‫الحاسب في‬

‫المكاتب‬
‫واإلدارة‬
‫س‪ /‬ما هي اآلثار اإليجابية الستخدام الحاسب‬
‫في المكاتب واإلدارة ؟؟‬
‫‪ -1‬زيادة إنتاجية العمل‪.‬‬

‫‪ -2‬تخفيض التكاليف وتوفير الجهد‪.‬‬

‫‪ -3‬الدقة والسرعة في اإلنجاز‪.‬‬

‫‪ -4‬رفع مستوى األداء‪.‬‬

 ‫ما المقصود بأتمتة‬
‫المكاتب؟؟‬

‫يقصد بها ‪:‬تسيير أمور‬

‫المكتب باالعتماد على‬
‫على تطبيقات الحاسب‬
‫وتقنية المعلومات‬
‫واالتصال‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة‬
‫أوالً ‪ :‬في المكاتب العامة‬

‫‪ -1‬معالجة النصوص‬
‫أسلوب إعداد المستندات‬
‫والجداول باستخدام الحاسب‬
‫اآللي بهدف إدخال النصوص‬
‫وتعديلها وتخزينها وطباعتها‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪ -2‬الجداول الحسابية‬
‫إدخال بيانات رقمية ونصية‬
‫في جداول مكونة من أعمدة‬
‫وصفوف متقاطعة وتمثيلها‬
‫برسوم بيانية‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬
‫‪ -3‬البريد اإللكتروني‬
‫من خالل هذا التطبيق يمكن‬
‫إرسال رسالة إلى أي شخص‬
‫لديه حاسب متصل بشبكة‬
‫اتصال‪ ,‬وعادة تكون الرسالة‬
‫نصا ً مكتوباً‪ ,‬كما يمكن أن‬
‫يرافقه صوت أو صورة أو أي‬
‫ملف آخر‪.‬‬

‫بماذا يمتاز البريد اإللكتروني عن البريد العادي؟؟‬

 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬
‫‪ -5‬اإلعالم الصوتي‬
‫يقوم جهاز المقسم المعتمد على‬
‫الحاسب بإعالم المتصلين برسالة‬
‫صوتية عامة ‪ ,‬مثل‪ :‬اإلعالم‬
‫الصوتي المسجل عند االتصال‬
‫بخطوط شركات الطيران أو‬
‫مستشفى ‪.‬‬
‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪ -5‬البر‪,‬يد الصوتي‬
‫يشبه البريد االلكتروني والفارق‬
‫الوحيد هو أنه يستخدم الصوت‬
‫في نقل الرسائل‬

‫بماذا يمتاز البريد الصوتي؟؟‬

 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬
‫‪ -6‬الفاكس‬

‫يتيح المجال للمتصل لترك رسالة‬

‫فاكس بدال من رسالة صوتية‪.‬‬
‫ويمكن تخزين الرسالة لطباعتها في‬
‫أي وقت كما يمكن تحديد وقت‬
‫االتصال وجهة االتصال‪.‬‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪-7‬التفاعل مع قاعدة بيانات الحاسب‬

‫وفيه يتم الربط بين المتصل هاتفيا ً‬

‫وجهاز الحاسب والذي يتولى تقديم‬
‫معلومات للمتصل من قاعدة بيانات‬
‫الحاسب المرتبطة بالهاتف‪.‬‬
‫وفيه يتم تحويل معلومات القاعدة‬
‫المكتوبة إلى مكالمة هاتفية‪.‬‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪ - 8‬التنظيم اإللكتروني لألعمال‬

‫والمواعيد‬

‫استخدام برمجيات الحاسب في‬

‫تنظيم وجدولة المواعيد وإرسال‬
‫رسائل تذكير قبل الموعد‬
‫بساعات أو أيام‬
‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪-9‬المؤتمرات الصوتية‬

‫تمكن هذه التقنية مجموعة‬

‫كبيرة من الموظفين في‬
‫أماكن جغرافية متباعدة من‬
‫إجراء محادثات جماعية عن‬
‫طريق استخدام تقنيات‬
‫االتصال الحديثة‪.‬‬
‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪-10‬المؤتمر‪,‬ات المرئية‬

‫عقد المؤتمرات عن بعد‬

‫بالصوت والصور‪D‬ة‬
‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في‬
‫المكاتب العامة‬

‫‪ -11‬العمل عن بعد‬

‫بإمكان الموظفين العمل من منازلهم‬

‫وال يتطلب ذلك حضورهم إلى مقر‬
‫العمل‪.‬‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة‬
‫ثانياً‪ :‬في المكاتب التخصصية‬

‫‪ -1‬نظم التصميم بالحاسب ‪CAD‬‬

‫يستخدم في المكاتب الهندسية‬
‫والصناعية إلعداد الرسوم الهندسية‬
‫المخصصة‪.‬‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في المكاتب‬
‫التخصصية‬
‫‪ -2‬نظم الصرف اآللي‬

‫تستخدم هذه النظم في األعمال‬

‫المصرفية ولدى الهيئات المالية‬
‫والمكاتب االستشارية المالية في‬
‫أعمال نقل الودائع وحسابات‬
‫القروض ونقل المبالغ من حساب‬
‫مصرفي آلخر‪,‬‬
 ‫تطبيقات الحاسب في اإلدارة والمكاتب الحديثة في المكاتب‬
‫التخصصية‬
‫‪ -3‬النظم التجارية‪ :‬تستخدم في األعمال التجارية وتشمل أنواع متعددة ‪ ,‬منها‪:‬‬
‫‪ -‬نظام حساب المدفوعات يبين كافة المعامالت المالية التي يتم خاللها سداد الفواتير الواردة‬
‫وتسديد المستحقات المالية لموظف أو عمالء الشركة‪.‬‬

‫‪ -‬نظام حساب الواردات يسجل هذا النظام كافة المعامالت المالية الخاصة بإيرادات الشركة‬
‫نحو أثمان البضائع وإصدار الفواتير بالمبالغ المستحقة للشركة لدى الغير‪.‬‬

‫‪ -‬نظام المستودعات يحفظ هذا النظام السجالت الخاصة بإدارة مستودعات الشركة لتحديد‬
‫المخزون من بضائع ومنتجات ومقدار المبيع منه‪.‬‬

‫‪ -‬نظام إدارة الموظفين تسجيل المعلومات الخاصة بموظفي الشركة ‪ ,‬واالحتفاظ بمعلومات‬
‫عن سجلهم الوظيفي مثل إجازاتهم ومراتبهم الوظيفية ومرتباتهم‪.‬‬

‫إلعداد تقديرات ميزانية القطاع أو الهيئة وإيراداتها ومصروفاتها المتوقعة‪.‬‬ ‫‪ -‬نظام الميزانية‬
‫الحتساب رواتب العاملين ومكافآتهم وإلصدار الشيكات الخاصة بذلك ‪.‬‬ ‫‪ -‬نظام الرواتب‬