CHƯƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ

CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 MỤC LỤC
I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
1. Khái niệm hoạch định
2. Tầm quan trọng của hoạch định
3. Hậu quả của Công việc Có & Không có Kế hoạch
4. Phân loại hoạch định
5. Các công cụ hoạch định

II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

6. Hậu quả của một tổ chức kém
7. Hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán ?
8. Cơ cấu Tổ chức của Doanh nghiệp
9. Các bước để đạt được một tổ chức HCVP có hiệu quả

III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ
IV. CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QTHC
V. CÂU HỎI ÔN TẬP
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1. Khái niệm hoạch định

Hoạch định (planning) là mô ̣t
chức năng của quản trị bao
gồm các hoạt đô ̣ng xác định ra
các mục tiêu cho tương lai và
các phương tiê ̣n thích hợp để
hoàn thành các mục tiêu đó.
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2. Tầm quan trọng của hoạch định

- Hoạch định – quyết định kế hoạch tối ưu nhất, là mô ̣t chức năng quan
trọng của bất cứ cấp quản trị nào. Bất kì cấp quản trị nào cũng phải làm
công tác hoạch định.
- Cấp quản trị càng thấp càng phải đề ra các kế hoạch càng cụ thể gọi là
hoạch định tác vụ (Operational planing). C
- Cấp quản trị càng cao càng hoạch định có tính chiến lược (strategic
planning) bao quát.
Hình: Tổng quát về hoạch định chiến
lược và hoạch định tác vụ
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2. Tầm quan trọng của hoạch định
• Hoạch định hành chính văn phòng bao gồm viê ̣c thu thâ ̣p các thông
tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành
đô ̣ng.
• Hoạch định tác vụ là hoạch định các hoạt đô ̣ng sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ như marketing, tài chính, sản xuất, tài nguyên nhân sự, hành
chính văn phòng…

Hình: Các mức độ mục tiêu và kế hoạch

 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

3. Hậu quả của Công việc Có & Không có Kế hoạch

- Hâ ̣u quả của công viê ̣c không có kế hoạch: lãng phí thời gian, tiền bạc, vâ ̣t
dụng, và các cố gắng của con người; viê ̣c không quan trọng có thể đem ra
làm trước viê ̣c quan trọng => sự thiếu đồng bô ̣ xảy ra, viê ̣c phối hợp hoạt
đô ̣ng tùy theo may rủi
- Làm viê ̣c có kế hoạch giảm thiểu lãng phí, trùng lắp và dẫm chân lên nhau,
giúp phân công đúng người đúng viê ̣c
Kết luâ ̣n:
•Trong quản lý thì viê ̣c lâ ̣p kế hoạch không phức tạp nhưng rất chán, vì thế
nhiều người ưa tránh né. (Richard S. Sloma)
•Các nhà quản trị cần hiểu rằng họ quản trị kế hoạch chứ không bị kế hoạch
quản lý. (Harold Koontz)
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4. Phân loại hoạch định

- Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Là đề ra kế hoạch tổng
quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp
thực hiện.
- Hoạch định tác vụ/tác nghiệp (Operational planning): Là đề ra các kế
hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh – dịch vụ.
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

5. Các công cụ hoạch định

Bảng danh sách các công việc phải làm hôm

Bảng danh sách các công việc phải
kèm (Things I need to do today) kèm theo
làm hôm nay (Things to do today)
kèm ô kiểm tra đã thực hiện hay mục các cuộc hẹn và ô kiểm tra xem đã thực
chưa
hiện chưa vào ngày hôm sau
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

5. Các công cụ hoạch định

Bảng danh sách công việc trong tuần (Job

Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần (This
task list) xếp theo thứ tự tầm quan trọng và
week’s action plan) có cột ghi ưu tiên và
các ô cần phải làm ngay (must do) và nên
cột ghi ngày đến hạn.
làm (nice to do)
 I. HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

5. Các công cụ hoạch định

Lịch thời biểu hàng ngày (Daily

time log) bao gồm cột ghi giờ
(time), hoạt động (activity), tầm
quan trọng (importance), cột kiểm
tra sự gián đoạn (interruptions), cột
đánh dấu đích thân thực hiện
(personal) hay người khác (other)
 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1. Hậu quả của một tổ chức kém

Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải
có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được
xác định và thống nhất. Người nào làm cái gì, ai báo cáo ai, ai là người ra
quyết định… đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức. Sự thiếu vắng một
tổ chức năng động và hợp lý sẽ đưa đến những hậu quả đáng tiếc, mối quan
hệ giữa cá nhân và tổ chức có thể dẫn đến những xung đột gây hại và họ là
nạn nhân của sự vô tổ chức.
 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2. Hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán?
• HCVP không nên phân tán hầu hết các cơ quan tại Việt Nam hiện
nay.
• Cần phải tập trung công việc HCVP sao cho thống nhất
• Có hai hình thức tập trung: tập trung vào một địa bàn & tập trung
theo chức năng.
 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2. Hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán?
Tập trung theo địa bàn (Physical centralization): “Mọi hoạt động hồ sơ văn
thư đều phải tập trung tại một địa điểm duy nhất dưới quyền quản trị của nhà
quản trị hành chánh”
• Ưu điểm: Dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dê sử
dụng trang thiết bị và dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục.
• Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm
đến tầm quan trọng của từng loại cv và trì trệ do chuyển giao cv.
Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể

Hình 2.1: Tập trung theo địa bàn

 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Tập trung theo chức năng (fuctional decentranlization): “Các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt
dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà QTHC
• Ưu điểm: Có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các
chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt
động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn.
• Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản
trị chuyên môn
Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.

Hình 2.2: Tập trung theo chức năng

 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
3. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp cá thể và doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ, không cần có bộ phận
hành chính văn phòng chuyên biệt.
Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ bắt đầu có trưởng phòng hành chính
kiêm luôn công việc quản trị tài nguyên nhân sự.

Đối với doanh

nghiệp vừa và lớn
có từ 500 công
nhân trở lên thường
có các cấp quản trị
như sau:
 1. Xác định các hoạt • Liệt kê các hoạt động hành chánh
động Hành chánh
2. Đánh giá các hoạt
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
thành công việc đó
khoongh thường xuyên. Để tính thời gian và nhân lực hoàn
động Hành chánh • Xem các gì là cơ bản và thường xuyên, cái gì là phụ và

3. Lập thành các nhóm • Gọi là phân chia phòng ban

4. Các bước để đạt được một tổ chức HCVP có hiệu quả
hoạt động tương quan

Có nhiều phương pháp, tuy nhiên 5 bước sau dễ phù hợp với tình trạng Việt
Nam hơn.

4. Chỉ định phân công

5. Theo dõi các hoạt

động
 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4. Các bước để đạt được một tổ chức HCVP có hiệu quả

Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức:

 Sơ đồ tổ chức phải có chức vụ, được thể hiện trong hình hộp chữ nhật.
 Sơ đồ phải cho thấy ai là cấp trên, ai là cấp dưới.
 Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ giữa các bộ phận phòng ban.
 Không nên sử dụng mũi tên khi vẽ sơ đồ, vì vô tình chúng ta đã hàm ý
rằng thông tin chỉ có một chiều từ trên xuống dưới, nghĩa là cấp trên ra
lệnh cho cấp dưới và cấp dưới không có nghĩa vụ báo cáo cấp trên.
 Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc hoặc đường thẳng ngang khi vẽ sơ đồ.
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

Có 33 nguyên tắc tổ chức, quy về 9 nhóm:

1. Nguyên tắc về mục tiêu
• Xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ chức
• Mô tả rõ ràng
• Mục tiêu của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và có
hiệu quả. HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ
phận khác
• Mục tiêu của nhóm phúc vụ phải ở dưới mục tiêu của các nhóm
chính
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

2. Nguyên tắc về chức năng

• Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu
• Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi cá nhân
được bổ nhiệm vào chức vụ đó
• Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng
mới khác có thể sẽ phát sinh
• Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào
không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

3. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân

• Nên để cho công nhân tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh
hưởng đến công việc của họ.
• Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa công nhân với nhau
trong khi tổ chức.
• Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lïực của các cá nhân nhiều nhất.
• Nhân viên cần phải có khẳ năng xác định vai trò của mình đối với các mục
tiêu và thủ tục.
• Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực hiện công
việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách nào đó và tại sao lại có một
vài qui định nào đó.
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

4. Nguyên tắc về trách nhiệm

• Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công.
• Khi phân công công việc phải chú ý đến việc chuyên môn hoá
quản trị hành chính Văn Phòng.
• Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép
chung lại với nhau thành một nhóm.
• Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

5. Nguyên tắc về báo cáo

• Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất.
• Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng.
• Báo cáo chỉ bao gồm những dữ kiện chính yếu.
• Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
6. Nguyên tắc về quyền hạn
• Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp.
• Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được giao quyền hiểu rõ ràng.
• Quyền hạn phải bằng trách nhiệm.
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT
7. Nguyên tắc vê uỷ quyền
• Quyền hạn và trách nhiệm có thể được uỷ thác cho người khác.
• Sự uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc
biệt lệ.
8. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
• Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên.
• Cơ cấu tổ chức phải được duyệt lại theo định kỳ
• Khái niệm: Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị cho biết một nhà quản trị quản lý
được bao nhiêu người cấp dưới hay nói một cách khác: có bao nhiêu người cấp dưới
phải báo cáo một người cấp trên.
• Phân loại:
– Tầm hạn quản trị rộng: một nhà quản trị quản lý được nhiều người cấp dưới.
– Tầm hạn quản trị hẹp: một nhà quản trị quản lý được ít người cấp dưới.
 III. CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QT

9. Nguyên tắc điều hành tổ chức

• Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn.
• Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết
quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân.
• Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển.
• Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có
hiệu quả
=> Muốn đạt được mục tiêu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích
hợp, năng động và uyển chuyển. Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng
cho một doanh nghiệp.
 IV. CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QTHC

1. Mối quan hệ nội bộ (Intreadepartmental)

• Đây là mối quan hệ trực tuyến.
• Nhà QTHC có quyền hạn và trách nhiệm đổi với các thành
viên của bộ phận mình.
2. Mối quan hệ liên bộ phận (Interdepartmental)
• Là mối quan hệ với nhân viên hoặc cấp quản trị các bộ phận
khác
 IV. CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QTHC

3. Mối quan hệ với khách hàng

• Được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc, hoặc các hoạt động
tương tự
• Việc khách hàng có hài lòng về sản phẩm và dịch vụ của công ty hay không
đều do mối quan hệ giữa HCVP và khách hàng có tốt đẹp hay không.
4. Mối quan hệ nghề nghiệp
• Là mối quan hệ với các nhà QTHC dồng nghiệp trong các cuộc họp, các
hiệp hội và các chương trình huấn luyện.
• Ngành quản trị HCVP hiện đang phát triển nhanh chóng, nên là trách nhiệm
của nhà QTHC là theo kịp với đà phát triển này
 IV. CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Hoạch định là gì ?
2. Tại sao hoạch định HCVP lại quan trọng?
3. Hãy phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định HCVP
4. Hãy trình bày hậu quả của việc có và không có kế hoạch
5. Tập trung HCVP và một địa bàn là gì? Hãy trình bày ưu điêm
và nhược điểm của nó.
6. Tập trung HCVP theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu điểm
và nhược điểm của nó.
7. Cơ cấu tổ chức dịch vụ HCVP nên theo mô hình nào ?