Tutorial Maraton

Enterprise System

Final Exam
 Session
• 15 - 16: Operations and Post-Implementation
• 17 - 18: Global, Ethics, and Security Management
• 19 - 20: Supply Chain Management
• 21 - 22: Customer Relationship Management
• 23 - 24: New ERP Trends and Forecasts ERP Software Trends
 Group Assignment
Session 15:
 Group Assignment
Session 17:
 Group Assignment
Session 18:
 Group Assignment
Session 19:
 Group Assignment
Session 20:
 Group Assignment
Session 22:
 Group Assignment
Session 23:
 Group Assignment
Session 24:
 Group Assignment
Session 25:
Session
15 -16
Operations and Post-Implementation
 Go-Live Readiness
•An elaborate readiness checkpoint should be in place for Go-live to make sure steps are not missed.
•Infrastructure, development, configuration, conversion, testing, training, communications, operations, command central, reporting, and
users must be assessed in the readiness process.
•Readiness reviews need to be documented and communicated to the project team and the company.
•A detailed report needs to be available, along with an executive summary for senior management.
•The Go-Live Readiness Review and Status Report is often a table that shows the status of each area at a glance, with the key activities that
need to be completed agreed to before going live.
•The process for determining readiness consists of a series of meetings and discussions on the status of each area’s tasks and activities.
•If the PMO sees a lot of RED items the first time through, it will help to focus the project teams on what needs to be accomplished in the
time period between the assessment and Go-live .
 Go-Live
Preparation
• All configurations
• All developments
• All testing
• Trainings of core team, power users, and end users
• Data migration completed
• All authorizations are created and authorization testing completed
• In most ERP implementations, before going live, there will be a list of open issues
 Go-Live Checklist
• External certifications
• Infrastructure
• User workstations
• Printers
• Security
• Cutover Plan
• Quality Assurance
• End user training
• Support
• Communication
• Management
Session
17 - 18
Global, Ethics, and Security Management
 Preview
•In general outsourcing helps organizations to:
–Lower the high software ownership and maintenance costs
–Simplify the traditional difficulties in implementation
–Avoid the problems of hiring and retaining IT staff to run the applications.

•Companies thinking of outsourcing need to have a strategy that is appropriate for their organizations.

•Requires proper oversight and a well-defined relationship with the outsourced partner.

•Security is another major concern, both during and after the ERP implementation.
 Outsourcing
•Outsourcing occurs anytime a company decides to subcontract its business processes or functions to another company.
•The company (Outsourcer) enters into an outsourcing arrangement with another firm (Outsourcee) to provide services under
contract for a certain price and period.
•Most IT outsourcing initially occurred in such back-office functions as technical support, software development, and maintenance
areas.
Outsourcing
 Global ERP Vendor Selection
•When evaluating an outsourcing partner, ERP selection teams should consider financial status, technical
certifications, licenses, qualifications, and related work experience.

•Companies also need to be prepared if the offshore experiment is a disaster.

•Culture is one of the biggest challenges facing companies that offshore their ERP initiatives.

•Factors like: time differences, travel and communication costs, language and cultural differences could retard
off-shoring efforts.
Session
19 - 20
Supply Chain Management
 Preview
•A good supply chain management (SCM) system can act as a digital nerve center for the entire business and save the company
millions of dollars in costs in order fulfillment and other back-end support processes.

•SCM gives companies access to all of the critical information they need to plan their operations in an efficient way whenever and
wherever they need it.

•SCM improves efficiencies and reduces costs substantially while also giving companies the adaptability to modify their business
processes.
Collaboration in Supply Chain
Information
 SCM Drivers
Facilities
•Facilities are the places in the supply chain network where product is manufactured, stored, or shipped.
•The two major types of facilities are production sites (plants) and storage sites (warehouses).
•A company needs to decide how many suppliers, manufacturing facilities, distribution centers, and warehouses to have.
Information
•Information consists of data and analysis concerning facilities, inventory, transportation, and customers throughout the supply chain.
Inventory
•Inventory is the raw materials, work in process, and finished goods that belong to the company.
•A successful inventory management policy is to achieve that right balance of responsiveness and efficiency.
Transportation
•Transportation moves the product between different stages in a supply chain.
•The type of transportation a company uses also affects the inventory and facility locations in the supply chain.
 SCM Flows
Three Categories
•Product Flow - The product flow includes the movement of goods from a supplier to a customer, as well as any customer returns or
service needs.
•Information Flow - The information flow involves transmitting orders and updating the status of delivery.
•The finance Flow - The financial flow consists of credit terms, payment schedules, and consignment and title ownership arrangements.
Session
21 - 22
Customer Relationship Management
 Preview
•A good strategy coupled with a well-defined set of requirements, identification of key success factors, and good
partnerships will usually lead to success in CRM technology.

•It is important for the company to understand that CRM implementation needs to be customer driven more than
technology driven.

•CRM implementation must involve people, process, and systems, rather than just a narrowly defined IT
application.
 What is CRM?
•A true CRM integrates corporate strategy, business methodology, and technology to accomplish a myriad
of goals for companies that want to operate in a customer-driven environment.

•No business can survive without understanding its customers and having a positive relationship with
them.

•CRM provides support for the front-end customer facing functionality (e.g., marketing, sales, and
customer service), which are usually not available in traditional ERP systems.
 CRM Packages and Vendors
•Big CRM vendors provide more features than the smaller vendors do, but there is no software package
that can work directly off-the-shelf.

On-Demand CRM
–Provides firms with the option of a scalable CRM application suite via a browser, and pay a per-month,
per-user set fee.
Types of CRM
 Operational CRM
CRM Operasional adalah perangkat digital yang dapat memudahkan proses bisnis yang meliputi sales
automation, marketing automation, dan service automation.

Tujuan utama dari jenis CRM ini adalah untuk mencari pelanggan potensial, mengubah mereka menjadi
kontak, mengumpulkan seluruh data yang dibutuhkan, dan menyediakan produk selama siklus pelanggan.
 Analytical CRM
CRM analitik adalah sistem CRM yang dapat membantu manajemen atas, marketing, sales, dan customer
service dalam menentukan cara terbaik melayani pelanggan.

CRM jenis ini menganalisis data pelanggan yang berasal dari berbagai sumber. Data ini kemudian
digunakan untuk memperoleh insight mengenai status terkini perusahaan. Data tersebut akan membantu
manajemen atas dalam mengambil keputusan yang lebih baik serta memahami efektivitas kampanye.

Selain itu, data ini juga membantu sales executive untuk meningkatkan penjualan dan customer service
dalam meningkatkan kualitas layanan dan membangun hubungan pelanggan yang baik.
 Collaborative CRM
CRM kolaboratif adalah sistem CRM yang dapat membantu perusahaan untuk membagikan informasi
pelanggan antar unit bisnis seperti tim sales, marketing, pendukung, dan teknis.

CRM kolaboratif membantu menyatukan semua tim untuk mencapai satu tujuan, yaitu menggunakan
informasi tersebut untuk meningkatkan kualitas customer service sehingga menghasilkan loyalitas
pelanggan dan mendapat pelanggan baru untuk meningkatkan penjualan.
Implementation
Method
 On-Demand
CRM
On-deman CRM adalah aplikasi CRM yang penggunaannya tidak perlu diinstal di komputer kantor Anda.

Aplikasinya terdapat di server si penyedia layanan CRM itu sendiri. Jadi, untuk menggunakan aplikasi
CRM tersebut, Anda cukup pergi ke website mereka, lalu login, dan setelah login baru Anda dapat
menggunakan software on-demand CRM tersebut. Tidak perlu instal software apapun di kantor atau
perusahaan Anda.
 On-Demand
On-Demand CRM cocok untuk: CRM
1. Perusahaan yang sudah merasa cukup dengan software CRM yang memiliki bisnis proses standard
untuk berbagai jenis industri
2. Perusahaan yang memiliki kebutuhan integrasi sistem yang relatif lebih simpel dan sederhana
3. Perusahaan yang memiliki sumber daya IT internal yang terbatas
4. Perusahaan yang tidak memiliki bugdet CRM yang tinggi di awal
5. Perusahaan yang data-datanya tidak terlalu sensitif/ tidak terlalu confidential
 On-Premise CRM
On-Premise CRM adalah software CRM yang diinstal di komputer perusahaan Anda, bukan terletak di
server si vendor penyedia CRM tersebut.

Anda butuh software CRM, kemudian Anda memanggil salah satu vendor CRM, kemudian (jika deal)
vendor CRM tersebut akan meng-instalasi software tersebut di tempat Anda plus training dan
maintenance.
 On-Premise CRM
On-Premise CRM cocok untuk:

1. Perusahaan yang ingin mengimplementasikan aplikasi CRM yang highly customized

2. Perusahaan yang membutuhkan software CRM dengan integrasi yang kompleks dan real-time
3. Perusahaan yang memiliki internal IT atau tim IT support
4. Perusahaan yang mampu dengan investasi CRM yang tinggi di awal namun fix
5. Perusahaan yang memiliki data-data confidential yang sensitif dan tidak boleh diketahui pihak ketiga
Session
23 - 24
New ERP Trends and Forecasts ERP Software
Trends
 AI
Artificial Intelligence (AI)
An area of computer science that emphasises the creation of intelligent machines that work
and react like humans.
 ChatGPT & SCM
Sistem ChatGPT dapat memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antar pemangku
kepentingan dalam jaringan rantai pasokan.

Dapat membantu bisnis mengoptimalkan operasi mereka, merampingkan proses mereka,

dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Dari manajemen inventaris hingga
pengiriman jarak jauh, sistem ChatGPT digunakan dalam berbagai cara untuk
meningkatkan manajemen rantai pasokan.
 Peran
• Integrasi ChatGPT dalam sistem SCM telah menciptakan kemungkinan baru bagi
bisnis untuk merampingkan operasi mereka dan mengoptimalkan proses mereka.

• Dengan kemampuan untuk memahami dan menginterpretasikan bahasa manusia,

sistem ChatGPT dapat memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara berbagai
pemangku kepentingan dalam jaringan rantai pasokan.
 Contoh
• produsen dapat menggunakan ChatGPT untuk mengelola tingkat inventaris dengan
mendapatkan wawasan waktu nyata tentang pola penawaran dan permintaan. Mereka juga
dapat menggunakan ChatGPT untuk berkomunikasi dengan pemasok dan mitra logistik
mereka untuk mengoordinasikan pengiriman bahan mentah dan barang jadi.

• Penyedia logistik dapat menggunakan ChatGPT untuk meningkatkan operasi pengiriman

jarak jauh mereka dengan memberikan pembaruan waktu nyata kepada pelanggan mereka.
Mereka juga dapat menggunakan ChatGPT untuk mengoptimalkan perencanaan rute dan
meminimalkan waktu pengiriman.
 AI & CRM
integrasi AI dalam CRM telah merevolusi cara perusahaan mengelola data.

Bisnis memanfaatkan alat bertenaga AI untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik
tentang pelanggan mereka, memprediksi hasil di masa mendatang, dan bahkan
mengotomatiskan alur kerja tertentu.

CRM dengan AI menawarkan banyak potensi dan menjadi semakin diperlukan untuk tetap
menjadi yang terdepan di pasar yang kompetitif saat ini.
 Peran
Mem-parsing konten email ke dalam CRM
• Preprocessing : Langkah pertama adalah melakukan preprocess email yang masuk. Ini melibatkan penghapusan informasi
yang tidak perlu seperti tanda tangan email, footer email, dan informasi asing lainnya yang tidak relevan dengan CRM.
• Ekstraksi Teks : Langkah selanjutnya adalah mengekstrak teks yang relevan dari email. Ini termasuk subjek email, isi, dan
lampiran apa pun yang mungkin berisi informasi relevan.
• Ekstraksi Informasi : Setelah teks diekstraksi, langkah selanjutnya adalah menggunakan teknik NLP untuk mengekstrak
informasi yang relevan dari teks. Ini mungkin termasuk mengidentifikasi pengirim, penerima, tanggal, dan informasi
penting lainnya yang relevan dengan CRM.
• Integrasi Data : Informasi yang diekstraksi kemudian diintegrasikan ke dalam sistem CRM. Ini mungkin melibatkan
pembuatan catatan kontak baru atau memperbarui catatan yang ada dengan informasi baru.
• Pembelajaran Mesin : Seiring waktu, sistem AI dapat belajar dari hasil penguraian email sebelumnya, dan meningkatkan
akurasinya dalam mengidentifikasi dan mengekstrak informasi yang relevan.
 Peran
Chatbots dan asisten virtual
Ketika menerapkan chatbots dan asisten virtual seseorang harus mempertimbangkan beberapa faktor . Misalnya, keakuratan
dan efektivitas komunikasi perlu dijamin, bersama dengan privasi dan keamanan data. Selain itu, penting untuk
mengintegrasikan teknologi dengan proses dan teknologi bisnis saat ini.
pengalaman pengguna yang positif dan kepercayaan pengguna pada teknologi harus dipertahankan agar implementasi berhasil.
 Peran
Alur kerja otomatis (rantai)
organisasi beralih ke alur kerja dan rantai otomatis di CRM untuk merampingkan operasi penjualan dan pemasaran mereka.

Alur kerja dalam konteks AI mengacu pada proses otomatis yang menggunakan teknologi AI seperti pembelajaran mesin dan
pemrosesan bahasa alami untuk merampingkan dan meningkatkan operasi bisnis.

Alur kerja bertenaga AI dapat:

• mengotomatiskan tugas berulang atau manual;
• mengurangi kesalahan;
• meningkatkan efisiensi.

Alur kerja yang didukung AI mampu menggunakan interaksi dan data sebelumnya untuk dipelajari dan membuat prediksi atau
rekomendasi.
Thank
You