‫مهارات إدارية‬

‫السكرتارية‬

‫إعداد المعلم‬
‫رشيد محمد هاشم رشيد‬
‫ابدأ‬
 ‫المفهوم العام لمعنى السكرتارية‬
‫والسكرتير‬
‫فروع اإلدارة الذي يتناول إنجاز‬ ‫تعني كلمة سكرتارية ‪ :‬ذلك الفرع من‬
‫األعمال المكتبية في المنظمة ( أو المشروع ) بأعلى قدر من الكفاية ‪.‬‬
‫كما تعرف ‪ :‬بأنها مجموعة األجهزة المعاونة للوحدات التنظيمية الرئيسية‬
‫تحقيقاً ألهداف المنظمة أو المشروع ‪.‬‬
‫أما كلمة سكرتير ‪ :‬فهو الموظف الذي يعاون أحد الرؤساء ويتمتع بالثقة‬
‫التامة لهذا الرئيس ويقوم ببعض األعمال الهامة والسرية ويرتب المواعيد‬
‫للرئيس ويستقبل الزوار والمراجعين ويتلقى المكالمات الهاتفية ويحفظ‬
‫األوراق والمس تندات والملفات ويس اعد الرئي س ف ي تحري ر الرسائل‬
‫وإعداد التقارير ‪.‬‬
‫وجمهورها بشكل عام ‪.‬‬‫المنظمة عودة‬
‫الوصل بينالتالي‬
‫وبهذا فهو يعتبر همزة السابق‬
‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 1‬تحرير الرسائل والمذكرات ‪.‬‬
‫‪ ) 2‬النسخ والتصوير ‪.‬‬
‫‪ ) 3‬تلقي المكالمات الهاتفية ‪.‬‬
‫‪ ) 4‬معالجة البريد الوارد والصادر ‪.‬‬
‫‪ ) 5‬معالجة المعلومات ‪.‬‬
‫‪ ) 6‬مهارة تحديد المواعيد واالستقبال ‪.‬‬

‫وسنقوم بعرض موجز عن كل عمل من هذه األعمال ‪:‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 1‬تحرير الرسائل والمذكرات‬
‫يقوم السكرتير بطباعة رسائل المدير عند حصوله على المعلومات منه عن طريق قيام‬
‫المدير بكتابة المسودة ‪ ،‬أو التسجيل المباشر للمعلومات ‪ ،‬باستخدام جهاز تسجيل‬
‫يقوم المدير بتسجيل ما يريد من مراسالت ثم يقوم السكرتير بطباعتها ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 2‬النسخ والتصوير‬
‫يقوم السكرتير في العديد من المكاتب بمهمة النسخ والتصوير للمستندات والرسائل‬
‫الواردة والصادرة للمكتب ‪ ،‬وذلك عندما يطلب عدة نسخ من األصل الواحد ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 3‬تلقي المكالمات الهاتفية‬
‫السكرتير الجيد هو الذي يحسن استقبال ونقل المكالمات الهاتفية ‪ ،‬وعليه أن يلتزم‬
‫بعدة آداب مثل ك‬
‫أ ) اإلجابة الفورية لدى سماع جرس الهاتف ‪.‬‬
‫ب) االبتعاد بقدر اإلمكان عن التحايا الكثيرة والمبالغ فيها ؟‬
‫ج ) اإلصغاء إلى المتحدث جيداً ‪.‬‬
‫د ) االقالل من المكالمات الخاصة والشخصية ‪.‬‬
‫هـ) إعطاء المعلومات المطلوبة بكل لطف ومجاملة ‪.‬‬
‫و ) معرفة أماكن وجود المدير في المنظمة أو خارجها لتحويل المكالمات المهمة ‪.‬‬
‫ز ) االحتفاظ بأحدث األدلة التي تصدرها المنظمة أو شركة االتصاالت ‪.‬‬
‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬
 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 4‬معالجة البريد الوارد والصادر‬
‫يجب أن يلم السكرتير بمختلف أعمال البريد الوارد والصادر نظراً ألن البريد من‬
‫المراف ق الحيوي ة الت ي تزود المنظم ة بالمعلومات وتوص ل المعلومات م ن المنظمة‬
‫للجهات األخرى ‪ ،‬وألن البريد الصادر يعكس صورة وانطباع لدى المتعاملين مع‬
‫المنظمة ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 5‬معالجة المعلومات‬
‫يجب أن يكون السكرتير فعاالً في حفظ المعلومات وتوفيرها للمدير بسرعة وكفاية‬
‫ولذلك يجب على السكرتير أن يتقن ما يلي ‪:‬‬
‫أ ) أن يتقن مهارة الفهرسة ‪.‬‬
‫ب) أن يتقن تصنيف المعلومات ‪.‬‬
‫ج ) أن يتقن استخدام المعدات ‪.‬‬
‫د ) أن يتقن أساليب متابعة الملفات وجمعها وحفظها وصيانتها من التلف ‪.‬‬
‫هـ) أن يتقن استخدام الوسائل واألجهزة الحديثة للمعلومات ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهم أعمال السكرتارية‬
‫‪ ) 6‬مهارة تحديد المواعيد واالستقبال‬
‫ويتأكد ذلك عند عدم وجود قسماً خاص اً للعالقات العامة في المنظمة ‪ ،‬فعلى‬
‫السكرتير أن يستقبل الزوار والمراجعين ‪ ،‬ومحاولة حل بعض المشاكل للمراجعين‬
‫وإجابة طلباتهم المشروعة دون الرجوع للمدير توفيراً لوقت وجهد المدير ‪ ،‬أو‬
‫توجيههم إلى جهات االختصاص في المنظمة للنظر في مطالبهم ‪.‬‬
‫كم ا يقوم الس كرتير بتنظي م وق ت المدي ر بإعداد س جل خاص الرتباطات المدير‬
‫ومواعيده يدون فيه أسماء المراجعين والمتصلين ‪ ،‬وأوقات االجتماعات أو موعد‬
‫وص ول شخص ية مهم ة ‪.‬وهناك مهارات أخرى مث ل ‪ :‬تحدي د المواعي د مسبقاً ‪،‬‬
‫واالتفاق مع المدير مسبقاً على كيفية استقبال المراجعين والزوار ‪ ،‬وأن يحسن معاملة‬
‫الزوار وفق أصول الكياسة واللطف ‪ ،‬وأن يحسن االعتذار عند انشغال المدير وعدم‬
‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫تمكنه من مقابلة المراجعين ‪.‬‬
‫السابق‬
 ‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬
‫السكرتارية الخاصة‬
‫السكرتارية‬
‫سلوكيات السكرتير الخاص اإليجابية المستحبة‬
‫‪ )1‬المواظبة على الحضور في المواعيد‬
‫الرسمية واستعداد للحضور في غير المواعيد‬ ‫‪ )9‬توجيه التحية بلطف وتأدب ‪.‬‬
‫الرسمية ‪.‬‬
‫‪ )2‬االعتناء بما يوكل إليه من أعمال ‪.‬‬ ‫‪ )10‬يجب أن يسمع السكرتير أكثر مما يتكلم ‪.‬‬

‫‪ )3‬االعتناء بالمظهر في غير تكلف ‪.‬‬ ‫‪ )11‬إذا رفض رأيا ً يرفضه بلباقة وود ‪.‬‬

‫‪ )4‬االهتمام بحفظ السجالت بالطرق الحديثة ‪.‬‬ ‫‪ )12‬يتذكر أسماء األشخاص عند لقائهم ‪.‬‬

‫‪ )5‬إعادة وضع المراجع في أماكنها ‪.‬‬ ‫‪ )13‬استخدام األدوات والمعدات بكفاية ‪.‬‬

‫‪ )6‬عدم االنصراف قبل استئذان المدير ‪.‬‬ ‫‪ )14‬تحمسه لألعمال التي توكل إليه ‪.‬‬
‫‪ )16‬االكتساب الدائم لخبرات الغير وتجديد‬
‫‪ )7‬حسن معاملة الغير ‪.‬‬
‫معلوماته ‪.‬‬
‫‪ )8‬عدم المحاباة والصدق في الحديث ‪.‬‬ ‫‪ )17‬استغالل وقته استغالالً أمثل ‪.‬‬
 ‫السكرتارية الخاصة‬
‫السكرتارية‬
‫سلوكيات السكرتير الخاص السلبية غير المستحبة‬
‫‪ )1‬عدم االعتناء بالمظهر أو اإلفراط في التأنق‬ ‫‪ )9‬تعوده التسويف بعدم إنجاز ما يوكل إليه ‪.‬‬

‫‪ )2‬التصنع في السير أو الجلسة أو الحركات ‪.‬‬ ‫‪ )10‬إزعاجه لمن يتعاملون معه بكثرة األسئلة ‪.‬‬

‫‪ )3‬التحدث بصفة مستمرة عن نفسه ‪.‬‬ ‫‪ )11‬تدخله في أعمال اآلخرين بقصد تأخيرهم ‪.‬‬

‫‪ )4‬التحدث بصوت مرتفع يدل على الغطرسة ‪.‬‬ ‫‪ )12‬تعوده تقديم اعتذارات عن األخطاء في عمله ‪.‬‬

‫‪ )5‬تعمد عدم الوضوح في الكالم ‪.‬‬ ‫‪ )13‬عدم العناية بالعمل الذي يكلفه بمثالية ‪.‬‬

‫‪ )6‬محاولته مقاطعة الغير أثناء الحديث ‪.‬‬ ‫‪ )14‬يطلب من رئيسه تكرار التعليمات أكثر من مرة ‪.‬‬

‫‪ )7‬عدم االكتراث بمصالح اآلخرين ‪.‬‬ ‫‪ )15‬استعانته باإلدارات األخرى ‪.‬‬

‫‪ )8‬االنطواء على النفس ‪.‬‬ ‫‪ )16‬ترك آالته غير صالحة دون إصالح أو صيانة ‪.‬‬
‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬