INTERNAL AUDIT

Education
• Bachelor of science,Major: Statistic, Sepuluh November Institute of
Technology (ITS) Surabaya
• Certified Lead Auditor ISO 14001
Work Experiences
• PT PAL INDONESIA PERSERO (1999-2013)
• Research & Development
• Assistan Manager Productivity Improvement and Measurement
• Asistan Manager QA System
• Internal Auditor

HELLO!
• Manager House Of Quality Indonesia (HOQI) (2013-2014)
• Senior Consultant QMS and Researcher
• Auditor Equal Assurance Indonesia

Areas of Expertise
• Quality Improvement and Measurement System

Abu Hanifah •
•
Research and data analyze
System Analyze
• Trainer
• Management System Development
• Balanced Score Card
• ISO Auditor
INSTRUCTIONS RULES
TUJUAN PELATIHAN
Peserta diharapkan dapat :
» Melaksanakan audit internal secara profesional, independen
dan obyektif
» Mengidentifikasikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas
sistem manajemen mutu
» Mengidentifikasikan lingkup perbaikan dan meningkatkan
secara berkelanjutan
ISO 9001:2015
Overview
Quality Overview
» Definisi Kualitas
» Mengapa harus berkualitas
ISO Overview
» Darimanakah asal ISO?
» Siapakah yang menyiapkan Standar ISO?
» Siapakah Anggota Technical Commitee ISO?
 Transformasi ISO 9001:2015

ISO 9001:1987 ISO 9001:1994

ISO 9002:1987 ISO 9002:1994 ISO 9001:2000 ISO 9001:2008
ISO 9003:1987 ISO 9003:1994
 Persyaratan ISO 9001:2015
Introduction
1. Scope
2. Normative Reference
3. Terms and Conditions
4. Context of the Organizations Auditable
Requirement
5. Leadership
6. Planning
7. Support
8. Operation
9. Performance Evaluation
10. Improvement
 Auditable Requirement

4. Context of The Organization

1. Understanding the organization and its context
2. Understanding the needs and expectation interest parties
3. Determining the scope of the QMS
4. QMS and its process
5. Leadership
1. Leadership and Commitment –customer focus
2. Policy – Quality Policy (Developping and Communicating)
3. Organization Roles, Responsibilities and Authorities
6. Planning
1. Action to Address Risk and Opportunity
2. Quality Objective and Planning to Achieve
3. Planning of Change
 Auditable Requirement

7. Support
1. Resources (People, Infrastructure, Environment, Monitoring and Measuring Resources,
Measurement Tracebility, Knowledge Organization)
2. Competence
3. Awareness
4. Communication
5. Documented Information
8. Operation
1. Operation Planning and Control
2. Requirement of Product and Service
3. Design and development products and Services
4. Control of External Provided Process
5. Production and Service Provision (controling, identification and Tracebility, Customer
Properties, Preservation)
6. Release Product and Service
7. Control of Unconforming Output
 Auditable Requirement

9. Performance Evaluation
1. Monitoring, Measurement, Analysis and Evaluation (data processing, Customer Satisfaction)
2. Internal Audit
3. Management review
10. Improvement
1. Nonconformity and Corrective Action
2. Continual Improvement
 Customer Focus

Leadership

Engagement of People

Process Approach
Prinsip Mutu

Improvement

Evidence Based Decission Making

Relationship
 Process Approach

Input Process Output

System Approach
Keinginan Kepuasan
Pelanggan Process Process Process Pelanggan

Process
 PDCA Cycle

Input Output

Process
MILESTONE IMPLEMENTASI
QMS
1 Analisa GAP

2 Pembentukan Tim Mutu dan Pelatihan Pemahaman ISO dan Sistem Dokumentasi

3 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu dan Penyusunan Dokumen

4 Pendampingan Penerapan Sistem Manajemen Mutu

5 Pelatihan Internal Audit dan Pendampingan Internal Audit

6 Pendampingan Tinjauan Manajemen

7 Sertifikasi Audit Oleh Badan Sertifikasi

8 Pendampingan tindak lanjut hasil audit sertifikasi

AUDIT MUTU
Pengujian sistematik dan mandiri tentang Sistem Manajemen
Mutu untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang
berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan
apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini diterapkan
secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
DASAR KEGIATAN INTERNAL
AUDIT :
ISO 9001:2015 Clausul 9.2
9.2.1. Organisasi harus melakukan audit
internal pada selang waktu tertentu untuk
memberikan informasi apakah sstem
manajemen mutu :
a. Sesuai dengan:
1. Persyaratan organisasi sendiri
untuk sistem manajemen mutu
2. Persyaratan standar internasional
ini
b. Secara efektif diimplementasikan dan
dipelihara
9.2.2 Organisasi harus:
a. Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan
memelihara program audit termasuk frekuensi,
metode, tanggung jawab persyaratan
perencanaan dan pelaporan yang akan
mempertimbangkan proses yang bersangkutan,
perubahan yang mempengaruhi organisasi dan
hasil sebelumnya
b. Menentukan kriteria audit dan lingkup audit
c. Memilih auditor untuk pelaksanaan audit untuk
memastikan obyektifitas dan ketidakberpihakan
d. Memasikan hasil audit tersebut dilaporkan
kepada manajemen yang berwenang
e. Mengambil tindakan koreksi yang tepat
f. Menyimpan informasi yang terdokumentasi
sebagai bukti pelaksanaan program audit dan
hasil audit
DAFTAR ISTILAH
Bukti Audit Kriteria Audit Temuan Audit
Catatan pernyataan Rujukan atau referensi Hasil Penilaian bukti
fakta atau informasi yang digunakan untuk audit yang di
yang relevan dengan melakukan audit. kumpulkan
kriteria audit dan dapat Dapat berupa berdasarkan kriteria
diverifikasi Peraturan, Kebijakan, audit
Prosedur, atau
persyaratan dalam ISO
Auditor
Orang yang memiliki
kemampuan untuk Auditee
melakukan audit Orang atau organisasi
yang di audit
PENGELOLAAN PROGRAM
AUDIT
PLAN
 TUJUAN AUDIT
Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan
dan pelaksanaan Audit:
 Prioritas Manajemen
 Tujuan Komersial
 Persyaratan Sistem Manajemen
 Persyaratan Perundangan dan Kontraktual
 Kebutuhan evaluasi vendor
 Persyaratan pelanggan
 Kebutuhan pihak – pihak yang berkepentingan
 Risiko organisasi
 RUANG LINGKUP PROGRAM
AUDIT
Ruang lingkup Program Audit dapat berbagai macam dan dipengaruhi oleh:
⋄ Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan
⋄ Frekuensi pelaksanaan audit
⋄ Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang
diaudit
⋄ Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya
⋄ Kebutuhan untuk audit sertifikasi atau pengawasan
⋄ Hasil dari audit atau tinjauan program audit sebelumnya
⋄ Bahasa, budaya dan isu sosial
⋄ Pihak-pihak berkepentingan
⋄ Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.
 SUMBER DAYA

Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita harus

mempertimbangkan:
⋄ Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan meningkatkan
aktivitas audit
⋄ Teknik Audit
⋄ Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor dan
meningkatkan kinerjanya
⋄ ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit
⋄ Lingkup program audit
⋄ Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain
 INFORMASI TERDOKUMENTASI
PROSEDUR AUDIT
Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk:
⋄ Perencanaan dan jadwal Audit
⋄ Meyakinkan kompetensi Auditor dan Lead Auditor
⋄ Menyeleksi tim Audit
⋄ Pelaksanaan Audit
⋄ Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan
⋄ Memelihara catatan Program Audit
⋄ Mengawasi kinerja dan efektifitas Program Audit
⋄ Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen
puncak
DO
 PROSES PELAKSANAAN
AUDIT

Initiating the Audit Document Review Preparing

the on-site Audit

Preparing,
Completing the Audit Approving,
On-site Audit
Distributing audit
Report

Audit Follow Up
 PELAKSANAAN AUDIT
Mengawali Audit

• Menunjuk Lead Auditor

• Menentukan Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria
• Menentukan kecukupan audit (informasi untuk audit plan,
kerjasama auditee, waktu dan sumber daya)
• Menetapkan tim audit
• Melakukan komunikasi dengan auditee
 PELAKSANAAN AUDIT
Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Menyiapkan Rencana Audit (Audit Plan), yang menjelaskan:

• Tujuan audit
• Kriteria audit dan referensi dokumen
• Ruang lingkup, termasuk identifikasi fungsi dan
organisasional serta proses yang akan diaudit
• Tanggal dan tempat pelaksanaan audit
• Durasi untuk masing – masing aktifitas audit
• Tanggung jawab anggota tim audit internal dan “witness”
• Alokasi sumberdaya dan peralatan yang diperlukan di area
kritikal
• Nama auditee
 PELAKSANAAN AUDIT
Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada:

• Independensi
• Kompetensi
• Efektifitas, seperti wewenang dan tanggung jawab untuk
Auditor, Auditor Trainee dan Technical Expert
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit
untuk pencapaian Tujuan Audit
 PELAKSANAAN AUDIT
Persiapan Dokumen Kerja

Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim Audit

sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk:
• Checklist dan Audit Plan
• Form untuk pencatatan

Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus
disimpan
 PELAKSANAAN AUDIT
Format Checklist

• Proses apa yang akan diaudit / diverifikasi

• Dokumen yang terkait dengan proses tersebut (Nama dan
Nomor dokumen)
• Form atau catatan yang mendukung proses tersebut sebagai
bukti bahwa proses tersebut telah dilaksanakan
• Kategori temuan (Observasi, Ketidaksesuaian Minor,
Ketidaksesuaian Major)
 CHECKLIST
PERTANYAAN
• Checklist
Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu atau
petunjuk untuk melakukan audit
• Keuntungan Checklist
- Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa
- Membantu pengaturan waktu
- Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
• Kerugian Checklist
- Statis
- Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk continual
improvement
- Bisa melewatkan hal-hal yang penting

33
 TIPS CHECKLIST
Contoh 2. Membuat checklist untuk mengaudit proses di bagian
Purchasing/Pembelian

34
 PELAKSANAAN AUDIT
Melakukan Tinjauan Dokumen

Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan Dockumentasi Sistem

Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya.

Dokumen yang relevan:

• Dokumen Mutu
• Prosedur Mutu
• Formulir Kerja
• Peraturan atau Perundangan
• dll
 PELAKSANAAN AUDIT
Pelaksanaan Program Audit

Pelaksanaan Opening meeting:

• Memperkenalkan anggota Tim Audit
• Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit
• Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
• Metode Pelaksanaan Audit
• Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
• Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data
• Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang
lingkup audit
 OPENING MEETING

Tujuan dari rapat pembuka adalah memastikan bahwa

tidak ada perubahan yang dilakukan sejak persetujuan
tanggal dan ruang lingkup audit.

Peserta rapat pembuka meliputi top manajemen, wakil

manajemen, koordinator AMI, auditor, dan auditee.

37
 PELAKSANAAN AUDIT
Metode Pelaksanaan Audit

• Bertanya dengan 5W 1H 1S
• Observasi aktifitas
• Peninjauan Dokumen
Apa ini….
Apa itu ….
 PELAKSANAAN AUDIT
Metode Pelaksanaan Audit

• Pertanyaan Pembuka:
Pertanyaan umum, tidak merupakan pertanyaan dengan jawaban
“Ya” atau “Tidak”.Bisa bersumber dari Checklist yang telah
disiapkan atau persyaratan Elemen ISO 9001:2015
• Pertanyaan Lanjutan:
Bersumber dari pernyataan auditee terhadap Pertanyaan
Pembuka
• Pertanyaan Penutup:
Merupakan penutup dari pertanyaan yang telah diajukan,
biasanya mencari Bukti Audit
 PELAKSANAAN AUDIT
Metode Pelaksanaan Audit
• Trace Forward menelusuri dari Input Proses ke Output Proses, untuk
mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi output.
Contoh: Menelusuri semua salinan kontrak penjualan dan menentukan
apakah semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi
• Trace Backward menelusuri dari Output Proses ke Input Proses, untuk
mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh:
Dari keluhan pelanggan/produk yang dikembalikan untuk kemudian
memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan material yang
berkaitan dengan proses tersebut.
• Combination gabungan kedua metode diatas
 PELAKSANAAN AUDIT
Hal yang Perlu Dicatat

• Tanggal Audit
• Area Audit : seperti Departemen, Bidang, Seksi, Bagian, Biro, dan
lain-lain.
• Klausul ISO 9001:2015 yang terkait
• Nomor Dokumen/referensi
• Penjelasan mengenai proses, produk, sumber daya yang diaudit
• Judul dan tanggal dari dokumen yang diaudit
 PELAKSANAAN AUDIT
Tugas Tim Audit Mutu Internal

• Menuliskan Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam Form Laporan

Hasil Audit
• Menjelaskan Ketidaksesuaian yang ditemukan kepada Auditee
• Meminta persetujuan dari Auditee mengenai batas waktu
pelaksanaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action)
• Melakukan Verifikasi atas Tindakan Perbaikan yang telah
dilaksanakan oleh Auditee
 PELAKSANAAN AUDIT
Temuan Audit

Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan

Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun
Ketidaksesuaian dengan Kriteria Audit maupun kesempatan untuk
melakukan perbaikan.

Temuan Audit:
• Observasi
• Ketidaksesuaian Minor
• Ketidaksesuaian Major
 TEMUAN AUDIT
MAJOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap SMM & Konsumen :
 Penyimpangan terhadap persyaratan SMM atau hukum/legal
 Konsumen dirugikan dan dampaknya luas

MINOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas pada SMM :
 Tidak konsisten terhadap persyaratan ISO 9001:2008
 Memberikan dampak kepada potensi dirugikannya konsumen

OBSERVASI
Bukan merupakan suatu Penyimpangan , namun dapat berpotensi untuk
menyimpang. Atau bisa juga sebagai saran peningkatan perbaikan

44
 PELAKSANAAN AUDIT
Penulisan Ketidaksesuaian

P: Problem
L: Location
O: Objective Evidence
R: Reference
Contoh:
LKS no. 3 di Top Management belum dilakukan
verifikasi,
O L P
sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi
04
R
 PELAKSANAAN AUDIT
Pelaksanaan Program Audit

Pelaksanaan Closing meeting:

• Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee
• Menjelaskan bahwa audit tidak meliputi seluruh aspek
(sampling), sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak.
Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang
tidak terlihat.
• Menjelaskan hasil temuan audit.
 PELAKSANAAN AUDIT
Pelaksanaan Program Audit

Pelaksanaan Closing meeting:

• Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee
dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian.
• Menyimpulkan hasil audit
• Membuka forum tanya jawab.
• Menjelaskan hal - hal yang ditanyakan oleh auditee.
• Menutup pertemuan.
 PELAKSANAAN AUDIT
Distribusi Laporan Audit

• Top Management
• Anggota tim tinjauan manajemen
• Koordinator program audit mutu internal
• Tim audit dan auditee
• Personel yang bertanggung jawab untuk pembuatan Koreksi
dan Tindakan Koreksi
CHECK
 VERIFIKASI
• Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar
permasalahan telah teridentifikasi.
• Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa tindakan
perbaikan yang dilakukan efektif.
• Meyakinkan bahwa personil terkait mengetahui tindakan
perbaikan yang dilaksanakan.
• Melihat bukti jika tindakan perbaikan yang dilakukan
merubah dokumentasi sistem manajemen mutu.
ACTION
PELAPORAN AUDIT
 Dilaporkan dalam
manajemen review untuk
mendapatkan keputusan
managemen
 Menunjukkan efektifitas
penerapan sistem
mamanjemen mutu
 Meliputi tindakan perbaikan
dan pencegahan

52
AUDITOR
Menjadi Auditor ISO itu seperti apa?
 KOMPETENSI
AUDITOR

QUALITY ENVIRONMENT & SAFETY

SPECIFIC KNOWLEDGE and KNOW SPECIFIC KNOWLEDGE &
SKILLS SKILL
SKILLS

Work Auditor Audit

Education
Experience- Training Experience

PERSONAL ATTRIBUTES

Competence :
Demonstrated Capability to apply Knowledge and Skills
ISO 19011
55
 LEAD AUDITOR JOB
DESC

 Mampu membuat perencanaan audit

 Mampu mengorganisir dan memimpin anggota tim audit
 Mencegah dan menyelesaikan konflik
 Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan audit

56
 ATRIBUT AUDITOR
Atribut AUDITOR yang DIHARAPKAN diantaranya :
 ETHICAL - ETIS :sopan, memahami etika
 OPEN MINDEDNESS - TERBUKA : Menghargai ide-ide alternatif
 DIPLOMATIC - DIPLOMATIS : berhati-hati dan bijaksana dalam menghadapi orang lain
 OBSERVANT - PENGAMAT : mengamati dengan aktif kegiatan dan lingkungan fisik yang
ada disekitarnya
 PERCEPTIVENESS - CEPAT TANGGAP : secara naluriah menyadari dan mampu memahami
situasi
 VERSATILE - LUWES : selalu menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda
 DECISIVE - TEGAS : mampu membuat kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan
alasan dan analisis yang logis
 SELF RELIANT - PERCAYA DIRI : bertindak dan berfungsi secara independen ketika
berinteraksi dengan orang lain secara efektif,

57
 PRINSIP AUDIT
 Ethical conduct – berdasarkan kode etik
 Fair presentation – kewajiban untuk menyampaikan secara jujur dan
akurat
 Due professional care – berdasarkan tindakan profesionalisme
 Independence - Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit dan
bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif
selama proses audit untuk meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan
didasarkan pada bukti (evidence)

 Evidence - Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi yang
tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang
terbatas
Success
Cycle
60