SELAMAT DATANG

KURSUS PENGURUSAN FAIL DAN

REKOD

RUMUSAN & RINGKASAN NOTA

KURSUS
03/11/22 2
 SURAT MENYURAT
Surat Menyurat dan Mengalamat Surat

• Surat menyurat hendaklah jelas.

• Terang maksudnya dan tidak mengelirukan sesiapa yang
membaca.

• Surat di atas Kertas Rasmi Jabatan.

• Sebagai satu surat kuasa dan respon dari penerima.
• Orang mengetahui dengan jelas sesuatu Jabatan.
• Mudah untuk rujukan penerima.

03/11/22 3
 MEMULA DAN MENGAKHIRI
SURAT RASMI
• Surat rasmi dimulakan dengan perkataan Tuan atau
Puan.

• Bentuk pembukaan rencana surat/ kata-kata pembukaan

boleh dimulakan dengan cara-cara yang difikirkan
sesuai oleh penulis.

• Surat hendaklah diakhiri dengan perkataan “Saya yang

menurut perintah”

03/11/22 4
 • E.g. Saya yang menurut perintah,

WAN AZAAHARI BIN

WAN HARUN
b.p. Pengarah
Institut Perguruan Sultan
MIzan
Besut, Terengganu

03/11/22 5
 RUJUKAN DAN TAJUK SURAT

• Semua Surat Rasmi hendaklah mempunyai

nombor rujukan failnya.
• Memudahkan mengesan surat dan mengambil
tindakan lanjut.

• Semua surat rasmi perlu ada tajuk supaya

jawapan yang diterima mempunyai tajuk yang
sama.
• Tajuk membayangkan isi surat.

03/11/22 6
 SURAT MESTI DIHADKAN
KEPADA SATU PERKARA SAHAJA.
• Mengelakkan beberapa perkara mungkin tertinggal
dari tindakan yang dikehendaki dari penerima surat.

• Penerima tidak tahu mana yang perlu diberi perhatian

terlebih dahulu.

• Surat mungkin hilang di dalam salah satu dari fail

yang berkenaan.

03/11/22 7
 MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA JABATAN
• Surat dialamatkan kepada Ketua Jabatannya.

• Surat untuk perhatian segera pegawai yang

diketahui menjalankan tugas berkenaan, maka surat
boleh dialamatkan untuk perhatiannya. E.g:-
Pengarah
Institut Perguruan Sultan Mizan
Besut, Terengganu.
(u.p. Encik Wan Azahari bin Wan Harun)

03/11/22 8
 MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA ORANG RAMAI

• Menulis dengan jelas akan nama dan alamat

penerima.

• Menggunakan gelaran pangkat kebesaran orang

perseorangan dan didahului dengan kata hormat
sebelum gelaran iaitu Yang Berhormat, Yang
berbahgia atau Yang Mulia.

03/11/22 9
 MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA PEGUAM

• Apabila seseorang awam atau firma

mengarahkan seseorang peguam menguruskan
halnya dengan mana-mana Jabatan, maka
segala surat menyurat hendaklah melalui
peguamnya dan bukan orang perseorangan atau
firma berkenaan.

03/11/22 10
 PENGKELASAN FAIL.
• Menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan
keselamatan surat-surat yang dihantar keluar
Jabatannya supaya rahsia-rahsia kerajaan terjamin dari
dibocorkan.

• Boleh semak buku Panduan Keselamatan.

03/11/22 11
REKOD SURAT- SURAT KELUAR
• Semua surat keluar dari Jabatan hendaklah direkodkan
dalam kertas minit.

• Serahan tangan direkodkan dalam buku kiriman tangan

dan tandatangan penerimanya diperolehi.

• Surat melalui pos berdaftar perlu didaftarkan dalam

buku surat berdaftar.

03/11/22 12
 MENULIS MINIT

Pentingnya minit:-

• Merekodkan keputusan dan rundingan pegawai

atau bahagian selain dari surat-surat yang
diterima.

• Sebagai bahan bukti tindakan diambil.

03/11/22 13
 CARA MENULIS MINIT
• Kandungan ( ) dirujuk.

• Minit dalam tulisan tangan hendaklah terang dan jelas.

• Minit yang panjang hendaklah ditaip. Minit yang melebihi

satu muka kertas minit hendaklah dimasukkan sebagai
satu kandungan dalam fail.

• Menulis ringkasan jawatan pegawai yang diminit dan

ditandatangan dan ringkasan jawatannya.

03/11/22 14
 MINIT UNTUK MENDAPAT
KEPUTUSAN/TINDAKAN
• Minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya

• Surat-surat dan fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalam

minit dan disertakan

• Pandangan Jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut

• Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yang

diperlukan.

03/11/22 15
 MELAYANI SURAT
YANG DITERIMA
Tiap-tiap surat memerlukan perhatian segera.

• Kelewatan menjawab atau mengambil tindakan akan

membayangkan ketidak cekapan sesebuah Jabatan.

• Sekiranya tindakan mengambil masa, maka pengirim

surat hendaklah dimaklumkan dan satu jangkamasa
yang ditetapkan diberi.

03/11/22 16
SURAT PATUT DIBERI KEPADA
PEGAWAI HARI DITERIMA
• Ketua Jabatan hendaklah membuat peraturan supaya
pegawai yang ditugaskan membuka surat-surat masuk dapat
melaksanakan sistem ini.

• Tiap-tiap surat yang diterima hendaklah dicop atau ditulis

atasnya tarikh yang ianya diterima oleh sesebuah Jabatan.

• Di mana surat dialamatkan untuk perhatian seseorang

pegawai dalam Jabatan itu, maka surat itu hendaklah
dihantar terus kepadanya tanpa dibuka.

03/11/22 17
 TINDAKAN BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL

Mengambil tindakan segera

memasukkan surat yang diterima ke
dalam fail-fail yang berkenaan dan
mengedarkan fail itu kepada pegawai
untuk tindakan.

03/11/22 18
 MEMBUKA SAMPUL KECIL
SEBAGAI TINDAKAN
SEMENTARA
• Di mana fail tidak dapat dikesan dengan serta
merta dan kandungan surat memerlukan tindakan
segera, bahagian pendaftaran fail hendaklah
membuka sampul kecil sebagai langkah
sementara.

• Bila jumpa fail, sampul kecil dan kandungannya

hendaklah dimasukkan ke dalam fail sebagai satu
kandungan.
03/11/22 19
 SURAT YANG MENGANDUNGI
WANG/BARANG BERHARGA

• Perlu didaftarkan mengikut peraturan dalam

Arahan Perbendaharaan 71.

• Peraturan ini meliputi semua surat yang

diterima.

03/11/22 20
 PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-
FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN

03/11/22 21
 • RAHSIA BESAR
• RAHSIA
• SULIT
• TERHAD
• TERBUKA
03/11/22 22
• TERBUKA- PUTIH
• TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN
TERHAD
• SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT
• RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA
• RAHSIA BESAR- KUNING DAN BERPALANG MERAH DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

03/11/22 23
 • MENGIKUT SIRI
• MENGIKUT TAHUN
• MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
• MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT

 SISTEM INDEKS
 SISTEM DOKET
 SISTEM KAD

03/11/22 24
• FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
• PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA
SLIP TRANSAKSI
• PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP)

03/11/22 25
TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
• PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN
DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

• JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK

PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI
DAFTARKAN

• JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL

DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

03/11/22 26
 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

• DIBUKA APABILA SATU FAIL MENGANDUNGI 100

KANDUNGAN (ATAU KURANG TETAPI FAIL
DIANGGAP TERLALU TEBAL)

• FAIL LAMA DITUTUP FAIL BARU HENDAK DIBUKA

JILID 2 DAN 3 ATAU SETERUSNYA

• PADA KULIT FAIL LAMA YANG DITUTUP PERLU

DICATATKAN “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA”

03/11/22 27
 Fail Aktif yang boleh ditutup
Contoh: adalah setelah tebal melebihi
satu inci atau mengandungi 100
lampiran (yang mana lebih
awal)
Apabila fail ini telah ditutup
maka tindakan baru hendaklah
dilakukan dalam fail lain.

Fail tidak aktif dikelaskan

sebagai tidak aktif apabila fail itu
tidak digunakan selama lima
tahun. Fail ini boleh ditutup.

03/11/22 28
 FAIL-MEMFAIL
Perlu Pengelasan fail yang sistematik

• Fail sangat mustahak di dalam urusan rasmi Jabatan.

• Ia sebagai rekod mencatat tindakan/keputusan yang telah diambil

serta tempat menyiasat segala tuduhan/kelemahan/kegagalan
Jabatan di dalam menjalankan tugas.

• Boleh hubungi Bahagian Penyelarasan Perlaksanaan dan

Kemajuan Pentadbiran (JPM) untuk khidmat nasihat.

03/11/22 29
 FAIL YANG DIBUKA
• Diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan isi
kandungan fail.

• Satu fail untuk satu perkara sahaja.

• Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah

memastikan supaya fail-fail yang baru tidak dibuka
tanpa pengetahuannya/bahagian pendaftaran fail.

03/11/22 30
 • Bahagian Pendaftaran fail perlu ada senarai
semakan nombor rujukan fail dan tajuk fail
yang sedia ada.

• Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan

disimpan berasingan dari fail- fail terbuka.

03/11/22 31
 PENGELASAN
KESELAMATAN FAIL

• Ketua Jabatan perlu menentukan bahawa fail-fail

tertentu perlu diberi pengelasan keselamatan
samada di peringkat terhad, sulit, rahsia dan
rahsia besar.

• Mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail

terbuka.

03/11/22 32
 • Di simpan dalam bilik fail yang tertutup dan
kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah
dilarang masuk.

• Jabatan yang bermasalah tentang kawalan

keselamatan fail boleh menghubungi Pegawai
Keselamatan Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal
Dalam Negeri.

03/11/22 33
 MERENDAHKAN PERINGKAT
PENGELASAN KESELAMATAN

• Apabila pada satu-satu tarikh, keselamatan

kandungan sesebuah fail itu menjadi kurang
pentingnya, Ketua Jabatan hendaklah
menyemak dan jika perlu merendahkan
peringkat keselamatan fail tersebut.

• Panduan Keselamatan (peraturan 36,37 dan 38)

03/11/22 34
 MEMAKAI KULIT FAIL
YANG SESUAI
• Jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti yang
telah direka oleh Arkib Negara

• Mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka

• Mempunyai ruangan tarikh yang ia patut ditutup
• Memudahkan urusan pemindahan fail
• Memudahkan urusan pemusnahan fail

Mematuhi perbekalan dalam Akta Arkib Negara 1966.

03/11/22 35
 CARA MENGKANDUNGKAN
SURAT DALAM FAIL
• CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI
SUDUT KANAN ATAS SURAT

• NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM

BULATAN

• SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU

DITANDA DENGAN WARNA MERAH

• SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN

BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU
HITAM
03/11/22 36
 BILA PERLU DIBUKA

• DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU DOKUMEN

MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA. FAIL
BERKENAAN HILANG (TIDAK DAPAT DIKESAN)

• DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG

PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN

• KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH SAMPUL KECIL

(AM 435A-PIN.1/82)
03/11/22 37
 FAIL HILANG/TIDAK
DAPAT DIKESAN

• Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan perlu

dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat dikesan,
sampul kecil hendaklah digunakan sebagai langkah
sementara.

• Apaila fail utama dijumpai maka sampul kecil dan

kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.

03/11/22 38
 FAIL HILANG/TIDAK
DAPAT DIKESAN
• Sampul kecil juga boleh digunakan apabila sesuatu surat
perlu diambil tindakan oleh lebih drpd dua orang pegawai
pada masa yang sama.

• Surat perlulah dibuat salinan (xerox) dan satu surat

dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain dimasukkan
dalam sampul-sampul kecil.

03/11/22 39
 PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL

FAIL BERTARAF KESELAMATAN

• BILIK SIMPANAN KHAS
• KABINET BESI
FAIL-FAIL TERBUKA
• BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK
FAIL
03/11/22 40
 CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH
KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI
DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN
KAKITANGAN YANG MENGGUNAKAN
 Catatan disebelah belakang kertas doket
faharasat bilangan
 Catatan di muka hadapan kulit fail berkenaan

03/11/22 41
 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT
 Nama pemohon/penerima fail
 Tarikh fail diedarkan

SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI

SEORANG PEGAWAI KEPADA PEGAWAI LAIN,
PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI MAKLUMAT
KE DALAM BORANG DAN KEMBALIKAN BORANG
KEPADA KERANI FAIL

03/11/22 42
• Tindakan yang perlu diambil pada sesuatu masa yang
ditetapkan
• Catatan SDP (KIV) perlu dibuat di kertas minit oleh
pegawai berkenaan
• Fail dikembali pada pihak pendaftaran, mencatatkan SDP
(KIV) di kulit fail
• Fail disimpan dan akan dikeluarkan pada tarikh SDP (KIV)
• Serahkan fail SDP (KIV) kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan selanjutnya

03/11/22 43
 SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN (SDP)
• Apabila terima fail untuk SDP, semak arahan untuk SDP.

• Catitan arahan dalam kertas minit, seperti nama, jawatan

pegawai yang mengarahkan SDP itu.

• Masukan dalam Pigeon Hole atau tempat simpanan bagi

tarikh yang berkenaan.

• Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap satu

lohong ditarikhkan secara mulai dari 01hb. hingga 31hb.

03/11/22 44
• Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang
dimaksudkan itu dari Pigeon Hole.

• Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum daripadanya

dan berada pada pegawai-pegawai atau sebaliknya, jika
didapati tiada, semak dalam doket pergerakan (Kad edaran
fail), untuk mengetahui fail berada dimana atau pada siapa.

• Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail

tersebut bolehlah diserahkan semula kepada pegawai yang
memerlukan, catitkan juga didalam gerakan fail tersebut.

03/11/22 45
 SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP/KIV)

FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH

DITENTUKAN.

MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG

DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.

MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG

SAMA.

03/11/22 46
 FUNGSINYA ADALAH SEPERTI BERIKUT:
• MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN
MEMASUKKANNYA DALAM FAIL-FAIL YANG
BERKAITAN
• MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA PEGAWAI
BERKENAAN UNTUK TINDAKAN
• MENGAWAL PERGERAKAN SEMUA FAIL
• MENYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN SELAMAT
• MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN MEMBERI SIRI-SIRI
NOMBOR DAN MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP FAIL

03/11/22 47
• MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

• PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD

• TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

• MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN
BERTINDIH

03/11/22 48
• FAIL SUKAR DIKESAN
DENGAN CEPAT
• KEMUNGKINAN FAIL
HILANG KERANA RAMAI
MENGGUNAKANNYA
• KELEWATAN MUNGKIN
BERLAKU KERANA
BILANGAN FAIL PERKHIDMATAN YANG
DIKENDALIKAN TERLALU LEBIH LICIN DAN CEPAT
BANYAK BILANGAN FAIL YANG
DIKEHENDAKI ADALAH
KECIL DARI KAWALAN
ADALAH LEBIH KEMAS
MUDAH DIKESAN
03/11/22 49
KEPADATAN- SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN
RUANG MINIMA
ASESIBILITI - MUDAH UNTUK DIRUJUK
EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL
ADALAH DENGAN KOS YANG MINIMA
KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN RUANG
DI MASA HADAPAN
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG
MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI
03/11/22 50
RUJUKAN:-

SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM SILANG

MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU REKOD DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

RETENTION:-

BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF

DIPINDAHKAN

KLASIFIKASI:-

UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DI DALAM MEMBUAT

RUJUKAN
03/11/22 51
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com
03/11/22 52
 PERATURAN
DAN AMALAN
REGISTRI
PERGERAKAN (KAWALAN
PERGERAKAN FAIL) DAN
PENYIMPANAN FAIL
03/11/22 53
 PENDAFTARAN
RAHSIA
• Satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan
dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya
ianya diuruskan secara berasingan daripada
dokumen-dokumen tidak terperingkat.

• Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian

terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. .
 PERGERAKAN FAIL
TERBUKA
 SURAT DIKANDUNGKAN
 MINIT TINDAKAN
 CATATAN DI KULIT FAIL
 REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL
 EDARAN MESTI MELALUI REGISTRI
 PENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN
 FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA
PEGAWAI

03/11/22 55
TUGAS PENDAFTAR RAHSIA

 Menyimpan rekod yang diperingkatkan tidak rendah

dari sulit.

 Menerima dan memproses.

 Sampul surat yang bertulis persendirian mesti

dihantar kepada pegawai yang di alamatkan tanpa
dibuka.
 Surat nama sesuatu jawatan boleh dibuka oleh
penjawat jawatan itu atau Ketua Jabatan.

 Menghantar semua dokumen terperingkat dengan

selamat dan membuat akuan terima dan hantar.

 Menyelenggarakan dan pastikan rekod pergerakan

dibuat.

03/11/22 57
 PERGERAKAN FAIL
TERPERINGKAT

 PENDAFTARAN SULIT
 SISTEM SAMPUL DUA LAPIS
 EDARAN KELUAR PEJABAT
 BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN
 PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/1999

03/11/22 58
 TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 APABILA TINDAKAN SELESAI:

 UNTUK SEMAKAN
 MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL
 DIREKOD KE DALAM DOKET
 DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI
 FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL
 SENARAI PADA KABINET

03/11/22 59
 TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI:

 CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET

 SIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN
 SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI
 DIPERIKSA TIAP-TIAP HARI
 HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN
SELANJUTNYA

03/11/22 60
 TEMPOH PENGGUNAAN DAN
PANGGIL BALIK
 TINDAKAN SECEPAT MUNGKIN
 MAKSIMA 14 HARI
 JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV
 14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN
 GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU
 PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN

“TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG

DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG
MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI
SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM
KEHIDUPANNYA”

03/11/22 61
 PENGGUNAAN TIDAK
MELALUI REGISTRI
 PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI

 PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN

DIREKOD

 MEMAKLUMKAN REGISTRI

 MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

03/11/22 62
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT
DIKESAN
GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL
MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU
SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR
SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN
JAMES BOND/SPY/SELONGKAR
BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL
TERPERINGKAT.

“FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA

SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK
MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM
TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”

03/11/22 63
 DI ANTARA SEBAB

1) FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:

Niat tidak baik.
Berkepentingan.
Salahlaku.
Unsur jenayah.

2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:

Kelemahan manusia.
Kurang patuh prosedur.
Tiada arahan/peraturan standard.
Kurang kawalan.
Lupa.
03/11/22 64
 MENJAGA DAN MEMELIHARA
KESELAMATAN FAIL
a) MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN

• KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN

• TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL
• JAUHI ANCAMAN SERANGGA
• HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT

b) MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL

• SISTEM ACCES
• PATUHI ARAHAN KESELAMATAN

c) TEMPAT MENYIMPAN FAIL

• KABINET BERKUNCI
• ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT
• PEGAWAI BERTUGAS
• PENCEGAHAN API
• JAUHI ANCAMAN
• LOKASI YANG SESUAI
03/11/22 65
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com
03/11/22 66
 CONTOH & DEFINISI
DAN PENGGUNAAN

03/11/22 67
 ARKIB AWAM
"Arkib awam" ertinya - rekod awam
• Yang ditentukan oleh Pengarah sebagai mempunyai
nilai kebangsaan dan sejarah yang berkekalan atau
kedua-duanya sekali; dan
• Yang berumur lebih dari dua puluh lima tahun;
• Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-
mana tempat lain sebagaimana yang Pengarah boleh
arahkan dari semasa ke semasa; dan
• apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang diperolehi
untuk Arkib Negara oleh Pengarah;

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966

03/11/22 68
 REKOD AWAM
• "rekod awam" ertinya, kertas, dokumen, rekod, daftar,
bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar,
mikrofilem, filem wayang gambar, dan rakaman bunyi
dalam apa-apa bentuk sekalipun, yang diterima atau
dihasilkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam
bagi pegawai menjalankan urusannya atau oleh mana-
mana pegawai atau pekerja sesebuah pejabat awam dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasminya.

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966

03/11/22 69
 DOKUMEN RASMI
• Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-
perkara rasmi dan termasuklah:
• Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan
bercetak dan juga draf dan buangan dari perkara itu;
• Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto dan filem, jalur suara dan
rakaman;
• Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarrajah, peta dan aneka jenis carta;
• Huruf cetak atur atau huruf miring, blok ltografer, acuan, stensil, proses
plat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen
rasmi.

03/11/22 70
 PEMINDAHAN REKOD-REKOD
AWAM KE ARKIB NEGARA
• Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun
umurnya, dan mana-mana rekod yang bukan semasa yang
pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang
cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah
dipindahkan ke Arkib Negara.

• Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa

untuk menahan rekod-rekod awam yang mengandungi
maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib
Negara.

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966 (Sek 8)

03/11/22 71
 ISTILAH   Rahsia Besar   

• DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan

bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang
amat besar kepada Malaysia. Dokumen ini
hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. 

• RUJUKAN:
Arahan Keselamatan
CONTOH:

03/11/22 73
 CONTOH PENGGUNAAN
• Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar
utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;  

• maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan

penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku
peperangan;  

• surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek

perdagangan dan pertahanan yang sangat penting;  

• maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan

Malaysia dan kaedah-kaedahnya.  
 ISTILAH Rahsia 
• DEFINISI:  Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan
bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara,
menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan
dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan
besar kepada sesebuah kuasa asing. Dokumen ini
hendaklah diperingkatkan Rahsia. 

• RUJUKAN: 
Arahan Keselamatan

03/11/22 75
CONTOH:

03/11/22 76
 CONTOH PENGGUNAAN
a) Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia
yang membuat perundingan dengan negara asing;  

b) maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-

pemasangan tentera;  

c) maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan

subversif dan kegiatan-kegiatannya;  

d) surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar

yang penting. 
 ISTILAH Terhad  
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi
selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau
Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan
keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. 

RUJUKAN:      Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN:
• Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;
• Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;
• Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat
kelengkapan biasa untuk tentera atau polis. 
 SULIT
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika
didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan
keselamatan negara tetapi
memudaratkan kepentingan atau
martabat Malaysia atau
kegiatan Kerajaan atau
orang perseorangan atau
akan menyebabkan keadaan memalukan atau
kesusahan kepada pentadbiran atau
akan menguntungkan sesebuah kuasa asing
hendaklah diperingkatkan Sulit. 

03/11/22 79
 SULIT DAN TERHAD

 Disimpan di dalam kabinet keluli atau

almari keluli yang berkunci dan asing
dari tempat fail tidak terperingkat.

03/11/22 80
CONTOH:

03/11/22 81
 PERSENDIRIAN

Dalam hal-hal yang berkecuali apabila didapati

mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk
menghadkan pengetahuan perkara terperingkat
kepada orang atau orang-orang perseorangan
maka mungkin perlu ditambah tanda
Persendirian kepada salah satu daripada
peringkat-peringkat keselamatan.

03/11/22 82
KULIT FAIL TERPERINGKAT

 Rahsia Besar –warna kuning dengan berpalang

merah di sebelah luar kulit hadapan dan
belakang
 Rahsia - warna merah jambu
 Fail Sulit – warna hijau
 Fail Terhad - warna putih
PERINGATAN DI KULIT LUAR
DAN MUKA TAJUK

RAHSIA BESAR/ Rahsia/ Sulit

“Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan
Malaysia/Negeri………..dan dimaksudkan
bagi
Makluman ……....sendiri dan lain-lain
pegawai yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugas
rasmi mereka.
 TERHAD

“Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak berkenaan.”

“sesiapa yang menjumpai perlu serah pada

pejabat daerah, balai polis atau pejabat
angkatan tentera”
 TANDA KESELAMATAN
DOKUMEN KEKAL BERJILID
• HURUF CERAI ATAU COP HURUF BESAR 7mm
• Sebelah luar kulit hadapan dan belakang
• Di muka tajuk
• Di muka surat pertama dan penghabisan
• Penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan
• Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda di penjuru kiri
sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap
muka yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau
bercap.

03/11/22 86
 … TANDA KESELAMATAN

DOKUMEN TIDAK KEKAL BERJILID

• Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru
kiri sebelah atas dan penjuru kanan sebelah bawah.

LUKISAN, TEKAPAN, NEGATIF FOTO DAN

GAMBAR
• Di sebelah belakang

03/11/22 87
 TANDA KESELAMATAN
• Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah
ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang.

• Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar

kulit hadapan dan tajuknya dicatat disebelah dalam
kulit hadapan.

• Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di

sebelah luar kulit hadapan.

03/11/22 88
 TEMPAT SIMPANAN

 Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau

peti besi dipasang dengan kunci tatakira.

 Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh

disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet
fail keluli atau almari keluli dipasang dengan
palang besi berkunci.
 Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak
mempunyai kawalan keselamatan yang rapi,
dokumen tersebut dikembalikan untuk disimpan
dalam bilik kebal atau peti besi.

03/11/22 90
 SULIT DAN TERHAD

 Disimpan di dalam kabinet keluli atau

almari keluli yang berkunci dan asing
dari tempat fail tidak terperingkat
 PETI KESELAMATAN
• Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama ada
secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:

• Bilik kebal atau bilik kebal yang diubahsuaikan;

• Peti besi;
• Kabinet keluli;
• Peti yang dibuat bagi tujuan khas;
• Peti atau beg berkunci.

03/11/22 92
 PETI KESELAMATAN
(sambungan)

• Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal

sebaik-baiknya hendaklah dibina daripada
konkrit bertetulang besi setebal 23 cm.

• Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada

satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu
kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci
dan kunci tatakira.

03/11/22 93
 PETI KESELAMATAN
(sambungan)

• Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-

lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap
atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada
minimum dan dipasang dengan palang besi setebal 1 cm
dengan jarak 7 cm di antara palang-palang.

• Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah

ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dilindungi
dengan dawai mata punai berukuran 2 cm.

03/11/22 94
 PENGHANTARAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Guna peti besi/Beg berkunci dikehendaki

guna satu sampul surat sahaja.

 Tanda peringkat keselamatan dan nombor

rujukan dokumen, nama dan alamat
penerima dan dimeteri pejabat yang
menghantar.

03/11/22 95
 SISTEM PETI atau BEG
BERKUNCI
• Sistem yang digunakan untuk penghantaran dokumen-
dokumen terperingkat dalam sebuah peti atau beg berkunci
yang dilengkapkan dengan kunci keselamatan di antara
dua buah pejabat.

• Peti atau Beg tersebut dibekalkan dengan dua anak kunci,

satunya disimpan oleh pejabat yang menghantar dan satu
lagi disimpan oleh pejabat yang menerima.

03/11/22 96
 SISTEM DUA LAPIS SAMPUL

 TIDAK GUNA PETI BESI/BEG BERKUNCI.

 SAMPUL DALAM TANDA PERINGKAT

KESELAMATAN DAN METERI PEJABAT.

 SAMPUL LUAR NAMA DAN ALAMAT PENERIMA

DAN DIGAM.
 AKUAN TERIMA
• Jabatan yang menghantar dokumen hendaklah mendapat satu resit
terima dengan menggunakan Borang Jadual. Satu borang bagi setiap
penerima.

• Resit akuan yang telah diterima balik hendaklah dilekatkan kepada

salinan Borang Jadual berkenaan dan boleh dibinasakan selepas enam
bulan.

• Sekiranya resit akuan tidak terima dalam tempoh tujuh hari, surat
peringatan hendaklah dihantar serentak dengan satu penyiasatan serta-
merta dijalankan untuk mengetahui kedudukan dokumen yang
dihantar.

03/11/22 98
 PEMUSNAHAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Tidak boleh dimusnahkan sama sekali melainkan atas arahan

kerajaan

 Perlu dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

serta Ketua Pengarah Arkib Negara.

 Dirincih, dibakar di bawah penyeliaan staf yang

bertanggungjawab.
 KEHILANGAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Dicari dan dilaporkan kepada Ketua Jabatan

dalam masa 24 jam.

 Sekiranya kehilangan disahkan, pemula

dokumen tersebut hendaklah dimaklumkan
supaya taksiran risiko terhadap keselamatan
dapat dibuat dan tindakan menyelamat dan
pembetulan keadaan dapat diambil.
  Ketua Jabatan perlu menimbang samada
tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di
bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut
dijalankan.

 Laporan Balai polis yang terdekat hendaklah

dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan
jenayah telah berlaku.

03/11/22 101
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com
03/11/22 102
 BILIK REKOD
BILIK
&
REKOD MUSUH-MUSUH
REKOD

03/11/22 103
 PEMELIHARAAN REKOD

KENAPA REKOD PERLU DIPELIHARA?

• Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai

nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara.

• Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan
yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi akan
datang.

• Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak

dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

03/11/22 104
 APA DIA MUSUH-MUSUH REKOD?

Musuh-musuh rekod adalah semua agen

perosak yang disebabkan oleh :
faktor-faktor fizikal
faktor bilogikal,
kimiawi dan manusia.

03/11/22 105
 FAKTOR BILOGIKAL
• Terdiri daripada binatang/serangga
perosak seperti tikus, anai-anai, lipas,
gegat dan binatang-binatang perosak
yang lain.

• Ia akan menyerang rekod-rekod yang

disimpan di tempat simpanan yang
tidak terurus, lembab, sesak dan kotor.

• Kulat dan cendawan juga merupakan

agen perosak rekod.

03/11/22 106
 FAKTOR KIMIAWI

• Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan

bahan-bahan kimia umpamanya kertas
yang mengandungi asid semasa proses
pembuatannya.

• Begitu juga dakwat dan bahan-bahan

kimia lain yang digunakan ke atas rekod-
rekod daripada jenis-jenis yang berlainan.

03/11/22 107
 • Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara
dengan sempurna, bahan-bahan kimia di
dalamnya akan bertindakbalas dengan alam
sekitar dan akan merosakkan rekod.

• Pencemaran udara terutamanya yang

berpunca daripada asap kilang-kilang
perindustrian dan kenderaan, di dalam
jangkamasa panjang akan mendatangkan
kesan buruk ke atas rekod.

03/11/22 108
 • Manusia adalah perosak utama
kerana kebanyakan kerosakan ke
FAKTOR atas rekod adalah berpunca
MANUSIA daripada kelalaian manusia
menguruskannya.

• Ia boleh terjadi apabila rekod-

rekod dikendalikan dengan
kasar, tidak disimpan dengan
baik dan tidak dipelihara dengan
selamat.

03/11/22 109
 CARA-CARA PEMELIHARAAN
REKOD
• Tempat simpanan rekod mestilah terdiri
daripada bangunan yang sesuai dan selamat
yang mempunyai ciri-ciri berikut:

• Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir

dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat
simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang
kebocoran dan banjir.

03/11/22 110
 • Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak
mudah terbakar dan diresapi air.

• Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran

seperti alat-alat pengesan asap dan haba, sistem
semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu
rintangan api dan sebagainya.

• Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.

03/11/22 111
 REKOD
ARAAN
ME LI H
PE
Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara
yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di antara
15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya ialah
55% - 65%.

Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai

alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk
mendapatkan peredaran udara yang sempurna.

03/11/22 112
• Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan
selalu menggunakan pencuci hampagas sekurang-
kurangnya dua kali seminggu.

• Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun

kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi
memudahkan peredaran udara dan pegesanan
kembali rekod-rekod tersebut.

03/11/22 113
• Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan
dengan menggunakan kipas dan tidak boleh
dijemur di bawah sinaran matahari.

• Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya

hendaklah dibersihkan.

03/11/22 114
• Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka
hati dan perlu menggunakan perekat atau gam
yang sesuai.

• Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal

hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail
dengan segera.

03/11/22 115
 APADIA BILIK REKOD
• RUANG SIMPANAN SEMENTARA BAGI
REKOD-REKOD SEPARA AKTIF DAN TIDAK
AKTIF SUPAYA PENGGUNAAN,
PENYELENGGARAAN, PENGAWALAN
TERHADAP REKOD-REKOD TERSEBUT
MENJADI LEBIH EKONOMI DAN LEBIH CEKAP

• RUANG ‘HIGH DENSITY STORAGE’

• BILIK SEMENTARA MENUNGGU TINDAKAN

PEMISAHAN DIAMBIL KEATASNYA SAMADA
MUSNAH ATAU SIMPAN

• TIDAK BOLEH DISAMATAKRIF DENGAN STOR

03/11/22 116
 KEGUNAAN BILIK REKOD:
• Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekod
separa aktif dan tidak aktif supaya:
• Mudah dikesan kembali
• Mudah diuruskan tindakan pemisahan
• Melicinkan kerja unit registri
• Ruang pejabat menjadi teratur dan kemas
• Terjamin keselamatannya
• Perbelanjaan mengurus dapat dijimatkan

03/11/22 117
 I) KEPERLUAN BILIK REKOD
• KESELAMATAN BANGUNAN
• 1. Lokasi
• Tinggi dari punca air/banjir
• Dekat dengan ibu pejabat
• Tingkat atas bangunan
• Jauh dari punca kebakaran spt. gudang, kawasan
berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
• Akses: Kawasan terkawal dan berpagar

03/11/22 118
 BAHAN BINAAN:
• Bangunan dan bilik:
• Kekuatan lantai (Floor Loading)
• Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu rintangan
api
• Pintu keluar dan pintu masuk
• Tanda kawasan larangan
• Bangunan kayu tidak digalakkan
• Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian conduit)

03/11/22 119
 PERALATAN:
Jenis rak yang bersesuaian
Meja dan kerusi
Mesin Pericih (Shredder)
Trolley
Tangga
Kotak
Mesin taip/word prosessor
Vacuum cleaner
Telefon/Fax
Alat pemadam api/alat bantu mula
03/11/22 120
 KESELAMATAN BILIK REKOD:

1. API:
Sistem kawalan kebakaran
Pengesan asap TOLONG!!!
API…. API
Pengesan api
Alat pemadam
Gelung Pancutan
Loceng amaran
45 sentimeter jarak dari siling
Latihan memadam api Habislah rekod
kita musnah

03/11/22 121
 REKOD DAN BENCANA AIR
• Air boleh merosakkan rekod-rekod yang berpunca
drpd sumber-sumber berikut:

• Banjir
• Bumbung bocor
• Longkang tersumbat
• Alat pemadam kebakaran (semburan air automatik)
• Tingkap yang terbuka semasa hujan dan sebagainya.

03/11/22 122
2. Air:
Elakkan tangki air di
bumbung bangunan
Elakkan paip air melalui
bilik rekod

SEJUKNYA

3. Kawalan kelembapan
– Pedingin udara
– Alat `dehumidifier’
– Silica gel

03/11/22 123
• 4. Kawalan suhu: 6. Bencana Alam:
• Pedingin udara – Pelan Tindakan
• Kipas
• Peredaran udara
• Tingkap

5. Pencerobohan:
– Kawalan 24 jam
– Kunci
– Kawasan Terhad
– Pagar Keselamatan Jenis Y berduri
03/11/22 124
 II) MUSUH-MUSUH REKOD
 Musuh  Kawalan
 Manusia  - Kawasan larangan
 - Larangan merokok,
 makan minum
• Bakar
 - Perkhidmatan
• Sabotaj
 kaunter/tingkap
• Curi
 - Bilik kebal
• Jual
 - Jauh dari orang awam

03/11/22 125
 CUACA
SUHU
HABA
BINATANG/SERANGGA
MANUSIA
BENCANA ALAM
PEPERANGAN
KEBAKARAN

03/11/22 126
 MUSUH-MUSUH REKOD
• Serangga  Kawalan
• Lipas • Bahan Kimia
• Gegat • Ubat gegat
• Bubuk • Pewasapan
• Anai-anai • Kontrak pembasmian
• Makanan
• Tikus • Racun
• Silver fish

03/11/22 127
 APAKAH JENIS
KECEMASAN/BENCANA YANG
BOLEH MEROSAKKAN REKOD?

Kecemasan/bencana yang boleh

menyebabkan kerosakan kepada rekod-
rekod adalah seperti berikut :

NEXT
03/11/22 128
 BANJIR

LETUPAN/BOM

SERANGAN
BINATANG

BANGUNAN RUNTUH

KEBAKARAN
VIRUS
03/11/22 129
 GEDUNG REKOD

TERANCANG TINGKAP TERHAD

TAHAN API JAUH DARI PUNCA HABA
KALIS HABA

PEMADAM API
ALAT PENGESAN API
ALAT PENGESAN ASAP
RAK FAIL/CUKUP DAN SESUAI
03/11/22 130
 OPERASI
 JAUHKAN DARI BAHAN MUDAH TERBAKAR
 JANGAN BAWA MAKANAN KE BILIK FAIL
 SELALU DIPERIKSA/DIBERSIHKAN
 KAWAL SUHU
 RACUN SERANGGA
 PERBAIKI SEBARANG KEROSAKAN
 DIAWIT

03/11/22 131
 TEMPAT SIMPANAN

 Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau peti besi

dipasang dengan kunci tatakira.

 Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh disimpan

untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau
almari keluli dipasang dengan palang besi berkunci.

 Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak mempunyai

kawalan keselamatan yang rapi, dokumen tersebut
dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti
besi.

03/11/22 132
 PETI KESELAMATAN
• Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama ada
secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:

• Bilik kebal atau bilik kebal yang diubahsuaikan;

• Peti besi;
• Kabinet keluli;
• Peti yang dibuat bagi tujuan khas;
• Peti atau beg berkunci.

03/11/22 133
PETI KESELAMATAN (sambungan)
BUMBUNG
• Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal
sebaik-baiknya hendaklah dibina
daripada konkrit bertetulang besi setebal
23 cm.
PINTU RINTANGAN
API
• Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan
kepada satu sahaja dan diperbuat
daripada jenis pintu kebal keluli yang
dilengkapkan dengan kunci dan kunci
tatakira.
LANTAI

03/11/22 134
 PETI KESELAMATAN (sambungan)
• Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap atau
lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat
dielakkan, tingkap atau lubang-lubang angin
hendaklah dihadkan kepada minimum dan
dipasang dengan palang besi setebal 1 cm dengan
jarak 7 cm di antara palang-palang.

• Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah

ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dilindungi
dengan dawai mata punai (kawat besi) berukuran 2
cm.

03/11/22 135
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com
03/11/22 136
 KESIMPULAN &
RINGKASAN
KESELURUHAN
KURSUS

03/11/22 137
 APA ITU REKOD AWAM

Di bawah Akta Arkib Negara No 44 Tahun 1966, rekod

awam ialah semua
“kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak,
buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem
wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk
yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-
mana pegawai awam semasa menjalankan tugas
rasminya

03/11/22 138
 TANGGUNGJAWAB ANDA
• Mewujudkan rekod yang jabatan anda perlukan di
dalam urusan harian.

• Menentukan supaya rekod yang masih diperlukan

oleh jabatan disimpan secara sistematik dan
dipelihara dengan baik.

• Mengasingkan rekod yang tidak lagi diperlukan.

03/11/22 139
• Menyediakan senarai pemindahan bagi menentukan
rekod tidak aktif dipindahkan ke Arkib Negara untuk
disimpan atau dimusnahkan.

• Memastikan semua rekod bernilai yang telah berusia

20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan
dipindahkan ke Arkib Negara.

• Mendapatkan kebenaran Ketua Pengarah Arkib

Negara untuk memusnahkan rekod-rekod yang tidak
bernilai.

03/11/22 140
 TANGGUNGJAWAB
KETUA JABATAN

 Mengiktiraf dan menyokong penuh

terhadap segala polisi, panduan dan juga
prosidur yang berkaitan dengan
pengurusan rekod.

 Bertanggungjawab ke atas pengurusan

rekod yang tepat terhadap rekod-rekod
yang berada di bawah jabatannya.

03/11/22 141
 TANGGUNGJAWAB
PENYELARAS REKOD

 Merancang, melaksanakan dan mentadbir

kegiatan pengurusan rekod sesuai dengan
polisi yang telah ditetapkan.

 Mencadangkan jalan penyelesaian terhadap

masalah yang dihadapi atau timbul dalam
aktiviti pengurusan rekod .

03/11/22 142
 MENGAPA REKOD
AWAM PENTING

 Ia adalah warisan Negara yang

mengandungi pelbagai maklumat
penting mengenai pentadbiran dan
sejarah Negara.

 Ia mengandungi ilmu yang dapat

menimbulkan kesedaran kebangsaan.

03/11/22 143
  Rekod awam merupakan sumber utama yang
penting untuk rujukan oleh Kerajaan dan
orang ramai.

 Rekod awam mengandungi maklumat yang

boleh menjaga dan melindungi hak serta
kepentingan kerajaan dan individu.

03/11/22 144
 APA ITU PENGURUSAN
REKOD

Suatu proses yang melibatkan kaedah kawalan

maklumat/rekod dari peringkat:

 Pewujudan Rekod
 Penggunaan dan Pemeliharaan Rekod
 Pemisahan Rekod

03/11/22 145
 PROSES PENGURUSAN REKOD
PENERIMAAN P’WUJUDAN FAIL SISTEM

JENIS FAIL MENGIKUT

PERKARA/SUBJEK

PROSES PENYIMPANAN
PELUPUSAN
DI MUSNAHKAN

PUSAT REKOD/ARKIB
NEGARA/NEGERI ARKIB PENGASINGAN DAN
03/11/22
ORGANISASI PEMINDAHAN PENCARIAN 146
 PENWUJUDAN REKOD

Mengkaji dan Menentukan jenis-jenis

rekod yang perlu diwujudkan oleh
sesebuah Agensi:

• Mengawal pertumbuhan rekod

• Memastikan ia disalurkan dengan betul supaya
keutuhan rekod terpelihara.
• Kaitan antara satu kumpulan rekod dengan yang
lain tidak terhalang.

03/11/22 147
PERKARA PERLU DIPERHATIKAN:
• Kaedah pembukaan dan penutupan fail.
• Mengapa perlu fail?
• Sistem fail yang bagaimana hendak diwujudkan di
Jabatan.
• Tanggungjawab kerani registri sebelum membuka
fail.
• Bagaimana menentukan tajuk fail?
• Bagaimana mengujudkan dokumen terperingkat?
• Apa itu rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad
• Pengujudan senarai indeks fail Jabatan.

03/11/22 148
 PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN REKOD

Prosidur dan garis panduan yang diikuti

oleh sesebuah agensi:

1. Bagaimana rekod aktif dan separa aktif

diselenggara.
2. Adakah sistem yang digunakan cekap dan
berkesan.

03/11/22 149
 PERKARA YANG
PERLU DILAKUKAN

• Bagaimana edaran fail dikawal.

• Adakah terdapat tempoh penggunaan.
• Adakah ia mudah dikesan pergerakannya?
• Bagaimana merekodkan surat keluar dan surat masuk?
• Bagaimana cara-cara menulis minit dan SDP.
• Bagaimana memelihara rekod/fail

03/11/22 150
• Bagaimana fail terperingkat dikendalikan.?

• Apa perlu dilakukan sekiranya berlaku

keciciran/kehilangan dokumen.

• Tindakan apabila fail diperlukan oleh dua pegawai

dalam waktu yang sama.

03/11/22 151
 PEMISAHAN REKOD

Mengkaji dan mengenalpasti rekod-rekod

untuk simpanan sementara, kekal atau
untuk dimusnahkan:

Memastikan jabatan tidak dibebankan dengan

jumlah rekod yang banyak dan boleh
menyebabkan kegendalaan dalam proses
pentadbiran dan pengurusan harian

03/11/22 152
 PERKARA YANG PERLU
DIPERHATIKAN:

• Kumpulan-kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ke

Arkib Negara.

• Bagaimana rekod dipindahkan.

• Apa itu Jadual Pemisahan Rekod.

• Bagaimana menyediakan jadual pemisahan rekod.

03/11/22 153
 • Takrif pemusnahan rekod dan kumpulan rekod
yang boleh dimusnahkan.

• Prosedur pemusnahan rekod yang mempunyai

Jadual Pemisahan.

• Prosedur pemusnahan rekod yang tidak

mempunyai Jadual Pemisahan.

• Cara-cara pemusnahan rekod

03/11/22 154
 DARI PERSPEKTIF ISO

4.2.4 Control of records

• Records shall remain legible,
• Readily identifiable and retrievable.
• Documented procedure shall be established to
define the controls needed for the identification,
storage, protection, retrieval, retention time and
disposition of records.

03/11/22 155
 JADUAL PEMISAHAN REKOD
Lantik Pegawai Rekod

Tubuh J/kuasa Pemisahan Rekod

Kenalpasti jenis rekod

Tentukan nilai rekod

Cadangan (simpan/musnah)

Pengesahan Ketua Jabatan

03/11/22 156
 PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD
Kelulusan J/kuasa Pemisahan Rekod

Catatkan No. Rujukan/Nama Fail Susun ikut siri

Lengkap Borang Arkib –Senarai Pemindahan Rekod

Peg. Rekod cadangkan lupus atau simpan (kekal/sementara)

Pengesahan Ketua Jabatan

Hantar surat ke Arkib Negara

03/11/22 157
Samb……..
 PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD
Tunggu jawapan dari Arkib Negara

Sekiranya diluluskan utk simpanan Arkib,

Peg. Arkib akan datang ke Jabatan untuk semakan

Dapatkan kotak dari Arkib

Susun rekod ikut siri

Sediakan senarai inventori (3 salinan)

Pindahkan kotak-kotak ke Arkib dengan

diiringi Pegawai Jabatan
03/11/22 158
 CARA-CARA PEMUSNAHAN
REKOD

• Rincih
• Bakar
• Tanam
• Jual

03/11/22 159
 MELIPUTI SURAT, DOKUMEN, BAHAN
BERCETAK, BUKU, PETAK LUKISAN,
GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM,
RAKAMAN DAN LAIN-LAIN YANG
DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA
ORGANISASI KERAJAAN.

03/11/22 160
SURAT LUKISAN
BUKU GAMBAR
BAHAN BERCETAK FILEM
PETA MIKROFILEM
PELAN JALUR SUARA, DLL

ALAT PENTADBIRAN
ALAT KAWALAN PENGARAHAN
PERANCANGAN BARANG BUKTI
PERLAKSANAAN PENYELENG-GARAAN
03/11/22 161
 NILAI PENTADBIRAN
NILAI KEWANGAN
NILAI PERUNDANGAN
NILAI SEJARAH
NILAI KEBUDAYAAN
NILAI PENYELIDIKAN

TIDAK BERNILAI
BERNILAI SEMASA
BERNILAI SEMENTARA
BERNILAI KEKAL
03/11/22 162
  REKOD YANG DICADANG
MUSNAH SETELAH
MENDAPAT KELULUSAN
KETUA PENGARAH ARKIB
NEGARA MALAYSIA

. MENURUT SEK.IV. AKTA

ARKIB NEGARA NO.44/1966
REKOD MASIH
AKTIF

BOLEH MUSNAH SETELAH

MEMATUHI TEMPOH SIMPANAN
DITETAPKAN ATAU SEMUA
TINDAKAN SELESAI
03/11/22 163
REKOD YANG MENGANDUNGI
MAKLUMAT MEMGENAI PERISTIWA-
PERISTIWA BERKEPENTINGAN
KEBANGSAAN ATAU ANTARABANGSA

CONTOH:

 REKOD POLISI, PERATURAN, PERINTAH SURAT

PEKELILING DAN ARAHAN-ARAHAN PEJABAT.

 CARTA ORGANISASI, PERCETAKAN BUKU PANDUAN DAN

CATATAN MENGENAI SEJARAH, FUNGSI ORGANISASI DAN
AKTIVITI JABATAN.

03/11/22 164
 TINDAKAN PEMISAHAN/
JENIS TEMPOH SIMPANAN

REKOD PENTADBIRAN

CONTOH:

• DOKUMEN-DOKUMEN KONTRAK • MUSNAH SETELAH SEMUA TINDAKAN

SEPERTI KONTRAK SELESAI
PENYELENGGARAAN
PERALATAN/MESIN PEJABAT,
DOKUMEN PAJAKAN
• SIMPAN 3 TAHUN DARI TARIKH
• REKOD PINJAMAN KEWANGAN PINJAMAN SELESAI KEMUDIAN MUSNAH
KAKITANGAN MEMBELI MOTOKAR,
RUMAH DLL
• MUSNAH SETELAH TEMPOH SIMPAN 1
• KAD PERAKAM WAKTU TAHUN SELESAI

• MUSNAH SELEPAS 1 TAHUN SETELAH

• REKOD CUTI KAKITANGAN DICATAT DALAM BUKU PERKHIDMATAN

03/11/22 165
 JENIS
TINDAKAN PEMISAHAN/
REKOD KEWANGAN TEMPOH SIMPANAN

 CONTOH:
20 TAHUN SELEPAS
 LEJAR DAN REKOD KHAS SEPERTI PENYELESAIAN AKHIR
DAFTAR PINJAMAN AM PEJABAT, SEGALA URUSAN DAN
HUTANG AWAM, DAFTAR PINDAH PENUTUPAN AKAUN
MILIK TERAKHIR AMNYA

 LEJAR BESAR PERBENDAHARAAN,

7 TAHUN SELEPAS
BUKU MENGENAI JERNAL BESAR,
RINGKASAN DAN LEJAR KECIL, KAD PENYELESAIAN AKHIR
PERBELANJAAN DAN HASIL LEJAR SEGALA URUSAN DAN
AKAUN BUKU ATAU KOD GAJI PENUTUPAN AKAUN
TERAKHIR DALAMNYA
 BAUCER PEMBAYARAN BERESIT DAN
BAUCER JERNAL
7 TAHUN
 BUKU WANG TUNAI HARIAN, BUKU
BAYARAN POS DAN SEBAGAINYA 1 TAHUN

03/11/22 166
 JENIS TINDAKAN PEMISAHAN/
TEMPOH SIMPANAN

 PENDUA ATAU KAUNTER SOIL DALAM SELEPAS PENYELESAIAN

BENTUK BUKU, PELBAGAI KAUNTER
AKHIR TINDAKAN ATAS
FOIL CEK
SEGALA BORANG ASAL

REKOD-REKOD KEWANGAN
LAIN

 LAPORAN BELANJAWAN TAHUNAN,

SETENGAH TAHUN DAN SUKU TAHUN.
(MELIPUTI DATA-DATA YANG
DIKUMPULKAN DALAM PENYEDIAAN
LAPORAN, KERTAS-KERTAS YANG
BERKAITAN)
DIMUSNAHKAN SETELAH
LAPORAN BELANJAWAN
DITERBITKAN

03/11/22 167
 TINDAKAN PEMISAHAN/
JENIS TEMPOH SIMPANAN

REKOD MENGENAI
BANGUNAN DAN HARTA

CONTOH:
MUSNAH SETELAH SEMUA
TINDAKAN SELESAI
 SURAT-SURAT PEREJANJIAN
PENYEWAAN RUANG PEJABAT

 REKOD PEMBELIAN ALAT-ALAT

KELENGKAPAN PEJABAT
 REKOD PELUPUSAN KELENGKAPAN
PEJABAT
DIMUSNAHKAN SETELAH
DICATATKAN DALAM
INVENTORI KELENGKAPAN
PEJABAT DAN SEMUA
TINDAKAN SELESAI

03/11/22 168
RANCANGAN REKOD PENTING

 MELANTIK PEGAWAI REKOD JABATAN

 MENDAPATKAN KHIDMAT NASIHAT ARKIB NEGARA
MALAYSIA ATAU CAWANGAN-CAWANGANNYA UNTUK
MELAKSANAKAN RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN
DAN CARA PENGURUSAN REKOD DI JABATAN
 MENYEDIAKAN INVENTORI REKOD
 MENENTUKAN CARA MENJAGA KESELAMATAN REKOD
PENTING KERAJAAN
 MEMBUAT SALINAN REKOD PENTING KERAJAAN SEPERTI
DALAM BENTUK MIKRO FILEM DAN SEBAGAINYA

03/11/22 169
 REKOD AWAM
 MENENTUKAN REKOD-REKOD YANG MASIH DIPERLUKAN
OLEH JABATAN DISIMPAN SECARA SISTEMATIK DAN
DIPELIHARA DENGAN BAIK

 MENGHUBUNGI ARKIB NEGARA MALAYSIA DI ATAS APA-

APA PERKARA MENGENAI REKOD-REKOD YANG TIDAK
DIPERLUKAN

 MENYEDIAKAN SENARAI PEMINDAHAN BAGI REKOD-

REKOD YANG BERUSIA 5 TAHUN SETELAH DITUTUP DAN
MENENTUKAN SAMADA REKOD TERSEBUT PERLU DIPINDAH
KE ARKIB NEGARA UNTUK DISIMPAN ATAU DIMUSNAH

 MEMASTIKAN SEMUA REKOD BERNILAI YANG TELAH

BERUSIA 20 TAHUN SEMENJAK DIWUJUDKAN DI SENARAI
DAN DIPINDAH KE ARKIB NEGARA

03/11/22 170
  MEMINTA KEBENARAN DARIPADA KETUA
PENGARAH ARKIB NEGARA MALAYSIA UNTUK
PEMUSNAHAN REKOD-REKOD YANG TIDAK
BERNILAI

 MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT ARKIB NEGARA

MENGENAI CARA PENGURUSAN REKOD DI
JABATAN ANDA

DEFINISI

PROSES DI MANA REKOD-REKOD DIPINDAH

KAN DARI SESEBUAH JABATAN DAN AGENSI
KERAJAAN KE ARKIB NEGARA MALAYSIA.

03/11/22 171
 REK OD
U L AN
KUMP G BOLEH
YAN H K AN
P IN D A
DI

 REKOD YANG DIWUJUD SEBELUM DAN PADA TAHUN 1948

 REKOD PERIBADI/PERKHIDMATAN KAKITANGAN JABATAN
KERAJAAN
 REKOD BERNILAI TELAH MENCAPAI USIA LEBIH DARI 5
TAHUN DARI TARIKH TUTUP. KEUTAMAAN PADA REKOD
BERUSIA 20 TAHUN
 REKOD-REKOD DIPERSETUJUI DIPINDAH BERDASAR JADUAL
PEMISAHAN REKOD JABATAN
 REKOD TERPERINGKAT YANG TELAH DIKELASKAN SEMULA
TARAFNYA KEPADA TERBUKA DAN DIPERSETUJUI DIPINDAH
KE ARKIB NEGARA

03/11/22 172
 MEMASTIKAN REKOD-REKOD BERNILAI SEJARAH
DIPELIHARA LEBIH SELAMAT UNTUK KEPERLUAN
PENYELIDIKAN DAN RUJUKAN

 PENYIMPANAN DI ARKIB NEGARA MENJIMATKAN

DISAMPING MENGATASI MASALAH KESESAKAN RUANG
SIMPANAN JABATAN

 MENINGKATKAN KECEKAPAN JABATAN DALAM

PENGURUSAN REKOD DI MANA REKOD AKTIF SAHAJA
DISIMPAN DI JABATAN

03/11/22 173
REKOD-REKOD TERPERINGKAT DIKELASKAN DI
BAWAH AKTA RAHSIA RASMI 1972 (PINDAAN
1986) YANG BELUM DITURUNKAN TARAF

REKOD-REKOD TERTENTU YANG PERLU

DISIMPAN OLEH SEBAB KEPENTINGAN
PENTADBIRAN ATAU PERUNDANGAN

03/11/22 174
Hubungi arkib negara untuk dapat khidmat nasihat
Kenalpasti dan buat pengasingan rekod-rekod tidak aktif dan
aktif
Susun rekod mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun
rekod diwujud
Sediakan senarai pemindahan rekod dalam tiga salinan dan
beri cadangan samada hendak disimpan atau dimusnah ikut
kriteria tertentu
Majukan 2 salinan senarai pemindahan ke arkib negara
Dapatkan keputusan penilaian rekod samada hendak dipindah
atau dimusnah
03/11/22 175
 DAPATKAN KEBENARAN DARIPADA KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA BAGI MEMINDAH REKOD-REKOD YANG
DIPERSETUJUI UNTUK DISIMPAN
 BAGI REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH AKTA RAHSIA
RASMI 1972 PASTIKAN DITURUNKAN TARAF KEPADA
TERBUKA TERLEBIH DAHULU SEBELUM BOLEH
DIPINDAHKAN

PEMELIHARAAN REKOD PERLU KERANA:

 YANG MEMPUNYAI NILAI KEKAL ADALAH WARISAN

SEJARAH
 BAHAN BUKTI DAN SUMBER RUJUKAN GENERASI AKAN
DATANG
03/11/22 176
 CUACA
SUHU
HABA
BINATANG/SERANGGA
MANUSIA
BENCANA ALAM
PEPERANGAN
KEBAKARAN
03/11/22 177
GEDUNG REKOD
TINGKAP TERHAD
TERANCANG JAUH DARI PUNCA HABA
TAHAN API
KALIS HABA

 PEMADAM API
 ALAT PENGESAN API
 ALAT PENGESAN ASAP
 RAK FAIL/CUKUP DAN SESUAI
03/11/22 178
 OPERASI

 JAUHKAN DARI BAHAN MUDAH TERBAKAR

 JANGAN BAWA MAKANAN KE BILIK FAIL
 SELALU DIPERIKSA/DIBERSIHKAN
 KAWAL SUHU
 RACUN SERANGGA
 PERBAIKI SEBARANG KEROSAKAN
 DIAWIT

03/11/22 179
BERTANGGUNGJAWAB BAGI MENYIMPAN REKOD-
REKOD DENGAN RAPI DAN CARA-CARA
MENYIMPANNYA DENGAN SISTEM YANG TERATUR

MENENTUKAN SUPAYA REKOD-REKOD YANG MASIH

DIPAKAI DI JABATAN/ PEJABAT DIPELIHARA DENGAN
BAIK

BERHUBUNG DENGAN ARKIB NEGARA DI ATAS APA-

APA PERKARA MENGENAI REKOD-REKOD YANG TIDAK
DIPAKAI

03/11/22 180
SAMBUNGAN…

 TIDAK DIPAKAI TIDAK DIMUSNAH SEBELUM MENDAPAT

KEBENARAN DARIPADA KETUA PENGARAH ARKIB
NEGARA MENURUT SEKSYEN 10 DI BAWAH UNDANG-
UNDANG ARKIB NEGARA NO.44 TAHUN 1966

 MENENTUKAN REKOD-REKOD YANG TIDAK DIPAKAI

DIPINDAHKAN KE ARKIB NEGARA SETELAH
MEMPEROLEHI KELULUSAN DARI ARKIB NEGARA

03/11/22 181
 AKTA ARKIB NEGARA 1966
 SURAT PEKELILING AM BIL.1/1970
 SURAT PEKELILING AM BIL.23 TAHUN 1972
 SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.10 TAHUN 1984
 ARAHAN PERBENDAHARAAN 156
 ARAHAN PERBENDAHARAAN 299
 ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5
 SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.9 TAHUN 1986
 SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN 3 NOVEMBER, 1993

03/11/22 182
03/11/22 183
TERIMA KASIH

03/11/22 184
 THE END

SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com
03/11/22 185