

 MPK dan FM perlu dikemaskini apabila

berlaku perubahan dalam jabatan.
 Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang
yang tidak digunakan lagi dikeluarkan dan
diganti dengan yang baru.
 Menjamin supaya manual ini sentiasa
kemaskini dan digunakan oleh setiap pegawai.
 36

SEKIAN
TERIMA KASIH