Chương 3: Thiết kế và phân tích

công việc
 Sau khi học chương này, sinh viên cần:
• Hiểu được nội dung, vai trò, ý nghĩa của thiết kế và phân tích công việc

• Xác định được các thành phần của dòng công việc và phân tích công việc

• Xác định các cách thức để thiết kế và phân tích công việc

• Thực hiện thiết kế phân tích công việc, xây dựng bảng mô tả công việc, và tiêu
chuẩn nghiệp cho nhân viên

• Tham gia thảo luận và làm bài tập tình huống liên quan.
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.1 Khi nào cần thiết kế và phân tích công viêc

Khi áp dụng công

Khi tổ chức mới Khi xuất hiện
nghệ mới và
thành lập công việc mới
phương pháp mới

Khi cần rà soát

Khi cần tổ chưc
theo chu kỳ hoạt
và cần cơ cấu lại
động
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL
 Thiết kế công việc (Job Design)
• Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần công việc rời rạc lại với
nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá
nhân hoặc một nhóm các nhân viên thực hiện
• Thiết kế công việc đóng vai trò quan trọng bởi các lý do sau:
+ Thiết kế công việc ảnh hưởng đến thành quả công việc (tạo động lực
=> tạo ra sự khác biệt)
+ Thiết kế công việc ảnh hưởng đến sự hài lòng trong công việc của nhân
viên
+ Thiết kế công việc ảnh hưởng đến trí lực và thể chất của người lao
động
• Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong thiết kế công việc và các thành
phần liên quan
• Bản chất và đặc điểm của công việc và con người đóng vai trò cần phải
được xem xét trong thiết kế công việc
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL
 Các yếu tố cần xác định khi thiết kế công việc 5 W + 1 H
 Who: Ai làm gì?
What: Làm cái gì?
When: Khi nào làm?
Where: Làm ở đâu?
Why: tại sao phải làm?
How: Làm như thế nào?

Đặc điểm công việc Đặc điểm con người/lao động

(Có thể kiểm soát và quản lý) (Không thể kiểm soát/quản lý)

• Nhiệm vụ • Động cơ, sở thích, sự nhiệt huyết

• Quyền và trách nhiệm • Khuynh hướng, mức độ hài lòng
• Chính sách/Quy trình • Thể chất, trí lực
• Công cụ và sự đa dang • Sự trung thành và đạo đức
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL
 Các yếu tố ảnh hưởng tới thiết kế công việc
 Đặc trưng của cấu trúc tổ chức DN
 Dòng công việc
 Khả năng của người lao động
 Điều kiện lao động
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL

Lao động toàn thời

gian (full-time)

Job-Person Match
Lao động bán thời
(Phù hơp công việc
gian (part-time)
– con người

Thiết kế công việc

Person-Job Fit
và người lao động Lao động tạm thời
(Phù hợp con người
(temporary)
– công việc)

Nhà thầu độc lập

Lao động tình
(Independent
huống (contigent)
contractors)
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL
Mở rộng công việc Luân chuyển công việc
(Job enlargement) (Job rotation)

Làm phong phú công việc Chia sẻ công việc

(Job enrichment) (Job Sharing)

Đặc điểm công việc Tình trạng tâm lý Kết quả mong
muốn
• Đa dạng kỹ năng • Ảnh hưởng ý
• Đặc trưng công việc nghĩa của công
• Ý nghĩa công việc việc
Mô hình đặc
điểm công việc • Sự tự chủ • Kích thích trách • Động cơ
nhiệm • Thành quả
• Sự hài lòng

Nguồn: Hackman & • Sự phản hổi

Oldham (2009) • Cung cấp kiến
thức về kết quả
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.2 Thiết kế công việc và các đặc trưng ảnh hưởng đến QTNL

Công việc và lịch trình

công việc Telework

Cân bằng
cuộc sống Lịch trình
–công việc công việc
linh hoạt

Lịch trình
công việc

Lịch trình Công việc

công việc co ép lại
theo ca (compress
Lịch trình ed work)
công việc
truyền
thống
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.3 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc
 Phân tích công việc: là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc, các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc
Phân tích công việc
Phương pháp Nguồn dữ liệu Người thực hiện
+ Phiếu khảo sát + Nhân viên + Nhà phân tích CV
+ Phỏng vấn + Giám sát + Tư vấn thuê ngoài
+ Quan sát + Quản lý + Nhà quản lý, giám sát
+ Nhật ký/blog + Nhà phân tích C/V

Bảng mô tả công việc Bảng tiêu chuẩn công việc

+ Hoạch định nguồn nhân lực + Đánh giá thành quả CV

+ Tuyển dụng + Sức khỏe và an toàn lao động
+ Lựa chọn nhân lực + Chính sách đại ngộ
+ Đào tạo và phát triển + Hài lòng và mối quan hệ
với người lao động
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.3 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc

Căn cứ phân tích công việc dựa Phân tích công việc theo tiếp
trên hoạt động (Task-based Job cận năng lực (Competency Job
Analysis) Analysis)

• Tập trung vào các hoạt động, bổn

phận và trách nhiệm thực hiện trong
một công việc
• Hoạt động được xác định rõ gồm các
cử động (tasks/activities)
• Nhiệm vụ là một phần công việc lớn
hơn (duty) gồm một số hoạt động
được thực hiện bởi một cá nhân
• Trách nhiệm (responsibilities) công
việc là các nghĩa vụ phải thực hiện
các hoạt động và nhiệm vụ nào đó
• Tập trung vào năng lực con người
cần để thực hiện công việc
• Nhấn mạnh khả năng con người ảnh
hưởng đến thành quả tổ chức
• Nhóm các năng lực bao gồm kiến
thức, kỹ năng, và khả năng
• Nhấn mạnh sự thúc đẩy thành quả
lao động

Sự dịch chuyển trong phân tích công việc

 Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
3.4 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc
 Khi phân tích công việc cần xây dựng hai tài liệu cơ bản: Bảng mô tả công việc
và bảng tiêu chuẩn công việc
 Bảng mô tả công việc: là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan
hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu
chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
Þ Giúp hiểu được nội dung, yêu cầu công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm
khi thực hiện công việc
 Bảng tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân
như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ
năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bảng tiêu chuẩn
công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để
thực hiện công việc tốt nhất
Þ Phân tích công việc cung cấp thông tin về yêu cầu đặc điểm công việc
Þ Giúp phối hợp đông bộ giữa các bộ phận cơ cấu doanh nghiệp
Þ Đánh giá chính xác yêu cầu công việc, tuyển dụng được đúng nhân viên
Þ Đánh giá đúng năng lực, trả lương hợp lý để kích thích người LĐ
Þ Giúp cải tổ, thay đổi cơ cấu về tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao HQ SXKD
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Phương pháp phân tích công việc

Hoạt động trong

công việc

Nhu cầu của con Hành vi người

người lao động
Thông tin thu
thập được từ
phân tích CV Máy móc, thiết
Môi trường làm
bị, công cụ, yếu
việc
tó hỗ trợ khác

Tiêu chuản làm

việc
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Phương pháp phân tích công việc

Xác định mục tiêu

PTCV

Xây dựng bảng mô

tả công việc và tiêu Thu thập thông tin
chuẩn công việc cơ bản có sẵn
Quy trình phân
tích công việc
Kiểm tra xác minh Chọn lựa phần việc
tính chính xác của đặc trưng để phân
thông tin tích

Áp dụng các phương

pháp khác nhau để thu
thập thông tin
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Phân tích công

việc vi tính Quan sát
hóa?

Phỏng vấn, và bảng Phương pháp thu

Lấy mẫu công việc
câu hỏi thập thông tin

Danh mục khảo

Nhật ký nhân viên sát?

Phương pháp thu thập thông tin

Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
• Nguồn thông tin • Cách thức phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn  Có cấu trúc (theo quy định)
Cá nhân
(Interview)
Nhóm nhân viên  Không có cấu trúc, câu hỏi mở
Bộ phận phụ trách nhân viên  Kết hợp cả hai loại trên
• Ưu điểm
 Nhanh, trực tiếp thu thập các thông tin
• Chú ý với phỏng vấn
mong muốn  Nghiên cứu công việc trước
 Thích hợp cho xây dựng tiêu chuẩn  Chọn người thực hiện c/việc
đánh giá năng lực thực hiện công việc  Thiết lập mối quan hệ với
• Nhược điểm người được phỏng vấn
 Cung cấp thông tin sai lệch  Đặt câu hỏi rõ ràng
 Không muốn trả lời đầy đủ  Cơ cấu thông tin hợp lý
 Tốn nhiều thời gian  Kiểm tra lại tính chính xác
Ví dụ về phiếu
khảo sát để phát
triển bảng mô tả
công việc

Source: www.hr.blr.com.
 Ví dụ về phiếu
khảo sát để phát
triển bảng mô tả
công việc (tiếp)

Source: www.hr.blr.com.

Chú ý: Dịch nội dung của phiếu

khảo sát này và phỏng vấn một
người mà em quen biết (có việc
làm) rồi điền thông tin vào. Hãy
làm việc như một nhân viên quản
lý nhân lực
 Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Phương pháp bảng câu hỏi

• Hình thức bảng câu
(Questionaire)  Có cấu trúc (theo danh mục
• Nguồn thông tin câu hỏi định sẵn)
Nhân viên điền trả lời câu hỏi  Không có cấu trúc, câu hỏi mở

• Ưu điểm • Chú ý với bảng câu hỏi

 Nhanh hơn, dễ dàng thực hiện  Cấu trúc các câu hỏi
với số lượng lớn công nhân viên  Nội dung hợp lý rõ ràng, dễ
• Nhược điểm hiểu của các câu hỏi
 Chi phí và thời gian trong việc  Cách thức đặt câu hỏi
chuẩn bị kỹ lượng bảng câu hỏi,
 Phải thực hiện kiểm tra độ tin cậy
và hợp lý bảng câu hỏi trước khi
điều tra
 Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
• Nguồn thông tin Phương pháp quan sát
Quan sát thời gian, mức độ thường (Observation)
xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ,
trách nhiệm khi thực hiện công việc
• Chú ý với bảng câu hỏi
 Điều kiện làm việc, máy móc, dụng cụ,
nguyên vật liệu  Nên kết hợp quan sát với
quya phim, đồng hồ bấm giờ
• Ưu điểm
 Quan sát theo chu kỳ công
 Thực hiện với công việc có thể đo
việc hoàn chỉnh
lường được
 Nói chuyện trực tiếp với
 Giảm bớt các thông tin sai lệch
nhân viên thực hiện công
• Nhược điểm việc để tìm hiểu những điều
 Có thể cung cấp thông tin thiếu chính chưa rõ
xác do hội chứng Hawthone
 Tốn thời gian
 Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
• Nguồn thông tin Sử dụng nhật kỳ ngày làm
Do công nhân thực hiện ghi chép hàng việc (Participant Diary)
ngày về các nhiệm vụ được giao và kết
quả công việc
• Chú ý với bảng câu hỏi
 Tính toán loại công việc, hao phí thời
gian, thời gian trung bình cần thietes,  Nên kết hợp với các phương
lãng phí thời gian pháp khác
• Ưu điểm
 Dùng để phân tích công việc khó quan
sát
 Thu hút sự tham gia của nhân viên
• Nhược điểm
 Ngại viết trung thực những lỗi sai do
chủ quan cá nhân
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

Nội dung bảng mô tả công Xác định công việc

việc (Job Description)

Mối quan hệ công

Tóm tắt công việc
việc

Nội dung của mộ

bảng mô tả công
việc Trách nhiệm và
Điều kiện làm việc
bổn phận

Những tiêu chuẩn Quyền hạn của

công việc người lao động
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Nội dung bảng mô tả công
việc (Job Description)
Ví dụ về bảng
mô tả công
việc (Công ty
xuất bản)

Chú ý: Dịch nội dung của bảng

mô tả công việc này, sau đó hãy
mô tả công việc mà em đã thực
hiện phỏng vấn và điều tra ở phần
trên với tư cách là nhân viên
phòng quản trị nhân lực
Ví dụ về bảng
mô tả công
việc (tiếp)
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Nội dung bảng tiêu chuẩn
công việc (Job Specification)

Trình độ văn hóa

chuyên môn Kinh nghiệm công
tác

Nội dung của

bảng tiêu chuẩn
công việc Các kỹ năng làm
việc

Các đặc điểm cá

nhân
Các phẩm chất cá
nhân cần thiết
Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Nội dung bảng tiêu chuẩn
công việc (Job Specification)
Thank you for your attention!