UNIDAD 9 La función contable.

Documentos de cobro
y pago. El archivo
1.-La función contable
La función de la contabilidad consiste en recoger y presentar
fielmente la información económico financiera relevante de la
empresa. Para ello, las empresas deben regirse por las mismas
normas, es decir, la información contable debe estar
normalizada según lo establecido en el Plan General Contable.
Los requisitos que debe reunir la información contable son los
siguientes:
¿A quién le interesa la información contable de las empresas?
Las Cuentas Anuales deben depositarse cada ejercicio económico en el Registro Mercantil, garantizando
de esa forma su publicidad
1.1. Balance de situación
El Balance de situación es el documento contable que muestra la situación económico financiera de una
empresa en un momento determinado.
1.1.1. Activo
Son los bienes y derechos de la empresa. Los elementos del Activo se ordenan en función de su liquidez (facilidad
de conversión en dinero), concretamente de menor a mayor liquidez

Está constituido por

Activo no corriente. Dentro del Activo no corriente se encuentran los inmovilizados permanentes, es decir,
aquellos que van a permanecer en la empresa durante más de un ejercicio económico. Se clasifican
principalmente en:− Inmovilizado intangible: bienes intangibles de la empresa que es posible valorar
económicamente, como la propiedad industrial, las aplicaciones informáticas, etc.− Inmovilizado material:
bienes tangibles de la empresa que se utilizan en su ciclo de producción, como la maquinaria, los
elementos de transporte, etc.− Inversiones inmobiliarias: inmuebles que son propiedad de la empresa
pero que no se utilizan en su proceso productivo
Activo corriente. Por su parte, en el Activo corriente figuran los Activos de la empresa vinculados a su ciclo
de explotación, y que se clasifican en:

Existencias: materias primas, productos terminados o mercancías almacenadas

Realizable: derechos de cobro que la empresa podrá transformar en dinero a corto plazo, como los clientes.
− Disponible: Activos totalmente líquidos de la empresa, como caja o bancos.

1.1.2. Patrimonio Neto

Son los fondos propios de la empresa. Sus elementos se ordenan de menor a mayor
exigibilidad (devolución):
■Capital: está formado por las aportaciones de los socios a la empresa. ■Reservas: están
constituidas por los beneficios empresariales no distribuidos entre los socios. Se trata de la
autofinanciación de la empresa.
■Resultado del ejercicio: este figurará en el Balance cuando se decida su destino. Lo hará con
signo positivo en el caso de que la empresa haya obtenido beneficios y con signo negativo si
la em-presa ha incurrido en pérdidas. La cifra de «Resultado del ejercicio» se obtiene de la
cuenta de
1.1.3. Pasivo
El Pasivo son las deudas a las que la empresa tiene que hacer frente. Está formado, por tanto, por los
recursos ajenos a la empresa. Este se ordena por su plazo de exigibilidad (de mayor a menor plazo de
devolución) y se encuentra constituido por:

■Pasivo no corriente. Lo integran aquellos préstamos que la empresa debe

devolver en un mayor plazo de tiempo.
■Pasivo corriente. En él figuran aquellas deudas a las que la empresa debe
hacer frente en el corto plazo. Se trata, por ejemplo, de las deudas a corto
plazo de la empresa con proveedores, entidades de crédito, Hacienda, etc.

1.2. Cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias nos informa sobre los beneficios o pérdidas de la empresa durante un
ejercicio económico, así como sobre su origen.
2.-Documentos de cobro y pago
Al desarrollar su actividad, las empresas incurren en una serie de cobros y pagos. Esos flujos de cobros y pagos
definen su posición de tesorería

2.1. La transferencia
La transferencia es una operación a través de la cual se transfiere −se envía, se mueve− una cantidad de
dinero de una cuenta bancaria a otra. Desde el punto de vista de los costes, la transferencia es un buen
medio de cobro, puesto que normalmente solo asume costes explícitos el emisor. Como medio de cobro, la
transferencia presenta el inconveniente fundamental de que quien decide emitirla es el deudor
2.1.1. La transferencia internacional
Mediante dicha transferencia, el importador emite instrucciones de pago al exportador. Esta se puede
realizar en cualquier divisa
2.2. El cheque
El cheque es un documento utilizado como medio de pago, a través del cual el librador
ordena al librado (entidad bancaria) que pague una suma de dinero al beneficiario o
tenedor.
En resumen, se puede afirmar que el cheque es un buen medio de cobro siempre y
cuando el deudor sea de plena confianza para el proveedor. Como medio de pago, la
principal ventaja de los cheques de cuenta corriente se basa en sus bajos costes
explícitos.
2.3. Documentos negociables emitidos por el deudor

Se trata de pagarés o recibos negociables que emiten los clientes de la empresa. La

ventaja fundamental de este medio de cobro consiste en poder optar por el
descuento comercial.
2.4. Recibos emitidos por el acreedor
Sus principales ventajas se derivan de que la iniciativa reside en el acreedor, y de un
potencial ahorro de costes si el tratamiento de los mismos es informático. Aunque los
recibos son una opción adecuada para el cobro, no lo son tanto para el pago. En el
caso de que la empresa opte por los recibos domiciliados como medio de pago,
deberá comprobar si son correctos o no cuando hayan sido cargados en su cuenta,
con los consiguientes costes de gestión que esto genera.

2.5. Tarjetas de crédito

Las tarjetas de crédito, cuya importancia a título personal es in-negable, son cada vez
más relevantes para las empresas. Como medio de cobro, su principal inconveniente
son los costes que asume el establecimiento. Desde el punto de vista del pago, una
de sus ventajas fundamenta-les consiste en que las empresas evitan anticipar
efectivo a su personal (para viajes, hoteles, peajes), y los emisores de tarjetas envían
la información a la empresa sobre el uso de cada titular.
3.-El archivo

Las empresas generan infinidad de documentos que deben archivar correctamente. Solo así será
posible localizar la información de manera rápida y eficaz, y evitar demoras innecesarias. Entre los
documentos que se deben archivar se encuentran facturas, sistemas de fabricación, documentación del
personal de la empresa, informes, registros, etc
FIN