CONTOH PROSEDUR

TATA KELOLA DOKUMEN

AKREDITASI

Yogyakarta, 14 Agustus 2019

SOP Sosialisasi Standar Operasional Prosedur
(SOP)
1. Kepala Puskesmas menetapkan jadwal sosialisasi SOP berdasarkan
kesepakatan seluruh karyawan puskesmas, yaitu setiap hari Selasa, Kamis,
dan Sabtu pada saat apel pagi.
2. Koordinator Pokja Administrasi Manajemen (Admen)/ Koordinator Pokja
Upaya Puskesmas (UKM)/ Koordinator Pokja Pelayanan Klinis (UKP)
menyiapkan dokumen SOP yang telah ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
3. Koordinator Pokja Administrasi Manajemen (Admen)/ Koordinator Pokja
Upaya Puskesmas (UKM)/ Koordinator Pokja Pelayanan Klinis
(UKP)memaparkan prosedur/langkah-langkah yang tercantum dalam SOP
yang telah disusun secara ringkas, padat, dan jelas sesuai dengan jadwal.
SOP Sosialisasi Standar Operasional Prosedur
(SOP)
4. Pengadministrasi Kearsipan mencatat bukti sosialisasi SOP ke dalam
buku komunikasi internal apel pagi.
5. Penanggungjawab Mutu Puskesmas memberikan paraf pada
catatan bukti sosialisasi SOP ke dalam buku komunikasi internal apel
pagi
6. Penanggungjawab mutu puskesmas membuat ceklist SOP yang
telah disusun sebagai kontrol agar tidak terjadi duplikasi
penyusunan SOP di masing-masing pokja akreditasi
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
A. Sosialisasi Kebiakan (SK)
1. Kepala Puskesmas menetapkan jadwal sosialisasi SK berdasarkan
kesepakatan seluruh karyawan puskesmas, yaitu pada pertemuan
akreditasi bulanan/ pertemuan puskesmas
2. Ka. Sub. Bag. Tata Usaha menyiapkan dokumen SK yang telah
ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
3. Ka. Sub. Bag. Tata Usaha memaparkan Keputusan Kepala
Puskesmas yang mengatur suatu hal tertentu yang tertuang
dalam SK yang telah disusun secara ringkas, padat, dan jelas
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
4. Pengadministrasi Kearsipan mencatat bukti sosialisasi SK ke
dalam buku notulen rapat.
5. Penanggungjawab Mutu Puskesmas memberikan paraf pada
catatan bukti sosialisasi SK ke dalam buku notulen rapat.
6. Penanggungjawab mutu puskesmas membuat ceklist SK yang
telah disosialisasikan.
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
B. Sosialisasi Pedoman dan Panduan
1. Kepala Puskesmas menetapkan jadwal sosialisasi Pedoman dan
Panduan berdasarkan kesepakatan seluruh karyawan puskesmas,
yaitu pada pertemuan akreditasi bulanan/ pertemuan puskesmas
2. Penanggungjawab Mutu Puskesmas menyiapkan buku Pedoman
dan Panduan yang akan disosialisasikan
3. Penanggungjawab Mutu Puskesmas memaparkan Pedoman dan
Panduan mengenai suatu kegiatan tertentu secara ringkas, padat,
dan jelas
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
4. Pengadministrasi Kearsipan mencatat bukti sosialisasi Pedoman
dan Panduan ke dalam buku notulen rapat.
5. Penanggungjawab Mutu Puskesmas memberikan paraf pada
catatan bukti sosialisasi SK ke dalam buku notulen rapat.
6. Penanggungjawab mutu puskesmas membuat ceklist Pedoman
dan Panduan yang telah disosialisasikan.
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
C. Sosialisasi Kerangka Acuan Program/ Kegiatan
1. Kepala Puskesmas menetapkan jadwal sosialisasi KAK
berdasarkan kesepakatan seluruh karyawan puskesmas, yaitu
pada pertemuan akreditasi bulanan/ pertemuan puskesmas
2. Pelaksana Program/ Kegiatan menyiapkan dokumen KAK yang
telah ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
3. Pelaksana Program/ Kegiatan memaparkan KAK suatu kegiatan
tertentu secara ringkas, padat, dan jelas
SOP Sosialisasi Kebijakan (SK), Pedoman, Panduan,
dan Kerangka Acuan Program
4. Pengadministrasi Kearsipan mencatat bukti sosialisasi KAK ke
dalam buku notulen rapat.
5. Penanggungjawab Mutu Puskesmas memberikan paraf pada
catatan bukti sosialisasi KAK ke dalam buku notulen rapat.
6. Penanggungjawab mutu puskesmas membuat ceklist KAK yang
telah disosialisasikan
SOP Penyusunan Surat Keputusan (SK)

1. Kepala Puskesmas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan

Penanggungjawab Mutu Puskesmas merencanakan pertemuan
penyusunan kebijakan untuk membahas penyusunan kebijakan
bersama dengan pelaksana/ pengusul SK
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas mengkomunikasikan
pembuatan draft SK bersama pelaksana dengan format yang diatur
lebih lanjut dalam pedoman penyusunan dokumen puskesmas.
3. Pengadministrasi Kearsipan melakukan pengendalian arsip dengan
memberikan penomoran dokumen SK.
SOP Penyusunan Surat Keputusan (SK)

4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha melakukan verifikasi SK dengan

membubuhkan paraf di sebelah kanan nama Kepala Puskesmas
5. Kepala Puskesmas melakukan pengesahan kebijakan (SK) dengan
membubuhkan tanda tangan.
6. Pengadministrasi kearsipan memperbanyak dan memberikan copy
dokumen kebijakan (SK) yang telah disusun kepada masing-masing
unit/ pihak terkait.
SOP Penyusunan Pedoman/Panduan

1. Penanggungjawab/ Pelaksana Kegiatan (Admen, UKM, UKP)

menyusun draft pedoman/ panduan sesuai dengan tata naskah
dokumen internal dan format yang telah diatur lebih lanjut dalam
pedoman penyusunan dokumen.
2. Sekretaris Pokja memberi penomoran dokumen Pedoman dengan
format PED/Area pemberlakuan/no.urut/ tahun, dan penomoran
dokumen Panduan dengan format PAN/Area
pemberlakuan/no.urut/ tahun.
3. Penanggungjawab/ Pelaksana Kegiatan (Admen, UKM, UKP)
membubuhkan tanda tangan di sebelah kanan kolom pengesahan.
SOP Penyusunan Pedoman/Panduan

4. Penanggungjawab Pokja melakukan verifikasi dengan

membubuhkan paraf koordinasi di sebelah kanan nama kepala
puskesmas
5. Kepala Puskesmas melakukan pengesahan dokumen Pedoman/
Panduan dengan membubuhkan tanda tangan di kolom sebelah kiri
tanda tangan penyusun dokumen pedoman/ panduan.
6. Sekretariat memperbanyak dan memberikan copy dokumen
pedoman/ panduan yang telah disusun kepada masing-masing unit/
pihak terkait yang dibuktikan dengan buku ekspedisi.
SOP Penyusunan Kerangka Acuan
Program/Kegiatan (KAP/KAK)
1. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) membuat draft kerangka
acuan pelayanan/ kegiatan sesuai dengan sistematika kerangka acuan
yang diatur lebih lanjut dalam pedoman penyusunan dokumen.
2. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) mengkonsultasikan draft
kerangka acuan kepada Penanggungjawab Pokja (Admen/UKM/ UKP)
untuk dilakukan verifikasi
3. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) menyempurnakan draft KAK
sesuai hasil verifikasi
4. Sekretaris Pokja memberi penomoran dokumen dengan format :
KAK / Area pemberlakuan/ Nomor urut/ Tahun
SOP Penyusunan Kerangka Acuan
Program/Kegiatan (KAP/KAK)
5. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) membubuhkan tanda
tangan di sebelah kanan kolom pengesahan.
6. Penanggungjawab Pokja (Admen, UKM, UKP) membubuhkan paraf
koordinasi di sebelah kanan nama kepala puskesmas
7. Kepala Puskesmas melakukan pengesahan dokumen KAK/KAP
dengan membubuhkan tanda tangan di kolom sebelah kiri tanda
tangan penyusun dokumen KAK/KAP.
8. Sekretariat memperbanyak dan memberikan copy dokumen
KAK/KAP yang telah disusun kepada masing-masing unit/ pihak
terkait yang dibuktikan dengan buku ekspedisi.
SOP Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP)
1. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) membuat draft SOP yang berisi
pengertian, tujuan, kebijakan, referensi, prosedur / langkah-langkah, dan unit
terkait sesuai dengan format pada tata naskah dokumen internal dan pedoman
penyusunan dokumen.
2. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) membubuhkan kop/heading/header
pada halaman pertama dokumen SOP. format header sebagai berikut :
PENGENDALIAN DOKUMEN Nama FKTP
No. Dokumen : 01/II/ADMEN/2016
Nama Kepala FKTP
S No. Revisi :0
O
Tanggal terbit : 2 Januari 2016
Tanda tangan Kepala FKTP
P
Halaman : 2/7

Puskesmas
drg. Sri Kussutiastuti
Umbulharjo II
NIP. 19670522 200003 2 002
Kota Yogyakarta (Tanda tangan Kepala Puskesmas)
SOP Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP)
3. Sekretaris Pokja memberi penomoran dokumen dengan ketentuan : no.urut / Bab /
Pokja / Tahun.
4. Penanggungjawab Pokja melakukan verifikasi dokumen SOP dengan membubuhkan
paraf (verifikasi) di sebelah kanan nama Kepala Puskesmas
5. Penanggungjawab Mutu melakukan verifikasi dokumen dengan membubuhkan paraf
di sebelah kiri nama Kepala Puskesmas
6. Kepala Puskesmas melakukan pengesahan dokumen SOP dengan membubuhkan
tanda tangan.
7. Sekretariat memperbanyak dan memberikan copy dokumen SOP yang telah disusun
kepada masing-masing unit/ pihak terkait.
8. Pelaksana kegiatan (Admen, UKM, UKP) melakukan sosialisasi SOP kepada seluruh
pegawai dan pihak lain yang terkait
SOP Pengendalian Rekaman

A. Pengendalian rekaman (arsip) pada unit pengolah

1. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/ kegiatan
melakukan penggandaan rekaman (arsip) kegiatan yang telah
dilaksanakan.
2. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/ kegiatan
menyimpan salinan rekaman (arsip) di unit masing-masing
dengan menggunakan map/folder/filling kabinet tersendiri.
3. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/kegiatan
melakukan pembaruan (update) data rekaman (arsip) yang
dihasilkan setiap selesai pelaksanaan program/kegiatan.
SOP Pengendalian Rekaman

B. Pengendalian rekaman (arsip) pada unit kearsipan

1. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/kegiatan
melakukan identifikasi rekaman/arsip yang dihasilkan
2. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/kegiatan
memberikan kode klasifikasi pada rekaman/arsip yang dihasilkan
3. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/kegiatan
membuat daftar berkas dan daftar isi berkas yang berisi nomor
berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu,
jumlah, tingkat perkembangan, dan akses terhadap arsip.
SOP Pengendalian Rekaman

4. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/ kegiatan

menyimpan daftar berkas rekaman pada masing-masing unit
pengolah dengan menggunakan map dan filling kabinet sebagai
sarana penyimpanan.
5. Pencipta rekaman (arsip) atau pelaksana program/kegiatan
melakukan pemindahan rekaman (arsip) kegiatan yang sudah
tidak aktif ke unit kearsipan.