HANDLING MEETING

YUNARTI
Apa itu Pertemuan/Meeting
Adalah bentuk komunikasi jamak yang
terdiri dari sekolompok / sejumlah
orang yang berkumpul di suatu
tempat tertentu dan pada waktu yang
telah ditentukan untuk membahas,
memecahkan, / merundingkan sesuatu
hal untuk kepentingan bersama.
FUNGSI MEETING/RAPAT
1.Forum silaturahmi
 
2.Forum negosiasi

3.Forum demokrasi: dengar pendapat dan

menerima pertanggungjawaban
 
4. Sarana konsultasi
Rapat merupakan sekelompok orang yang masing-masing
memiliki tujuan yang jelas dan terarah dalam pikiran, lalu
membicarakannya.

Arti Penting rapat

 Cara tercepat menyebarkan informasi
 Cara terbaik bersikap kreatif dan positif
 Cara tepat untuk menghemat waktu
 Cara untuk memperlihatkan reaksi secara tegas
 Cara untuk mengurangi ketegangan
 Cara untuk menyajikan ide-ide
Jenis rapat
1. Dari tujuannya
- Rapat informatif (information meeting)
- Rapat pemecahan masalah (problem solving meeting)
- Rapat perundingan (negotiation meeting)

2. Dari Sifatnya
- Rapat formal - Rapat Informal
- Rapat terbuka - Rapat tertutup

3. Dari jangka waktunya

- Rapat harian - Rapat mingguan
- Rapat bulanan - Rapat semesteran
- Rapat tahunan

4. Dari pesertanya
- Rapat internl - Rapat ekstern

5. Dari Keanggotaan rapat terdiri dari

- Ketua rapat - Moderator
- Notulis - Peserta rapat
MACAM RAPAT
Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan
setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan
sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya
pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.

Rapat Informal: Pertemuan yang diselenggarakan

setelah peserta rapat mendapat panggilan /
pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan
untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara
mendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak
memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan.
PRINSIP DASAR
Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan
prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan
pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:
WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan. 
WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam
rapat.
WHO: Siapa yang akan diundang
WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan
WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan
HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan.
SYARAT RAPAT
1. PERSIAPAN RAPAT
2. PELAKSANAAN RAPAT
PERSIAPAN RAPAT
Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
Penentuan Waktu Rapat
 Penentuan Tempat
 Akomodasi
 Konsumsi
 Media/Peralatan
Persiapan Rapat
Salah satu penghambat keberhasilan rapat dikarenakan terlalu
banyaknya jumlah peserta rapat. Sehingga seleksi peserta
rapat perlu dilakukan untuk tercapaianya tujuan rapat.

Menghadirkan orang, waktu dan tempat yang tepat tidaklah

mudah. Beberapa hal yang bisa dilakukan diantaranya:

1. membatasi peserta
2. kurangi jumlah wakil dari setiap bagian yang diundang
3. mintalah dari setiap wakil untuk menyampaikan pendapatnya
4. masing-masing wakil harus mendapatkan kekuasaan penuh
dalam rapat tersebut
Persiapan Rapat
Pola pikir yang benar dan tepat sangat diperlukan dalam mengendalikan
agenda rapat. Hal yang harus diperhatikan sebagai strategi dalam
pengendalian rapat adalah :

» most important first (yang terutama adalah yang terpenting)

» least important first (yang kurang penting dibahas lebih dahulu)
» perhatikan “topik panas” letakan di akhir agenda
» perhatikan perihal rutinitas di akhir meeting dengan cara memberikan memo

gen da
A
Persiapan Rapat
Setelah memastikan agenda, alokasikan berapa lama masing-
masing topik akan di bicarakan. Hal ini ada baiknya disampaikan
kepada masing-masing peserta agar mereka memahami dan
dengan sendirinya ikut berperan dalam pengawasn jalanya rapat
yang efektif.
Arti penting pencantuman waktu dalam agenda:
» meeting sesuai dengan jalur
» memberi informasi kepada semua orang betapa berharganya
waktu
» secara kejiwaan membuat “topik-topik”panas menjadi “dingin”
kembali
» alat pemotong bila diskusi dalam rapat tidak berguna
» memberikan pengendalian
» memotivasi peserta
Pelaksanaan Rapat

1. Ada masalah yang harus dipecahkan

bersama/informasi
2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat
3. Ada pimpinan/ ketua rapat
4. Ada notulis
5. Ada media tulis
Ada Permasalahan Rapat
Unsur rapat adalah ada permasalahan yang harus
dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus
melalui rapat.
Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah
obrolan 
Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh
semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan
jelas. 
Rumusan masalah harus mendorong kebebasan
berpikir
Menimbulkan pertukaran pikiran, bukan
pertarungan pendapat
Perumusan masalah yang jelas akan mencapai hasil
Ada partisipasi aktif dari peserta rapat
Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan
permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif
terlibat dalam pemecahan masalah.
Sifat atau karakter peserta rapat:
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerang
Adanya pimpinan atau ketua rapat

Merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin

ketertiban pelaksanaan rapat. Sebagai pengendali
jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya
rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu
yang telah ditentukan.
 
Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan
keberanian peserta, terutama yang kesulitan dan tidak
punya keberanian berpendapat. Mereka yang diam
belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut
salah.
5 (lima) teknik dalam memimpin rapat:

a.Recognition,
b.Disclosure,.
c. Involment.
d.Emphaty,
e. Support
Challenges
Tantangan dan/atau perlawanan yang sangat sulit diatasi, . Hal ini akan
berdampak pada:
o Pemborosan waktu
o Agenda terhambat
o Meeting tidak meghasilkan apa-apa
o Diperlukan meeting lanjutan
o Hubungan empati akan terganggu
o Hilangnya kepercayaan terhadap pihak lain
o Frustasi
o Menghindari datang pada meeting berikutnya
Bila kita mendapati meeting tidak terkendali dalam proses komunikasi,
maka kedua belah pihak (pimpinan dan peserta) akan bermasalah.

Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengantisipasi dan

penyelesaiannya,
adalah:
o Adanya volunter (seseorang yang sukarela mengambil alih pimpinan rapat)
o Lakukan beberapa catatan penting
o Berikan contoh-contoh yang baik
Ada Notulis
Notulis adalah orang yang mencatat hasil rapat.
Hasilnya adalah notulen/notula

Syarat notulen: 
Benar & objektif
Jelas, tidak ambigu, & dapat dimengerti bagi yang
membaca.
Dibuat secara ringkas
Sebelum rapat dtutup, notulen dibacakan, agar peserta
dapat memberi masukan guna penyempurnaan notulen.
Tindakan dan hasilnya
Pencatatan dari hasil sebuah meeting sangat perlu
dilakukan, mengingat akan berguna bagi bukti dan
histori pada meeting-meeting berikutnya. Sehingga
notulen perlu dibuat. Dalam notulen setidaknya terdiri
dari:
1. Judul notulen
2. Waktu dan tempat rapat
3. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
4. Pemimpin dan Sekretaris
5. Peserta, baik yang hadir atau tidak
6. Agenda Rapat
7. Jalanya rapat
8. Tanda tangan ketua dan sekretaris rapat
Media rapat
 
a.Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b.Lampu penerangan 
c.Flip chart/white board
d.Sound system
e.Alat tulis
f. OHP, kompute/laptopr dll,.
UNDANGAN RAPAT

Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh

atau terlaludekat/mepet dari waktu rapat akan berlangsung.
 
Undangan rapat harus memuat:
 
Hari
 Tanggal
Waktu
 Tempat rapat
 Acara rapat (bila diperlukan daftar acara ikut dilampirkan)
Agenda Rapat
 
Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
Urutan acara rapat terdiri dari:
1. Pembukaan
2. Pengarahan dari pemimpin rapat
3. Pelaksanaan rapat
4. Pembawa acara/notulis membacakan hasil
rapat
5. Penutup
CONTOH SUSUNAN ACARA RAPAT
JUDUL RAPAT : PEMASARAN PRODUK TERBARU
PERUSAHAAN
PEMIMPIN RAPAT: DIREKTUR UTAMA
(IBU ANNISA
ACARA
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua
Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
Lanjutan...
6. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
a. Cara pemasaran produk/promosi
b. Pembagian wilayah pemasaran
c. Persiapan promosi
7. Pembacaan kesimpulan hasil rapat
8.Penutup diakhiri dengan doa
9.Pemberitahuan rapat selanjutnya
Teknik Membuka Rapat 
Kalimat pembuka harus menarik
Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para
pendengar secara cermat 
Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang
akan dibahas
Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan  
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para
pendengar 
Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :  
Penggunaan data
Membuat Pertanyaan
Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa 
Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci
Teknik Menutup Rapat

Menyusun ringkasan atau kesimpulan

  Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi
atau topik yang telah dibahas.

Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu : 
Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
Berisi anjuran kepada pendengar
Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar 
Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa 
Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab
suci, atau kata bijak.
NOTULA RAPAT
Pengertian Notula/Notulen
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat
serta hal yang ibicarakan dan diputuskan.

Macam-macam notula
 
1. Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
2. Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat
Fungsi Notula

Sebagai dokumen dan alat bukti 

Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Sebagai dokumen
Sebagai alat untuk rapat semu
Akomodasi
Akomodasi meliputi tempat menginap dan konsumsi
peserta rapat. 
Tempat menginap tergantung pada tempat dimana rapat
diadakan, bisa di asrama / hotel. 
Bila di asrama artinya tidak ada perbedaan fasilitas bagi
peserta. 
Bila di hotel, biasanya ada perbedaan fasilitas,
tergantung kedudukan/ jabatan dalam instansi. contoh: 
Dewan komisaris & dewan direksi – President
Suite Branch Manager – Eexecutive Suite
Manager – Junior Suite, dsb.