Penulisan surat

• • • • • • • Definisi Surat Tujuan Pengendalian Surat Jenis-jenis Surat Rasmi Bahagian-bahagian Surat Ciri-ciri Penulisan Berkesan Kenali Audien

Definisi Surat Daripada Perspektif Agensi Kerajaan
• Satu saluran komunikasi rasmi antara satu agensi dengan pihak luar (seperti stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensiagensi lain) dan antara satu agensi dengan cawangannya (sama ada di negeri yang sama ataupun di negeri yang lain) • Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

Tujuan Surat Rasmi
• Sebagai penyampai maklumat bertulis • Menjadi dokumen yang boleh digunakan • Wakil atau duta (individu, Syarikat, Jabatan atau Negara)

PENGENDALIAN SURAT

KEPALA SURAT
• • • • • Logo Jabatan Alamat rasmi jabatan Alamat E-mel jabatan No. Fax jabatan No. Telefon rasmi jabatan

BILA GUNA KEPALA SURAT
• • • • Menulis bagi pihak/mewakili jabatan Antara jabatan dengan jabatan Jabatan dengan swasta Jabatan dengan individu

KEDUDUKAN KEPALA SURAT
• Bahagian paling atas dalam format

Rujukan
• Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah kiri? • Menyelamatkan ruang • Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan lain (taraf surat dll.) • Keselarasan

TEKNIK MENULIS TARIKH
• 23 Januari 2008 • 30 Januari 2008 • 4 Februari 2008

PENERIMA SURAT
• Semua surat rasmi hendaklah ditujukan kepada jawatan bukan kepada nama individu yang menerima surat itu

TEKNIK MENULIS POSKOD
Untuk mewujudkan keselarasan, ada tidak teknik menulis poskod. Pilih satu sahaja: • • • 50480 KUALA LUMPUR 50480 Kuala Lumpur 50480 Kuala Lumpur

PENERIMA SURAT
• Satu surat, satu penerima contoh:
Pengarah Bahagian Pengurusan Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Paras 6, Blok F Utara Pusat Bandar Damansara 50604 Kuala Lumpur

Pengendalian Surat
• Surat Masuk
– Direkod oleh pegawai yang menerima dalam buku penerimaan surat – Dihantar kepada pegawai yang bertanggungjawab – Dapatkan fail berkaitan – Memasukkan surat ke dalam fail – Mengambil tindakan sewajarnya

Pengendalian Surat
• Surat Keluar
– Dapatkan fail yang berkaitan dengan tajuk/tujuan – Menulis surat – Memasukkan salinan ke dalam fail – Salinan asal dihantar kepada penerima

Mengalamatkan Surat
• Nama Jawatan
Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri Blok 8, Tingkat 14 Kompleks Pejabat Kerajaan Jalan Duta 50622 Kuala Lumpur.

Mengalamatkan Surat
• Dikhaskan
Y. Bhg. Tan Sri Ismail bin Adam Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Blok C2 dan C2, Parcel C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya.

Mengalamatkan Surat
• Untuk Perhatian
Ketua Esekutif Jabatan Hasil Dalam Negeri Tingkat 3, Bangunan Peransang 60505 Shah Alam Selangor Darul Ehsan. (u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)

Mengalamatkan Surat
• Berkelompok
Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Y. B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Jabatan Persekutuan Atau Beberapa Kementerian/Jabatan/Individu

Jenis-jenis Surat Rasmi
• • • • • • • Permohonan Rayuan Bantahan Makluman Arahan Ucapan Penghargaan

Jenis-jenis Surat Rasmi
• • • • • • • • Perakuan Jemputan Cadangan Pesanan Perjanjian Pekeliling Iringan Lain-lain

Bahagian-Bahagian Surat
1. 2. 3. 4. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri (Logo Agensi) Nama Agensi dan Alamatnya Nombor Telefon Utama, Nombor Faks, Nama E-mel, Alamat Laman Web 5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim 6. Tarikh Surat Ditandatangani

Bahagian-Bahagian Surat
1. Alamat Rasmi Penerima
– Sama dengan sampul surat
• Contoh
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Blok C2 dan C2, Parcel C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. Putrajaya. (U/p: Encik Ahmad bin Marzuki)

Bahagian-bahagian Surat
1. Panggilan Hormat
• Contoh
Tuan/Puan, Y. Bhg. Dato’/Datuk/Y.B. Dato’/Tuan/Puan, Y. Bhg. Dato’/Datin,

Bahagian-Bahagian Surat
1. Tajuk Surat
• Contoh
Laporan Pembaharuan dan Kemajuan Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1999

Bahagian-Bahagian Surat
1. Pemerengganan
– Perenggan pertama tanpa nombor – Perenggan nombor dua bermula pada kiri muka surat dan diikuti dengan indentation (tab) – Perenggan-perenggan seterusnya mengikut format perenggan nombor dua – Setiap perenggan hanya boleh mengandungi satu isu/perkara sahaja

Bahagian-Bahagian Surat
1. Penanda adanya muka surat kedua pada muka surat pertama
…2/-

3. Penanda muka surat kedua:
-2-

Bahagian-Bahagian Surat
1. Penutup
Sekian, terima kasih

2. Slogan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” 4. Pengakuan Pengirim Saya yang menurut perintah,

Bahagian-Bahagian Surat
1. Ruang tanda tangan pengirim dan nama pengirim
Contoh (Ahmad bin Ali) Penyelaras Program Kanan Program PENGURUSAN Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

2. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama agensi
Contoh (Ahmad bin Ali) b.p. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

Bahagian-Bahagian Surat
1. Salinan surat kepada agensi lain
Contoh Sk. Pengarah
INTAN Bukit Kiara Jalan Bukit Kiara 50480 Kuala Lumpur

Bahagian-Bahagian Surat
1. Edaran dalam dan salinan fail timbul 2. Singkatan nama pegawai yang menguruskan dan yang menaip 3. Singkatan nama fail dalam komputer
Contoh
ROY/azie/SURAT/jemputan penceramah

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
1. Nada yang berdiplomasi
– Taraf kehormatan – Bahasa yang positif dan bersopan santun

2. Kesempurnaan
– Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan
(kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
1. Kemasan penyusunan topik/isi kandungan
– Mengemukakan alasan/latar belakang dan diikuti dengan tujuan atau sebaliknya

2. Keringkasan
– Tepat dan tidak berpusing-pusing – Ayat yang ringkas

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
1. Kejelasan
– Perkataan dan ayat tidak menyebabkan tafsiran berlainan, tidak mengelirukan

2. Ciri ketepatan/ketelitian
– Tiada kesilapan tanda bacaan – Tiada kesilapan tatabahasa – Tiada kesilapan penggunaan perkataan

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
1. ‘Layout’ surat yang menyenangkan penerima
– – – – – Margin standard Perenggan yang seimbang Line spacing Jenis dan saiz font kebersihan

Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat 1. Tujuan mesej 2. Mengamalkan ciri penulisan berkesan 3. Analisis pembaca/audien (penerima yang ditujukan)

Penulisan Berkesan
• • • • • • Orthografi yang betul (ejaan standard) Bentuk perkataan/ayat yang betul Gunakan perbendaharaan kata yang tepat Bezakan idea utama dan idea sampingan Elakkan bahasa yang berbunga Pastikan latar belakang audien

Kenali Audien
• Apa yang anda fikir dan anda ketahui tidak sama dengan apa mereka fikir dan ketahui • Kecuali rakan rapat, penggunaan akronim hendaklah dielakkan • Kebanyakan orang sibuk • Mereka bukannya pembaca yang baik – mungkin tidak faham apa yang ditulis • Mereka mempunyai idea sendiri – tafsiran dan agenda sendiri

Kenali Audien
• • • • • Tuliskan dengan mudah supaya difahami Selepas menulis, baca dengan kuat Penggunaan koma mengikut keperluan Tulis mengikut cara bercakap Hindarkan perkataan saintifik/undangundang

Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat • • • • • • Tatabahasa Pemilihan perkataan yang sesuai Nada Format Penandaan ‘SULIT’, ‘RAHSIA’, ‘TERHAD’ Panggilan Hormat

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful