KESIMPULAN &

RINGKASAN
KESELURUHAN
KURSUS

03/11/2022 1
 APA ITU REKOD AWAM

Di bawah Akta Arkib Negara No 44 Tahun 1966,

rekod awam ialah semua
“kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan
bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar,
mikrofilem, filem wayang gambar, rakaman suara di
dalam pelbagai bentuk yang diterima secara rasmi
atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam
semasa menjalankan tugas rasminya

03/11/2022 2
 TANGGUNGJAWAB ANDA
 Mewujudkan rekod yang jabatan anda
perlukan di dalam urusan harian.

 Menentukan supaya rekod yang masih

diperlukan oleh jabatan disimpan secara
sistematik dan dipelihara dengan baik.

 Mengasingkan rekod yang tidak lagi

diperlukan.

03/11/2022 3
  Menyediakan senarai pemindahan bagi
menentukan rekod tidak aktif dipindahkan ke
Arkib Negara untuk disimpan atau dimusnahkan.

 Memastikan semua rekod bernilai yang telah

berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai
dan dipindahkan ke Arkib Negara.

 Mendapatkan kebenaran Ketua Pengarah Arkib

Negara untuk memusnahkan rekod-rekod yang
tidak bernilai.

03/11/2022 4
 TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

 Mengiktiraf dan menyokong penuh

terhadap segala polisi, panduan dan
juga prosidur yang berkaitan dengan
pengurusan rekod.

 Bertanggungjawab ke atas
pengurusan rekod yang tepat
terhadap rekod-rekod yang berada di
bawah jabatannya.

03/11/2022 5
 TANGGUNGJAWAB
PENYELARAS REKOD

 Merancang, melaksanakan dan

mentadbir kegiatan pengurusan rekod
sesuai dengan polisi yang telah
ditetapkan.

 Mencadangkan jalan penyelesaian

terhadap masalah yang dihadapi atau
timbul dalam aktiviti pengurusan rekod .

03/11/2022 6
 MENGAPA REKOD
AWAM PENTING
 Ia adalah warisan Negara yang
mengandungi pelbagai maklumat
penting mengenai pentadbiran dan
sejarah Negara.

 Ia mengandungi ilmu yang dapat

menimbulkan kesedaran
kebangsaan.

03/11/2022 7
  Rekod awam merupakan sumber utama
yang penting untuk rujukan oleh
Kerajaan dan orang ramai.

 Rekod awam mengandungi maklumat

yang boleh menjaga dan melindungi hak
serta kepentingan kerajaan dan individu.

03/11/2022 8
 APA ITU PENGURUSAN REKOD

Suatu proses yang melibatkan kaedah

kawalan maklumat/rekod dari peringkat:

 Pewujudan Rekod
 Penggunaan dan Pemeliharaan Rekod
 Pemisahan Rekod

03/11/2022 9
 PROSES PENGURUSAN REKOD
PENERIMAAN P’WUJUDAN FAIL SISTEM

JENIS FAIL MENGIKUT

PERKARA/SUBJEK

PROSES PENYIMPANAN
PELUPUSAN
DI MUSNAHKAN

PUSAT REKOD/ARKIB
NEGARA/NEGERI ARKIB PENGASINGAN DAN
ORGANISASI PEMINDAHAN PENCARIAN
03/11/2022 10
 PENWUJUDAN
REKOD

Mengkaji dan Menentukan jenis-jenis rekod yang perlu

diwujudkan oleh sesebuah Agensi:

Mengawal pertumbuhan rekod

Memastikan ia disalurkan dengan betul supaya
keutuhan rekod terpelihara.
Kaitan antara satu kumpulan rekod dengan yang
lain tidak terhalang.
03/11/2022 11
PERKARA PERLU DIPERHATIKAN:
 Kaedah pembukaan dan penutupan fail.
 Mengapa perlu fail?
 Sistem fail yang bagaimana hendak diwujudkan
di Jabatan.
 Tanggungjawab kerani registri sebelum
membuka fail.
 Bagaimana menentukan tajuk fail?
 Bagaimana mengujudkan dokumen
terperingkat?
 Apa itu rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad
 Pengujudan senarai indeks fail Jabatan.

03/11/2022 12
 PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN
REKOD
Prosidur dan garis panduan yang diikuti oleh sesebuah
agensi:

1. Bagaimana rekod aktif dan separa aktif

diselenggara.
2. Adakah sistem yang digunakan cekap dan
berkesan.

03/11/2022 13
 PERKARA YANG
PERLU DILAKUKAN

 Bagaimana edaran fail dikawal.

 Adakah terdapat tempoh penggunaan.
 Adakah ia mudah dikesan pergerakannya?
 Bagaimana merekodkan surat keluar dan surat
masuk?
 Bagaimana cara-cara menulis minit dan SDP.
 Bagaimana memelihara rekod/fail

03/11/2022 14
 Bagaimana fail terperingkat dikendalikan.?

 Apa perlu dilakukan sekiranya berlaku

keciciran/kehilangan dokumen.

 Tindakan apabila fail diperlukan oleh dua

pegawai dalam waktu yang sama.

03/11/2022 15
 PEMISAHAN
REKOD
Mengkaji dan mengenalpasti rekod-
rekod untuk simpanan sementara,
kekal atau untuk dimusnahkan:

Memastikan jabatan tidak dibebankan

dengan jumlah rekod yang banyak dan
boleh menyebabkan kegendalaan dalam
proses pentadbiran dan pengurusan
harian

03/11/2022 16
 PERKARA YANG PERLU
DIPERHATIKAN:

 Kumpulan-kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ke

Arkib Negara.

 Bagaimana rekod dipindahkan.

 Apa itu Jadual Pemisahan Rekod.

 Bagaimana menyediakan jadual pemisahan rekod.

03/11/2022 17
  Takrif pemusnahan rekod dan kumpulan
rekod yang boleh dimusnahkan.

 Prosedur pemusnahan rekod yang

mempunyai Jadual Pemisahan.

 Prosedur pemusnahan rekod yang tidak

mempunyai Jadual Pemisahan.

 Cara-cara pemusnahan rekod

03/11/2022 18
 DARI PERSPEKTIF ISO

4.2.4 Control of records

Records shall remain legible,
Readily identifiable and retrievable.
Documented procedure shall be
establishedto define the controls needed
for the identification, storage, protection,
retrieval, retention time and disposition of
records.

03/11/2022 19
 JADUAL PEMISAHAN REKOD
Lantik Pegawai Rekod

Tubuh J/kuasa Pemisahan Rekod

Kenalpasti jenis rekod

Tentukan nilai rekod

Cadangan (simpan/musnah)

Pengesahan Ketua Jabatan

03/11/2022 20
 PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD
Kelulusan J/kuasa Pemisahan Rekod

Catatkan No. Rujukan/Nama Fail Susun ikut siri

Lengkap Borang Arkib –Senarai Pemindahan Rekod

Peg. Rekod cadangkan lupus atau simpan (kekal/sementara)

Pengesahan Ketua Jabatan

Hantar surat ke Arkib Negara

03/11/2022 Samb…….. 21
 PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD
Tunggu jawapan dari Arkib Negara

Sekiranya diluluskan utk simpanan Arkib,

Peg. Arkib akan datang ke Jabatan untuk semakan

Dapatkan kotak dari Arkib

Susun rekod ikut siri

Sediakan senarai inventori (3 salinan)

Pindahkan kotak-kotak ke Arkib dengan

diiringi Pegawai Jabatan

03/11/2022 22
CARA-CARA PEMUSNAHAN REKOD

 Rincih
 Bakar
 Tanam
 Jual

03/11/2022 23
 MELIPUTI SURAT, DOKUMEN, BAHAN
BERCETAK, BUKU, PETAK LUKISAN,
GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM,
RAKAMAN DAN LAIN-LAIN YANG
DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA
ORGANISASI KERAJAAN.

03/11/2022 24
  SURAT  LUKISAN
 BUKU  GAMBAR
 BAHAN BERCETAK  FILEM
 PETA  MIKROFILEM
 PELAN  JALUR SUARA, DLL

ALAT PENTADBIRAN
ALAT KAWALAN PENGARAHAN
PERANCANGAN BARANG BUKTI
PERLAKSANAAN PENYELENG-GARAAN

03/11/2022 25
  NILAI PENTADBIRAN
 NILAI KEWANGAN
 NILAI PERUNDANGAN
 NILAI SEJARAH
 NILAI KEBUDAYAAN
 NILAI PENYELIDIKAN

TIDAK BERNILAI
BERNILAI SEMASA
BERNILAI SEMENTARA
BERNILAI KEKAL
03/11/2022 26
  REKOD YANG DICADANG
MUSNAH SETELAH
MENDAPAT KELULUSAN
KETUA PENGARAH ARKIB
NEGARA MALAYSIA

 MENURUT SEK.IV. AKTA

ARKIB NEGARA NO.44/1966

REKOD MASIH
AKTIF

BOLEH MUSNAH SETELAH

MEMATUHI TEMPOH SIMPANAN
DITETAPKAN ATAU SEMUA
TINDAKAN SELESAI

03/11/2022 27
 REKOD YANG MENGANDUNGI
MAKLUMAT MEMGENAI PERISTIWA-
PERISTIWA BERKEPENTINGAN
KEBANGSAAN ATAU ANTARABANGSA

CONTOH:

 REKOD POLISI, PERATURAN, PERINTAH SURAT

PEKELILING DAN ARAHAN-ARAHAN PEJABAT.

 CARTA ORGANISASI, PERCETAKAN BUKU PANDUAN

DAN CATATAN MENGENAI SEJARAH, FUNGSI
ORGANISASI DAN AKTIVITI JABATAN.

03/11/2022 28
 TINDAKAN PEMISAHAN/
JENIS TEMPOH SIMPANAN

REKOD PENTADBIRAN

CONTOH:

 DOKUMEN-DOKUMEN KONTRAK  MUSNAH SETELAH SEMUA TINDAKAN

SEPERTI KONTRAK SELESAI
PENYELENGGARAAN
PERALATAN/MESIN PEJABAT,
DOKUMEN PAJAKAN
 SIMPAN 3 TAHUN DARI TARIKH
 REKOD PINJAMAN KEWANGAN PINJAMAN SELESAI KEMUDIAN
KAKITANGAN MEMBELI MOTOKAR, MUSNAH
RUMAH DLL

 KAD PERAKAM WAKTU  MUSNAH SETELAH TEMPOH SIMPAN 1

TAHUN SELESAI

 REKOD CUTI KAKITANGAN  MUSNAH SELEPAS 1 TAHUN SETELAH

DICATAT DALAM BUKU PERKHIDMATAN

03/11/2022 29
 JENIS
TINDAKAN PEMISAHAN/
REKOD KEWANGAN TEMPOH SIMPANAN

 CONTOH:
20 TAHUN SELEPAS
 LEJAR DAN REKOD KHAS SEPERTI PENYELESAIAN AKHIR
DAFTAR PINJAMAN AM PEJABAT, SEGALA URUSAN DAN
HUTANG AWAM, DAFTAR PINDAH PENUTUPAN AKAUN
MILIK TERAKHIR AMNYA

 LEJAR BESAR PERBENDAHARAAN, 7 TAHUN SELEPAS

BUKU MENGENAI JERNAL BESAR,
RINGKASAN DAN LEJAR KECIL, KAD
PERBELANJAAN DAN HASIL LEJAR
AKAUN BUKU ATAU KOD GAJI
 BAUCER PEMBAYARAN BERESIT DAN
BAUCER JERNAL
PENYELESAIAN AKHIR
SEGALA URUSAN DAN
PENUTUPAN AKAUN
TERAKHIR DALAMNYA
7 TAHUN

 BUKU WANG TUNAI HARIAN, BUKU 1 TAHUN

BAYARAN POS DAN SEBAGAINYA

03/11/2022 30
 JENIS TINDAKAN PEMISAHAN/
TEMPOH SIMPANAN

 PENDUA ATAU KAUNTER SOIL DALAM SELEPAS PENYELESAIAN

BENTUK BUKU, PELBAGAI KAUNTER
AKHIR TINDAKAN ATAS
FOIL CEK
SEGALA BORANG ASAL

REKOD-REKOD KEWANGAN
LAIN

 LAPORAN BELANJAWAN TAHUNAN,

SETENGAH TAHUN DAN SUKU TAHUN.
(MELIPUTI DATA-DATA YANG
DIKUMPULKAN DALAM PENYEDIAAN
LAPORAN, KERTAS-KERTAS YANG
BERKAITAN)
DIMUSNAHKAN SETELAH
LAPORAN BELANJAWAN
DITERBITKAN

03/11/2022 31
 JENIS TINDAKAN PEMISAHAN/
TEMPOH SIMPANAN
REKOD MENGENAI
BANGUNAN DAN HARTA

CONTOH:
MUSNAH SETELAH SEMUA
 SURAT-SURAT PEREJANJIAN TINDAKAN SELESAI
PENYEWAAN RUANG PEJABAT

 REKOD PEMBELIAN ALAT-ALAT

KELENGKAPAN PEJABAT
 REKOD PELUPUSAN KELENGKAPAN
PEJABAT
DIMUSNAHKAN SETELAH
DICATATKAN DALAM
INVENTORI KELENGKAPAN
PEJABAT DAN SEMUA
TINDAKAN SELESAI

03/11/2022 32
 RANCANGAN REKOD PENTING

 MELANTIK PEGAWAI REKOD JABATAN

 MENDAPATKAN KHIDMAT NASIHAT ARKIB NEGARA
MALAYSIA ATAU CAWANGAN-CAWANGANNYA UNTUK
MELAKSANAKAN RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN
DAN CARA PENGURUSAN REKOD DI JABATAN
 MENYEDIAKAN INVENTORI REKOD
 MENENTUKAN CARA MENJAGA KESELAMATAN REKOD
PENTING KERAJAAN
 MEMBUAT SALINAN REKOD PENTING KERAJAAN SEPERTI
DALAM BENTUK MIKRO FILEM DAN SEBAGAINYA

03/11/2022 33
 REKOD AWAM
 MENENTUKAN REKOD-REKOD YANG MASIH DIPERLUKAN
OLEH JABATAN DISIMPAN SECARA SISTEMATIK DAN
DIPELIHARA DENGAN BAIK

 MENGHUBUNGI ARKIB NEGARA MALAYSIA DI ATAS APA-APA

PERKARA MENGENAI REKOD-REKOD YANG TIDAK
DIPERLUKAN

 MENYEDIAKAN SENARAI PEMINDAHAN BAGI REKOD-

REKOD YANG BERUSIA 5 TAHUN SETELAH DITUTUP DAN
MENENTUKAN SAMADA REKOD TERSEBUT PERLU
DIPINDAH KE ARKIB NEGARA UNTUK DISIMPAN ATAU
DIMUSNAH

 MEMASTIKAN SEMUA REKOD BERNILAI YANG TELAH

BERUSIA 20 TAHUN SEMENJAK DIWUJUDKAN DI SENARAI
DAN DIPINDAH KE ARKIB NEGARA

03/11/2022 34
  MEMINTA KEBENARAN DARIPADA KETUA
PENGARAH ARKIB NEGARA MALAYSIA UNTUK
PEMUSNAHAN REKOD-REKOD YANG TIDAK
BERNILAI

 MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT ARKIB NEGARA

MENGENAI CARA PENGURUSAN REKOD DI
JABATAN ANDA

DEFINISI

PROSES DI MANA REKOD-REKOD DIPINDAH

KAN DARI SESEBUAH JABATAN DAN AGENSI
KERAJAAN KE ARKIB NEGARA MALAYSIA.

03/11/2022 35
 E KO D
L AN R
U M P U
K O LE H
N G B
YA A H KA N
P IN D
DI
 REKOD YANG DIWUJUD SEBELUM DAN PADA TAHUN 1948
 REKOD PERIBADI/PERKHIDMATAN KAKITANGAN JABATAN
KERAJAAN
 REKOD BERNILAI TELAH MENCAPAI USIA LEBIH DARI 5
TAHUN DARI TARIKH TUTUP. KEUTAMAAN PADA REKOD
BERUSIA 20 TAHUN
 REKOD-REKOD DIPERSETUJUI DIPINDAH BERDASAR
JADUAL PEMISAHAN REKOD JABATAN
 REKOD TERPERINGKAT YANG TELAH DIKELASKAN SEMULA
TARAFNYA KEPADA TERBUKA DAN DIPERSETUJUI DIPINDAH
KE ARKIB NEGARA

03/11/2022 36
  MEMASTIKAN REKOD-REKOD BERNILAI SEJARAH
DIPELIHARA LEBIH SELAMAT UNTUK KEPERLUAN
PENYELIDIKAN DAN RUJUKAN

 PENYIMPANAN DI ARKIB NEGARA MENJIMATKAN

DISAMPING MENGATASI MASALAH KESESAKAN RUANG
SIMPANAN JABATAN

 MENINGKATKAN KECEKAPAN JABATAN DALAM

PENGURUSAN REKOD DI MANA REKOD AKTIF SAHAJA
DISIMPAN DI JABATAN

03/11/2022 37
  REKOD-REKOD TERPERINGKAT DIKELASKAN DI
BAWAH AKTA RAHSIA RASMI 1972 (PINDAAN
1986) YANG BELUM DITURUNKAN TARAF

 REKOD-REKOD TERTENTU YANG PERLU

DISIMPAN OLEH SEBAB KEPENTINGAN
PENTADBIRAN ATAU PERUNDANGAN

03/11/2022 38
  Hubungi arkib negara untuk dapat khidmat nasihat
 Kenalpasti dan buat pengasingan rekod-rekod tidak
aktif dan aktif
 Susun rekod mengikut siri, nombor yang seturut atau
tahun rekod diwujud
 Sediakan senarai pemindahan rekod dalam tiga salinan
dan beri cadangan samada hendak disimpan atau
dimusnah ikut kriteria tertentu
 Majukan 2 salinan senarai pemindahan ke arkib negara
 Dapatkan keputusan penilaian rekod samada hendak
dipindah atau dimusnah

03/11/2022 39
  DAPATKAN KEBENARAN DARIPADA KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA BAGI MEMINDAH REKOD-REKOD YANG
DIPERSETUJUI UNTUK DISIMPAN
 BAGI REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH AKTA RAHSIA
RASMI 1972 PASTIKAN DITURUNKAN TARAF KEPADA
TERBUKA TERLEBIH DAHULU SEBELUM BOLEH
DIPINDAHKAN

PEMELIHARAAN REKOD PERLU KERANA:

 YANG MEMPUNYAI NILAI KEKAL ADALAH WARISAN

SEJARAH
 BAHAN BUKTI DAN SUMBER RUJUKAN GENERASI AKAN
DATANG
03/11/2022 40
 CUACA
SUHU
HABA
BINATANG/SERANGGA
MANUSIA
BENCANA ALAM
PEPERANGAN
KEBAKARAN
03/11/2022 41
 GEDUNG REKOD
 TINGKAP TERHAD
 TERANCANG  JAUH DARI PUNCA
 TAHAN API HABA
 KALIS HABA

 PEMADAM API
 ALAT PENGESAN API
 ALAT PENGESAN ASAP
 RAK FAIL/CUKUP DAN SESUAI
03/11/2022 42
 OPERASI

 JAUHKAN DARI BAHAN MUDAH TERBAKAR

 JANGAN BAWA MAKANAN KE BILIK FAIL
 SELALU DIPERIKSA/DIBERSIHKAN
 KAWAL SUHU
 RACUN SERANGGA
 PERBAIKI SEBARANG KEROSAKAN
 DIAWIT

03/11/2022 43
  BERTANGGUNGJAWAB BAGI MENYIMPAN
REKOD-REKOD DENGAN RAPI DAN CARA-CARA
MENYIMPANNYA DENGAN SISTEM YANG
TERATUR

 MENENTUKAN SUPAYA REKOD-REKOD YANG

MASIH DIPAKAI DI JABATAN/ PEJABAT
DIPELIHARA DENGAN BAIK

 BERHUBUNG DENGAN ARKIB NEGARA DI ATAS

APA-APA PERKARA MENGENAI REKOD-REKOD
YANG TIDAK DIPAKAI
03/11/2022 44
 SAMBUNGAN…

 TIDAK DIPAKAI TIDAK DIMUSNAH SEBELUM MENDAPAT

KEBENARAN DARIPADA KETUA PENGARAH ARKIB
NEGARA MENURUT SEKSYEN 10 DI BAWAH UNDANG-
UNDANG ARKIB NEGARA NO.44 TAHUN 1966

 MENENTUKAN REKOD-REKOD YANG TIDAK DIPAKAI

DIPINDAHKAN KE ARKIB NEGARA SETELAH
MEMPEROLEHI KELULUSAN DARI ARKIB NEGARA

03/11/2022 45
  AKTA ARKIB NEGARA 1966
 SURAT PEKELILING AM BIL.1/1970
 SURAT PEKELILING AM BIL.23 TAHUN 1972
 SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.10 TAHUN
1984
 ARAHAN PERBENDAHARAAN 156
 ARAHAN PERBENDAHARAAN 299
 ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5
 SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.9 TAHUN 1986
 SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN 3 NOVEMBER, 1993

03/11/2022 46
03/11/2022 47
 TERIMA KASIH

03/11/2022 48
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com

03/11/2022 49