PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,

MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL

BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA
DIPERLUKAN
2
2 02
/
/11 1
03
 RAHSIA BESAR
RAHSIA
SULIT
TERHAD
TERBUKA
2
2 02
/
/11 2
03
UKA- PUTIH
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA
RAHSIA BESAR - KUNING DAN BERPALANG MERAH DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR
2
2 02
/
/11 3
03
 MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

 SISTEM INDEKS
 SISTEM DOKET
 SISTEM KAD

2
2 02
/
/11 4
03
 FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP
TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP)

2
2 02
/
/11 5
03
 TINDAKAN MEMBUKA FAIL

PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN

DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK

PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI
DAFTARKAN

JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN
DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

2
2 02
/
/11 6
03
 MEMBUKA FAIL (SAMBUNGAN)

DIBUKA APABILA SATU FAIL MENGANDUNGI 100

KANDUNGAN (ATAU KURANG TETAPI FAIL
DIANGGAP TERLALU TEBAL)

FAIL LAMA DITUTUP FAIL BARU HENDAK DIBUKA

JILID 2 DAN 3 ATAU SETERUSNYA

PADA KULIT FAIL LAMA YANG DITUTUP PERLU

DICATATKAN “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA”
2
2 02
/
/11 7
03
 Fail Aktif yang boleh ditutup
CONTOH: adalah setelah tebal melebihi
satu inci atau mengandungi 100
lampiran (yang mana lebih
awal)
Apabila fail ini telah ditutup
maka tindakan baru hendaklah
dilakukan dalam fail lain.

Fail tidak aktif dikelaskan

sebagai tidak aktif apabila fail itu
tidak digunakan selama lima
tahun. Fail ini boleh ditutup.

2
2 02
/
/11 8
03
 PENGURUSAN FAIL

Perlu Pengelasan fail yang sistematik

 Fail sangat mustahak di dalam urusan rasmi Jabatan.

 Ia sebagai rekod mencatat tindakan/keputusan yang telah diambil serta

tempat menyiasat segala tuduhan/kelemahan/kegagalan Jabatan di
dalam menjalankan tugas.

 Boleh hubungi Bahagian Penyelarasan Perlaksanaan dan Kemajuan

Pentadbiran (JPM) untuk khidmat nasihat.

2
2 02
/
/11 9
03
 FAIL YANG DIBUKA
 Diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan isi
kandungan fail.

 Satu fail untuk satu perkara sahaja.

 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan

supaya fail-fail yang baru tidak dibuka tanpa
pengetahuannya/bahagian pendaftaran fail.

2
2 02
/
/11 10
03
  Bahagian Pendaftaran fail perlu ada senarai semakan nombor rujukan
fail dan tajuk fail yang sedia ada.

 Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan disimpan berasingan dari

fail- fail terbuka.

2
2 02
/
/11 11
03
 PENGELASAN
KESELAMATAN FAIL
 Ketua Jabatan perlu menentukan bahawa fail-fail tertentu perlu diberi pengelasan keselamatan
samada di peringkat terhad, sulit, rahsia dan rahsia besar.

 Mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail terbuka.

2
2 02
/
/11 12
03
  Di simpan dalam bilik fail yang tertutup dan kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah
dilarang masuk.

 Jabatan yang bermasalah tentang kawalan keselamatan fail boleh menghubungi Pegawai
Keselamatan Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri.

2
2 02
/
/11 13
03
 MERENDAHKAN PERINGKAT
PENGELASAN KESELAMATAN
 Apabila pada satu-satu tarikh, keselamatan kandungan sesebuah fail itu menjadi kurang
pentingnya, Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan jika perlu merendahkan peringkat
keselamatan fail tersebut.

 Panduan Keselamatan (peraturan 36,37 dan 38)

2
2 02
/
/11 14
03
 MEMAKAI KULIT FAIL
YANG SESUAI
 Jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara

 Mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka

 Mempunyai ruangan tarikh yang ia patut ditutup
 Memudahkan urusan pemindahan fail
 Memudahkan urusan pemusnahan fail

Mematuhi perbekalan dalam Akta Arkib Negara 1966.

2
2 02
/
/11 15
03
 CARA MENGKANDUNGKAN
SURAT DALAM FAIL

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT

KANAN ATAS SURAT

NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM

BULATAN

SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU

DITANDA DENGAN WARNA MERAH

SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN

PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM
2
2 02
/
/11 16
03
 BILA PERLU DIBUKA

DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU DOKUMEN

MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA. FAIL
BERKENAAN HILANG (TIDAK DAPAT DIKESAN)
DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG
PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN
KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH SAMPUL KECIL
(AM 435A-PIN.1/82)

2
2 02
/
/11 17
03
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan

perlu dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat
dikesan, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai
langkah sementara.

Apaila fail utama dijumpai maka sampul kecil dan

kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.

2
2 02
/
/11 18
03
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT
DIKESAN

Sampul kecil juga boleh digunakan apabila sesuatu surat

perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orang
pegawai pada masa yang sama.

Surat perlulah dibuat salinan (xerox) dan satu surat

dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain
dimasukkan dalam sampul-sampul kecil.

2
2 02
/
/11 19
03
 PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL

FAIL BERTARAF KESELAMATAN

BILIK SIMPANAN KHAS
KABINET BESI

FAIL-FAIL TERBUKA
BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK
/2 02
2 FAIL
/11 20
03
  CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH
KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI
DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN
KAKITANGAN YANG MENGGUNAKAN
 Catatan disebelah belakang kertas doket faharasat bilangan
 Catatan di muka hadapan kulit fail berkenaan

2
2 02
/
/11 21
03
 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT
 Nama pemohon/penerima fail
 Tarikh fail diedarkan

SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI

SEORANG PEGAWAI KEPADA PEGAWAI LAIN,
PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI
MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN
KEMBALIKAN BORANG KEPADA KERANI FAIL
2
2 02
/
/11 22
03
 Tindakan yang perlu diambil pada sesuatu masa yang
ditetapkan
Catatan SDP (KIV) perlu dibuat di kertas minit oleh pegawai
berkenaan
Fail dikembali pada pihak pendaftaran, mencatatkan SDP
(KIV) di kulit fail
Fail disimpan dan akan dikeluarkan pada tarikh SDP (KIV)
Serahkan fail SDP (KIV) kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan selanjutnya
2
2 02
/
/11 23
03
 SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP)

Apabila terima fail untuk SDP, semak arahan untuk SDP.

Catitan arahan dalam kertas minit, seperti nama, jawatan

pegawai yang mengarahkan SDP itu.

Masukan dalam Pigeon Hole atau tempat simpanan bagi

tarikh yang berkenaan.

Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap satu

lohong ditarikhkan secara mulai dari 01hb. hingga
31hb.
2
2 02
/
/11 24
03
Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang
dimaksudkan itu dari Pigeon Hole.

Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum

daripadanya dan berada pada pegawai-pegawai atau
sebaliknya, jika didapati tiada, semak dalam doket
pergerakan (Kad edaran fail), untuk mengetahui fail
berada dimana atau pada siapa.

Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail

tersebut bolehlah diserahkan semula kepada pegawai yang
memerlukan, catitkan juga didalam gerakan fail tersebut.

2
2 02
/
/11 25
03
 SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP/KIV)

FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH

DITENTUKAN.

MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG

DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.

MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG

SAMA.

2
2 02
/
/11 26
03
 FUNGSINYA ADALAH SEPERTI BERIKUT:
MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN MEMASUKKANNYA
DALAM FAIL-FAIL YANG BERKAITAN
MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA PEGAWAI
BERKENAAN UNTUK TINDAKAN
MENGAWAL PERGERAKAN SEMUA FAIL
MENYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN SELAMAT
MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN MEMBERI SIRI-SIRI
NOMBOR DAN MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP
FAIL
2
2 02
/
/11 27
03
 MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD

TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN BERTINDIH

2
2 02
/
/11 28
03
FAIL SUKAR DIKESAN
DENGAN CEPAT
KEMUNGKINAN FAIL
HILANG KERANA RAMAI
MENGGUNAKANNYA
KELEWATAN MUNGKIN
BERLAKU KERANA
BILANGAN FAIL PERKHIDMATAN YANG
DIKENDALIKAN LEBIH LICIN DAN CEPAT
TERLALU BANYAK BILANGAN FAIL YANG
DIKEHENDAKI ADALAH
KECIL DARI KAWALAN
ADALAH LEBIH KEMAS
MUDAH DIKESAN
2
2 02
/
/11 29
03
KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN
RUANG MINIMA
ASESIBILITI - MUDAH UNTUK DIRUJUK
EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL
ADALAH DENGAN KOS YANG MINIMA
KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN RUANG
DI MASA HADAPAN
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG

2
MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI
2 02
/
/11 30
03
RUJUKAN:-

SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM SILANG

MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU REKOD DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

RETENTION:-

BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF

DIPINDAHKAN

KLASIFIKASI:-

UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DI DALAM MEMBUAT

2 02
2 RUJUKAN
/
/11 31
03
 THE END

S E L A M AT B E R K U R S U S

2
2 02
/
/11 32
03