Penulisan dan penyelesaian pesan bisnis, meliputi

pengorganisasian pesan dan penyusunan pesan,

merevisi, .
Pengorganisasian pesan bisnis berorientasi pada penerima,
dalam arti senantiasa memperhatikan kebutuhan dan
kondiisi penerima pada saat menyusun pesan
 Dengan mengganti kata saya, kami menjadi anda.
 Dengan memperlihatkan sikap empati yang tulus
 Dengan bersikap lebih sopan kepada pihak penerima.
 Menekankan sisi positif.
 Menghindari bias dalam bahasa
 Pesan-pesan yang Tidak
Terorganisi dengan Baik
Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144).
Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat
menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan
baik.
1. Bagian awal terlalu panjang sampai beberapa paragraf,
sehingga mempersulit penerima maksud pesan
2. Memasukan hal-hal yang tidak relevan, sehingga
mengkaburkan pesan pokok dan dan membuang waktu
unttuk membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi
pesan sulit dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian
terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap
Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
 Pesan bisnis yang diorganisir dengan baik mem-
berikan beberapa manfaat yaitu:
1. Membantu audiens memahami pesan
2. Membantu audiens menerima pesan
3. Menghemat waktu audiens anda. (Bovee dan Thill,
2007:146)
Untuk mencapai pengorganisasian yg baik
diperlukan tiga langkah yaitu:
1. Mendefinisikan ide-ide,
2. Menentukan urutan ide dengan rencana
organisasional
 Mendefinisikan Ide
 Mendefinisikan berarti memutuskan pesan apa yang harus
disampaikan (subyek , isi dan tujuan agar menjadi jelas)
 Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat
outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan
efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
 Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok

Tujuan Tujuan Khusus Topik Ide Pokok

Umum
Memberi Memberitahu cara Klaim Penyimpanan berkas yang
informasi membuat berkas asuransi tepat oleh menghemat
klaim asuransi waktu dan uang
perusahaan
Membujuk Meminta TM me- Anggaran Para pesaing membelanja-
nyetujui kenaikan litbang kan dana yang lebih
anggara litbang banyak untuk litbang
daripada perusahaan kita
Kolaborasi Menghimpun ide- Pembayar Mengkaitkan gaji dengan
ide untuk sistem an laba, memotivasi
insentif yang insentif karyawan dan mengurangi
meng-kaitkan gaji kompen-sasi di tahun-
dengan laba. tahun sulit.
Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis
 Memilih Pendekatan
 Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
 Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan langsung atau deduktif
 Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-
ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan tak langsung atau induktif
 Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal
lalu diikuti ide pokok
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima
pesan
 Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan langsung Pendekatan tidak langsung

Reaksi Ingin Tidak senang Tidak tertarik/
penerima sekali/terta-rik/senang/n tidak mau
etral
Pembukaan Memulai dengan ide Mulai dg Mulai dg
pesan pokok, permintaan, atau pernyataan netral pernyata-an atau
berita baik sbg transisi ke pertanyaan yg
alasan untuk dapat menarik
berita buruk perhatian
Isi pesan Berikan detail-detail yang Berikan alasan Bangkitkan minat
perlu untuk penerima . Bangun
menjelaskan keinginan utk
jawaban negatif. mengikuti
Sampaikan berita
buruk dan berikan
saran positif
Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat
bentuk organisasi pesan
1.Permintaan Langsung (Direct request)
 Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang
penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.
 Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl
penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan
langsung
2.Pesan rutin, good news atau good will
 Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin
 Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang
menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan
pendekatan langsung
3.Pesan bad news
 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan
kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung
4.Pesan persuasif
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima
diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai
pendekatan tidak langsung
MEREVISI PESAN BISNIS
 Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima
pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan
beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:
 Perencanaan pesan,

 Pengorganisasian pesan, dan

revisi pesan

Revisi pesan berhubungan dengan:

• Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis
• Membuat kalimat yang efektif
• Mengembangkan paragraf
Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

1. Penyuntingan Pesan (Editing)

Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan
penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review)
dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya
bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya
 Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan
membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.
 Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
2. Menulis /membaca ulang pesan
Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim
dokumen pada saat terakhir dibutuhkan
Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan
kalimat.
Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus
3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif
Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain
yang muncul berulang spt; marjin, jenis huruf,
keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb
Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau
terlalu banyak sentuhan dekoratif.
4. Mencetak dan mendistribusikan pesan
Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG
(What You See is What You Get) namun pastikan margin,
nomor halaman, gambar, margin sdh benar.
Setelah dicetak baru distribusikan.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
 Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik
secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan
hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim
digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan
pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan
pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan
multitafsir.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk

mencapai daya informasi yang tepat dan baik
Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;
 Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki sebuah
subyek dan sebuah predikat
 Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen,
dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
 Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.
Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan
sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan
kedua kalimat sederhana.
Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang
lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf yaitu;
 Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat
kesimpulan
 Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-
alasannya
Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;
 Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok
 Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan
 Pembahasan sebab akibat,
 Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori
spesifik.
 Pembahasan pemecahan masalah.
Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan
harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh.
Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung
antar kalimat.